Introduktion till att skicka och ta emot InfoPath-e-postformulär i Outlook

Artikelinnehåll


Introduktion till InfoPath-e-postformulär

Om du redan använder formulär från Microsoft Office InfoPath för uppgifter, t.ex. skickar statusrapporter varje vecka, och om du hanterar e-postmeddelanden med Microsoft Office Outlook 2007, gör e-postformulären från InfoPath att det blir lättare att samarbeta med och dela data. Tack vare detta kan du öppna, fylla i och skicka InfoPath-formulär från Office Outlook 2007, utan att behöva öppna InfoPath. Om du får ett e-postformulär från InfoPath, kan du svara på det, vidarebefordra det och spara det på samma sätt som med vilket annat objekt som helst i Office Outlook 2007.

VisaOm InfoPath-formulär och InfoPath-formulärmallar

InfoPath är ett program som använder öppna XML-standarder, som erbjuder användarna ett flexibelt, men samtidigt strukturerat, sätt att samla data. Eftersom InfoPath är byggt på XML-standarder, kan hela verksamheten återanvända information som samlats genom InfoPath-formulär. Du kan använda och visa sparad information i t.ex. ett utgiftsrapportsformulär på en webbsida som visar en avdelnings budgettrender.

När en formulärdesigner skapar ett nytt InfoPath-formulär, skapar han eller hon egentligen det som kallas en formulärmall. En formulärmall definierar datastruktur, utseende och funktioner på formulären som användare fyller i. Jämför en formulärmall med en ritning – startpunkten för användare att skapa nya formulär som använder och sparar data på samma sätt. Eftersom en formulärmall måste vara tillgänglig innan du kan fylla i ett formulär, måste formulärmallar distribueras till en plats där användare kan komma åt dem.Formulärmallar distribueras vanligen till platser i ett företags nätverk, t.ex. delade mappar, webbservrar eller bibliotek på Windows SharePoint Services 3.0 eller på Microsoft Windows SharePoint Services 2.0-webbplatser.

Om användare har behörighet till platsen där en formulärmall har lagrats, kan du fylla i ett formulär som baserats på den mallen genom att använda InfoPath, en webbläsare, en mobil enhet eller Office Outlook 2007. Om ett formulär kan fyllas i med hjälp av InfoPath eller på något annat sätt beror på flera saker, bland annat hur formulärmallen utformades och distribuerades. Om du exempelvis vill fylla i ett formulär i en webbläsare, måste det vara utformat för att köras i en webbläsare, och formulärets formulärmall måste distribueras till en server som kör InfoPath Forms Services.

Du kan använda InfoPath-e-postformulär om du vill dela egna data med andra eller samla in data från andra Office Outlook 2007-användare.

Dela data med hjälp av InfoPath-e-postformulär

Du kan använda InfoPath-e-postformulär när du vill dela data med andra. Om du exempelvis fyller i ett formulär för en statusrapport varje vecka i InfoPath och sedan skickar det ifyllda formuläret till din chef som en bilaga till ett e-postmeddelande kan du förenkla processen med hjälp av Office Outlook 2007. Öppna rapportformuläret som ett InfoPath-e-postformulär på den plats där det har publicerats, fyll i det och skicka sedan informationen till chefen via Office Outlook 2007. Du behöver inte ens öppna InfoPath. Om formuläret har konfigurerats så att informationen ska skickas till en datakälla (datakälla: Den samling fält och grupper som definierar och lagrar data för ett InfoPath-formulär. Kontrollerna i formuläret är bundna till fälten och grupperna i datakällan.) sker detta även om formuläret skickas med hjälp av Outlook. När sändningen är klar kan du, om du vill, spara en kopia av InfoPath-e-postformuläret och de data som det innehöll i den aktuella mappen.

Samla in data med hjälp av InfoPath-e-postformulär

Du kan använda InfoPath-e-postformulär om du vill samla in data från andra. Om du som chef skickar ut e-postmeddelanden till dina medarbetare varje vecka för att påminna dem om att fylla i en utgiftsrapport kan du med hjälp av Office Outlook 2007 skicka formuläret som ett InfoPath-e-postformulär. Om medarbetarna lägger till din e-postadress i rutan Till i InfoPath-e-postformuläret får du en kopia av de inskickade rapporterna i din Inkorg i Office Outlook 2007. När du samlar in data i InfoPath-e-postformulär kan du även göra följande:

Innan du kan visa data från ett formulär i en vy i en InfoPath-formulärmapp måste formulärmallen för formuläret konfigureras för egenskapsöverföring. Det är först då som värdena i formulärfälten kan visas i InfoPath-formulärmappar i Office Outlook 2007 eller på servrar som kör Windows SharePoint Services 3.0 eller InfoPath Forms Services. Endast en formulärmallsutformare kan aktivera egenskapsöverföring för en formulärmall i InfoPath.

  • Koppla data     Du kan samla data från flera InfoPath-e-postformulär i ett enda formulär. Du kan exempelvis samla in statusrapportformulär från din avdelning med hjälp av Office Outlook 2007 och du kan koppla data från gruppens formulär till ett sammanfattningsformulär för chefen.
  • Exportera data    Om du vill göra en detaljerad analys av formulärdata kan du exportera dem från formulärmappen i Outlook till en arbetsbok i Microsoft Office Excel 2007. Du kan också exportera enskilda InfoPath-e-postformulär som XML-filer till skrivbordet.

Överst på sidan Överst på sidan

Förutsättningar för användning av InfoPath-e-postformulär

Om du vill använda InfoPath-e-postformulär på effektivast möjliga sätt måste du se till att du och dina medarbetare har rätt programvara installerad och konfigurerad.

Installationskrav

Om du vill skicka eller ta emot e-postformulär från InfoPath i Microsoft Office Outlook 2007, måste du installera Microsoft Office InfoPath 2007 på datorn, och konfigurera Office Outlook 2007. Om du, till skillnad från vissa mottagare av dina e-postformulär från InfoPath, har installerat programmen på datorn och konfigurerat Office Outlook 2007 för att skicka e-postformulär från InfoPath, visas formulären du skickar till de mottagarna som bifogade filer till e-postmeddelanden. Mottagarna kan sedan spara de bifogade formulären och öppna dem med InfoPath. Som standard har Office Outlook 2007 konfigurerats för att skicka och ta emot e-postformulär. Du aktiverar eller avaktiverar e-postformulär från InfoPath genom att klicka på Avancerade alternativ på fliken Annat i dialogrutan Alternativ i Office Outlook 2007. Markera eller avmarkera sedan kryssrutan Aktivera e-postformulär från InfoPath i dialogrutan Avancerade alternativ.

Installationskrav för mottagare

Om mottagarna av dina e-postformulär från InfoPath inte har installerat eller konfigurerat Microsoft Office Outlook 2007 och Microsoft Office InfoPath 2007för att använda e-postformulär från InfoPath, får de ett e-postmeddelande som innehåller en HTML-version av standardformulärvyn, och ett InfoPath-formulär som bifogats e-postmeddelandet. Om mottagarna har en tidigare InfoPath-version installerad, och formuläret innehåller bakåtkompatibla funktioner, kan de spara den bifogade filen och öppna den med tidigare InfoPath-versioner.

Formulärmallsberoenden

Om du vill att användare ska fylla i e-postformulär från InfoPath och skicka tillbaka informationen till dig, och formulärmallen som är associerad med formuläret inte lagras på en delad plats som dina användare har tillgång till, kan du ta med formulärmallen i e-postformuläret från InfoPath genom att klicka på alternativet Ta med formulärmall i verktygsfältet E-postalternativ. Verktygsfältet visas när du vidarebefordrar eller svarar på ett e-postformulär från InfoPath, eller när du skickar det genom att klicka på Skickat på formuläret. Du kan även skicka en skivskyddad version av formuläret.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007