Planera webbplatser och hantera användare

Om du är ansvarig för att hantera webbplatssamlingarna eller webbplatserna för ditt företags SharePoint Online-miljö kommer du att ha god hjälp av den här artikeln. Den tar dig genom några av de uppgifter och koncept som är avgörande när du ska ta fram en hållbar metod för att hantera webbplatser och användare.

I den här artikeln


Hantera webbplatser och webbplatssamlingar

En webbplatssamling är en grupp med SharePoint-webbplatser som har samma ägare och gemensamma administrationsinställningar, t.ex. behörigheter. Webbplatssamlingar är hierarkiska och omfattar alltid en webbplats på den högsta nivån och eventuella underordnade webbplatser.

Hierarkiskt diagram över en webbplatssamling med en webbplats på den högsta nivån samt underwebbplatser.

Gruppwebbplatsen, och eventuella webbplatser som du skapar under den, är bara tillgänglig för användare som du bjuder in genom att ge dem behörighet till webbplatsen. Med en gruppwebbplats kan din organisation, ditt team eller en grupp hålla kontakten med varandra och samarbeta med dokument och andra filer, publicera meddelanden, schemalägga möten, uppdatera uppgifter, följa upp problem eller uppgifter, lagra information i listor o.s.v. Du kan också skapa olika underwebbplatser från de tillgängliga webbplatsmallarna på gruppwebbplatsen.

Hantera en webbplatssamling

På stora företag kan SharePoint Online-miljön innehålla flera olika webbplatssamlingar med många webbplatser under sig. Då kan det vara bra att delegera hanteringen av webbplatserna eller webbplatssamlingarna till olika personer inom företaget. Med hjälp av modellen för SharePoint-behörigheter kan du tilldela olika roller (administratörer för webbplatssamlingar, webbplatsägare och andra roller som vi kommer att gå in på senare) olika behörigheter.

Som administratör för en webbplatssamling har du fullständig behörighet för webbplatssamlingen. Det betyder att du kan lägga till och ta bort webbplatser, och ändra inställningarna för alla webbplatser i webbplatssamlingen. Du kan också visa, lägga till, ta bort och ändra allt innehåll på webbplatserna.

Vanliga ansvarsområden för administratörer för webbplatssamlingar

Som administratör för en webbplatssamling för en SharePoint Online-webbplats kan du till exempel ansvara för följande:

  • Fungera som en kontaktpunkt mellan användarna och den globala Office 365-administratören eller SharePoint Online-administratören.
  • Bestämma vem som kan komma åt viktigt innehåll som är lagrat på olika SharePoint Online-webbplatser genom att konfigurera behörigheter på webbplatssamlingsnivå.
  • Bestämma vilka funktioner som ska vara tillgängliga för användare som använder webbplatserna i webbplatssamlingen.
  • Ge viss teknisk support för användarna som använder webbplatssamlingen.
  • Utse en sekundär administratör för webbplatssamlingen.
  • Skapa nya webbplatser.
  • Visa, ta bort och återställa objekt från webbplatssamlingens papperskorg.
  • Skapa och anpassa den offentliga webbplatsen.
  • Hjälpa till med administrationen av vissa funktioner, t.ex.:
    • Aktivera och inaktivera tillgängliga webbplatssamlingsfunktioner.
    • Skapa och anpassa olika typer av webbplatsinnehåll.
    • Ange nationella inställningar.

 Anteckning    Du kan behöva hantera webbplatssamlingarna tillsammans med SharePoint Online-administratören (förutsatt att ni inte är en och samma person). Få reda på mer om SharePoint Online-administratörens ansvarsområden i Hantera webbplatssamlingar och globala inställningar i administrationscentret för SharePoint.

SharePoint Online-administratören kan utföra följande åtgärder:

  • Skapa, ta bort och hantera webbplatssamlingar.
  • Tilldela och övervaka lagringsutrymmet för webbplatssamlingar.
  • Bevilja åtkomst till administratörer för webbplatssamlingar.
  • Ange SharePoint-standardwebbplatsen.
  • Planera för flerspråkiga webbplatser.
  • Hantera användarprofiler.
  • Planera och hantera funktioner som hanterade metadata.
  • Aktivera och inaktivera extern delning.

Vanliga ansvarsområden för webbplatsägare

Som webbplatsägare har du fullständig behörighet för en webbplats, och du kan ha ansvar för följande:

  • Skapa och hantera webbplatser.
  • Hantera webbplatsfunktioner och inställningar, t.ex. webbplatsernas utseende.
  • Spara en webbplats som en mall.
  • Hantera webbplatskolumner och typer av webbplatsinnehåll.
  • Ta bort en webbplats.
  • Justera nationella inställningar och språkinställningar.
  • Lägga till appar på webbplatser.

Överst på sidan Överst på sidan

Vilken typ av webbplatser behöver du?

Beroende på organisationens storlek och webbplatsernas planerade innehållsvolym kanske du vill ordna innehållet genom att skapa underwebbplatser. Webbplatserna i en webbplatssamling är ordnade i en hierarki. Du skapar den här hierarkin när du skapar webbplatser under webbplatsen på den högsta nivån. Du kan skapa underwebbplatser under gruppwebbplatsen och du kan skapa fler underwebbplatser under dessa webbplatser.

 Anteckning    SharePoint Online-administratören skapar webbplatsen på den högsta nivån i webbplatssamlingen och utser en administratör för webbplatssamlingen. Webbplatsägare kan skapa underwebbplatser.

Diagram över en webbplatshierarki

Du kan ordna underwebbplatser på många sätt. Du kan till exempel välja att skapa underwebbplatser:

  • Efter arbetsgrupp eller avdelning
  • Efter ändamål
  • Efter innehållskategori
  • Efter projekt
  • Efter kund
  • Efter behörighetsnivå eller känslighet (om det exempelvis finns känslig information kanske du vill isolera den på en särskild webbplats)

Lägg lite tid på att tänka igenom hur många webbplatser som du behöver och hur de ska struktureras. Det kan vara lättare att planera strukturen om du skapar ett diagram över webbplatshierarkin. Du kan snabbt rita upp ett diagram på ett papper eller en whiteboard, men du kan också skapa ett mer formellt diagram med hjälp av de hierarkiformer som finns tillgängliga som SmartArt i Microsoft Word och Microsoft PowerPoint. På så sätt kan du skapa ett diagram som du kan gå tillbaka till och göra ändringar i längre fram.

Du bör också fundera på syftet med de olika webbplatserna. Då blir det lättare att bestämma vilka webbplatsmallar som du ska använda för att skapa nya webbplatser. I SharePoint Online finns det massor av olika webbplatsmallar att välja mellan. Genom att välja en webbplatsmall som är utformad för ett visst ändamål ger du användarna en bra start i arbetet. Om du till exempel vill skapa en referenswebbplats som gruppmedlemmarna ska kunna använda sig av för att snabbt dela med sig av eller uppdatera information om ett projekt kan du utgå från webbplatsmallen Wiki, eftersom den är utformad för just den här typen av kommunikation.

Få reda på mer om hur du planerar webbplatsinnehåll i Planera innehåll på webbplatser.

 Anteckning    SharePoint Online-administratören hanterar de personliga webbplatserna (av typen Mina webbplatser). Personliga webbplatser fungerar som nav, där användarna kan nätverka med sina kollegor och spåra information. Som administratör för en webbplatssamling styr du inte över de personliga webbplatserna, utan varje användare administrerar själv sin egen personliga webbplats. Få reda på mer om hur du planerar Mina webbplatser i Hantera webbplatssamlingar och globala inställningar i administrationscentret för SharePoint.

Överst på sidan Överst på sidan

Lista över webbplatsmallar

Följande lista innehåller en lista över webbplatsmallar som stöds och en beskrivning av var och en. Använd den här listan för att fastställa vilka typer av webbplatser som passar din organisation bäst.

  • Normalsökcenter    En webbplats där användarna kan utföra sökningar. Webbplatsen innehåller sidor för sökresultat och avancerade sökningar.
  • Blogg En webbplats där en person eller en grupp kan publicera idéer, observationer och information som webbplatsbesökarna kan kommentera.
  • Business Intelligence Center    En webbplats där användarna kan presentera Business Intelligence-innehåll i SharePoint Online.
  • Community-webbplats    En webbplats där användarna kan delta i communitydiskussioner.
  • Discovery Center En webbplats där användarna kan hantera konservering av, sökningar efter och export av innehåll i samband med juridiska spörsmål och undersökningar.
  • Dokumentcenter    En webbplats för central hantering av dokument på företaget.
  • Enterprise Search Center En webbplats där användarna kan utföra sökningar. Välkomstsidan innehåller en sökruta med två flikar: en för allmänna sökningar och en för sökningar efter information om personer. Du kan lägga till och anpassa flikar för att fokusera på andra sökintervall och resultattyper.
  • Projektwebbplats    En webbplats där användarna kan samarbeta och hantera ett projekt.
  • Arkivhandlingscenter    En webbplats som är utformad för att hantera arkivhandlingar. Hanterarna av arkivhandlingarna kan konfigurera cirkulationstabellen så att inkommande filer dirigeras till vissa platser. På den här webbplatsen kan du också hantera om det ska gå att ta bort eller ändra handlingar när de har lagts till på lagringsplatsen.
  • SAP-arbetsflödeswebbplats    En SAP-arbetsflödeswebbplats som kombinerar alla användares affärsuppgifter. Du kan lägga till fler webbdelar som har med arbetsflödet att göra.
  • Gruppwebbplats    En webbplats för team där de snabbt kan ordna, skapa och dela information. Den innehåller ett dokumentbibliotek och listor för hantering av meddelanden, kalenderobjekt, uppgifter och diskussioner.
  • Processlagringsplats i Visio    En webbplats för team där de snabbt kan visa, dela och lagra Visio-processdiagram. Den innehåller ett versionskontrollerat dokumentbibliotek för lagring av processdiagram och listor för hantering av meddelanden, uppgifter och granskning av diskussioner.

Överst på sidan Överst på sidan

Administration

Administration syftar här på en uppsättning principer, roller, ansvarsområden och processer som vägleder, styr och kontrollerar hur en organisations affärsenheter och tekniska team samarbetar för att uppnå företagets mål. När det gäller din SharePoint Online-webbplatssamling kan en administrationsplan göra det enklare att planera rollerna, ansvarsområdena och principerna för webbplatssamlingen. Detta kan omfatta, men är inte begränsat till, följande:

  • Informationsarkitektur, inklusive webbsidor, dokument, listor och data
  • Underhållsaktiviteter, t.ex. hantering av användarkonton
  • Principer för företagsprofilering och anpassning
  • Utbildning

Det är viktigt att förbereda en administrationsplan för företaget. Om du deltar i utvecklingsarbetet kan du hjälpa till med att identifiera ägarskapet för både affärsspecifika och tekniska team och definiera vem som ansvarar för vilka områden av systemet. Få reda på mer om hur du utvecklar en administrationsplan i Rekommendationer för att skapa och hantera gruppwebbplatser.

Överst på sidan Överst på sidan

Hantera användare

 Anteckning    Du kan behöva hantera användarna i samarbete med SharePoint Online-administratören. SharePoint Online-administratören hanterar till exempel användarprofiler.

Användarkonton i Office 365

Den globala administratören lägger till nya användare i Office 365 via administrationscentret för Office 365 – en portal för att hantera användare och konfigurera tjänster. När den globala administratören lägger till en ny användare gör han eller hon följande:

  • anger om användaren även ska ha åtkomst till administrationscentret
  • anger användarens geografiska placering
  • väljer typ av användarlicens
  • skapar ett användarnamn och lösenord för användaren.

Gruppwebbplatsanvändare

Du kan lägga till användare på gruppwebbplatsen och justera användarnas behörigheter. Behörighetsnivåerna och SharePoint-gruppmedlemsskapet hittar du under Inställningar. Via Office 365 skapas det numera också en säkerhetsgrupp med namnet Alla utom externa användare, där alla som ingår i Office 365-katalogen finns med (förutom personer utanför företaget som bjudits in via den externa delningsfunktionen). Säkerhetsgruppen får automatiskt åtkomst som medlemmar i SharePoint Online. Det betyder att alla användare som du lägger till i Office 365-katalogen som standard kan redigera webbplatser, listor och bibliotek.

Behörighetsnivåer och gruppmedlemskap

Behörighetsnivåer är samlingar av SharePoint Online-rättigheter som gör att användarna kan utföra en uppsättning relaterade åtgärder. Till exempel omfattar läsbehörighetsnivån bland annat behörigheterna Visa objekt, Öppna objekt, Visa sidor och Visa versioner, som användarna behöver för att kunna visa sidor, dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Behörigheterna kan ingå i mer än en behörighetsnivå.

Du bör inte koppla behörigheter direkt till enskilda användare eftersom det då kan bli svårt att spåra och hantera vem som har åtkomst till olika webbplatser. Ibland kan det förstås vara nödvändigt, men försök att göra det så sällan så möjligt. Det är bättre att du tilldelar hela grupper behörigheter, och att du sedan kopplar enskilda användare till de olika grupperna. En grupp är en uppsättning användare som definierats på webbplatssamlingsnivå för att det ska vara enkelt att hantera behörigheterna. Varje grupp har en standardbehörighetsnivå. Till exempel har några av de viktigaste SharePoint-standardgrupperna följande behörighetsnivåer:

Grupp Behörighetsnivå
Ägare Fullständig behörighet
Besökare Läs
Medlemmar Delta

Alla användare med behörigheten Fullständig behörighet kan skapa anpassade grupper.

 Anteckning   När du tilldelar SharePoint-grupper behörighetsnivåer på webbplatssamlingsnivå ärvs behörighetsnivåerna som standard av alla webbplatser och allt webbplatsinnehåll. Det här standardbeteendet kallas för arv av behörigheter. När du skapar en underwebbplats kan du ange unika behörigheter eller ange att arvet ska brytas för en webbplats, en lista, ett bibliotek eller ett objekt.

Eftersom en användares behörighetsnivå avgör vad han eller hon kan se och komma åt på en webbplats måste du noga fundera på vilket gruppmedlemskap som varje användare ska ha. Till exempel måste en användare som är ansvarig för att skapa och anpassa webbplatser allra minst vara medlem i gruppen Designer, medan en användare som bara behöver kunna läsa och hämta innehåll kanske bara behöver vara med i gruppen Besökare.

Få reda på mer om hur du hanterar användare och behörigheter i Introduktion: Styra användarnas åtkomst genom behörigheter och Planera din behörighetsstrategi. .

Överst på sidan Överst på sidan

Sekundär administratör för webbplatssamlingar

Den sekundära administratören för en webbplatssamling kan utses av administratören för webbplatssamlingen. Som administratör för en webbplatssamling kan du, på sidan Inställningar, lägga till andra administratörer för webbplatssamlingen eller byta administratör helt. Få reda på mer i Hantera administratörer för en webbplatssamling.

Överst på sidan Överst på sidan

Planera att använda webbplats- och webbplatshanteringsfunktioner

Som administratör för webbplatssamlingar för SharePoint Online kan du behöva hantera funktioner på webbplats- och webbplatssamlingsnivå. Det kan till exempel handla om att aktivera och inaktivera funktioner i enlighet med administrationsplanen. Få reda på mer i Aktivera och inaktivera webbplatssamlingsfunktioner och Hantera papperskorgen för en SharePoint-webbplatssamling.

Överst på sidan Överst på sidan

Gå tillbaka till Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag och mellanstora företag

 
 
Gäller:
Administrationscenter för SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 och E4), SharePoint Online för företag (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business