Den här artikeln innehåller information om hur du kan skapa Microsoft Excel-arbetsböcker som är anpassade för användare med funktionshinder. Eftersom många filer ofta visas i elektronisk form implementerar alltfler myndigheter och organisationer runtom i världen principer som kräver att elektronisk teknik och informationsteknik är anpassad för personer med funktionshinder. Exempelvis kräver det modifierade avsnittet 508 i United States Rehabilitation Act från 1973 att federala institutioner gör all elektronisk teknik och informationsteknik tillgänglig för personer med funktionshinder.
Tips Från och med Microsoft Office 2010 finns det ett nytt verktyg för Excel, Word och PowerPoint: Tillgänglighetskontroll, som du kan använda för att kontrollera om dina Excel-arbetsböcker innehåller problem som gör dem svårtillgängliga för användare med funktionshinder. Mer information finns i avsnittet Tillgänglighetskontroll.
Artikelinnehåll
Lägga till alternativ text till bilder och objekt
Alternativ text, eller alt-text som det också kallas, visas när du placerar muspekaren över en bild eller ett objekt. Alternativ text gör det lättare för personer som använder skärmläsare att förstå innehållet i bilder i en fil. För många användare är detta den enda information de har om bilderna och objekten i en fil. Du bör lägga till alternativ text för följande objekt i en arbetsbok:
- Bilder
- ClipArt
- Diagram
- Tabeller
- Former (som inte innehåller text och som inte ingår i grupper)
- SmartArt-grafik
- Grupper (alla objekt i den här listan, förutom former, bör också ha alternativ text om de ingår i grupper)
- Inbäddade objekt
- Pennanteckningar
- Video- och ljudfiler
Anteckning Ett meddelande visas i kompatibilitetskontrollen när objekt som tabeller eller pivottabeller innehåller alternativ text eftersom det inte stöds i vissa äldre versioner av Excel. Det innebär ingen stor funktionsförlust, men det kan vara en bra idé att ta bort alternativ text innan du sparar arbetsboken i en tidigare version.
Så här lägger du till alternativ text:
- Högerklicka på bilden eller objektet och välj Formatera.
Anteckning För tabeller klickar du på Tabeller.
- Klicka på Alternativ text.
- Skriv en beskrivning av bilden eller objektet i textrutorna Rubrik och Beskrivning.
Tips Använd en tydlig, men kortfattad beskrivning. Exempelvis säger "en röd Ferrari" mer om en bild än "en bil".
- Klicka på Stäng.
Mer information finns i avsnittet Lägga till alternativ text i en figur, bild, tabell, SmartArt-grafik, ett diagram eller något annat objekt.
Överst på sidan
Ange kolumnrubrikinformation i Excel-tabeller
Förutom alternativ text som beskriver tabellen skapar tydliga kolumnrubriker sammanhang och underlättar navigeringen i tabellens innehåll.
Så här anger du en rubrikrad i ett block med celler som markerats som en tabell:
- Klicka någonstans i tabellen.
- Markera kryssrutan Rubrikrad i gruppen Tabellformatsalternativ på fliken Design under Tabellverktyg.
- Lägg till rubrikinformationen.
Så här anger du en rubrikrad i ett nytt block med celler som du definierar som en tabell:
- Markera de celler som ska ingå i tabellen.
- Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Infoga.
- Markera kryssrutan Tabellen har rubriker.
- Klicka på OK.
Överst på sidan
Använda hyperlänktext som är meningsfull
Hyperlänktexten bör vara en tydlig beskrivning av länkmålet, snarare än bara URL:en. Exempelvis är Mikes bilverkstad tydligare än http://www.mikefixescarsforyou.com
Så här lägger du till en hyperlänk i en arbetsbok:
- Placera markören i den cell som du vill lägga till hyperlänken i.
- Klicka på fliken Infoga, gå till gruppen Länkar och öppna dialogrutan Infoga hyperlänk genom att klicka på Hyperlänk.
- Skriv ett namn eller en fras i rutan Text som ska visas, som kortfattat beskriver länkmålet.
- Skriv länkens URL i rutan Adress.
- Klicka på OK.
Så här ändrar du texten för en hyperlänk:
- Markera länken och öppna dialogrutan Infoga hyperlänk genom att klicka på Hyperlänk i gruppen Länkar på fliken Infoga.
- Gör nödvändiga ändringar i texten i rutan Text som ska visas.
- Klicka på OK.
Om du vill kan du lägga till skärmtipstext som visas när du hovrar muspekaren över en hyperlänk. Skärmtipstext kan användas på liknande sätt som alternativ text. Så här lägger du till skärmtipstext:
- Placera markören i den hyperlänk som du vill lägga till skärmtipstext till.
- Öppna dialogrutan Hyperlänk genom att klicka på Hyperlänk i gruppen Länkar på fliken Infoga.
- Klicka på Skärmtips.
- Skriv texten i rutan Skärmtipstext.
- Klicka på OK.
Överst på sidan
Undvika tomma celler, rader eller kolumner för formatering
Tomma celler, rader eller kolumner kan vara förvirrande för någon som använder en skärmläsare, som kan tro att det inte finns något mer i tabellen. Du rättar till detta genom att ta bort onödiga tomma celler, rader eller kolumner.
Överst på sidan
Ge alla bladflikar unika namn
Bladnamn bör ge information om vad kalkylbadet innehåller, så att det blir lättare att navigera i arbetsboken. Alla tomma blad i en arbetsbok bör tas bort.
Så här byter du namn på ett blad:
- Högerklicka på bladfliken och klicka på Byt namn.
- Skriv ett kort, unikt namn som beskriver innehållet i kalkylbladet.
Så här tar du bort ett blad:
- Högerklicka på bladfliken och klicka på Ta bort.
Överst på sidan
Lägga till dolda undertexter för ljud eller video
När du använder ljud- eller videokomponenter i en arbetsbok ser du till att innehållet är tillgängligt i alternativa format för användare med funktionshinder, t.ex. dolda undertexter, transkriptioner eller alternativ text.
Överst på sidan
Mer information
Överst på sidan
