Använda gadgetar i Business Contact Manager

I Business Contact Manager för Outlook visas uppdaterad information om dina affärsaktiviteter i särskilt utformade diagram, eller gadgetar (gadget: Ett verktyg som visar affärsdata i diagram och grafer. Gadgetar visas i en arbetsyta och på instrumentpanelen. Exempel på gadgetar är försäljningsflöde, kampanjjämförelse och förfallet affärsprojekt.), som du kan lägga till på instrumentpanelen i Business Contact Manager eller på någon av arbetsytorna (arbetsyta: Mapparna Kontakthantering, Försäljning, Marknadsföring och Projekthantering där användare kan visa affärsinformation, öppna poster och analysera affärsdata. Arbetsytorna är uppdelade i ett avsnitt för gadgetar och ett avsnitt för flikar.).

Med hjälp av gadgetar kan du välja vilken information som du vill ha och var du vill ha den. Du kan också skriva ut rapporter från de data som visas.

I den här artikeln beskrivs tillgängliga gadgetar i Business Contact Manager för Outlook och hur du kan arbeta med dem.

I den här artikeln


Förstå gadgetar

Vill du veta vilka av dina produkter som säljer bäst för tillfället? Ta en titt på gadgeten för de främsta produkterna.

Vad har du för aktuell status för kvalificeringen av dina leads? Se gadgeten för försäljningsflöde.

Behöver du motivera dina kostnader för den senaste marknadsföringskampanjen? Med gadgeten för kampanjjämförelser kan du visa förväntade intäkter från dina aktiva kampanjer.

Business Contact Manager för Outlook har en mängd olika gadgetar som du kan använda om du vill få en snabb bild av hur ditt företag ligger till. Dessa gadgetar visar diagram och andra visuella sammanfattningar av den information som du har angivit i dina poster (post: Ett fullständigt konto-, affärskontakts- eller affärsmöjlighetsformulär. Posten innehåller information om konto, affärskontakter eller affärsmöjligheter och dessutom andra poster och objekt som är länkade till den.. De uppdateras varje gång du öppnar instrumentpanelen eller en arbetsyta som innehåller gadgetar, eller varje gång du klickar på Uppdatera.

 Anteckning   Ju mer du och dina medarbetare skriver in data för konton (konto: Ett företag eller en organisation som du gör affärer med. Om det handlar om en tjänst, t.ex. tand- eller läkarvård, kan kontot även vara en kund.) och affärskontakter (affärskontakt: En person på ett företag eller i en organisation som du gör affärer med.), skapar poster för affärsmöjligheter (affärsmöjlighet: En möjlighet att sälja dina produkter eller tjänster till ett konto eller en affärskontakt.), kopplar leads (lead: En potentiell kund som måste kontaktas av en säljare och kvalificeras eller avvisas som affärsmöjlighet.) till marknadsföringsaktiviteter (marknadsföringsaktivitet: En åtgärd som syftar till att sälja eller identifiera produkter och tjänster för en viss grupp mottagare. Marknadsföringsaktiviteter kan omfatta samtalslistor, e-postmeddelanden och utskrivna flygblad.) och så vidare, desto mer värdefulla blir de data som visas i dina gadgetar.

Varifrån hämtas data till gadgetarna?

Innan du kan se några data i en gadget måste du hämta din affärsinformation till Business Contact Manager-databasen (Business Contact Manager-databas: Databasen där information om konton, affärskontakter, affärsmöjligheter, företagsprojekt och andra objekt lagras.). Gadgetar använder sedan dessa lagrade data för att skapa diagram över just den information som du behöver.

Använd formulären för att manuellt skriva in dina affärsdata, eller importera data enligt anvisningarna i Importera data till Business Contact Manager. I följande avsnitt beskrivs varje gadget och hur du skriver in data för dem.

Gadgetar för försäljning

Gadgetar för försäljning fokuserar på områden i din försäljningsprocess som är intressanta, det som går bra och det som kan bli en utmaning. Försäljningspipeline och försäljningsflöde är två särskilt utförliga gadgetar. De beskrivs mer i detalj i Använda gadgetar för försäljningspipeline och försäljningsflöde.

Gadget för försäljningsflöde

Gadget som visar försäljningsmöjligheter efter vilken försäljningsfas de befinner sig i.

Om du vill visa data i någon av försäljningsgadgetarna måste du först skapa poster för affärsmöjligheter. Beroende på vilken typ av information som du vill visa, måste du också lägga till produktartiklar och tjänster (produktartiklar och tjänster: Varor och tjänster som du köper eller säljer, eller vill köpa eller sälja.) i affärsmöjlighetsposten.

Om du vill visa information om intäkter i en gadget måste du först ange Sannolikhet i procent och lägga till produktartiklar och tjänster i posten för affärsmöjligheten. Värdet för Förväntade intäkter är baserat på sannolikheten i procent och summan av produktartiklar och tjänster i posterna. Värdet för Intäkt är baserat på summan av produktartiklar och tjänster i posterna.

 Anteckning   Affärsmöjlighetsposter måste kopplas till poster för konton eller affärskontakter.

Om du vill visa data i den här gadgeten... ... skriver du in data i dessa fält i affärsmöjlighetsposten I gadgeten visas...
Vilande kunder Försäljningsfaser (minst en affärsmöjlighet som är kopplad till posten för kontot eller affärskontakten måste ha försäljningsfasen Stängt: Affär om det ska betraktas som en kund) Konton och affärskontakter som du inte har haft någon kommunikation med under en angiven tidsperiod, samt förväntade intäkter för var och en.
Försäljningspipeline
  • Sannolikhet (måste vara högre än 0 %),
  • Stängningsdatum
  • Produkter och tjänster
Öppna försäljningsmöjligheter efter förväntade stängningsdatum.
Försäljningsflöde
  • Sannolikhet (måste vara högre än 0 %)
  • Försäljningsfas
  • Produkter och tjänster
Öppna möjligheter efter försäljningsfas.
Främsta kunderna Försäljningsfas (måste vara Stängt: Affär) och Produkter och tjänster Kunder som har spenderat mest pengar i ditt företag, efter belopp eller bruttomarginal.
Främsta produkterna Försäljningsfas (måste vara Stängt: Affär), Stängningsdatum och Produkter och tjänster Diagram över de produkter som har sålts bäst över tid, efter antal sålda produkter, intäkter eller bruttomarginal.
Vanliga referenter Initierat av måste innehålla namnet på kontot eller affärskontakten som har hänvisat företaget till dig. Om du vill visa data över intäkter från det hänvisade företaget måste du också välja en Försäljningsfas av typen Stängt: Affär och lägga till Produkter och tjänster. Bästa källorna för nya kunder, efter värde eller antal kontakter.

Gadgetar för marknadsföring

Jämförelser mellan marknadsföringsaktiviteter (marknadsföringsaktivitet: En åtgärd som syftar till att sälja eller identifiera produkter och tjänster för en viss grupp mottagare. Marknadsföringsaktiviteter kan omfatta samtalslistor, e-postmeddelanden och utskrivna flygblad.) och marknadsföringskampanjer är det huvudsakliga syftet med marknadsföringsgadgetar. Om du vill få ut så mycket som möjligt av dessa gadgetar måste du skapa detaljerade poster för varje marknadsföringsaktivitet och kampanj som du utför. Du kan jämföra aktiviteter och kampanjer efter antal konton, affärskontakter, leads eller de möjligheter som de ger, eller efter intäkter, utgifter eller budgetbelopp.

Se till att den ekonomiska informationen stämmer genom att ta med informationen nedan i varje post för marknadsföringsaktiviteterna:

  • Fältet Budgeterad kostnad på sidan Information
  • Fältet Faktisk kostnad på sidan Spåra
  • För alla försäljningsmöjligheter eller poster för konton, affärskontakter eller leads som en marknadsföringsaktivitet har resulterat i, anger du aktivitetens namn i fältet Initierat av. Summan av de produkter och tjänster som visas på ett formulär för affärsmöjlighet används för att beräkna Förväntade intäkter.

 Tips   Om du vill spåra antalet telefonsamtal som hör till en marknadsföringsaktivitet, anger du även aktivitetens namn i fältet Initierat av för telefonloggen.

Om du vill visa data i den här gadgeten... måste du... och i gadgeten...
Analys av aktivitetstyp Skapa flera marknadsföringsaktivitetsposter av samma typ och sedan ange så mycket information som du kan. Jämförs alla aktiviteter av en särskild typ, till exempel aktiviteter för samtalslistor eller massutskick med e-post. (Om du vill visa resultaten för en särskild aktivitet använder du fliken Analysarbetsytan (arbetsyta: Mapparna Kontakthantering, Försäljning, Marknadsföring och Projekthantering där användare kan visa affärsinformation, öppna poster och analysera affärsdata. Arbetsytorna är uppdelade i ett avsnitt för gadgetar och ett avsnitt för flikar.) Marknadsföring.)
Kampanjanalys Skapa en eller flera marknadsföringsaktivitetsposter av valfri typ, tilldela dem till en kampanj och ange så mycket information som du kan. Visas resultaten för varje aktivitet i den valda marknadsföringskampanjen som ett diagram.
Kampanjjämförelse Skapa fler än en marknadsföringskampanj, och ange så mycket information som du kan för varje aktivitet som de innehåller. Jämförs framgångarna för alla marknadsföringskampanjer.

Gadgetar för projekthantering

Gadgetar för projekthantering visar diagram över dina framåtskridande affärsprojekt. Det visas efter sista datum, tidslinjer och antal slutförda procent.

Om du vill visa data i den här gadgeten... öppnar du posten... och matar in data i följande fält...
Affärsprojekt som förfallit Affärsprojekt
  • Startdatum
  • Förfallodatum (måste vara tidigare än aktuellt datum)
  • Slutförda %
Affärsprojekt som ännu inte förfallit Affärsprojekt
  • Startdatum
  • Förfallodatum
  • Slutförda %
Alla affärsprojekt Affärsprojekt
  • Startdatum
  • Förfallodatum
  • Slutförda %
Projektuppgifter som förfallit Projektuppgift
  • Startdatum
  • Förfallodatum (måste vara tidigare än aktuellt datum)
  • Slutförda %
Projektuppgifter som ännu inte förfallit Projektuppgift
  • Startdatum
  • Förfallodatum
  • Slutförda %
Alla projektuppgifter Projektuppgift
  • Startdatum
  • Förfallodatum
  • Slutförda %

gadget för projektuppgifter

Gadget som visar uppgifterna som hör till affärsprojekt med kommande förfallodatum.

Allmän gadget

Den här gadgeten är inte specifik för någon jobbfunktion utan kan användas på flera olika sätt.

  • Senast använda affärsobjekt. En lista över de senast öppnade objekten, med ikoner som anger vilken typ av objekt det är.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till eller ta bort en gadget

Gadgetar i Business Contact Manager för Outlook kategoriseras efter de arbetsytor (arbetsyta: Mapparna Kontakthantering, Försäljning, Marknadsföring och Projekthantering där användare kan visa affärsinformation, öppna poster och analysera affärsdata. Arbetsytorna är uppdelade i ett avsnitt för gadgetar och ett avsnitt för flikar.) där du förmodligen mest använder dem, men du kan lägga till en gadget på vilken arbetsyta som helst, eller på instrumentpanelen om du vill det.

Lägga till en gadget på instrumentpanelen

  1. Klicka på Business Contact Manager i navigeringsfönstret.
  2. Gå till fliken Start i menyfliksområdet och, i I gruppen Lägg till gadgetar klickar du på något av följande:
  • Försäljning
  • Marknadsföring
  • Projekthantering
  • Allmänt
  1. Klicka på den gadget som du vill visa.

Gadgeten visas på instrumentpanelen. Bläddra ned om du vill visa andra gadgetar.

Lägga till en gadget på en arbetsyta

  1. Under Business Contact Manager i navigeringsfönstret klickar du på en av följande mappar om du vill visa arbetsytan:
    • Kontakthantering.
    • Försäljning.
    • Marknadsföring.
    • Projektledning.
  1. Klicka på fliken Gadgetar i menyfliksområdet.
  2. I gruppen Lägg till gadgetar klickar du på något av följande:
    • Försäljning
    • Marknadsföring
    • Projekthantering
    • Allmänt

fliken gadgetar

Fliken Gadgetar i menyfliksområdet.
  1. Klicka på den gadget som du vill visa.

Gadgeten visas högst upp på arbetsytan.

 Tips   Om du lägger till en gadget visas gadget-området automatiskt.

Ta bort en gadget

  • Klicka på knappen Ta bort på den gadget som du vill ta bort Ta bort gadget.

Gadgeten stängs och de återstående gadgetarna flyttas upp eller åt sidan för att fylla ut det tomma utrymmet efter den borttagna gadgeten.

Överst på sidan Överst på sidan

Arbeta med gadgetar

Varje gadget har flera knappar.

Klicka på Resultat
Uppdatera gadget Uppdatera     Uppdaterar data genom att hämta den från din Business Contact Manager-databas (Business Contact Manager-databas: Databasen där information om konton, affärskontakter, affärsmöjligheter, företagsprojekt och andra objekt lagras.) och visar sedan den aktuella informationen.
Skapa rapport Öppna rapport     Visar rapporten som gadgetens data är baserad på.
Alternativ Alternativ     Öppnar en dialogruta där du kan välja vilka data som ska visas i gadgeten och hur de ska visas.
Stäng gadget

Ta bort     Tar bort gadgeten från en arbetsyta eller instrumentpanelen.

 Anteckning   Arbetsytorna och instrumentpanelen är oberoende av varandra. Om du tar bort en gadget från en arbetsyta tas den inte bort från instrumentpanelen.

 Anteckning   Det går inte att ändra storlek på gadgetar.

Välja vilka data som ska visas i en gadget

I varje gadget visas endast en liten del information, men du kan välja exakt vilka delar av informationen som du vill visa. Du kan även lägga till samma gadget på instrumentpanelen eller arbetsytan flera gånger, och visa olika data i varje gadget.

  1. Klicka på knappen Alternativ Alternativ på en gadget.
  2. Gå igenom markeringarna i listorna och kryssrutorna i dialogrutan och klicka på de alternativ som du vill visa i gadgeten.
  3. Om du vill att etiketter ska visas i gadgeten markerar du någon av kryssrutorna för etiketter under Diagram:
    • Axelrubriker. Visar etiketter för data på både x- och y-axeln i gadgetdiagrammet.
    • Underrubrik. Visar en etikett som beskriver data i gadgeten, till exempel för affärsmöjligheter som skapats av aktuella aktiviteter.
    • Förklaring. Visar etiketter för alla färger och stolpar i gadgeten. Detta alternativ är inte tillgängligt för alla gadgetar.
  4. Klicka på OK. Data för gadgeten uppdateras.

Överst på sidan Överst på sidan

Ordna eller flytta gadgetar

Du kan flytta gadgetar på arbetsytan eller på instrumentpanelen.

Om du vill flytta en gadget drar du den dit du vill ha den på arbetsytan eller på instrumentpanelen. På instrumentpanelen flyttas de övriga gadgetarna uppåt eller åt sidan för att fylla ut det tomma utrymmet efter gadgeten.

På arbetsytorna visas gadgetarna i en rad. Om du vill visa gadgetar som inte syns på arbetsytan klickar du på pilarna för att bläddra till höger eller till vänster.

På instrumentpanelen visas gadgetarna i kolumner, och du kan expandera kolumnerna i höjdled och visa upp till 20 gadgetar. Du kan välja att visa gadgetarna i en till fyra kolumner.

  1. Klicka på Business Contact Manager i navigeringsfönstret så att instrumentpanelen visas.
  2. Klicka på fliken Visa i menyfliksområdet.
  3. Klicka på det antal kolumner som du vill visa i gruppen Kolumner.

Överst på sidan Överst på sidan

Visa en rapport från en gadget

För varje gadget kan en rapport skapas från de data som visas. Så här gör du om du vill skapa en rapport från en gadget:

  • Klicka på knappen Öppna rapport Skapa rapport på gadgeten.

I rapporten visas alla data från gadgeten tillsammans med annan relaterad information. Om du till exempel öppnar rapporten från gadgeten Vilande kunder visas en lista över de kunder som inte har kontaktat ditt företag under de senaste 30 dagarna, tillsammans med information om kontonamn, telefonnummer, försäljningsfas och stängningsdatum för varje kund.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2013, Outlook 2010