Om att hantera meddelanden med regler

Regler (regel: En eller flera automatiska åtgärder som utförs på e-postmeddelanden och mötesförfrågningar som uppfyller vissa villkor, tillsammans med eventuella undantag för vissa villkor. Regler kallas även för filter.) är ett sätt att hantera e-postmeddelanden genom att utföra åtgärder på meddelanden som uppfyller vissa bestämda villkor. När du har skapat en regel, tillämpas den av Microsoft Outlook på meddelanden som anländer till Inkorgen eller när du skickar iväg ett brev. Du kan till exempel automatiskt:

  • Vidarebefordra alla meddelanden som skickats av Jenny Lind till din chef när de anländer till din Inkorg.
  • Tillämpa kategorin Försäljning på alla meddelanden som har ordet "försäljning" i rutan Ämne när du skickar meddelanden.
  • Markera varje mötesbegäran eller uppdaterad information om ett möte som du får från din chef.

Det finns två allmänna regelkategorier: meddelande- och organiseringsregler. Meddelanderegler aviserar dig på något sätt när du får ett visst meddelande. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar ett e-postmeddelande till din mobiltelefon när du får ett meddelande från en familjemedlem. Organiseringsregler utför en eller flera åtgärder på ett meddelande. Du kan till exempel skapa en regel som innebär att visa meddelanden flyttas till en mapp eller markeras för uppföljning en viss dag.

Du kan också köra en eller flera regler manuellt. När du gör det kan du använda dem på utvalda meddelanden i Inkorgen eller i en annan mapp.

Du kan lägga till undantag från reglerna för speciella omständigheter, till exempel när ett meddelande flaggas för en uppföljningsåtgärd eller är markerat med hög prioritet. En regel tillämpas inte på ett meddelande om något av de undantag du angett uppfylls.

VisaRegler på servern och på klienten

Om du har ett e-postkonto (e-postkonto: Det servernamn, användarnamn, lösenord och den e-postadress som används av Outlook för att ansluta till en e-posttjänst. Du skapar ett e-postkonto i Outlook med information som du får av administratören eller Internetleverantöreren.) på Microsoft Exchange Server kan servern tillämpa regler på dina meddelanden även om inte Outlook är igång. Detta är serverregler. Reglerna måste vara angivna att tillämpas på meddelanden när de anländer till Inkorgen på servern, och de måste kunna köras klart på servern. Det går exempelvis inte att tillämpa en regel på servern om åtgärden innebär att meddelandet ska skrivas ut. Om en regel inte kan tillämpas på servern, tillämpas den när du startar Outlook.

Namnet på en regel som inte kan tillämpas på servern avslutas med orden "endast klient". Regler som enbart kan tillämpas på klienten tillämpas efter att alla övriga regler har tillämpats. Om du har regler som kan tillämpas på servern och sådana som inte kan det, tillämpas serverreglerna först, följda av klientreglerna.

VisaLeveranskvitton, röstningssvar och frånvaroinformation

Leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och frånvaroinformation behandlas som meddelanden. Om du exempelvis skapar en regel som flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i rutan Ämne, flyttas samtliga läskvitton, röstningssvar och frånvaroinformationsmeddelanden som uppfyller villkoret.

 Obs!   Om ett röstningssvar flyttas från Inkorgen syns inte svaret automatiskt i det ursprungliga meddelandet.

VisaMötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument behandlas som meddelanden. Om du exempelvis skapar en regel som flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i rutan Ämne, flyttas samtliga uppgifts- och mötesförfrågningar som uppfyller villkoret. Kom ihåg följande begränsningar när du skapar regler som påverkar dessa typer av objekt:

  • Ett objekt som flyttas till en mapp som inte är en e-postmapp fungerar kanske inte som du har väntat dig efter att ha flyttats. Om ett meddelande flyttas till mappen Kalender, till exempel, skapas inte en ny avtalad tid.
  • Om ett möte eller en uppgift flyttas till mappen Borttaget med hjälp av en regel kommer uppföljningen i det ursprungliga objektet inte att uppdateras.
  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.
  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på aktivitetsförslag och mötesförfrågningar.
 
 
Gäller:
Outlook 2003