Det här är den tredje artikeln i Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag. Den här artikeln tar upp hur du kan planera innehåll för SharePoint Online-webbplatser.
I den här artikeln
Vem bör läsa den här artikeln?
Du bör läsa den här artikeln om du är administratör för en webbplatssamling, webbplatsägare eller någon som på annat sätt är ansvarig för att planera innehållet på webbplatser för SharePoint Online för Microsoft Office 365 för företag. I den här artikeln vägleds du genom några viktiga punkter för planering av struktur och innehåll för webbplatserna.
Överst på sidan
Vilken typ av innehåll kommer du att ha på webbplatser?
Det är bra om webbplatsägare planerar lite för innehållet som kommer att finnas på webbplatserna. Målet för den här innehållsplaneringen är att fastställa följande:
- Vilka innehållstyper du vill skapa
- Vilka typer av metadata (webbplatskolumner) du vill associera med innehållstyper
- Vilka typer av termuppsättningar du vill skapa och vilka kolumner för hanterade metadata du vill associera med innehållstyper
- Vilka typer av informationshanteringsprinciper du vill konfigurera för innehållstyper
- Vilka typer av listor eller bibliotek du vill skapa på webbplatser för att ordna innehåll
Organisationen kanske vill utföra den här typen av planering på ett centraliserat sätt (särskilt för innehållstyper). I många fall behöver du samordna nära med administratören för webbplatssamlingen samt SharePoint Online-tjänstadministratören, eftersom besluten som fattas under innehållsplaneringen kan kräva att de konfigurerar specifika funktioner i SharePoint Online Administration eller på webbplatssamlingsnivå.
Behöver du definiera innehållstyper?
Innehållstyper gör att webbplatsanvändare snabbt kan skapa särskilda typer av innehåll med kommandot Nytt objekt eller Nytt dokument i en lista eller ett bibliotek. Innehållstyper är användbara eftersom de gör det möjligt för webbplatsägare att se till att innehåll är enhetligt på olika webbplatser. Innehållstyper gör det även möjligt för en lista eller ett bibliotek att innehålla flera objekttyper eller dokumenttyper. Webbplatsägare kan förkonfigurera specifik information om innehållet när de konfigurerar innehållstyper för en webbplats, en lista eller ett bibliotek.
Webbplatsägare kan definiera innehållstyper för listobjekt, dokument eller mappar. I SharePoint Online för Office 365 för företag kan inställningarna för en innehållstyp ange följande:
- De kolumner (metadata) som du vill tilldela till objekt av den här typen (inklusive kolumner för hanterade metadata).
- De anpassade formulären Nytt, Redigera och Visa som kan användas med den här innehållstypen.
- De arbetsflöden som är tillgängliga för objekt av den här innehållstypen.
- De anpassade lösningar eller funktioner som associerats med objekt av den här innehållstypen.
- De informationshanteringsprinciper som associerats med objekt av den här innehållstypen.
- Dokumentinformationspanelen, som visas i kompatibla Microsoft Office-program för objekt av den här innehållstypen.
- Dokumentmallen för nya objekt av den här typen (endast dokumentinnehållstyper).
Det kan vara praktiskt att definiera innehållstyper för visst innehåll om innehållet uppfyller några av följande kriterier:
| Om det här är sant: |
Innehållstyper kan vara användbara på följande sätt: |
| Du har specifika typer av dokument som har ett standardiserat format eller syfte och du vill att de ska vara enhetliga i organisationen. |
Konfigurera webbplatsinnehållstyper för de här typerna av dokument på webbplatsen på översta nivån i webbplatssamlingen så att de är tillgängliga för användning på alla underwebbplatser. På så sätt skapar alla användare i organisationen de här dokumenten på enhetliga sätt. |
| Du har specifika mallar som måste användas för specifika typer av dokument. |
Lägg till de här dokumentmallarna i de relevanta innehållstyperna så att alla nya dokument som skapas utifrån innehållstypen använder mallen. |
| Det finns en standarduppsättning med information som du vill spåra för specifika typer av dokument eller objekt. |
Lägg till kolumner i innehållstypen för att spåra den här informationen. Om någon av informationen är särskilt viktig kan du ange att de kolumnerna är obligatoriska. Du kan även ange standardvärden för specifika kolumner när du konfigurerar innehållstypen. |
| Det finns en definierad affärsprocess för hur specifika typer av dokument alltid hanteras eller granskas. |
Det kan vara bra att konfigurera arbetsflöden för specifika innehållstyper. Du kan använda arbetsflöden för att hantera affärsprocesser, till exempel granskning eller godkännande av dokument. |
När du har identifierat innehåll som du vill skapa innehållstyper för bör du fundera på var du vill definiera innehållstyper. Om du definierar webbplatsinnehållstyper på webbplatsen på översta nivån i webbplatssamlingen blir de tillgängliga för återanvändning i listor och bibliotek på alla underwebbplatser till webbplatsen på översta nivån. Enskilda webbplatsägare kan även definiera webbplatsinnehållstyper för sina webbplatser, men de innehållstyperna blir bara tillgängliga för användning i listor och bibliotek på den webbplatsen och eventuella webbplatser under den. Du kan även dela innehållstyper mellan SharePoint Online-webbplatssamlingar genom att utse en specifik webbplats till nav för innehållstyppublicering. Med innehållstyppublicering kan organisationer hantera innehåll och metadata konsekvent över sina webbplatser eftersom innehållstyperna skapas och uppdateras centralt, och uppdateringar kan publiceras till flera prenumerantwebbplatssamlingar.
När du planerar innehållstyper kan det vara praktiskt att skapa ett kalkylblad eller en tabell som registrerar den information som du vill ta med när du definierar innehållstyper. Du kan till exempel börja med att skapa något grundläggande som tabellen nedan och sedan anpassa den så att den innehåller ytterligare information som det kan vara praktiskt att spåra, till exempel de webbplatser eller grupper som kommer att använda innehållstyperna:
| Ny innehållstyp |
Överordnad innehållstyp |
Kolumner |
Dokumentmall |
Arbetsflöden |
Informationshanteringsprinciper |
| Ange namnet på den innehållstyp du vill skapa. |
Ange den överordnade innehållstyp utifrån vilken den ska skapas. |
Ange den nya eller befintliga kolumn du vill lägga till i innehållstypen. |
Ange om en dokumentmall kommer att associeras med innehållstypen. |
Ange om arbetsflöden kommer att associeras med innehållstypen. |
Ange vilka informationshanteringsprinciper som kan gälla för den här innehållstypen. |
Mer information om hur du arbetar med innehållstyper finns i avsnitten Innehållstyper i SharePoint Online-hjälpen.
Överst på sidan
Vilka typer av dokumentbibliotek eller listor vill du skapa?
Utöver att fundera på innehållstyper kan det vara bra att tänka på vilka andra typer av information som kommer att lagras på webbplatser eller vilka typer av uppgifter personer i organisationen vill använda webbplatser för att hantera. Det hjälper dig att planera vilka olika typer av listor eller bibliotek du vill lägga till på webbplatser för att komma igång.
Du behöver inte skapa alla listor eller bibliotek som du eventuellt kommer att behöva någon gång direkt. Webbplatsägare kommer att lägga till och ta bort nya listor och bibliotek med tiden, i och med att verksamhetens behov förändras. Men om du planerar hur du vill anpassa innehållet på webbplatserna kan du se till att de blir användbara för användare direkt.
SharePoint Online innehåller listor och bibliotek som är användbara för en rad affärsändamål, från dokumentlagring och -hantering till projekthantering och -spårning till kommunikation. Du kan använda några eller alla element på en webbplats eller samla ihop specifika typer av listor och bibliotek på olika webbplatser till webbplatser med särskilda funktioner, till exempel dokumenthantering eller projekthantering.
| Om du vill använda webbplatser för att göra följande: |
Kan det vara bra att skapa något av följande: |
| Lagra, hantera och samarbeta med dokument eller filer |
- Resursbibliotek
- Dataanslutningsbibliotek
- Dokumentbibliotek
- Formulärbibliotek
- Rapportbibliotek
- Presentationsbildbibliotek
- Wiki-sidbibliotek
- Bildbibliotek
|
| Förmedla information |
- Listan Meddelanden
- Kontaktlistor
- Diskussionstavla
- Listan Länkar
|
| Följa upp projekt, information, ärenden eller åsikter |
- Listan Länkar
- Kalender
- Listan Ärendeuppföljning
- Listan Projektaktiviteter
- Undersökning
- Statuslista
|
| Definiera specialiserade listor (till exempel om du vill återskapa listor som du för närvarande hanterar i Excel och dela dem på ett centraliserat sätt) |
- Anpassad lista
- Anpassad lista i databladsvy
- Importera kalkylblad
|
Överst på sidan
Hur kommer användare att hitta och öppna innehåll?
Avsätt lite tid till att planera hur webbplatsanvändare kommer att hitta och använda innehållet på SharePoint Online-webbplatserna. Den här typen av planering gör det lättare att fatta beslut om hur du ska konfigurera både navigering och sökning för gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser.
Vilka webbplatser vill du ta med i den globala navigeringen?
När du planerar navigeringen kan det vara praktiskt att skapa ett diagram över webbplatserna i webbplatshierarkin. Om du redan har skapat ett diagram när du planerade webbplatser kan du börja med det diagrammet och ändra det. Ta med alla underwebbplatser till gruppwebbplatsen. Det kan även vara bra att ta med viktiga listor eller bibliotek som finns på gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser. Det gör det enklare att snabbt identifiera viktiga platser som webbplatsanvändare kan vilja hitta om de börjar på startsidan på webbplatsen på översta nivån.
På SharePoint-webbplatser innehåller det övre länkfältet det som kallas global navigering. Det här övre länkfältet visas längst upp på alla sidor på webbplatsen, under webbplatsrubriken.
Som standard använder varje webbplats ett eget unikt övre länkfält, men du kan ange att webbplatser ska ärva det övre länkfältet från den överordnade webbplatsen så att navigeringen är enhetlig på alla webbplatser. Du kan konfigurera vilka webbplatser som ska visas i det övre länkfältet. Du kan även anpassa det övre länkfältet så att det innehåller länkar till valfri URL, om du vill integrera länkar till externa resurser i navigeringen på webbplatsen. Om du vill lägga till, ta bort eller ordna om länkarna i ett övre länkfält använder du sidan Övre länkfält i Webbplatsinställningar för webbplatsen.
Fundera på hur en användare kommer att hitta innehåll från startsidan på webbplatsen på översta nivån. Om du har många underwebbplatser i webbplatssamlingen kanske du inte vill att alla ska visas i det övre länkfältet eftersom det kan bli överväldigande för webbplatsanvändare. Men du vill inte heller att viktiga webbplatser eller innehåll ska vara omöjligt att upptäcka. Använd diagrammet för webbplatshierarki för att identifiera de viktiga webbplatser som ska visas i den globala navigeringen.
Överst på sidan
Hur kommer användare att navigera på webbplatser?
Förutom det övre länkfältet innehåller webbplatser även navigeringselement till vänster på sidan. Bland de här navigeringselementen finns Snabbstart och trädvyn.
Normalt innehåller Snabbstart länkar som är specifika för den aktuella webbplatsen, och den kan användas för att framhäva det innehåll som är viktigast.
Precis som med det övre länkfältet kan du anpassa Snabbstart genom att lägga till eller ta bort länkar till listorna och biblioteken på webbplatsen. Du kan även gruppera länkar under anpassade rubriker. Om du väljer att alla underwebbplatser ska ärva den globala navigeringen är det viktigt att webbplatsägare anpassar navigeringen i Snabbstart, eftersom det kommer att vara det primära sättet för användare att hitta innehåll på en webbplats när de kommer dit. Om du väljer att underwebbplatser inte ska ärva den globala navigeringen från webbplatsen på översta nivån kan användare använda både det övre länkfältet och Snabbstart på en underwebbplats för att hitta innehåll på den.
Med trädvynavigering visas webbplatsinnehåll, till exempel listor, bibliotek och webbplatser, nedanför den aktuella webbplatsen i en hierarki. Det är vanligt att trädvynavigering visas till vänster på varje sida på en webbplats. Som standard är trädvynavigering inaktiverat.
Om du vill att webbplatsinnehållet ska visas hierarkiskt kan du välja att trädvyn ska visas för webbplatsens användare. Om du vill aktivera trädvyn för en webbplats använder du sidan Trädvy i Webbplatsinställningar för webbplatsen.
Mer information om hur du konfigurerar navigering finns i avsnitten Navigering i SharePoint Online-hjälpen.
Överst på sidan
Hur kommer användare att navigera i listor eller bibliotek?
Om du planerar att använda de funktioner för hanterade metadata som finns i SharePoint Online för att skapa termuppsättningar, som webbplatsdeltagare kan använda för att märka upp innehåll med hanterade termer, har du ytterligare alternativ för att göra det lättare att hitta innehåll på webbplatser. Du kan konfigurera metadatanavigering så att det blir enklare för användare att hitta innehåll i stora listor och bibliotek. Med metadatanavigering kan användare dynamiskt filtrera och hitta innehåll i listor och bibliotek genom att använda en kontroll för navigeringshierarkiträd för att tillämpa olika metadatabaserade filter för vyn. Tangentfilter kan användas i kombination med navigeringshierarkin för att förfina listan med objekt som visas.
Mer information om hur du konfigurerar metadatanavigering eller arbetar med hanterade metadata finns i avsnitten Hanterade metadata i SharePoint Online-hjälpen.
Överst på sidan
Vad bör du tänka på när du planerar sökning?
Det är mer troligt att användarna vill använda SharePoint Online när de enkelt kan hitta den information de behöver.
Hur innehåll blir tillgängligt i sökningar
Söktjänsten är schemalagd att crawla SharePoint Online-innehåll var femte minut. När ett objekt läggs till på en SharePoint Online-webbplats tar det ett tag innan det indexeras och returneras i sökresultat. Hur lång tid det tar beror på aktuella användaraktiviteter. Aktiviteter som webbplatsmigrering, uppgraderingar och underhåll ökar belastningen för indexeringsjobbet. Nya innehållsobjekt bör vanligtvis visas i sökresultatet inom en timme
Förbättra sökresultaten
Det finns flera saker som du kan göra som webbplatsägare för att förbättra sökningen för användarna. Vissa innehållshanteringsfunktioner som tas upp i den här artikeln, t.ex. innehållstyper och hanterade metadata, kan göra det enklare att hitta innehåll vid en sökning. Du kan också konfigurera särskilda sökrelaterade inställningar som förbättrar sökningarna. Du kan till exempel konfigurera sökomfattningar och konfigurera nyckelord och bästa val. Du kan också välja att ta bort särskilda webbplatser eller listor och bibliotek från sökresultatet så att innehåll på dessa platser inte visas i sökresultatet. Detta kan vara praktiskt om du vill ta bort känsligt eller föråldrat innehåll från sökresultatet.
Sökomfattningar En sökomfattning definierar en delmängd av informationen i sökindexet. Om du till exempel har en webbplatssamling med många webbplatser kan du skapa en sökomfattning för sökrutan på webbplatser som gör att användarna kan begränsa sökningen till en viss plats eller en viss uppsättning med innehåll.
Normalt sett omfattar sökomfattningar särskilda ämnen och innehållskällor som är viktiga och gemensamma för användare inom företaget. Du kan till exempel skapa en sökomfattning för alla objekt som rör ett visst projekt eller för alla objekt som rör en specifik grupp i organisationen, till exempel gruppen Ekonomi eller Marknadsföring. Du kan också skapa en sökomfattning som inkluderar flera andra omfattningar.
Nyckelord och Bästa val Ett annat sätt att hjälpa användare att hitta innehåll är att använda nyckelord och bästa val. Du kan framhäva viktig information i sökresultat för webbplatsens användare genom att använda nyckelord och bästa val. När en användare anger ett förkonfigurerat nyckelord i sökrutan markeras de bästa valen med en gul stjärna 
och de visas på framstående plats längst upp på den centrala sökresultatsidan. Nyckelord kan användas i frågor från sökrutan.
Nyckelord och bästa val lagras i egna databastabeller så att de börjar gälla med en gång. Genom att definiera ofta använda söktermer som nyckelord kan du tillhandahålla en standardordlista med namn, processer och koncept som utgör en del av den "kunskapsbank" som medlemmarna i en organisation har tillgång till.
Du kan till exempel vilja hänvisa nyanställda till en webbplats med information om hur de ska hitta utbildningar om verktyg och processer. Du kan då definiera nyckelordet "utbildning" eller namnen på era interna verktyg med URL:en till webbplatsen där informationen finns. Varje gång en nyanställd söker efter namnet på verktyget eller ordet "utbildning" kommer rätt webbplats att visas som bästa val längst upp i sökresultaten.
Styra vilket innehåll som är sökbart
Om det finns särskilda webbplatser, listor eller bibliotek som innehåller innehåll som du vill utesluta från sökresultatet kan du göra det genom att ta bort dessa platser från sökningen. Mer information om hur du styr vilket innehåll som är sökbart finns i artikeln Göra innehåll sökbart.
Mer information om de övriga sökfunktionerna som tas upp här finns i artiklarna om sökning i SharePoint Online-hjälpen.
Överst på sidan
Vad behöver användare göra med innehåll?
Det är bra att ta med specifika frågor om scenarier för innehållsanvändning i innehållsplaneringen eftersom de här frågorna hjälper dig att fastställa hur du kan behöva konfigurera specifika webbplatser, listor eller bibliotek, samt vilka funktioner webbplatsanvändare kan behöva använda i samband med innehåll.
Det är också en bra idé att gå igenom programvarukraven för Office 365 för företag så att du kan förutse om särskilda användare i organisationen kommer att få problem när de arbetar med SharePoint Online-innehåll baserat på konfigurationen på deras lokala datorer. Användarna måste till exempel ha Microsoft Office 2007 Service Pack 2 (SP2) eller Microsoft Office 2010 installerat på datorn för att kunna öppna eller skapa dokument på en SharePoint Online-webbplats.
| Frågor att utforska: |
Att tänka på vid innehållskonfiguration: |
| Behöver du spåra versioner av specifika typer av dokument eller listobjekt? |
- Du kan aktivera versionshantering för de listorna eller biblioteken.
- Du kan kräva att dokument eller objekt ska checkas ut innan de ändras
|
| Kommer webbplatsanvändare att behöva kunna arbeta eller samarbeta samtidigt med specifika typer av dokument? |
- Du kan aktivera samtidig redigering för relevanta bibliotek för att underlätta samarbete.
|
| Behöver specifika typer av innehåll godkännas innan de blir tillgängliga? |
- Du kan aktivera godkännande av innehåll för bibliotek eller använda arbetsflöden för att hantera godkännande.
|
| Hör vissa typer av dokument till specifika affärsprocesser eller mänskliga arbetsflöden? |
- Du kan skapa eller konfigurera arbetsflöden för de innehållstyper som används för de här dokumenten eller för de bibliotek där de här dokumenten finns.
|
| Kommer du att använda listor för att driva eller hantera processer? |
- Du kan skapa eller konfigurera listbaserade arbetsflöden för processer, till exempel ärendeuppföljning och -hantering.
|
| Kommer webbplatser att innehålla känsligt innehåll som måste begränsas från allmän åtkomst? |
- Du kan skapa specifika webbplatser eller bibliotek som konfigureras med unika behörigheter för att lagra känsligt innehåll.
- Du kan konfigurera behörighet på objektnivå om behovet av att begränsa åtkomst till innehåll är minimalt.
- Du kan använda målgruppsanpassning om du vill visa olika innehåll för olika användare.
- Fundera på om vissa listor eller bibliotek ska uteslutas från sökindexeringen.
|
| Behöver användare få uppdateringar om innehållsändringar? |
- Fundera på att aktivera RSS för viktiga listor och bibliotek.
|
| Kommer användarna att publicera Microsoft Access-databaser på webbplatserna? |
- Du kanske måste kontrollera att Access Services är aktiverat och konfigurerat för webbplatsen.
|
| Kommer användarna att publicera Microsoft Excel-arbetsböcker på webbplatserna? |
- Du kanske måste kontrollera att Excel Services är aktiverat och konfigurerat för webbplatsen.
|
| Kommer användarna att publicera Microsoft Visio-diagram som webbritningar? |
- Du kanske måste kontrollera att Visio Services är aktiverat och konfigurerat för webbplatsen.
|
| Kommer användarna att skapa formulärbaserade lösningar? |
- Du kanske måste kontrollera att InfoPath Form Services är aktiverat och konfigurerat för webbplatsen.
|
Överst på sidan
Hur ska innehåll hanteras under sin livscykel?
När du planerar innehållet på webbplatserna ska du tänka på livscykeln för det här innehållet. Det omfattar följande:
- Hur eller varför lär innehåll troligtvis skapas? Skapas det till exempel som stöd för formella leveranser, eller under det dagliga arbetet och samarbetet?
- Hur länge behöver användarna ha åtkomst till det?
- Hur mycket växer det eller ändras under användning?
- När finns det inte längre ett aktivt behov av innehållet?
- Vad ska ske när inget aktivt behov av innehållet finns?
- Finns det affärs- eller regelrelaterade anledningar till att visst innehåll kanske måste bevaras längre än den period då det används aktivt?
Dina svar på de här frågorna hjälper dig att planera och övervaka lagring, och de hjälper dig även att planera för sådant som du kanske behöver för att implementera lokal arkivhandlingshantering, till exempel förfalloprinciper.
Mer information finns i ämnena Hantering av arkivhandlingar och regelefterlevnad i hjälpen till SharePoint Online.
Överst på sidan
Tidigare artiklar i den här planeringsguiden: Steg 2: Planera webbplatser och hantera användare
Nästa artikel i den här planeringsguiden: Steg 4: Planera anpassningar och lösningar
Huvudplaneringsartikel: Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag
