Konfigurera ett Lync-möte

Om du använder Outlook eller Outlook Web App kan du schemalägga ett återkommande eller enstaka onlinemöte på ungefär samma sätt som när du schemalägger vanliga möten i Outlook. Lync-möteslänken läggs till automatiskt i mötesförfrågan. Och om ditt konto är konfigurerat för konferenser med uppringning kommer mötesförfrågan dessutom att innehålla information för de deltagare som vill ringa in (telefonnummer och konferens-ID).

Om du inte använder något Outlook-program (eller Windows) kan du skapa nya möten med hjälp av Lync Web Scheduler. Lync Web Scheduler hittar du på https://sched.lync.com. Du kan även läsa mer i Lync Web Scheduler.

Skapa ett onlinemöte med Outlook Web App

   
  1. Gör något av följande i Office 365-portalen:
  • Om du vill skapa ett möte utifrån ett datum, klickar du på fliken Kalender och sedan på Ny aktivitet i det övre vänstra hörnet.
  • Om du vill skapa ett möte utifrån de personer du vill bjuda in, klickar du på fliken Kontakter, klickar på en kontakt eller grupp i kontaktlistan och sedan på Schemalägg möte under namnet på kontakten eller gruppen.

 Tips    Om du vill lägga till en kontakt eller grupp går du till fliken Kontakter och klickar på Ny i det övre vänstra hörnet. Sedan klickar du antingen på Skapa kontakt och skriver in den information som behövs, eller på Skapa grupp , skriver ett gruppnamn, klickar på rutan Lägg till medlemmar och skriver in e-postadresserna till de personer du vill lägga till. När du skriver visas förslag från din kontaktlista under textrutan. Klicka på kontaktens namn om det visas där.

  1. Klicka på Onlinemöte i mitten av mötesfönstret ovanför meddelandefältet. Om ditt konto har konfigurerats för konferens med uppringning visas uppringningsinformationen i meddelandefältet. I Plats visas Onlinemöte.
  2. Konfigurera mötet som vanligt genom att namnge det, lägga till eller ta bort deltagare, välja när det ska starta och hur länge det ska pågå o.s.v. Om det finns deltagare som ska vara fysiskt närvarande anger du en plats för mötet i Plats, t.ex. ett konferensrum, eller klickar på Lägg till rum om du vill ha hjälp att hitta ett konferensrum.

 Tips    Om du vill hitta en tid som passar alla klickar du på Schemaläggningsassistenten högst upp i mötesfönstret.

 Tips    Klicka på Inställningar för onlinemöte om du vill visa inställningarna för vilka som har tillträde till onlinemötet, vilka som måste vänta på att släppas in och vilka som kan presentera under mötet.

.
  1. Skriv dagordningen i mötesområdet. Var försiktig så att du inte ändrar något i mötesinformationen.
  2. (Valfritt) Om du vill kan du lägga till en bild till dagordningen genom att klicka på ikonen Fler åtgärder (…) högst upp i mötesfönstret till höger om Schemaläggningsassistenten, klicka på Infoga och klicka sedan på Bilaga eller Bild.
  3. Klicka på Skicka längst upp i mötesfönstret.

Så här konfigurerar du ett Lync-möte via Outlook 2013

   
  1. Öppna Outlook och gå till kalendern.
  2. Klicka på Nytt Lync-möte på fliken Start i menyfliksområdet Lync-möte.
  3. Konfigurera mötet precis som du brukar. Det vill säga:
  • Skriv in e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in i rutan Till. Separera adresserna med semikolon.
  • Ge mötet ett namn i rutan Ämne.
  • Om några av deltagarna ska träffas fysiskt klickar du på Hitta rum på menyfliksområdet Alternativ på fliken Möten och söker reda på ett rum där. Du kan också skriva in en mötesplats, t.ex. ett konferensrum, i rutan Plats .
  • Ange starttid och sluttid.

 Anteckning    Om du vill hitta en tid som passar alla klickar du på Schemaläggningsassistenten , i menyfliksområdet Visa på fliken Möten.

  1. Ange en agenda i mötesområdet. Se till att du inte ändrar några av Lync-mötesuppgifterna.
  2. (Valfritt) Klicka på Schemaläggningsassistenten i menyfliksområdet i Outlook för att kontrollera att du verkligen har hittat den bästa tiden för mötet.
  3. Klicka på Skicka.

 Viktigt    För små interna möten som avslappnade möten med några få kollegor passar en schemaläggning med standardalternativen, så som vi precis gjorde. Om du ska ha ett möte med deltagare utifrån eller om du schemalägger ett större evenemang, anpassar du mötesinbjudan genom att ändra alternativen innan du skickar ut inbjudan. Öppna inbjudan, klicka på Mötesalternativ i menyfliksområdet Lync-möte på mötesfliken och ställ in alternativen.

Överst på sidan Överst på sidan

Starta ett oförberett möte med Lync

Om du behöver diskutera en fråga som kräver omedelbar uppmärksamhet kan du snabbt starta ett improviserat möte med Lync. Se Starta ett oförberett Lync-möte.

 
 
Gäller:
Outlook Web App for Office 365 för experter och småföretag, SharePoint Online Midsized Business