En mötesarbetsyta är en webbplats som fungerar som en knytpunkt för information och material om ett eller flera möten.

Artikelinnehåll

• Om mötesarbetsytor

• Delarna på en mötesarbetsyta

• Deltagare, användare och webbplatsgrupper på mötesarbetsytor

Om mötesarbetsytor

En mötesarbetsyta är en webbplats som fungerar som en lagringsplats för information och material som behövs för ett eller flera möten. Du kan konfigurera en mötesarbetsyta när du skapar en mötesinbjudan i Microsoft Office Outlook. Ämnet, deltagarnas namn, datum, tid och platsen från mötesförfrågningen läggs automatiskt till på mötesarbetsytan. Om du senare ändrar informationen, uppdateras mötesarbetsytan automatiskt med den nya informationen.

 Obs!   Om du uppdaterar informationen på mötesarbetsytan i stället, måste du uppdatera den informationen i mötesförfrågningen manuellt i Outlook.

Om du konfigurerar en mötesarbetsyta genom att använda Outlook med ett Microsoft Exchange-konto, läggs en länk till mötesarbetsytan automatiskt till i mötesförfrågningens brödtext. De inbjudna kan klicka på länken och visa och arbeta med dagordningen, dokumenten och annan mötesrelaterad information på mötesarbetsytan. Under mötet kan du visa mötesarbetsytan och uppdatera den med information som namnen på deltagarna, fattade beslut och åtgärdspunkter som tilldelas till deltagarna, samt publicera mötesanteckningarna. Tack vare dessa funktioner kan du samla fullständig information om mötet för framtida bruk.

Du kan skapa en mötesarbetsyta från en mängd platser om du har Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 och en överordnad SharePoint-webbplats. Den nya mötesarbetsytan skapas som en underwebbplats till den överordnade SharePoint-webbplatsen. Du kan till exempel skapa en mötesarbetsyta från ett Windows SharePoint Services 3.0-kompatibelt kalender- eller schemaläggningsprogram, till exempel Outlook, en Windows SharePoint Services 3.0- eller Microsoft Office SharePoint Server 2007-plats i ett intranät och en extern webbplats med Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 eller senare. Du kan också skapa en mötesarbetsyta genom att använda en befintlig mötesarbetsyta, men i så fall kan den nya mötesarbetsytan inte vara en underwebbplats till den befintliga mötesarbetsytan.

Med både Outlook och Windows SharePoint Services 3.0 kan du skapa en mötesarbetsyta för mer än ett möte, till exempel för återkommande möten eller för flera relaterade möten som är kopplade till samma mötesarbetsyta. Du kan också ge någon annan i uppgift att skapa mötesarbetsytan åt dig.

 Obs!   Om du använder ett annat e-postprogram än Outlook finns mer information i dokumentationen till e-postprogrammet.

Du kan bjuda in alla som har en giltig e-postadress i samma betrodda domän som du själv till mötesarbetsytor som har skapats i den betrodda domänen. De mötesarbetsytor som skapas på externa webbplatser kan visas av alla som har giltiga e-postadresser.

Om du använder ett snabbmeddelandeprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, till exempel Microsoft Windows Live Messenger eller Microsoft Office Communicator, kan du använda det programmet från listan Deltagare på mötesarbetsytan när du kommunicerar med andra deltagare. Du kan be en deltagare som är online att besöka mötesarbetsytan så att ni kan arbeta tillsammans.

 Överst på sidan

Delarna på en mötesarbetsyta

En mötesarbetsyta utgörs av en eller flera sidor som innehåller information, så kallade webbdelar. Exempel på webbdelar är mötesuppgifter och listor med information som brukar användas för att planera, genomföra och följa upp ett möte. Vanliga rubriker på listor är Mål, Dagordning, Deltagare, Beslut och Uppgifter. Förutom listor kan du lägga till ett dokumentbibliotek och ett bildbibliotek där deltagarna kan spara material som rör mötet. Vilka listor och bibliotek som visas som standard på startsidan beror på vilken mall du använder när du skapar mötesarbetsytan.

Om mötesarbetsytan inte innehåller all information som behövs, kan du anpassa den efter eget behov. Hjälp finns på mötesarbetsytan och i hjälpen till Windows SharePoint Services.

 Överst på sidan

Deltagare, användare och webbplatsgrupper på en mötesarbetsyta

Även om listan med deltagare på en mötesarbetsyta uppdateras automatiskt, får deltagarna inga behörigheter till mötesarbetsytan. Om behörigheter beviljas eller inte är beroende av typen av mötesarbetsyta.

Om du skapar en ny mötesarbetsyta och skickar en mötesförfrågning med en länk till den, tilldelas deltagarna automatiskt till webbplatsgruppen Deltagare och läggs till på mötesarbetsytan med behörighet att läsa och skriva där. Som mötesorganisatör tilldelas du till webbplatsgruppen Administratör. Om det uppstår problem med att bevilja behörighet till en deltagare automatiskt, visas ett meddelande med instruktioner om var på mötesarbetsytan som du kan lägga till deltagaren som en användare.

Om du länkar till en befintlig mötesarbetsyta efter att du har skickat inbjudan, får alla deltagarna automatiskt behörighet till mötesarbetsytan om något av följande är sant:

• Mötesarbetsytan skapades från början med unika behörigheter som inte är desamma som för den överordnade webbplatsen.
• Mötesarbetsytan har ärvt behörigheter från den överordnade SharePoint-webbplatsen och deltagarna har behörighet för den överordnade platsen.

Mer information finns i hjälpen på mötesarbetsytan.

 Överst på sidan