Ta bort dolda data och personlig information i Office-dokument

Innan du delar ett viktigt dokument med arbetskamrater eller kunder vill du förmodligen korrekturläsa eller granska innehållet i dokumentet för att förvissa dig om att allt stämmer och att dokumentet inte innehåller information som du inte vill dela med andra. Om du planerar att dela en elektronisk kopia av ett Microsoft Office-dokument gör du klokt i att kontrollera att dokumentet inte innehåller dolda data eller personlig information som kanske lagras i själva dokumentet eller i dokumentegenskaperna (metadata (metadata: Data som beskriver andra data. Orden i ett dokument är till exempel data, medan antalet ord är ett exempel på metadata.)). Eftersom den här dolda informationen kan innehålla information om ditt företag eller om själva dokumentet som du inte vill att andra ska ta del av, kanske du vill ta bort den dolda informationen innan du delar dokumentet med andra.

I den här artikeln lär du dig hur du kan använda funktionen Dokumentkontroll i Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 och Microsoft Office PowerPoint 2007 för att söka efter och ta bort dolda data och personlig information i dina Office-dokument.

Artikelinnehåll


Vilken typ av dold och personlig information lagras i Office-dokument?

Flera typer av dold och personlig information kan sparas i ett Office-dokument. Den här informationen kanske inte visas direkt i dokumentet i ett Office-program, men andra kan eventuellt få tillgång till informationen.

Dold information kan exempelvis inkludera data som Office-programmen lägger till i en fil för att du ska kunna samarbeta med andra användare när du skriver och redigerar ett dokument. Informationen kan också omfatta data som du avsiktligt väljer att dölja.

Office-dokument kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

  • Kommentarer, revisioner från spårade ändringar, versioner och pennanteckningar    Om du har samarbetat med andra för att skapa ett dokument kan det hända att dokumentet innehåller element som exempelvis revisionsindikeringar från spårade ändringar, kommentarer, pennanteckningar eller versionsinformation. Den här informationen kan exempelvis avslöja namnen på de personer som arbetat med dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i dokumentet.
  • Dokumentegenskaper och personlig information    Dokumentegenskaper, eller metadata (metadata: Data som beskriver andra data. Orden i ett dokument är till exempel data, medan antalet ord är ett exempel på metadata.) som de också kallas, inkluderar information om dokumentet, t.ex. författare, ämne och rubrik. Dokumentegenskaperna omfattar även information som hanteras automatiskt i Office-programmen, t.ex. namnet på den person som senast sparade ett dokument och det datum då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner, kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information (personlig identifierbar information (PII): All information som kan användas för att identifiera en person, bland annat dennes namn, postadress, e-postadress, personnummer, IP-adress eller annan unik identifieringsuppgift som är associerad med PII i ett annat program.), t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor, skrivarsökvägar och information om filsökvägar för publicering av webbsidor.
  • Sidhuvuden, sidfötter och vattenstämplar    Word-dokument och Excel-arbetsböcker kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter. Du kanske också har lagt till en vattenstämpel i Word-dokumentet.
  • Dold text    Word-dokument kan innehålla text som formaterats som dold text. Om du inte vet om dokumentet innehåller dold text kan du använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter dold text.
  • Dolda rader, kolumner och kalkylblad    I en Excel-arbetsbok kan rader, kolumner och hela kalkylblad vara dolda. Om du distribuerar en kopia av en arbetsbok som innehåller dolda rader, kolumner eller kalkylblad kan andra användare välja att visa dessa rader, kolumner eller kalkylblad och tillhörande information.
  • Osynligt innehåll    PowerPoint-presentationer och Excel-arbetsböcker kan innehålla objekt som inte visas eftersom de formaterats som osynliga.
  • Innehåll utanför sidan    PowerPoint-presentationer kan innehålla objekt som inte visas direkt i presentationen eftersom de dragits bort från bilden till området utanför bilden. Den här typen av innehåll kan inkludera textrutor, ClipArt, bilder och tabeller.
  • Presentationsanteckningar    Anteckningsområdet i en PowerPoint-presentation kan innehålla text som du inte vill dela med andra, särskilt om anteckningarna endast är avsedda att användas av föredragshållaren.
  • Egenskaper för dokumentservern    Om dokumentet har sparats på en dokumentserver, t.ex. på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Microsoft Windows SharePoint Services-bibliotek, kan dokumentet innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.
  • Anpassade XML-data    Dokument kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Överst på sidan Överst på sidan

Vilken information kan jag söka efter och ta bort med funktionen Dokumentkontroll?

Funktionen Dokumentkontroll innehåller flera olika kontroller som du kan använda för att söka efter och ta bort olika typer av dold och personlig information. En del av dessa kontroller är programspecifika. Olika kontrolluppsättningar visas i Office Word 2007, Office Excel 2007 och Office PowerPoint 2007 för att du ska kunna identifiera och ta bort dold och personlig information som är specifik för vart och ett av dessa program.

Tabellerna nedan innehåller information om vilka typer av dolda data och personlig information som du kan söka efter och ta bort med hjälp av Dokumentkontroll i respektive Microsoft Office-program.

 Obs!   Om funktionen Dokumentkontroll har anpassats genom att fler kontrollmoduler lagts till kan du kanske söka efter fler typer av information i dokumenten.

Office Word 2007

Namn på kontroll Söker efter och tar bort
Kommentarer, revisioner, versioner och anteckningar
  • Kommentarer
  • Revisionsindikeringar från spårade ändringar
  • Information om dokumentversionen
  • Pennanteckningar
Dokumentegenskaper och personlig information
  • Dokumentegenskaper, inklusive information från flikarna Sammanfattning, Statistik och Anpassade i dialogrutan Dokumentegenskaper
  • E-posthuvuden
  • Cirkulationslistor
  • Information av typen "skicka för granskning"
  • Egenskaper för dokumentservern
  • Principinformation för dokumenthantering
  • Information om innehållstyp
  • Databindningsinformation för databundna fält (sista värdet konverteras till text)
  • Användarnamn
  • Mallnamn
Sidhuvud och sidfot
  • Information i dokumentets sidhuvud
  • Information i dokumentets sidfot
  • Vattenstämplar
Dold text
  • Text som formaterats som dold text (en teckeneffekt som är tillgänglig i dialogrutan Tecken)

 Obs!   Du kan inte identifiera text som dolts med andra metoder med den här kontrollen (t.ex. vit text mot en vit bakgrund).

Anpassade XML-data
  • Anpassade XML-data som kan lagras i ett dokument

Office Excel 2007

Namn på kontroll Söker efter och tar bort
Kommentarer och anteckningar
  • Kommentarer
  • Pennanteckningar
Dokumentegenskaper och personlig information
  • Dokumentegenskaper, inklusive information från flikarna Sammanfattning, Statistik och Anpassade i dialogrutan Dokumentegenskaper
  • E-posthuvuden
  • Cirkulationslistor
  • Information av typen "skicka för granskning"
  • Egenskaper för dokumentservern
  • Principinformation för dokumenthantering
  • Information om innehållstyp
  • Användarnamn
  • Information om skrivarsökväg
  • Scenariekommentarer
  • Filsökväg för publicering av webbsidor
  • Kommentarer för definierade namn och tabellnamn
  • Inaktiva externa dataanslutningar
Sidhuvud och sidfot
  • Information i kalkylbladets sidhuvud
  • Information i kalkylbladets sidfot
Dolda rader och kolumner
  • Dolda rader
  • Dolda kolumner som innehåller data

 Obs! 

  • Om det finns dolda kolumner i arbetsboken som inte innehåller data och som är placerade bredvid kolumner som innehåller data, identifieras och raderas även dessa tomma, dolda kolumner.
  • Om de dolda raderna eller kolumnerna i arbetsboken innehåller data kan resultatet av beräkningar eller formler i arbetsboken påverkas om de tas bort. Om du inte vet vilken information som de dolda raderna eller kolumnerna innehåller stänger du funktionen Dokumentkontroll, visar de dolda raderna eller kolumnerna och kontrollerar innehållet.
  • Den här kontrollanten hittar inga figurer, diagram, kontroller, Microsoft ActiveX-objekt och -kontroller, bilder, eller SmartArt-grafik som kan finnas i dolda kolumner.
Dolda kalkylblad
  • Dolda kalkylblad

 Obs!   Om de dolda kalkylbladen i arbetsboken innehåller data kan resultatet av beräkningar eller formler i arbetsboken påverkas om de tas bort. Om du inte vet vilken information som de dolda kalkylbladen innehåller stänger du funktionen Dokumentkontroll, visar de dolda kalkylbladen och kontrollerar innehållet.

Anpassade XML-data
  • Anpassade XML-data som kan lagras i en arbetsbok
Osynligt innehåll
  • Objekt som inte visas eftersom de formaterats som osynliga

 Obs!   Du kan inte identifiera objekt som täcks av andra objekt med den här kontrollen.

Office PowerPoint 2007

Namn på kontroll Söker efter och tar bort
Kommentarer och anteckningar
  • Kommentarer
  • Pennanteckningar
Dokumentegenskaper och personlig information
  • Dokumentegenskaper, inklusive information från flikarna Sammanfattning, Statistik och Anpassade i dialogrutan Dokumentegenskaper
  • E-posthuvuden
  • Cirkulationslistor
  • Information av typen "skicka för granskning"
  • Egenskaper för dokumentservern
  • Principinformation för dokumenthantering
  • Information om innehållstyp
  • Filsökväg för publicering av webbsidor
Osynligt innehåll i bild
  • Objekt som inte visas eftersom de formaterats som osynliga

 Obs!   Du kan inte identifiera objekt som täcks av andra objekt med den här kontrollen.

Innehåll utanför sidan
  • Innehåll eller objekt som inte visas direkt i presentationen eftersom de är placerade utanför själva bildområdet, t.ex.:
    • ClipArt
    • Textrutor
    • Bilder
    • Tabeller

 Obs!   Du kan inte använda Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort objekt utanför bildområdet som har animeringseffekter.

Presentationsanteckningar
  • Text som har lagts till i anteckningsområdet för en presentation

 Obs!   Dokumentkontrollen kan inte ta bort bilder som läggs till i anteckningsdelen av en presentation.

Anpassade XML-data
  • Anpassade XML-data som kan lagras i en presentation

Överst på sidan Överst på sidan

Hur söker jag efter och tar bort dolda data och personlig information i mina Office-dokument?

Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort dolda data och personlig information i Office-dokument som skapats i Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 och tidigare versioner av dessa Office-program. Du gör klokt i att använda Dokumentkontroll innan du delar en elektronisk kopia av ett Office-dokument med andra, t.ex. i en bifogad fil i ett e-postmeddelande.

  1. Öppna det Office-dokument som du vill söka efter dolda data och personlig information i.
  2. Klicka på Microsoft Office-knappenBild av knapp, klicka på Spara som och skriv ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av det ursprungliga dokumentet.

 Viktigt!   Du bör använda Dokumentkontroll på en kopia av originaldokumentet eftersom det inte alltid går att återställa den information som tas bort med Dokumentkontroll.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappenBild av knapp i kopian av det ursprungliga dokumentet, peka på Förebered och klicka på Kontrollera dokument.
  2. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i avsnittet Vilken information kan jag söka efter och ta bort med funktionen Dokumentkontroll?
  3. Klicka på Kontrollera.
  4. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.
  5. Klicka på Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

 Viktigt!   Om du tar bort dolt innehåll från dokumentet kanske du inte kan återställa det genom att klicka på Ångra.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007