Om du är webbplatsägare kan det vara bra att skapa en hanteringsmodell för att hantera webbplatsens principer, processer, roller och ansvarsområden.
I den här artikeln
Vad är hantering?
En viktig men ofta osynlig del av webbplatsen är dess hanteringsmodell – uppsättningen med principer, roller, ansvarsområden och processer som du etablerar för att avgöra hur personerna i din grupp använder SharePoint.
Många organisationer har en hanteringsmodell för webbplatser i Central Administration eller på webbplatssamlingsnivån, som kan skapas och underhållas av en IT-avdelning eller ett IT-team.
Om du är webbplatsägare för en underwebbplats i en webbplatssamling, till exempel en gruppwebbplats, kan det vara bra att skapa din egen extra hanteringsmodell för att hantera specifika problem.
Med en hanteringsmodell är det enklare att:
- Meddela webbplatsanvändare om när de ska skapa en ny underwebbplats, i motsats till att skapa en lista eller annat webbplatsinnehåll.
- Kontrollera att underwebbplatser och innehåll tas bort när de är gamla, i stället för att du ska behöva använda upp ditt lagringsutrymme och försvaga sökresultaten.
- Kontrollera att rätt personer har åtkomst till rätt innehåll.
- Meddela underwebbplatsägare om vilka mallar och teman de kan använda.
- Enkelt överlåta ägarskapet för en webbplats från en person till en annan.
Element i en hanteringsmodell
Hanteringsmodellen måste innehålla avsnitt som:
- Skapa webbplatser
- Behörighetshantering
- Informationsarkitektur
- Webbplatslivscykel och avslutande
- Lagringsgränser
- Klassificering av information
- Anpassning
- Dataskydd
- Navigering
- Söka
- Roller och ansvarsområden för underhåll av webbplatsen
Vissa av dessa frågor kanske redan bestäms av webbplatssamlingen eller hanteringsmodellen på organisationsnivå, till exempel hur mycket lagringsutrymme du har för webbplatsen och vilken slags anpassning du kan göra för att ändra på utseendet och stilen på webbplatsen. Andra frågor kanske inte är relevanta, beroende på hur komplex din webbplats är, och på hur många personer som använder den. Men även om du inte behöver fatta beslut om dessa frågor, kan det vara bra att veta vilka beslut som har fattats, så att du kan informera webbplatsanvändarna och genomdriva principer därefter.
Här är några saker du bör tänka på när du konfigurerar en ny webbplats.
Skapa en underwebbplats
Du kanske vill att gruppmedlemmarna ska kunna skapa underwebbplatser under gruppwebbplatsen för att använda i specifika projekt.
Det kan vara ett bra redskap för gruppen att spontant kunna skapa nya underwebbplatser, men med obegränsad möjlighet att skapa webbplatser är det lätt att tappa kontrollen. Om underwebbplatser skapas i stora mängder och utan begränsning kan det uppstå problem. Till exempel:
- Det blir svårt för användarna att hitta rätt underwebbplats och de kan lätt bli osäkra på om de har hittat rätt underwebbplats.
- Samma information kan finnas på flera underwebbplatser, vilket upptar mycket lagringsutrymme och försvårar underhållet.
- Underwebbplatserna kan innehålla inaktuell information, ibland flera år gammal, som visas i sökresultaten. Det kan vara svårt att veta vilken version av information som är korrekt.
- Det kan vara mycket arbete med att hantera behörigheter för många olika underwebbplatser, och användarna kan av misstag få tillgång till information som du inte borde ha tillgång till.
- När anställda lämnar gruppen kan det hända att underwebbplatserna som de har skapat överges, vilket skapar förvirring gör att sökresultaten för de återstående webbplatsanvändarna försämras.
Du kan spara tid och energi genom att ange vissa principer för skapandet av webbplatser med fokus på följande områden:
- Vem ska kunna skapa underwebbplatser?
- Behöver nya underwebbplatser godkännas i förväg? Vilka kriterier ska i så fall gälla för godkännande, och vem ska bevilja godkännande?
- Ska nya underwebbplaster använda etablerade mallar och teman?
- Hur mycket information ska kunna lagras på en webbplats? (Det vill säga, hur mycket serverdiskutrymme ska informationen kunna ta upp?)
- Vilka regler ska gälla för att ta med navigeringsstrategier på webbplatsen?
- Hur länge ska informationen lagras på underwebbplatser innan den tas bort eller arkiveras?
Behörighetshantering
Integriteten, konfidentialiteten och sekretessen för organisationens verksamhetskänsliga information är beroende av hur säker du gör webbplatsen — i synnerhet vem du beviljar åtkomst till webbplatsen.
Att bevilja och begränsa åtkomst till webbplatsen kallas för att hantera behörigheter, och det är en av dina viktigaste ansvarsuppgifter som webbplatsägare.
Här är några tips att tänka på när du utvecklar en behörighetsstrategi.
- Följ principen om minsta behörighet: Ge användarna de lägsta behörighetsnivåerna som de behöver för att utföra de uppgifter de har tilldelats.
- Ge användarna åtkomst genom att lägga till dem i standardgrupper (till exempel Medlemmar, Besökare och Ägare). Gör de flesta användare till medlemmar i gruppen Medlemmar eller Besökare, och begränsa antalet personer i gruppen Ägare.
- Använd arv av behörigheter för att skapa en enkel hierarki som är lätt att visualisera. Undvik att bevilja åtkomst till enskilda personer, och arbeta i stället med grupper. Om det är möjligt är det bäst att låta underwebbplatser ärva behörigheter från gruppwebbplatsen, i stället för att ha unika behörigheter.
- Ordna ditt innehåll så att du utnyttjar arv av behörigheter: Det kan vara bra att segmentera innehållet efter säkerhetsnivå – skapa en webbplats eller ett bibliotek för känsliga dokument i stället för att sprida ut dem i ett större bibliotek och skydda dem med unika behörigheter.
Informationsarkitektur
Informationsarkitekturen för en webbplats är som innehållsförteckningen för en bok: Den avgör hur informationen på webbplatsen – dess webbsidor, dokument, listor och data – ordnas och presenteras för webbplatsens användare. Informationsarkitektur sparas ofta som en hierarkisk lista med webbplatsinnehåll, söknyckelord, datatyper och andra begrepp.
Om du vill skapa en informationsarkitektur måste du analysera informationen som ska visas på webbplasten. Här är några av de frågor du kan använda när du utvecklar en informationsarkitektur:
- Vilket slags innehåll kommer att finnas på webbplatsen? Hur ska det överföras till underwebbplatser, listor, bibliotek och så vidare?
- Hur ska informationen presenteras på webbplatsen?
- Hur kommer webbplatsanvändarna navigera på webbplatsen?
- Hur ska informationen anpassas för specifika målgrupper?
- Hur ska sökningsfunktionen konfigureras och optimeras?
En del av informationsarkitekturen kan innehålla klassificering av information.
Om informationen du ska hantera värderas högt av företaget, kräver särskild säkerhet eller omfattas av särskilda regler som måste följas, kan det vara bra att konfigurera ett klassificeringsschema för att identifiera särskilt slags innehåll som måste hanteras försiktigt.
När du har ordnat informationen i specifika listor och bibliotek kan du använda hanteringsfunktioner för att hantera hur innehållet hanteras. Till exempel:
Kräva utcheckning av filer
Genom att kräva att en fil checkas ut för redigering ser du till att den bara kan redigeras av en enda person tills den checkas in. Om du kräver att ett dokument checkas ut för redigering kan bara en person åt gången ändra dokumentet vilket förhindrar redigeringskonflikter och förvirring. Genom att kräva utcheckning påminner du också gruppmedlemmarna om att skriva en kommentar varje gång de har redigerat (och checkat ut) en fil så att det blir lättare att hålla reda på vad som har ändrats i de olika versionerna.
Spåra versioner
Om du behöver behålla tidigare versioner av filer kan du använda bibliotek för att spåra, lagra och återställa filer. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Du kan också välja att ange vissa versioner som huvudversioner, till exempel om ett nytt kapitel läggs till i en handbok, och andra versioner som delversioner, till exempel om ett stavfel rättas till. Om du vill hantera lagringsutrymme på ett bättre sätt kan du ange hur många versioner av varje versionstyp som ska sparas.
Kräva godkännande av dokument
Du kan ange att ett dokument måste godkännas. Dokumentet förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna eller avvisa det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett dokument innan det godkänns. Den här funktionen kan vara användbar om biblioteket innehåller viktiga riktlinjer eller procedurer som behöver vara helt slutgiltiga innan andra ser dem.
Hålla dig informerad om ändringar
Bibliotek har stöd för RSS-teknik så att medlemmar i arbetsgruppen automatiskt tar emot och kan visa uppdateringar, eller feeds, av nyheter och information på en och samma plats. Du kan använda RSS-teknik om du vill få aviseringar om ändringar i ett bibliotek, till exempel när filer som lagras i biblioteket ändras. Med RSS-feeds kan medlemmar i arbetsgruppen se en sammanställd lista över de filer som har ändrats. Du kan också skapa e-postaviseringar så att du meddelas när en fil ändras.
Skapa arbetsflöden
Ett dokumentbibliotek eller en innehållstyp kan innehålla arbetsflöden som har definierats för affärsprocesser i organisationen, till exempel hanteringsprocesser för godkännande eller granskning av dokument. Gruppen kan använda sig av affärsprocesser på dokumenten, så kallade arbetsflöden, vilket anger åtgärder som ska vidtas i en specifik ordning, till exempel att godkänna eller översätta dokument. Ett arbetsflöde är ett automatiskt sätt att flytta dokument eller objekt genom en sekvens av åtgärder eller uppgifter. Tre arbetsflöden är tillgängliga för bibliotek som standard: Godkännande, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för godkännande; Samla in feedback, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för feedback och sedan returneras i form av en sammanställning till den person som initierat arbetsflödet; samt Samla in signaturer, där ett dokument cirkuleras till en grupp av personer för insamling av deras digitala signaturer.
Definiera innehållstyper
Om gruppen arbetar med flera typer av filer, till exempel arbetsblad, presentationer och dokument, kan du utöka funktionaliteten i biblioteket genom att aktivera och definiera flera innehållstyper. Innehållstyper ger flexibilitet och konsekvens över flera bibliotek. För varje innehållstyp kan en mall, och till och med arbetsflödesprocesser, anges. Mallarna fungerar som utgångspunkt för formatering och all formaterad exempeltext och för egenskaper som gäller dokumenten av den typen, till exempel avdelningsnamn eller avtalsnummer.
Granskningsspårning
Om du har en grupp med känsliga filer och vill veta hur dokumenten har använts kan du definiera en princip och med den aktivera "granskningsspårning" av händelser, till exempel filändringar, kopiering eller borttagning.
Webbplatslivscykel och avslutande
Webbplatser som dokumentarbetswebbplatser och diskussionswebbplatser har en tendens att finnas kvar även när är inaktuella, och tar då upp värdefullt lagringsutrymme och gör så att sökresultaten försämras. Det kan vara bra att ange ett schema för att granska webbplatser och deras innehåll (åtminstone en gång per år) för att bestämma om det är värt att behålla dem.
Det är också bra att komma ihåg att organisationens större hanteringsmodell även kan användas för att identifiera inaktiva webbplatser. Administratören kanske till exempel automatiskt tar bort sidor som inte har rörts på 90 dagar. Som webbplatsägare får du i så fall en varning via e-post om att det kommer ske.
Lagringsgränser
En administratör kan ha angett en gräns för hur mycket lagringsutrymme gruppen kan använda. Du måste ta reda på om det finns en gräns och i så fall hur du ska fördela utrymmet mellan dina webbplatser, sidor och bibliotek.
SharePoint Server har som standard en storleksgräns på 50 MB för enskilda dokument som kan överföras till ett dokumentbibliotek. Som standard får även gruppwebbplatsägarna ett varningsmeddelande när 90 procent av lagringsutrymmet är använt.
När du känner till gränserna kan du använda funktioner som versions- och granskningsspårning för att försäkra dig om att gränserna inte överskrids på webbplatserna.
Anpassning
Organisationen kanske har vissa standardiserade och företagsanpassade webbplatsmallar och webbplatslayouter som föredras eller krävs. I hur stor utsträckning kan användarna anpassa utseendet på webbplatser och sidor?
Ett sätt att få kontroll över anpassningen kan vara att bestämma vem i gruppen som ska ha behörigheter att anpassa, eller så kan du välja att använda standardiserade sidlayouter för att vara säker på att vissa krav uppfylls, till exempel att webbplatsägaren visas i det övre vänstra hörnet på alla webbplatser.
Du kanske även vill ange riktlinjer för de funktioner som användarna kan utnyttja på underwebbplatserna. Du kanske till exempel inte vill att användarna ska använda webbdelar som kräver anpassad kodning.
Å andra sidan kanske du vill förse alla i gruppen med SharePoint Designer, så att de kan göra alla de ändringar de vill.
Navigering
Med navigeringselement blir det lättare för användarna att bläddra fram till önskat innehåll. Två navigeringsobjekt som du kan anpassa är det övre länkfältet och Snabbstart.
På inställningssidorna för varje lista eller bibliotek kan du välja vilka listor och bibliotek som ska visas i Snabbstart. Du kan också ändra ordning på länkar, lägga till eller ta bort länkar och lägga till eller ta bort de områden som länkarna är ordnade i. Om det till exempel finns för många listor i området Lista kan du lägga till ett nytt område för Uppgiftslistor där du kan infoga länkar till dina uppgiftslistor.
Med flikarna i det övre länkfältet, som visas överst på varje sida, kan webbplatsens användare öppna andra webbplatser i webbplatssamlingen. När du skapar en ny webbplats kan du ange om den ska visas som en länk i den överordnade webbplatsens övre länkfält, och om den överordnade webbplatsens länkar ska visas på underwebbplatsen.
Söka
Innehåll visas på många platser, till exempel på webbplatser, i listor, i bibliotek, i webbdelar och i kolumner. När någon söker på webbplatsen visas som standard allt innehåll på webbplatsens underwebbplatser i sökresultatet.
Som webbplatsägare kan du välja om innehållet på din webbplats ska visas i sökresultat eller ej. Om du hindrar innehållet på en webbplats från att visas i sökresultat hindras även innehållet på alla dess underwebbplatser från att visas i sökresultat.
Som standard visas inte innehåll med begränsade behörigheter i sökresultat för användare som inte har behörighet att läsa det. Du kan ändra detta så att begränsat innehåll visas i sökresultat, men användarna kan inte öppna innehåll som de inte har behörighet till.
Överst på sidan
Roller och ansvarsområden för underhåll av webbplatsen
Det kan vara bra att definiera roller och ansvarsområden för att minska det kaos som kan uppstå på en webbplats när personal cirkulerar in i eller ut ur en grupp. Här är några av de saker det är bra att ha klart för sig vem som är ansvarig för på webbplatsen:
- Utbildning: Utbildning i grundläggande navigering, sökning och dokumenthantering kan vara mycket användbart för personer som inte använt produkten tidigare.
- Support: Du kanske vill ha en utnämnd expert i gruppen som ansvarar för att felsöka problem och samarbetar med administratören.
- Efterlevnad av juridiska föreskrifter och företagets riktlinjer: Ibland kan det här handla om att helt enkelt se till att det finns uppdaterade länkar till lämpliga riktlinjer, men det är ändå bra att ha en person som är ansvarig för detta.
Dataskydd
Med säkerhetskopierings- och återställningsfunktioner skyddas dina data från att försvinna av misstag. Hur ofta säkerhetskopiering ska utföras samt hastighet och nivå för återställning konfigureras av administratören.
Överst på sidan
