Hantera webbplatssamlingar och globala inställningar i administrationscentret för SharePoint

Som SharePoint Online-administratör kan du använda administrationscentret för SharePoint för att:

  • Skapa och hantera webbplatssamlingar samt tilldela och övervaka lagringsutrymme för webbplatssamlingar
  • Hantera behörigheter och användare och bidra till att skydda innehåll på webbplatser
  • Hantera användarprofiler och konfigurera personliga webbplatser (Mina webbplatser)
  • Aktivera och konfigurera särskilda SharePoint Online-funktioner och globala inställningar

Här följer en översikt över viktiga uppgifter som du bör tänka på när du planerar hur du ska utöka, konfigurera och hantera SharePoint Online-miljön.

I den här artikeln


Planera de webbplatssamlingar som du behöver skapa

En webbplatssamling är en grupp webbplatser som har samma ägare och gemensamma administrationsinställningar, till exempel behörigheter. När du skapar en webbplatssamling skapas det automatiskt en webbplats på den högsta nivån i webbplatssamlingen, som du sedan kan skapa en eller flera underwebbplatser under.

Hierarkiskt diagram över en webbplatssamling med en webbplats på den högsta nivån samt underwebbplatser.

Det finns utrymme för olika nivåer av kontroll över funktionerna och inställningarna på webbplatserna på den högsta nivån och på underwebbplatserna. Tack vare den här hierarkin kan du ge användarna tillgång till en huvudarbetswebbplats som är gemensam för hela gruppen, men också enskilda arbetswebbplatser och delade webbplatser för sidoprojekt. Du kan skapa separata webbplatssamlingar för olika avdelningar och för externa webbplatser.

Hur du bestämmer dig för att strukturera webbplatssamlingarna beror på hur stort företaget är och hur affärsbehoven ser ut. Om du kan ta reda på några grundläggande uppgifter – till exempel vad de olika webbplatssamlingarna ska användas till och vilka användare som behöver ha åtkomst till dem – blir det lättare för dig att ta beslut om vilken typ av webbplatsmallar som ska användas, hur mycket lagringsutrymme som behövs och hur många webbplatssamlingar som du måste skapa. I SharePoint Online: programvarubegränsningar och andra begränsningar kan du kontrollera lagringsbegränsningarna och hur många webbplatssamlingar som stöds för din plan. När du är redo att börja skapa webbplatssamlingarna kan du använda dig av administrationscentret för SharePoint.

Om du vill ta beslut om det här: Fråga dig det här:

Vilka webbplatsmallar ska jag använda?

När du ska skapa en webbplatssamling kan du använda en webbplatsmall. En webbplatsmall är förifylld med listor, bibliotek, sidor och andra element och funktioner som stöder olika affärsbehov. Du kan använda mallen som den är eller anpassa webbplatsen så att den uppfyller dina behov.

Varje webbplats ärver egenskaperna från den mall som du valt för webbplatssamlingen. Du kan använda mer än en webbplatsmall för webbplatssamlingen.

  • Vilken typ av innehåll ska lagras på webbplatserna?
  • Finns det något särskilt syfte med webbplatsen?
  • Hur behöver användarna kunna interagera med det innehållet?

Hur många webbplatssamlingar behövs det?

Affärsbehoven och de totala lagringsbegränsningarna påverkar det här beslutet.

Vissa webbplatstyper, som den offentliga webbsidan, appkatalogen, sökcentret och värden för Min webbplats, fungerar som fristående webbplatssamlingar. Vissa av dem kan skapas automatiskt åt dig när du registrerar dig för Office 365. Men det kan hända att det behövs fler webbplatssamlingar om företaget har fler särskilda syften. Till exempel kan åtkomsten till vissa gruppers innehåll behöva begränsas.

  • Finns det avdelningar eller grupper som kräver separata data?
  • Behövs det olika webbplatssamlingar för särskilda syften?
  • Planerar du att använda appar för SharePoint (och kommer du i så fall att vilja skapa en appkatalogwebbplats)?

Hur mycket lagringsutrymme behövs det för varje webbplatssamling?

När din organisation köper SharePoint Online-tjänsten tilldelas organisationen en lagringspool baserat på hur många användarlicenser och vilken typ av Office 365-plan som köpts. Det sammanlagda lagringsutrymmet är indelat i pooler så att du kan avgöra hur mycket lagringsutrymme som ska tilldelas respektive webbplatssamling (minst 50 MB).

När du tilldelar en ny webbplatssamling lagringsutrymme kan du se företagets sammanlagda lagringsutrymme och hur mycket av detta som finns kvar och kan tilldelas nya webbplatssamlingar. Du kan öka lagringsutrymmet för en webbplatssamling i efterhand om det skulle behövas. Det går att övervaka hur mycket lagringsutrymme som används för varje webbplatssamling, så att du får ett varningsmeddelande om en webbplatssamling närmar sig den övre gränsen.

Om du märker att organisationens lagringsutrymme håller på att ta slut kan du göra tre saker:

  • Minska mängden innehåll på SharePoint Online-webbplatserna
  • Ta bort en eller flera webbplatssamlingar
  • Köpa mer lagringsutrymme från Microsoft eller din leverantör

Det är viktigt att övervaka hur mycket utrymme som används samt att, tillsammans med administratörerna för webbplatssamlingar och webbplatsägarna, ta fram riktlinjer och principer för eventuella filstorleksgränser inom organisationen.

Få reda på mer i Ändra lagringsutrymmes- och serverresurskvoten för en webbplatssamling.

  • Hur många webbplatssamlingar tror du att du kommer behöva totalt?
  • Hur mycket lagringsutrymme får du med prenumerationen?
  • Behöver vissa webbplatssamlingar mer lagringsutrymme än andra, på grund av typen av innehåll eller den mängd innehåll som ska lagras i dem?
  • Kommer du att låta webbplatsanvändarna skapa egna gruppwebbplatser i en viss webbplatssamling? Få reda på mer om hur du aktiverar möjligheten att skapa webbplatser i Låta användare skapa sin egen gruppwebbplats.

Behövs det stöd för flera språk?

Med funktionen MUI (Multilingual User Interface) kan användarna visa webbplatser eller webbsidor på andra språk än webbplatsens eller webbplatssamlingens standardspråk. MUI-funktionen är inte något översättningsverktyg. Den gör bara att visningsspråket för vissa standardelement i användargränssnittet ändras.

Med MUI ändras bara gränssnittet för den enskilda användaren – funktionen påverkar inte hur webbplatsen visas för andra användare. Allt webbplatsinnehåll som skapats på webbplatsens standardspråk fortsätter dessutom att visas på standardspråket.

Som standard är MUI-funktionen aktiverad. Men om den ska användas för en webbplatssamling måste den dessutom aktiveras av administratören för webbplatssamlingen. Du och webbplatsägarna måste i förväg bestämma vilket standardspråk som ska användas för webbplatssamlingarna och webbplatserna, för när språket väl har ställts in går det inte att ändra det igen. När du har skapat en webbplatssamling är det viktigt att du kontrollerar att de nationella inställningarna för webbplatsen stämmer. Om du till exempel skapar webbplatser på franska blir de nationella inställningarna alltid franska, även om du skulle befinna dig i Kanada. Därför bör du, oavsett vilket språk du väljer, kontrollera att de nationella inställningarna stämmer överens med den geografiska plats där du befinner dig.

Få reda på mer om flerspråkiga webbplatser i Introduktion till flerspråksfunktioner.

  • Behöver några webbplatssamlingar skapas på särskilda språk?

Planerar du att använda den offentliga webbplatsen för att skapa en webbplats på Internet?

Få reda på mer om hur du planerar den offentliga webbplatsen och använder anpassade domäner i artikeln Planera den offentliga webbplatsen i planeringsguiden för SharePoint Online.

  • Har företaget redan en webbplats på Internet, eller vill du använda den webbplats som skapats automatiskt åt dig i SharePoint Online?

Överst på sidan Överst på sidan

Planera administrationen av webbplatssamlingarna

Med administration menas en uppsättning principer, roller, ansvarsområden och processer som styr hur medarbetarna inom företaget samarbetar för att uppnå olika affärsmål. Målens fokus ligger på de tjänster som företaget erbjuder och på hanteringen av den intellektuella egendom som medarbetarna skapar. När du planerar webbplatssamlingarna bör du också ta fram en plan för hur de ska administreras.

När du planerar webbplatssamlingarnas struktur och administration bör du ha dessa frågor i åtanke.

Om du vill uppnå det här: Fråga dig det här:
En effektiv webbplatssamling består av grupper med enskilda användare och team med gemensamma mål. Ökar webbplatssamlingarnas struktur organisationens effektivitet?
En säker webbplats som är öppen för de som behöver informationen, men där informationen inte är tillgänglig för obehöriga. Är strukturen sådan att kraven på efterlevnad, integritet och säkerhet kan uppfyllas?
En behörighetsmodell för läsåtkomst, skrivåtkomst eller båda. Vilken typ av åtkomst behöver användarna till innehållet?
Externa användare behöver bara behörighet till webbplatssamlingar där det är ett måste. Få reda på mer om hur du ger externa användare åtkomst till webbplatser i Dela en webbplats med externa användare i hjälpen för SharePoint Online. Behöver användare utanför företaget åtkomst?
En plan för välunderhållna webbplatser. Vem ska kunna skapa och hantera webbplatserna i webbplatssamlingen?
Platser för särskilda åtgärder och program, t.ex. begränsade (sandbox) lösningar. Vilka funktioner ska vara tillgängliga för användare?
En webbplatssamling där innehållet är användbart för de som använder webbplatsen. Är innehållet från sökresultat relevant för de som använder webbplatssamlingen?
En lösning som är lätt att hantera och uppgradera. Hur omfattande anpassningar vill du tillåta?

Ta bort och återställa webbplatssamlingar

Som SharePoint-administratör kan du återställa webbplatssamlingar som tagits bort, förutsatt att de inte har legat i papperskorgen i mer än 90 dagar. Efter 90 dagar raderas de nämligen automatiskt och permanent. Papperskorgens tidsfrist är tillräcklig för att du ska hinna upptäcka om webbplatssamlingen innehåller information som företaget behöver. Läs mer i Återställa en webbplatssamling som tagits bort.

Överst på sidan Överst på sidan

Hantera behörigheter och bidra till att skydda innehåll

Innehåll

Hantera administratörer för webbplatssamlingar

Det finns tre administrativa roller i administrationen för SharePoint Online-tjänsten.

  • Global administratör   Administratör för Office 365-portalen – kan hantera tjänstelicenser, användare, grupper, domäner och prenumerationstjänster. I Office 365 är globala administratörer också SharePoint Online-administratörer.
  • SharePoint-administratör   En global administratör vars huvudsakliga uppgift är att hantera en SharePoint Online-miljö med hjälp av administrationscentret för SharePoint – kan skapa och hantera webbplatssamlingar, utse administratörer för webbplatssamlingar, bestämma innehavarinställningar och konfigurera konnektivitetstjänster för företag, säker lagring, InfoPath Forms Services, hantering av arkivhandlingar, sök och användarprofiler.
  • Administratör för webbplatssamling   En användare med administratörsbehörighet att hantera en webbplatssamling. En webbplatssamling kan ha flera administratörer, men bara en primär administratör. SharePoint Online-administratören bör tilldela den primära administratören behörigheter när han eller hon skapar en webbplatssamling. Det går också att lägga till fler administratörer för webbplatssamlingen i efterhand.

När en global administratör eller SharePoint-administratör skapar en webbplatssamling i SharePoint Online utser han eller hon en primär administratör för webbplatssamlingen. Av säkerhetsskäl är det dessutom lämpligt att utse en eller flera personer som reservadministratörer för webbplatssamlingen, på samma sätt som det är lämpligt att ha en sekundär global administratör i Office 365.

Få reda på mer i Hantera administratörer för en webbplatssamling.

Överst på sidan Överst på sidan

Ge externa användare åtkomst till de interna webbplatserna

I SharePoint Online har webbplatsanvändarna möjlighet att bjuda in externa användare (det vill säga användare som saknar licens för Office 365-prenumerationen) så att de kan visa eller redigera innehåll på webbplatserna. Om du undrar vilka typer av användare som anses vara externa användare och vilken behörighet de har kan du läsa i Hantera extern delning i SharePoint Online-miljön. Extern delning är en kraftfull samarbetsfunktion som kan fylla organisationens behov av samarbete med externa leverantörer och kunder. Det är dock viktigt att den externa delning hanteras med försiktighet så att innehåll som inte får delas har tillräckligt skydd.

Användarna kan dela webbplatsinnehåll med personer utanför företaget på tre olika sätt:

Extern delning är aktiverad som standard i SharePoint Online-miljön (innehavare) och webbplatssamlingarna i den. Du kanske vill inaktivera den globalt innan användarna börjar använda webbplatser eller tills du är helt säker på hur funktionen ska användas. Du kan bestämma om extern delning ska vara tillåtet för vissa webbplatssamlingar, och inaktiverad för andra där känsligt innehåll finns lagrat. Du bör noggrant tänka igenom var och i vilken utsträckning du aktiverar extern delning.

Du kan konfigurera extern delning på två olika nivåer i administrationscentret för SharePoint:

  1. Du kan aktivera och inaktivera extern delning globalt för en hel SharePoint Online-miljö (eller på innehavarnivå).   Om du aktiverar extern delning kan du dessutom ange om det bara ska gälla autentiserade användare, eller om du vill att användarna ska kunna dela innehåll med både autentiserade och anonyma användare via gästlänkar.
  2. Du kan aktivera och inaktivera extern delning för enskilda webbplatssamlingar.   På så sätt kan du skydda innehåll i vissa webbplatssamlingar som du inte vill ska delas. Du kan också ange vilken delningsnivå som ska gälla för en webbplatssamling (delning med autentiserade användare, eller delning med både autentiserade och anonyma användare via gästlänkar).

Få reda på mer om hur du aktiverar och hanterar extern delning i Hantera extern delning för SharePoint Online-miljön. Få reda på hur användarna kan dela innehåll i Dela webbplatser eller dokument med personer utanför företaget.

Skydda innehåll med hjälp av IRM (Information Rights Management)

I SharePoint Online IRM används Microsoft Azure Active Directory RMS (Rights Management Services) för att skydda informationen i Office 365. Du kan tillämpa IRM-skyddet på filer i listorna och biblioteken i SharePoint. Få reda på mer i Vad är Microsoft Azure Active Directory Rights Management?

När IRM är aktiverat för en lista eller ett bibliotek krypteras filerna så att bara behöriga personer kan visa eller göra särskilda saker med dem. Alla rättighetsskyddade filer innehåller dessutom en utfärdningslicens som begränsar möjligheterna för de personer som kan visa filerna. Det är till exempel vanligt att filer skrivskyddas, att textkopieringsfunktionen inaktiveras och att användarna nekas att spara lokala kopior och att skriva ut filer. I klientprogram som kan läsa filtyper med IRM-stöd används utfärdningslicensen för att tillämpa begränsningarna på de rättighetsskyddade filerna. På så sätt bibehålls skyddet för de rättighetsskyddade filerna även efter att de hämtats från servern.

Som standard är IRM inaktiverat när du registrerar dig för Office 365. Innan du aktiverar IRM-tjänsten i administrationscentret för SharePoint måste den globala Office 365-administratören först installera Windows PowerShell-modulen för IRM och sedan ansluta till IRM-tjänsten. Få reda på mer i Konfigurera IRM (Information Rights Management) i SharePoint Online och Använd IRM för en lista eller ett bibliotek.

Överst på sidan Överst på sidan

Aktivera personliga webbplatser och sociala funktioner

En användarprofil är en uppsättning egenskaper som beskriver en SharePoint-användare. Användarprofilerna används för funktioner som Mina webbplatser och personsökningar för att användarna inom företaget ska få en rik personlig upplevelse. Eftersom användarprofilerna är en förutsättning för många sociala funktioner går konfigureringen av användarprofilerna hand i hand med konfigureringen av de sociala funktionerna.

Innehåll:

Hantera användarprofiler och planera anpassade profilegenskaper eller profilprinciper

När en administratör skapar ett användarkonto i Office 365 kan han eller hon lägga in användarinformation manuellt, till exempel befattning, avdelning, telefonnummer och andra uppgifter som finns i den globala adresslistan i Office 365. Eller också kan administratören använda Microsoft Online Services-katalogsynkroniseringsverktyget för att kopiera ett användarkonto från företagets Active Directory (och andra Active Directory-objekt) till Office 365. Informationen hamnar då i användarens SharePoint Online-profil.

Om du har lagt in information i användarprofilerna – antingen manuellt i Office 365 eller genom att synkronisera med Active Directory-katalogen – men vill lägga till ännu fler uppgifter som det inte finns något fält för kan du fundera på att skapa en användarprofilegenskap i SharePoint Online. Du kan också definiera principer för hur egenskaperna ska fungera.

Extra användarprofilegenskaper kan förbättra de sociala funktionerna i SharePoint, som personsökningar och rekommendationer. Om du till exempel skapar en användarprofilegenskap för aktuella projekt som en medarbetare håller på med kan andra användare få tag på experter inom området tack vare den extra informationen.

Kom ihåg att de här egenskaperna är specifika för SharePoint Online, och att informationen inte kopieras till företagets Office 365-konton. Det betyder att informationen inte visas i Office 365-tjänster som Exchange Online och Lync Online, eftersom den inte läggs till i den globala adresslistan.

När du planerar användarprofilerna börjar du kanske med att utvärdera företagets samarbetsbehov utifrån svaren på frågorna här nedanför. Om du vill begränsa planeringens omfattning kan du fokusera på att lägga till egenskaper som uppfyller viktiga affärsbehov eller scenarier för de olika webbplatssamlingarna. Om en relevant egenskap inte lämpar sig för vissa scenarier är det bättre att du väntar med att lägga till den tills du märker att det verkligen finns ett behov av den i den vardagliga verksamheten, i stället för att lägga till egenskapen bara för att du tror att den kan behövas så småningom. Det kan också hända att du inte behöver lägga till några nya egenskaper alls.

Om du vill ta reda på det här: Fråga dig det här:
Vilka egenskaper du kommer att använda för de viktigaste användarprofilerna. Egenskaper är viktiga när man söker efter användare, skapar målgrupper för innehållsanpassning och etablerar relationer mellan kollegor och arbetsgrupper. Uppfyller de standardmässiga användarprofilegenskaperna dina behov?
Hur användarna kommer att fylla i informationen, och vem som kommer att kunna se den. Vilka principer bör tillämpas på nya egenskaper som du skapar?
Om det behövs en konsekvent taxonomi för att SharePoint-söktjänsten lättare ska kunna matcha och hitta användare. Ett exempel: Du skapar en profilegenskap som du kallar för "Fråga mig om". Om användarna fritt kan lägga in information i fältet kan det hända att de skriver in den på ett sätt som skiljer sig från hur andra skulle söka efter den. Därför vill du skapa en termuppsättning som styr vilka alternativ användarna har när de ska fylla i information i fältet.

Behöver du skapa en termuppsättning för att användarna ska ha ett antal alternativ att välja mellan när de fyller i en ny profilegenskap?

Få reda på mer om termuppsättningar i Introduktion till hanterade metadata.


 Anteckningar 

  • Med katalogsynkroniseringsverktyget (DirSync) migreras användarprofilerna i Active Directory och synkroniseras med SharePoint Online. Informationen i Active Directory går däremot bara i en riktning – från den lokala Active Directory-installationen till SharePoint Online. Det gör att användarinformationen i SharePoint Online speglar de senaste och mest korrekta användaruppgifterna i Active Directory. Få reda på mer om Office 365-katalogtjänsten i Active Directory-synkronisering i Office 365.
  • När användarprofilerna synkroniseras från Active Directory kan du också välja att synkronisera grupperna i Active Directory. När du gör det överförs det information till SharePoint Online om vilka användare som är medlemmar i vilka grupper.
  • Om Active Directory-administratören har skapat egna attribut i Active Directory mappas inte den informationen till standardegenskaperna i Office 365, och därför synkroniseras den inte.

Få reda på mer om hur du hanterar användarprofiler i Hantera användarprofiler i SharePoint Online.

Överst på sidan Överst på sidan

Visa personanpassat innehåll för användare med målgruppsanpassning

Genom målgrupperna i SharePoint går det att visa innehåll för användarna utifrån deras jobb eller uppgifter. Du definierar målgrupperna med hjälp av följande parametrar (antingen en enskild eller en kombination): medlemskap i en distributionslista, medlemskap i en Windows-säkerhetsgrupp, medlemskap i en SharePoint-grupp, roll inom företaget och offentliga egenskaper i användarprofiler. Du kan också se till att innehållet i navigeringslänkar, listobjekt, biblioteksobjekt och webbdelar anpassas efter målgrupperna.

Innan du skapar målgrupper som innehåll ska anpassas för bör du bestämma vilka webbplatselement som ska användas på webbplatserna tillsammans med webbplatsägarna och administratörerna för webbplatssamlingarna. Då blir det lättare att tänka ut hur användarna kommer att interagera med de olika webbplatserna, och bestämma hur du vill anpassa innehållet.

När du väl har definierat målgrupperna kan du använda dem för att anpassa innehållet på flera sätt. För Microsoft Office 2013-program kan du till exempel definiera vilka länkar som ska visas i Spara som och Senaste SharePoint-mappar, och sedan ställa in vilka målgrupper som respektive länk ska visas för. På personliga webbplatser (som tidigare kallades för Mina webbplatser) kan du ange målgrupper för de webbplatsnavigeringslänkar som visas i det övre länkfältet. I miljöer där målgrupper är konfigurerade kan webbplatsadministratörerna använda webbdelar för att anpassa innehållet efter målgrupperna.

När du planerar målgrupperna ska du utgå från företagets behov. Målet bör vara att ta fram en uppsättning med så få huvudmålgrupper som möjligt.

SharePoint Online-målgrupper är inte samma sak som SharePoint-behörigheter. Om du vill att en person inte längre ska kunna komma åt en viss webbplats, ett visst dokumentbibliotek eller ett visst dokument kan du åstadkomma det genom att konfigurera behörigheterna. Få reda på mer om hur du planerar behörigheter i Planera din behörighetsstrategi.

Få reda på mer om hur du hanterar målgrupper i Hantera användarprofilmålgrupper i SharePoint Online.

Överst på sidan Överst på sidan

Konfigurera personliga webbplatser för användarna

Mina webbplatser är personliga webbplatser som ger alla medarbetare tillgång till mängder av sociala nätverks- och samarbetsfunktioner. Via Mina webbplatser får Office 365-användarna dessutom tillgång till en central plats där de kan lagra, dela och spåra information som de är intresserade av. Användarna kan snabbt nå sina personliga webbplatser genom att klicka på <b>Webbplatser</b> längst upp på SharePoint Online-webbplatsen. Användarna kan snabbt nå sina personliga webbplatser genom att klicka på Webbplatser längst upp på SharePoint Online-webbplatsen. Klickar de på Nyhetsfeed eller OneDrive kommer de till olika platser inom Mina webbplatser, förutsatt att en webbplatssamling har skapats för Mina webbplatser. Och om de klickar på användarnamnet, som visas längst upp till höger på varje sida, och sedan på Om mig hamnar de på en sida i Mina webbplatser där ägarens aktiviteter beskrivs.

Som SharePoint Online-administratör kan du anpassa innehållet i Mina webbplatser för alla användare inom företaget. Dessutom kan du aktivera olika principer för att skydda användarnas integritet.

Mina webbplatser består som standard av tre huvudkomponenter:

  • Min nyhetsfeed är standardlandningssidan. Här visas en feed med de senaste aktiviteterna som berör användarens kollegor och intressen. Användaren kan anpassa sin nyhetsfeed genom att välja att följa olika kollegor, specificera sina intressen och konfigurera vilken sorts aktiviteter som han eller hon vill följa.
  • Mitt OneDrive för företag innehåll är en webbdelssida som innehåller innehåll som en användare har lagrat på Min webbplats.
  • Mina webbplatser är en sida med länkar till webbplatser som användaren har valt att följa. Här finns också länkar tilll olika rekommenderade webbplatser.
  • Om mig används för att visa användarens profilsida för andra inom företaget. Här kan användaren dela sina kunskaper, profilbilder och så vidare. Sidorna Min nyhetsfeed och Mitt OneDrive för företag-innehåll är bara tillgängliga för användaren, men sidan Min profil är den sida som användaren och andra i organisationen ser när de går till Min webbplats för användaren.

För att planeringen ska bli effektiv bör SharePoint Online-admininistratören fastställa vilken kvot som krävs för Mina webbplatser. Han eller hon kan dessutom ange viktig konfigureringsinformation, som platser med betrodd värd, rekommenderat sökcenter, vilka konton eller grupper som ska ha läsbehörighet på Mina webbplatser och andra sekretess- och säkerhetsinställningar under Användarprofiler i administrationscentret för SharePoint. SharePoint Online-administratören styr också vilka användarprofilegenskaper som visas på användarnas profilsidor i Min webbplats.

Webbplatsägarna och administratörerna för webbplatssamlingarna kan bestämma om funktionen Webbplatsfeed, som finns på gruppwebbplatserna, ska aktiveras för en webbplats. Då skapas en webbplatsspecifik nyhetsfeed och mikrofeed som användarna kan läsa på webbplatsen eller följa från Min webbplats.

Överst på sidan Överst på sidan

Du kan ta hjälp av den här tabellen när du ska konfigurera behörigheter för sociala funktioner:

Behörighet Vägledning
Skapa personlig webbplats Som standard kan alla autentiserade användare skapa en webbplats av typen Min webbplats. Fundera på om du verkligen vill använda den här standardinställningen för företaget. Annars kan du använda en eller flera säkerhetsgrupper för att ge en undergrupp av användare behörigheten Skapa personlig webbplats.
Använd sociala funktioner Som standard kan alla användare lägga till klassificeringar och sociala märkningar i dokument, till andra SharePoint Online-objekt eller till andra objekt som externa webbsidor och blogginlägg. Användarna kan också lämna improviserade anteckningar på profilsidor på en webbplats av typen Min webbplats eller på valfri SharePoint Online-sida. Du kan också använda en eller flera säkerhetsgrupper och bevilja behörigheten Använd sociala funktioner för en undergrupp av användare i en organisation.
Använd personliga funktioner Som standard kan alla autentiserade användare redigera sina profiler, lägga till eller redigera kollegor och lägga till eller redigera medlemskap. Du kan också använda en eller flera säkerhetsgrupper och bevilja behörigheten Använd personliga funktioner för en undergrupp av användare i en organisation.

Extra eftertanke

Du bör särskilt betänka följande funktioner för Min webbplats:

  • Nyhetsfeed   Som standard är funktionen Nyhetsfeed aktiverad, så att webbplatsanvändarna kan följa sina kollegors aktiviteter på sin nyhetsfeedssida i Mina webbplatser. Användarna kan bara visa aktiviteter i den nyhetsfeed som de har behörighet för. När du planerar Mina webbplatser bör du fundera på hur den här funktionen påverkar sekretessen och tillhandahålla lösningar utifrån de krav som finns.
  • Märknings- och anteckningsverktyget   Du kan aktivera och inaktivera märknings- och anteckningsverktyget genom att ställa in behörigheten Använd märkningar och kommentarer i administrationscentret för SharePoint. Inställningen gäller för alla användare som har behörigheten Använd märkningar och kommentarer.

Mer information om hur du hanterar Mina webbplatser finns i Hantera inställningarna för Mina webbplatser för SharePoint Online. Information om hur du anpassar värden för Min webbplats som styr hur nyhetsfeeden och de profilsidor som används för personliga webbplatser inom företaget ser ut och fungerar finns i Anpassa värden för Min webbplats.

Överst på sidan Överst på sidan

Utvärdera affärsbehoven för att lättare kunna planera vilka funktioner som ska konfigureras

Det finns ett antal funktioner som det går att konfigurera och hantera globalt via administrationscentret för SharePoint. För att du lättare ska kunna planera tidsåtgången och vilka resurser som krävs kan det vara bra att utvärdera om företaget har behov av särskilda funktioner. Det gör det i sin tur lättare att avgöra var ämnesexperter kan behöva sättas in för att hjälpa den administrativa personalen med att planera konfigurationen av funktionerna. Till exempel kan du behöva samarbeta med de medarbetare som ansvarar för företagets taxonomi, arkivhandlingshantering och innehållshantering för att få reda på vad som krävs för att funktioner som termlagring och arkivhandlingshanteringsfunktioner som Ordna innehåll ska kunna konfigureras.

Behövs de här funktionerna? Här får du reda på mer om hur du konfigurerar funktionerna:
Webbdesigners vill kunna skapa och publicera webbläsaraktiverade formulär som webbplatsanvändarna kan fylla i .

Med InfoPath Forms Services går det att visa formulär i webbläsaren. Funktionen är tillgänglig för Office 365-planer av typen E3 och E4.

Du behöver arbeta med affärsdata som är lagrade i externa program, och vill kunna integrera informationen på SharePoint Online-webbplatserna.

Du kan använda konnektivitetstjänster för företag för att ansluta till datakällor som SQL Azure-databaser och WCF-webbtjänster (Windows Communication Foundation).

Du vill skapa och använda taxonomier för att klassificera och strukturera informationen på webbplatserna.

Du kan använda verktyget för hantering av termlagringsplats för att skapa, importera och hantera hierarkiska samlingar med centralt hanterade termer (så kallade termuppsättningar).

Du behöver dirigera innehåll automatiskt till särskilda platser utifrån olika arkivhandlings- eller dokumenthanteringskriterier.
Du behöver konfigurera sökningar för SharePoint Online-miljön.
Du vill ge användarna möjlighet att söka efter och installera internt utvecklade affärsappar eller appar från tredje part, som de kan använda för att anpassa och utöka webbplatserna.
Du vill skapa ett eDiscovery Center för att hantera innehåll som kan ingå i eDiscovery-förfrågningar i utredningar, granskningar och rättsärenden.

Ett eDiscovery Center är en webbplatssamling och måste skapas i administrationscentret för SharePoint. Mallen för eDiscovery Center finns på fliken Företag i dialogrutan för den nya webbplatssamlingen. För varje nytt ärende skapas det en webbplats i eDiscovery Center-webbplatssamlingen.

Överst på sidan Överst på sidan

Utvärdera partnerlösningar

Som ett led i planeringen bör du fundera på om företaget har några särskilda affärsbehov som gör att du måste använda tjänster eller program från tredje part för att kunna anpassa SharePoint Online. Till exempel kan företaget behöva migrera stora innehållsmängder eller ett stort antal användare till SharePoint Online-webbplatsen, eller också finns det kanske affärsprocesser som behöver stöd för e-postaktiverade listor. Om du tror att företaget skulle vara betjänt av tjänster eller program från tredje part kan du utforska de tjänster och program som Microsofts partners erbjuder i Microsoft Office 365 Marketplace. Här kan du hitta experter som kan hjälpa dig att distribuera innehåll i molnet eller att skräddarsy Microsoft Office 365 efter företagets behov. Det är en bra idé att utforska vilka tredjepartstjänster som finns tillgängliga redan i början av planeringsprocessen.

Överst på sidan Överst på sidan

Gå tillbaka till Planeringsguide för SharePoint Online för Office 365 för företag och mellanstora företag

 
 
Gäller:
Administrationscenter för SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 och E4), SharePoint Online för företag (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business