Planera innehållet på webbplatserna

Om du är ansvarig för att planera innehållet i SharePoint Online kanske du undrar hur du ska komma igång eller hur du ska anpassa webbplatserna för att uppfylla företagets behov. I den här artikeln beskrivs några av de viktigaste punkterna som du måste tänka på när du planerar strukturen för och innehållet på webbplatserna. Det kan också hjälpa dig att avgöra vilka innehållsfunktioner du behöver för din affärsverksamhet.

I den här artikeln


Vilken typ av innehåll kommer du att ha på webbplatserna?

Det är bra om webbplatsägare planerar lite för innehållet som kommer att finnas på webbplatserna. Målet för den här innehållsplaneringen är att fastställa följande:

  • Vilka innehållstyper du vill skapa   . Innehållstyperna gör det lättare att anpassa hur du hanterar och spårar särskilda typer av innehåll.
  • Vilka typer av metadata (webbplatskolumner) du vill associera med innehållstyper   . Metadata är information som gör det lättare att beskriva och kategorisera innehållet.
  • Vilka typer av termuppsättningar som du vill skapa och vilka metadatakolumner som du vill koppla till olika innehållstyper   . Med hjälp av metadatakolumner kan du se till att vissa typer av innehåll alltid kategoriseras på ett visst sätt.
  • Vilka typer av informationshanteringsprinciper du vill konfigurera för innehållstyperna   . Med hjälp av principer kan du bestämma hur olika innehållstyper ska hanteras, till exempel hur länge de ska sparas.
  • Vilka typer av listor eller bibliotek som du vill skapa för att strukturera innehållet   . Bibliotek kan användas för att lagra dokument och andra filer, medan listor är bra för att spåra aktiviteter eller problem.

Det är möjligt att företaget vill centralisera den här typen av planering (särskilt när det gäller innehållstyper). Men ofta är det nödvändigt att du arbetar i nära samarbete med administratören för webbplatssamlingen och SharePoint Online-tjänstadministratören, eftersom de beslut som fattas under innehållsplaneringen kan innebära att vissa funktioner måste konfigureras på olika nivåer.

Behöver du definiera innehållstyper?

Innehållstyper gör att webbplatsanvändare snabbt kan skapa särskilda typer av innehåll med kommandot Nytt objekt eller Nytt dokument i en lista eller ett bibliotek. Innehållstyper är användbara eftersom de gör det möjligt för webbplatsägare att se till att innehåll är enhetligt på olika webbplatser. Innehållstyper gör det även möjligt för en lista eller ett bibliotek att innehålla flera objekttyper eller dokumenttyper. Webbplatsägarna kan förkonfigurera vissa detaljer för innehållet när de konfigurerar innehållstyper för webbplatser, listor och bibliotek.

Nedrullningsbar lista från Nytt dokument-menyn som visar innehållstypen Försäljningskontrakt.

Webbplatsägare kan definiera innehållstyper för listobjekt, dokument och mappar. I SharePoint Online för Office 365 för företag kan inställningarna för en innehållstyp ange följande:

  • De kolumner (metadata) som du vill tilldela till objekt av den här typen (inklusive kolumner för hanterade metadata).
  • De anpassade formulären Nytt, Redigera och Visa som kan användas med den här innehållstypen.
  • De arbetsflöden som är tillgängliga för objekt av den här innehållstypen.
  • De anpassade lösningar eller funktioner som associerats med objekt av den här innehållstypen.
  • De informationshanteringsprinciper som associerats med objekt av den här innehållstypen.
  • Dokumentinformationspanelen, som visas i kompatibla Microsoft Office-program för objekt av den här innehållstypen.
  • Dokumentmallen för nya objekt av den här typen (endast dokumentinnehållstyper).

Det kan vara praktiskt att definiera innehållstyper för visst innehåll om innehållet uppfyller några av följande kriterier:

Om det här är sant: Innehållstyper kan vara användbara på följande sätt:
Du har specifika typer av dokument som har ett standardiserat format eller syfte och du vill att de ska vara enhetliga i organisationen. Konfigurera webbplatsinnehållstyper för de här typerna av dokument på webbplatsen på översta nivån i webbplatssamlingen så att de är tillgängliga för användning på alla underwebbplatser. På så sätt skapar alla användare i organisationen de här dokumenten på enhetliga sätt.
Du har specifika mallar som måste användas för specifika typer av dokument. Lägg till de här dokumentmallarna i de relevanta innehållstyperna så att alla nya dokument som skapas utifrån innehållstypen använder mallen.
Det finns en standarduppsättning med information som du vill spåra för specifika typer av dokument eller objekt. Lägg till kolumner i innehållstypen för att spåra den här informationen. Om någon av informationen är särskilt viktig kan du ange att de kolumnerna är obligatoriska. Du kan även ange standardvärden för specifika kolumner när du konfigurerar innehållstypen.
Det finns en definierad affärsprocess för hur specifika typer av dokument alltid hanteras eller granskas. Det kan vara bra att konfigurera arbetsflöden för specifika innehållstyper. Du kan använda arbetsflöden för att hantera affärsprocesser, till exempel granskning eller godkännande av dokument.

När du har identifierat innehåll som du vill skapa innehållstyper för bör du fundera på var du vill definiera innehållstyper. Om du definierar webbplatsinnehållstyper på webbplatsen på översta nivån i webbplatssamlingen blir de tillgängliga för återanvändning i listor och bibliotek på alla underwebbplatser till webbplatsen på översta nivån. Enskilda webbplatsägare kan även definiera webbplatsinnehållstyper för sina webbplatser, men de innehållstyperna blir bara tillgängliga för användning i listor och bibliotek på den webbplatsen och eventuella webbplatser under den. Du kan även dela innehållstyper mellan SharePoint Online-webbplatssamlingar genom att utse en specifik webbplats till nav för innehållstyppublicering. Med innehållstyppublicering kan organisationer hantera innehåll och metadata konsekvent över sina webbplatser eftersom innehållstyperna skapas och uppdateras centralt, och uppdateringar kan publiceras till flera prenumerantwebbplatssamlingar.

Det kan vara bra att skapa ett kalkylblad eller en tabell där du lägger in den information som ska tas med när du definierar innehållstyperna. Du kan till exempel börja med att skapa en enkel tabell, som den här nedanför, och sedan anpassa den och lägga till all information som du vill kunna spåra, till exempel vilka webbplatser eller grupper som ska använda innehållstyperna:

Ny innehållstyp Överordnad innehållstyp Kolumner Dokumentmall Arbetsflöden Informationshanteringsprinciper
Ange namnet på den innehållstyp du vill skapa. Ange den överordnade innehållstyp som innehållstypen ska skapas utifrån. Ange den nya eller befintliga kolumn du vill lägga till i innehållstypen. Ange om en dokumentmall kommer att associeras med innehållstypen. Ange om arbetsflöden kommer att associeras med innehållstypen. Ange vilka informationshanteringsprinciper som kan gälla för den här innehållstypen.

Få reda på mer om hur du arbetar med innehållstyper i Skapa eller anpassa en innehållstyp.

Överst på sidan Överst på sidan

Vilka typer av appar vill du lägga till?

Förutom att fundera på innehållstyperna kan det vara bra att tänka igenom vilka andra informationstyper som ska lagras på webbplatserna, eller vilka aktiviteter som användarna inom företaget vill kunna använda webbplatserna till. Då blir det lättare att planera vilka typer av appar som du behöver lägga till på webbplatserna för att komma igång. Om du till exempel vet att användarna behöver en plats för att lagra dokument kommer du antagligen att lägga till ett dokumentbibliotek, och om det är viktigt att kunna hålla reda på viktiga datum lägger du till en kalender.

Du måste inte lägga till alla appar som du kan komma att behöva senare på en gång. Webbplatsägarna kan lägga till och ta bort appar efterhand, i takt med att affärsbehoven förändras. Men om du planerar hur innehållet på webbplatserna ska anpassas på ett tidigt stadium kan du se till att användarna får användning av webbplatserna direkt.

SharePoint Online innehåller inbyggda appar som går att använda för en rad olika affärsändamål – alltifrån lagring och hantering av dokument till projektledning, projektuppföljning och kommunikation. Om du vill kan du lägga till flera instanser av de olika apptyperna på webbplatserna. Dessutom kan du köpa och lägga till appar från tredje part via SharePoint Store.

Mer information finns i Lägga till en app på en webbplats och Köpa en app i SharePoint Store.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur kommer användare att hitta och öppna innehåll?

Avsätt lite tid till att planera hur webbplatsanvändare kommer att hitta och använda innehållet på SharePoint Online-webbplatserna. Den här typen av planering gör det lättare att fatta beslut om hur du ska konfigurera både navigering och sökning för gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser.

Vilka webbplatser vill du ta med i den globala navigeringen?

När du planerar navigeringen kan det vara praktiskt att skapa ett diagram över webbplatserna i webbplatshierarkin. Om du redan har skapat ett diagram när du planerade webbplatser kan du börja med det diagrammet och ändra det. Ta med alla underwebbplatser till gruppwebbplatsen. Det kan även vara bra att ta med viktiga listor eller bibliotek som finns på gruppwebbplatsen och dess underwebbplatser. Det gör det enklare att snabbt identifiera viktiga platser som webbplatsanvändare kan vilja hitta om de börjar på startsidan på webbplatsen på översta nivån.

På SharePoint-webbplatser innehåller det övre länkfältet det som kallas global navigering. Det här övre länkfältet visas längst upp på alla sidor på webbplatsen, under webbplatsrubriken.

Global navigering på en webbplats

Som standard har varje webbplats ett eget unikt övre navigeringsfält, men du kan också välja att låta underwebbplatserna ärva det övre navigeringsfältet från den överordnade webbplatsen. På så sätt blir navigeringsmiljön enhetlig på alla webbplatser. Du kan själv bestämma vilka webbplatser som ska visas i det övre navigeringsfältet, och du kan dessutom lägga till länkar till externa resurser i navigeringen på webbplatsen. Mer information om hur du anpassar navigeringen på den översta nivån finns i Anpassa navigeringen på din gruppwebbplats.

.

Om webbplatssamlingen innehåller många underwebbplatser vill du kanske inte visa alla i det övre länkfältet eftersom det kan bli för mycket för webbplatsanvändarna. Men samtidigt vill du förstås inte att det ska vara svårt att hitta viktiga webbplatser eller viktigt innehåll. Använd därför ditt diagram över webbplatshierarkin för att identifiera vilka webbplatser som är extra viktiga, och som du vill ska visas i den globala navigeringen.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur kommer användare att navigera på webbplatser?

Vid sidan om det övre länkfältet finns det också ett navigeringselement – Snabbstart – till vänster på webbplatserna.

Normalt innehåller Snabbstart länkar som är specifika för den aktuella webbplatsen, och den kan användas för att framhäva det innehåll som är viktigast.

Länken Senaste i Snabbstart visar de senast skapade sidorna, listorna och biblioteken

Precis som med det övre länkfältet kan du anpassa Snabbstart genom att lägga till eller ta bort länkar till listorna och biblioteken på webbplatsen. Du kan även gruppera länkar under anpassade rubriker. Om du väljer att alla underwebbplatser ska ärva den globala navigeringen är det viktigt att webbplatsägare anpassar navigeringen i Snabbstart, eftersom det kommer att vara det primära sättet för användare att hitta innehåll på en webbplats när de kommer dit. Om du väljer att underwebbplatser inte ska ärva den globala navigeringen från webbplatsen på översta nivån kan användare använda både det övre länkfältet och Snabbstart på en underwebbplats för att hitta innehåll på den.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur kommer användare att navigera i listor eller bibliotek?

Om du planerar att använda de funktioner för hanterade metadata som finns i SharePoint Online för att skapa termuppsättningar, som webbplatsdeltagare kan använda för att märka upp innehåll med hanterade termer, har du ytterligare alternativ för att göra det lättare att hitta innehåll på webbplatser. Du kan konfigurera metadatanavigering så att det blir enklare för användare att hitta innehåll i stora listor och bibliotek. Med metadatanavigering kan användare dynamiskt filtrera och hitta innehåll i listor och bibliotek genom att använda en kontroll för navigeringshierarkiträd för att tillämpa olika metadatabaserade filter för vyn. Nyckelfilter kan användas i kombination med navigeringshierarkin för att förfina listan med objekt som visas.

Kontroll för metadatanavigering

Mer information om hur du konfigurerar metadatanavigeringen och arbetar med hanterade metadata finns i Introduktion till hanterade metadata.

Överst på sidan Överst på sidan

Vad bör du tänka på när du planerar sökning?

Som SharePoint Online-administratör kan du anpassa sökfunktionen via sökadministrationssidan i administrationscentret för SharePoint. Du kan till exempel definiera sökbara hanterade egenskaper i sökschemat, identifiera högkvalitativa sidor för att förbättra relevansen, hantera frågeregler och resultatkällor och ta bort enskilda resultat. Du kan också utvärdera de ändringar som du gjort genom att ta fram rapporter om användning och sökningar.

De ändringar som du gör på sökadministrationssidan gäller för hela SharePoint Online-miljön (på innehavarnivå), men du kan också anpassa sökfunktionen på webbplatssamlings- eller webbplatsnivå.

Hur innehåll blir tillgängligt i sökningar

Söktjänsten är schemalagd att crawla SharePoint Online-innehåll var femte minut. När ett objekt läggs till på en SharePoint Online-webbplats tar det ett tag innan det indexeras och returneras i sökresultat. Hur lång tid det tar beror på aktuella användaraktiviteter. Aktiviteter som webbplatsmigrering, uppgraderingar och underhåll ökar belastningen för indexeringsjobbet. Nya innehållsobjekt bör vanligtvis visas i sökresultatet inom en timme

Mer information om hur du konfigurerar sökningar finns i Sökadministration i SharePoint – översikt.

Överst på sidan Överst på sidan

Vad behöver användare göra med innehåll?

Det är bra att ta med specifika frågor om scenarier för innehållsanvändning i innehållsplaneringen eftersom de här frågorna hjälper dig att fastställa hur du kan behöva konfigurera specifika webbplatser, listor eller bibliotek, samt vilka funktioner webbplatsanvändare kan behöva använda i samband med innehåll.

Det är också en bra idé att granska avsnittet Programvarukrav för Office 365 för företag så att du kan förutse om särskilda användare inom företaget kommer att få problem när de arbetar med SharePoint Online-innehåll på grund av hur deras lokala datorer är konfigurerade.

Frågor att utforska: Att tänka på vid innehållskonfiguration:
Behöver du spåra versioner av specifika typer av dokument eller listobjekt?
  • Du kan aktivera versionshantering för de listorna eller biblioteken.
  • Du kan kräva att dokument eller objekt ska checkas ut innan de ändras
Kommer webbplatsanvändare att behöva kunna arbeta eller samarbeta samtidigt med specifika typer av dokument?
  • Du kan aktivera samtidig redigering för relevanta bibliotek för att underlätta samarbete.
Behöver specifika typer av innehåll godkännas innan de blir tillgängliga?
  • Du kan aktivera godkännande av innehåll för bibliotek eller använda arbetsflöden för att hantera godkännande.
Hör vissa typer av dokument till specifika affärsprocesser eller mänskliga arbetsflöden?
  • Du kan skapa eller konfigurera arbetsflöden för de innehållstyper som används för de här dokumenten eller för de bibliotek där de här dokumenten finns.
Kommer du att använda listor för att driva eller hantera processer?
  • Du kan skapa eller konfigurera listbaserade arbetsflöden för processer, till exempel ärendeuppföljning och -hantering.
Kommer webbplatser att innehålla känsligt innehåll som måste begränsas från allmän åtkomst?
  • Du kan skapa specifika webbplatser eller bibliotek som konfigureras med unika behörigheter för att lagra känsligt innehåll.
  • Fundera på om du vill använda IRM (Information Rights Management) för listor eller bibliotek där känsligt innehåll kommer att lagras. Mer information finns i Tillämpa IRM (Information Rights Management) på en lista eller ett bibliotek.
  • Fundera på om du vill inaktivera extern delning för webbplatssamlingar där det kommer att finnas känsligt innehåll. Mer information finns i Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön.
  • Du kan konfigurera behörighet på objektnivå om behovet av att begränsa åtkomst till innehåll är minimalt.
  • Du kan använda målgruppsanpassning om du vill visa olika innehåll för olika användare.
  • Fundera på om vissa listor eller bibliotek ska uteslutas från sökindexeringen.
Kommer användarna att behöva kunna hantera innehåll som arkivhandlingar, och bestämma hur länge innehållet ska sparas eller när det upphör att vara giltigt?
  • Fundera på att skapa ett arkivhandlingscenter eller att konfigurera på plats-hantering av arkivhandlingarna.
Skulle det kunna hända att företaget ombeds att ta fram eDiscovery-dokument för ett domstolsärende eller en utredning?
  • Fundera på att konfigurera ett eDiscovery Center för att kunna hantera innehåll för ärenden och utredningar.
Behöver användare få uppdateringar om innehållsändringar?
  • Fundera på att aktivera RSS för viktiga listor och bibliotek.
Kommer användarna att publicera Microsoft Access-databaser på webbplatserna?
  • Du kanske måste kontrollera att Access Services är aktiverat och konfigurerat för webbplatsen.
Kommer användarna att publicera Microsoft Excel-arbetsböcker på webbplatserna?
  • Du kanske måste kontrollera att Excel Services är aktiverat och konfigurerat för webbplatsen.
Kommer användarna att arbeta med många videor, bilder eller ljudfiler, och hantera information om sådana filer?
  • Fundera på att konfigurera ett resursbibliotek, förkonfigurerat med specialfunktioner som underlättar hanteringen av omfattande medieresurser som bild-, ljud- och videofiler.
Kommer användarna att publicera Microsoft Visio-diagram som webbritningar?
  • Du kanske måste kontrollera att Visio Services är aktiverat och konfigurerat för webbplatsen.
Kommer användarna att skapa formulärbaserade lösningar?

Överst på sidan Överst på sidan

Hur ska innehåll hanteras under sin livscykel?

När du planerar innehållet på webbplatserna ska du tänka på livscykeln för det här innehållet. Det omfattar följande:

  • Hur eller varför lär innehåll troligtvis skapas? Skapas det till exempel som stöd för formella leveranser, eller under det dagliga arbetet och samarbetet?
  • Hur länge behöver användarna ha åtkomst till det?
  • Hur mycket växer det eller ändras under användning?
  • När finns det inte längre ett aktivt behov av innehållet?
  • Vad ska ske när inget aktivt behov av innehållet finns?
  • Finns det affärs- eller regelrelaterade anledningar till att visst innehåll kanske måste bevaras längre än den period då det används aktivt?

Dina svar på de här frågorna hjälper dig att planera och övervaka lagring, och de hjälper dig även att planera för sådant som du kanske behöver för att implementera lokal arkivhandlingshantering, till exempel förfalloprinciper.

Mer information finns i Välja hur arkivhandlingar ska lagras och hanteras och Implementera hantering av arkivhandlingar. Se även Principer för att stänga webbplatser.

Överst på sidan Överst på sidan

Återgå till Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag och mellanstora företag.

 
 
Gäller:
Administrationscenter för SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 och E4), SharePoint Online för företag (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business