Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats

Du kan använda funktioner för hantering av arkivhandlingar på alla dokument och webbplatser. Möjligheten att hantera arkivhandlingar på vilken webbplats som helst ger hanterare av arkivhandlingar mer kontroll över hur affärshandlingar och juridiska handlingar med långsiktigt värde hanteras. Hantering av arkivhandlingar "på plats" gör också att de här arkivhandlingarna kan vara en del av en samarbetsarbetsyta, och finnas tillsammans med andra dokument som du arbetar med.

Beroende på organisationsstrukturen för din hanteringslösning för arkivhandlingar kan du aktivera hantering av arkivhandlingar på webbplatssamlingsnivå och inaktivera manuell deklaration av arkivhandlingar på list- eller biblioteksnivå. Standard för listor och bibliotek är emellertid att manuell deklaration av arkivhandlingar är aktiverad när funktionen är aktiverad på webbplatssamlingsnivå.

I den här artikeln


Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en webbplatssamling

Om din lösning för hantering av arkivhandlingar är på list- eller biblioteksnivå, se Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en lista eller ett bibliotek. Om din lösning för hantering av arkivhandlingar omfattar flera webbplatser kan du konfigurera inställningar för hantering av arkivhandlingar på följande sätt:

  • Ange vilken typ av begränsningar som ska gälla för ett dokument när det deklareras som en arkivhandling.
  • Ange om manuell deklaration av arkivhandlingar ska tillåtas för alla listor eller bibliotek på en webbplats.
  • Ange vem som manuellt får deklarera och avdeklarera dokument som arkivhandlingar.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en webbplatssamling

 Obs!    Du måste först aktivera funktionen för hantering av arkivhandlingar på plats på webbplatssamlingsnivå innan du kan fortsätta med den här proceduren.

  1. Navigera till webbplatsens toppnivå.
  2. Klicka på Webbplatsinställningar på menyn Webbplatsåtgärder .
  3. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration under Administration av webbplatssamling.
  4. Välj det alternativ som anger den typ av begränsningar som ska gälla för ett objekt när det deklareras som en arkivhandling i avsnittet Begränsningar för arkivhandlingar på sidan Inställningar för arkivhandlingsdeklaration. Denna inställning påverkar inte objekt som redan deklarerats som arkivhandlingar.
  • Inga ytterligare begränsningar    Denna begränsning är användbar om du vill att arkivhandlingar ska ha en separat bevarandeprincip i förhållande till icke-arkivhandlingar, men inte vill blockera borttagning eller redigering av arkivhandlingarna.
  • Blockera borttagning    Detta är standardbegränsningen.
  • Blockera redigering och borttagning    Denna begränsning är användbar om du helt vill låsa ett dokument så att det inte kan redigeras eller tas bort. En ikon i form av ett hänglås associeras med dokumentet som en visuell representation av objektlåsningen.

Arkivhandlingsbegränsningar

  1. Välj det alternativ i avsnittet Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration som anger om objekt manuellt kan deklareras som arkivhandlingar i listor och bibliotek som standard. Om alternativet Inte vara tillgänglig på alla platser som standardär valt kan objekt bara deklareras som arkivhandlingar med principer eller arbetsflöden.

Med alternativen i det här avsnittet kan du definiera för hela webbplatssamlingen om knappen Deklarera arkivhandling ska visas i menyfliksområdet. Om knappen visas i menyfliksområdet kan användare med rätt behörighet deklarera dokument som arkivhandlingar.  Alla listor och bibliotek har egna inställningssidor för deklarering av arkivhandling, och där kan de "bryta loss" från webbplatssamlingens inställning för att visa eller dölja knapparna för deklarering av arkivhandling i menyfliksområdet. Om inställningar för deklarering av arkivhandling inte anges på list- eller biblioteksnivå används som standard webbplatssamlingens inställningar.

Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration

  1. Ange i avsnittet Deklarationsroller vilka typer av användare som får deklarera eller avdeklarera objekt som arkivhandlingar.
  • Alla listdeltagare och listadministratörer    Alla användare med behörigheten "redigera objekt" för en lista kan deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.
  • Endast listadministratörer    Bara användare med behörigheten "hantera listor" för en lista kan deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.
  • Endast principåtgärder    Bara principåtgärder eller anpassad kod som körs under systemkontot får deklarera och avdeklarera objekt som arkivhandlingar.

Deklarationsroller

  1. Klicka på OK.

Överst på sidan Överst på sidan

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en lista eller ett bibliotek

Du kan konfigurera inställningar för hantering av arkivhandlingar för att tillåta eller förhindra att arkivhandlingar skapas i specifika listor eller bibliotek på en webbplats. Du kan också konfigurera listor och bibliotek så att alla objekt som läggs till dem automatiskt kan deklareras som arkivhandlingar.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats för en lista eller ett bibliotek

  1. Gå till den lista eller det bibliotek som du vill konfigurera för hantering av arkivhandlingar.
  2. För bibliotek klickar du på fliken Bibliotek under Biblioteksverktyg. För listor klickar du på fliken Lista under Listverktyg.
  3. Klicka på Inställningar för bibliotek i menyfliksområdet Bibliotek. För listor klickar du på Inställningar för bibliotek.

     Obs!    Om du inte ser menyfliksknappen som anges i den här proceduren måste du kanske justera skärmupplösningen eller storleken på webbläsarfönstret för att visa alla tillgängliga menyfliksknappar. Du kan också klicka på gruppknappen för att visa gruppens knappalternativ.

  4. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration på sidan Listinställningar.

Sidan Inställningar av arkivhandlingsdeklaration för bibliotek

  1. I avsnittet Möjlighet att deklarera arkivhandlingar manuellt gör du något av följande:
  • Välj om du vill använda webbplatssamlingens standardinställning.
  • Tillåt manuell deklaration av arkivhandlingar för listan eller biblioteket.
  • Tillåt aldrig manuell deklaration av arkivhandlingar för listan eller biblioteket.
  1. Ange i avsnittet Automatisk deklaration om du vill att objekt som läggs till i listan eller biblioteket automatiskt ska deklareras som arkivhandlingar.
  2. Klicka på OK.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
SharePoint Online för stora företag