Metodtips för Outlook för Mac 2011: Ställ in Outlook så att det fungerar för dig

Den här artikeln är en del av en serie Metodtips för Outlook för Mac 2011. Om du vill läsa om de olika delarna i serien kan du se länkarna Se även längst ned på sidan.

VisaStälla in Outlook för Mac 2011: Utseendet

Det första steget för att följa dessa metodtips är att skapa ett system för att optimera din användning av Outlook för Mac 2011. Det anses vara god praxis att ha:

Mer information om hur du ställer in det rekommenderade utseendet finns i avsnittet med vanliga frågor i slutet av denna text.

VisaMappar

Det anses vara god praxis att ha:

  • En Inkorg för meddelanden som du behöver behandla (ta hand om). Inkorgen är avsedd för meddelanden som skickas direkt till dig eller som kan vara viktiga för dig att läsa. Om du får många meddelanden som går fram och tillbaka mellan flera olika personer kan du ändra till vyn Konversationer. Annars använder du datumordningen (standardordningen).
  • En enda referensmapp, under Inkorgen, för allt referensmaterial som du kan vilja återgå till senare. Ingenting arkiveras automatiskt (dvs. med en regel) till denna mapp. Ge den här mappen namnet 1-Referens. (Genom att lägga till 1- blir mappen den första posten under Inkorgen.) Den här mappen skapas under Inkorgen så att du kan minimera Inkorgen och dölja mappen.

 Anteckning   Om den här mappen blir för stor (10 000 poster eller fler) kan Outlook för Mac 2011 bli långsamt när du växlar till den här mappen.

  • En mapp för arbetsrelaterade, privata och personliga meddelanden. Genom att ha skilda mappar för personlig och arbetsrelaterad information kan du söka efter ett meddelande när någon står bredvid dig utan att du behöver oroa dig för att ett personligt känsligt meddelande ska öppnas. Ge den här mappen namnet 2-Personligt.

Chefer kan ha en mapp för kommentarer om sina anställda som heter 3-Ledning.

  • En uppsättning mappar för kontaktgrupp-meddelanden. Alla meddelanden som skickas till kontaktgrupper (kallas även listservrar, e-postlistor eller distributionslistor) behöver inte alltid läsas. Den här uppsättningen mappar samlar alla kontaktgrupp-meddelanden som inte levereras till Inkorgen automatiskt. Skapa en mapp på översta nivån under Inkorgen som heter Kontaktgrupper och skapa sedan en undermapp för varje kontaktgruppsämne. Det räcker normalt med en mapp per kontaktgrupp, men om du har flera relaterade kontaktgrupper kan du överväga att låta alla meddelanden levereras till samma mapp. Komprimera mappen Kontaktgrupper på översta nivån så att du inte distraheras av de olästa meddelandena i mapparna under den.

 Anteckning    Om du behöver läsa alla meddelanden i en kontaktgrupp skapar du ingen mapp för den. Dessa meddelanden bör gå direkt till Inkorgen.

Smarta mappar    

Smarta mappar, kallas även sökmappar, är användbara för att samla information från olika e-postmappar. Smarta mappar kan vara särskilt användbara om du behöver samla information som finns sparad i olika mappar, t.ex. om du förbereder dig för ett kvartalsmöte.

Smarta mappar

Om du får en stor mängd meddelanden (fler än 200 meddelanden om dagen) kan sökmappar vara ett bra sätt för dig att skilja e-post från olika avsändare åt.

Information om hur du skapar smarta mappar finns i avsnittet med vanliga frågor i slutet av denna text.

VisaRegler

Målet med att ordna Outlook är att minska mängden onödigt "brus" i Inkorgen och få de viktigaste objekten att hamna överst. Regler hjälper till med denna process genom att flytta meddelanden till mappar baserat på kriterier som du ställer in. Regler filtrerar meddelandena som kommer till Inkorgen endast för objekt som måste läsas.

Det anses vara god praxis att ha följande regler (information om hur du ställer in dessa regler finns i de vanliga frågorna i slutet av denna text):

  • Till: Mig     Alla meddelanden som skickas direkt till dig eller med dig på raden Kopia skickas till Inkorgen och behandlas inte av andra regler, även om de dessutom skickas till en Kontaktgrupp.
  • Kontaktgrupper     Alla meddelanden som skickas till en kontaktgrupp skickas till en kontaktgrupp-mapp, såvida inte dess nyckelord antyder att det är viktigt för dig, då skickas det till Inkorgen. Flera kontaktgrupper som liknar varandra bör använda samma regler och arkiveras i samma mapp. Om du är medlem i en kontaktgrupp där du behöver läsa varje meddelande skapar du ingen regel för den. Alla meddelanden som du måste läsa ska gå direkt till Inkorgen.

VisaAviseringar

Om du får många meddelanden eller lätt blir distraherad av aviseringsljudet som spelas upp vid inkommande meddelanden rekommenderar vi att du stänger av följande alternativ:

Dock-ikonen i Outlook 2011

  • Ljudet som hänger ihop med ovanstående inställningar

Om du vill ändra dessa inställningar går du till menyn Outlook, klickar på Inställningar och klickar sedan på Aviseringar och ljud. Avmarkera alla kryssrutorna under Meddelandeankomst.

Mottagna meddelanden

VisaKategorier

Kategorier i Outlook för Mac 2011 gör det möjligt att hantera objekt på flera olika sätt. Det finns tre huvudtyper av kategorier som vi rekommenderar att du skapar:

  • Projekt (kan omfatta personer)
  • Ämne
  • Plats eller aktivitet

Kategorier är inte obligatoriska i systemet, men de gör det enklare för dig om du använder dem noggrant. De kan till exempel hjälpa dig att enklare identifiera vad du kan göra nu och hjälpa dig att gruppera liknande uppgifter så att du kan göra dem samtidigt.

Gör så här för att skapa kategorier:

  • På fliken Hem klickar du på Kategorisera och klickar sedan på Lägg till ny.

Det anses vara god praxis att ha en kategori för:

  • Var och en av dina underställda och din chef för objekt som du vill gå igenom nästa gång ni har ett möte (till exempel en kategori som heter Veckomöte).
  • Var och en av de viktiga platser eller aktiviteter som du arbetar med, så att du kan utföra massåtgärder (ett praktiskt sätt att hantera dina arbetsuppgifter), till exempel:

@Pendlar     för uppgifter som du kan utföra på väg hem från arbetet.

@E-post     för uppgifter som omfattar e-postmeddelanden, möten eller någon annan aspekt av Outlook för Mac 2011.

@Hemma     för uppgifter som du endast kan utföra hemma.

@Möte     för objekt som du behöver för att förbereda dig inför ett möte.

@Offline     för uppgifter som du inte utför vid datorn, till exempel att kopiera ett dokument.

@Online     för uppgifter som du endast kan utföra online eller via en webbläsare.

@Telefon     för samtal som du behöver ringa eller ta emot.

@Läser     för uppgifter som endast omfattar läsning, inte svarande. Den här kategorin är användbar för långa meddelanden eller bilagor som du behöver läsa men inte kan ta hand om direkt.

@Väntar     för meddelanden eller uppgifter där du väntar på ett svar, men det finns ingen direkt åtgärd som du ska utföra.

Outlook-kategorier

 Anteckning   Genom att använda symbolen @ sticker kategorierna ut i kategorilistan. Om du markerar vissa kategorier med @ hjälper det dig att hålla dessa kategorier överst i kategorilistan och påminner dig om var du ska vara när du utför denna uppgift (@Telefon är till exempel "vid telefonen").

  • Varje viktigt ämne eller projekt så att du enkelt kan hitta meddelanden om ett visst ämne, särskilt om det inte finns något ord i meddelandets brödtext eller ämne som gör att du kan hitta det vid en sökning.
  • Viktiga objekt som måste hanteras idag och inte kan överföras till en annan dag.

 Anteckning   Du kan använda flera kategorier på samma objekt, till skillnad mot arkivering där objekten endast kan finnas i en mapp åt gången. Ett viktigt meddelande som du vill diskutera med din chef innan du svarar kan till exempel kategoriseras både i kategorin @E-post och i kategorin Veckomöte.

Som du kan se hjälper kategorier till att göra sökningen mer effektiv och hjälper dig att förbereda dig för möten.

 Anteckning   Var mycket försiktig med att kategorisera dina utgående meddelanden, eftersom mottagarna kan komma att se dina kategorier. Om mottagarna inte använder Outlook för Mac 2011 eller Exchange Server 2010 kan de se kategorierna du anger.

Se även

Metodtips för Outlook för Mac 2011: God tidshantering

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Hantera Inkorgen med fyra enkla principer

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Hantera tiden med en daglig genomgång

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Sköta ditt arbete med hjälp av uppgifter

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Hitta meddelandet!

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Skriva bra e-postmeddelanden

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Kalendrar och möten

Metodtips för Outlook för Mac 2011: Vanliga frågor

 
 
Gäller:
Outlook för Mac 2011