Skapa och skriva ut adressetiketter med hjälp av Koppla dokument

Delar av innehållet i det här avsnittet behöver inte gälla alla språkområden.

Vilket program i använder du?


Word

Med hjälp av Hanteraren för Koppla dokument i Word kan du omvandla adresser i ett Excel-kalkylblad, ett Word-dokument eller i Office-adressboken till utskrivbara adressetiketter. I procedurerna nedan beskrivs hur du skapar en datakälla för Koppla dokument i Excel och hur du sedan använder Hanteraren för Koppla dokument i Word för att skriva ut adressetiketter.

VisaSteg 1: Skapa en mottagarlista i ett Excel-kalkylblad

Varje kolumn i Excel-kalkylbladet innehåller en kategori med information eller datafält, till exempel namn, gatuadress, stad och postnummer. Den första raden med celler kallas rubrikpost och innehåller namnen på datafälten. Alla efterföljande rader innehåller en post, till exempel namnet och adressen till en person.

 Viktigt   Kontrollera att alla data är i lista (lista: En serie rader som innehåller relaterade data, t.ex. en fakturadatabas eller en uppsättning med kundnamn och telefonnummer. En lista kan användas som en databas, där raderna motsvarar poster och kolumnerna är fält. Den första raden i listan innehåller etiketter för kolumnerna.)  -format. Varje kolumn med data måste ha en etikett i den första raden. Det får inte finnas några tomma rader eller kolumner i listan.

  1. Öppna Excel.
  2. Skriv in en rubrikpost för dina adresser på den första raden i kalkylbladet.

I den första kolumnen på den första raden kan du till exempel skriva Namn; i den andra kolumnen Adress; i den tredje kolumnen Stad; i den fjärde kolumnen Län och slutligen i den femte kolumnen Postnummer, så att Excel-kalkylbladet ser ut ungefär så här:

Excel-blad som innehåller rubrikposter

 Anteckning   Senare när du skapar etiketterna kan du använda fälten i rubrikposten för att ange var alla data ska finnas.

  1. Skriv in namnet och adressen till en mottagare på den andra raden.

Lägg till så många rader med adresser du vill. Excel-kalkylbladet ser nu ut ungefär så här:

Excel-blad som innehåller adresser

  1. Klicka på Spara Knappen Spara.
  2. Ge arbetsboken ett namn, till exempel Adresser.

Kom ihåg var du sparade kalkylbladet. Du måste veta var det ligger senare.

  1. Stäng Excel-arbetsboken som innehåller mottagarlistan.

Om du inte stänger Excel-kalkylbladet som innehåller listan eller om du öppnar det igen innan du har avslutat kopplingen av dokument kan du inte slutföra kopplingen.

VisaSteg 2: Skapa ett Word-dokument för etiketterna

  1. Se till att du har ett nytt tomt dokument öppet i Word.
  2. Klicka på Hanteraren för Koppla dokumentVerktyg-menyn.
  3. Klicka på Skapa nytt under 1. Välj dokumenttyp och klicka sedan på Etiketter.
  4. Klicka på den typ av skrivare som du använder under Skrivarinformation.
  5. Klicka på etikettillverkaren på popup-menyn Etiketter.

 Tips   Om du vill visa fler etikettprodukter klickar du på Annan på popup-menyn Etiketter.

  1. Klicka på den typ av etikett som du använder under Produktnummer och klicka på OK.

 Tips   Om du vill visa information om etikettmarginalerna och andra etikettegenskaper klickar du på Detaljer.

VisaSteg 3: Leta reda på mottagarlistan och redigera etiketterna

  1. Klicka på Hämta lista under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokument och klicka sedan på Öppna källdokument.
  2. Leta reda på Excel-arbetsboken med adresserna som du skapade i steg 1 och dubbelklicka på den.

 Anteckning   Klicka på OK när du uppmanas att öppna arbetsboken med en textkonverterare.

  1. Klicka på pilen bredvid rutan Öppna dokument i arbetsbok och markera det kalkylblad som innehåller adresserna du skapade i steg 1.
  2. Se till att Hela kalkylbladet visas i rutan Cellintervall och klicka sedan på OK.
  3. Klicka på snabbmenyn Infoga kopplingsinstruktion på vart och ett av följande fält i denna ordning: Namn, Adress, Postnummer och Ort.
  4. Redigera fälten så som du vill ha dem under Exempel.

Tryck till exempel på RETUR efter fältet Namn och fältet Adress, och skriv ett blanksteg mellan fälten Postnummer och Ort.

  1. Klicka på OK.
  2. I dokumentet redigerar du etiketterna så som du vill. Du kan till exempel använda fet eller kursiv stil för platshållarna i texten.

 Tips   

  • Om du vill formatera alla etiketter på samma sätt ändrar du den första etiketten och klickar sedan på Fyll i posterna för att slutföra dokumentet under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokumentKnapp för att fylla i objekt och slutföra dokument.
  • Om du vill lägga till samma bild för alla etiketter infogar du en bild på den första etiketten och klickar sedan på Fyll i posterna för att slutföra dokumentet Knapp för att fylla i objekt och slutföra dokument under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokument.

VisaSteg 4: Filtrera och sortera mottagare (valfritt)

Du kan filtrera och sortera mottagarna från mottagarlistan. Mottagarlistan kan till exempel innehålla adresser från flera län. Om du vill skapa adressetiketter endast för dina kontakter inom Stockholms län kan du filtrera mottagarlistan så att den endast visar personer med adress i Stockholms län. Du kan också sortera dina etiketter efter postnummer.

  1. Klicka på Alternativ under 4. Filtrera mottagare i Hanteraren för Koppla dokument.
  2. Klicka på fliken Filtrera poster.
  3. Klicka på önskat fält under Fält på den första snabbmenyn, till exempel Ort.
  4. Klicka på önskat fält under Jämförelse på den första snabbmenyn, till exempel Lika med.
  5. Skriv önskat värde i den första textrutan under Jämför med, till exempel Göteborg.
  6. Klicka på fliken Sortera poster.

Klicka på önskat alternativ under Sortera efter på snabbmenyn, till exempel Postnummer, och klicka på Stigande.

  1. Klicka på OK.

VisaSteg 5: Förhandsgranska resultatet (valfritt)

För att försäkra dig om att adressetiketterna kommer att se ut som du vill innan du skriver ut dem kan du förhandsgranska etiketterna. Medan du förhandsgranskar resultatet kan du ändra layouten och formateringen av etiketterna.

  • Klicka på Visa kopplade data Knappen Visa kopplade data under 5. Förhandsgranska resultat i Hanteraren för Koppla dokument.

VisaSteg 6: Slutför kopplingen och skriv ut etiketterna

  1. Klicka på Alla på popup-menyn under 6. Slutför koppling i Hanteraren för Koppla dokument.

 Tips   Om du vill koppla och skriva ut ett visst intervall med etiketter klickar du på Anpassa och skriver önskat intervall.

  1. Gör något av följande:
Om du vill Gör du så här
Skriva ut etiketterna Klicka på Koppla till skrivare Knappen Koppla till skrivare.
Så här sparar du kopplade etiketter i ett nytt dokument som kan skrivas ut senare Klicka på Koppla till nytt dokument Knapp för att slutföra dokumentkoppling.

Se även

Skapa kuvert genom att använda Koppla dokument

Skapa adressetiketter genom att använda Koppla dokument

Excel

Med hjälp av Hanteraren för Koppla dokument i Word kan du omvandla adresser i ett Excel-kalkylblad, ett Word-dokument eller i Office-adressboken till utskrivbara adressetiketter. I procedurerna nedan beskrivs hur du skapar en datakälla för Koppla dokument i Excel och hur du sedan använder Hanteraren för Koppla dokument i Word för att skriva ut adressetiketter.

VisaSteg 1: Skapa en mottagarlista i ett Excel-kalkylblad

Varje kolumn i Excel-kalkylbladet innehåller en kategori med information eller datafält, till exempel namn, gatuadress, stad och postnummer. Den första raden med celler kallas rubrikpost och innehåller namnen på datafälten. Alla efterföljande rader innehåller en post, till exempel namnet och adressen till en person.

 Viktigt   Kontrollera att alla data är i lista (lista: En serie rader som innehåller relaterade data, t.ex. en fakturadatabas eller en uppsättning med kundnamn och telefonnummer. En lista kan användas som en databas, där raderna motsvarar poster och kolumnerna är fält. Den första raden i listan innehåller etiketter för kolumnerna.)  -format. Varje kolumn med data måste ha en etikett i den första raden. Det får inte finnas några tomma rader eller kolumner i listan.

  1. Se till att du har ett tomt Excel-kalkylblad öppet.
  2. Skriv in en rubrikpost för dina adresser på den första raden i kalkylbladet.

I den första kolumnen på den första raden kan du till exempel skriva Namn; i den andra kolumnen Adress; i den tredje kolumnen Stad; i den fjärde kolumnen Län och slutligen i den femte kolumnen Postnummer, så att Excel-kalkylbladet ser ut ungefär så här:

Excel-blad som innehåller rubrikposter

 Anteckning   Senare när du skapar etiketterna kan du använda fälten i rubrikposten för att ange var alla data ska finnas.

  1. Skriv in namnet och adressen till en mottagare på den andra raden.

Lägg till så många rader med adresser du vill. Excel-kalkylbladet ser nu ut ungefär så här:

Excel-blad som innehåller adresser

  1. Klicka på Spara Knappen Spara.
  2. Ge arbetsboken ett namn, till exempel Adresser.

Kom ihåg var du sparade kalkylbladet. Du måste veta var det ligger senare.

  1. Stäng Excel-arbetsboken som innehåller mottagarlistan.

Om du inte stänger Excel-kalkylbladet som innehåller listan eller om du öppnar det igen innan du har avslutat kopplingen av dokument kan du inte slutföra kopplingen.

VisaSteg 2: Skapa ett Word-dokument för etiketterna

  1. Öppna Word.
  2. Se till att du har ett nytt tomt dokument öppet.
  3. Klicka på Hanteraren för Koppla dokumentVerktyg-menyn.
  4. Klicka på Skapa nytt under 1. Välj dokumenttyp och klicka sedan på Etiketter.
  5. Klicka på den typ av skrivare som du använder under Skrivarinformation.
  6. Klicka på etikettillverkaren på popup-menyn Etiketter.

 Tips   Om du vill visa fler etikettprodukter klickar du på Annan på popup-menyn Etiketter.

  1. Klicka på den typ av etikett som du använder under Produktnummer och klicka på OK.

 Tips   Om du vill visa information om etikettmarginalerna och andra etikettegenskaper klickar du på Detaljer.

VisaSteg 3: Leta reda på mottagarlistan och redigera etiketterna

  1. Klicka på Hämta lista under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokument och klicka sedan på Öppna källdokument.
  2. Leta reda på Excel-arbetsboken med adresserna som du skapade i steg 1 och dubbelklicka på den.

 Anteckning   Klicka på OK när du uppmanas att öppna arbetsboken med en textkonverterare.

  1. Klicka på pilen bredvid rutan Öppna dokument i arbetsbok och markera det kalkylblad som innehåller adresserna du skapade i steg 1.
  2. Se till att Hela kalkylbladet visas i rutan Cellintervall och klicka sedan på OK.
  3. Klicka på snabbmenyn Infoga kopplingsinstruktion på vart och ett av följande fält i denna ordning: Namn, Adress, Postnummer och Ort.
  4. Redigera fälten så som du vill ha dem under Exempel.

Tryck till exempel på RETUR efter fältet Namn och fältet Adress, och skriv ett blanksteg mellan fälten Postnummer och Ort.

  1. Klicka på OK.
  2. I dokumentet redigerar du etiketterna så som du vill. Du kan till exempel använda fet eller kursiv stil för platshållarna i texten.

 Tips   

  • Om du vill formatera alla etiketter på samma sätt ändrar du den första etiketten och klickar sedan på Fyll i posterna för att slutföra dokumentet under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokumentKnapp för att fylla i objekt och slutföra dokument.
  • Om du vill lägga till samma bild för alla etiketter infogar du en bild på den första etiketten och klickar sedan på Fyll i posterna för att slutföra dokumentet Knapp för att fylla i objekt och slutföra dokument under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokument.

VisaSteg 4: Filtrera och sortera mottagare (valfritt)

Du kan filtrera och sortera mottagarna från mottagarlistan. Mottagarlistan kan till exempel innehålla adresser från flera län. Om du vill skapa adressetiketter endast för dina kontakter inom Stockholms län kan du filtrera mottagarlistan så att den endast visar personer med adress i Stockholms län. Du kan också sortera dina etiketter efter postnummer.

  1. Klicka på Alternativ under 4. Filtrera mottagare i Hanteraren för Koppla dokument.
  2. Klicka på fliken Filtrera poster.
  3. Klicka på önskat fält under Fält på den första snabbmenyn, till exempel Ort.
  4. Klicka på önskat fält under Jämförelse på den första snabbmenyn, till exempel Lika med.
  5. Skriv önskat värde i den första textrutan under Jämför med, till exempel Göteborg.
  6. Klicka på fliken Sortera poster.

Klicka på önskat alternativ under Sortera efter på snabbmenyn, till exempel Postnummer, och klicka på Stigande.

  1. Klicka på OK.

VisaSteg 5: Förhandsgranska resultatet (valfritt)

För att försäkra dig om att adressetiketterna kommer att se ut som du vill innan du skriver ut dem kan du förhandsgranska etiketterna. Medan du förhandsgranskar resultatet kan du ändra layouten och formateringen av etiketterna.

  • Klicka på Visa kopplade data Knappen Visa kopplade data under 5. Förhandsgranska resultat i Hanteraren för Koppla dokument.

VisaSteg 6: Slutför kopplingen och skriv ut etiketterna

  1. Klicka på Alla på popup-menyn under 6. Slutför koppling i Hanteraren för Koppla dokument.

 Tips   Om du vill koppla och skriva ut ett visst intervall med etiketter klickar du på Anpassa och skriver önskat intervall.

  1. Gör något av följande:
Om du vill Gör du så här
Skriva ut etiketterna Klicka på Koppla till skrivare Knappen Koppla till skrivare.
Så här sparar du kopplade etiketter i ett nytt dokument som kan skrivas ut senare Klicka på Koppla till nytt dokument Knapp för att slutföra dokumentkoppling.

Se även

Infoga eller ta bort celler, rader, kolumner eller blad

Outlook

Med hjälp av Hanteraren för Koppla dokument i Word kan du omvandla adresser i ett Excel-kalkylblad, ett Word-dokument eller i Office-adressboken till utskrivbara adressetiketter. I procedurerna nedan beskrivs hur du skapar en datakälla för Koppla dokument i Excel och hur du sedan använder Hanteraren för Koppla dokument i Word för att skriva ut adressetiketter.

VisaSteg 1: Skapa en mottagarlista i ett Excel-kalkylblad

Varje kolumn i Excel-kalkylbladet innehåller en kategori med information eller datafält, till exempel namn, gatuadress, stad och postnummer. Den första raden med celler kallas rubrikpost och innehåller namnen på datafälten. Alla efterföljande rader innehåller en post, till exempel namnet och adressen till en person.

 Viktigt   Kontrollera att alla data är i lista (lista: En serie rader som innehåller relaterade data, t.ex. en fakturadatabas eller en uppsättning med kundnamn och telefonnummer. En lista kan användas som en databas, där raderna motsvarar poster och kolumnerna är fält. Den första raden i listan innehåller etiketter för kolumnerna.)  -format. Varje kolumn med data måste ha en etikett i den första raden. Det får inte finnas några tomma rader eller kolumner i listan.

  1. Öppna Excel.
  2. Skriv in en rubrikpost för dina adresser på den första raden i kalkylbladet.

I den första kolumnen på den första raden kan du till exempel skriva Namn; i den andra kolumnen Adress; i den tredje kolumnen Stad; i den fjärde kolumnen Län och slutligen i den femte kolumnen Postnummer, så att Excel-kalkylbladet ser ut ungefär så här:

Excel-blad som innehåller rubrikposter

 Anteckning   Senare när du skapar etiketterna kan du använda fälten i rubrikposten för att ange var alla data ska finnas.

  1. Skriv in namnet och adressen till en mottagare på den andra raden.

Lägg till så många rader med adresser du vill. Excel-kalkylbladet ser nu ut ungefär så här:

Excel-blad som innehåller adresser

  1. Klicka på Spara Knappen Spara.
  2. Ge arbetsboken ett namn, till exempel Adresser.

Kom ihåg var du sparade kalkylbladet. Du måste veta var det ligger senare.

  1. Stäng Excel-arbetsboken som innehåller mottagarlistan.

Om du inte stänger Excel-kalkylbladet som innehåller listan eller om du öppnar det igen innan du har avslutat kopplingen av dokument kan du inte slutföra kopplingen.

 Anteckning   Om du vill göra ett Excel-kalkylblad av din Outlook-adressbok exporterar du kontakterna till en tabbavgränsad textfil och öppnar sedan textfilen i Excel. Mer information finns i Exportera eller manuellt arkivera Outlook-poster.

VisaSteg 2: Skapa ett Word-dokument för etiketterna

  1. Öppna Word.
  2. Se till att du har ett nytt tomt dokument öppet.
  3. Klicka på Hanteraren för Koppla dokumentVerktyg-menyn.
  4. Klicka på Skapa nytt under 1. Välj dokumenttyp och klicka sedan på Etiketter.
  5. Klicka på den typ av skrivare som du använder under Skrivarinformation.
  6. Klicka på etikettillverkaren på popup-menyn Etiketter.

 Tips   Om du vill visa fler etikettprodukter klickar du på Annan på popup-menyn Etiketter.

  1. Klicka på den typ av etikett som du använder under Produktnummer och klicka på OK.

 Tips   Om du vill visa information om etikettmarginalerna och andra etikettegenskaper klickar du på Detaljer.

VisaSteg 3: Leta reda på mottagarlistan och redigera etiketterna

  1. Klicka på Hämta lista under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokument och klicka sedan på Öppna källdokument.
  2. Leta reda på Excel-arbetsboken med adresserna som du skapade i steg 1 och dubbelklicka på den.

 Anteckning   Klicka på OK när du uppmanas att öppna arbetsboken med en textkonverterare.

  1. Klicka på pilen bredvid rutan Öppna dokument i arbetsbok och markera det kalkylblad som innehåller adresserna du skapade i steg 1.
  2. Se till att Hela kalkylbladet visas i rutan Cellintervall och klicka sedan på OK.
  3. Klicka på snabbmenyn Infoga kopplingsinstruktion på vart och ett av följande fält i denna ordning: Namn, Adress, Postnummer och Ort.
  4. Redigera fälten så som du vill ha dem under Exempel.

Tryck till exempel på RETUR efter fältet Namn och fältet Adress, och skriv ett blanksteg mellan fälten Postnummer och Ort.

  1. Klicka på OK.
  2. I dokumentet redigerar du etiketterna så som du vill. Du kan till exempel använda fet eller kursiv stil för platshållarna i texten.

 Tips   

  • Om du vill formatera alla etiketter på samma sätt ändrar du den första etiketten och klickar sedan på Fyll i posterna för att slutföra dokumentet under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokumentKnapp för att fylla i objekt och slutföra dokument.
  • Om du vill lägga till samma bild för alla etiketter infogar du en bild på den första etiketten och klickar sedan på Fyll i posterna för att slutföra dokumentet Knapp för att fylla i objekt och slutföra dokument under 2. Välj mottagarlista i Hanteraren för Koppla dokument.

VisaSteg 4: Filtrera och sortera mottagare (valfritt)

Du kan filtrera och sortera mottagarna från mottagarlistan. Mottagarlistan kan till exempel innehålla adresser från flera län. Om du vill skapa adressetiketter endast för dina kontakter inom Stockholms län kan du filtrera mottagarlistan så att den endast visar personer med adress i Stockholms län. Du kan också sortera dina etiketter efter postnummer.

  1. Klicka på Alternativ under 4. Filtrera mottagare i Hanteraren för Koppla dokument.
  2. Klicka på fliken Filtrera poster.
  3. Klicka på önskat fält under Fält på den första snabbmenyn, till exempel Ort.
  4. Klicka på önskat fält under Jämförelse på den första snabbmenyn, till exempel Lika med.
  5. Skriv önskat värde i den första textrutan under Jämför med, till exempel Göteborg.
  6. Klicka på fliken Sortera poster.

Klicka på önskat alternativ under Sortera efter på snabbmenyn, till exempel Postnummer, och klicka på Stigande.

  1. Klicka på OK.

VisaSteg 5: Förhandsgranska resultatet (valfritt)

För att försäkra dig om att adressetiketterna kommer att se ut som du vill innan du skriver ut dem kan du förhandsgranska etiketterna. Medan du förhandsgranskar resultatet kan du ändra layouten och formateringen av etiketterna.

  • Klicka på Visa kopplade data Knappen Visa kopplade data under 5. Förhandsgranska resultat i Hanteraren för Koppla dokument.

VisaSteg 6: Slutför kopplingen och skriv ut etiketterna

  1. Klicka på Alla på popup-menyn under 6. Slutför koppling i Hanteraren för Koppla dokument.

 Tips   Om du vill koppla och skriva ut ett visst intervall med etiketter klickar du på Anpassa och skriver önskat intervall.

  1. Gör något av följande:
Om du vill Gör du så här
Skriva ut etiketterna Klicka på Koppla till skrivare Knappen Koppla till skrivare.
Så här sparar du kopplade etiketter i ett nytt dokument som kan skrivas ut senare Klicka på Koppla till nytt dokument Knapp för att slutföra dokumentkoppling.

Se även

 
 
Gäller:
Excel för Mac 2011, Word för Mac 2011