Steg 1: Planera hanteringen av SharePoint Online med Administrationscenter

Det här är den första artikeln i Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag. I den här artikeln går vi igenom hur du planerar din organisations interna webbplatssamlingar samt praktiska funktioner som du kanske vill implementera för webbplatssamlingarna. Artikeln tar även upp viktiga saker som du bör tänka på innan du skapar en offentlig webbplats.

I den här artikeln


Vem riktar sig den här artikeln till?

När din organisation och användarna har registrerat sig för SharePoint Online för Microsoft Office 365 för företag får organisationen en URL för hanteringen av SharePoint Online-implementeringen. Den person som använder den här URL:en för att komma åt SharePoint Online-administrationsanvändargränssnittet kallas för SharePoint Online-administratören. Om du har tilldelats den här rollen eller om du planerar att implementera SharePoint Online kan du hitta användbar information i det här dokumentet. Ibland kan det vara bra att involvera andra i organisationen i planeringen av SharePoint Online-distributionen för att fatta beslut om funktioner, behörigheter och administrationen av webbplatser och webbplatssamlingar.

Överst på sidan Överst på sidan

Vad gör SharePoint Online Service-administratören?

SharePoint Online Service-administratören kan:

  • Skapa, ta bort och återskapa webbplatssamlingar
  • Bevilja åtkomst till administratörer för webbplatssamlingar
  • Bevilja externa användare och supportpartners åtkomst
  • Tilldela och övervaka lagringsutrymmet för webbplatssamlingar
  • Planera för flerspråkiga webbplatser
  • Skapa användarprofiler och konfigurera Mina webbplatser
  • Konfigurera InfoPath Forms Services för organisationen
  • Konfigurera och hantera hanterade metadata

En del av dessa åtgärder kräver viss eftertanke och planering. Avsikten med det här dokumentet är att hjälpa dig med detta.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för partnerlösningar

I inledningsfasen till planeringen bör du fundera på om din organisation har några särskilda affärsbehov som kräver att tjänster eller program från tredje part används för anpassning till SharePoint Online. Organisationen kanske till exempel behöver migrera en stor mängd innehåll eller ett stort antal användare till SharePoint Online-webbplatsen, eller så har du kanske affärsprocesser som kräver stöd för e-postaktiverade listor. Om du tror att organisationen har behov av tjänster eller program från tredje part kan du utforska tjänsterna och programmen från Microsofts partner på Microsoft Office 365 Marketplace. Här kan du hitta experter som hjälper dig att distribuera i molnet eller att skräddarsy Microsoft Office 365 efter dina behov. Det är en bra idé att utforska tillgängliga tredjepartstjänster i början av planeringsprocessen.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera att skapa och hantera webbplatssamlingar

Med SharePoint Online Administrationscenter kan du skapa och hantera webbplatssamlingar på ett och samma ställe, men det är viktigt att du planerar i förväg för att bestämma hur du vill implementera webbplatssamlingarna innan du skapar dem.

En webbplatssamling är en grupp webbplatser med samma ägare och gemensamma administrationsinställningar, t.ex. behörigheter. När du skapar en webbplatssamling skapas automatiskt en webbplats på den högsta nivån i webbplatssamlingen. Därefter kan du skapa en eller flera underwebbplatser under webbplatsen på den högsta nivån.

Webbplatser på den högsta nivån och underwebbplatser stöder olika nivåer av kontroll över funktioner och inställningar på webbplatserna. Tack vare den här hierarkin kan användarna ha en huvudarbetswebbplats för hela gruppen plus enskilda arbetswebbplatser och delade webbplatser för sidoprojekt. Du kan skapa separata webbplatssamlingar för olika avdelningar eller för externa webbplatser. Hur du bestämmer dig för att avdela webbplatssamlingarna beror på organisationens storlek och behov.

Börja med att tänka igenom vilken typ av webbplatser och webbplatssamlingar som organisationen behöver genom att besvara frågorna nedan.

Bestäm följande: För att göra följande:
Vilken typ av innehåll ska lagras på webbplatserna? Fastställ vilka grupper i organisationen som använder liknande innehållstyper eller webbplatsmallar. Mer information om hur du planerar webbplatsmallar finns i avsnittet Bestämma vilken webbplatsmall som ska användas för webbplatssamlingen i den här artikeln.
Hur mycket lagringsutrymme behövs för varje webbplatssamling? Fastställ hur många webbplatssamlingar du behöver eller kan ha. Du kanske kan komma fram till antalet baserat på den aktuella filserveranvändningen eller typen av innehåll som ska finnas i webbplatssamlingen. Information om hur du ändrar lagringen för webbplatssamlingar finns i avsnittet Ändra lagrings- och resursanvändningskvoter för webbplatssamlingar i SharePoint Online-hjälpen.
Finns det avdelningar eller grupper som kräver separata data? Skapa separata webbplatssamlingar. Du beviljar exempelvis olika behörigheter för personal- och marknadsföringsrelaterad information.
Ska organisationen ha en offentlig webbplats? Välj ett domännamn och köp det eller använd standarddomännamnet från Office 365. Mer information finns i avsnittet Konfigurera en offentlig webbplats i SharePoint Online-hjälpen.
Behöver du stöd för flera språk? Välj rätt språk när du skapar webbplatssamlingen. Mer information om hur du planerar för webbplatser med flera språk finns i avsnittet Planera att använda flera språk för webbplatser längre fram i den här artikeln.
Ska användarna ha en egen Min webbplats eller inte. Planera implementeringen av Mina webbplatser. Mer information om hur du planerar för Mina webbplatser finns i Planera för Mina webbplatser längre fram i den här artikeln.
Huruvida du vill skapa och hantera anpassade formulär eller implementera dem i arbetsflöden. Planera implementeringen av InfoPath Forms Services. Mer information finns i Planera för InfoPath Forms Services längre fram i den här artikeln.
Ska du använda hanterade metadata? Fastställa vem som ska ansvara för upprättandet av organisationens terminologi. Mer information om hur du planerar för hanterade metadata finns i Planera användning av hanterade metadata längre fram i den här artikeln.

Administration syftar på en uppsättning principer, roller, ansvarsområden och processer som vägleder, styr och kontrollerar hur användarna i organisationen samarbetar för att uppnå affärsmål. Dessa mål fokuserar på administrationen av programvara och tjänster, programadministration och anpassade lösningar samt hanteringen av innehållet och informationen som lagras av användare i dessa tjänster. När du planerar webbplatssamlingarna bör du även ta fram en plan för hur de ska administreras.

När du planerar webbplatssamlingarnas struktur och administration bör du ha dessa frågor i åtanke.

Bestäm följande: För att skapa följande:
Ökar webbplatssamlingarnas struktur organisationens effektivitet? En effektiv webbplatssamling består av grupper med enskilda användare och team med gemensamma mål.
Är strukturen sådan att kraven på efterlevnad, integritet och säkerhet kan uppfyllas? En säker webbplats som är öppen för de som behöver informationen, men där informationen inte är tillgänglig för obehöriga.
Vilken typ av åtkomst behöver användarna till innehållet? En behörighetsmodell för läsåtkomst, skrivåtkomst eller båda.
Måste användare utanför företaget ha åtkomst? Behörighet för externa användare bara till de webbplatssamlingar som kräver det. Om du vill ha mer information om hur du ger externa användare åtkomst till dina webbplatser kan du läsa avsnittet Dela en webbplats med externa användare i hjälpen till SharePoint Online.
Vem ska kunna skapa och hantera webbplatserna i webbplatssamlingen? En plan för välunderhållna webbplatser.
Vilka funktioner ska vara tillgängliga för användare? Platser för särskilda åtgärder och program, t.ex. begränsade (sandbox) lösningar.
Är innehållet från sökresultat relevant för de som använder webbplatssamlingen? En webbplatssamling där innehållet är användbart för de som använder webbplatsen.
Hur omfattande anpassningar vill du tillåta? En lösning som är lätt att hantera och uppgradera.

Om du vill ha svar på frågorna ovan läser du planeringsguiderna och även SharePoint Online-hjälpartiklarna om behörighetshantering. Det är viktigt att du förstår vilken typ av åtkomst som du vill ge både externa och interna användare innan du konfigurerar miljön.

SharePoint Online-administratören bör samarbeta med andra i organisationen för att besvara dessa frågor innan han eller hon skapar webbplatssamlingar och tillåter att webbplatser skapas. Administratören kan:

  • Skapa, ta bort och återskapa webbplatssamlingar
  • Ange kvoter för webbplatssamlingar
  • Skapa en offentlig webbplats
  • Bevilja behörigheter till administratörer för webbplatssamlingar
  • Bestämma om externa användare ska ha åtkomst till webbplatssamlingar
  • Konfigurera övriga funktioner som nämns i den här artikeln

På längre sikt kan det göra stor skillnad att planera implementeringen av webbplatserna i förväg. Mer information om hur du planerar webbplatser och webbplatssamlingar finns i Steg 2: Planera webbplatser och hantera användare i den här guiden.

Överst på sidan Överst på sidan

Bestämma vilken webbplatsmall som ska användas för webbplatssamlingen

När du skapar en webbplatssamling eller webbplatser i en webbplatssamling kan du välja att använda en webbplatsmall. En webbplatsmall innehåller redan listor, bibliotek, sidor och andra element eller funktioner som uppfyller behoven i en organisation. När du skapar en ny webbplatssamling eller webbplats baserat på en mall kan du börja använda den direkt eller anpassa webbplatsen så att den uppfyller behoven för ditt team, ett evenemang eller för den större organisationen.

Det är viktigt att du tänker igenom hur du vill använda webbplatserna innan du skapar webbplatssamlingen eftersom varje webbplats ärver egenskaperna från den mall som du väljer för webbplatssamlingen. Du kan välja att skapa flera webbplatssamlingar som använder olika webbplatsmallar för olika projekt eller ändamål.

Du kan välja från flera mallar när du skapar webbplatser i SharePoint Online. En beskrivning av respektive mall finns i En förhandsgranskning av webbplatsmallar i SharePoint Online-hjälpen.

Mer information om webbplatsmallar finns i Steg 2: Planera webbplatser och hantera användare i den här guiden.

Överst på sidan Överst på sidan

Bestämma hur mycket lagringsutrymme som webbplatssamlingarna ska tilldelas

När din organisation köper SharePoint Online-tjänsten tilldelas organisationen en lagringspool baserat på hur många användarlicenser och vilken typ av Office 365-plan som köpts. Det sammanlagda lagringsutrymmet är indelat i pooler så att du kan avgöra hur mycket lagringsutrymme som ska tilldelas respektive webbplatssamling (minst 50 MB).

När en ny webbplatssamling tilldelas lagringsutrymme kan du se organisationens sammanlagda lagringsutrymme och hur mycket av organisationens sammanlagda lagringsutrymme som är kvar och som kan allokeras till nya webbplatssamlingar. Du kan öka lagringsutrymmet för en webbplatssamling i efterhand om det behövs.

Du kan använda verktygen i SharePoint Online för att kontrollera hur mycket lagringsutrymme som används av varje webbplatssamling. Du kan också aviseras när lagringsgränsen för en webbplatssamling närmar sig.

Om du märker att organisationens lagringsutrymme håller på att ta slut kan du göra tre saker:

  • Minska mängden innehåll på SharePoint Online-webbplatserna
  • Ta bort en eller flera webbplatssamlingar
  • Köpa mer lagringsutrymme från Microsoft eller din leverantör

Det är viktigt att övervaka hur mycket utrymme som används samt att, tillsammans med administratörerna för webbplatssamlingar och webbplatsägarna, ta fram riktlinjer och principer för eventuella filstorleksgränser inom organisationen.

Mer information om hur du anger lagringsgränser och -varningar finns i Ändra lagrings- och resursanvändningskvoter för webbplatssamlingar i SharePoint Online-hjälpen.

Ta bort och återställa webbplatssamlingar

Med papperskorgen kan SharePoint Online-administratören återställa borttagna webbplatssamlingar, förutsatt att de inte har legat i papperskorgen i mer än 30 dagar. Efter 30 dagar raderas samlingen automatiskt och permanent. Papperskorgen ger dig den tid du behöver för att vara säker på att webbplatssamlingen inte innehåller någon information din organisation behöver.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för att ge externa användare åtkomst till dina interna webbplatser

Med SharePoint Online kan du samarbeta med användare utanför din organisation genom att ge dem åtkomst till resurser på interna webbplatser. Dessa användare kallas externa användare. Du måste först aktivera alternativet Hantera delning via e-post i SharePoints administrationscenter om du vill ge externa användare åtkomst till en webbplats. Genom att aktivera alternativet i SharePoint Online Administrationscenter, ger SharePoint Online-administratören varje webbplatssamlingsadministratör inom miljön alternativet att aktivera extern delning på webbplatserna.

Sedan kan administratörerna för webbplatssamlingarna aktivera Inbjudningar till externa användare för samlingarna. Därefter kan webbplatsägare och konstruktörer bjuda in externa användare via e-post så att de får åtkomst till webbplatserna. Användare kan logga in på webbplatsen på ett av tre sätt: Med en e-postadress som är kopplad till ett Microsoft-konto, med en Hotmail-, Live- eller MSN-adress eller med ett Microsoft Online Services ID (om användarens företag har en egen prenumeration på Microsoft Online Services). Inbjudan upphör att gälla efter att den har används en gång. När den externa användaren har blivit medlem eller en besökare på en webbplats kan användaren läggas till på vilken webbplats som helst i en annan webbplatssamling inom miljön.

Det är viktigt att du förstår hur den här funktionen fungerar eftersom den kan aktiveras och inaktiveras på tre olika nivåer inom miljön. Varje plats betydelse är beroende av om användarna redan har blivit beviljade åtkomst eller inte.

Mer information om hur du beviljar åtkomst finns i avsnittet Dela en webbplats med externa användare i SharePoint Online-hjälpen.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera att använda flera språk för webbplatser

Funktionen MUI (Multilingual User Interface) gör att användare kan visa webbplatser eller webbsidor på ett annat språk än webbplatsens eller webbplatssamlingens standardspråk. MUI är inte ett översättningsverktyg, utan ändrar bara visningsspråket för standardelementen i användargränssnittet. Webbplatsens användargränssnitt är de element du ser på skärmen och som du använder för att interagera med SharePoint, till exempel menyer, navigeringsobjekt och papperskorgen.

Med funktionen MUI kan du visa följande gränssnittselement på olika språk:

  • Titel och beskrivning för webbplatsen
  • Standardmenyer och standardåtgärder i SharePoint
  • Standardkolumner
  • Anpassade kolumner (lista eller webbplats)
  • Länkar i navigeringsfält
  • Hanterade metadatatjänster

När MUI implementeras av en användare ändras användargränssnittet bara för den användaren. MUI påverkar inte hur webbplatsen visas för andra användare. Allt webbplatsinnehåll som har skapats på standardspråket för webbplatsen visas fortfarande på standardspråket (endast språket för användargränssnittet ändras).

MUI-funktionen är aktiverad som standard i SharePoint Online Administrationscenter. Om MUI ska användas för en webbplatssamling måste funktionen emellertid aktiveras av administratören för webbplatssamlingen. Du och webbplatsägarna måste bestämma i förväg vilket standardspråk som ska användas för webbplatssamlingen och webbplatserna. När språket har angetts kan det inte ändras. När du har skapat en webbplatssamling är det viktigt att du kontrollerar att de nationella inställningarna för webbplatsen stämmer. Om du till exempel skapar webbplatser på franska så är de nationella inställningarna alltid franska, även om du är i Kanada. Därför bör du, oavsett vilket språk du väljer, kontrollera att de nationella inställningarna för din plats stämmer.

Du bör också kontrollera att inställningarna för webbplatssamlingar som redan har skapats åt dig stämmer. De här är webbplatssamlingar som Min och Innehållsnav.

Mer information om flerspråkiga webbplatser finns i Introduktion till flerspråksfunktioner i SharePoint Online-hjälpen.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera en offentlig webbplats

Som SharePoint Online-administratör kan du skapa en offentlig webbplats som är tillgänglig för användare utanför organisationen för att marknadsföra ditt företag, tillhandahålla din kontaktinformation och ge kunder och samarbetspartner information om dina produkter och tjänster. När du konfigurerar webbplatsen ombes du att ange ett domännamn, som är URL-adressen som andra använder för att öppna webbplatsen. Du kan välja att använda standardnamnet, som tillhandahålls av Microsoft, eller ett annat namn som ditt företag äger.

Säkerhet   Om du väljer att använda ett eget domännamn används HTTP-protokollet i stället för HTTPS-protokollet för den offentliga webbplatsen. Data som skickas med HTTP-protokollet är inte krypterade, vilket gör att andra användare i nätverket kan få åtkomst till information som skickas till och från webbplatsen. Alla andra webbplatser i SharePoint Online för Office 365 för företag använder HTTPS-protokollet, inklusive den offentliga webbplatsen när den har konfigurerats med standard-URL:en.

Det finns flera saker du bör tänka på och steg som du måste utföra för att säkerställa att din domän fungerar med SharePoint Online:

  • Du måste äga domännamnet.    Din organisation måste ha köpt domännamnet och det måste vara registrerat hos en domänregistrator.
  • Domännamnet måste vara unikt för SharePoint Online.    Undvik konflikter med interna e-postservrar genom att inte använda domännamn på andra nivån för SharePoint Online, t.ex. contoso.com, i enlighet med specifikationerna i Request for Comments (RFC) 1034, "Domain Names – Concepts and Facilities". Din e-postserver kan exempelvis använda domännamnet contoso.com och den offentliga SharePoint-webbplatsen kan ha namnet www.contoso.com.
    Om du vill omdirigera användare som försöker hitta din offentliga webbplats genom att skriva http://contoso.com kan du begära en omdirigering hos domänregistratorn så att trafiken omdirigeras till http://www.contoso.com.

     Anteckning    Alla domänregistratorer erbjuder inte omdirigeringstjänster.

  • Ändra domänavsikten på sidan för domänadministration i Office 365    När du registrerar dig för tjänster i Office 365 kan du ange det eller de domännamn som du vill använda för de tjänster du köper. Om du vill använda ditt eget domännamn med SharePoint Online måste du ange i Office 365 att du avser att använda domännamnet med SharePoint Online i stället för med en annan tjänst. När du konfigurerar den offentliga webbplatsen i SharePoint Online kan du välja det domännamn du angav på administrationssidan i Office 365.
  • Lägg till en CNAME-post för domännamnet    Använd CNAME-informationen för den offentliga webbplatsen från SharePoint Online och konfigurera en CNAME-post hos domänregistratorn innan du skapar webbplatsen. Du måste göra detta för att webbplatsen ska vara tillgänglig för besökarna. Genom att registrera CNAME-posten i förväg kan distributionen börja innan du publicerar livewebbplatsen.

Mer information om hur du konfigurerar den offentliga webbplatsen och hur du skapar CNAME-posten finns i artikeln Konfigurera en offentlig webbplats.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för användarprofiler

Innan du anpassar webbplatserna och innehållet i en organisation bör du tänka igenom hur användarprofiler ska användas och hanteras i organisationen. I SharePoint Online lagras information om användarna i en organisation i användarprofiler. SharePoint Online hämtar profilinformation från Office 365-katalogtjänsten via regelbunden och schemalagd enkelriktad synkronisering. Användarna kan också redigera sina profiler manuellt, vanligtvis via Min profil-sidan.

Användarprofiler identifierar kopplingar mellan användare, t.ex. gemensamma chefer, arbetsgrupper, gruppmedlemskap och webbplatser. Användarprofiler innehåller också information om användarnas intressen och hjälper användarna att hitta ämnesexperter inom ett särskilt område med hjälp av personsökningsfunktionen.

Användarprofiler är mer än bara grupperingar av importerade och anpassade egenskaper om användarna i en organisation. Egenskaperna används också för att visa information om användarnas relationer till varandra. Dessa relationer kan bidra till ett effektivare samarbete med kollegor och mellan team. Undertyper till profiler kan användas för att skapa en särskild uppsättning egenskaper för en specifik grupp med användare. Du kan till exempel skapa en undertyp som kategoriserar en användare som praktikant eller heltidsanställd.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera egenskaper för användarprofiler

När du planerar användarprofilerna måste du avgöra vilken information om användarna som behövs. Den här informationen lagras i egenskaperna för användarprofiler. Sekretess- och principinställningarna i en organisation avgör vilken typ av profilinformation som en användare kan visa. Informationsägaren anger sekretessinställningarna och organisationen anger principinställningarna.

När du planerar användarprofiler bör du ha flera faktorer i åtanke:

  • Uppfyller standardegenskaperna dina behov eller behöver du skapa nya? Du måste avgöra vilka egenskaper som ska användas för de grundläggande användarprofilerna baserat på vilka som är relevanta i organisationen. Egenskaperna är viktiga för att söka efter användare, skapa målgrupper för innehållsanpassning samt för att skapa relationer mellan kollegor och arbetsgrupper.
  • Vilka områden i organisationen kräver särskilda undertyper för användarprofiler? Behöver du till exempel skapa undertyper för heltidsanställda, halvtidsanställda och praktikanter?

Standardegenskaper för användarprofiler    SharePoint Online tillhandahåller en uppsättning standardegenskaper för användarprofiler. Du bör gå igenom dessa egenskaper och principerna som gäller för dem innan du bestämmer vilka ändringar som ska göras, vilka egenskaper som ska behållas eller tas bort och vilka ytterligare egenskaper som ska skapas. Vissa av dessa egenskaper för användarprofiler kan indexeras av personsökningsfunktionen och vissa kan replikeras till alla webbplatssamlingar.

Ytterligare profilegenskaper    Standardegenskaperna för användarprofiler kan kompletteras med ytterligare egenskaper som spårar viktig information som inte är tillgänglig annars. Dessa egenskaper kan exempelvis vara heltal, strängar, termuppsättningar o.s.v. Du kan exempelvis skapa en profilegenskap med namnet "favorithobby" och associera den med termuppsättningen "intressen" från tjänsten Hanterade metadata. Användare som uppdaterar sina profiler kan välja någon av termerna i termuppsättningen "intressen" som värde för sin favorithobby. Mer information om termuppsättningar och om tjänsten Hanterade metadata finns i Planera användning av hanterade metadata längre fram i den här artikeln.

Du bör planera att lägga till egenskaper på nivån för användarprofiltjänsten eller webbplatssamlingen beroende på organisationens behov, som du identifierat i tidigare planeringssteg. Du kan ofta uppfylla viktiga affärsbehov genom att skapa nya egenskaper som associerar användare med viktiga affärsprocesser. Dessa egenskaper kan sedan användas av sökfunktioner för att hitta användare och av anpassningsfunktioner för att målrikta innehåll till användare. Egenskaper behöver inte vara synliga i offentliga profiler eller Mina webbplatser. De kan vara användbara vid sökning eller anpassning utan att de visas i offentliga profiler eller Mina webbplatser.

Om du vill begränsa planeringens omfattning fokuserar du på att lägga till egenskaper som uppfyller viktiga affärsbehov eller scenarier för varje webbplatssamling. Om en relevant egenskap inte lämpar sig för särskilda scenarier väntar du tills ett specifikt behov identifierats vid normal användning i stället för att lägga till egenskapen bara för att du tror att du kan komma att behöva den. Du kanske inte behöver lägga till så många nya egenskaper. Det är emellertid bra att överväga den här möjligheten om du skulle identifiera tydliga behov.

Medlemskap och kollegor    Relationer mellan olika användare i en organisation visas på den offentliga profilsidan för varje användare. Relationer omfattar webbplatsmedlemskap (en global översikt över alla medlemskap för varje användare) och kollegor. I SharePoint Online innehåller användarprofiler bara information om användarnas webbplatsmedlemskap om de tillhör standardmedlemsgruppen för en webbplats.

Kollegor kan omfatta varje användares arbetsrelationer, t.ex. närmaste chef, kollegor och högre chefer. Organisationer med relationer mellan grupper med användare, chefer eller andra användare kan lägga till användare i Kollegor-listor för vissa grupper.

Mer information om hur du hanterar användarprofiler finns i avsnitten Hantera användarprofiler och Lägga till, redigera eller ta bort egenskaper för en användarprofil eller organisationsprofil.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera principer för användarprofiler

Principer är uppsättningar med regler som administratörer tilldelar användare. Med hjälp av dessa regler kan administratörer ange de sekretessinställningar som associeras med en särskild profilegenskap. Det betyder att principer avgör vilken information användarna kan visa i varandras profiler. Administratörer kan också använda dem för att ange om en användare kan åsidosätta standardsekretessinställningarna eller inte.

Börja planeringen med att skapa dig en bild av användarinformationens tillgänglighet i organisationen. En del information om enskilda användare bör förbli privat. Annan information kan och bör delas fritt med andra användare för att förbättra samarbetet. Principer som är mindre restriktiva låter fler användare visa offentliga profiler oftare, vilket påverkar hur ofta du måste uppdatera användarprofilerna. I organisationer som har många användare kan frekventa uppdateringar påverka prestanda- och kapacitetsplaneringen.

SharePoint Online tillhandahåller en uppsättning konfigurerbara principer som hjälper administratörer att tillgängliggöra relevant information i enlighet med organisationens behov. Organisationer kan också skapa och distribuera anpassade principfunktioner för att uppfylla särskilda behov. Granska samarbetsbehoven i organisationen innan du tar fram en plan för att garantera en optimal kombination av principer.

Följande frågeställningar hjälper dig att avgöra vilka principer som passar din organisation:

  • Vilka egenskaper ska vara obligatoriska?    Vissa egenskaper, t.ex. kontonamn, primärt namn, telefon till arbetet, avdelning, befattning och e-postadress till arbetet, är obligatoriska som standard och kan inte åsidosättas eller ändras av användare. I de flesta organisationer är dessa egenskaper viktiga för att stärka samarbetet och skapa relationer inom organisationen. SharePoint Online använder också många av dem för att aktivera andra funktioner, t.ex. för kollegor och målgrupper.
  • Vilka egenskaper ska vara synliga för alla?    Vissa egenskaper visas som standard för alla, men känslig information kan konfigureras för begränsad synlighet. På ett företag som har många anställda ute på fältet kan det exempelvis vara viktigt att mobiltelefonnummer är tillgängliga för alla. Andra organisationer kan välja att inte visa några privata telefonnummer.
  • Vilka egenskaper ska kunna ändras av användarna?    Vissa egenskaper kan göras tillgängliga utan att användarna behöver ange information eller tillåta en viss åtgärd. Vissa användare kanske exempelvis inte vill att listorna med kollegor ska fyllas i automatiskt. Andra användare kanske vill ändra standardinställningen för synlighet för en egenskap.

Ha följande faktorer i åtanke när du planerar principinställningen för en egenskap:

Om Inaktivera egenskapen Gör egenskapen valfri Gör egenskapen obligatorisk
Egenskapen används av viktiga användarfunktioner. X
Egenskapen associeras med viktiga affärsdata för program. X
Egenskapen används när du skapar målgrupper. X
SharePoint Online-administratörer förväntar sig konsekventa och meningsfulla värden för egenskapen. X
Egenskapen kommer att användas sällan. X

Egenskapen drar uppmärksamheten från viktigare egenskaper.

Obs! Du kan ändra visningsinställningarna för egenskaper om du vill dölja dem för användare som visar offentliga profiler, sidan Redigera information eller webbdelen Mina kollegor.

X
Du bestämmer dig för att tillhandahålla standardvärden för egenskaper, men vill fortfarande att användarna ska kunna ta bort informationen, eller så vill du att varje användare ska kunna ange relevant värde för egenskapen. X

Ha följande faktorer i åtanke när du planerar standardinställningarna för synlighet för en organisations principer:

Om Åtgärd
Du vill använda egenskapen i sökningar så att användarna kan hittas vid sökningar efter egenskapen.

Använd standardåtkomstprincipen Alla.

Obs! Egenskaper med mer begränsad åtkomst används inte i sökningar.

Egenskapen är användbar i olika arbetsgrupper och på andra enheter i organisationen och innehåller inte känslig information. Gör egenskapen synlig för alla.
Egenskapen är mest användbar för samarbete i en arbetsgrupp eller i en särskild grupp med utvalda kollegor. Gör egenskapen synlig endast för kollegor.
Egenskapen är av privat eller känslig natur.

Gör egenskapen synlig endast för den direkta chefen eller, i vissa fall, endast för den enskilda användaren.

Viktigt! Vad som betraktas som privat information kan variera beroende på organisation och även från land till land. Om din organisation har webbplatser i flera länder bör du sätta dig in i sekretesslagarna och bestämmelserna i alla dessa länder.

Mer information om hur du hanterar principer för användarprofiler finns i avsnittet Hantera användarprofiler.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för målgrupper och innehållsanpassning

Målgrupper är en del av användarprofiltjänsten som hjälper organisationer att anpassa innehållet till användare baserat på deras jobb eller aktiviteter. Målgrupper kan definieras med följande (separat eller i kombination): medlemskap i en distributionslista eller Windows-säkerhetsgrupp, plats i organisationens rapporteringsstruktur eller med offentliga egenskaper i användarprofiler. Innehåll kan också anpassas med hjälp av SharePoint-grupper för målriktning av innehåll i webbdelar.

Tänk också på att målgruppsinformation samlas in enligt ett schema som inte styrs via SharePoint Online. Det betyder att informationen inte alltid är uppdaterad.

Identifiera huvudmålgrupper    När du planerar målgrupperna under den ursprungliga distributionen är målsättningen att hitta den minsta möjliga uppsättningen målgrupper baserat på organisationens behov, webbplatsens och webbplatssamlingarnas informationsarkitektur och användarna som associeras med respektive webbplatssamling. Vi rekommenderar att du följer den här processen när du planerar målgrupper under den ursprungliga webbplatskonfigurationen:

  1. Identifiera huvudsyftet med varje webbplatssamling och webbplats.
  2. Fastställ det minsta antalet målgrupper som gör att du kan anpassa innehållet enligt dina behov.
  3. Identifiera alla befintliga SharePoint-grupper och matcha dem med målgruppernas behov.
  4. Identifiera ytterligare målgrupper som måste definieras.
  5. Identifiera ytterligare SharePoint-grupper som måste definieras.

I slutet av målgruppsplaneringen bör du ha en lista med målgrupper som uppfyller behovet av grupper med användare som använder varje webbplatssamling.

Planera hur innehållet ska anpassas till målgrupperna    För att kunna anpassa innehåll till målgrupper måste SharePoint Online-administratörerna och webbplatsadministratörerna fastställa vilka webbplatselement som ska användas på respektive webbplats. SharePoint Online-administratören och webbplatsadministratörerna bör arbeta tillsammans för att säkerställa en enhetlig miljö för målgrupper på alla webbplatser och webbplatssamlingar.

När de har definierats kan målgrupperna användas för att målrikta innehåll på flera sätt. För Microsoft Office 2010-klientprogram kan SharePoint Online-administratören exempelvis definiera länkarna som visas på SharePoint-platser och ange målgrupperna som respektive länk visas för. På webbplatser av typen Min webbplats kan SharePoint Online-administratören ange målgrupper för Min webbplats-navigeringslänkarna som visas i det övre länkfältet. I en miljö som målgrupper har konfigurerats för kan webbplatsadministratörer använda webbdelar för att anpassa innehållet efter målgrupp.

Du kan också anpassa länkar i Office-klientprogram, länkar för anpassningswebbplatser (Min webbplats-navigeringslänkar), platser med betrodd värd för Min webbplats och webbdelar efter målgrupp.

Mer information om hur du hanterar målgrupper finns i avsnittet Hantera målgrupper.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för social märkning

Social märkning visas som kommentarer och märkningar i SharePoint Online. Användare kan lägga till märkningar i dokument och på sidor som de vill kunna spåra snabbt, eller som kan vara intressanta för andra. Kommentarer till andra personer uppmuntrar till en mer informell dialog och kan hjälpa användarna att knyta nya kontakter.

Märkningar är ordnade i ett "märkningsmoln" som visas på fliken Märkningar och kommentarer på en användares Min profil-sida. De märkningar som används oftast visas större än resten av märkningarna. Du kan bläddra igenom och filtrera märkningarna på olika sätt.

Märkningsmoln

Märkningar och kommentarer visas också som aktiviteter på användarens Min profil-sida, och aktiviteterna visas på andra användares nyhetsflödessidor. Mer information om hur du använder märkningar och kommentarer och vilka fördelar det innebär finns i videoklippet om att använda märkningar och kommentarer för att dela information med kollegor och i avsnittet Använda märkningar och kommentarer för att dela information med kolleger.

Funktioner som skyddar personlig och konfidentiell information

Social märkning i SharePoint Online omfattar följande funktioner som kan hjälpa användarna att kontrollera den information som de delar så att de inte oavsiktligt delar personlig eller konfidentiell information med andra.

  • Privata märkningar En användare som lägger till en märkning på en webbsida kan ange att märkningen är privat. Andra användare ser inte att märkningen har lagts till på webbsidan. Andra användare ser inte märkningen i användarens märkningsmoln, såvida inte användaren som lade till märkningen även har använt samma märkning för en annan webbdel utan att markera märkningen som privat.
  • Klassificeringskontroll Klassificeringskontrollen visar bara den klassificering som har lagts till för ett objekt. Den visar inte vilka användare som har klassificerat objektet eller vilka enskilda klassificeringar som lagts till.
  • Säkerhetsoptimering När en märkning, kommentar eller klassificering läggs till för en webbsida skapas en aktivitet. Innan en aktivitet visas i SharePoint Online används så kallad säkerhetsoptimering för att avgöra om den aktuella användaren har behörighet att visa webbsidan som aktiviteten hör till. Aktiviteten visas inte om användaren inte har behörighet att visa webbsidan. Du kan uppdatera inställningarna för säkerhetsoptimering baserat på organisationens behov. Du kan till exempel begränsa säkerhetsoptimeringen till att kontrollera länkar till en eller flera webbplatser som du anger. Du kan också inaktivera säkerhetsoptimering. Information om och de steg du följer när du hanterar alternativ för säkerhetsoptimering finns i avsnittet Hantera inställningar för Min webbplats.

Hur information om social märkning visas

En användare kan visa information om social märkning på följande sätt:

  • Sidorna Min profil och Min nyhets-feed Innehållet som visas på sidorna Min profil och Min nyhets-feed säkerhetsoptimeras efter den användare som visar sidan. Därför kan du se all information på din egen Min profil-sida, men när du visar din Min nyhets-feed-sida eller någon annans profilsida ser du bara den information som du har behörighet att visa.
  • Följande När du följer en märkning meddelas du varje gång någon lägger till märkningen på en webbsida. Dessa meddelanden säkerhetsoptimeras. Att du följer en märkning är offentligt. När du lägger till någon som din kollega meddelas du varje gång han eller hon lägger till en märkning, kommentar eller klassificering på en webbsida.
  • Webbsidor När du lägger till en märkning eller en kommentar till en webbsida kan du se de märkningar och kommentarer som andra användare har lagt till på webbsidan. Du kan se alla kommentarer, men du kan bara se offentliga märkningar.

Rekommendationer för social märkning

Förutom att använda sekretess- och säkerhetsfunktionerna i SharePoint Online bör du följa dessa steg:

  • Förklara för användarna vilka aspekter av den sociala märkningen som är offentliga och vilka som är privata.
  • Innan du distribuerar anpassad kod kontrollerar du att informationen som den representerar följer organisationens sekretess- och säkerhetsstandarder.
  • När behörigheterna som krävs för att komma åt en webbplats ändras bör du låta söktjänsten crawla webbplatsen igen.

Information om hur du hanterar sociala funktioner, inklusive märkning, finns i avsnitten Hantera personliga och sociala funktioner och Aktivera eller inaktivera sociala märkningar och anslagstavlor för en användare eller grupp.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för Mina webbplatser

Webbplatser av typen Mina webbplatser är personliga webbplatser som tillhandahåller många funktioner för sociala nätverk och samarbete för medlemmarna i organisationen. Mina webbplatser är en central plats där användarna kan lagra, dela och spåra information som är viktig för dem. Användarna kan använda den här typen av webbplatser för att upptäcka andra användare, expertområden, projekt och affärsrelationer. Användaren kan visa sin egen Min webbplats genom att klicka på sitt användarnamn längst upp till höger på valfri sida och sedan på Min webbplats.

Med Mina webbplatser kan användarna enkelt dela information om sig själva och sitt arbete med andra. Den här informationsdelningen främjar samarbete, utvecklar och bidrar till ökad expertis och ger tillgång till relevant innehåll till de användare som vill ta del av det. Du kan anpassa innehållet för varje användare i en organisation, och administratörer kan ange principer för att skydda användarnas integritet.

Även om en organisation kan anpassa Mina webbplatser är de som standard ordnade i tre separata avsnitt:

  • Min nyhets-feed    är standardsidan när en användare går till sin Min webbplats-sida. Den här sidan innehåller en feed med de senaste aktiviteterna relaterade till en användares angivna kollegor och intressen. Användare kan anpassa sina nyhetsflöden genom att lägga till eller ta bort kollegor som de är intresserade av, ange intressen och konfigurera den typ av aktiviteter som de vill följa, t.ex. när en kollega märker information om ett gemensamt intresse.
  • Mitt innehåll    är en webbdelssida som innehåller innehåll som en användare har lagrat på Min webbplats. På sidan Mitt innehåll visas som standard ett navigeringsfönster till vänster med länkar till användarens dokumentbibliotek och bildbibliotek. Webbdelssidan innehåller webbdelarna Delade dokument, Personliga dokument och Senaste blogginlägg. En användare kan anpassa sidan Mitt innehåll genom att lägga till eller ta bort webbdelar i zoner på sidan.
  • Min profil    visar användarens profilsida för andra i organisationen där användare kan dela sin expertis, profilbilder o.s.v. Sidorna Min nyhets-feed och Mitt innehåll är bara tillgängliga för användaren, men sidan Min profil är den sida som användaren och andra i organisationen ser när de öppnar användarens Min webbplats.

Ha följande i åtanke när du planerar för webbplatser av typen Mina webbplatser:

  • Den användarprofilinformation som du vill göra tillgänglig för användare, som vi diskuterat tidigare
  • De principer som ska tillämpas för att visa användarprofilinformation i den offentliga profilen, som vi också diskuterat tidigare
  • De användare som ska ha en Min webbplats och lämpliga behörigheter för dessa användare
  • De funktioner för Min webbplats som du vill aktivera

I följande avsnitt går vi igenom stegen som hjälper dig att planera för Mina webbplatser.

Överst på sidan Överst på sidan

Fastställa användare och användarbehörigheter

Förutom att planera vilka användare i en organisation som ska ha en Min webbplats måste du också planera vilka funktioner för Mina webbplatser som ska vara tillgängliga för respektive användare. Här följer exempel på några frågor som du bör tänka igenom:

  • Vem kan skapa Mina webbplatser?
  • Vem kan skapa sociala märkningar och anteckningar?
  • Vem kan lägga till kollegor?

Vi rekommenderar att du använder säkerhetsgrupper för att hantera behörigheter. Följande tabell vägleder dig när du konfigurerar behörigheter för sociala funktioner:

Behörighet Vägledning
Skapa personlig webbplats Som standard kan alla autentiserade användare skapa en webbplats av typen Min webbplats. Tänk efter om du vill använda standardinställningen för organisationen. Annars kan du använda en eller flera säkerhetsgrupper och bevilja behörigheten Skapa personlig webbplats för en undergrupp av användare i en organisation.
Använd sociala funktioner Som standard kan alla användare lägga till klassificeringar och sociala märkningar i dokument, till andra SharePoint Online-objekt eller till andra objekt som externa webbsidor och blogginlägg. Användarna kan också lämna improviserade anteckningar på profilsidor på en webbplats av typen Min webbplats eller på valfri SharePoint Online-sida. Du kan också använda en eller flera säkerhetsgrupper och bevilja behörigheten Använd sociala funktioner för en undergrupp av användare i en organisation.
Använd personliga funktioner Som standard kan alla autentiserade användare redigera sina profiler, lägga till eller redigera kollegor och lägga till eller redigera medlemskap. Du kan också använda en eller flera säkerhetsgrupper och bevilja behörigheten Använd personliga funktioner för en undergrupp av användare i en organisation.

Mer information om hur du hanterar sociala funktioner finns i avsnittet Hantera personliga och sociala funktioner.

Planera för Min webbplats-funktioner

Du bör särskilt betänka följande funktioner för Min webbplats:

  • Nyhetskälla    Funktionen för nyhetsflöden är inaktiverad som standard. Funktionen måste aktiveras så att användarna kan följa sina kollegors aktiviteter på sidan för nyhetsflöden på Mina webbplatser. Användare kan bara visa aktiviteter i det nyhetsflöde som de har behörighet för. När du planerar Mina webbplatser bör du ha i åtanke hur den här funktionen påverkar sekretessen och utforma lösningar baserade på dina krav.
  • Märknings- och anteckningsverktyget    Märknings- och anteckningsverktyget kan aktiveras eller inaktiveras i SharePoint Online Administrationscenter med behörigheten Använd sociala funktioner. Den här inställningen gäller alla användare som har behörigheten Använd sociala funktioner. Användare kan också lägga till märkningar eller anteckningar till innehåll utanför SharePoint Online med hjälp av verktyget för bokmärkeslänkar.
  • Organisationswebbläsaren    Organisationswebbläsaren är aktiverad som standard. Organisationsinformation importeras från Office 365-katalogtjänsten. Slutanvändarna måste ha Microsoft Silverlight installerat på sina arbetsstationer för att kunna visa organisationswebbläsaren. Du kan inte inaktivera organisationswebbläsaren, men du kan hindra användarna från att se den genom att ta bort organisationsnoden från Snabbstart eller genom att ta bort webbdelen från sidan.

När du planerar för Mina webbplatser måste du ha i åtanke både fördelarna med dessa funktioner och deras konsekvenser.

Mer information om hur du hanterar Mina webbplatser finns i avsnitten Hantera inställningar för Min webbplats. Mer information om hur du hanterar användare och användarbehörigheter finns i Steg 2: Planera webbplatser och hantera användare och i artiklarna om behörighetshantering  i SharePoint Online-hjälpen.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för InfoPath Forms Services

Med InfoPath Forms Services i Microsoft SharePoint Online kan du visa formulär i webbläsaren. InfoPath Forms Services är tillgängligt som en företagsfunktion i SharePoint Online. SharePoint Online-administratörer konfigurerar inställningar för InfoPath Forms Services på startsidan för SharePoint Online Administrationscenter.

Alla affärsprocesser omfattar någon slags datainsamling och framgången med en affärsprocess beror på informationens kvalitet och integritet. Genom att använda InfoPath-formulär i dina SharePoint-lösningar kan du vara säker på att endast giltiga data med hög kvalitet samlas in. Du kan åstadkomma detta med InfoPath 2010 genom att standardisera, anpassa och optimera datainsamlingen, utan att du behöver skriva någon kod.

Här följer några exempel på huvudfunktioner i InfoPath som säkerställer dataintegriteten:

  • Anpassad datavalidering    säkerställer att användarna inte kan skicka formulär som innehåller ogiltiga data.
  • Anpassad layout    Du kan använda flera vyer och förenkla formulärifyllningen genom att dela upp formulär på flera sidor eller genom att skapa separata vyer som är optimerade för särskilda användare eller uppgifter. Du kan optimera formulärifyllningen genom att använda villkorsstyrd formatering. Du kan till exempel visa eller dölja fält i formuläret baserat på de värden som användaren anger.
  • Dataanslutningar    till andra källor som SharePoint-listor eller webbtjänster gör att du kan hämta sammanhangsbaserad stödinformation till formulär.

 Anteckning    InfoPath Forms Services ansluter till externa datakällor med en delegerad Windows-identitet. Det innebär att externa datakällor måste finnas i samma webbplatssamling eller vara tillgängliga för anonyma användare. Annars misslyckas autentiseringen mot de externa datakällorna.

Ingen kod krävs för att implementera funktionerna ovan. Om du vill kan du emellertid skriva hanterad kod med VSTA (Visual Studio Tools for Applications) för att lägga till mer avancerade funktioner till formulären.

Distribuera formulär

Publiceringsalternativen för formulärbiblioteksformulär beror på om formulärmallen innehåller hanterad kod, på formulärdesignerns behörigheter och på InfoPath Forms Services-inställningarna.

 Anteckning    Du måste använda Microsoft Office InfoPath 2010 när du publicerar formulär i SharePoint Online. Du kan inte publicera formulärmallar i SharePoint Online från InfoPath 2007 eller tidigare versioner.

Publicera webbläsarformulär utan kod    Webbläsarformulär som inte innehåller hanterad kod kan publiceras direkt till SharePoint Online av en formulärdesigner med behörighetsnivån Design. Formulärdesigners publicerar formulärmallar med hjälp av InfoPath Designer.

SharePoint Online-administratörer kan begränsa möjligheten att publicera webbläsarformulär till SharePoint Online genom att inaktivera publiceringen av webbläsaraktiverade användarformulärmallar på sidan med konfigurationsalternativ i InfoPath Forms Services i SharePoint Online Administration. Det här alternativet gäller endast formulärbiblioteksformulär och gör det möjligt för organisationer som vill ha mer centraliserad kontroll över formulärmallarna att kräva godkännande innan webbläsarformulär publiceras till SharePoint Online. Det här alternativet hindrar inte användare från att publicera Filler-specifika formulär till SharePoint Online. Dessa formulär kan bara fyllas i med hjälp av InfoPath Filler.

Publicera webbläsarformulär med kod    Formulärdesigners kan lägga till hanterad kod i formulär med hjälp av VSTA (Visual Studio Tools for Applications). VSTA är en valfri installationskomponent som är tillgänglig i installationsprogrammet för InfoPath 2010.

Administratörer för webbplatssamlingar kan publicera formulärmallar som innehåller kod till formulärbibliotek som begränsade lösningar om tjänsten Kod i begränsat läge för Microsoft SharePoint Foundation körs för webbplatssamlingen. På så sätt kan en formulärdesigner som är en administratör för en webbplatssamling publicera formulär utan godkännande från SharePoint Online-administratören. De begränsade lösningarna körs i en miljö med åtkomst till en deluppsättning av serverobjektmodellen.

Formulärmallar som innehåller kod som kräver fullständigt förtroende för att köras kan inte publiceras till SharePoint Online.

Fylla i formulär

När en formulärmall har publicerats kan användarna börja fylla i formulär som baseras på formulärmallen.

Det finns två grundläggande formulärifyllningsmiljöer, webbläsaren och InfoPath Filler. Alla formulär kan fyllas i med InfoPath Filler. Endast webbläsaraktiverade formulär kan fyllas i med en webbläsare.

SharePoint-administratörer kan inaktivera visningen av formulär i webbläsaren genom att ange inställningar på konfigurationssidan i InfoPath Forms Services. Detta gäller endast användarformulärmallar som har publicerats till formulärbibliotek, inte formulärmallar som har godkänts av en administratör eller formulärmallar som har publicerats till listor. Om återgivningen av webbläsarformulär är inaktiverad öppnas formulären i InfoPath Filler om InfoPath är installerat på användarens dator.

SharePoint-listformulär kan fyllas i offline med SharePoint Workspace. Formulärbiblioteksformulär kan fyllas i offline med InfoPath Filler.

InfoPath-webbläsarformulär kan också lagras på webbsidor med hjälp av webbdelen InfoPath-formulär.

Mer information om hur du konfigurerar InfoPath Forms Services finns i avsnittet Konfigurera InfoPath Forms Services.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för att använda Konnektivitetstjänster för företag

Det finns tillfällen då den information du behöver eller vill arbeta med är lagrad i dina SharePoint-databaser. Andra externa program kan innehålla information som är viktig för ditt företag. Konnektivitetstjänsterna för företag (BCS) skapades för att hjälpa dig att integrera de här externa systemen med ditt SharePoint-informationsflöde som externa listor. För SharePoint-användare visas informationen från dessa externa system på en webbplats där informationen kan redigeras och läsas, precis som med andra listor.

Du kan använda Konnektivitetstjänster för företag om du vill föra in information i din SharePoint Online-webbplats från följande källa:

  • Webbtjänster för Microsoft Windows Communication Foundation (även kallat WCF-webbtjänster)

 Anteckning    Att hämta information från andra externa system kan kräva mellanliggande steg i form av en anpassad WCF-webbtjänstkod. Vissa företag publicerar WCF-koder för bredare användning.

Nu ska vi titta närmare på de olika stegen.

Skapa ett målprogram med säker lagringstjänst

Du måste först skapa ett målprogram eftersom implementeringen av BCS i SharePoint Online använder säker lagringsteknik. Se de här stegen som ett sätt att skapa inmatningsmetoder som du kan använda för att mappa en grupp med konton som SharePoint känner till och litar på, till ett konto som WCF-tjänsterna känner till och litar på.

Syftet med att skapa en säker lagringsanslutning är att uppgifterna som används för att få åtkomst till det externa systemet skiljer sig från uppgifterna som används för att få åtkomst till SharePoint Online. Med säker lagring sammankopplas de två systemen (SPO och det det externa systemet) genom att tjänsten lagrar användarnamnet och lösenordet till det externa systemet. Då kan medlemmar i en grupp i SharePoint Online använda de lagrade uppgifterna. På så vis kan en given grupp av SharePoint Online-användare få åtkomst till informationen i det externa systemet.

Säker lagring löser också problem med dubbelhopp i samband med autentisering eftersom SharePoint Online hämtar information från det externa systemet för din räkning när du har loggat in. Säker lagring kan eliminera behovet av en mer komplex typ av autentisering.

 Anteckning    Ett dubbelhopp uppstår om en användare skickar autentiseringsuppgifter till en dator, autentiserar sig via dem och sedan hämtar information från en annan dator där uppgifterna måste användas en andra gång för att användare ska kunna få åtkomst till informationen. SharePoint Online kan lösa det här säkerhetsproblemet genom att använda säker lagring för att skicka uppgifterna till ett externt datasystem.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en extern innehållstyp och en extern lista

Du kan använda SharePoint Designer om du vill skapa både en extern innehållstyp och en extern lista som du använder när du vill visa extern information. En extern innehållstyp kan ses som en anslutning till extern information som definieras av den innehållstyp du vill visa. Om du till exempel ansluter till en WFC-tjänst krävs en extern WFC-innehållstyp. Om du konfigurerar den här externa innehållstypen kan du definiera vilka typer av åtgärder användare kan göra med informationen. Kan de till exempel läsa och skriva, eller bara läsa?

Efter att du har konfigurerat den externa innehållstypen kan du också använda SharePoint Designer 2010 för att skapa en lista med den externa informationen. Annars kan du skapa en extern lista på gruppwebbplatsen i SharePoint Online. Den här listan visar informationen på din webbplats för webbplatsanvändare som sedan kan välja att skapa diagram eller kalkylblad i Microsoft Office Word eller Excel med hjälp av listan. Det här innebär också att den externa informationen du behöver kan visas för personer som vill använda den via SharePoint Online. Om din externa WCF-innehållstyp till exempel innefattar information om kundordrar, kan du använda BCS för att visa informationen på en skyddad webbplats som en lista. Webbplatsanvändare kan uppdatera listor med kundordrar direkt i webbläsaren på SharePoint Online-webbplatsen.

Överst på sidan Överst på sidan

Behörigheter för externa innehållstyper

Kom ihåg att minst ett konto eller grupp måsta ha behörigheten Ange behörigheter när du konfigurerar behörigheter för den nya externa innehållstypen i SharePoint Online Administrationscenter. BCS-anslutningen blir svårhanterlig om behörigheter inte kan anges för användare och grupper. Det här uppstår eftersom ingen har tilldelats den behörigheten som standard. När du manuellt anger en användare eller grupp tvingar gränssnittet fram en tidig fördelning av rättigheten Ange behörigheter som en felsäker åtgärd.

När du konfigurerar specifika behörigheter för externa innehållstyper, får vanligtvis SharePoint Online-administratören eller grupperna som utsetts till att hantera BCS-rättigheten Ange behörigheter, eller till och med alla tillgängliga behörigheter. De tillgängliga behörigheterna är:

  • Redigera
  • Köra
  • Kan markeras i klienter
  • Ange behörigheter

Av dessa bör behörigheten Redigera endast reserveras och ges till de användare som specifikt har valts till att hantera BCS, eller användare som har åtkomst på samma nivå som SharePoint Online-administratören. Var även medveten om att användare med behörigheten Ange behörigheter kan dela ut behörigheten Redigera till andra användare. Tänk på säkerhetsaspekterna när du ger åtkomst till din BCS-konfiguration.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera för att använda säker lagringstjänst

Vad är syftet med säkra lagringstjänster? Den här SharePoint-tjänsten underlättar åtkomsten till extern företagsprograminformation. För att förstå fördelen med säkra lagringstjänster, är det viktigt att vara medveten om att användarnamnet och lösenordet som används för att få åtkomst till extern informationslagring inte alltid är de samma som användarnamnet och lösenordet som används för SharePoint Online. När en användare får åtkomst till en SharePoint Online-webbplats som visar information från ett externt datasystem måste SharePoint Online göra en separat begäran för att hämta informationen från det externa systemet. Det här måste göras med uppgifter som det externa systemet känner till för att innehållsbegäran ska lyckas. Endast då kan SharePoint visa informationen från det externa datasystemet på sidan. Därför lagrar den säkra lagringstjänsten uppgifterna till det externa datasystemet.

Den säkra lagringstjänsten är konstruerad för att skapa en bakgrundsmappning mellan en användargrupp i SharePoint och en användare som det externa datasystemet känner till. När den säkra lagringstjänsten har konfigurerats händer följande:

  • En användare autentiseras genom Internet Information Services (webbservertekniken bakom SharePoint-tekniken) till SharePoint Online via giltiga autentiseringsuppgifter.
  • I SharePoint Online använder den säkra lagringstjänsten mappade uppgifter som den externa företagsapplikationen känner till för att återge all nödvändig extern information på webbplatsen till den autentiserade användaren.

En annan fördel med en säker lagringstjänst är att autentiseringsfrågor till användare elimineras. När användare går till SharePoint Online-sidor som har åtkomst till externa datasystem är den säkra lagringstjänsten aktiv i bakgrunden, samtidigt som den kontrollerar användarbehörigheter och ger mappade uppgifter till den externa informationtjänsten. På så vis kan användare få åtkomst till information utan att behöva ange användarnamn och lösenord till den externa lösningen.

Den säkra lagringstjänsten används tillsammans med Konnektivitetstjänster för företag i SharePoint Online.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera användning av hanterade metadata

Genom att använda hierarkiska samlingar med centralt hanterade termer (kallade termuppsättningar) som attribut för objekt på SharePoint-webbplatser kan du förbättra enhetligheten för metadata i innehållet och göra det enklare för användarna att upptäcka innehåll på webbplatserna. Termuppsättningar skapas och hanteras med verktyget för hantering av termlagringsplats, som du kommer åt från SharePoint Online Administrationscenter och från sidan Webbplatsinställningar.

Verktyget för hantering av termlagringsplats kan användas av taxonomer, administratörer eller andra som hanterar taxonomier för att skapa, importera och hantera termuppsättningar och termerna i dem. I verktyget för hantering av termlagringsplats visas alla globala termuppsättningar och eventuella lokala termuppsättningar som är tillgängliga för den webbplatssamling som du kommer åt verktyget för hantering av termlagringsplats från.

Mer information om hur du planerar din strategi för användning av hanterade metadata finns i Planera termer och termuppsättningar. Mer information om hanterade metadata i SharePoint Online finns i Introduktion till hanterade metadata.

Nästa artikel i den här planeringsguiden: Steg 2: Planera webbplatser och hantera användare

Huvudplaneringsartikel: Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
SharePoint Online för stora företag