Steg 6: Utbilda och ge support åt användare

Det här är den sjätte artikeln i Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag. Den här artikeln handlar om hur du kan ta fram en plan för att utbilda och ge support åt användarna på din webbplats och dina webbplatssamlingar.

I den här artikeln


Vem bör läsa den här artikeln?

Du bör läsa den här artikeln om du är administratör för en webbplatssamling, webbplatsägare eller på annat sätt ansvarig för att hjälpa anställda i ett företag att bli mer effektiva med SharePoint Online för Office 365 för företag. I den här artikeln får du information om några av de viktigaste sakerna att tänka på när du utbildar personer i att använda SharePoint-webbplatser, och du får även information om några av de grundläggande resurserna du kan använda för att bättre kunna utbilda och ge support åt användarna.

Överst på sidan Överst på sidan

Varför är det bra att utbilda och ge support åt användarna?

En utbildningsprocess behöver inte vara utarbetad i detalj för att vara framgångsrik. Att ha en plan i beredskap för att förse användarna med information om SharePoint kan vara ett sätt att försäkra sig om att personerna i organisationen snabbt blir produktiva när de använder den nya webbplatsen eller webbplatssamlingen. När personerna kan använda SharePoint-webbplatsen och kan utnyttja metodtipsen kan du se till att SharePoint-distributionen blir framgångsrik och enkel att hantera.

Överst på sidan Överst på sidan

Identifiera utbildningsbehovet hos användarna

Det första steget när du skapar en utbildningsplan för användarna är att fundera en stund över vilka användarna är, hur de kommer att använda SharePoint Online, och vilka uppgifter de behöver utföra. Som utgångspunkt kan du ställa dig följande frågor om användarna:

  • Vem
  • Vad
  • När
  • Var
  • Hur

I tabellerna nedan finns förslag på en del frågor som du kan använda när du börjar analysera utbildningsbehoven för SharePoint-användarna i organisationen. Listorna med frågor (och vad du bör tänka på för varje fråga) är inte heltäckande, och du kanske upptäcker att fler användbara frågor dyker upp när du arbetar dig genom processen.

Överst på sidan Överst på sidan

Vem

"Vem"-frågor som kan vara bra att ställa om administratörer för webbplatssamlingar, webbplatsägare och webbplatsanvändare Saker du bör tänka på när du planerar utbildningen
  • Vem kommer att använda webbplatsen?
  • Vilka roller har de i företaget?
  • Kommer de ha olika behörighetsnivåer för webbplatsen?
  • Är användarna bekanta med SharePoint?
  • Kommer administratörerna för webbplatssamlingen att vara andra användare än webbplatsägarna? (Du kanske vill utbilda administratörerna för webbplatssamlingen innan du utbildar webbplatsägarna.)
  • Utbildning fungerar bäst när den är målanpassad efter användarna. Om olika grupper inom företaget kommer att använda webbplatsen för olika uppgifter, eller om de kommer att ha behörigheter för olika saker, kan du överväga att erbjuda olika utbildning till olika grupper, så att du kan anpassa utbildningen efter varje grupps specifika behov.
  • Om personerna i företaget redan har erfarenhet av SharePoint-webbplatser kanske du vill att utbildningen främst ska ta upp vad som är nytt och annorlunda (dessa användare kanske till exempel vill ha information om det nya användargränssnittet i menyfliksområdet i SharePoint).
  • Om personerna i företaget inte har använt SharePoint-webbplatser tidigare vill du antagligen förbereda utbildningen så att den omfattar grundläggande information om att arbeta med SharePoint-webbplatser.

Överst på sidan Överst på sidan

Vad

"Vad"-frågor som kan vara bra att ställa om webbplatsanvändarna Saker du bör tänka på när du planerar utbildningen
  • Vilken slags uppgifter eller arbete kommer användarna att utföra på webbplatsen, och vilka funktioner kommer de att behöva använda för att utföra de uppgifterna?
  • Kommer användarna att söka efter och visa information, eller kommer de att lägga till, redigera och ta bort innehåll?
  • Kommer uppgifterna att variera beroende på roll i företaget och behörighetsnivå?
  • När du identifierar vilka uppgifter användarna kommer att utföra på webbplatsen kan du bestämma vilka SharePoint-funktioner de kan tänkas behöva lära sig.
  • Om olika grupper med användare kommer att utföra olika slags uppgifter kan det vara bäst att erbjuda skräddarsydd utbildning för varje grupp.

Överst på sidan Överst på sidan

När

"När"-frågor som kan vara bra att ställa om webbplatsanvändarna Saker du bör tänka på när du planerar utbildningen
  • När kommer användarna behöva använda webbplatsen?
  • Vissa användare kanske behöver utbildas före andra om de kommer att använda webbplatsen före de andra. Dessa användare kan även vara kandidater till att fungera som interna SharePoint-experter som kan hjälp till att utbilda och stötta sina kolleger. Det kan även vara bra att utbilda administratörerna för webbplatssamlingen innan du utbildar webbplatsägarna. Administratörerna för webbplatssamlingen kan vara till hjälp när det gäller att avgöra vilka funktioner som ska vara tillgängliga för andra.
  • Om företaget gradvis anpassar webbplatsen eller lägger till nya lösningar kanske du behöver planera att tillhandahålla utbildning inom specifika områden i olika faser.

Överst på sidan Överst på sidan

Var

"Var"-frågor som kan vara bra att ställa om webbplatsanvändarna Saker du bör tänka på när du planerar utbildningen
  • Var kommer användarna befinna sig när de ansluter till webbplatsen?
  • Var är användarna vana att utföra sitt arbete (till exempel i skrivbordsprogram eller i webbprogram?)
  • Om webbplatsanvändarna kommer att arbeta via fjärranslutning eller när de är ute och reser kanske du behöver konfigurera webbplatsen så att den lämpar sig för mobil åtkomst, och förklara för användarna hur de får åtkomst till den på det sättet.
  • Om du vet att användarna är vana vid speciella verktyg kanske det är lättare att förutse vad som kan verka nytt för dem när det gäller att arbeta med SharePoint-webbplatser.
  • Om användarna är vana att arbeta i Microsoft Office-skrivbordsprogram kanske du vill fokusera på olika sätt som de kan utföra SharePoint-uppgifter på i dessa program.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur

"Hur"-frågor som kan vara bra att ställa om webbplatsanvändarna Saker du bör tänka på när du planerar utbildningen
  • Hur kommer användarna att hantera dokument, samarbeta och spåra projekt?
  • Hur ofta kommer användarna att använda webbplatsen?
  • Hur kan bransch- och företagsprinciper påverka användarna?
  • Dessa frågor kan vara till hjälp om du vill ringa in problem som är specifika för ditt företag eller din bransch, och vill lägga till dessa i utbildningen.
  • Finns det till exempel några företagsprocesser som användarna bör följa när de använder SharePoint-webbplatser?
  • Finns det några regler eller principer som är specifika för företaget, eller för företagets plan att hantera SharePoint, som du vill att användarna ska känna till?
  • Om du till exempel inte vill att användarna ska överföra privata semesterbilder till en gruppwebbplats kan det vara bra att ta med några grundläggande metodtips i utbildningsplanen för SharePoint. Detta kan vara värt att tänka på när det gäller alla organisationens webbplatssamlingar.

Överst på sidan Överst på sidan

När du arbetar dig igenom de här frågorna kan du börja med att försöka klarlägga vilken slags information användarna har behov av, och fundera på ytterligare information som du kan behöva ta med i utbildningen.

Glöm inte "varför?"

När du arbetar dig genom frågorna "vem, vad, när, var och hur" för att identifiera användarnas utbildningsbehov, finns det ytterligare en fråga som det kan vara bra att fundera över, nämligen "Varför?"

Om personerna i företaget inte har använt SharePoint-webbplatser tidigare bör utbildningen bestå av mer än enbart den grundläggande informationen för att utföra uppgifter i SharePoint. Om användarna kommer att använda SharePoint för att utföra arbete som de är vana att göra på ett annat sätt eller med andra verktyg, är det bra att visa fördelarna med att byta till SharePoint Online. Om företagets byte till SharePoint innebär en stor förändring i de anställdas arbetssätt går det att underlätta övergången genom att lägga till viss "förändringshantering" i utbildningen, och på så sätt försäkra sig om att SharePoint-distributionen blir framgångsrik.

Informera om fördelarna

Föreställ dig att du skulle vara i slutanvändarnas eller webbplatsägarnas skor. Målgruppen för utbildningen kanske skulle undra:

  • Varför är det här viktigt för mig?
  • Varför måste jag ändra sättet jag arbetar på?
  • Vad har jag att tjäna på detta?

De flesta personer ser på programvara som ett verktyg de använder för att utföra jobbets "verkliga arbete". De kanske inte är så entusiastiska inför tanken att lära sig programvara enbart för sakens skull. De kanske däremot är intresserade av att lära sig nya sätt att utföra sitt jobb enklare eller mer effektivt.

När du kommunicerar med personer i företaget om bytet till SharePoint är det bra att fokusera på potentiella fördelar. Förklara för dem hur deras arbete skulle se ut i det nya systemet, och vilka effektivitetsfördelar de kan förvänta sig i jämförelse med om de skulle fortsätta med sina gamla verktyg och processer.

Introducera tekniken med hjälp av arbetsscenarier

Ett sätt att lyckas med SharePoint-distributionen är att bygga utbildningen på bekanta arbetsscenarier. Använd de uppgifter eller affärsprocesser som målgruppen är bekanta med, som ett sätt att dra målgruppen mot funktionsspecifik information.

Om personerna i företaget exempelvis kommer att använda dokumentbibliotek för att hantera reserapporter som de tidigare sparat på en filserver eller hanterat via e-post, kan du presentera ämnet dokumentbibliotek genom att säga "Nu ska vi prata om ett nytt sätt att hantera reserapporter på". Det kan vara ett sätt att få användarna mer intresserade än om du säger "Nu ska vi prata om att överföra dokument till ett dokumentbibliotek".

Överst på sidan Överst på sidan

Samla in resurser och information

När du har identifierat vilka slags uppgifter användarna kommer att utföra kan du ringa in vilket slags funktionsspecifikt innehåll de kan behöva.

Överst på sidan Överst på sidan

Hitta SharePoint-innehåll åt användare

Ta med organisationsspecifik information och tips

Om du skapar bildpresentationer, åhörarkopior eller annat formellt utbildningsmaterial kan det vara bra att ta med information om regler, processer och metodtips som företaget tillämpar för användningen av SharePoint-webbplatser. Uppsättningen med principer, roller, ansvarsområden och processer som du fastställer för att avgöra hur personerna i gruppen ska använda SharePoint kallas ofta för hanteringsmodell.

En hanteringsmodell omfattar ofta avsnitt som:

  • Skapa webbplatser
  • Behörighetshantering
  • Informationsarkitektur
  • Webbplatslivscykel och avslutande
  • Lagringsgränser
  • Klassificering av information
  • Anpassning
  • Dataskydd
  • Navigering
  • Söka
  • Roller och ansvarsområden för underhåll av webbplatsen

Vissa av dessa frågor kanske redan är fastställda, till exempel hur mycket lagringsutrymme du har för webbplatsen och vilken slags anpassning du kan göra för att ändra på utseendet och stilen på webbplatsen. Andra frågor kanske inte är relevanta, beroende på hur komplexa dina webbplatser är, och på hur många personer som använder dem. Men även om du inte behöver fatta beslut om dessa frågor, kan det vara bra att veta vilka beslut som har fattats, så att du kan informera webbplatsanvändarna och -ägarna och vidta rätt åtgärder.

Om du införlivar hanteringsmodellen direkt i utbildningen blir det lättare att se till att användarna känner till och följer riktlinjerna och principerna.

Överst på sidan Överst på sidan

Utbilda utbildarna först

Medan du (eller en liten grupp i organisationen) kanske är formellt ansvariga att tillhandahålla utbildning och support om SharePoint, behöver du inte göra det helt själv. Det kan vara bra att skapa ett nätverk med människor inom organisationen som är intresserade av att utveckla sina expertkunskaper om SharePoint och ge hjälp och stöd till sina kolleger. Genom att utveckla ett nätverk med interna SharePoint-experter kan du uppmuntra användningen av SharePoint och ge stöd till användarna.

Hur identifierar du då dessa personer? Bra kandidater kan vara personer som driver eller äger webbplatser, eller så kan det vara personer som är ansvariga för hanteringen av vissa processer som flyttas till SharePoint. Dessa personer blir troligen grundpelarna när du implementerar och underhåller hanteringsmodellen.

Planera att utbilda dina utbildare först. Det är också bra att utbilda administratörerna för webbplatssamlingen innan du utbildar webbplatsägarna. Administratörerna för webbplatssamlingen kan vara till hjälp när du ska avgöra vilka funktioner som ska vara tillgängliga för användarna. Informera utbildarna om organisationens planer för SharePoint och hjälp dem att förstå hanteringsmodellen. Hjälp dem också att skaffa sig kunskaper om SharePoint-användning. När nätverket med interna SharePoint-experter har implementerats kan du införliva dem med din utbildningsstrategi. De kan hjälpa dig att utbilda på grupp- eller avdelningsnivå, och de kan fungera som en resurs för kolleger som behöver personlig utbildning om hur vissa uppgifter utförs.

Överst på sidan Överst på sidan

Sätta bollen i rullning: Utbilda användare och håll dig uppdaterad

Hur du väljer att faktiskt tillhandahålla utbildning till personerna i företaget beror mycket på såväl företagets storlek som kultur, samt andra faktorer, till exempel tillgänglig tid och tillgängliga resurser.

Utbildningsformat kan se ut på många olika sätt:

  • formell klassrumsutbildning med praktiska övningar
  • presentationer
  • demonstrationer i små grupper
  • inläsning och utbildning på egen hand
  • inlärning på jobbet

Det mest flexibla och effektiva sättet att utbilda och ge support åt användarna kan vara att erbjuda en kombination av dessa metoder:

Venndiagram för utbildningsalternativ

Beräkna att starta utbildningsprocessen genom att ha ett formellt möte med alla användare (om det är möjligt), där du kan visa SharePoint-webbplatserna och fokusera på nyckelområden och lösningar. Se mötet som en möjlighet till inspiration och fokusera på några av de fördelar som användarna kan uppleva. På mötet kan du informera användarna om vilken slags utbildningsuppföljning som är planerad under de kommande dagarna, veckorna eller månaderna.

Följ upp det första mötet med små gruppdemonstrationer med vissa team eller grupper med användare (gruppera ihop användare med liknande utbildningsbehov utifrån jobbroll eller behörighetsnivå). De relevanta interna SharePoint-experterna som du har utsett kan delta vid eller leda demonstrationerna.

Skapa en metod för daglig support. Interna SharePoint-experter kanske kan svara på frågor under "kontorstid" eller utvalda tider, eller kanske finnas till hands under själva arbetet. Fundera även på att skapa en SharePoint-diskussionslista där användarna kan publicera frågor och svar.

Uppmuntra slutligen användarna att använda onlineresurserna på Office.com om de vill ha instruktionsartiklar eller detaljerad funktionsinformation. Många av dessa resurser kan enkelt skrivas ut som snabbreferenser. Om du tror att användarna är intresserade av utbildning på egen hand är många av utbildningskurserna för Microsoft SharePoint Server 2010 även tillgängliga för SharePoint Online.

Överst på sidan Överst på sidan

Föregående artikel i den här planeringsguiden: Steg 5: Skapa och anpassa webbplatsen som riktar sig till allmänheten

Nästa artikel i den här planeringsguiden: Steg 7: Planera att övervaka och underhålla webbplatssamlingar och webbplatser

Huvudplaneringsartikel: Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag

 
 
Gäller:
SharePoint Online för stora företag