Samtidig redigering av ett dokument med andra författare

När du samarbetar med andra författare för att skapa ett dokument kan du spara tid genom att samtidigt redigera dokumentet, i stället för att göra det separat. För att samtidigt redigera dokumentet öppnar varje författare filen från en gemensam plats på en server.

 Viktigt    Du kan samtidigt redigera dokument i filformatet .docx som finns på Windows Live OneDrive eller på en server som har Microsoft SharePoint Server 2010 installerat. För att arbeta med SharePoint i Office för Mac måste du ha Microsoft Office för Mac Home och Business 2011, Microsoft Office för Mac Academic 2011 eller Microsoft Office för Mac Standard 2011.

När du öppnat dokumentet på datorn kan du se vilka andra som redigerar dokumentet, vilka som redigerar ett särskilt stycke och när uppdateringar från andra författare är tillgängliga på servern.

Samtidig redigering av ett dokument

Bildtext 1 En annan författare redigerar för närvarande dokumentet

Bildtext 2 Alla författare redigerar för närvarande dokumentet

Bildtext 3  Ändringar från andra författare är tillgängliga på servern

När du sparar dina ändringar på servern uppdateras eventuella uppdateringar från andra författare automatiskt i dokumentet. Uppdateringar från andra författare uppdateras automatiskt bara om de inte står i konflikt med ändringar som du gjort. Om både du och en annan författare ändrar samma objekt kan en konflikt uppstå. Om en konflikt uppstår när du sparar dokumentet uppmanas du att granska och godkänna eller avvisa ändringen.

Gör något av följande:

Visa Spara ett dokument på en SharePoint-webbplats

När du sparar ett dokument i ett bibliotek på organisationens SharePoint-webbplats har du och dina kollegor en central plats för åtkomst till dokumentet. Du kan skicka en länk i stället för att skicka en bifogad fil. På det här sättet behövs bara en enda kopia av dokumentet. Om personer göra ändringar, gör de det i samma kopia. Du behöver inte stämma av flera versioner och kopior av dokumentet.

  1. På menyn Arkiv pekar du på Dela och klickar sedan på Spara i SharePoint.
  2. För att lägga till en SharePoint-webbplats klickar du på Lägg till en plats Lägg till en plats, anger URL-adressen till SharePoint-biblioteket och klickar sedan på Lägg till.

 Anteckning    Som standard har många SharePoint-webbplatser ett Delade dokument-bibliotek. Ett exempel på en URL-adress som länkar till det här biblioteket är http://fabrikam/shared%documents.

  1. I rutan Spara som anger du namnet på dokumentet.
  2. Under Nyligen använda platser eller Sparade platser klickar du på det SharePoint-bibliotek där du vill spara dokumentet och klickar sedan på Spara.

 Tips    Flera av de senaste dokumenten som du har öppnat från en SharePoint-webbplats, antingen via Office för Mac, Document Connection för Mac eller din webbläsare, visas under Nyligen använda platser.

Visa Spara ett dokument i Windows Live OneDrive

När du sparar ett dokument i OneDrive lagras dokumentet på en central plats som du kan komma åt nästan var som helst. Även om du inte befinner dig vid datorn kan du arbeta med ditt dokument när du har en anslutning till Internet. Genom att spara ett dokument i OneDrive blir det också enkelt att dela dokument med andra personer. Du kan skicka en länk i stället för att skicka en bifogad fil. På det här sättet behövs bara en enda kopia av dokumentet. Om personer göra ändringar, gör de det i samma kopia. Du behöver inte stämma av flera versioner och kopior av dokumentet.

  1. I menyn Arkiv pekar du på Dela och klickar sedan på Spara i OneDrive.
  2. Om det är första gången som du försöker använda OneDrive anger du ditt Windows Live-ID och lösenord och klickar sedan på Logga in.

Om du använder Hotmail, Messenger eller Xbox Live har du redan ett Windows Live-ID. Om du inte har ett klickar du på Skaffa ett Live-ID för att skapa ett nytt Windows Live-ID.

  1. I rutan Spara som anger du namnet på dokumentet.
  2. Under Personliga mappar eller Delade mappar klickar du på den mapp där du vill spara dokumentet och klickar sedan på Spara.

Visa Öppna ett dokument som finns på en SharePoint-webbplats

  1. På menyn Arkiv klickar du på Öppna URL.
  2. I rutan URL anger du URL-adressen för dokument som finns på SharePoint, till exempel http://fabrikam/shared%20documents/DocumentName.docx.

 Anteckning    Du måste använda en URL-adress för ett dokument i ett SharePoint-bibliotek. Du kan inte använda en URL-adress för andra områden av en SharePoint-webbplats, till exempel en SharePoint-lista (SharePoint-lista: En lista är en SharePoint-webbplatskomponent där ditt företag kan spara, dela och hantera information. Du kan till exempel skapa en lista för att spåra arbetsuppgifter eller teamevenemang i en kalender. Du kan även utföra en undersökning eller hålla i diskussioner i ett diskussionsforum.) eller webbplatser på den högsta nivån (webbplatser på högsta nivån: En webbplats högst upp i hierarkin i en grupp webbplatser där du kan hantera funktioner i webbplatsgruppen. En webbplats på högsta nivån kan ha flera underordnade webbplatser.).

  1. Klicka på Öppna.


 Anteckningar 

  • Du kan också öppna ett dokument som finns på SharePoint från din webbläsare. För att öppna dokumentet i Word klickar du på Öppna i Word.
  • Om du föredrar att redigera filen separat i stället för samtidigt som andra författare kan du checka ut filen från SharePoint-webbplatsen. När du checkar ut en fil kommer andra författare att "låsas ute" och kan bara läsa filen.

Visa Öppna ett dokument som finns på Windows Live OneDrive

  1. Öppna webbläsaren och logga in på Windows Live OneDrive.
  2. Sök efter och klicka på dokumentet och klicka sedan på Öppna i Word.

Visa Se vem mer som redigerar ett dokument

  1. Klicka på UtskriftslayoutVisa-menyn.
  2. Gör något av följande:
Om du vill Gör följande
Se vem som redigerar var som helst i dokumentet

I statusfältet längst ned i fönstret klickar du på den numrerade ikonen Närvaroikon i samarbetsfältet.

Om du vill skicka ett meddelande till någon klickar du på hans eller hennes namn och sedan på ett kommunikationssätt – till exempel skicka ett snabbmeddelande.

Se vem som redigerar ett visst stycke

I dokumentet klickar du på ikonen bredvid stycket.

Närvaroikon

Om du vill skicka ett meddelande till någon klickar du på hans eller hennes namn och sedan på ett kommunikationssätt – till exempel skicka ett snabbmeddelande.

Visa Spara och uppdatera ett dokument som innehåller uppdateringar

När du sparar dina ändringar på servern får alla andra författare som redigerar dokumentet ett meddelande om att uppdateringar är tillgängliga. Alla uppdateringar från andra författare uppdateras automatiskt i dokumentet vid den tidpunkten om de inte står i konflikt med dina ändringar. Du kan se när andra författare sparar ändringar på servern eftersom ett meddelande som anger att uppdateringar är tillgängliga visas i statusfältet längst ned i fönstret.

  1. I statusfältet längst ned i fönstret klickar du på Uppdateringar är tillgängliga Uppdateringar är tillgängliga för att uppdatera dokumentet med uppdateringar.
  2. I dialogrutan Det här dokumentet uppdaterades med uppdateringar av andra författare klickar du på OK.

Dina ändringar sparas på servern och uppdateringar som gjorts av andra författare visas i ditt dokument som spårade ändringar.


 Anteckningar 

  • Uppdateringar som har gjorts av andra författare uppdateras automatiskt bara om de inte står i konflikt med dina ändringar. Om eventuella uppdateringar står i konflikt med dina ändringar kan du granska de ändringarna innan de sparas och bestämma vilka ändringar som ska godkännas eller avvisas.
  • Du kan också klicka på Spara Knappen Spara och uppdatera  i verktygsfältet Standard för att uppdatera dokumentet med de uppdateringar som har gjorts av andra författare.

Visa Granska och godkänna ändringar från andra författare

Om du vill spåra ändringar som gjorts av andra författare kan du aktivera Spåra ändringar och spara dokumentet på servern. När du är redo att granska uppdateringar från andra författare kan du se vad som har lagts till i eller tagits bort från dokumentet. Med hjälp av Spåra ändringar kan du bestämma om du vill godkänna eller avvisa ändringarna.

 Varning    Innan du kan godkänna eller avvisa en annan författares ändringar i ett blockerat område måste du ta bort författarens blockering. Du bör bara ta bort en blockering när du vet att alla andra författare är klara med redigeringen av dokumentet. Annars riskerar du att skapa konflikter. Du kan inte använda Ångra Knappen Ångra för att återställa en blockering.

  1. Klicka på områden som blockerats av andra författare och klicka sedan på Tillåt.
  2. Godkänn eller avvisa ändringar som i andra dokument. Mer information finns i Använda spåra ändringar.
  3. När du är klar med att godkänna ändringar sparar du den här versionen av dokumentet på servern.

Se även

Kommandon som kan vara inaktiverade när fler än en person redigerar ett dokument

Spara och uppdatera dokument på en server

Blockera författare

Lösa konfliktskapande ändringar

Mina ändringar saknas efter att samtidigt ha redigerat ett dokument med andra författare

Jag ser inte ändringar som gjorts av andra författare

 
 
Gäller:
Word för Mac 2011