Visa allt

Dölj allt

Du kan använda guiden Import/export av affärsdata när du vill importera (importera: Att hämta information från ett system eller program till ett annat. Det system eller program som informationen importeras till måste stödja informationens interna format eller struktur.) data till eller exportera (exportera: Att kopiera affärsinformation från Business Contact Manager för Outlook till en fil med ett annat format för användning i en databas, ett kalkylblad eller i ett annat program.) data från Business Contact Manager för Outlook 2007.

 Tips!   Du kan importera och exportera affärsdata på alla giltiga lagringsenheter eller flyttbara media, till exempel på en annan dator, ett USB-minne, en CD-skiva, en diskett, en ZIP-enhet eller i företagets nätverk.

• Importera data

• Exportera data

• Använda guiden för att uppdatera en befintlig databas med information från en annan databas

 Överst på sidan

Importera data

Du kan importera följande typer av datafiler från andra program och använda dem i Business Contact Manager för Outlook:

Business Contact Manager för Outlook-data (.bcm)

Innefattar data från konton (konto: Ett företag eller en organisation som du gör affärer med. Om det handlar om en tjänst, t.ex. tand- eller läkarvård, kan kontot även vara en kund.), affärskontakter (företagskontakt: En person på ett företag eller i en organisation som du gör affärer med.), affärsmöjligheter (affärsmöjlighet: En möjlighet att sälja dina produkter eller tjänster till ett konto eller en affärskontakt.), affärsprojekt (affärsprojekt: Ett projekt som skapas i Business Contact Manager för Outlook. Ett affärsprojekt består av en eller flera projektaktiviteter.) och tillhörande kommunikationshistorikdata från tidigare versioner av Business Contact Manager för Outlook.

 Obs!   När du importerar konton eller affärskontakter kan du välja om du vill importera alla poster (post: Ett fullständigt konto-, företagskontakts- eller affärsmöjlighetsformulär. Posten innehåller information om konto, företagskontakter eller affärsmöjligheter och dessutom andra poster och objekt som är länkade till den., inklusive tillhörande kommunikationshistorik, eller endast importera vissa poster. När du importerar endast vissa konto- eller affärskontaktposter importeras inte de affärskontakter eller konton som är kopplade till dessa.

Business Contact Manager-anpassningar (.bcmx)

Innefattar anpassade data från egna fält (användardefinierat fält: Ett fält som du kan skapa och definiera för att spåra och följa upp företagsspecifik information.)värden. Observera att det endast är databasens ägare (databasägare: Personen som skapade databasen, och har fullständig behörighet, t.ex. att tilldela åtkomstbehörigheter och ta bort poster. Om en databas återställs blir personen som återställde den ägare.) eller administratören för den dator som databasen finns på, som kan importera egna fält.

Kommaavgränsade värden (.csv)

Innefattar data i CSV-filformat (kommaavgränsade filer: En textfil som innehåller data som avgränsas med komman. Du kan skapa och spara en CSV-fil i program som Anteckningar och Excel.) (med kommaavgränsade värden) oberoende av den listavgränsare som har angetts i Windows-operativsystemet. Listavgränsare finns på Kontrollpanelen i Nationella inställningar och språkinställningar, på fliken Nationella inställningar. Att formatera data till CSV-filformatet är ett sätt att importera data till Business Contact Manager för Outlook från andra program, till exempel Outlook Express.

Använd importguiden i Lista över produktartiklar och tjänster (produktartiklar och tjänster: Varor och tjänster som du köper eller säljer, eller vill köpa eller sälja.) när du vill importera produkter och tjänster. Du kan också spara listan som en CSV-fil och sedan importera den.

 Tips!   Om du vill kontrollera att kategorierna i den importerade listan matchar kategorierna i Business Contact Manager för Outlook klickar du på Lista över produktartiklar och tjänster på Business Contact Manager-menyn och kontrollerar vilka kategorier som används för närvarande.

Access-databas (.mdb, .accdb)

Innefattar data i Microsoft Office Access-filformat.

Excel*-arbetsbok (.xls, .xlsx)

Innefattar datafiler i Microsoft Office Excel-filformat (Office 2003 och senare).

 Tips!   Om du vill använda Office 2003 för att öppna dokument som skapats i filformaten för Office 2007, till exempel .xslx, hämtar du Microsoft Office-kompatibilitetspaketet för filformaten i Word, Excel och PowerPoint 2007 från Microsofts webbplats.

Här får du information om vilka kolumnrubriker som ska användas i Excel*. Du kan även rådfråga andra genom att besöka diskussionsgruppen om Business Contact Manager för Outlook (microsoft.public.outlook.bcm).

  Obs!  

• Minst en kolumn i Excel*-kalkylbladet ska innehålla en kolumnrubrik som Ort.
• Kolumnrubrikraden måste vara den första raden i kalkylbladet. Vissa kolumnrubrikers värden kan lämnas tomma. Till exempel Namn; <tom>; Adress; Ort.
• Lägg inte in någon information ovanför kolumnrubrikraden.
• Mappa kolumnrubrikerna så att de överensstämmer med etiketterna på Business Contact Manager-poster. Mer information om att mappa fält finns i Mappa fält i Business Contact Manager.

*Den fristående versionen av Business Contact Manager för Outlook 2007 kan användas med Excel 2007 och Excel 2003.

Outlook-kontakter (.pst)

Innefattar kontakter i Microsoft Office Outlook-filformat ( .pst)

Mer information om hur du kopierar eller flyttar enstaka kontakter till Business Contact Manager för Outlook finns i Kopiera eller flytta enstaka Outlook-kontakter till Business Contact Manager.

 Obs!   Kontakterna i Outlook är inte desamma som dina affärskontakter. Om du importerar, kopierar eller flyttar en Outlook-kontakt till Business Contact Manager för Outlook skapas en separat, enskild post i Business Contact Manager för Outlook som inte synkroniseras med kontaktposten i Outlook. Om du ändrar en affärskontaktpost som skapats från en Outlook-kontakt, ändras inte den ursprungliga Outlook-kontakten och tvärt om.

Microsoft Sales Leads (.bcm)

Innefattar Microsoft Sales Leads-filer från tidigare versioner av Business Contact Manager för Outlook.

Övriga filtyper

Affärskontakter från program som Outlook Express går att importera till Business Contact Manager för Outlook om informationen kan konverteras till en fil med kommateckenavgränsade fält (kommaavgränsade filer: En textfil som innehåller data som avgränsas med komman. Du kan skapa och spara en CSV-fil i program som Anteckningar och Excel.) (CSV-fil). Mer information finns i hjälpen till det program du vill importera från.

Importera en fil eller mapp med guiden Import/export av affärsdata

1. På Business Contact Manager-menyn pekar du på Databasverktyg och klickar sedan på Importera och exportera.
2. Klicka på Importera en fil och klicka sedan på Nästa.
3. Välj den typ av fil som du vill importera och klicka sedan på Nästa.
4. Följ anvisningarna i guiden Import/export av affärsdata.

   Om du behöver mer information om en sida i guiden klickar du på Hjälp på den sidan.

Exportera data

Du kan exportera information från Business Contact Manager för Outlook och använda den i andra program genom att konvertera till något av följande format:

Business Contact Manager-data (.bcm)

Det kan innefatta konton, affärskontakter, affärsmöjligheter, affärsprojekt och tillhörande kommunikationshistorikdata från tidigare versioner av Business Contact Manager för Outlook.

Business Contact Manager-anpassningar (.bcmx)

Den här filtypen innefattar egna fält och data.

Kommaavgränsade värden (.csv)

Den här filtypen inkluderar data som har exporterats från Business Contact Manager för Outlook till CSV-formatet och avgränsas med kommatecken, oberoende av vilken listavgränsare som har angetts för Windows-operativsystemet. Listavgränsaren finns på Kontrollpanelen, i dialogrutan Nationella inställningar och språkinställningar på fliken Nationella inställningar.

Data från produkter och tjänster kan exporteras med hjälp av filformatet med kommateckenavgränsade fält (kommaavgränsade filer: En textfil som innehåller data som avgränsas med komman. Du kan skapa och spara en CSV-fil i program som Anteckningar och Excel.) (CSV-fil).

 Tips!   Exportera till Excel Om du vill exportera konton eller affärskontakter till Excel exporterar du affärsdata på följande sätt. I guiden Import/export av affärsdata klickar du på Kommaavgränsade värden (.csv). Den exporterade CSV-filen går att öppna i Excel.

Exportera affärsdata

1. På Business Contact Manager-menyn pekar du på Databasverktyg och klickar sedan på Importera och exportera.
2. Klicka på Exportera en fil och klicka sedan på Nästa.
3. Välj den typ av fil du vill exportera till och klicka sedan på Nästa.

    Obs!   Du kan även ta med hela kommunikationshistoriken i exportfilen. I historiken ingår länkade konton, affärskontakter och e-postmeddelanden. Du anger även plats och namn på den fil du exporterar.

4. Följ anvisningarna i guiden Import/export av affärsdata.

   Om du vill ha hjälp med att slutföra en sida i guiden klickar du på knappen Hjälp på den sidan.

   Mer information om hur du exporterar enskilda konton eller affärskontakter finns i avsnittet Felsöka import och export av affärsdata i Business Contact Manager.

 Överst på sidan

Använda guiden för att uppdatera en befintlig databas med information från en annan databas

Du kan använda guiden Import/export av affärsdata om du vill uppdatera en befintlig databas med information från en annan Business Contact Manager-databas. Gör så här:

1. Säkerhetskopiera den befintliga databasen. Data från en annan databas eller en källdatabas läggs till i din befintliga databas när du gör detta.

   Hur?

   1. Peka på Databasverktyg på Business Contact Manager-menyn och klicka sedan på Hantera databas.
   2. Klicka på Säkerhetskopiera databasen på fliken Säkerhetskopiera/återställ.

    Obs!   Ytterligare information om hur du säkerhetskopierar databasen finns i Säkerhetskopiera Business Contact Manager-data. I Windows XP sparas säkerhetskopian av databasen som standard på: C:\Documents and Settings\<användarnamn>\Mina dokument\Mitt företag\Säkerhetskopior. I Windows Vista sparas säkerhetskopian av databasen på: C:\Användare\<användarnamn>\Dokument\Mitt företag\Säkerhetskopior.

2. Markera källdatabasen. Källdatabasen innehåller de affärsdata du vill importera till din befintliga databas.

   Hur?

   1. Peka på Databasverktyg på Business Contact Manager-menyn.
   2. Klicka på Skapa eller välj en databas.

      Alternativet Välj en befintlig databas är markerat som standard.

   3. Ange plats (eller datornamn) för källdatabasen och klicka på Anslut.

       Obs!   Om källdatabasen ligger på en annan dator måste databasen vara delad innan det går att ansluta till den.

   4. Markera namnet på källdatabasen och klicka sedan på Nästa.
3. Exportera källdatabasen.

   Hur?

   1. På Business Contact Manager-menyn pekar du på Databasverktyg och klickar sedan på Importera och exportera.
   2. Klicka på Exportera en fil och klicka sedan på Nästa.
   3. Markera Business Contact Manager-data (.bcm) och klicka på Nästa.
   4. Markera Exportera allt eller de data du vill exportera och klicka på Nästa.
   5. Ange en plats för exportfilen och markera de alternativ du vill använda under Exportera historik och Exportera produkter.
   6. Följ instruktionerna på skärmen.
4. När exporten är klar återställer du originaldatabasen.

   Hur?

   1. Peka på Databasverktyg på Business Contact Manager-menyn och klicka sedan på Hantera databas.
   2. Klicka på Återställ databas på fliken Säkerhetskopiera/återställ och följ instruktionerna.
5. Importera källdatabasen utan dubbletter.

   Hur?

   1. På Business Contact Manager-menyn pekar du på Databasverktyg och klickar sedan på Importera och exportera.
   2. Klicka på Importera en fil och klicka sedan på Nästa.
   3. Markera Business Contact Manager-data (.bcm)
   4. Bläddra till den källfil du valde tidigare och markera Uppdatera dubbletter. Markera sedan om du vill ta med kommunikationshistorikposter eller anpassningar.

  Obs!  

• Det är inte säkert att det fungerar att importera eller exportera affärsdata till eller från olika regioner i världen eftersom vissa datastrukturer och datatyper inte kan konverteras.
• Gör en säkerhetskopia av dina Business Contact Manager för Outlook-data innan du börjar att importera. Det går inte att ångra importprocessen på annat sätt än att dina importerade data tas bort manuellt.
• Använd importverktyget i Lista över produktartiklar och tjänster när du vill importera produkter och tjänster.
• Gör en säkerhetskopia av exportfilen innan du påbörjar exporten. Det går inte att ångra exportprocessen på annat sätt än att dina exporterade data tas bort manuellt.

 Överst på sidan