Konvertera ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall

Även om du kan använda Microsoft Office Word för att skapa dokument som ser ut som och känns som ett formulär, fungerar Word bäst som ordbehandlingsprogram, inte som formulärdesignprogram. Microsoft Office InfoPath har å andra sidan skapats speciellt för att designa och fylla i elektroniska formulär. Om du vill konvertera befintliga Word-dokument till InfoPath-formulärmallar, använder du guiden Importera i InfoPath. Du kan sedan dra nytta av InfoPath-funktionerna när du designar, publicerar och fyller i formulär. I exempelvis en formulärmall för en försäljningsrapport kan du använda villkorsstyrd formatering (villkorsstyrd formatering: Ändrar utseende på en kontroll, bland annat dess synlighet eller läs- och skrivskyddet, utifrån de värden som anges i formuläret.) om du automatiskt vill använda en röd bakgrundsfärg när siffrorna sjunker under den beräknade försäljningen. I samma formulärmall kan du använda en regel (regel: Ett villkor eller en åtgärd, eller en uppsättning av villkor eller åtgärder, som utför uppgifter baserat på händelser eller värden i formuläret.) som gör att formulär som baseras på mallen skickas som en bifogad fil i ett e-postmeddelande när någon klickar på sändningsknappen. Du kan dessutom göra formulärmallen tillgänglig för en bredare målgrupp genom att skapa en webbläsaraktiverad formulärmall (webbläsarformulärmall: En webbläsarkompatibel formulärmall som har publicerats till en server som kör InfoPath Forms Services, och som har aktiverats för webbläsare så att användare både kan visa och fylla i formuläret i en webbläsare.).

När du konverterar ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall, blir den färdiga mallen mycket lik layouten i Word-dokumentet. De element i Word-dokumentet som uppfyller vissa villkor, konverteras dessutom automatiskt till lämpliga kontroller som användarna kan ange data i. Om Word-dokumentet till exempel innehåller hakparenteser som omsluter flera blanksteg, förutsätts det att de används som textinmatningsfält och de konverteras till textrutekontroller i den färdiga formulärmallen. Alla Word-formulärfält konverteras till motsvarande kontroller i InfoPath.

Använd inställningarna i dialogrutan Importalternativ om du vill ändra alternativ för hur ett Word-dokument konverteras till en InfoPath-formulärmall.

I den här artikeln beskrivs den grundläggande metoden för konvertering av ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall, och vilka funktioner och inställningar som inte stöds vid konverteringen.

Artikelinnehåll


Om att konvertera ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall

När du konverterar ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall ligger dokumentet till grund för den nya formulärmallen. Grundstrukturen i dokumentet återskapas så nära det går i formulärmallen. I ett Word-dokument är ett "formulärfält" den plats där en viss typ av data, till exempel ett namn eller en adress, lagras. Om du väljer att ta med Word-formulärfälten när du konverterar dokumentet, kommer kontroller för textruta, kryssruta och listruta att läggas till i InfoPath-formulärmallen på en plats som motsvarar fältens placering i Word-dokumentet. InfoPath identifierar dessutom automatiskt vilka delar i Word-dokumentet som kan fungera som upprepande tabeller och RTF-rutor, och konverterar dem till lämpliga kontroller. Om till exempel en utgiftsrapport innehåller ett tomt, understruket område där användarna kan skriva anteckningar om en viss kostnad, konverteras det området till en RTF-ruta. Användarna kan sedan skriva flera rader med text i RTF-rutan, och formatera texten efter behov.

För att du ska få en bättre förståelse för sambandet mellan ett Word-dokument som du konverterar med InfoPath-guiden Import och den färdiga InfoPath-formulärmallen, kan du föreställa dig att företaget under de senaste åren har använt ett Word-dokument med namnet Utgiftsrapport.doc för att samla in kostnadsuppgifter från de anställda. IT-avdelningen vill konvertera det dokumentet till en InfoPath-formulärmall så att formulärdata kan skickas som XML (Extensible Markup Language) (Extensible Markup Language (XML): Ett standardiserat språk för beskrivning, strukturering och överföring av data. I InfoPath baseras formulärmallar på XML-tekniker och formulärdata sparas eller skickas i XML-format.) till ett leverantörsreskontrasystem.

Om du använder guiden Importera för att konvertera utgiftsrapport.doc till en formulärmall, skapas en formulärmall med namnet Utgiftsrapport.xsn. I exemplet nedan har tabellen Utgiftsinformation i Word-dokumentet konverterats till en upprepande tabell i den färdiga InfoPath-formulärmallen. I den upprepande tabellen kan användarna infoga eller ta bort utgifter genom att klicka på kommandon på snabbmenyn.

En Word-tabell som har konverterats till en upprepande tabell i InfoPath

Layout och andra element behålls när du konverterar ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall. Antalet tomma rader i den upprepande tabellen i InfoPath motsvarar som standard antalet tomma rader i Word-tabellen. Du kan emellertid spara utrymme i formulärmallen genom att bara visa en eller två rader som standard.

Den här nya formulärmallen innehåller element som påminner om dem som finns i Word-dokumentet, till exempel tabellen som samlar in utgiftsinformation. Beroende på inställningarna som du väljer i guiden Importera kanske vissa funktioner är inte desamma i den färdiga formulärmallen:

  • Om du använder guiden Importera för att importera Word-dokumentet och enbart bevara layouten    Den färdiga formulärmallen innehåller en upprepande tabell för registrering av radelement i utgiftsrapporten. Alla formulärfält i det ursprungliga dokumentet, till exempel textrutan Namn, listrutan Avdelning och kryssrutorna för Division, ignoreras emellertid i den färdiga formulärmallen.
  • Om du använder guiden Importera för att importera Word-dokumentet och både bevara layouten och konvertera Word-formulärfält till kontroller (standardvärde)    Den färdiga formulärmallen innehåller en upprepande tabell för registrering av radelement i utgiftsrapporten. Alla formulärfält i det ursprungliga dokumentet, till exempel textrutan Namn, listrutan Avdelning och kryssrutorna för Division konverteras till motsvarande InfoPath-kontroller.
  • Om du använder guiden Importera för att importera Word-dokumentet och både bevara layouten och konvertera formulärfälten till kontroller (anpassad)    Du kan bestämma exakt vilka fält som ska konverteras när du importerar utgiftsrapporten. Du kan till exempel inaktivera alternativ för att konvertera tomma tabellceller i dokumentet till textrutor i den färdiga formulärmallen.

Överst på sidan Överst på sidan

Word-funktioner och -inställningar som inte stöds under konverteringen

Vissa inställningar och viss formatering i Word-dokument stöds inte i InfoPath-formulärmallar. Om du konverterar ett dokument som har sådana inställningar, överförs de inte till den nya formulärmallen. Om Word-dokumentet till exempel innehåller omarbetningsmarkeringar, ignoreras dessa i den färdiga formulärmallen eftersom InfoPath inte har stöd för den här funktionen.

Du kan använda åtgärdsfönstret Kontrollera layout i designläge (designläge: Designmiljön i InfoPath där du kan skapa eller ändra en formulärmall.) om du vill ta reda på vilka problem som uppstår vid konverteringen. Därefter kan du korrigera problemen.

Listan nedan innehåller funktioner och inställningar som inte bevaras när du konverterar ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall. I vissa fall ignoreras formateringen men den underliggande texten bevaras. Om du till exempel har ett spalter i ett nyhetsbrev, ignoreras spalterna men texten som finns i kolumnerna importeras.

  • Bokmärken
  • Animerad text
  • Teman
  • Vattenstämplar
  • Radnumrering
  • Sidkantlinjer
  • Fotnoter och slutkommentarer
  • Nyhetsbrevsspalter
  • Bifogade filer
  • Länkade eller inbäddade objekt, till exempel Microsoft Office Excel-kalkylblad och Microsoft Office Visio-ritningar
  • Ritobjekt (till exempel figurer, kurvor, linjer och WordArt)
  • Teckenavstånd (bland annat skalning, expanderat eller komprimerat avstånd, upphöjd eller nedsänkt text samt kerning av teckensnitt)
  • ActiveX-kontroller
  • Kommentarer och spårade ändringar (bland annat infogningar, borttagningar och formateringsändringar)
  • Vissa skrivarinställningar (bland annat blandad teckenformatering i sidhuvuden och sidfötter, olika udda och jämna sidhuvuden och sidfötter, andra sidhuvuden och sidfötter för förstasidan, inställningar för fästmarginal, negativa värden för topp- och bottenmarginal, olika sidrorienteringar och enskilda avsnittsinställningar)

I listan nedan anges funktioner och inställningar som stöds till viss del när du konverterar ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall:

Lodrät text    InfoPath bevarar lodrät textformatering i ett Word-dokument om den lodräta texten finns i en tabellcell. Lodrät textformatering ignoreras när ett Word-dokument konverteras om den lodräta texten finns utanför en tabellcell, i en annan del av Word-dokumentet.

Textrutor    I Word-dokument kan textrutor som innehåller text placeras på sidan och få en ny storlek. Om Word-dokumentet innehåller en textruta, konverteras den till en tabellcell i den färdiga formulärmallen. All text i textrutan visas i tabellcellen i den färdiga formulärmallen.

Understruken text    Understrykning stöds i InfoPath-formulärmallar. Alla dekorativa eller dubbla understrykningar i Word-dokumenten konverteras emellertid till enkla understrykningar i den färdiga formulärmallen.

Hyperlänkar med hänvisningar till protokoll som inte stöds     Alla hyperlänkar konverteras, men länkar med andra protokoll än HTTP, HTTPS, FILE, FTP eller MAILTO: fungerar inte om användarna klickar på dem i den färdiga formulärmallen.

Teckenformat och texteffekter    Teckenformaten upphöjd och nedsänkt text samt enkel genomstrykning bevaras under konverteringen. Andra formateringsstilar och effekter, bland annat konturerad text, dold text och skuggformatering ignoreras under konverteringen. Relieftext och graverad text konverteras till grå text i den färdiga formulärmallen.

Avsnittsinställningar    I Word används avsnitt för att variera layouten för ett dokument på en sida eller mellan sidor. InfoPath har inte stöd för dessa typer av avsnitt, som ignoreras under konverteringen. De inställningar som används på det första avsnittet i Word-dokumentet används i den färdiga InfoPath-formulärmallen.

Formatering av sidhuvud och sidfot    Sidhuvuds- och sidfotstext i Word-dokument konverteras till sidhuvuds- och sidfotstext i den färdiga InfoPath-formulärmallen. Viss teckenformatering kanske ignoreras under konverteringen. Om du till exempel använder både fetstil och kursiv formatering i sidhuvudet i ett Word-dokument, används den första formateringsstilen som påträffas i den färdiga formulärmallen och resten ignoreras. De inställningar som används på det första sidhuvuds- eller sidfotsavsnittet i Word-dokumentet används på sidhuvuds- eller sidfotstexten i den färdiga InfoPath-formulärmallen.

Teckensnittskonvertering    Word-dokumentets teckensnitt importeras till InfoPath-formulärmallen, men om dokumentets teckensnitt inte är tillgängliga på den dator där importen utförs, används andra teckensnitt i formulärmallen.

Negativa sidmarginaler    Negativa topp- och bottenmarginaler importeras som 0.

Negativa marginal-, utfyllnads- och indragsinställningar    Negativa marginal-, utfyllnads- och indragsinställningar för alla objekt importeras som 0.

Överst på sidan Överst på sidan

Konvertera ett Word-dokument till en InfoPath-formulärmall

  1. Stäng Word-dokumentet som du vill importera om det är öppet.
  2. Klicka på Importera formulärArkiv-menyn.
  3. Klicka på InfoPath-import för Word-dokument i guiden Importera och sedan på Nästa.
  4. Klicka på Bläddra.
  5. Leta reda på och markera det Word-dokument som ska konverteras och klicka sedan på Öppna.

 Obs!   Om du importerar ett Word-dokument med begränsad åtkomst måste du ha fullständig behörighet till dokumentet. Om du bara har behörigheten Läs eller Ändra till dokumentet visas ett felmeddelande när du försöker importera det.

  1. Klicka på Alternativ och markera önskade alternativ om du vill ändra importinställningarna.
  2. Klicka på Slutför.

Överst på sidan Överst på sidan

Omvandla en layouttabell till en upprepande tabell

Om Word-dokumentet innehåller en tabell, kanske det konverteras till en layouttabell (layouttabell: En samling celler som används för att ordna formulärinnehåll, t ex text eller kontroller.) eller en upprepande tabell i den färdiga formulärmallen. Vilken typ av tabell som väljs är beroende av vilka designinställningar du gör i Word-dokumentet. Använd proceduren nedan om du snabbt vill omvandla en konverterad layouttabell till en upprepande tabell.

Du kan använda upprepande tabeller för att ge användare extra flexibilitet när de fyller i formulären. När du använder upprepande tabeller visar inte din formulärmall flera blanka rader när användaren öppnar den. I stället ser användare vanligen enbart en rad och lägger bara till fler om det behövs. Detta sparar plats i formuläret och anpassar det för användaren.

  • I formulärmallen högerklickar du var som helst inuti den layouttabell som du vill omvandla.
  • På snabbmenyn pekar du på Byt till och klickar sedan på Upprepande tabell.
  • I dialogrutan Ändra till Upprepande tabell gör du något av följande.
    • För att ange rubrikrader för den upprepande tabellen anger du ett värde i rutan Antal rader som ska behållas som tabellhuvud. Det används vanligtvis för kolumnrubrikerna.
    • För att ange fotrader för den upprepande tabellen anger du ett värde i rutan Antal rader som ska behållas som tabellfot. Många tabeller innehåller inga fotrader.
    • För att ange hur många datarader som ska användas, skriv in ett värde i rutan Antal upprepande rader som ska tas med när formuläret fylls i. Dataraden är en rad som kan "upprepas" i formuläret så många gånger som krävs.
  • Infoga-menyn klickar du på Fler kontroller eller trycker på ALT+I, C.
  • Infoga önskade kontroller i tabellcellerna.

Överst på sidan Överst på sidan

Omvandla kryssrutor till en grupp med alternativknappar

Om du använder flera kryssrutor i Word-dokumentet, importeras de som kryssrutor till den färdiga InfoPath-formulärmallen. Om du hellre använder en grupp med alternativknappar, följer du stegen nedan och konverterar kryssrutorna till alternativknappar i formulärmallen.

Du kan använda en grupp av alternativknappar på en Microsoft Office InfoPath-formulärmall om du vill att användare bara ska kunna göra ett val från en begränsad uppsättning alternativ.

  • I formulärmallen klickar du på en av de kryssrutor som du vill konvertera och håller sedan ned CTRL och klickar på var och en av de andra kryssrutorna som du vill konvertera.
  • Peka på Ändra tillRedigera-menyn och klicka sedan på Alternativknapp.

En grupp alternativknappar visas nu i stället för kryssrutorna i din formulärmall. Varje alternativknapp är knuten till samma fält i datakällan. När en användare klickar på en alternativknapp lagras det värde som associeras med den knappen i fältet.

Överst på sidan Överst på sidan

Granska konverteringsproblem i åtgärdsfönstret Kontrollera layout

Ibland händer det att element från det ursprungliga Word-dokumentet varken visas som förväntat i den färdiga InfoPath-formulärmallen eller tas bort under konverteringen. InfoPath har till exempel inte stöd för Word-funktionen WordArt (WordArt: Textobjekt som du skapar med färdiga effekter som du kan lägga till ytterligare formateringsalternativ i.) och byter ut WordArt-objekt med platshållarbilder i den färdiga formulärmallen.

Om InfoPath identifierar problem under konverteringen öppnas åtgärdsfönstret Kontrollera layout automatiskt efter att du har stängt guiden Importera. I åtgärdsfönstret kan du ganska en lista med problem och vidta de åtgärder som behövs.

  1. Öppna åtgärdsfönstret Kontrollera layout om det inte visas genom att klicka på Kontrollera layoutVerktyg-menyn.

Om det uppstår problem med formulärmallen visas meddelanden i åtgärdsfönstret.

  1. Klicka i åtgärdsfönstret Kontrollera layout på texten för det meddelande som du vill granska.

En dialogruta visas med mer information om problemet.

 Obs!   Om Word-dokumentet innehåller ett objekt som InfoPath inte har stöd för, till exempel ett ritobjekt från Word, läggs en platshållarbild till i den färdiga formulärmallen som anger var objektet fanns i Word-dokumentet. Om du vill ha mer information om objektet högerklickar du på platshållarbilden i formulärmallen och klickar på Mer information på snabbmenyn.

  1. Korrigera problemen i formulärmallen om det behövs. Du kanske till exempel vill ta bort eventuella platshållarbilder, som inte ska användas i den färdiga formulärmallen.

 Obs!   Som du ser innehåller åtgärdsfönstret Kontrollera layout knappen Uppdatera. När du klickar på knappen Uppdatera uppdateras inte meddelanden som uppstår sedan ett Word-dokument har importerats till InfoPath. Om du vill ta bort importeringsmeddelanden från åtgärdsfönstret Kontrollera layout måste du öppna dialogrutan Resursfiler (på Verktyg-menyn) och sedan ta bort filen ImportErrors.xml. Den filen skapas automatiskt när du importerar ett Word-dokument till InfoPath. När du har tagit bort filen ImportErrors.xml klickar du på Uppdatera i åtgärdsfönstret Kontrollera layout för att radera meddelandet permanent. Filen ImportErrors.xml krävs inte för att formulärmallen ska fungera. Det är tvärtom bra att ha för vana att ta bort den filen innan du publicerar formulärmallen av säkerhetsskäl.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
InfoPath 2007