När du öppnar Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 eller Microsoft Office Access 2007 eller när du skapar ett nytt meddelande i Microsoft Office Outlook 2007 kan du se att programfönstret har ändrats. Det gamla utseendet på menyer och verktygsfält har bytts ut. Hur används den här omfattande och nya designen? Läs mer och få reda på hur  – och upptäck hur Microsoft Office har förenklats och blivit bättre.

Gör det så enkelt du vill ha det

Du kanske känner dig lite osäker första gången du använder ditt favoritprogram i Office. Det Office-system du har använt i flera år ser annorlunda ut nu. Naturligtvis är allt ganska förvirrande. Men oroa dig inte, utan bit ihop och upptäck hur det fungerar. Med lite tid och övning kommer du att upptäcka att den här nya designen arbetar med dig, inte mot dig. Det nya användargränssnittet kallas Office Fluent och i själva verket utvecklades det just utifrån vad Microsoft Office-användare – kanske rent av du – har frågat efter. Programmen har blivit lättare att använda och har kommandon som är enklare att hitta.

Gör det enklare att hitta kommandon

Ett exempel på hur kommandon har blivit enklare att hitta i 2007 års utgåva är alla de grupper av knappar som visas längs fönstrets överkant. Du behöver inte längre jaga runt efter kommandon. Nu visas allt du behöver på ett lättillgängligt sätt. I stället för att ha dolda verktygsfält med kommandon som ligger begravda under menyer eller på egna sidor har du nu ett kontrollcenter med allt det viktigaste, som har gjorts väldigt synlig. Och knapparna försvinner inte – de finns där hela tiden.

Bara de kommandon du behöver visas

Tanken kanske slår dig att om alla kommandon finns på ett ställe och är synliga hela tiden måste ju det ta upp hela fönstret! Just det! Så det fanns ännu ett mål med den nya designen i Office: Att minska antalet kommandon som går att välja i första hand och begränsa dem till de du använder mest.

De som arbetar med användbarheten på Microsoft upptäckte att de som använder Office föredrar en viss bestämd uppsättning av kommandon, som de oftast använder om och om igen. Dessa kommandon har nu blivit de mest framträdande.

Kommandon Klistra in är till exempel ett av de mest använda kommandona i Office. Varför inte låta det bli extra framträdande i fönstret tillsammans med relaterade kommandon som Klipp ut och Kopiera? Nu behöver de inte längre dela utrymme med en rad andra avlägset relaterade kommandon på en meny eller ett verktygsfält? Dessa kommandon är de som används mest, så det är de som är lättast att hitta. Kom ihåg att de funktioner du gillar inte har försvunnit – de har bara placerats någon annanstans enligt hur mycket de används.

Kommandon organiseras enligt de basaktiviteter de stöder

Så kommandon har alltså blivit mer synliga och minskat i antal enligt hur mycket de används. Men hur har de organiserats?

De har organiserats kring den basaktivitet du utför i ett Office-program. Så här fungerar det: Menyfliksområdet – det breda bandet längst upp i fönstret som innehåller alla kommandon – delar upp basaktiviteterna i varje program och varje aktivitet representeras av en flik. Den vanligaste aktiviteten i Word är till exempel att skriva, och den flik som visas först i det programmet är fliken Skriva. De vanligaste kommandona du behöver när du skriver ett dokument har samlats på den här fliken, till exempel teckensnittsformatering och textformat.

Obs!   Kommandona Klistra in, Klipp ut och Kopiera visas på den här fliken. Dessa kommandon används ofta och därför är det logiskt att de finns tillsammans med den viktigaste basaktiviteten i Word: att skriva. När du klickar på de andra flikarna ändras menyfliksområdet och visar de kommandon som representerar andra basaktiviteter i Word. Fliken Infoga innehåller till exempel kommandon som täcker många olika saker du kan infoga, från grafik och former till hyperlänkar, sidhuvud och WordArt. Fliken Sidlayout, som kommer sedan, innehåller alla kommandon för att organisera och formatera sidan.

Samma typ av organisering finns i de andra Microsoft Office 2007-programmen, och den första fliken innehåller kommandon för den viktigaste typen av åtgärder. Den första fliken i Excel heter till exempel Blad. Den första fliken i PowerPoint heter Bild. I Access heter den Data och i Outlook Skriva, så att du kan skriva ett nytt meddelande.

Grupper: Kommandon inom de större aktiviteterna

Låt oss ta en närmare titt på vad som finns på en flik: Många kommandon samlade enligt funktion. De här samlingarna kallas för grupper och de kan liknas vid de gamla verktygsfälten. Styrkan med grupperna ligger i att alla de kommandon du kan tänkas behöva för att utföra en typ av aktivitet har samlats här, och du får omfattande visuella hjälpmedel.

Fliken Skriva innehåller till exempel en grupp som heter Snabbformatering. I den här gruppen visas ett antal textstilar med visuella exempel, och du får en förhandstitt på hur den valda texten ser ut i den stil du pekar på.

Fler kommandon visas bara när du behöver dem

Vad händer med de kommandon som inte finns i huvudgrupperna på flikarna? I stället för att göra alla kommandon tillgängliga hela tiden visas nu vissa kommandon utifrån vilken åtgärd du utför. Om du till exempel infogar en bild i PowerPoint visas alla formjusteringar och ordningskommandon – de ligger inte längre begravda i undermenyer.

Så här gör du om du vill spara eller ångra

Office har inte övergivit alla verktygsfält. För att du ska kunna utföra de åtgärder du utför mest, till exempel spara eller ångra, finns verktygsfältet Snabbåtkomst. I standardversion finns bara några få kommandon, men du kan enkelt anpassa det till att innehålla vilka kommandon som helst. Du behöver bara högerklicka på det kommando du vill lägga till och välja Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. En ikon för det kommandot visas till vänster om den första fliken.

Växla mellan vyer

Om du är en erfaren Office-användare är du van vid att kunna byta vy i programfönstret, till exempel att växla mellan vyerna Normal och Utskriftslayout i Word eller mellan vyerna Normal och Bildspel i PowerPoint. I alla Office-program finns nu en vyväljare i nedre, högra delen av fönstret. Bredvid den finns Visa-menyn, som innehåller kommandon för att ordna fönster i programfönstret.

Välbekanta objekt

Det finns fortfarande en Arkiv-meny, med flera av de kommandon du är van vid, samt nya alternativ för filhantering, rensning och distribution. Du kan öppna välbekanta dialogrutor genom att klicka på plustecknet på vissa grupper om du vill se mer detaljerade eller avancerade alternativ för kommandon i den gruppen. Ibland öppnas automatiskt välbekanta, men anpassade åtgärdsfönster – till exempel åtgärdsfönstret Format i Word – när du klickar på ett kommando, så att du kan utföra aktiviteten.

Vad händer med utrymmet på skärmen?

Menyfliksområdet är skalbart och kan till och med anpassas till skärmar på fickdatorer. När skärmupplösningen minskas visas mindre versioner av flikar och grupper. Menyfliksområdet fungerar bra på stora skärmar med hög upplösning och då kommer kraften och djupet i designen till sin rätt.

Fler nyheter, mer du känner igen

Det finns mer att upptäcka som nog kommer att göra att du gillar 2007 års utgåva. Ju mer du använder programmen, desto fler detaljer kommer du att upptäcka:

• Påbörja filen

  När du påbörjar ett nytt dokument, kalkylblad, bildspel eller databas får du ett heltäckande, färgstarkt startfönster. Välj i katalogen med mallar eller artikellänkar till Office Online om du snabbt vill komma igång med redigeringsarbetet. Du kan också starta med en ny eller befintlig fil, som du är van vid att göra.

• Avsluta filen

  Arkiv-menyn är mer mångfasetterad nu. I det övre, vänstra hörnet av menyfliksområdet finns grundläggande kommandon du kan förvänta dig: Spara, spara som ny fil och skriv ut. Där väljer du även inställningar för programmet, till exempel för utskrift, stavningskontroll och standardfilvy.

  Dessutom finns det stöd här för att kontrollera att filen inte har några fler omarbetningsmarkeringar eller annan privat information samt stöd för distribution av filen till en delad arbetsyta.

• Kortkommandon

  Alla gamla kortkommandon som startar med CTRL har bibehållits. Det har även funktionstangenterna.

  Nya kortkommandon som börjar med ALT är tydligt utmärkta på skärmen. Om du trycker på och håller ner ALT-tangenten visar Office bokstäverna för varje flik, grupp och kommando.

  Obs!   Du kan välja att en programinställning aktiverar alla kortkommandon som börjar med ALT och som används i Office 2003 om du vill.

• Filformat

  I 2007 års utgåva kan Word, Excel och PowerPoint hantera öppna Microsoft Office XML-format, vilket betyder att standardfilformaten nu är baserade på XML (Extensible Markup Language). Några av fördelarna med den här förändringen är ökad säkerhet för filerna, mindre risk att filerna skadas, minskad filstorlek och möjligheten att dela information mellan många olika system för lagring och hämtning. Om du vill kan du spara Microsoft Office 2007-filerna i de gamla formaten, men då går du miste om de här fördelarna.

  Standardfilformatet för dokument, kalkylblad och presentationer har nu ett "x" i slutet av filtillägget, vilket visar att det är en XML-fil. Samma sak gäller om du sparar filen som en mall: Du får det gamla filtillägget med ett "x" på slutet – till exempel XLSX i Excel. Om filen innehåller koder eller makron måste du spara den i det nya makroaktiverade filformatet. För ett Word-dokument bli det DOCM och för en Word-mall DOTM. Det finns två versioner av komprimerade filer  – de utan kod (DOCX, XLSX och PPTX) och de med aktiverade makron (DOCM, XLSM, PPTM och några andra).

• Versionskompatibilitet

  Om du öppnar en fil som skapades i en tidigare version av Office blir du tillfrågad om du vill konvertera den till det nya formatet. Om du svarar ja sparas dokumentet i det nya XML-formatet. Om du väljer att inte konvertera filen bibehålls det ursprungliga formatet. Du kan öppna och ändra det i Microsoft Office 2007, men vissa funktioner i 2007 års utgåva går inte att använda.

  Om du använder en tidigare version av Office och du får en fil som har skapats i 2007 års utgåva måste du hämta en konverterare för att kunna läsa och redigera Microsoft Office 2007-filen. Du kan hämta en konverterare här.