Microsoft Office OneNote 2007 är ett samarbetsverktyg och erbjuder så mycket mer än enbart delning av anteckningssidor via e-post. Beroende på gruppen och typen av projekt kan du använda OneNote för att uppnå kreativa lösningar tillsammans med andra medlemmar på möten, använda anteckningssidorna som en whiteboard eller skapa delade anteckningsböcker som alla kan visa, lägga till och redigera information i.
Vad vill du göra?
Skapa en delad anteckningsbok
Med OneNote kan du lagra och underhålla delade anteckningsböcker på en nätverksserver eller filresurs, där flera användare kan komma åt delade anteckningar samtidigt och bidra till dem på löpande basis. Att föra anteckningar som en grupp är en samarbetsprocess. I många andra program spärras filer för redigering av en person åt gången, och detta är inte lämpligt för uppgiften. Med OneNote kan alla komma åt en delad uppsättning anteckningar på samma gång, och allas ändringar synkroniseras automatiskt i anteckningsboken. Resultatet är en anteckningsbok som alltid är aktuell och håller alla uppdaterade.
Det är enkelt att skapa en delad anteckningsbok. I guiden Ny anteckningsbok vägleds du genom stegen för att skapa en delad anteckningsbok på en nätverksplats som du och gruppmedlemmarna har tillgång till. Du kan även skapa anteckningsboken på en filresurs på datorn.
När flera användare kommer åt en delad anteckningsbok synkroniseras ändringarna som görs i anteckningsboken hela tiden. Dessutom behålls en separat offlinekopia av anteckningarna på varje användares dator. Deltagarna kan på så sätt redigera anteckningar lokalt även när datorerna inte är anslutna till nätverket. Nästa gång de ansluter till den delade anteckningsboken slås deras ändringar ihop med alla andra ändringar.
Skapa en ny delad anteckningsbok
- Peka på Nytt på Arkiv-menyn och klicka på Anteckningsbok.
- Gör följande i guiden Ny anteckningsbok:
- Ange ett namn för den delade anteckningsboken i rutan Namn (till exempel Veckorapporter för gruppen eller Anteckningar för filosofistudiegrupp).
- Om du vill kan du välja en färg för anteckningsbokens omslag som visas som en ikon i navigeringsfältet Anteckningsböcker.
- Om du vill kan du dessutom markera en standardmall som ska användas för sidorna i den delade anteckningsboken i listan Från mall.
- Klicka på Nästa.
- Klicka på Flera användare kommer att dela anteckningsboken under Vilka kommer att använda den här anteckningsboken?, och gör något av följande:
- Klicka på På en server om du och andra som ska använda den delade anteckningsboken har tillgång till och kan ändra filer på en nätverksfilresurs eller -server.
Obs! Du kan behöva kontakta nätverksadministratören för att få behörighet till en filresurs på en server.
- Klicka på I en delad mapp på den här datorn om du vill skapa en filresurs på datorn som andra ska kunna komma åt. Du måste vara inloggad som administratör på datorn för att kunna skapa en delad mapp på hårddisken.
Obs! Du bör endast markera det här alternativet om datorn mestadels är tillgänglig i nätverket. Om du oftast tar datorn offline eller tar med den på resor bör du överväga att skapa den delade anteckningsboken på en nätverksfilresurs i stället.
- Klicka på Nästa.
- Välj en lämplig delad plats för den nya anteckningsboken. Följande platser rekommenderas för lagring av delade OneNote-anteckningsböcker:
- En intern eller offentlig filresurs i företagets eller skolans datornätverk
- En delad mapp på en dator som du har administratörsbehörigheter på
- Ett dokumentbibliotek på en Microsoft Windows SharePoint Services-webbplats
- En USB-enhet (Universal Serial Bus) med hög lagringskapacitet
Varning! Vi rekommenderar att du inte använder delade anteckningsböcker med någon annan fil-/mappdelnings- eller synkroniseringsteknik.
- Verifiera den föreslagna platsen för den delade anteckningsboken i rutan Plats.
Obs! Det anteckningsboknamn som du angav i steg 2 läggs till automatiskt i platssökvägen.
- Om du vill skriva ett e-postmeddelande med en länk till platsen för den delade anteckningsboken som du kan skicka till andra användare, markerar du kryssrutan Skapa ett e-postmeddelande med en länk till den här anteckningsboken, som jag kan skicka till andra användare.
Tips! Om du vill skicka en länk till den delade anteckningsboken när den har skapats, klickar du på Skicka andra en länk till en delad anteckningsbok på Dela-menyn.
- Klicka på Skapa.
Obs! En delad anteckningsbok skapas på platsen som du angav. Beroende på alternativen som du markerade i guiden Ny anteckningsbok visas en dialogruta och ett extra hjälpavsnitt i OneNote för att leda dig genom stegen för att ange behörigheter för andra användare.
Dela en befintlig anteckningsbok
Om du redan har skapat en OneNote-anteckningsbok på datorn och vill ge andra behörighet att visa och redigera den, gör du så här:
- Stäng den anteckningsbok som du vill dela i OneNote. Högerklicka på anteckningsbokens rubrik i navigeringsfältet Anteckningsböcker och klicka på Stäng den här anteckningsboken på snabbmenyn.
- Avsluta OneNote genom att klicka på Avsluta på Arkiv-menyn.
- Klicka på Start i Aktivitetsfältet i Windows, peka på Alla program, peka på Tillbehör och klicka sedan på Utforskaren.
- Dubbelklicka på OneNote-anteckningsböcker i mappen Mina dokument.
Obs! Om du ändrade standardplatsen för anteckningsböcker under OneNote-installationen går du till den mapp som innehåller OneNote-anteckningsböckerna.
- Högerklicka på den anteckningsbokmapp som du vill dela och klicka sedan på Klipp ut på snabbmenyn.
- Använd Utforskaren och gå till den delade plats där andra ska få tillgång till anteckningsboken. Klicka på Klistra in på Redigera-menyn i Utforskaren.
Obs! När du klipper ut och klistrar in en befintlig mapp för arbetsböcker flyttas mappen från datorns hårddisk till den delade plats som du väljer. Vi rekommenderar inte att du kopierar anteckningsböcker för detta ändamål.
- När mappen har flyttats till den nya platsen stänger du Utforskaren och startar OneNote.
- Peka på Öppna på Arkiv-menyn i OneNote och klicka på Anteckningsbok.
- Gå till den delade plats som du flyttade anteckningsboken till i föregående steg i dialogrutan Öppna anteckningsbok, klicka för att markera anteckningsbokmappen och klicka på Öppna.
Tips! Du kan skicka ett e-postmeddelande till andra användare för att informera dem om var de kan komma åt anteckningsboken på den delade platsen. Klicka på Skicka andra en länk till en delad anteckningsbok på Dela-menyn i OneNote.
Sluta dela en befintlig anteckningsbok på datorn
- Gå till en sida i en delad anteckningsbok som du vill sluta dela i OneNote.
- Klicka på Sluta dela anteckningsbok på Dela-menyn.
- Klicka på Ja om du vill sluta dela den valda anteckningsboken.
Obs! Anteckningsboken kan fortfarande vara tillgänglig för andra personer om du delade mappen med flera namn eller om anteckningsboken finns i en annan delad mapp. I sådana fall högerklickar du på den delade arbetsboksmappen i Utforskaren och klickar på Delning och säkerhet på snabbmenyn. Klicka på Dela inte ut den här mappen på fliken Delning i dialogrutan Egenskaper för mappen, och klicka sedan på OK.
Överst på sidan
Vara värd för eller delta i en delningssession online
Om datorn är ansluten till Internet eller till ett lokalt nätverk kan du delta i delade sessioner med andra OneNote-användare, t.ex. kolleger, studiekamrater och vänner. Med delade sessioner kan alla deltagare visa och redigera varandras anteckningar i realtid.
Under en delad session kan du dela med dig av ett eller flera avsnitt i en anteckningsbok. Datorskriven text och digitala pennanteckningar överförs i realtid, som om du tittade på när en deltagare skrev det på datorn. Det är oftast bra att använda ytterligare ett kommunikationssätt under en delad session, t.ex. telefoni eller snabbmeddelanden. Om du gör det kan deltagarna ge varandra ytterligare information, och alla deltagare kan lättare förstå vem det är som gör anteckningar eller lägger till kommentarer.
Alla som använder OneNote kan starta eller ansluta till en delad session. När du deltar i en delad session visas alla deltagares namn i åtgärdsfönstret Aktuell realtidssession. Om du startar en delad session kan du ange ett lösenord för sessionen som alla användare som ansluter måste ange.
Om du startar en delad session kan du välja vilka avsnitt du vill dela och sedan bjuda in de deltagare som ska vara med i den delade sessionen. Om du har OneNote installerat på datorn skapas ett e-postmeddelande automatiskt när du bjuder in andra användare att delta i sessionen. Meddelandet innehåller förutom text värddatorns IP-adress och lösenordet för sessionen. När du har granskat meddelandet kan du skicka det till deltagarna.
Deltagarna kan lämna en delad anteckningssession när som helst.
Obs!
-
Använd starka lösenord som innehåller både gemener, versaler, siffror och symboler. Svaga lösenord innehåller inte dessa kombinationer. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör innehålla minst 8 tecken. En lösenfras som innehåller minst 14 tecken är bättre. För mer information, se Hjälp till att skydda din personliga information med starka lösenord.
Det är viktigt att du kommer ihåg ditt lösenord. Om du skulle glömma ditt lösenord kan Microsoft inte återställa det. Förvara nedskrivna lösenord på ett säkert ställe på någon annan plats än den information som de ska skydda.
- När du skickar en IP-adress eller ett lösenord för en delad session bör du använda ett e-postprogram som har stöd för IRM (Information Rights Management), t.ex. Microsoft Office Outlook 2007. Genom att skapa ett e-postmeddelande med begränsad behörighet kan du överföra lösenordet eller IP-adressen på ett säkert sätt. Om mottagaren inte har Microsoft Office Outlook 2007 installerat på datorn, kan han eller hon hämta tillägget Windows Rights Management för Internet Explorer eller ett annat program som har stöd för rättighetsbegränsat innehåll.
Vara värd för en delad session
Om du är värd för en delad anteckningssession kan du göra följande:
Starta en realtidssession
- Öppna anteckningsboken och det avsnitt som du vill dela.
- Klicka på Delningssession online på Dela-menyn och klicka på Starta delning av aktuellt avsnitt.
Åtgärdsfönstret Starta realtidssession öppnas.
- Om du vill att deltagarna måste ange ett lösenord för att kunna delta i sessionen, skriver du ett lösenord i rutan Sessionslösenord i åtgärdsfönstret Starta realtidssession.
Obs!
Använd starka lösenord som innehåller både gemener, versaler, siffror och symboler. Svaga lösenord innehåller inte dessa kombinationer. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör innehålla minst 8 tecken. En lösenfras som innehåller minst 14 tecken är bättre. För mer information, se Hjälp till att skydda din personliga information med starka lösenord.
Det är viktigt att du kommer ihåg ditt lösenord. Om du skulle glömma ditt lösenord kan Microsoft inte återställa det. Förvara nedskrivna lösenord på ett säkert ställe på någon annan plats än den information som de ska skydda.
- Klicka på Starta realtidssession.
- Ange alternativen i åtgärdsfönstret Aktuell realtidssession.
Bjuda in deltagare till en realtidssession
- Gör något av följande i åtgärdsfönstret Aktuell realtidssession:
- Om du vill att de andra deltagarna ska kunna ändra de sidor som du delar i sessionen markerar du kryssrutan Tillåt deltagare att redigera.
- Om du vill att de andra deltagarna ska kunna visa de delade sidorna, men inte kunna ändra dem, avmarkerar du kryssrutan Tillåt deltagare att redigera.
- Klicka på Bjud in deltagare.
- Skriv e-postadresserna till de deltagare som du vill bjuda in i rutan Till i det e-postmeddelande som öppnas, och klicka sedan på Skicka.
Obs!
- Du kan skapa e-postmeddelanden med begränsad behörighet genom att använda ett e-posthanteringsprogram som har stöd för IRM (Information Rights Management), till exempel Office Outlook 2007. Genom att skapa ett e-postmeddelande med begränsad behörighet kan du överföra lösenordet eller IP-adressen på ett säkert sätt. Om mottagaren inte har Outlook installerat på datorn, kan han eller hon hämta RM-tillägget (Rights Management) för Windows Internet Explorer eller ett annat program som har stöd för rättighetsbegränsat innehåll.
- Om du inte har Outlook installerat på datorn visas en dialogruta när du klickar på Bjud in deltagare. Dialogrutan innehåller ett meddelande med information om den delade sessionen. Använd en säker kommunikationsmetod för att vidarebefordra den relevanta informationen i dialogrutan till användarna, t.ex. lösenord eller IP-adress.
-
Använd starka lösenord som innehåller både gemener, versaler, siffror och symboler. Svaga lösenord innehåller inte dessa kombinationer. Starkt lösenord: Y6dh!et5. Svagt lösenord: House27. Lösenord bör innehålla minst 8 tecken. En lösenfras som innehåller minst 14 tecken är bättre. För mer information, se Hjälp till att skydda din personliga information med starka lösenord.
Det är viktigt att du kommer ihåg ditt lösenord. Om du skulle glömma ditt lösenord kan Microsoft inte återställa det. Förvara nedskrivna lösenord på ett säkert ställe på någon annan plats än den information som de ska skydda.
Lämna en delad session
Delta i en delad session
Om du inte är värd för en delad anteckningssession kan du göra följande:
Delta i en delad session
- Peka på Delad session på Dela-menyn och klicka på Anslut till session.
- Ange sessionsvärdens IP-adress i rutan Adress till realtidssession i rutan Anslut till realtidssession.
- Om det krävs ett lösenord för att ansluta till sessionen anger du lösenordet i rutan Sessionslösenord.
- Klicka på Anslut till session.
Obs! Kontakta den person som startade sessionen (sessionsvärden) om du inte känner till lösenordet.
Lämna en delad session
Överst på sidan
Sverige
Version anpassad för utskrift
Dölj allt
