Introduktion till listor

En lista är en samling med data som du kan dela med gruppmedlemmar och andra webbplatsanvändare. Med en lista kan du till exempel skapa en anmälningsblankett för ett evenemang eller följa upp grupphändelser i en kalender. Du kan använda ett antal listor och listmallar som är färdiga att använda och fungerar som en bra utgångspunkt för att ordna listobjekt. Hur du ska ordna dina listor beror på vilka behov din grupp har och hur du föredrar att lagra och söka efter information. Följande artikel innehåller en översikt över funktioner i listor, en allmän beskrivning av vad du kan göra med listor och en lista över nästkommande steg så att du kan arbeta med listor.

I den här artikeln


Översikt över listor

En SharePoint-webbplats omfattar vanligtvis många standardlistor, däribland Länkar, Meddelanden, Kontakter, Ärendeuppföljning, Undersökningar och Uppgifter, som du kan använda som utgångspunkt för samarbete i grupp eller i en affärslösning. I många fall erbjuder de här standardlistorna snabba, effektiva lösningar med få eller inga ändringar. Du kan till exempel använda:

  • Undersökningar, som omfattar villkorsblock och sidbrytningar, för att bedöma hur tillfredsställda anställda och kunder är.
  • Ärendeuppföljning, med lagring av versionshantering och versionshistorik, för djupare analyser av arbetsgruppens projekt och gemensamma arbetsuppgifter.

Listor är användbara och flexibla och innehåller många inbyggda funktioner som gör det möjligt att lagra, dela och arbeta med data på ett kraftfullt sätt. Du kan:

  • Skapa en lista med en rad olika kolumner, däribland text, tal, alternativ, valuta, datum och tid, uppslag, ja/nej och beräknande. Du kan också bifoga en eller flera filer till ett listobjektet för att erbjuda ytterligare information, det kan vara kalkylblad med siffror för beräkningar eller dokument med bakgrundsinformation.
  • Skapa listvyer och ordna, sortera och filtrera data på olika sätt som anges. Du kan ändra metadata, till exempel lägga till och ta bort kolumner och ändra verifieringsuttryck, och använda listor konsekvent över webbplatser med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. Du kan exempelvis visa endast de händelser som är aktuella i en kalender på en startsida och skapa en visuell vy – ungefär som en väggkalender – på en annan sida.
  • Skapa relationer mellan listor genom att använda en kombination av unika kolumner, uppslagskolumner och tvingande relationer (borttagning av relaterade och begränsa borttagning), som alla bidrar till att du kan skapa mer sofistikerade affärslösningar och bevara dataintegriteten.
  • Skapa anpassade listor, visa data i webbdelar och webbdelssidor och importera, exportera och länka data från andra program, till exempel Microsoft Office Excel och Office Access.
  • Spåra versioner och detaljerad historik, kräva att ändrade data ska godkännas, använda säkerhet på objekt- och mappnivå, checka in och checka ut och automatiskt få information om ändringar genom aviseringar och RSS-feeds.
  • Ordna innehåll i en enskild lista i mappar för ökad enkelhet och bättre prestanda, och generellt förbättra prestandan för långa listor genom att använda indexering.

Överst på sidan Överst på sidan

Olika sätt att arbeta med listor

Nedan följer exempel på några metoder som gör det lättare att arbeta med listor och hantera informationen för arbetsgruppen.

Spåra versioner och detaljerad historik    Du kan spåra versioner av listobjekt så att du kan se vilka objekt som har ändrats i olika versioner samt vem som har ändrat objekten. Om misstag görs i en nyare version av ett objekt kan du återgå till en tidigare version. Att kunna spåra vad som har gjorts i en lista är särskilt viktigt om en lista behöver övervakas kontinuerligt i organisationen.

Kräva godkännande    Du kan ange att ett listobjekt måste godkännas innan det visas för alla. Ett objekt förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett listobjekt innan det godkänns.

Anpassa behörigheter    Du kan ange om en deltagare för en lista bara ska kunna läsa och redigera objekt som han/hon själv har skapat, eller samtliga objekt i listan. Användare som har behörighet för att hantera listor kan läsa och redigera alla objekt. Du kan också ange en specifik behörighetsnivå för ett enskilt listobjekt, till exempel om objektet innehåller konfidentiell information.

Skapa och hantera vyer    En grupp kan skapa olika vyer av samma lista. Innehållet i listan ändras inte, men objekten ordnas eller filtreras så att det blir lättare för varje användare att hitta den viktigaste och mest intressanta informationen utifrån sina egna behov.

Uppdatera listor    Tillvägagångssättet för att lägga till, redigera och ta bort listobjekt är likartat oavsett vilken typ av lista du uppdaterar. Det finns två sätt att lägga till eller redigera ett objekt i en lista.

  • Med ett formulär, vilket är standardmetoden.
  • Med direktredigering, vilket innebär att du lägger till objektet direkt på listsidan.

Direktredigering aktiveras av listans ägare eller annan användare med designbehörighet för listan. Direktredigering är en inställning (på sidan Redigera vy markerar du kryssrutan Tillåt direktredigering i avsnittet Direktredigering); det är inte en listinställning.

Om listan har inställningen att spåra versioner skapas en ny version av listobjektet varje gång du redigerar det. Du kan visa historik över hur objektet har ändrats samt återställa en tidigare version om du har gjort något misstag i en senare version.

Använda formler och beräknade värden    Du kan använda formler och beräknade värden om du vill att informationen i kolumnerna i en lista ska skapas dynamiskt. Åtgärderna kan inkludera information från andra kolumner i en lista och systemfunktioner, till exempel [i dag], vilket indikerar det aktuella datumet. Du kan till exempel ange ett standardförfallodatum som ligger sju dagar från det aktuella datumet.

Håll dig informerad om ändringar    I listor och vyer i kan RSS-teknik användas vilket innebär att uppdateringar kan skickas automatiskt till medlemmar i din arbetsgrupp. RSS är en teknik som gör att användare kan ta emot och visa uppdateringar eller RSS-feeds med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du kan få reda på när listor ändras eller när nya objekt läggs till. Aviseringar är ett smidigt sätt att hålla reda på de ändringar som är viktiga för dig.

Skapa listrelationer    Om du vill skapa en relation mellan två listor skapar du en uppslagskolumn i källistan och kolumnen hämtar (eller "slår upp") ett eller fler värden från en mållista om värdena överensstämmer med värdet i källistans uppslagskolumn. Om du vill kan du fortsätta lägga till kolumner från mållistan i källistan. När du skapar en uppslagskolumn kan du också välja att tvinga relationsbeteende genom att ange något av alternativen borttagning av relaterade eller begränsad borttagning. På så sätt hålls dina data giltiga och du undviker inkonsekvenser som kan orsaka problem längre fram.

Dela listinformation med ett databasprogram    Om ett databasprogram är installerat, till exempel Microsoft Office Access 2010, kan du exportera och importera data till och från webbplatsen, och även länka en tabell från databasen till en lista. När du arbetar med dina listdata i en Access-databas kan du också skapa frågor, formulär och rapporter.

Använda listor konsekvent på flera webbplatser    Om gruppen arbetar med olika typer av listor kan du lägga till konsekvens till flera listor med innehållstyper, webbplatskolumner och mallar. Med de här funktionerna kan du återanvända inställningar och liststruktur på ett effektivt sätt. Du kan till exempel skapa en innehållstyp för ett kundtjänstärende där vissa kolumner anges (till exempel kundkontakt) och affärsprocesser för innehållstypen. Ett annat exempel är att skapa en webbplatskolumn för avdelningsnamn med en listruta över avdelningar. Du kan återanvända kolumnen i flera listor för att vara säker på att namnen alltid visas på samma sätt i alla listor.

Arbeta med listobjekt från ett e-postprogram    Med ett e-postprogram som är kompatibelt med SharePoint-tekniker kan du ta med dig viktig listinformation. Med Microsoft Office Outlook 2010 kan du till exempel visa och uppdatera uppgifter, kontakter och diskussionstavlor på din webbplats från Outlook.

Definiera innehållsanpassning    Du kan aktivera målgruppsanpassning för en lista och sedan göra så att objekt i listan bara visas för personer som är medlemmar i särskilda grupper och målgrupper i SharePoint och Active Directory. Du uppnår detta genom att använda webbdelar, till exempel webbdelen Innehållsfråga, som använder målgruppsanpassning för att filtrera listan utifrån användarens medlemskap i en grupp. Innan objekten i en lista kan aktiveras för en viss publik måste själva listan konfigureras med kolumnen Målgruppsanpassning.

Överst på sidan Överst på sidan

Listtyper

Vilken typ av lista som du använder beror på vilken typ av information som du delar.

Meddelanden    Använd en meddelandelista om du vill dela nyheter och status och skicka påminnelser. Meddelanden stöder utökad formatering med bilder, hyperlänkar och formaterad text.

Kontakter    Använd en kontaktlista för att lagra information om personer eller grupper du arbetar med. Om du använder ett e-post- eller kontakthanteringsprogram som är kompatibelt med SharePoint-tekniker kan du visa och uppdatera kontakterna från SharePoint-webbplatsen i det andra programmet. Du kan till exempel uppdatera en lista över alla företagets leverantörer från ett e-postprogram som är kompatibelt med SharePoint-tekniker, till exempel Outlook 2010. En kontaktlista hanterar inte webbplatsens medlemmar i egentlig mening, men kan användas för att lagra och dela kontakter för företaget, till exempel en lista med externa leverantörer.

Diskussionstavlor    Använd en diskussionstavla om du vill skapa en central plats där du kan registrera och lagra gruppdiskussioner i ett format som påminner om nyhetsgrupper. Om din administratör har aktiverat listor på webbplatsen för att ta emot e-postmeddelanden, kan diskussionstavlorna lagra e-postdiskussioner från de vanligaste e-postprogrammen. Du kan till exempel skapa en diskussionstavla för företagets nya produktlansering.

Länkar    Använd en länklista som en central plats för länkar till Internet, till företagets intranät och till andra resurser. Du kanske till exempel vill skapa en lista med länkar till dina kunders webbplatser.

Kalender    Använd en kalender för alla arbetsgruppens aktiviteter eller för specifika situationer, till exempel helgdagar. En kalender tillhandahåller visuella vyer, som påminner om en skrivbords- eller väggkalender, över gruppens aktiviteter, till exempel möten, sociala tillställningar och heldagsaktiviteter. Du kan också bevaka gruppens milstolpar, till exempel tidsgränser eller datum för produktlanseringar, som inte associeras med ett specifikt tidsintervall. Om du använder ett e-post- eller kalenderprogram som är kompatibelt med SharePoint-tekniker kan du visa och uppdatera kalendern från webbplatsen när du arbetar i det andra programmet. Du kan till exempel jämföra och uppdatera kalendern på webbplatsen med datum från din Office Outlook 2010-kalender genom att visa båda kalendrarna bredvid eller ovanpå varandra i Office Outlook 2010.

Uppgifter    Använd en uppgiftslista för att hålla reda på information om projekt och andra uppgifter för gruppen. Du kan tilldela uppgifter till användare och bevaka statusen och procent färdigt i takt med att uppgiften utförs. Om du använder ett e-post- eller uppgiftshanteringsprogram som är kompatibelt med Office SharePoint-tekniker kan du visa och uppdatera uppgifterna från webbplatsen i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en uppgiftslista för företagets budgetprocess och sedan visa och uppdatera den i Office Outlook 2010 jämte dina övriga uppgifter.

Projektaktiviteter    Använd en lista för projektaktiviteter om du vill lagra aktivitetsinformation i en Gantt-vy med förloppsindikatorer. Du kan bevaka statusen och procent färdigt i takt med att aktiviteten utförs. Om du använder ett e-post- eller aktivitetshanteringsprogram som är kompatibelt med SharePoint-tekniker kan du visa och uppdatera projektaktiviteterna från din webbplats i det andra programmet. Du kan till exempel skapa en aktivitetslista på webbplatsen för att identifiera och tilldela arbetet med framtagningen av en utbildningsmanual och sedan övervaka projektets status från Office Project 2010.

Ärendeuppföljning    Använd en lista för ärendeuppföljning om du vill lagra och följa upp särskilda ärenden, till exempel supportfrågor. Du kan tilldela ärenden, kategorisera dem och associera ärenden med varandra. Du kan till exempel skapa en lista för ärendeuppföljning för att hantera problem och lösningar med anknytning till företagets kundtjänst. Du kan också kommentera ärenden varje gång du redigerar dem och skapa en historik över kommentarer utan att den ursprungliga ärendebeskrivningen påverkas. En kundtjänstrepresentant kan exempelvis registrera alla steg som krävts för att lösa ett problem och det slutliga resultatet. Du kan också använda en lista för ärendeuppföljning med ett trelägesarbetsflöde för att underlätta ärende- och projektuppföljningen på företaget.

Undersökning    Använd en undersökning om du vill samla in och sammanställa feedback, till exempel enkäter eller frågor som ska besvaras av företagets anställda. Du kan utforma frågorna och svaren på flera olika sätt och visa en översikt över feedbacken. Om du har ett kalkylblad eller ett databasprogram installerat på datorn som är kompatibelt med SharePoint-tekniker kan du exportera resultatet och analysera det mer djupgående.

Anpassad    Använd en anpassad lista om du vill starta en lista från början. Du kan också skapa en anpassad lista som utgår från ett kalkylblad om du har ett kalkylbladsprogram som är kompatibelt med SharePoint-tekniker. Du kan till exempel importera en lista från Office Excel 2010 som du har skapat för att spara och hantera kontrakt med leverantörer.

Anpassad lista i datablad    Visa Använd en anpassad lista i databladsvy om du vill skapa en tom lista som liknar en anpassad lista, men vill att listan ska visas som standard i databladsvy. I databladsvy kan du använda ett datarutnät för att visa och redigera data som rader och kolumner. Du kan lägga till och redigera rader och kolumner, tillämpa filter och sorteringsordningar, visa beräknade värden och summor och på ett smidigt sätt redigera data i rutnätsceller. För databladsvy krävs att Office 2010 är installerat på en klientdator med 32 bitar och att webbläsaren har stöd för ActiveX-kontroller. Du hittar mer information om hur du använder databladsvy i hjälpen för datablad, som du visar genom att visa en lista i databladsvy och klicka på Hjälp i statusfältet.

Statuslista    Använd en statuslista om du vill visa och spåra målen för ditt projekt. Listan omfattar en uppsättning färgade ikoner och med dem meddelas till vilken grad målen är uppnådda.

Utskick    Använd utskickslistan om du vill skicka information, däribland bekräftelsestämplar, till medlemmarna i gruppen.

Lista för Microsoft IME-ordlista    Använd listan för Microsoft IME-ordlista när du vill använda data i listan som en Microsoft IME-ordlista. Du kan konvertera objekt i kolumnen Läsning till Visa med Microsoft IME och visa innehållet i Kommentar i fönstret IME-kommentar. Dessa data kan länkas till en specifik URL.

Lista för PerformancePoint-innehåll    Använd en lista för PerformancePoint-innehåll om du vill lagra instrumentpanelsobjekt, till exempel styrkort, rapporter, filter, instrumentpanelssidor och andra instrumentpanelsobjekt som du skapar med PerformancePoint Dashboard Designer.

Språk och översättare    Använd en lista för språk och översättare med arbetsflödet Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering. Arbetsflödet använder listan för att tilldela översättningsaktiviteter till översättaren som anges i listan för respektive språk. Du kan skapa den här listan manuellt, eller välja att listan ska skapas automatiskt när du lägger till ett arbetsflöde av typen Översättningshantering i ett bibliotek för översättningshantering.

KPI-lista    Använd en KPI-lista om du vill spåra prestationsindikatorer (KPI) så att du snabbt kan utvärdera och jämföra förloppet mot mätbara mål. Du kan skapa KPI-listor för att övervaka prestanda genom att använda någon av fyra datakällor: manuellt angivna data, data i en SharePoint-lista, data i Microsoft Office Excel-arbetsböcker eller data från Analysis Services (en komponent i Microsoft SQL Server). När KPI-listan har skapats kan du använda den och visa statusen för indikatorn på en instrumentpanelssida.

Överst på sidan Överst på sidan

Ordna listor på en webbplats

Du kan använda listfunktionerna på många olika sätt, beroende på hur stora och hur många listor du har och vad som behöver göras i organisationen.

Spara många objekt i en lista

Ibland kan du behöva en enda stor lista som ska användas i olika syften. Det kanske till exempel finns ett stort antal tekniska ärenden som måste spåras i hela organisationen och ärendena kan gälla flera olika projekt och grupper.

Använd en enda lista om:

  • Gruppen behöver översiktlig information om listobjekten eller olika vyer av samma uppsättning objekt. En chef kanske till exempel vill se förloppet för alla tekniska ärenden för organisationen eller alla ärenden som har skapats under en viss tidsperiod.
  • Användarna vill kunna söka efter ärendena på samma plats på en webbplats.
  • Du vill använda samma inställningar för listobjekten, till exempel spåra versioner eller kräva godkännande.
  • Alla grupper som arbetar med listan liknar varandra. De kan till exempel ha samma behörighetsnivå. Unika behörigheter kan användas för specifika listobjekt, men om behörighetsnivåerna varierar mycket bör du överväga att använda flera listor.
  • Du vill kunna analysera information om listan eller ta emot sammanställda uppdateringar för listan. Du kan ange att du vill ha aviseringar när listobjekten ändras eller visa ändringarna i en lista med hjälp av RSS-teknik. Med RSS-feeds kan medlemmar i arbetsgruppen se en sammanställd lista över information som har ändrats.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa flera listor

Överväg att använda flera listor om det finns klara skillnader mellan de objekt du vill hantera eller mellan de grupper med användare som arbetar med objekten.

Använd flera listor om:

  • Det inte är troligt att användare behöver visa översikter över samtliga objekt.
  • De grupper som arbetar med informationen är distinkta och har klart olika behörighetsnivåer.
  • Du behöver använda olika inställningar för till exempel versionsinformation eller godkännande för flera uppsättningar med objekt.
  • Du inte behöver analysera objekten samtidigt eller ta emot sammanställda uppdateringar om listan.

Överst på sidan Överst på sidan

Ordna objekt i en lista

Nedan beskrivs några olika sätt att ordna listor och listobjekt:

Lägga till kolumner    Om du vill göra det lättare för användare i gruppen att hitta de objekt som är viktigast kan du lägga till kolumner i listan. Du kan till exempel lägga till kolumnen Projekt i en lista så att det blir lättare för personer som arbetar med specifika projekt att visa och arbeta med sina objekt. Du kan också lägga till fler kolumner om du vill samla in ytterligare information för varje listobjekt, till exempel namnet på avdelningen eller namnet på en anställd.

Om det finns flera objekt i en lista kan du indexera vissa kolumner så att prestandan förbättras när du visar flera objekt eller växlar mellan vyer. Det här alternativet innebär inte att sättet som du ordnar objekten på ändras, men det kan underlätta för organisationer där ett stort antal objekt sparas i en lista. Indexeringen kan emellertid ta upp mer databasutrymme.

Skapa vyer    Du kan använda vyer om användarna i din grupp ofta behöver visa data på ett visst sätt. I vyer används kolumner för att sortera, gruppera, filtrera och visa data. Du kan också välja hur många objekt som ska visas samtidigt i varje vy. En användare kan till exempel bläddra i en lista och visa 25 eller 100 listobjekt per sida, beroende på vad användaren är ute efter och hur snabb anslutningen är.

Med vyer kan du spara ett stort antal objekt i en lista men välja att visa bara de delmängder som du vill visa vid ett visst tillfälle, till exempel bara de ärenden som har anslagits i år eller aktuella händelser i en kalender. Du kan skapa personliga vyer som bara är tillgängliga för dig. Om du har behörighet för att ändra en lista kan du också skapa offentliga vyer som är tillgängliga för alla.

Skapa mappar    Du kan lägga till mappar i de flesta typer av listor om listägaren har angett att mappar får skapas. Detta är särskilt användbart om listobjekten kan delas upp på ett visst sätt, till exempel efter projekt eller grupp. Med hjälp av mappar kan användare enklare skapa sig en översikt över listobjekten och hantera dem. SharePoint-tekniker innehåller en trädvy som du kan använda för att navigera på webbplatser och bland mappar på ungefär samma sätt som du arbetar med mappar på en hårddisk.Varje avdelning kan till exempel ha en egen mapp.

Överst på sidan Överst på sidan

Nästa steg

När du nu har en övergripande bild av listor kan du göra följande vanliga och användbara uppgifter med dem.

  • Skapa eller ta bort en intern list, en extern lista och listrelationer
  • Skapa eller ta bort kolumner, mappar och vyer
  • Skapa olika typer av listor, till exempel kalendrar och diskussionstavlor
  • Skapa och hantera listor med projektaktiviteter
  • Lägga till, redigera eller ta bort objekt i listor
  • Hantera en lista med många objekt
  • Konfigurera platsdefinierade vyer
  • Arbeta med listmallar och innehållstyper
  • Synkronisera en SharePoint-lista på datorn med klientprogram
  • Ange behörigheter och avancerade inställningar i en lista
  • Anpassa användaråtkomst till objekt i mappar och listor
  • Använda arbetsflöden med en lista

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
SharePoint Online för stora företag