Regler som används av Tillgänglighetskontroll

Du kan köra Tillgänglighetskontroll som ett sätt att säkerställa att alla kan läsa din fil. Verktyget flaggar för problem och ger instruktioner om hur du åtgärdar dem.

Flaggorna i Tillgänglighetskontroll signalerar tre olika problem: fel, varningar och tips.

Fel

Ett fel innebär att det finns innehåll som gör en fil väldigt svår eller till och med omöjlig att förstå för användare med funktionshinder.

Namn på regel Program Med Tillgänglighetskontroll kontrollerar du att:
Alla objekt har alternativ text Excel, PowerPoint, Word
  • Alla objekt använder alternativtext
  • Alternativtext innehåller inte en bild eller ett filnamnstillägg.
Tabeller har kolumrubrikinformation

Excel, PowerPoint,

Word

  • Kryssrutan för rubrik är markerad för alla block med celler som har definierats som en tabell (Excel)
  • Kryssrutan för rubrik är markerad för alla tabeller i en bildsamling (PowerPoint)
  • Tabeller har en angiven rubrikrad eller formatet Normal tabell (Word).
Alla bilder har namn PowerPoint
  • Alla bilder i en bildsamling har namn.
Långa dokument använder format för att ge struktur Word
  • Rubriker och/eller en innehållsförteckning har använts i filen för att ordna innehållet.

VisaDetaljerad förklaring av felrelaterade regler:

Alla objekt har alternativ text

Den här regeln säkerställer att alternativtext finns tillgänglig för följande objekt:

  • Bilder
  • ClipArt
  • Diagram
  • Tabeller
  • Pivottabeller
  • Former (som inte innehåller text och som inte ingår i grupper)
  • SmartArt-grafik
  • Grupper (alla objekt i den här listan, förutom former, måste också ha alternativ text om de ingår i grupper)
  • Inbäddade objekt
  • Pennanteckningar
  • Video- och ljudfiler

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Alternativ text gör det lättare för den som läser ett dokument att förstå informationen i bilder och andra objekt.

Så här löser du det    Lägg till alternativ text till objektet.

  1. Högerklicka på objektet och klicka på Formatera > Alternativtext.
  2. Skriv en beskrivning av objektet i textrutorna Rubrik och Beskrivning.
  3. Klicka på Stäng när du är klar.

Tabeller har kolumrubrikinformation

Den här regeln kontrollerar att datatabeller har en rubrikrader (exklusive pivottabeller). En datatabell är en tabell som inte har formatet ”Normal tabell”.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    En rubrikrad för en tabell innehåller kolumnrubriker som ger sammanhang och som underlättar navigeringen i data i tabellen.

Så här löser du det    Ta med en rubrikrad.

  1. Markera tabellen och markera den eller de rader som du vill använda som rubrik.
  2. Klicka på Layout > Upprepa rubrikrader.

Alla bilder har namn

Den här regeln kontrollerar att det finns en rubrik för varje bild i en presentation. Den här regeln förstås enklast om du tänker på vad som visas som den översta punkten för en bild i fönstret Disposition.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Bildubriker används av personer som inte kan se bilden för att navigera och välja.

Så här löser du det   :

Lägga till en synlig rubrik i bilden.

  1. Återställ bildplatshållarna för den markerade bilden genom att klicka på Återställ på fliken Start.
  2. Skriv ett unikt namn i textrutan Rubrik.

Lägga till en rubrik som inte visas i bilden

  1. Klicka på Start > Ordna > Markeringsfönster.
  2. Klicka på ögonikonen bredvid textrutan för bildtiteln för att göra den synlig eller dölja den.

Långa dokument använder format för att ge struktur

Den här regeln kontrollerar att dokumentförfattaren har använt inbyggda format för dokument som innehåller 1 200 ord eller mer. Detta skapar struktur för personer som använder en skärmläsare eller som förlitar sig på rubrikernas visuella format.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Använd rubriker för att skapa struktur och för att göra det lättare för användarna att hitta information i dokumentet.

Så här löser du det    Använd rubrikformat i hela dokumentet.

  1. Markera texten som ska bli en rubrik.
  2. Klicka på Start och välj en typ av rubrikformat i galleriet Snabbformat.

 Anteckning    Det är praktiskt att ha en rubrik på minst varannan sida i dokumentet.

Överst på sidan Överst på sidan

Varningar

Du får en varning om det finns innehåll som eventuellt gör det svårt att förstå en fil för användare med funktionshinder.

Namn på regel Program Följande kontrolleras med Tillgänglighetskontroll:
Texten för hyperlänkar är meningsfull Excel, PowerPoint, Word
  • Länktexten har ett skärmtips OCH matchar länkmålet.
Tabellen har en enkel struktur Excel, PowerPoint, Word
  • Det finns inga problem som gör att tabellerna inte är rektangulära, t.ex. delade celler, sammanfogade celler eller kapslade tabeller.
Tabeller innehåller inte tomma celler för formatering Excel, PowerPoint, Word
  • Det finns inga helt tomma rader eller kolumner i en tabell.
Bladflikar har namn som inte är standardnamn Excel
  • Blad med innehåll i en arbetsbok har inte namnet "bladn"
Undvik att använda "tomma" tecken Word
  • Det finns inga upprepade blanksteg, tabbar och/eller vagnreturer.
Rubriker innehåller inte för mycket information Word
  • Rubriker är inte för långa
Användningen av flytande objekt undviks Word
  • Objekt har figursättning som är "i nivå med text".

VisaDetaljerad förklaring av varningsrelaterade regler

Texten för hyperlänkar är meningsfull

Den här regeln kontrollerar att hyperlänkar har lagts till på ett sätt som gör att de kan visas i ett läsbart format.

En hyperlänk flaggas om:

  • Länktexten är identisk med målet. Exempelvis skulle följande flaggas: http://office.com/en-us/help/HA103691921033.xml.
  • Länktexten innehåller fem eller färre tecken, börjar med en punkt och saknar skärmtips. Om ett filnamnstillägg som PDF exempelvis används för länktexten så flaggas den.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Hyperlänktexten bör vara en tydlig beskrivning av länkmålet, snarare än bara URL:en.

Så här löser du det    Gör hyperlänken med tillgänglig.

  1. Markera länken, klicka på Infoga > Hyperlänk.
  2. Skriv en kortfattad beskrivning av länkmålet i rutan Text som ska visas.
  3. Klicka på OK.

Tabellen har en enkel struktur

Den här regeln kontrollerar att dokumentet inte använder kapslade tabeller eller sammanfogade eller delade celler i databastabeller, så att informationen blir mer förutsägbar.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    En tabell bör ha en enkel, tvådimensionell struktur så att den är lätt att navigera i och lätt att förstå för personer med funktionshinder.

Så här löser du det    Testa och förenkla tabellstrukturen.

  1. Markera den första cellen.
  2. Tryck på tangenten Tabb flera gånger för att flytta fokus över raden och sedan ned till nästa rad.
  3. Om du behöver sammanfoga eller dela upp celler för att förenkla tabellen klickar du på Sammanfoga celler eller Dela upp celler på fliken Tabellverktyg | Layout.

Tabeller innehåller inte tomma celler för formatering

Den här regeln kontrollerar att inte helt tomma rader eller kolumner används i en datatabell, så att tabellstrukturen blir enklare och tabellen lättare att förstå för personer med funktionshinder.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Tomma celler kan vara förvirrande för personer med nedsatt syn, som kan tro att det inte finns något mer i tabellen.

Så här löser du det    Ta bort tomma celler som inte används.

Eller ta bort alla tabellformat från tabellen om tabellen endast används i layoutsyfte.

  1. Markera hela tabellen.
  2. Klicka på Tabellverktyg | Design > pilen intill formatgalleriet för att visa galleriet med tabellformat.
  3. Klicka på Rensa på menyn under galleriet.

Bladflikar har namn som inte är standardnamn

Den här regeln kontrollerar att varje Excel-kalkylblad med innehåll har ett meningsfullt namn.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Standardnamnen för kalkylblad, t.ex. Blad1, försvårar navigeringen i arbetsboken för personer med funktionshinder. Kalkylbladens namn bör ge information om vad kalkylbladet innehåller. Tomma kalkylblad bör tas bort.

Så här löser du det

   

Byta namn på ett blad

  1. Högerklicka på bladfliken och klicka på Byt namn.
  2. Skriv ett kort namn som beskriver innehållet i kalkylbladet.

Om du behöver ta bort ett kalkylblad högerklickar du på bladfliken och klickar på Ta bort.

Undvik att använda upprepade tomma tecken

Den här regeln kontrollerar att dokumentförfattarna inte har använt flera tomma tecken i rad (blanksteg, tabbar, vagnreturer) i stället för styckeformatering för att formatera dokumentet.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Blanksteg, tabbar och tomma stycken kan uppfattas som tomma områden av personer som använder skärmläsare. När de har hört "tomt" flera gånger kan det tolkas som att läsaren har kommit till slutet av informationen.

Så här löser du det    Använd formatering, indrag och format om du vill skapa mellanrum i stället för att infoga flera tomma tecken.

  1. Ta bort eventuellt befintligt mellanrum runt stycket.
  2. Markera texten, högerklicka på den och klicka på Stycke.
  3. Skapa mellanrummet genom att välja värden för Indrag och Avstånd.

Rubriker innehåller inte för mycket information

Den här regeln kontrollerar att eventuella rubrikformat i dokumentet bara har tillämpats på kortare text (t.ex. mindre än 20 ord). På så sätt blir dokumentstrukturen enklare och inte full med långa stycken som formaterats som ett semantiskt format.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Korta, koncisa rubriker gör det lättare för personer med funktionshinder att snabbt navigera i dokumentstrukturen.

Så här löser du det    Använd koncisa ord eller en kort fras i rubriken för att ge ledtrådar om informationen i den efterföljande texten. Normalt sett bör rubriker vara högst en rad långa.

Undvik att använda flytande objekt

Den här regeln kontrollerar att objekt med figursättning har inställningen Över- och nederkant eller I nivå med text.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Objekt som inte är i nivå med text är svåra att navigera till och kan vara oåtkomliga för personer med nedsatt syn.

Så här löser du det    Ändra objekten så att de placeras i nivå med text och ta bort figursättning.

  1. Markera objektet och högerklicka på den.
  2. Klicka på Radbyte och klicka sedan på I nivå med text eller Över- och nederkant.

Överst på sidan Överst på sidan

Tips

Ett tips visas om innehållet kan förstås av användare med funktionshinder, men om det kan struktureras bättre eller presenteras på ett sätt som optimerar upplevelsen för dessa användare.

Namn på regel Program Följande kontrolleras med Tillgänglighetskontroll:
Dolda undertexter har lagts till för ljud och video Excel, PowerPoint, Word
  • Ljud- och videoobjekt i dokumentet har dolda undertexter.
Läsordningen i en bild bör vara logisk PowerPoint
  • Bilderna verkar komma i logisk ordning.
Namnen på bilderna i en bildsamling bör vara unika PowerPoint
  • Alla bilder i en bildsamling som inte är tomma har ett unikt namn.
Layouttabeller är strukturerade för enkel navigering Word
  • Layoutordningen bör vara logisk för språket och tabbordningen är inte cirkulär.
Inga vattenstämplar används i bilder Word
  • Det finns inga vattenstämplar i dokumentet.
Alla rubriker är i rätt ordning Word
  • Alla rubriker följer en logisk ordning

VisaDetaljerad förklaring av tipsrelaterade regler

Dolda undertexter har lagts till för ljud och video

Den här regeln kontrollerar att kommunikationen förmedlas i ett alternativt format om ljud eller video används. Regeln är mycket grundläggande och flaggar alla ljud- och videoobjekt.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Visuella media, liksom tal eller ljud kan förmedla viktig information som kanske inte är tillgänglig för personer med vissa funktionshinder.

Så här löser du det    Förmedla viktig talad information eller annan information som inte är text med alternativa metoder, t.ex. alternativ text. Använd video med dolda undertexter, transkriptioner eller ljudbeskrivning om möjligt.

Läsordningen i en bild bör vara logisk

Den här regeln kontrollerar att läsordningen i bildinnehållet är logisk om dokumentförfattaren har använt objekt som inte ingår i bildmallen. Det här är en väldigt grundläggande regel som flaggar alla bilder med den här typen av objekt.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    En person som inte kan se bilden hör bildtexten, formerna och innehållet som läses upp i en bestämd ordning. Du bör kontrollera att läsordningen och etiketter är logiska i den ordning som de kommer att läsas upp.

Så här löser du det    Kontrollera i vilken ordning innehållet kommer att läsas upp.

  • Klicka på Start > Ordna > Markeringsfönster.

I markeringsfönstret visas objekten i bilden. Objekten i listan läses upp med nedifrån och upp. Korrigera felplacerade objekt med hjälp av pilarna för Sortera om längst ned i fönstret.

Namnen på bilderna i en bildsamling bör vara unika

Den här regeln kontrollerar att dokumentförfattaren har angett ett unikt namn för varje bild i presentationen. På så sätt kan du kontrollera att bildnamnen är meningsfulla och att de hjälper läsaren att förstå presentationens uppbyggnad.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Alla bilder bör ha ett unikt namn så att användare som inte kan se bilden ändå kan navigera enkelt i informationen.

Så här löser du det    Uppdatera texten i textrutan Rubrik så att bildens innehåll beskrivs unikt.

Om rutan Rubrik för bilden inte visas kan du klicka på Start > Ordna > Markeringsfönster. Leta upp Rubrik i listan med objekt i fönstret. Klicka på ögonikonen bredvid textrutan för bildtiteln för att göra den synlig eller dölja den.

Layouttabeller är strukturerade för enkel navigering

Den här regeln kontrollerar att läsordningen i eventuella layouttabeller (tabeller med formatet Normal tabell) verifieras av dokumentförfattaren så att den är logisk (t.ex. vänster till höger, ovanifrån och nedåt för svenska). Det här är en väldigt grundläggande regel som flaggar alla layouttabeller.

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Tabeller som används i layoutsyfte bör visa information i en logisk ordning från den första cellen till den sista.

Så här löser du det    Kontrollera tabellens läsordning genom att tabba dig igenom cellerna och kontrollera att informationen visas i en logisk ordning.

 Anteckning    Om tabellen ska visa listor eller strukturerade data tillämpar du ett tabellformat från galleriet Tabellformat på fliken Design under Tabellverktyg.

Inga vattenstämplar används i bilder

Den här regeln kontrollerar att dokumentförfattaren inte har använt vattenstämplar i bilder i ett Word-dokument (så att dokumentet blir lättare att läsa och tydligare för personer med nedsatt syn).

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Bilder som används som vattenstämplar kan vara svåra att förstå för personer med nedsatt syn eller andra funktionshinder.

Så här löser du det    Viktig information bör inte förmedlas med bara en vattenstämpel eftersom den här informationen inte kan göras tillgänglig. Kontrollera att information i en vattenstämpel också finns någon annanstans i dokumentet.

Alla rubriker är i rätt ordning

Den här regeln kontrollerar att dokumentförfattaren har använt rubriker utan att hoppa över en nivå (t.ex. om Rubrik 4 är underordnad Rubrik 2).

Varför är det viktigt att rätta till detta?    Det blir lättare för läsaren att hitta information och att navigera i dokumentet om rubriknivåerna har en logisk ordning.

Så här löser du det   

Ändra ett rubrikformat

  1. Markera den rubriktext som du vill ändra.
  2. Välj rätt rubrikformat i gruppen Format på fliken Start.

Lägga till en rubrikrad

  1. Infoga en rad med text där du vill placera den nya rubriken.
  2. Välj rätt rubrikformat i gruppen Format på fliken Start.

Du kontrollerar dokumentets organisation genom att klicka på fliken Visa och markera kryssrutan Navigeringsfönster. Lägg åtminstone till en rubrik på varannan sida och se till att rubrikerna är i rätt ordning (Rubrik 2 under Rubrik 1 o.s.v.) i ett längre dokument så att dokumentet blir mer lättnavigerat.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Admin för Office 365 Midsize Business, Admin för Office 365 Small Business, Excel 2013, Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise-admin, Office 365 Midsize Business, Office 365 Small Business, Office Shared 2013, PowerPoint 2013, Word 2013, Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010