Information Rights Management i Office 2010

Den här artikeln innehåller information om hur du begränsar behörigheten till innehåll i dokument, arbetsböcker och presentationer med hjälp av IRM (Information Rights Management), som ingår i Microsoft Office 2010. Information om hur du kan begränsa behörigheten till innehåll i e-postmeddelanden finns i avsnittet Introduktion till att använda IRM för e-postmeddelanden.

Information om hur du anger lösenord för att öppna eller ändra en fil finns i Skydda ett dokument, en arbetsbok eller en presentation med lösenord, behörigheter och andra begränsningar. I andra artiklar beskrivs hur du använder lösenord om du vill Begränsa eller tillåta formateringsändringar och Skydda element i ett kalkylblad eller en arbetsbok.

Artikelinnehåll


Avsikten med IRM och funktionens begränsningar

Med IRM (Information Rights Management) kan användare och administratörer definiera åtkomstbehörigheter till dokument, arbetsböcker och presentationer. På så sätt kan användarna förhindra att känslig information skrivs ut, vidarebefordras eller kopieras av obehöriga. När du har begränsat behörigheten till en fil med hjälp av IRM, tillämpas åtkomst- och användningsbegränsningarna oavsett var informationen finns eftersom behörigheten till en fil lagras i själva dokument-, arbetsboks- eller presentationsfilen.

Med IRM kan användarna konfigurera specifika inställningar avseende överföringen av personlig eller privat information. IRM gör det också lättare för företag att tillämpa företagsprinciper som reglerar användningen och spridningen av konfidentiell eller känslig företagsinformation.

IRM kan användas för att:

  • förhindra att en behörig mottagare av begränsat innehåll vidarebefordrar, kopierar, ändrar, skriver ut, faxar eller klistrar in innehåll för obehörig användning
  • förhindra att begränsat innehåll kopieras med hjälp av funktionen PrintScrn i Microsoft Windows
  • begränsa innehåll oavsett vart det skickas
  • tillämpa utgångsdatum för filer så att innehållet i dokument, arbetsböcker eller presentationer inte längre kan visas efter en angiven tidsperiod
  • tillämpa företagsprinciper som reglerar användningen och spridningen av innehåll inom företaget.

IRM kan inte användas för att förhindra att:

  • innehåll tas bort, stjäls eller snappas upp och överförs av skadliga program som trojanska hästar, program för tangentbordsavlyssning och vissa typer av spionprogram
  • innehåll går förlorat eller skadas på grund av datorvirus
  • begränsat innehåll kopieras för hand eller skrivs om när det visas på mottagarens skärm
  • en mottagare tar ett digitalt foto av det begränsade innehållet som visas på skärmen
  • begränsat innehåll kopieras med hjälp av externa skärmavbildningsprogram.

Överst på sidan Överst på sidan

Filtyper som du kan hantera behörigheter för

Med IRM i Office 2010 kan du hantera XPS-filer (XML Paper Specification) samt följande filtyper:

Word-filer

Filtyp Filnamnstillägg
Dokument DOC
Dokument DOCX
Makroaktiverat dokument DOCM
Mall DOT
Mall DOTX
Makroaktiverad mall DOTM

Excel-filer

Filtyp Filnamnstillägg
Arbetsbok XLS
Arbetsbok XLSX
Makroaktiverad arbetsbok XLSM
Mall XLT
Mall XLTX
Makroaktiverad mall XLTM
Binär arbetsbok (ej XML-format) XLSB
Makroaktiverat tillägg XLA
Makroaktiverat tillägg XLAM

PowerPoint-filer

Filtyp Filnamnstillägg
Presentation PPT
Presentation PPTX
Makroaktiverad presentation PPTM
Mall POT
Mall POTX
Makroaktiverad mall POTM
Bildspel PPS
Bildspel PPSX
Makroaktiverat bildspel PPSM
Office-tema THMX

 Obs! 

  • Om de här filtyperna är bifogade till ett e-postmeddelande med hanterad behörighet i Microsoft Outlook hanteras behörigheterna automatiskt även för dem.
  • Behörigheterna för en MSG-fil (meddelande) hanteras inte om du bifogar MSG-filen till ett e-postmeddelande med hanterad behörighet. IRM hanterar inte behörigheter för MSG-filer.

Överst på sidan Överst på sidan

Konfigurera datorn för IRM

Om du ska kunna använda IRM i Office 2010 krävs minst Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). Om Windows Vista körs på datorn är RMS-klienten (Windows Rights Management Services) redan installerad. Om Windows XP körs på datorn måste du eller RMS-administratören installera Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratören kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som anger vem som kan komma åt innehåll och vilken redigeringsnivå som tillåts för ett dokument, en arbetsbok eller en presentation. En företagsadministratör kan exempelvis definiera en behörighetsmall med namnet "Konfidentiellt", som anger att dokument, arbetsböcker eller presentationer som använder principen bara kan öppnas av personer inom företagsdomänen.

Installera Windows Rights Management Services Client (RMS)

Windows Vista

  1. Klicka på Start och sedan på Kontrollpanelen.
  2. Klicka på Program och sedan på Program och funktioner. Klicka på Installera ett program från nätverket i den vänstra rutan. Klicka på Windows Rights Management Services Client i listan med program och klicka sedan på Lägg till.

 Obs!   Om du använder klassisk vy dubbelklickar du på Program och funktioner och klickar på Installera ett program från nätverket i den vänstra rutan. Klicka sedan på Windows Rights Management Services Client i listan med program och på Lägg till.

Windows XP

  1. Klicka på Start och sedan på Kontrollpanelen.
  2. Klicka på Lägg till eller ta bort program och klicka på Lägg till eller ta bort program. Klicka på Lägg till nya program i det vänstra fönstret. Klicka på Windows Rights Management Services Client i programlistan och klicka på Lägg till.

 Obs!   Dubbelklicka på Lägg till eller ta bort program i klassiskt läge och klicka sedan på Lägg till nya program i det vänstra fönstret. Klicka på Windows Rights Management Services Client i programlistan och klicka på Lägg till.

Alternativt kan du vänta tills du för första gången försöker öppna en fil som har behörighetshanterats med IRM. I Office 2010 uppmanas du då att hämta Windows Rights Management Services Client om datorn inte har det programmet. Mer information om Windows Rights Management Services Client finns på webbplatsen Windows Rights Management Services.

Överst på sidan Överst på sidan

Hämta behörigheter

Första gången du öppnar ett dokument, en arbetsbok eller en presentation med begränsad behörighet måste du ansluta till en licensserver och därmed verifiera dina autentiseringsuppgifter samt hämta en användningslicens. Användningslicensen anger din åtkomstnivå för en fil. Den här processen krävs för varje fil med begränsad behörighet, vilket betyder att innehåll med begränsat innehåll inte kan öppnas utan en licens. För att du ska kunna hämta behörigheter måste dina autentiseringsuppgifter (inklusive e-postadressen) och information om dina behörigheter skickas från Microsoft Office till licensservern. Information som finns i dokumentet, arbetsboken eller presentationen skickas inte till licensservern. Mer information finns i Sekretesspolicyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Begränsa behörigheten till innehållet i filer

Dokumentförfattare kan begränsa behörigheten för dokument, arbetsböcker och presentationer till specifika användare, filer eller grupper (gruppbaserade behörigheter kräver katalogtjänsten Active Directory för gruppexpandering). Dokumentförfattare kan med dialogrutan Behörighet bevilja användare läs- och redigeringsbehörighet, samt ange förfallodatum för innehåll. Dokumentförfattaren Ranjit kan exempelvis bevilja Helena behörighet att läsa ett Word-dokument, men inte ändra det. Ranjit kan sedan ge Peter tillstånd att göra ändringar i dokumentet och att spara det. Ranjit kanske också bestämmer sig för att begränsa både Helenas och Peters tillgång till dokumentet under fem dagar innan behörigheten för dokumentet upphör. Information om hur du anger förfallodatum för ett dokument, en arbetsbok eller en presentation finns i avsnittet Ange ett förfallodatum för en fil.

Dialogrutan Behörighet i Word

  1. Spara dokumentet, arbetsboken eller presentationen.
  2. Klicka på fliken Arkiv.
  3. Gör något av följande:
    • Klicka på Skydda dokument på fliken Info i Word, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Begränsad åtkomst.
    • Klicka på Skydda arbetsbok på fliken Info i Excel, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Begränsad åtkomst.
    • Klicka på Skydda presentation på fliken Info i PowerPoint, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Begränsad åtkomst.
  4. Gör något av följande i dialogrutan Behörigheter:
    • Markera kryssrutan Begränsa behörighet till det här dokumentet i Word och definiera åtkomstnivåer för varje användare.
    • Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här arbetsboken i Excel och definiera åtkomstnivåer för varje användare.
    • Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här presentationen i PowerPoint och definiera åtkomstnivåer för varje användare.

Du kanske inte kan använda alla alternativ om en administratör har definierat anpassade behörighetsprinciper som inte kan ändras av enskilda användare.

Behörighetsnivåer

  • Läs     Användare med läsbehörighet kan läsa ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men inte redigera, skriva ut eller kopiera filen.
  • Ändra     Användare med ändringsbehörighet kan läsa, redigera och spara ändringar i ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men inte skriva ut filen.
  • Fullständig behörighet     Användare som har fullständig behörighet har total redigeringsbehörighet i dokumentet, arbetsboken eller presentationen, på samma sätt som en dokumentförfattare, och kan bland annat ange förfallodatum för innehållet, förhindra utskrift och ge behörigheter till andra användare. När behörigheten för ett dokument, en arbetsbok eller en presentation upphör för behöriga användare kan dokumentet, arbetsboken eller presentationen bara öppnas av den som skapat filen eller av användare med fullständig behörighet till dokumentet, arbetsboken eller presentationen. Den som skapat filen har alltid fullständig behörighet.
  1. Om du vill bevilja fullständig behörighet till en användare klickar du på Fler alternativ i dialogrutan Behörigheter, klickar på pilen i kolumnen Åtkomstnivå och klickar sedan på Fullständig behörighet i listan Åtkomstnivå.

Fler alternativ i dialogrutan Behörighet

  1. När du har definierat behörighetsnivåer klickar du på OK.

Meddelandefältet visas, och anger att behörigheter har definierats för dokumentet, arbetsboken eller presentationen. Om du behöver ändra åtkomstbehörigheterna för dokumentet, arbetsboken eller presentationen klickar du på Ändra behörighet.

Meddelandefältet i Word

Om ett dokument, en arbetsbok eller en presentation med begränsad behörighet vidarebefordras till en obehörig användare visas ett meddelande med dokumentförfattarens e-postadress eller webbplatsadress så att mottagaren kan be att få behörighet till dokumentet, arbetsboken eller presentationen.

Dialogruta i Word som anger att ett dokument med begränsad behörighet har vidarebefordrats till en obehörig person

Om dokumentförfattaren väljer att inte ange någon e-postadress, visas ett felmeddelande för obehöriga användare.

Ange ett förfallodatum för en fil

  1. Öppna filen.
  2. Klicka på fliken Arkiv.
  3. Gör något av följande:
    • Klicka på Skydda dokument på fliken Info i Word, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Begränsad åtkomst.
    • Klicka på Skydda arbetsbok på fliken Info i Excel, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Begränsad åtkomst.
    • Klicka på Skydda presentation på fliken Info i PowerPoint, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Begränsad åtkomst.
  4. Gör något av följande i dialogrutan Behörigheter:
    • Markera kryssrutan Begränsa behörighet till det här dokumentet i Word och klicka på Fler alternativ.
    • Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här arbetsboken i Excel och klicka på Fler alternativ.
    • Markera kryssrutan Begränsa behörighet till den här presentationen i PowerPoint och klicka på Fler alternativ.
  5. Gör något av följande under Ytterligare behörigheter för användare:
    • Markera kryssrutan Det här dokumentet upphör att gälla den i Word och ange ett datum.
    • Markera kryssrutan Den här arbetsboken upphör att gälla den i Excel och ange ett datum.
    • Markera kryssrutan Den här presentationen upphör att gälla den i PowerPoint och ange ett datum.
  6. Klicka på OK två gånger.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda ett annat Windows-användarkonto för att hantera filbehörigheter

  1. Öppna dokumentet, kalkylbladet eller presentationen.
  2. Klicka på fliken Arkiv.
  3. Gör något av följande:
    • Klicka på Skydda dokument på fliken Info i Word, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Hantera autentiseringsuppgifter.
    • Klicka på Skydda arbetsbok på fliken Info i Excel, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Hantera autentiseringsuppgifter.
    • Klicka på Skydda presentation på fliken Info i PowerPoint, peka på Begränsa behörighet efter personer och klicka på Hantera autentiseringsuppgifter.
  4. Gör något av följande:
    • Markera e-postadressen för det konto som du vill använda i dialogrutan Välj användare och klicka på OK.
    • Klicka på Lägg till i dialogrutan Välj användare, ange dina autentiseringsuppgifter för det nya kontot och klicka två gånger på OK.

Dialogrutan Välj användare

Överst på sidan Överst på sidan

Visa innehåll med begränsad behörighet

Om du vill visa innehåll med begränsad behörighet som du har behörighet till med hjälp av Office 2010 öppnar du bara dokumentet, arbetsboken eller presentationen.

Om du vill visa dina behörigheter klickar du på Visa behörighet i meddelandefältet eller på något av följande i statusfältet längst ned på skärmen:

  • Det här dokumentet innehåller en behörighetsprincip Knapp som anger att dokumentet, arbetsboken eller presentationen innehåller en behörighetsprincip
  • Den här arbetsboken innehåller en behörighetsprincip Knapp som anger att dokumentet, arbetsboken eller presentationen innehåller en behörighetsprincip
  • Den här presentationen innehåller en behörighetsprincip Knapp som anger att dokumentet, arbetsboken eller presentationen innehåller en behörighetsprincip

.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010