Dela webbplatser eller dokument med personer utanför organisationen

 Anteckning    Om den här informationen inte överensstämmer med det du ser använder du kanske Office 365 före uppgraderingen. Hitta information som gäller dig genom att läsa Dela en webbplats med externa användare .
Använder jag Office 365 efter tjänstuppgraderingen?

Om du utför arbete som kräver dokumentdelning eller direkt samarbete med leverantörer, klienter eller kunder kanske du vill använda dina webbplatser för att dela innehåll med personer utanför organisationen som inte har licenser för din Microsoft Office 365-prenumeration.

Du kan göra det på något av tre sätt:

I det här avsnittet lär du dig hur du delar antingen en webbplats eller ett dokument med personer utanför din organisation.

Bra att veta innan du börjar

Innan du tar steget till att börja dela innehåll externt bör du läsa avsnittet Bästa sättet att dela utan att dela för mycket. Om du undrar vilka typer av användare som klassas som externa användare och vilka behörigheter externa användare har kan du läsa Vad är en extern användare? Information om hur du aktiverar och inaktiverar delningsfunktionen finns i avsnittet Hantera extern delning.

I den här artikeln


Dela en webbplats

När du delar en webbplats med externa användare skickar du en inbjudan till dem som de kan använda för att logga in på din webbplats. Du kan skicka den här inbjudan till valfri e-postadress. När mottagaren accepterar inbjudan kan han eller hon logga in med ett Microsoft-konto eller med ett Office 365-användar-ID. När du delar en webbplats kan du välja den typ av behörigheter som du vill att personen ska ha på webbplatsen.

Tänk till innan du delar din gruppwebbplats eller en webbplats som din organisation huvudsakligen använder för interna affärer och dokument eftersom externa användare beviljas åtkomst till webbplatsen och till alla underwebbplatser som har samma behörigheter. Du kan oavsiktligt ge användare åtkomst till känslig information. Om du löpande samarbetar med personer utanför din organisation skapar du en webbplats som du använder specifikt för extern delning, och konfigurerar webbplatsen med andra behörigheter än resten av dina webbplatser. Mer information om arv av behörigheter finns i avsnittet Vad är arv av behörigheter?

Du måste vara en webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela en webbplats med externa användare. Dessutom måste funktionen för extern delning vara aktiverad för din Office 365-prenumeration (beroende på vilken plan du har kan din Office 365-administratör eller SharePoint Online-administratör hjälpa dig med detta).

  1. Gå till den webbplats som du vill dela med externa användare.
  2. Klicka på Dela.
    Bild på kommandot Dela uppe till höger på skärmen.
  3. Skriv namnen på de externa användare som du vill bjuda in i dialogrutan Dela, till exempel: someone@outlook.com eller someone@contoso.com.

    Påminnelse: Du kan även använda kommandot Dela för att snabbt bevilja interna, licensierade användare åtkomst till en webbplats. Skriv bara namnen på de personer som du vill bjuda in.
  4. Skriv ett meddelande som ska följa med inbjudan.
  5. Om du vill lägga till den externa användaren i en särskild behörighetsgrupp klickar du på Visa alternativ och väljer önskad grupp.

    Ta för vana att bevilja de lägsta behörigheter som användarna behöver för att utföra sina uppgifter. Om de personer som du bjuder in exempelvis bara behöver läsa innehåll lägger du till dem i gruppen Besökare, som har läsbehörighet som standard. Om de externa användarna behöver kunna redigera eller uppdatera innehåll lägger du till dem i gruppen Medlemmar, som har redigeringsbehörighet som standard. Tänk efter noga innan du lägger till externa användare i en grupp som har fullständig behörighet.


    Bild på dialogrutan Dela för en webbplats där användarnamn för externa användare har lagts till.
  6. Klicka på Dela.

Som standard kommer inbjudningar som du skickar till externa användare att löpa ut efter sju dagar. Om någon som du bjudit in inte accepterar inbjudan inom sju dagar, och du fortfarande vill att personen ska komma åt din webbplats, måste du skicka en ny inbjudan.

När externa användare får inbjudningarna kan de klicka på en knapp som leder till en sida där de kan logga in på din SharePoint Online-webbplats antingen med ett Microsoft-konto eller med ett Office 365-användar-ID. Användare som inte redan har minst ett Microsoft-konto kan registrera sig för ett kostnadsfritt Microsoft-konto.

Överst på sidan Överst på sidan

Dela ett dokument genom att skicka eller publicera en anonym gästlänk

Du kan skapa en anonym gästlänk och sedan dela länken med hjälp av valfri media. Du kan till exempel publicera den på en sida i sociala medier eller klistra in den i ett e-postmeddelande. Du kan skapa en gästlänk som ger redigeringsbehörighet eller bara visningsbehörighet.

Du måste vara en webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela ett dokument med externa användare. Dessutom måste funktionen för extern delning vara aktiverad antingen i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret (beroende på vilken plan du har). Extern delning måste också vara aktiverat för din webbplatssamling (endast företagsplaner).

  1. Klicka på punkterna (...) bredvid dokumentet för att öppna en ballong. Klicka sedan på Dela.
    Börja dela ett dokument i ett SharePoint-bibliotek
  2. Välj Visa länk i dialogrutan Dela.
  3. Välj Skapa en länk för den typ av behörighet du vill ge.
    En gästlänk-URL skapas då.
  4. Markera gästlänk-URL:en och kopiera den.
    Skapa en anonym gästlänk och kopiera den
    Nu kan du klistra in gästlänkens URL-adress i valfri media.
  • Om ett dokument ligger på en gruppwebbplats kan medlemmar hitta gästlänkar i dialogrutan Dela och skicka dem till andra användare.
  • Om filen som du försöker dela finns i ett bibliotek som använder IRM (Information Rights Management) kan du inte dela den externt.
  • Anonyma gästlänkar kan vidarebefordras eller delas med andra, som i så fall också kan visa eller redigera innehållet utan att logga in. Använd inte anonyma gästlänkar för känsligt innehåll.
  • Personer som bjuds in att använda dokument via anonyma gästlänkar kan bara visa eller läsa filer i relevant Office Online . De kan inte öppna filerna i motsvarande skrivbordsversion av Office-programmet.
  • Om extern delning inaktiveras i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret slutar delade länkar att fungera. Om funktionen senare återaktiveras börjar länkarna fungera igen. Du kan också inaktivera enskilda länkar som har delats om du vill återkalla åtkomsten till ett särskilt dokument. Mer information finns i avsnittet Inaktivera en anonym gästlänk.

Överst på sidan Överst på sidan

Tillåt att andra skapar gästlänkar med dokument som du har delat med dem

Du kanske gärna delar vissa dokument med flera och kanske också vill uppmuntra andra att dela dokumenten vidare. För sådana dokument kan du tillåta att andra skapar anonyma gästlänkar med dokument som du delar med dem.

För att kunna ge den tillåtelsen måste du ha fullständig behörighet.

  1. Gå till det bibliotek där du vill tillåta personer att skapa gästlänkar.
  2. Klicka på kugghjulsikonen och välj sedan Webbplatsinställningar.
  3. Klicka på Webbplatsbehörigheter under Användare och Behörigheter på sidan Webbplatsinställningar.
  4. Klicka på Inställningar för åtkomstbegäran på fliken Behörigheter.
  5. Markera kryssrutan Tillåt att medlemmar delar webbplats och enskilda filer och mappar i dialogrutan Inställningar för åtkomstbegäran.

När andra väljer dokument som du har delat med dem och öppnar dialogrutan Dela kan de skapa en gästlänk. Observera dock att de kan bara skapa gästlänkar som tillåter att gäster redigerar dokumentet om du gav dem redigeringeringsbehörighet när du först delade dokument. Om de bara har visningsbehörighet kan de bara skapa gästlänkar som tillåter visningsbehörighet.

En översikt över Inställningar för åtkomstbegäran finns i Video: Dela en webbplats utan åtkomstbegäran.

Överst på sidan Överst på sidan

Inloggning på din webbplats krävs för att dela ett dokument

Du måste vara en webbplatsägare eller ha fullständig behörighet för att kunna dela ett dokument med externa användare. Dessutom måste funktionen för extern delning vara aktiverad antingen i Office 365-tjänstinställningarna eller i SharePoint Online-administrationscentret (beroende på vilken plan du har). Extern delning måste också vara aktiverat för din webbplatssamling (endast företagsplaner).

  1. Klicka på punkterna (...) bredvid dokumentet för att öppna en ballong. Klicka sedan på Dela.
    Börja dela ett dokument i ett SharePoint-bibliotek
  2. Skriv in e-postadresser för personer som du vill bjuda in att dela dokumentet. Till exempel: someone@outlook.com eller somebody@gmail.com eller Externaluser@contoso.com.
  3. Välj den behörighetsnivå i listrutan som du vill bevilja de här användarna.
  4. Om du vill kan du skriva ett meddelande som inkluderas i e-postmeddelandet. Meddelandet kan innehålla information eller anvisningar om det delade dokumentet.
  5. Markera kryssrutan Kräv inloggning.

 Varning    Om du inte markerar kryssrutan Kräv inloggning kommer e-postmeddelandet att innehålla en anonym gästlänk till dokumentet. Anonyma gästlänkar kan vidarebefordras eller delas med andra, som i så fall också kan visa eller redigera innehållet utan att logga in.

  1. Klicka på Dela.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur du delar utan att dela för mycket

Rekommendationer för att dela webbplatser

Om du har delat en hel webbplats med en användare kan användaren logga in på webbplatsen och använda den som en fullvärdig medlem på webbplatsen. Användaren kan bläddra efter, söka efter, visa och redigera innehåll (beroende på vilken behörighetsgrupp som användaren har kopplats till). Användaren kan exempelvis se namnen på andra webbplatsanvändare i Personväljaren och visa metadata om dokument. Externa användare visas också som webbplatsanvändare i Personväljaren. Det betyder att andra som använder din webbplats kan bevilja andra behörigheter till dessa användare än de som du ursprungligen beviljade när du delade webbplatsen med dem. Det är viktigt att du vet vilka de externa användarna är innan du bjuder in dem till din webbplats

Om du bjuder in externa användare till din gruppwebbplats har de åtkomst till innehåll på gruppwebbplatsen och alla underwebbplatser. Om du inte vill att externa användare ska ha åtkomst till viktigt eller känsligt innehåll på gruppwebbplatsen bör du skapa en underwebbplats till din gruppwebbplats med unika behörigheter, och bara dela underwebbplatsen med de externa användarna. Mer information om arv av behörigheter finns i avsnittet Vad är arv av behörigheter?

Om du vill dela en underwebbplats som du har skapat på din OneDrive för företag-plats kanske du på motsvarande sätt vill se till att den har unika behörigheter så att du inte oavsiktligt beviljar användare behörighet till fler webbplatser eller mer innehåll på din Min webbplats.

Överst på sidan Överst på sidan

Rekommendationer för att dela dokument

Om du delar dokuments med anonyma gästlänkar är det möjligt för de som får inbjudan att dela dessa gästlänkar med andra, som kan använda dem för att visa innehåll. Använd inte gästlänkar för att dela känsliga dokument. Om du vill minimera risken för att någon delar en anonym länk ska du dela dokument genom att begära inloggning istället.

Bestämma hur du ska dela

När du överväger om och hur du vill dela innehåll externt bör du tänka på följande:

  • Vem ska du ge åtkomst till innehåll på gruppwebbplatsen och eventuella underwebbplatser, och vad vill du att de ska kunna göra?
  • Vem i organisationen vill du ska kunna bevilja behörighet att dela innehåll externt?
  • Finns det innehåll som aldrig ska vara tillgängligt för personer utanför organisationen?

Svaren på dessa frågor hjälper dig att planera en strategi för innehållsdelning.

Prova det här: Om du behöver:

Dela en webbplats

Om du vill dela en webbplats, men även hindra externa användare från att få tillgång till en del av din organisations interna innehåll, bör du överväga att skapa en underwebbplats med unika behörigheter som du använder endast för extern delning.

Ge någon utanför organisationen kontinuerlig åtkomst till information och innehåll på en webbplats. Personen måste kunna arbeta på webbplatsen som en fullvärdig användare och skapa, redigera och visa innehåll.
Dela ett dokument och kräv inloggning. Ge personer utanför organisationen säker åtkomst till ett särskilt dokument för gransknings- eller samarbetsändamål, men personerna behöver inte kontinuerlig åtkomst till annat innehåll på den interna webbplatsen.
Dela ett dokument med hjälp av en anonym gästlänk Dela en länk till ett dokument som inte innehåller känslig eller konfidentiell information med personer utanför organisationen så att de kan visa eller uppdatera det med feedback. Dessa personer behöver inte kontinuerlig åtkomst till innehåll på den interna webbplatsen.

Överst på sidan Överst på sidan

Visa vilka personer som har åtkomst till en viss webbplats eller ett visst dokument

Du kan också använda kommandot Dela för att snabbt se en lista med personer som ett dokument har delats med.

Gör något av följande:

  • Om du vill se vem som kan komma åt en webbplats klickar du på Dela längst upp till höger på sidan och klickar sedan på länken efter Delas med i dialogrutan Dela, så visas en lista med alla som har åtkomst till webbplatsen.
  • Om du vill se vem som har åtkomst till ett dokument, en mapp eller en dokumentgrupp markerar du objektet i dokumentbiblioteket och går till Delas med på fliken Filer.

Överst på sidan Överst på sidan

Dra tillbaka inbjudningar

Om du vill återkalla en inbjudan som du skickat till en extern användare kan du dra tillbaka inbjudan innan den accepteras.

Gå till den webbplats där du vill återkalla en inbjudan.

  1. Gå till InställningarKnappen Inställningar > Webbplatsinställningar.
  2. Klicka på Åtkomstbegäranden och inbjudningarunder Användare och behörigheter.
  3. Under Externa användarinbjudningar letar du upp den person vars inbjudan ska återkallas och klickar på Öppna meny.
  4. I egenskapsfönstret klickar du på Återkalla.

Om den externa användaren redan har accepterat inbjudan, och du vill ta bort dem från din webbplats, kan du göra det genom att ta bort dem från den SharePoint-behörighetsgrupp du tilldelat dem till. Den person i din organisation som är Office 365-administratör eller SharePoint Online-administratör kan också ta bort dem från listan med användare för din miljö. Mer information finns i de artiklar som listas i avsnittet Hantera extern delning.

Överst på sidan Överst på sidan

Inaktivera en anonym gästlänk

När ett dokument har delats via en gästlänk kan den här informationen visas i dokumentets informationsruta.

Dialogrutan Egenskaper som visar att ett dokument har delats emd en gästlänk.

Du kan återkalla åtkomsten till ett dokument som har delats med en gästlänk genom att inaktivera länken.

  1. Gå till det bibliotek som innehåller det dokument som du vill ta bort gästlänken för.
  2. Peka på dokumentet och klicka på Öppna meny.
  3. Klicka på ett gästkonto i meningen Öppen för alla med ett gästkonto.
  4. Klicka på knappen Inaktivera bredvid webbadressen för gästlänken.
  5. Klicka på Inaktivera länk när du tillfrågas om du vill inaktivera länken.
    Dialogruta där du tillfrågas om du vill inaktivera en gästlänk för ett dokument som har delats så att den slutar fungera.

När personer utanför din organisation försöker komma åt innehållet via gästlänken visas ett meddelande som anger att de inte har åtkomst till innehållet.

Överst på sidan Överst på sidan

Hantera extern delning

Administratörsinställningarna för extern delning varierar beroende på vilken Office 365-plan din organisation prenumererar på. Information om hur du aktiverar eller inaktiverar funktionen för extern delning, och hur du konfigurerar den på andra sätt, finns i följande avsnitt:

Om din organisation använder Office 365 Small Business läser du avsnittet Hantera delning med externa användare.

Om din organisation använder någon av Office 365-företagsplanerna läser du avsnittet Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön.

Information om hur du konfigurerar och hanterar åtkomstförfrågningar till webbplatser finns i avsnittet Skapa och hantera åtkomstförfrågningar.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Administrationscenter för SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 och E4), SharePoint Online för företag (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium