Betaversionen av Microsoft Office Live Workspace är en lättanvänd webbaserad tjänst som underlättar när du vill utbyta affärsinformation eller privata uppgifter med personer som du väljer. Du kan använda Office Live Workspace när du vill samarbeta om dokument, anteckningar, kalkylblad, presentationer och listor – allt som är viktigt för företaget, vännerna eller familjen. De personer du bjuder in att dela din arbetsyta och dokumenten kan granska, uppdatera och skriva kommentarer till dina filer från alla datorer med Internetanslutning.

• Vad kan du dela?

• Hur registrerar du dig för delning?

• Delningsroller

• Hantera din delade arbetsyta och dokumenten

Vad kan du dela?

Office Live Workspace erbjuder många möjligheter att dela objekt både i arbetslivet och privat. Du kan använda Office Live Workspace när du vill dela:

• Arbetsytor   Arbetsytor innehåller samlingar av dokument med ett gemensamt tema. Du kan skapa en arbetsyta som innehåller reklammaterial som säljteamet kan komma åt från vilken dator som helst som har en Internetanslutning. Du kan också skapa en arbetsyta som innehåller resplaner, packlistor och andra dokument som underlättar när du och dina vänner eller familjen ska planera den kommande semestern.
• Anteckningar   Du kan använda anteckningar när du vill skapa ett webbdokument med lättanvända formateringsverktyg. Notera viktiga mötesbeslut, klassanteckningar eller annat du behöver komma ihåg. Därefter kan du dela anteckningarna med personer du väljer, så att de kan dra nytta av dina anteckningar.
• Listor   Listor är lättanvända webbdokument med ett välbekant rad- och kolumnformat. Du kan använda en lista när du vill registrera kontaktuppgifter för potentiella kunder som du möter på mässor. Dela listan med ditt team på kontoret så att de kan skicka reklammaterial till kontakten medan mötet på mässan fortfarande är färskt i minnet.
• Microsoft Office-dokument   Du kan öppna Microsoft Office Excel-kalkylblad, Word-dokument och PowerPoint-presentationer direkt från arbetsytan. Skapa en hushållsbudget i Office Excel och dela den sedan med familjen eller rumskamraterna. Skapa teamets presentation i Office PowerPoint och dela den med andra för att få synpunkter. För in anteckningarna från ditt vetenskapliga experiment med hjälp av Office Word och bjud in din labbpartner att lägga till de senaste observationerna i dokumentet.

Du kan dela en hel arbetsyta och allt innehåll med personer du väljer. Om du bara vill dela ett enstaka dokument i arbetsytan, t.ex. en anteckning eller en lista, måste du flytta dokumentet till arbetsytan Dokument innan du kan dela det. Dra bara dokumentet du vill dela till arbetsytan Dokument under Mina arbetsytor i navigeringsfältet till vänster.

 Obs!   Det går inte att dela ut mappar i Office Live Workspace.

Du kan skicka en delningsinbjudan med hjälp av ett e-postmeddelande direkt från arbetsytan eller dokumentet du vill dela med andra. Mer information om att skicka en delningsinbjudan finns under Bjud in andra att arbeta med dig i en delad arbetsyta eller ett delat dokument.

 Överst på sidan

Hur registrerar du dig för delning?

I Office Live Workspace är det lätt att dela information med vem du vill så länge den personen har en e-postadress. Så här loggar du in:

• Använda en e-postadress och ett lösenord   Du kan logga in till Office Live Workspace med en giltig e-postadress och ett lösenord. Du kan använda en e-postadress som du använder för andra Microsoft-tjänster, t.ex. MSN Hotmail eller MSN Messenger, men du kan också använda någon annan befintlig e-postadress som du äger. Om någon av de du bjuder in inte har ett Office Live Workspace-konto kan de enkelt att registrera sig för ett i Office Live Workspace. Mer information finns under Registrera dig för Office Live Workspace.
• Förhandsgranska först, logga in senare   Om du skickar delningsinbjudningar till personer som inte känner till Office Live Workspace kanske de tvekar att registrera sig för att arbeta med dig. För att visa hur det fungerar kan du i din delningsinbjudan tillåta personen att förhandsgranska en skrivskyddad version av den delade arbetsytan eller dokumentet utan att behöva logga in till Office Live Workspace. När personen har sett förhandsgranskningen och vill börja arbeta med dig, kan han eller hon klicka på knappen Registrera längst upp till vänster på förhandsgranskningssidan och skapa ett konto för att få fullständig delningsåtkomst. Mer information finns under Bjud in andra att förhandsgranska en delad arbetsyta eller ett dokument.

 Överst på sidan

Delningsroller

Du kan bjuda in upp till 250 personer att dela en arbetsyta eller ett dokument. När du skickar en delningsinbjudan kan du definiera vilken delningsroll den personen ska ha. I inbjudan kan du bestämma om användaren ska kunna göra ändringar och skriva kommentarer i en arbetsyta och dess innehåll, eller bara granska och kommentera. I Office Live Workspace finns tre delningsroller:

• Ägare   Som ägare initierar du en delningssession för en arbetsyta eller ett dokument som du har skapat. Du har fullständig åtkomst till arbetsytan eller dokumentet, och du kan när som helst avsluta en delningssession med personerna du har bjudit in.
• Redigerare   Ägaren bjuder in Redigerare att ha läs- och skrivåtkomst till en delad arbetsyta eller ett delat dokument. Redigerare kan göra ändringar och lägga till kommentarer i ägarens innehåll samt ta bort dokument. De kan också granska alla ändringar och kommentarer från de personer som har delningsbehörighet.
• Läsare   Ägarens inbjudan till Läsare omfattar endast läsåtkomst till en arbetsyta eller ett dokument. Läsare kan visa allt innehåll i arbetsytan, inklusive kommentarer och ändringar som gjorts av andra med delningsåtkomst. Läsare kan lägga till egna kommentarer, men inte ändra i texten.

 Överst på sidan

Hantera dina delade arbetsytor och dokument

Ägare

Som ägare kan du enkelt se vilka av dina arbetsytor och dokument som du har delat med andra:

• I navigeringsfältet till vänster   En lista över alla dina arbetsytor visas under Mina arbetsytor. Om du har delat en arbetsyta med andra visas en delningsikon bredvid arbetsytans namn. Ett annat sätt är att hålla markören över en arbetsyta. Då visas en meny med information om vem som äger arbetsytan och om den är delad eller privat.
• I en arbetsyta   En delningsikon visas bredvid alla delade dokument i arbetsytan. Om du håller markören över ett dokument ser du även i menyn vem som äger dokumentet och om det är delat eller privat.

Ägaren kan dessutom följa upp all aktivitet som sker i en delad arbetsyta eller dokument, t.ex. när en Läsare skriver en kommentar eller när en Redigerare gör ändringar. När du öppnar en delad arbetsyta eller ett delat dokument visas rutan Aktivitet till höger. Där kan du se datum och tid för alla ändringar som gjorts i det delade objektet. Mer information finns under Hantera dina arbetsytor med aktivitetsrutan.

Redigerare och Läsare

När du accepterar en delningsinbjudan och registrerar dig för Office Live Workspace för att kunna dela dokument med ägaren, kommer du att kunna se den delade arbetsytan eller dokumentet i navigeringsfältet till vänster. Delade arbetsytor visas under Utdelade till mig. Delade dokument, t.ex. listor, anteckningar, Office Word-dokument, Excel-kalkylblad eller PowerPoint-presentationer, visas när du klickar på Dokument i navigeringsfältet till vänster under Utdelade till mig.

När du vill öppna en delad arbetsyta klickar du på arbetsytan i navigeringsfältet till vänster. Du kan även hålla markören över arbetsytan och klicka på Öppna i menyn som visas. Om du har redigerarbehörighet kan du lägga till kommentarer och göra ändringar i alla dokument i arbetsytan. Om du har läsarbehörighet kan du visa alla dokument och skriva kommentarer, men du kan inte ändra i dokumenten.

Så här öppnar du ett delat dokument: Klicka på Dokument under Utdelade till mig i navigeringsfältet till vänster. Klicka på det delade dokument du vill arbeta med i listan. En skrivskyddad version av dokumentet visas. Om du har redigerarbehörighet kan du klicka på Redigera och göra ändringar i dokumentet, eller på Kommentar om du vill lägga till kommentarer. Om du har läsarbehörighet kan du inte göra några ändringar i dokumentets innehåll, men du kan klicka på Kommentar och skriva synpunkter.

Dela en länk till en arbetsyta eller ett dokument

I Office Live Workspace finns direktlänkar till dina arbetsytor och dokument som du kan spara som bokmärken och dela med dem som har delningsåtkomst till innehållet.

Direktlänkar finns tillgängliga för alla enskilda arbetsytor och dokument, med undantag för objekt som finns i arbetsytorna Utdelade till mig eller Borttaget. Länken är den webbadress du ser i adressfältet i webbläsaren när dokumentet eller arbetsytan har öppnats.

Så här delar du en länk till en arbetsyta eller ett dokument:

1. Gå till navigeringsfältet till vänster i Office Live Workspace och klicka på den arbetsyta för vilken du vill dela ut länken.
2. Om du vill dela ut länken till ett specifikt dokument i arbetsytan klickar du på dokumentet i den öppna arbetsytan.
3. När sidan öppnas gör du på något av följande sätt för att dela ut länken:
   • Skicka länken med e-post   Om du använder Windows Internet Explorer 7 kan du klicka på Sida till höger i verktygsfältet och sedan på Skicka länken med e-post. Om du använder Microsoft Internet Explorer 6 klickar du på kuvertikonen i verktygsfältet och sedan på Skicka länk. Om du använder Mozilla Firefox klickar du på Arkiv i verktygsfältet och sedan på Skicka länk.
   • Kopiera och klistra in länken direkt från adressfältet i webbläsaren   Klicka i adressfältet överst i webbläsarfönstret och tryck sedan på CTRL+A för att markera hela adressen. Kopiera den markerade länken genom att trycka på CTRL+C och placera sedan markören på önskad plats och klistra in adressen genom att trycka på CTRL+V.

 Obs!   Om någon som inte har delningsbehörighet till innehållet försöker komma åt ett Office Live Workspace-dokument med hjälp av länken, visas ett felmeddelande.

Mer information om att dela ut länkar finns under Hantera och dela länkar till arbetsytor och dokument.

Dölja och återställa delade arbetsytor

Med tiden kan listan över delade arbetsytor i navigeringsfältet till vänster bli omfattande. Ett sätt att hålla ordning på arbetsytorna är att använda funktionen Dölj och bara visa de viktigaste delade objekten under Utdelade till mig i navigeringsfältet till vänster.

Så här tar du bort en delad arbetsyta från vyn:

1. Gå till navigeringsfältet till vänster och håll markören över den delade arbetsyta du vill dölja under Utdelade till mig.
2. Klicka på Dölj i menyn som visas.

   

   Den delade arbetsytan visas inte längre i navigeringsfältet till vänster.

Tänk på att den här åtgärden bara döljer den delade arbetsytan i vyn, den tas inte bort. Du kan fortfarande öppna den delade arbetsytan genom att klicka på Utdelade till mig i navigeringsfältet till vänster.

Så här återställer du en delad arbetsyta i listan Utdelade till mig i navigeringsfältet till vänster:

1. Klicka på Utdelade till mig i navigeringsfältet till vänster.
2. Markera kryssrutan bredvid den delade arbetsytan du vill ska visas igen.
3. Klicka på Visa i verktygsfältet.

   

4. Den delade arbetsytan visas nu under Utdelade till mig i navigeringsfältet till vänster.

 Överst på sidan