Introduktion till bibliotek

Ett bibliotek är en plats på en webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera filer tillsammans med gruppmedlemmar. Varje bibliotek har en lista över filer samt viktig information om filerna, vilket hjälper medlemmar att använda filerna för att samarbeta. Du kan välja mellan ett antal färdiga bibliotek och biblioteksmallar som utgör en bra utgångspunkt när du ska ordna filerna. När du skapat ett bibliotek kan du anpassa det på flera olika sätt. Du kan t.ex. kontrollera hur dokument visas, hanteras och skapas. Du kan också spåra versioner, inklusive hur många och vilken typ av versioner. Du kan till och med skapa anpassade vyer, formulär och arbetsflöden för att göra dina projekt och affärsprocesser smidigare.

I den här artikeln


Översikt över bibliotek

I stället för att din grupp ska jaga efter dokument på olika platser, till exempel persondatorer, nätverksdiskar och e-postmappar, är det mycket mer effektivt att använda ett SharePoint-bibliotek som en central plats som alla i gruppen kan se och använda.

Överst på sidan Överst på sidan

Vad är ett bibliotek?

Ett typiskt bibliotek Ett SharePoint-bibliotek är en plats på en webbplats där du kan skapa, spara och uppdatera filer och dela dem med andra gruppmedlemmar. I varje typ av bibliotek (för dokument, bilder, formulär, wiki-sidor, resurser, rapporter, arkivhandlingar, dataanslutningar och presentationsbilder) visas en lista med filer och nyckelinformation om filerna, till exempel vem som senast ändrade filen. Du kan välja mellan olika typer av bibliotek, beroende på vilka filtyper du vill lagra och hur du tänkt använda dem. När du är klar med ett bibliotek kan du arkivera filerna och ta bort biblioteket så att du sparar diskutrymme på servern.

Du kan också anpassa bibliotek på flera olika sätt. Du kan kontrollera hur dokument visas, spåras, hanteras och skapas. Du kan spåra versioner, bland annat hur många och vilka typer av versioner, och du kan begränsa vem som kan visa dokumenten innan de godkänns. För att effektivisera en affärsprocess kan du använda arbetsflöden för att samarbeta med dokument i biblioteket. Du kan minska röran genom att ange principer för informationshantering om du vill styra hur dokument och förfallodatum hanteras i biblioteket.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur används ett bibliotek av en typisk grupp?

En marknadsföringsgrupp på Contoso behöver samarbeta på projekt- och gruppdokument. Gruppens medlemmar behöver en central plats där de kan samarbeta på dokument, hålla reda på sina kalendrar och möten, hantera projekt och spåra gruppens uppgifter. Denna grupp har också en leverantör som bor på en annan plats och det finns därför en extra fördel med att använda SharePoint-tekniker.

Deras första steg är att utse en av sina medlemmar till ägare av webbplatsen och ansvarig för hantering av deras webbplats. Webbplatsens ägare får rollen som webbplatsadministratör, får Fullständig behörighet för biblioteket, och säkerställer först att alla i gruppen har behörighetsnivån Delta för dokumentbiblioteket Delat på gruppens webbplats. Därefter byter webbplatsens ägare namn på det till "Marknadsföringsdokument" och lägger till en detaljerad beskrivning så att alla användare, särskilt nybörjare, får en tydligare bild av syftet med biblioteket och vilket innehåll som ska visas eller läggas till. Gruppen har beslutat sig för att använda det här biblioteket för hantering av pressreleaser, budgetfiler, avtal, förslag och andra dokument som är relevanta för gruppen.

En av webbplatsägarens första uppgifter är att söka upp och ladda upp många viktiga dokument till biblioteket för att få gruppen att fokusera på att använda biblioteket som central lagringsplats. Därefter beslutar sig webbplatsägaren för att göra följande: ange att biblioteket ska kräva utcheckning, så att ingen av misstag skriver över ändringar i dokument, och spårning av versioner, så att gruppen har en historik över hur filer har utvecklats och kan återställa en tidigare version vid behov. För att säkerställa att företagets standarder följs kan webbplatsens ägare också lägga till standardmallar för marknadsföringsrapporter, försäljningsavtal, kampanjplaner och budgetkalkylblad i biblioteket. Alla mallar innehåller företagets logotyp och målbeskrivning. När medlemmar skapar en ny fil från dokumentbiblioteket kan de enkelt ange vilken mall som ska användas.

Efter hand som gruppens medlemmar lägger till filer och samarbetar på dokument ordnar de biblioteket genom att lägga till kolumner och skapa vyer som visar innehållet på flera olika sätt som är meningsfulla för arbetet. Exempelvis lägger webbplatsens ägare till kolumnen "Projektnamn" så att medlemmar kan filtrera eller sortera efter den kolumnen.

Andra medlemmar i gruppen lägger till offentliga vyer som grupperas efter räkenskapskvartal och filtrerar ut avtal som förfaller inom sex månader. Medlemmarna skapar också personliga vyer som hjälper dem att snabbt hitta information och slutföra sitt arbete.

Efter en lång diskussion under ett personalmöte bestämmer sig gruppen för att ange varningar på biblioteksnivå för rapportering av uppdateringar en gång i veckan. Medlemmarna kan själva bestämma sig för att ange fler varningar eller RSS-feeds för specifika filer efter behov. Gruppen bestämmer sig också för en viktig "bra vana" i den här nya världen av samarbete. När medlemmarna vill distribuera ett dokument i ett bibliotek motstår de frestelsen att bifoga det i ett e-postmeddelande och e-postar i stället en länk. Det är lätt att infoga en dokumentlänk i ett e-postmeddelande från bibliotekets menyfliksområde, vilket säkerställer att den senaste versionen används och bidrar till att minska stockningen i det lokala nätverket.

Ibland kan medlemmar i gruppen och andra användare blockeras från att använda innehåll eftersom de saknar tillräcklig behörighet. Vissa dokument är skyddade eftersom de har känsligt material, t.ex. ett avtal eller budgetinformation. Eftersom möjligheten att begära åtkomst från webbplatsens ägare är aktiverad kan de dock enkelt begära åtkomst från en sida och så kan webbplatsens ägare ge tillstånd att använda dokumentet.

Alla medlemmar i marknadsföringsgruppen, men särskilt leverantören, gillar möjligheten att ta ut innehåll i biblioteket offline, arbeta med dem hemifrån eller på en annan plats och sedan smidigt synkronisera ändringarna när de är online igen, allt med Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Ett mycket viktigt ansvar för denna marknadsföringsgrupp är att föreslå marknadsföringskampanjer för att öka försäljningen och intäkter. När medlemmar i gruppen utvecklar en ny kampanjplan spårar de mindre versioner av filen. Om de gör ett misstag i en version kan de återställa den föregående versionen. När de slutför kampanjplanen kan de skapa en huvudversion och sedan publicera den för godkännande av juridiska avdelningen och chefen. När filen har godkänts kan andra anställda visa filen. Webbplatsens ägare går igenom onlinedokumentation, utbildning och bloggar, och funderar sedan ut hur arbetsflödet ska läggas upp utan att använda kod, associerar planen med biblioteket och automatiserar processen för insamling av feedback, insamling av signaturer och publicering av det slutgiltiga dokumentet.

Efter tre månaders användning har marknadsföringsbiblioteket och webbplatsen blivit en mycket viktig komponent för marknadsföringsgruppen, och den har givit en betydande förbättring av deras produktivitet och synlighet i hela företaget. De kan inte tänka sig att arbeta utan det, och utforskar aktivt andra sätt att använda SharePoint-tekniker för bättre samarbete.

Överst på sidan Överst på sidan

Bibliotekstyper

Du kan skapa och hantera dokument, kalkylblad, presentationer, formulär och andra typer av filer i ett SharePoint-bibliotek. Vissa bibliotek skapas automatiskt när du skapar en ny webbplats, t.ex. biblioteket Delade dokument på en gruppwebbplats. Du kan anpassa biblioteken efter dina behov eller skapa egna, ytterligare bibliotek. Varje bibliotekstyp har ett specifikt syfte och vissa innehåller olika uppsättningar med funktioner.

Dokumentbibliotek    Om du har många filtyper, bland annat dokument och kalkylblad, kan du använda ett dokumentbibliotek. Du kan lagra andra typer av filer i ett dokumentbibliotek, även om vissa filtyper blockeras av säkerhetsskäl. När du arbetar i program som inte är blockerade kan du skapa sådana filer från biblioteket. Din marknadsavdelning kan till exempel ha ett eget dokumentbibliotek för materialplanering, pressmeddelanden och publikationer.

Bildbibliotek    Om du vill dela ut en samling med digitala bilder eller grafik kan du använda ett bildbibliotek. Bilder kan lagras i andra typer av SharePoint-bibliotek, men det finns flera fördelar med bildbibliotek. Från ett bildbibliotek kan du till exempel visa bilder som ett bildspel, hämta bilder till datorn och redigera bilder med kompatibla grafikprogram, till exempel Microsoft Paint. Det kan vara en bra idé att skapa ett bildbibliotek om du vill spara bilder av gruppevenemang eller produktlanseringar. Du kan också skapa länkar till bilder i biblioteket från andra platser på webbplatsen, till exempel från Wiki-sidor eller bloggar.

Formulärbibliotek    Om du behöver hantera en grupp med XML-baserade affärsformulär kan du använda ett formulärbibliotek. Ditt företag kanske till exempel vill använda ett formulärbibliotek för kostnadssammanställningar. Om du vill konfigurera ett formulärbibliotek måste du ha en XML-redigerare eller ett program för XML-formulärdesign, som Microsoft InfoPath. Formuläret som fylls i är bara en XML-fil som innehåller ENDAST de data som har angetts i formuläret, t.ex. datum och belopp för en utgift. Allt annat i utgiftsrapporten kommer från formulärmallen. När ett formulär har fyllts i kan du slå samman formulärdata eller exportera data för analys.

Wiki-sidbibliotek    Om du vill skapa en samling med anslutna Wiki-sidor kan du använda ett Wiki-sidbibliotek. Via en Wiki kan flera personer samla in rutininformation i ett format som är enkelt att skapa och ändra. Du kan även lägga till Wiki-sidor i biblioteket som innehåller bilder, tabeller, hyperlänkar och interna länkar. Om din grupp till exempel skapar en wiki-webbplats för ett projekt, kan webbplatsen innehålla olika tips i en serie sidor som är kopplade till varandra.

Resursbibliotek    Om du vill dela och hantera digitala medieresurser, t.ex. bild-, ljud- och videofiler, kan du använda ett resursbibliotek. Ett resursbibliotek gör det lättare för användarna att hitta och återanvända digitala mediefiler som andra redan har skapat, som logotyper och företagsbilder. Dessutom får du tillgång till innehållstyper med egenskaper och vyer som gör det lättare att hantera och bläddra bland medieresurser, till exempel miniatyrer och metadatanyckelord. Du kanske till exempel vill hantera och spara varumärkesbilder och återanvändbara innehållsfragment från program så att de blir tillgängliga i hela företaget och används på ett konsekvent sätt.

Presentationsbildbibliotek    Om du vill dela presentationsbilder på ett effektivt sätt kan du använda ett presentationsbildbibliotek. Med hjälp av presentationsbildbibliotek kan du dela, spara och hantera bilder från Microsoft PowerPoint eller kompatibla presentationsprogram. När du publicerar en presentation till ett presentationsbildbibliotek överförs bilderna som enskilda filer, så att du kan ändra och spåra dem oberoende av varandra. I biblioteket skapas en länk till presentationen så att du får ett meddelande när någon av bilderna ändras. Du kan sortera bilder, checka ut dem och spåra historiken för alla bilder. Biblioteket innehåller också specialfunktioner för att hitta, hantera och återanvända bilder.

Arkivhandlingsbibliotek    Om du vill ha en central lagringsplats där du kan lagra och hantera företagets arkivhandlingar och viktiga affärsdokument kan du använda ett arkivhandlingsbibliotek. Om ditt företag t.ex. måste arbeta i enlighet med regelverk som kräver att det finns en definierad process för hantering av viktiga dokument, kan du skapa en webbplats för arkivhandlingscenter med ett antal arkivhandlingsbibliotek där du sparar olika typer av arkivhandlingar. För varje bibliotek kan du ange principer för vilka arkivhandlingar som ska sparas, hur dokumenten ska skickas och hanteras och hur länge arkivhandlingarna ska behållas.

Rapportbibliotek    Med ett rapportbibliotek kan du göra det enklare att skapa, hantera och leverera webbsidor, dokument och prestationsindikatorer (KPI) för mått och mål. Rapportbiblioteket är en central plats där du kan skapa och spara rapporter, till exempel Excel-arbetsböcker och instrumentpanelssidor. Om du publicerar en Excel-arbetsbok i ett rapportbibliotek kan du öppna den i en webbläsare med en enda klickning, så att du enkelt kan visa arbetsboken utan att behöva lägga till den på en webbdelssida.

Processdiagrambibliotek (metriskt och am. enheter)    Om du vill lagra och dela diagramprocessdokument, till exempel sådana som skapats med Microsoft Visio 2010, kan du använda ett processdiagrambibliotek. Biblioteken för metriska och amerikanska måttenheter är anpassade efter sina respektive måttsystem.

 Obs!   Beroende på hur webbplatsen ser ut och hur den är konfigurerad kan andra typer av systembibliotek skapas automatiskt, till exempel formatbibliotek och resurs- och sidbibliotek för webbplatsen. Du kan dock inte skapa dessa typer av bibliotek via användargränssnittet.

Överst på sidan Överst på sidan

Olika sätt att arbeta med bibliotek

Nedan beskrivs några sätt att arbeta med bibliotek så att de blir så användbara som möjligt för gruppen:

Skapa vyer     Du kan använda en vy (vy: En uppsättning kolumner på en webbsida som visar objekt i en lista eller ett dokumentbibliotek. Vyn kan visa sorterade och filtrerade objekt, ett urval av kolumner eller en anpassad layout. om du vill visa de objekt i ett bibliotek som är viktigast för dig eller som passar bäst för ett visst syfte. Innehållet i biblioteket ändras inte, men filerna ordnas eller filtreras så att de blir lättare att hitta och att bläddra bland.

Kräva att filer checkas ut     Genom att kräva att en fil ska checkas ut (checka ut: Att låsa en fil medan den redigeras för att förhindra andra från att skriva över eller redigera den av misstag. Det är bara användaren som checkar ut ett dokument som kan redigera det.) för redigering ser du till att den bara kan redigeras av en enda person tills den checkas in (checka in: Att låsa upp låset för redigering och göra det möjligt för andra användare att visa den uppdaterade filen eller att checka ut filen.). Om du kräver att dokument ska checkas ut för redigering, kan bara en person åt gången ändra dokumentet vilket förhindrar redigeringskonflikter och förvirring. Genom att kräva utcheckning påminner du också gruppens medlemmar om att skriva en kommentar varje gång de har redigerat (och checkat ut) en fil, så att det blir lättare att hålla reda på vilka ändringar som gjorts i de olika versionerna.

Spåra versioner     Om du behöver behålla tidigare versioner (version: Framtagningen av ett numrerat exemplar av en fil eller ett objekt när en revision sparas i biblioteket eller listan.) av filer kan du använda bibliotek för att spåra, lagra och återställa filerna. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Du kan också välja att ange vissa versioner som huvudversioner, t.ex. om ett nytt kapitel läggs till i en handbok, och andra versioner som delversioner, t.ex. om ett stavfel rättas till. Om du vill hantera lagringsutrymme på ett bättre sätt kan du ange hur många versioner av varje versionstyp som ska sparas.

Kräva godkännande av dokument     Du kan ange att ett dokument måste godkännas. Dokumentet förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna eller avvisa det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett dokument innan det godkänns. Den här funktionen kan vara användbar om biblioteket innehåller viktiga riktlinjer eller procedurer som behöver vara helt slutgiltiga innan andra ser dem.

Ange behörigheter     Med SharePoint-grupper och behörighetsnivåer kan du effektivt hantera åtkomsten till innehåll. Behörigheter till bibliotek, mappar i bibliotek och dokument ärvs som standard från den överordnade webbplatsen. Genom att tilldela behörighetsnivåer för ett specifikt objekt kan du skydda känsligt innehåll, som ett avtal eller budgetinformation, utan att begränsa tillgången till resten av webbplatsen.

Hålla dig informerad om ändringar     Bibliotek har stöd för RSS-teknik så att medlemmar i arbetsgruppen automatiskt tar emot och kan visa uppdateringar, eller feeds, av nyheter och information på en och samma plats. Du kan använda RSS-teknik om du vill få aviseringar om ändringar i ett bibliotek, till exempel när filer som lagras i biblioteket ändras. Med RSS-feeds kan medlemmar i arbetsgruppen se en sammanställd lista över de filer som har ändrats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du meddelas när en fil ändras.

Skapa arbetsflöden     Ett dokumentbibliotek eller en innehållstyp kan innehålla arbetsflöden som har definierats för affärsprocesser i organisationen, t.ex. hanteringsprocesser för godkännande eller granskning av dokument. Gruppen kan tillämpa affärsprocesser på dokument, så kallade arbetsflöden, vilket anger åtgärder som ska vidtas i en specifik ordning, till exempel att godkänna dokument. Ett SharePoint-arbetsflöde är ett automatiskt sätt att flytta dokument eller objekt genom en sekvens av åtgärder eller uppgifter. Tre arbetsflöden är tillgängliga för bibliotek som standard: Godkännande, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för godkännande; Samla in feedback, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för feedback och sedan returneras i form av en sammanställning till den person som initierat arbetsflödet; samt Samla in signaturer, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för insamling av deras digitala signaturer.

Definiera innehållstyper     Om gruppen arbetar med flera typer av filer, t.ex. arbetsblad, presentationer och dokument, kan du utöka funktionaliteten i biblioteket genom att aktivera och definiera flera innehållstyper (innehållstyp: En återanvändbar grupp av inställningar för en innehållskategori. Använd innehållstyper konsekvent när du hanterar metadata, mallar och beteenden för objekt och dokument. Innehållstyper definieras på webbplatsnivå och används för listor och bibliotek.). Innehållstyper ger flexibilitet och konsekvens över flera bibliotek. För varje innehållstyp kan en mall, och till och med arbetsflödes (arbetsflöde: Den automatiserade förflyttningen av dokument eller objekt genom en viss serie åtgärder eller aktiviteter relaterade till en affärsprocess. Arbetsflöden kan användas för en konsekvent hantering av vanliga affärsprocesser, till exempel för att godkänna eller granska dokument.) processer, anges. Mallarna fungerar som utgångspunkt för formatering och all formaterad exempeltext och för egenskaper som gäller dokumenten av den typen, till exempel avdelningsnamn eller kontraktsnummer.

Klientintegration    Vissa kompatibla klientprogram fungerar med SharePoint-funktioner direkt från klienten. När du använder Microsoft Word 2010 kan du till exempel hantera incheckning och utcheckning enklare. Från Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 eller Microsoft Outlook 2010 kan du ta ut biblioteksinnehåll offline, arbeta med det från en fjärransluten plats och sedan smidigt synkronisera ändringarna när du återigen är online.

Granskningsspårning    Om du har en grupp med känsliga filer och vill veta hur dokumenten har använts kan du definiera en princip och med den aktivera "granskningsspårning" av händelser, t.ex. filändringar, kopiering eller borttagning.

Ange principer    Principinställningar är inställningar som möjliggör förfallodatum för dokument, automatisk borttagning eller regelbunden granskning (via ett arbetsflöde) av dokument som har uppnått en angiven ålder. När bibliotek utvecklas kan användningen av de här dispositionsinställningar spara tid och arbete i ett försök att manuellt rensa upp utrymme på en hårddisk som är full och undvika att nå kvotgränser.

Använda en dokumentcenterwebbplats    Du kan använda en dokumentcenterwebbplats när du vill skapa, hantera och lagra ett stort antal dokument. Ett dokumentcenter bygger på en webbplatsmall och är avsett att fungera som en central lagringsplats för hantering av många dokument. Egenskaper, som metadata och trädvynavigering, innehållstyper och webbdelar, hjälper dig att ordna och hämta dokument på ett effektivt och meningsfullt sätt för dina användare. "Innehållsguider" kan snabbt konfigurera metadatadriven navigering så att den fungerar bra för de flesta bibliotek utan att uttryckligen skapa index, men också få hjälp vid skapande av ytterligare index för att utöka prestandan över ett större spektrum av filter och vyer. Du kan använda en dokumentcenterwebbplats som redigeringsmiljö (användare kan aktivt checka in och ut filer och skapa mappstrukturer för dessa filer) eller ett innehållsarkiv (användare kan bara visa eller överföra dokument).

Överst på sidan Överst på sidan

Ordna bibliotek på en webbplats

Hur du ska ordna filerna i ett bibliotek beror på vilka behov din grupp har och hur du föredrar att lagra och söka efter information. Genom att planera i förväg kan du skapa en struktur som fungerar optimalt för din grupp. Bibliotek har olika funktioner som gör det enklare att arbeta med flera filer i ett enskilt bibliotek. Det kan dock vara så att flera olika bibliotek passar bättre för din grupp.

Lagra dokument i ett bibliotek

Du kan använda ett bibliotek för flera olika behov. Det kanske t.ex. finns flera projekt inom samma grupp eller flera grupper som arbetar med samma projekt. Du bör fundera på att använda ett enda bibliotek när:

  • Din grupp behöver visa sammanfattningsinformation om, eller olika vyer av, samma uppsättning filer. En chef vill kanske se alla filer grupperade efter avdelning eller förfallodag.
  • Användarna vill kunna söka efter filerna på samma plats på en webbplats.
  • Du vill använda samma inställningar för till exempel spårningsversioner eller godkännande för samtliga filer.
  • Alla grupper som arbetar med biblioteket liknar varandra. De kan t.ex. ha samma behörighetsnivå.
  • Du vill analysera information om filerna i ett kalkylblad, eller ta emot konsoliderade uppdateringar om filerna.

Om du vill arbeta effektivt med dokument i ett bibliotek kan du ordna filer i ett bibliotek genom att lägga till kolumner, definiera vyer eller skapa mappar.

Överst på sidan Överst på sidan

Lagra dokument i flera bibliotek

Du kanske vill skapa flera bibliotek om det finns tydliga skillnader mellan de grupper av filer som du vill lagra och hantera, eller mellan de persongrupper som arbetar med filerna. Använd flera bibliotek om:

  • Det finns flera distinkta typer av filer som du vill spara och hantera, och om det inte är troligt att användare ofta vill visa översikter över filerna eller söka i filerna samtidigt.
  • De grupper som använder filerna är distinkta och har klart olika behörighetsnivåer.
  • Du behöver använda inställningar, till exempel versionshantering och godkännande, på olika grupper med filer.
  • Du inte behöver analysera filerna samtidigt eller ta emot sammanställda uppdateringar om filerna.
  • Du vill tillhandahålla olika uppsättningar med alternativ för att skapa nya filer, eller så vill du att alternativen på Nytt-menyn i ett bibliotek ska visas i en annan ordning.

Nedan följer beskrivningar av några metoder som du kan använda för att arbeta effektivt med flera bibliotek.

Skapa webbplatsmallar och webbplatskolumner    Om organisationen behöver konsekventa inställningar över flera bibliotek kan webbplatsmallar och webbplatskolumner vara användbara. Du kan dela inställningarna över flera bibliotek så att du inte behöver skapa inställningarna på nytt varje gång.

Skicka filer till en annan plats    Om du vill att en fil ska vara tillgänglig i flera bibliotek kan du lagra den i ett bibliotek och sedan skicka en kopia till andra bibliotek. Du kan välja om du vill bli påmind att uppdatera kopiorna av dokumenten när du ändrar i originalet.

Skapa biblioteksmallar    Om du vill skapa enhetliga inställningar för bibliotek eller återanvända egenskaper i flera bibliotek kan du spara ett bibliotek som en mall. Biblioteksmallar är tillgängliga som ett alternativ på webbplatsen när du klickar på Skapa på Webbplatsåtgärder-menyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Ordna filer i ett bibliotek

Det finns flera sätt att ordna filer i ett bibliotek. Du kan lägga till kolumner, definiera vyer och skapa mappar. Varje metod har sina fördelar och du kan kombinera dem för att passa de unika behoven för ditt bibliotek och din grupp.

Lägga till kolumner

I biblioteken spåras som standard namnet på en fil samt information om filens status, till exempel om den har checkats in. Men du kan ange ytterligare kolumner som kan hjälpa gruppen att kategorisera och spåra filer, t.ex. ett kampanjnamn eller ett projektnummer, eller annan information som är viktig för din grupp. Du har många möjligheter vad gäller typen av innehåll i kolumner: du kan t.ex. ange en enda textrad, en nedrullningsbar lista med alternativ, ett tal som beräknas med hjälp av andra kolumner eller namn och bild på en person.

Kolumner har kolumnrubriker som gör det enkelt att sortera och filtrera dokument. När du visar filer i ett bibliotek kan du sortera eller filtrera dem tillfälligt genom att peka på namnet på en kolumn och sedan klicka på nedpilen bredvid namnet. Detta är användbart om du behöver visa filerna på ett visst sätt, men du måste upprepa stegen nästa gång som du visar biblioteket.

Överst på sidan Överst på sidan

Definiera vyer

Vill användare ofta se: alla dokument relaterade till ett specifikt projekt, alla dokument som tillhör en viss avdelning, eller gruppera dokument efter vilken månad de förfaller? Om du tror att du ofta kommer att visa filerna på ett visst sätt, bör du definiera en vy. Du kan använda den här vyn när du än arbetar med biblioteket. När du skapar en vy läggs den till i den nedrullningsbara listan Aktuella vyer i bibliotekets menyfliksområde.

En biblioteksvy är ett urval av kolumner på en sida som visar objekt i ett bibliotek, och ofta definierar en specifik sorteringsordning, filtrering, gruppering och anpassad layout. Ett bibliotek kan innehålla personliga vyer och offentliga vyer. Alla som har behörigheten Delta kan skapa en personlig vy för att visa filerna på ett visst sätt eller filtrera fram de filer som behövs för tillfället. Om du har behörighet för att utforma ett bibliotek kan du skapa en offentlig vy som alla kan använda när de arbetar med biblioteket. Du kan också ange att en offentlig vy ska användas som standardvy som visas automatiskt för alla som öppnar biblioteket.

Om medlemmarna i din grupp visar biblioteken på en mobil enhet, kan du till och med skapa mobila vyer med vissa begränsningar, till exempel antalet objekt som visas i vyn, och som är optimala för bandbredden och enhetens begränsningar.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa mappar

Mappar (kallas även behållare) är ett annat sätt att gruppera och hantera innehåll i ett bibliotek eller en lista. Om mappar har aktiverats för biblioteket kan du lägga till dem i de flesta typer av listor och bibliotek. Om biblioteket innehåller många objekt kan mappar också effektivisera åtkomsten av de objekten. När du skapar en mapp skapar du i praktiken ett internt index. Detta interna index skapas även för rotmappen, eller toppnivån för ett bibliotek eller en lista. När du använder objekt i en mapp använder du egentligen detta interna index för åtkomst av data.

Om ett bibliotek innehåller många objekt som kan grupperas på ett visst kan du använda mappar för att ordna innehållet i biblioteket. Bra exempel på grupper är projekt, grupper, avdelningar, produktkategorier, åldersintervall, listor i bokstavsordning och alfabetiska undergrupper (A-C, D-F o.s.v.). Mapparna gör det enklare för andra att söka igenom och hantera många filer på ett välbekant sätt.

Mappar i ett bibliotek

I ett bibliotek där mappar är aktiverade visas mappar som standard i bibliotekets standardvy utan filter. Detta är användbart eftersom användare kan välja önskad mapp när de infogar nya dokument. Genom att visa alla mappar är det också mindre sannolikt att objekt av misstag läggs till utanför mapparna i biblioteket. Du kan enkelt ordna om dokument i olika biblioteksmappar genom att använda kommandot Öppna med Utforskaren i bibliotekets menyfliksområde.

 Obs!    En biblioteksvy kan definieras, med rak sortering, då mapparna inte visas före objekt i vyn. Du kanske inte vill använda detta sorteringsalternativ för vyn om du vill att användare enkelt ska kunna hitta rätt mapp.

Trots att biblioteksmappar inte visas i avsnittet Dokument i Snabbstart kan webbplatsägaren eller en användare med konstruktörsbehörighet för en webbplats aktivera Trädvy, då avsnittet Webbplatshierarki visas i Snabbstart, där du kan visa, dölja och enkelt navigera i biblioteksmappar.

Mappar i en trädvy

Överst på sidan Överst på sidan

Kombinera användning av kolumner, vyer och mappar

Alla de tre metoderna kan användas tillsammans. Samma kolumner som du använder för att spåra projekt i bibliotekets standardvy kan användas för att skapa en vy med flera filtervillkor. Du kan också sortera och filtrera en vy dynamiskt genom att klicka på kolumnrubriker för att ytterligare isolera och identifiera innehåll som du behöver snabbt. Om en mappstruktur har definierats i biblioteket kan du visa en biblioteksvy komprimerat genom att ange alternativet Visa alla objekt utan mappar i avsnittet Mappar när du skapar eller ändrar vyn. De olika metoderna utgör komplement till varandra och kan ge dig rätt innehåll vid rätt tidpunkt och på rätt sätt för dig.

Överst på sidan Överst på sidan

Nästa steg

När du nu har en övergripande bild av biblioteksanvändningen kan du göra följande vanliga och användbara uppgifter med dem.

  • Skapa eller ta bort ett bibliotek, eller en mapp i ett bibliotek
  • Lägga till, öppna och ta bort filer i ett bibliotek
  • Lägga till kolumner i ett bibliotek och skapa biblioteksvyer
  • Arbeta med biblioteksmallar och innehållstyper
  • Synkronisera ett SharePoint-bibliotek på datorn med klientprogram
  • Flytta och kopiera dokument mellan bibliotek
  • Använda arbetsflöden med ett bibliotek
  • Ange behörigheter och avancerade inställningar för ett bibliotek
  • Använda bildspels-, bild- och mediaresursbibliotek
  • Hantera ett bibliotek med många dokument
  • Hantera stora dokument- och arkivhandlingsbibliotek med metadata

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
SharePoint Online för stora företag