Konsolidera data i flera kalkylblad

Du kan sammanfatta och rapportera resultaten från olika kalkylblad genom att konsolidera och sammanfoga data från varje enskilt kalkylblad i ett huvudkalkylblad. Kalkylbladen kan finnas i samma arbetsbok som huvudkalkylbladet eller tillhöra andra arbetsböcker. När du konsoliderar data kombinerar du informationen så att det blir lättare att, regelbundet eller vid behov, uppdatera och ändra den.

Om du till exempel har ett kalkylblad med utgifter för företagets olika regionskontor, kan du skapa en konsolidering för att visa dessa siffror i ett kalkylblad med företagsutgifter. Detta huvudkalkylblad kan innehålla försäljningsbelopp och genomsnittsvärden, aktuella lagernivåer och bästsäljande produkter för hela företaget.

Du konsoliderar data med hjälp av kommandot Konsolidera i gruppen Dataverktyg på fliken Data.

Vad vill du göra?

Om du vill ... Gör du så här …
Ordna informationen i alla kalkylblad i samma ordning och med samma placering Konsolidera efter placering
Ordna informationen på olika sätt i de enskilda kalkylbladen men använda samma rad- och kolumnetiketter så att informationen kan matchas i huvudkalkylbladet Konsolidera efter kategori
Använda formler med cellreferenser eller 3D-referenser (3D-referens: En referens till ett cellområde som spänner över minst två kalkylblad i en arbetsbok.) till andra kalkylblad som du kombinerar eftersom det inte finns någon konsekvent ordning, placering eller kategori Konsolidera efter formel
Använda en pivottabellrapport i stället för en konsolidering Använda en pivottabellrapport för att konsolidera data

Konsolidera efter placering

  1. Förbered och strukturera informationen som ska konsolideras i varje kalkylblad.

VisaHur du ställer in data

  1. Klicka på cellen längst upp till vänster i området där du vill att den konsoliderade informationen ska visas i huvudkalkylbladet.

 Obs!    Se till att det finns tillräckligt många celler till höger om och under den här cellen för den konsoliderade informationen. Området fylls automatiskt när du klickar på Konsolidera.

  1. Klicka på Konsolidera i gruppen Dataverktyg på fliken Data.

Bild av menyfliksområdet i Excel

  1. Klicka på den summeringsfunktion (summeringsfunktion: En typ av beräkning som du använder när du kombinerar källdata i en pivottabell eller en konsolideringstabell eller när du infogar automatiska delsummor i en lista eller databas. Exempel på summeringsfunktioner är Summa, Antal och Medel.) som du vill använda för att konsolidera informationen i rutan Funktion.
  2. Om kalkylbladet finns i en annan arbetsbok klickar du på Bläddra, letar upp filen och klickar på OK för att stänga dialogrutan Bläddra.

Sökvägen till filen infogas i rutan Referens följt av ett utropstecken.

  1. Skriv det namn du gav området och klicka på Lägg till. Upprepa samma steg för varje område.
  2. Bestäm hur du vill uppdatera konsolideringen. Gör något av följande:
    • Om du vill att konsolideringen ska uppdateras automatiskt när källinformationen ändras markerar du kryssrutan Skapa länkar till källdata.

 Viktigt!   Du kan bara markera den här kryssrutan om kalkylbladet finns i en annan arbetsbok. När du har markerat den här kryssrutan kan du inte längre ändra vilka celler och områden som inkluderas i konsolideringen.

  • Om du vill kunna uppdatera konsolideringen manuellt genom att ändra de celler och områden som ingår i konsolideringen avmarkerar du kryssrutan Skapa länkar till källdata.
  1. Lämna rutorna under Använd etiketter i tomma. Rad- och kolumnetiketterna kopieras inte från källområdena till konsolideringen. Om du vill använda etiketter för den konsoliderade informationen kopierar du dem från ett av källområdena eller lägger till dem manuellt.

Överst på sidan Överst på sidan

Konsolidera efter kategori

  1. Förbered och strukturera informationen som ska konsolideras i varje kalkylblad.

VisaHur du ställer in data

  • Kontrollera att alla dataområden har listformat (lista: En serie rader som innehåller relaterade data eller serier av rader som du anger som ett datablad med kommandot Skapa lista.): varje kolumn har en etikett på den första raden och innehåller liknande information och det finns inga tomma rader eller kolumner i listan.
  • Placera varje område på separata kalkylblad. Placera inte något område på det kalkylblad där du tänker placera konsolideringen.
  • Kontrollera att etiketterna för de kolumner eller rader som du vill kombinera är identiska (samma stavning och användning av gemener och versaler), t.ex. är etiketterna Årligt medelv. och Årligt medelvärde olika och konsolideras inte.
  • Namnge områdena: Markera hela området, klicka på pilen bredvid Namnge ett område i gruppen Namngivna celler på fliken Formler och skriv ett namn på området i rutan Namn.
  1. Klicka på cellen längst upp till vänster i området där du vill att den konsoliderade informationen ska visas i huvudkalkylbladet.

 Obs!    Se till att det finns tillräckligt många celler till höger om och under den här cellen för den konsoliderade informationen. Området fylls automatiskt när du klickar på Konsolidera.

  1. Klicka på Konsolidera i gruppen Dataverktyg på fliken Data.

Bild av menyfliksområdet i Excel

  1. Klicka på den summeringsfunktion (summeringsfunktion: En typ av beräkning som du använder när du kombinerar källdata i en pivottabell eller en konsolideringstabell eller när du infogar automatiska delsummor i en lista eller databas. Exempel på summeringsfunktioner är Summa, Antal och Medel.) som du vill använda för att konsolidera informationen i rutan Funktion.
  2. Om kalkylbladet finns i en annan arbetsbok klickar du på Bläddra, letar upp filen och klickar på OK för att stänga dialogrutan Bläddra.

Sökvägen till filen infogas i rutan Referens följt av ett utropstecken.

  1. Skriv det namn du gav området och klicka på Lägg till. Upprepa samma steg för varje område.
  2. Bestäm hur du vill uppdatera konsolideringen. Gör något av följande:
    • Om du vill att konsolideringen ska uppdateras automatiskt när källinformationen ändras markerar du kryssrutan Skapa länkar till källdata.

 Viktigt!   Du kan bara markera den här kryssrutan om kalkylbladet finns i en annan arbetsbok. När du har markerat den här kryssrutan kan du inte längre ändra vilka celler och områden som inkluderas i konsolideringen.

  • Om du vill kunna uppdatera konsolideringen manuellt genom att ändra de celler och områden som ingår i konsolideringen avmarkerar du kryssrutan Skapa länkar till källdata.
  1. Markera kryssrutorna under Använd etiketter i som anger var etiketterna finns i källområdena: Översta raden, Vänster kolumn eller båda.

 Obs! 

  • Etiketter som inte matchar etiketterna i de andra källområdena ger i separata rader eller kolumner i konsolideringen.
  • Kontrollera att de kategorier som du inte vill konsolidera har unika etiketter som bara visas i ett källområde.

Överst på sidan Överst på sidan

Konsolidera efter formel

  1. Kopiera eller skriv kolumn- eller radetiketterna som du vill använda för den konsoliderade informationen i huvudkalkylbladet.
  2. Klicka på en cell som ska innehålla konsoliderade data.
  3. Skriv en formel som inkluderar en cellreferens till källcellerna i respektive kalkylblad eller en 3D-referens som innehåller information som du vill konsolidera. I samband med cellreferenser gör du något av följande:

Om den information som ska konsolideras finns i olika celler i olika kalkylblad    

  • Skriv en formel med cellreferenser till de andra kalkylbladen, en för varje kalkylblad. Om du till exempel vill konsolidera data från kalkylbladen Försäljning (i cell B4), Personal (i cell F5) och Marknadsföring (i cell B9), skriver du följande i cell A2 i huvudkalkylbladet:

Formel för att konsolidera celler från tre kalkylblad som använder cellreferenser

Tips!    Om du vill lägga till en cellreferens, t.ex. Försäljning!B4, i en formel utan att behöva skriva den manuellt, skriver du formeln fram till platsen för referensen, klickar på fliken för kalkylbladet och klickar sedan på cellen.

Om informationen som ska konsolideras finns i samma celler i olika kalkylblad    

  • Skriv en formel med en 3D-referens som inkluderar en referens till ett område med kalkylbladsnamn. Om du till exempel vill konsolidera data i cell A2, från Försäljning till och med Marknadsföring, skriver du följande i cell A2 i huvudkalkylbladet:

Formel för att konsolidera celler från tre kalkylblad som använder 3D-cellreferenser

 Obs!   Om inställningen för automatisk formelberäkning är aktiverad för arbetsboken uppdateras en konsolidering efter formel alltid automatiskt om informationen i de enskilda kalkylbladen ändras.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda en pivottabellrapport för att konsolidera data

Du kan skapa en pivottabellrapport (pivottabell: En interaktiv, korstabulerad Excel-rapport som summerar och analyserar data, till exempel databasposter, från olika källor, inklusive externa källor.) med hjälp av flera konsolideringsområden. Den här metoden liknar konsolidering efter kategori, men innebär en större flexibilitet att ordna om kategorierna. Mer information finns i avsnittet Konsolidera flera kalkylblad till en pivottabellrapport.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Excel 2007