Här beskrivs några grundläggande uppgifter och viktig information om hur du använder SharePoint Online för Office 365 för företag.
I den här artikeln
Introduktion till SharePoint Online
SharePoint Online är en enda, integrerad plats där anställda kan samarbeta på ett effektivt sätt med gruppmedlemmar, dela kunskaper och söka efter organisationsresurser och information.
När du börjar arbeta består en SharePoint Online-webbplats av minst en webbplats på den översta nivån som administratören för webbplatssamlingen har skapat. Denna webbplats kan innehålla en eller flera underwebbplatser. Dina webbplatser kan bygga på någon av webbplatsmallarna, och om du har rätt behörighet kan du skapa olika typer av underwebbplatser.
Exempel: Webbplatsen på den översta nivån kan vara en gruppwebbplats som organisationer och grupper kan använda för att hålla kontakten och samarbeta kring dokument och andra filer. Du och dina medarbetare kan använda gruppwebbplatsen för att lagra dokument och dela dem med andra användare, publicera officiella meddelanden, schemalägga möten, spåra uppgifter och ärenden, spara information i listor och så vidare. Under gruppwebbplatsen kan du skapa en gruppblogg där medarbetare kan dela information, eller en mötesarbetsyta för tillställningar där ni kan ordna gruppaktiviteter, företagsmöten med mera.
Överst på sidan
Delarna på en webbplats
En webbplats är en grupp sammanhängande webbsidor som din arbetsgrupp kan använda för att arbeta med projekt, lagra data och dokument och dela information. Arbetsgruppen kan exempelvis ha sin egen webbplats där scheman, filer och processinformation sparas. Alla SharePoint-webbplatser har gemensamma element som du bör känna till för att komma igång: listor, bibliotek, webbdelar och vyer.
Listor En lista är en webbplatskomponent som företag kan använda för att lagra, dela och hantera information. Du kan t.ex. skapa en uppgiftslista för att spåra arbetstilldelningar eller spåra grupphändelser i en kalender. Du kan också genomföra en undersökning eller vara värd för diskussioner på en diskussionstavla.
Bibliotek Ett bibliotek är en särskild typ av lista där filer och information om filer kan lagras. Du kan också styra hur dokument visas, följs upp, hanteras och skapas i bibliotek.
Vyer Vyer används för att visa de objekt i en lista eller ett bibliotek som är viktigast för dig, eller som är lämpligast för ett visst syfte. Exempelvis kan en vy bestå av alla objekt i en lista som används av en särskild avdelning, eller så kan vyn framhäva specifika dokument i ett bibliotek. Det går att skapa flera vyer av en lista eller ett bibliotek som användarna kan välja från. Det går också att använda en webbdel för att visa en vy av en lista eller ett bibliotek på en egen sida på webbplatsen.
Webbdelar En webbdel är en modulär innehållsenhet som utgör en grundläggande del för de flesta sidor på en webbplats. Om du har behörighet att redigera sidorna på webbplatsen kan du använda webbdelar för att anpassa webbplatsen så att den visar bilder och diagram, delar av andra webbplatser, listor över dokument, anpassade vyer över affärsdata och så vidare.
Överst på sidan
Webbplatsegenskaper som påverkar användningen
Hur du installerar och konfigurerar SharePoint påverkar vad som visas och vilka alternativ som är tillgängliga på webbplatsen.
Behörigheter Om du har behörighetsnivån Fullständig behörighet har du tillgång till alla olika alternativ för att hantera webbplatsen. Om du har behörighetsnivån Delta eller Läsa kan du använda färre alternativ och åtkomsten till webbplatsinnehållet mer begränsad. Många av alternativen som beskrivs i den här artikeln är inte tillgängliga för användare med behörighetsnivån Läsa, som innebär att användarna kan läsa innehåll men inte göra några ändringar i det. Eftersom behörigheterna är utformade för att vara flexibla och anpassningsbara kan ett företag välja att använda egna unika inställningar.
Anpassning Ditt företag kanske har anpassat behörigheterna och företagsprofilen på webbplatsen, eller anpassat webbplatsnavigeringen och flyttat kontroller som menyn Webbplatsåtgärder till en annan plats på sidan. Ditt företag kan även ha beslutat att inte använda funktionen för menyfliksområdet som introduceras i SharePoint 2010.
Version av SharePoint Den här artikeln beskriver hur du kommer igång med SharePoint Online för Office 365 för företag. Om ditt företag prenumererar på en annan Office 365-plan eller om du använder en tidigare version av SharePoint kan du läsa mer i hjälpen för den plan eller version som du använder.
Överst på sidan
Behörigheter och åtkomst
För att få åtkomst till webbplatsen måste du ha rätt behörigheter. Som standard får de flesta användare på webbplatsen behörighet för att delta i webbplatsen. Ett fåtal användare får också behörighet för att utforma webbplatsen. Administratörerna för webbplatssamlingen kan hantera behörigheter för användare på alla webbplatser. Webbplatsägare kan endast hantera behörigheter på den webbplats som de äger.
De grundläggande behörighetsnivåerna i SharePoint är Fullständig behörighet, Design, Delta och Läsa. Behörighetsnivåer är kombinationer av behörigheter som har grupperats utifrån olika typer av arbete som utförs. Du kan till exempel tilldela behörighetsnivån Delta till en användare som kommer att lägga till innehåll på gruppwebbplatsen, eller behörigheten Design till en användare som kommer att utforma webbplatsen. Mer information om roller och behörighetsnivåer finns i Översikt: Bevilja behörigheter för en webbplats.
Överst på sidan
Lägga till innehåll på en webbplats
På gruppwebbplatsen eller webbplatsen kan du lägga till objekt i listor och filer i bibliotek med hjälp av en webbläsare. Knapparna som används för att utföra de vanligaste åtgärderna finns i menyfliksområdet som finns högt upp på de flesta sidor på en webbplats.
Knapparna i menyfliksområdet kan vara inaktiverade av följande orsaker:
- Åtgärden är inte tillämplig eller är beroende av någon annan åtgärd. Du måste till exempel markera kryssrutan för ett dokument innan du kan checka ut det.
- Du har inte behörighet att slutföra uppgiften.
- Funktionen är inte aktiverad på webbplatsen. Till exempel kanske arbetsflöden inte är aktiverade på webbplatsen.
Du kan också spara filer i ett bibliotek från vissa klientprogram som är kompatibla med SharePoint Online. Du kan exempelvis spara ett Microsoft Word-dokument i ett bibliotek på en SharePoint-webbplats när du arbetar i Word.
Om du vill lägga till ett objekt i en lista eller en fil i ett bibliotek måste du ha behörigheten Delta för listan eller biblioteket. Fråga webbplatsägaren eller administratören om du vill ha mer information om hur företaget använder behörigheter och behörighetsnivåer.
När du lägger till objektet eller filen kan andra personer som har behörighet att läsa listan visa objektet eller filen, såvida objektet eller filen inte kräver godkännande. Om objektet eller filen kräver godkännande sparas objektet eller filen med statusen "väntande" i listan eller biblioteket tills någon med rätt behörighet godkänner det. Om listan eller biblioteket redan visas när ett objekt eller en fil läggs till kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se det nya objektet eller den nya filen.
Förutom att lägga till innehåll i befintliga filer och bibliotek kan du ha behörighet att skapa nya listor och bibliotek. I så fall har du stor hjälp av list- och biblioteksmallarna. Beroende på vilken behörighetsnivå du har, kan du också skapa och anpassa nya sidor och webbplatser.
Listor (inklusive kalendrar och kontaktlistor)
Det finns flera olika typer av listor (bland annat kalendrar och kontaktlistor), men proceduren för att lägga till objekt är så likartad att du inte behöver lära dig flera tekniker för de olika listtyperna. Ett listobjekt innehåller text i en rad kolumner, men i vissa listor kanske du även kan lägga till bifogade filer i ett objekt.
Lägga till ett objekt i en lista
- I listan där du vill lägga till ett objekt klickar du på fliken Objekt i menyfliksområdet (eller fliken Händelser om du arbetar med en kalender).
- Klicka på Nytt objekt (Ny händelse för en kalender).
Tips Ett annat snabbt sätt att lägga till en händelse i en kalender är att peka på datumet i kalendern och sedan klicka på Lägg till.
- Fyll i de obligatoriska fälten och eventuella andra fält som du vill fylla i.
- Klicka på Spara.
Redigera eller ta bort ett objekt i en lista
- Peka på ett objekt och markera sedan kryssrutan som visas bredvid objektet.
Tips Du kan utföra åtgärder på flera objekt genom att markera flera kryssrutor.
- På fliken Objekt i menyfliksområdet klickar du antingen på Redigera objekt eller på Ta bort objekt.
På många typer av webbplatser har vissa listor redan skapats automatiskt. De här standardlistorna omfattar bland annat en diskussionstavla och en kalenderlista. Om du har behörighet kan du även skapa listor från flera typer av listmallar som ger dig struktur och inställningar att arbeta utifrån.
Skapa en lista
- Om du vill skapa en lista klickar du på menyn Webbplatsåtgärder och sedan på
Fler alternativ för att skapa. Anteckning Om menyn Webbplatsåtgärder eller alternativen för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet för att skapa en lista.
- På sidan Skapa klickar du på den typ av lista som du vill skapa, till exempel Länkar.
- Ange ett Namn för listan och fyll i eventuella andra fält som du vill ha med och klicka sedan på Skapa.
Bibliotek
Ett bibliotek är en plats på en webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera filer tillsammans med gruppmedlemmar. Varje bibliotek innehåller en lista över filer samt viktig information om filerna, vilket gör det lättare att arbeta tillsammans med filerna.
Du kan lägga till en fil i ett bibliotek genom att överföra den från webbläsaren. När du har lagt till filen i biblioteket kan andra användare med rätt behörighet visa filen. Om du redan visar biblioteket när en fil läggs till kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se den nya filen.
Om du använder ett program som är kompatibelt med SharePoint Online kan du skapa en ny fil som baseras på en mall när du arbetar i biblioteket. Du kan även spara en fil till biblioteket från ett annat program, till exempel SharePoint Workspace eller Microsoft Word.
Lägga till en fil i ett bibliotek
- I biblioteket som du vill lägga till filen i klickar du på fliken Dokument i menyfliksområdet.
- Klicka på Överför dokument.
- Bläddra till dokumentet och klicka på OK.
Tips Om du använder ett program som är kompatibelt med SharePoint Online, till exempel Microsoft Word 2010, kan du dra och släppa dokument från Utforskaren till dialogrutan Överför dokument.
Redigera eller ta bort en fil i ett bibliotek
- Peka på en fil och markera sedan kryssrutan som visas bredvid filen.
- På fliken Dokument i menyfliksområdet klickar du antingen på Redigera dokument eller på Ta bort dokument.
Standardbiblioteket Delade dokument skapas automatiskt när du skapar många typer av webbplatser. Delade dokument är ett dokumentbibliotek som du kan använda för att lagra flera olika slags filer. Du kan skapa fler bibliotek, till exempel ett bildbibliotek för att lagra bilder, om du har behörighet att hantera listor.
Skapa ett dokumentbibliotek
- Om du vill skapa ett dokumentbibliotek klickar du på menyn Webbplatsåtgärder och sedan på Nytt dokumentbibliotek.
Anteckning Om menyn Webbplatsåtgärder eller alternativen för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet för att skapa en lista.
- Ange ett Namn för biblioteket och fyll i eventuella andra fält som du vill ha med och klicka sedan på Skapa.
Anteckning Om du vill visa andra typer av bibliotek som du kan skapa klickar du på Webbplatsåtgärder och därefter på Fler alternativ för att skapa. Peka på ett biblioteksalternativ om du vill visa en beskrivning av det.
Webbplatser och sidor
En webbplats kan ha ett allmänt syfte, exempelvis att lagra scheman, riktlinjer, filer och annan information som din grupp ofta använder. En webbplats kan också tjäna ett mer specifikt syfte, som att spåra ett möte eller ge plats till en blogg där en anställd på företaget ofta publicerar nyheter och idéer.
Ditt företag kan använda dela upp webbplatsinnehåll i olika, separat hanterbara webbplatser. Varje avdelning på företaget kan exempelvis ha en egen gruppwebbplats.
Du kan lägga till innehåll på webbplatser genom att lägga till listor och bibliotek. Om du har rätt behörighet kan du även lägga till sidor på webbplatsen. Det kan också vara praktiskt att lägga till webbdelssidor (webbdelssida: En speciell typ av webbsida som innehåller en eller flera webbdelar. På en webbdelssida sammanställs data, till exempel listor och diagram, med webbinnehåll, till exempel text och bild, till en dynamisk informationsportal som är uppbyggd kring en gemensam uppgift.), som gör att du kan använda webbdelar för att snabbt lägga till dynamiskt innehåll.
Om du behöver skapa nya webbplatser kan du välja mellan flera typer av webbplatsmallar som gör att du snabbt kan komma igång med arbetet. Huruvida du kan skapa webbplatser och underwebbplatser beror på hur ditt företag har konfigurerat sina webbplatser och behörigheter för att skapa dem.
Skapa en webbplats
- Om du vill skapa en webbplats klickar du på menyn Webbplatsåtgärder och sedan på Ny webbplats.
Anteckning Om menyn Webbplatsåtgärder eller alternativen för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet för att skapa en webbplats.
- Välj en webbplatsmall från Aktuella objekt eller efter att du har klickat på Bläddra bland alla för att visa alla alternativ.
- Ange en Rubrik och ett URL-namn för webbplatsen.
- Om du väljer en mall från galleriet Bläddra bland alla väljer du eventuella andra alternativ som du vill använda och klickar sedan på Skapa.
Överst på sidan
Hantera och arbeta med webbplatsinnehåll
Du kan hantera och lägga till innehåll i listor, bibliotek och webbplatser på flera olika sätt för att därigenom öka arbetsgruppens produktivitet. Vissa funktioner gör det lättare för ditt team att hitta och arbeta mer effektivt med informationen, medan andra funktioner hjälper dig att hantera åtkomsten till informationen.
Navigera till innehåll
Med navigeringselement blir det lättare för användarna att bläddra fram till önskat innehåll. Två navigeringsobjekt som du kan anpassa är det övre länkfältet och Snabbstart.
På inställningssidorna för varje lista eller bibliotek kan du välja vilka listor och bibliotek som ska visas i Snabbstart. Du kan också ändra ordning på länkar, lägga till eller ta bort länkar och lägga till eller ta bort de områden som länkarna är ordnade i. Om det till exempel finns väldigt många listor i området Lista kan du lägga till ett nytt område för uppgiftslistor där du kan infoga länkar till dina uppgiftslistor. Du kan göra alla dessa ändringar av Snabbstart från en webbläsare, och dessutom infoga länkar till sidor utanför webbplatsen.
Med flikarna i det övre länkfältet, som visas överst på varje sida, kan webbplatsens användare öppna andra webbplatser i webbplatssamlingen. När du skapar en ny webbplats kan du ange om den ska visas som en länk i den överordnade webbplatsens övre länkfält, och om den överordnade webbplatsens länkar ska visas på underwebbplatsen.
Om du väljer att använda ett unikt övre länkfält på webbplatsen kan du ange vilka länkar som ska visas i fältet. Du kan välja att webbplatser som skapas på den överordnade webbplatsen ska visas i det övre länkfältet, förutsatt att webbplatserna konfigureras för att ärva det övre länkfältet på den överordnade webbplatsen. Du kan också infoga länkar till webbplatser utanför webbplatssamlingen.
Hantera åtkomst till innehåll
En webbplatsägare eller administratör kan ge behörighet till användare och SharePoint-grupper som innehåller användare. Behörigheterna kan användas för en webbplats, för listorna och biblioteken på en webbplats och för objekten i listorna och biblioteken.
Du kan tilldela olika behörighetsnivåer för olika objekt, t.ex. en specifik webbplats, en lista, ett bibliotek, en mapp i en lista eller i ett bibliotek, ett listobjekt eller ett dokument.
Organisera listor och bibliotek
Hur du väljer att ordna filerna i listor och bibliotek beror på arbetsgruppens behov och på hur du föredrar att lagra och söka efter information. Genom att planera i förväg kan du skapa en struktur som fungerar optimalt för ditt företag.
Information i listor och bibliotek lagras i kolumner, t.ex. Rubrik, Efternamn eller Företag. Du kan använda kolumner för att sortera och filtrera objekt som i ett kalkylblad genom att klicka på kolumnrubrikerna i en lista eller ett bibliotek. Du kan också använda vyer för att visa de objekt i en lista eller ett bibliotek som är viktigast för dig.
Ändra vy för en lista eller ett bibliotek
- I den lista eller det bibliotek där du vill ändra vyn klickar du på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.
- Klicka på pilen intill vylistan under Aktuell vy i gruppen Hantera vyer och välj sedan en vy.
Om du behöver spara ytterligare information om listobjekt eller filer i ett bibliotek kan du lägga till kolumner för att göra det lättare att sortera, gruppera och skapa flera vyer i listan. Du kan t.ex. sortera en lista efter förfallodatum eller gruppera objekten efter avdelningsnamn.
Du har många alternativ för den typ av kolumn du skapar: du kan t.ex. ange en enda textrad, en nedrullningsbar lista med alternativ, ett tal som beräknas med hjälp av andra kolumner eller namn och bild på en person.
Skapa en kolumn
- Välj fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet för den lista eller det bibliotek där du vill skapa en kolumn.
- Klicka på Skapa kolumn.
- Ange ett namn för kolumnen och välj en kolumntyp.
- Välj eventuella övriga inställningar och klicka sedan på OK.
Du kan också använda kolumnerna i en lista eller i ett bibliotek för att skapa vyer som gör det lättare för specifika avdelningar att hitta den information som de är mest intresserade av, till exempel uppgifter med högst prioritet eller alla objekt som tilldelats respektive person. Information om hur du skapar och ändrar vyer finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy.
Vissa listfunktioner gör det lättare för arbetsgruppen att skapa och hantera objekt i flera listor eller bibliotek samtidigt. Du kan till exempel skapa en kolumn som innehåller information om listobjekt och sedan dela den med andra listor. Du kan också göra en fil tillgänglig i flera bibliotek genom att kopiera den till andra bibliotek på din webbplats. Du kan frågas om uppdateringar om filen har ändrats.
Information om hur du hanterar stora listor och bibliotek finns i Hantera listor och bibliotek med många objekt.
Använda hjälpmedelsfunktioner
Webbplatserna har utformats så att listor, bibliotek och andra funktioner kan nås endast med hjälp av tangentbordet. Hjälpmedelsläget gör det lättare för personer som använder hjälpmedelstekniker att arbeta med menyer och olika kontroller. Länkarna Hoppa till huvudinnehåll gör att de som bara använder tangentbordet kan hoppa över repetitiva navigeringslänkar och snabbt komma till viktigare innehåll på sidan.
Kodningen av rubriker har utformats så att den på ett bättre sätt definierar strukturen och förbättrar navigeringen för personer som använder skärmläsare. Bilder som överförs till webbplatsen kan förses med anpassad alternativtext. Du kan exempelvis lägga till anpassad alternativtext till den bild som visas på startsidan i webbdelen Webbplatsbild eller till en bild som du lägger till i ett bildbibliotek. När webbplatser visas kan högkontrastalternativen i Windows användas, som passar bra för användare med nedsatt syn.
Mer information om att använda webbplatser och att använda hjälpmedelsläget finns i avsnittet Hjälpmedelsfunktioner.
Spåra versioner
Listan eller biblioteket kan ha konfigurerats för versionsspårning, vilket innebär att du kan återställa den föregående versionen om du gör ett misstag och visa en versionshistorik över ändringarna. När versioner spåras, sparas ändringar i objekten eller filerna och deras egenskaper. På så vis kan du bättre hantera innehåll när det ändras och även återställa den föregående versionen om du exempelvis gör ett misstag i den aktuella versionen. Versionshantering är särskilt användbart när flera personer arbetar tillsammans i projekt eller när information bearbetas och granskas i flera faser.
Den aktuella publicerade huvudversionen markeras och versionsnumret är ett heltal.
En version skapas när egenskaper eller metadata ändras.
Den första versionen av en fil har alltid delversionsnumret 0.1.
Versionshantering är tillgängligt för listobjekt i alla standardlisttyper inklusive kalendrar, ärendeuppföljningslistor och anpassade listor , och för alla filtyper som kan sparas i bibliotek, inklusive webbdelssidor.
Samtidig redigering av dokument
Två eller fler användare kan redigera ett Word-dokument eller en PowerPoint-presentation samtidigt. Med den här funktionen kan du läsa och skriva delar av en fil som finns lagrad i SharePoint. Du kan till exempel arbeta med ett stycke i ett Word-dokument medan en kollega samtidigt arbetar med ett annat stycke i samma dokument.
Håll dig uppdaterad om ändringar
RSS är ett bekvämt sätt att distribuera och ta emot information i ett standardiserat format, inklusive uppdateringar till listor och bibliotek. Det standardiserade XML-filformatet gör att informationen kan visas av många olika program. Du kan också prenumerera på listor och bibliotek genom aviseringar, så att du vet när innehållet har ändrats.
En arbetsgrupp kan använda feeds för att anpassa innehållet för gruppmedlemmar som prenumererar på gruppens feeds och för att tillhandahålla länkar som leder tillbaka till deras webbplatser. Med RSS-feeds är det enkelt att följa upp arbetsförloppet i gruppen och projektuppdateringar. I stället för att söka på flera gruppwebbplatser skickas de senaste nyheterna och uppdateringarna från dessa webbplatser automatiskt till dig.
Hantera arbetsflöden
Arbetsflöden gör det lättare för användarna att samarbeta med dokument och att hantera projektuppgifter med hjälp av särskilda affärsprocesser för dokument och objekt på en webbplats. Arbetsflöden gör det också lättare för företag att upprätthålla och följa konsekventa affärsprocesser, och kan även förbättra effektiviteten och produktiviteten genom att hantera de uppgifter och åtgärder som ingår i specifika affärsprocesser. På så sätt kan de personer som utför uppgifterna koncentrera sig på att utföra arbetet i stället för att hantera arbetsflödet.
Arbetsflöden kan minska den kostnad och tid som går åt för samordning av vanliga affärsprocesser, exempelvis godkännande av projekt och dokumentgranskning, genom att hantera och följa upp uppgifter som utförs inom ramen för dessa processer. Ett företag kan exempelvis skapa och distribuera ett anpassat arbetsflöde som används för att hantera godkännandeprocessen för utkast av dokument i ett dokumentbibliotek.
Arbeta med innehållstyper
Din lista eller ditt bibliotek kan ha stöd för flera innehållstyper. Innehållstyper gör att organisationer kan ordna och hantera stora mängder innehåll mer effektivt. Om din lista eller ditt bibliotek har konfigurerats så att flera innehållstyper tillåts, kan du lägga till innehållstyper från en lista med tillgängliga alternativ som din organisation använder ofta, exempelvis Marknadsföringspresentationer eller Kontrakt.
När du har lagt till en innehållstyp i en lista eller ett bibliotek kan listan eller biblioteket innehålla objekt av den typen. Användarna kan sedan använda knappen Nytt objekt i listan eller biblioteket för att skapa nya objekt av den typen.
En av huvudfördelarna med innehållstyper för listor och bibliotek är att de innebär att flera objekt- eller dokumenttyper (med unika metadata, principer och funktionssätt) kan finnas i en enskild lista eller ett enskilt bibliotek. Mer information om hur du arbetar med innehållstyper finns i avsnittet Hantera innehåll på en SharePoint-webbplats med hjälp av innehållstyper.
Överst på sidan
