Grundläggande uppgifter i Excel 2010

Komma igång med Office 2010 Här följer exempel på några grundläggande uppgifter som du kan utföra i Microsoft Excel 2010.

I den här artikeln


Vad är Excel?

Excel är ett kalkylbladsprogram i Microsoft Office-systemet. Använd Excel när du vill skapa och formatera arbetsböcker (en samling kalkylblad) för att analysera data och fatta mer välunderbyggda affärsbeslut. Mer specifikt kan du använda Excel när du vill spåra data, skapa modeller för att analysera data, skriva formler för att utföra beräkningar med data, skapa flera olika typer av pivottabeller med data och presentera data i en mängd olika diagram med professionellt utseende.

Exempel på vanliga sätt att använda Excel är:

  • Redovisning Du kan använda de kraftfulla beräkningsfunktionerna i Excel i många bokföringsutdrag, till exempel likviditetsrapporter eller resultaträkningar.
  • Budgetering Oavsett om du skapar en privat budget eller en budget för ett företag, kan du skapa alla typer av budgetar i Excel, till exempel en plan för en marknadsföringsbudget, en evenemangsbudget eller en pensionsbudget.
  • Fakturering och försäljning Excel är också användbart vid hantering av fakturerings- och försäljningsdata och du kan enkelt skapa de formulär som du behöver, till exempel fakturor, följesedlar eller inköpsorder.
  • Rapportering Du kan skapa olika typer av rapporter i Excel som återger dina dataanalyser eller sammanfattar dina data, till exempel rapporter för att mäta projektförlopp, rapporter för att visa skillnaden mellan projekterade och faktiska resultat eller rapporter som du använder för att prognostisera data.
  • Planering Excel är ett utmärkt verktyg för att skapa professionella planer eller praktiska planeringskalendrar, till exempel en veckoplan för undervisning, en marknadsundersökningsplan, en bokslutsplan eller planeringskalendrar för att planera veckans måltider, fester eller semestrar.
  • Uppföljning Du kan använda Excel för att följa upp data i en tidrapport eller en lista, till exempel en tidrapport för uppföljning av arbete eller en inventarielista över utrustning.
  • Använda kalendrar Tack vare den rutnätsliknande arbetsytan lämpar sig Excel väl för att skapa olika typer av kalendrar, till exempel en akademisk kalender för att hålla reda på aktiviteter under läsåret eller en räkenskapsårskalender för att följa upp viktiga affärshändelser.

Överst på sidan Överst på sidan

Hitta och använda en mall

Med Excel 2010 kan du använda inbyggda mallar, egna anpassade mallar och söka bland en mängd mallar på Office.com. På Office.com finns ett brett utbud av populära Excel-mallar, t.ex. budgetar.

Så här gör du för att hitta en mall i Excel 2010:

  1. Klicka på Ny på fliken Arkiv.
  2. Under Tillgängliga mallar gör du något av följande:
  • Om du vill återanvända en mall du nyligen använt klickar du på Senaste mallar och på den mall du vill använda. Klicka sedan på Skapa.
  • Om du vill använda en egen mall som du redan har installerat klickar du på Mina mallar, markerar den mall du vill använda och klickar på OK.
  • Om du vill hitta en mall på Office.com klickar du på en mallkategori under Mallar på Office.com, väljer den mall du vill använda och klickar sedan på Hämta. Då hämtas mallen från Office.com till din dator.

 Obs!    Du kan också söka efter mallar på Office.com inifrån Excel. Skriv minst en söktermer i rutan Sök efter mallar på Office.com och klicka sedan på pilknappen för att söka.

Mer information om hur du hittar och använder mallar finns i Skapa en ny arbetsbok.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en ny arbetsbok

  1. Klicka på fliken Arkiv och sedan på Ny.
  2. Klicka på Tom arbetsbok under Tillgängliga mallar.
  3. Klicka på Skapa.

Mer information om hur du skapar en arbetsbok finns i Skapa en ny arbetsbok.

Överst på sidan Överst på sidan

Spara en arbetsbok

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Spara som.
  3. Markera Excel-arbetsbok i listan Filformat i dialogrutan Spara som.
  4. Ange ett namn på arbetsboken i rutan Filnamn.

Dialogrutan Spara som i Excel

  1. Avsluta genom att klicka på Spara.

Överst på sidan Överst på sidan

Skriva in data i ett kalkylblad

  1. Klicka på den cell du vill skriva in data i.
  2. Skriv in dina data i cellen.
  3. Tryck på RETUR eller TABB så flyttas markören till nästa cell.

Mer information om hur du skriver in data finns i Skriva in data i ett kalkylblad.

Överst på sidan Överst på sidan

Formatera tal

  1. Markera de celler som du vill formatera.
  2. Klicka på dialogruteikonen bredvid Tal i gruppen Tal på fliken Start (eller tryck på CTRL+1).
    Dialogruteikonen i gruppen Tal
  3. Klicka på det format som du vill använda i listan Kategori och justera sedan inställningarna. Om du exempelvis använder formatet Valuta kan du använda en annan valutasymbol, visa fler eller färre decimaler eller ändra sättet som negativa tal visas på.
    Dialogrutan Formatera celler

Mer information om hur du formaterar tal och om tillgängliga talformat finns i Formatera tal i ett kalkylblad eller Tillgängliga talformat.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda cellkantlinjer

  1. Markera den cell eller det cellområde som du vill lägga till en kantlinje för.
  2. På fliken Start i gruppen Tecken klickar du på pilen bredvid Kantlinjer och klickar sedan på den typ av kantlinje du vill använda.

Bild av menyfliksområdet i Excel

Mer information om hur du använder formatering i ett kalkylblad finns i Formatera ett kalkylblad.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en Excel-tabell

  1. Markera det cellområde i ett kalkylblad som ska ingå i tabellen. Cellerna kan vara tomma eller innehålla data.
  2. Klicka på Formatera som tabell i gruppen Formatmallar på fliken Start och markera sedan det tabellformat du vill använda.

Gruppen Formatmallar på fliken Start

  1. Om det markerade området innehåller data som du vill visa som tabellrubriker markerar du kryssrutan Tabellen har rubriker i dialogrutan Formatera som tabell.

Mer information om hur du skapar en tabell finns i Skapa en Excel-tabell.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda cellskuggning

  1. Markera den cell eller det cellområde som du vill använda cellskuggning för.
  2. Klicka på pilen bredvid knappen Fyllningsfärg i gruppen Tecken på fliken Start Bild av knapp, och klicka sedan på den färg du vill använda under Temafärger eller Standardfärger.

Mer information om hur du använder formatering i ett kalkylblad finns i Formatera ett kalkylblad.

Överst på sidan Överst på sidan

Filtrera data

  1. Markera de data som du vill filtrera
  2. Klicka på Filtrera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data.

Gruppen Sortera och filtrera på fliken Data

  1. Om du vill visa en lista där du kan välja alternativ för filtrering klickar du på pilen Pil i listruta med filter i kolumnrubriken.
  2. Du markerar efter värden genom att avmarkera kryssrutan (Markera allt). Då avmarkeras alla kryssrutorna. Markera sedan endast de värden som du vill visa och klicka på OK för att visa resultaten.

Mer information om hur du filtrerar data finns i Filtrera data med ett AutoFilter.

Överst på sidan Överst på sidan

Sortera data

Så här sorterar du snabbt dina data:

  1. Markera ett dataområde, till exempel A1:L5 (flera rader och kolumner) eller C1:C80 (en enda kolumn). Området kan omfatta rubriker som du har skapat för att identifiera kolumner eller rader.
  2. Markera en enskild cell i den kolumn du vill sortera data efter.
  3. Klicka på Bild av knapp om du vill sortera i stigande ordning (A till Ö eller minst till störst).

Knappar för snabbsortering i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data

  1. Klicka på Bild av knapp om du vill sortera i fallande ordning (Ö till A eller störst till minst).

Om du vill sortera efter specifika kriterier gör du så här:

  1. Markera en cell någonstans i det område som du vill sortera.
  2. Klicka på Sortera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data.

Kommandot Sortera i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data

Dialogrutan Sortera öppnas.

  1. I listan Sortera efter markerar du den första kolumnen du vill sortera efter.
  2. I listan Sortera efter markerar du antingen Värden, Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon.
  3. I listan Ordning markerar du i vilken ordning du vill sortera – alfabetisk eller numerisk sortering i stigande eller fallande ordning (alltså A till Ö eller Ö till A för text eller minst till högst eller högst till lägst för siffror).

Mer information om hur du sorterar data finns i Sortera data med ett AutoFilter.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en formel

  1. Inled formeln genom att ange ett likhetstecken (=) i en cell.
  2. Ange en kombination av tal och operatorer, till exempel 3+7.
  3. Använd musen för att markera andra celler (och infoga en operator mellan dem). Markera exempelvis B1 och skriv sedan ett plustecken (+), markera C1 och skriv +, och markera därefter D1.
  4. Tryck på RETUR när du har skrivit färdigt och vill slutföra formeln.

Mer information om hur du skapar en formel finns i Skapa en formel.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa diagram av data

  1. Välj de data som du vill skapa ett diagram av.
  2. Klicka på den typ av diagram du vill använda i gruppen Diagram på fliken Infoga och klicka sedan på en undertyp.
    Bild av menyfliksområdet i Excel
  3. Använd Diagramverktyg om du vill lägga till diagramelement, till exempel rubriker och dataetiketter, och om du vill ändra diagrammets design, layout eller format.
    Diagramverktyg

Mer information om hur du skapar ett diagram finns i Skapa diagram av data.

Överst på sidan Överst på sidan

Skriva ut ett kalkylblad

  1. Klicka på det kalkylblad eller markera de kalkylblad som du vill förhandsgranska.
  2. Klicka på Arkiv och klicka sedan på Skriv ut.

Kortkommando  Du kan också trycka på CTRL+P.

Obs!    Förhandsgranskningsfönstret visas alltid i svartvitt även om ditt kalkylblad innehåller färg, såvida du inte har konfigurerat datorn för utskrift på en färgskrivare.

  1. Om du vill förhandsgranska nästa eller föregående sida klickar du på Nästa sida respektive Föregående sida längst ned i förhandsgranskningsfönstret.
  2. Så här anger du egenskaper för utskrift:
  • Om du vill byta skrivare klickar du på den nedrullningsbara listrutan under Skrivare och väljer önskad skrivare.
  • Om du vill ändra utskriftsformatet, inklusive sidorientering, pappersstorlek och sidmarginaler, väljer du de alternativ som du vill använda under Inställningar.
  • Om du vill anpassa kalkylbladet så att det får plats på en utskriven sida klickar du på det anpassningsalternativ som du vill använda på den nedrullningsbara listrutan under Inställningar.
  1. Gör på något av följande sätt om du vill skriva ut arbetsboken:
  • Om du vill skriva ut en del av ett kalkylblad klickar du i kalkylbladet och markerar det dataområde som du vill skriva ut.
  • Om du vill skriva ut hela kalkylbladet aktiverar du kalkylbladet genom att klicka i det.
  1. Klicka på Skriv ut.

Mer information om hur du skriver ut finns i Skriva ut ett kalkylblad.

Överst på sidan Överst på sidan

Aktivera och använda ett tillägg

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Alternativ och sedan på kategorin Tillägg.
  3. I den nedre delen av dialogrutan Excel-alternativ kontrollerar du att Excel-tillägg har markerats i rutan Hantera och klickar sedan på Kör.
  4. Markera kryssrutorna intill de tillägg du vill läsa in i dialogrutan Tillägg och klicka sedan på OK.
  5. Om ett meddelande om att det inte går att köra tillägget och att du måste installera det visas, klickar du på Ja för att installera tillägget.

Mer information om hur du använder tillägg finns i Snabbstart: Aktivera och använda ett tillägg.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Excel 2010