Det här är den sjunde artikeln i Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag. I den här artikeln förklarar vi webbplatsövervaknings- och underhållsåtgärder som administratörer för webbplatssamlingar och webbplatsägare kan utföra. Regelbundet underhåll bidrar till att förbättra användarupplevelsen på webbplatser och säkerställer att webbplatssamlingarna fungerar optimalt.
I den här artikeln
Vem riktar sig den här artikeln till?
Läs den här artikeln om du administrerar en webbplatssamling eller äger en SharePoint Online-webbplats för Microsoft Office 365 för företag. Den här artikeln innehåller information om hur du övervakar lagring, underhåller behörigheter, planerar för listor och bibliotek och optimerar sökningar.
Överst på sidan
Övervaka webbplatssamlingens lagringsutrymme
När du registrerar dig för SharePoint Online tilldelas organisationen och alla licensierade användare ett lagringsutrymme. Lagringsutrymmet förbrukas när du skapar webbplatssamlingar, webbplatser och underwebbplatser och när användare överför dokument eller skapar innehåll på dessa webbplatser. Om du börjar närma dig gränsen för det allokerade lagringsutrymmet har du tre alternativ:
- Frigör utrymme genom att flytta innehåll till en annan plats.
- Frigör utrymme genom att ta bort innehåll eller webbplatser.
- Köp mer utrymme från Microsoft eller din Office 365-partner.
Det är viktigt att du övervakar mängden utrymme som används. Om en webbplats överskrider sin kvot kan SharePoint Online-administratören allokera mer lagringsutrymme till en enskild webbplats från den delade poolen med allokerat utrymme. Om det inte finns mer delat lagringsutrymme i poolen måste organisationen köpa mer på Office 365-portalen.
En översikt över lagringskvoter på SharePoint Online-administrationsnivån finns i Ändra lagrings- och resursanvändningskvoter för webbplatssamlingar. Kvothanteringsaktiviteter måste utföras av SharePoint Online-administratören.
Mer information om hur du planerar webbplatser i webbplatssamlingen finns i Steg 2: Planera webbplatser och hantera användare och i Administrationsgrunder: Rekommendationer för att skapa och hantera gruppwebbplatser.
Överst på sidan
Hantera användarbehörigheter
När Microsoft Online Services-administratören registrerar sig för SharePoint Online via Office 365-portalen börjar migreringen av användare och grupper på företaget till SharePoint Online. När användarna och grupperna har migrerats utser administratören en primär administratör för webbplatssamlingen som ansvarar för hanteringen av denna. Den här personen är en användare med administrativa behörigheter. Därefter kan den nya administratören börja hantera användarbehörigheterna.
Vi rekommenderar att webbplatsadministratörer skapar en behörighetsstrategi som är anpassad efter målsättningen med webbplatserna och webbplatssamlingen. Webbplatsadministratörer bör därefter implementera och tillämpa strategin på ett konsekvent sätt. Om du inte tar fram någon strategi för behörigheter kan behörighetshanteringen blir en tidskrävande aktivitet och frustrerande för användarna. Det är en bra idé att dokumentera behörighetsstrategin och uppmuntra webbplatsanvändarna att läsa och sätta sig in i den. Med bra vägledning och en väldefinierad process förstår användarna bättre hur behörigheterna fungerar och får åtkomst till den information som de behöver. Mer information om hur du skapar en effektiv behörighetsstrategi finns i Planera din behörighetsstrategi. Du kan också underlätta det framtida underhållet av behörigheter med ett verktyg som detta kalkylblad för webbplats- och innehållssäkerhet eller genom att ta fram en annan metod för att dokumentera webbplatsens layout och säkerhet, inklusive alla viktiga webbplatser, listor eller objekt med särskilda säkerhetsinställningar.
När behörighetsstrategin har definierats kan webbplatssamlingens administratör koppla användare till behörighetsgrupper för en webbplats i webbplatssamlingen. Du bör koppla behörigheter till grupper i stället för direkt till enskilda användare eftersom det kan vara svårt att spåra och hantera enskilda behörigheter. Det är lättare att hantera behörigheter på gruppnivå för administratörerna för webbplatssamlingar eftersom det är enklare att underhålla säkerhetsstrukturen. Administratören kan också, och bör, utse fler administratörer för webbplatssamlingen som stödadministratörer som finns till hands om den primära administratören inte har möjlighet att hantera webbplatssamlingen.
Om du vill ändra användar- eller administratörsbehörigheter, eller om du vill skapa grupper, klickar du på Webbplatsåtgärder och sedan på Webbplatsinställningar. Använd alternativen under Användare och behörigheter.
Mer information om hur du planerar behörigheter, ändrar behörighetsnivåer eller skapar SharePoint-säkerhetsgrupper finns i artiklarna om Behörighetshantering i SharePoint Online-hjälpen.
Överst på sidan
Planera för listor och bibliotek med många objekt
Om en lista eller ett bibliotek innehåller ett stort antal objekt måste du noga planera, ordna och dokumentera hur användarna ska komma åt informationen. Med god planering, och genom att använda list- och biblioteksfunktioner som resursbegränsningar, kan användarna snabbt hitta information utan att prestanda på resten av webbplatsen påverkas negativt. De beslut du fattar när du skapar en SharePoint-webbplats påverkar webbplatsens prestanda, särskilt om den innehåller listor och bibliotek med många objekt.
Mer information om hur du planerar för listor och bibliotek med många objekt finns i Hantera listor och bibliotek med många objekt. Det är mycket viktigt att du förstår kraven och rekommendationerna för listor och bibliotek. Vi rekommenderar att alla webbplatsägare och administratörer för webbplatssamlingar sätter sig in i dessa krav.
Överst på sidan
Informationshanteringsprinciper och granskningsinställningar för webbplatssamlingar
Händelsegranskning
Administratörer för webbplatssamlingar kan använda granskning för att övervaka händelser på filnivå. Granskning gör det lättare att spåra vilka användare som har utfört olika åtgärder på webbplatserna, innehållstyperna, listorna, biblioteken, biblioteksobjekten och biblioteksfilerna i webbplatssamlingar. Det är viktigt att kunna spåra information om särskilda innehållsåtgärder för att kunna uppfylla företagskraven, t.ex. för överensstämmelse av bestämmelser och hantering av poster. Som administratör för en webbplats kan du hämta historiken för åtgärder som utförts av en viss användare och historiken över åtgärder som utförts under ett bestämt datumintervall. Du kan till exempel se vilka användare som har redigerat ett särskilt dokument och när.
Dessa granskningsloggar sammanställs utifrån användningen av webbplatssamlingen och lagras i databaser. Du kan välja att trimma granskningsloggen automatiskt eller att behålla den ett visst antal dagar. Administratören för webbplatssamlingen kan välja att granska åtgärder som omfattar följande:
- Dokument och objekt
- Objektredigering.
- In- och utcheckning av objekt.
- Flytta eller kopiera objekt till en annan plats på webbplatsen.
- Ta bort eller återställa objekt.
- Eller listor, bibliotek och webbplatser
- Redigera innehållstyper och kolumner.
- Söka i webbplatsinnehåll.
- Redigera användare och behörigheter.
Mer information om hur du konfigurerar granskningsinställningar eller visar granskningsrapporter finns i Konfigurera granskningsinställningar för en webbplatssamling och Visa granskningsloggrapporter.
Informationshanteringsprinciper
Du kan definiera informationshanteringsprinciper som etablerar särskilda regler för hur innehåll spåras och bevaras. En informationshanteringsprincip är en uppsättning regler för en särskild innehållstyp. Varje regel i en princip är en principfunktion. En informationshanteringsprincipfunktion kan exempelvis ange hur länge en viss typ av innehåll ska bevaras. En annan principfunktion kan ange vilka åtgärder på innehållet som ska granskas. Om du skapar informationsprinciper på webbplatssamlingsnivå kallas de webbplatssamlingsprinciper. Webbplatssamlingsprinciper är tillgängliga för användning med alla innehållstyper i en webbplatssamling, vilket gör det lättare att hantera innehållet på alla webbplatser på ett konsekvent sätt.
Mer information om informationshanteringsprinciper och hur du konfigurerar dem och associerar dem med innehållstyper finns i Skapa och använda principer för informationshantering.
Observera att listägare eller listhanterare kan välja att inte hantera dokumentlagring med hjälp av innehållstyper som en del av inställningarna för informationshanteringsprinciper. Om de väljer att göra det åsidosätts principerna som skapats av administratören för webbplatssamlingen.
Överst på sidan
Planera för sökfunktioner som hjälper användarna att hitta innehåll
Det är mer troligt att användarna vill använda SharePoint Online när de enkelt kan hitta den information de behöver.
Hur innehåll blir tillgängligt i sökningar
Söktjänsten är schemalagd att crawla SharePoint Online-innehåll var femte minut. När ett objekt läggs till på en SharePoint Online-webbplats tar det ett tag innan det indexeras och returneras i sökresultat. Hur lång tid det tar beror på aktuella användaraktiviteter. Aktiviteter som webbplatsmigrering, uppgraderingar och underhåll ökar belastningen för indexeringsjobbet. Nya innehållsobjekt bör vanligtvis visas i sökresultatet inom en timme
Förbättra sökresultaten
Det finns flera saker som du kan göra som webbplatsägare för att förbättra sökningen för användarna. Vissa innehållshanteringsfunktioner som tas upp i den här artikeln, t.ex. innehållstyper och hanterade metadata, kan göra det enklare att hitta innehåll vid en sökning. Du kan också konfigurera särskilda sökrelaterade inställningar som förbättrar sökningarna. Du kan till exempel konfigurera sökomfattningar och konfigurera nyckelord och bästa val. Du kan också välja att ta bort särskilda webbplatser eller listor och bibliotek från sökresultatet så att innehåll på dessa platser inte visas i sökresultatet. Detta kan vara praktiskt om du vill ta bort känsligt eller föråldrat innehåll från sökresultatet.
Sökomfattningar En sökomfattning definierar en delmängd av informationen i sökindexet. Om du till exempel har en webbplatssamling med många webbplatser kan du skapa en sökomfattning för sökrutan på webbplatser som gör att användarna kan begränsa sökningen till en viss plats eller en viss uppsättning med innehåll.
Normalt sett omfattar sökomfattningar särskilda ämnen och innehållskällor som är viktiga och gemensamma för användare inom företaget. Du kan till exempel skapa en sökomfattning för alla objekt som rör ett visst projekt eller för alla objekt som rör en specifik grupp i organisationen, till exempel gruppen Ekonomi eller Marknadsföring. Du kan också skapa en sökomfattning som inkluderar flera andra omfattningar.
Nyckelord och Bästa val Ett annat sätt att hjälpa användare att hitta innehåll är att använda nyckelord och bästa val. Du kan framhäva viktig information i sökresultat för webbplatsens användare genom att använda nyckelord och bästa val. När en användare anger ett förkonfigurerat nyckelord i sökrutan markeras de bästa valen med en gul stjärna 
och de visas på framstående plats längst upp på den centrala sökresultatsidan. Nyckelord kan användas i frågor från sökrutan.
Nyckelord och bästa val lagras i egna databastabeller så att de börjar gälla med en gång. Genom att definiera ofta använda söktermer som nyckelord kan du tillhandahålla en standardordlista med namn, processer och koncept som utgör en del av den "kunskapsbank" som medlemmarna i en organisation har tillgång till.
Du kan till exempel vilja hänvisa nyanställda till en webbplats med information om hur de ska hitta utbildningar om verktyg och processer. Du kan då definiera nyckelordet "utbildning" eller namnen på era interna verktyg med URL:en till webbplatsen där informationen finns. Varje gång en nyanställd söker efter namnet på verktyget eller ordet "utbildning" kommer rätt webbplats att visas som bästa val längst upp i sökresultaten.
Styra vilket innehåll som är sökbart
Om det finns särskilda webbplatser, listor eller bibliotek som innehåller innehåll som du vill utesluta från sökresultatet kan du göra det genom att ta bort dessa platser från sökningen. Mer information om hur du styr vilket innehåll som är sökbart finns i artikeln Göra innehåll sökbart.
Mer information om de övriga sökfunktionerna som tas upp här finns i artiklarna om sökning i SharePoint Online-hjälpen. Mer information om hur du planerar och använder omfattningar, och hur du använder nyckelord och bästa val, finns i artiklarna om sökning i SharePoint Online-hjälpen.
Överst på sidan
Planera för nya versioner och schemalagt underhåll
Det kommer regelbundet nya versioner av SharePoint. Organisationer har 12 månader på sig efter lanseringen av en produkt att uppgradera till den nya versionen. Systemuppgraderingen utförs av SharePoint Online-datacenterteam. Meddelanden skickas ut, tillsammans med relevant information för slutanvändare om den nya versionen. Du kan behöva uppgradera klientprogramvara, t.ex. webbläsare och Microsoft Office.
Schemalagda underhållsintervall är den tid då administratörerna distribuerar ändringar som kan påverkar kundorienterade tjänster i produktionsmiljön. Ändringar sker under bestämda intervall ungefär varannan helg, vanligtvis på söndagar mellan 16:00–20:00 Stillahavstid (UTC-8). Du bör ha detta i åtanke och kan behöva anpassa dina affärsrutiner efter schemat.
Överst på sidan
Planera att sprida kunskap om processer
Webbplatsanvändarnas kunskaper ökar i takt med att de arbetar med webbplatserna och webbplatsinnehållet. Det finns emellertid risk för att endast enskilda användare tillgodoser sig dessa kunskaper. Genom att använda bloggar och wiki-sidor för att sprida de växande kunskaperna kan du också sprida dem inom organisationen.
En webbplats kan exempelvis ha en wiki-sida med information om ett företagsprojekt eller om hur ett anpassat CRM-system används.
Mer information om bloggar finns i Skapa en blogg.
Mer information om wiki-sidor finns i Skapa och redigera en wiki-sida.
Överst på sidan
Föregående artikel i den här planeringsguiden: Steg 6: Utbilda användarna och ge dem support
Huvudplaneringsartikel: Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag
