Översikt över projektledning

Projektledning är sällan en enkel uppgift, men den här vägledningen hjälper dig till större förståelse för projektledningen när du använder Microsoft Project 2013. De nedanstående länkarna går till sidor där respektive område inom projektledning förklaras med hjälp av artiklar och korta självstudier.

Översikt över projektledning

Initiera en projektplan

Ju mer komplicerat ett projekt är, desto viktigare är det att du förbereder dig innan du sätter dig med Microsoft Project. Under den här inledande projektfasen använder du program som Word, Excel och SharePoint när du lägger upp planeringen.

Projektmål BESKRIVNING
Påbörja en projektplan

Många projekt misslyckas på grund av otillräckliga tankeförberedelser under inledningsfasen. Fundera på projektets intressenter och huvudmän när du börjar utforma projektidén, inledande specifikationer och eventuellt en budget.

I mindre projekt kan du göra mycket av det här arbetet i Microsoft Project. I större projekt är det lämpligt om registrerar dina funderingar i Word, Excel och SharePoint, och kanske också på din telefon.

Informera intressenterna om dina planer Det kan vara svårt att hålla kommunikationsvägarna till intressenterna öppna, men det är avgörande för om projektet ska kunna genomföras med gott resultat.
Skapa och dela projektrapporter Du kan ta hjälp med den tidsödande delen av kommunikationen genom att använda de många rapporter som ingår i Project och som du når med bara ett musklick. Här kan du lägga upp inledande planer, stora milstolpar i projektet, budgeteringskrav, personalbehov osv.
Nyheter i Project 2013 Läs om funktionerna i Project 2013 som hjälper dig med planeringen av projektet. Här finns mer information om de nya rapporteringsfunktionerna, integrering med SharePoint (utan Project Server), integrering med Lync och mycket mer.

Överst på sidan Överst på sidan

Utforma ett projektschema

Det kan ta tid att utforma ett projektschema, men arbetet går smidigare om du delar in det i fyra kategorier:

  1. Lägg till aktiviteter
  2. Ordna dem
  3. Lägg till personer
  4. Kommunicera med de andra i gruppen
Projektmål BESKRIVNING
Skapa ett nytt projektschema När du är färdig med det inledande tankearbetet är det dags att starta Project och skapa ett nytt schema. Du kan börja med ett tomt projekt eller använda mallar som andra projektledare har skapat – några av mallarna kommer från experter på projektledning och från verksamheter som liknar den där du arbetar.
Lägg till aktiviteter Aktiviteter är de uppgifter som utförs i ett projekt. Läs mer om hur du lägger till aktiviteter, ändrar deras egenskaper och gör uppskattningar av deras varaktighet.
Ordna dem När du börjar med att lägga till aktiviteter hamnar de kanske i en svårhanterlig ordning. Läs mer om hur du ordnar dem med hjälp av sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter, och genom att länka dem till varandra.
Lägga till personer och tilldela dem aktiviteter När du har lagt till aktiviteter i projektet är det dags att börja fundera på vilka personer som ska arbeta med dem. Kom ihåg att det är skillnad på att lägga till personer och att tilldela dem aktiviteter i Project.
Kommunicera med de andra i gruppen Det finns inget som heter "för tidigt" när det gäller att börja kommunicera med de andra i gruppen. Projektet riskerar att drabbas av problem om du inte delar med dig av information om aktiviteter ofta eller redan från början.
Välj rätt vy för ditt schema Projektet kan se förvirrande ut när du har lagt till aktiviteter som du har ordnat och tilldelat personer. Läs mer om hur du gör schemat tydligare genom att använda projektvyer.
Skapa och dela projektrapporter Allt eftersom projektet fortlöper ska du rapportera om dess aktiviteter och status till gruppen, intressenter och överordnade. Med rapporterna i Project kan du skapa snygga och professionella presentationer på bara några minuter.
Dela resurser med resurspooler och huvudprojekt Det blir enklare att hantera personer i flera projekt om du placerar alla personer i projekten i en enda projektfil. Den här filen fungerar som en resurspool där du kan fördela resurserna på flera projekt (utan Project Server).
Planera projektets kostnader Hanteringen av projektkostnader är en tung uppgift för de flesta projektledare, men om du använder Project märker du säkert snart att jobbet kanske inte är så svårt trots allt. Här får du tips om hur du håller dig till budgeten.

Överst på sidan Överst på sidan

Hantera ditt projekt

Du är långt från klar när du har utformat projektschemat. Det krävs mer tid till hanteringen av projektet än till utformningen av det. Till exempel kan det ske förändringar i aktiviteter, nya personer kan läggas till och slutdatumet måste kanske flyttas. I Project finns alla du behöver för att övervaka förloppet och göra de ändringar som krävs för att projektet ska kunna slutföras på bästa sätt.

MÅL BESKRIVNING
Välja rätt vy för ditt schema Hitta en vy som gör projektet överskådligt. I Gantt-schemat har du en vy som visar hur projektet går. Du kan även använda kalendervyer, nätverksdiagram och tidslinjen när du behöver granska olika detaljnivåer.
Följa upp ditt schema När projektet har börjat är det dags att börja ta reda på hur det går. Utförs arbetet som planerat? Ligger medarbetarna efter? Håller sig projektet till budget? Kan måldatum fortfarande uppnås?
Lägga till ett slutdatum för projektet Det värsta som kan hända en projektledare är att måldatum måste skjutas på grund av ändringar i schemat. Läs mer om strategier som ger dig kontroll över projektets måldatum.
Rapportera projektets status Att kommunicera är sällan enkelt, särskilt om det är dåliga nyheter som måste förmedlas. Som stöd för kommunikationen med intressenter och chefer innehåller Project snygga och professionella rapporter som du skapar och skickar i några få enkla steg.
Hantera projektkostnader Går projektet över budget? Måste kostnaderna justeras? Läs mer om hur du löser kostnadsproblem i schemat.
Visa analysrapporter med upparbetat värde EV (Earned Value) är en avancerad övervakningsmetod, men den är inte bara till för experterna. Du kan också använda den när du övervakar projektet.
Hantera risker Det finns många risker i projektet. Identifiera problematiska områden och åtgärda dem innan de förvandlas till riktigt allvarliga problem.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Project Professional 2013, Project Standard 2013