Den här artikeln ger dig en översikt över de metoder som du kan använda om du vill dela med dig av en Access-databas samt över de faktorer som du bör ha i åtanke när du bestämmer vilken metod som passar dig bäst. Här finns också länkar till mer detaljerad information om varje metod.

I den här artikeln förutsätts att alla personer som vill dela med sig av och ska använda databasen har installerat Access på datorn. Mer information om hur du kan distribuera en databas till personer som inte har Access installerat finns i artikeln Distribuera Access 2007-program.

Även om du kan dela med dig av en databas genom att skapa och distribuera rapporter så innehåller den här artikeln ingen information om hur du använder rapporter för att dela med dig av data. Mer information om hur du kan dela med dig av data genom att distribuera rapporter finns i artikeln Distribuera en rapport elektroniskt.

---

• Översikt

• Dela upp en databas

• Dela med dig av en databas genom att använda en nätverksmapp

• Dela med dig av en databas genom att använda en SharePoint-webbplats

• Använda Access med en databasserver

---

Översikt

En Access-databas är uppbyggd av objekt, som tabeller, frågor och formulär. Tabellerna innehåller data. Alla andra typer av databasobjekt hjälper dig att använda de data som är lagrade i tabellerna. När du vill dela med dig av en databas är det normalt tabellerna du vill dela med dig av eftersom det är där som alla data finns. När du delar med dig av tabeller är det viktigt att ni försäkrar er om att alla använder samma tabeller , för att se till att alla använder samma data.

De andra databasobjekten (frågor, formulär, rapporter och så vidare) innehåller inga data och därför är det mindre viktigt att alla använder samma objekt. Det är faktiskt så att det kan finnas fördelar med att använda olika kopior av sådana objekt. Du har normalt en rad olika alternativ för att dela med dig av din databas, beroende på dina behov och resurser.

Delningsmetoder

• Delad databas   Det här är ett bra alternativ om du inte har tillgång till en SharePoint-webbplats eller en databasserverprodukt. Tabellerna hamnar i en Access-fil och allt annat hamnar i en annan Access-fil som kallas klientdatabas. Klientdatabasen innehåller länkar till tabellerna i den andra filen. Varje användare får en egen kopia av klientdatabasen och därför är endast tabellerna delade.
• Nätverksmapp  Det här är det enklaste alternativet men är också det som ger minst antal funktioner. Databasfilen sparas på en delad nätverksenhet och flera personer kan använda databasfilen samtidigt. Det kan dock uppstå problem med pålitligheten och tillgängligheten om flera personer ändrar data samtidigt. Alla databasobjekt är delade.
• SharePoint-webbplats  Detta är ett bra alternativ om du har en server där Windows SharePoint Services körs. Eftersom SharePoint har flera integrationsfunktioner med databaser så blir det enklare att använda dem. Det finns två metoder: publicera en databas och länka till listor.

  När du publicerar en databas kan du dra nytta av flera av SharePoints listfunktioner och du kan öppna formulär och rapporter från SharePoint-menyn Visa. Eftersom databasfilen sparas på SharePoint-webbplatsen är alla databasobjekt delade.

  När du länkar till SharePoint-listor är uppgifterna delade men databasobjekten är inte det. Varje användare får en egen kopia av databasen.

• Databasserver  Denna metod liknar delningen av en databas eftersom tabellerna lagras på nätverket och varje användare har en lokal kopia av en Access-databasfil som innehåller länkar till tabellerna, tillsammans med frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Du bör använda det här alternativet om du har tillgång till en databasserver. Databasservrarna är optimerade för att dela data bland många användare. Fördelarna varierar beroende på vilken typ av programvara för databasservern som används men normalt finns till exempel användarkonton och kontroll över vilka data som ska vara tillgängliga. Dessutom ger det en utmärkt datatillgänglighet och bra integrerade verktyg för datahantering. Endast tabellerna är delade.

Faktorer som bör beaktas

	Delad databas	Nätverksmapp	SharePoint-webbplats	Databasserver
Kräver programvara för databasserver?	N	N	N	J
Kräver Windows Server 2003 eller senare?	N	N	J	N
Datatillgänglighet	God	Lämplig för små grupper som redigerar relativt få data	Bäst	Bäst
Säkerhet	Beror på ytterligare åtgärder	Minst säkra metoden	Bäst	Bäst
Flexibilitet	Flexibelt. Du kan enkelt utveckla nya databasfunktioner utan att avbryta arbetet. Varje användare kan ändra designen på objekten i sin egen kopia.	Mindre flexibelt. Utvecklingen kan göras med en offline-kopia av databasen och sedan ersätts denna. Användarna kan inte ge databasen en personlig design.	Flexibelt. Är beroende av delningsmetoden. Om publicering används kan du styra vilka formulär och rapporter som ska vara tillgängliga. Om länkning används kan användarna ändra sin kopia av databasen.	Flexibelt. Du kan enkelt utveckla nya databasfunktioner utan att avbryta arbetet. Varje användare kan ändra designen på objekten i sin egen kopia.

 Överst på sidan

Dela upp en databas

När du delar upp en databas organiserar du om den till två filer: en serverdatabas som innehåller datatabellerna och en klientdatabas som innehåller alla andra databasobjekt, till exempel frågor, formulär och rapporter. Användarna arbetar med informationen genom att använda en lokal kopia av klientdatabasen.

När du vill dela upp en databas använder du guiden Databasdelning. När du har delat upp databasen måste du distribuera klientdatabasen till användarna.

Fördelarna med att dela upp en databas är bland annat följande:

• Högre prestanda  Databasens prestanda ökar ofta markant eftersom endast data skickas över nätverket. I en delad databas som inte är uppdelad skickas själva databasobjekten , tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler , över nätverket, inte bara data.
• Högre tillgänglighet  Eftersom enbart data skickas över nätverket går databasuppgifter, till exempel ändringar av poster, mycket snabbare, vilket gör att data som behöver ändras är mer tillgängliga.
• Förbättrad säkerhet  Om du lagrar serverdatabasen på en dator med filsystemet NTFS kan du använda säkerhetsfunktioner i NTFS för att skydda dina data. Eftersom användarna kommer åt serverdatabasen via länkade tabeller är det inte lika stor risk att obehöriga användare kan få tillgång till data genom att ta sig in i klientdatabasen eller genom att utge sig för att vara en auktoriserad användare. Som standard används filsystemet NTFS i Windows XP, Windows Vista och Windows Server 2003.
• Högre stabilitet  Om en användare stöter på ett problem och databasen avslutas oväntat begränsas eventuella skador på databasfilerna till den kopia av klientdatabasen som användaren hade öppen. Eftersom användaren endast kommer åt data i serverdatabasen via länkade tabeller är risken för att filer i serverdatabasen skadas mycket mindre.
• Flexibel utvecklingsmiljö  Eftersom alla användare arbetar med en lokal kopia av klientdatabasen kan de alla ta fram frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt utan att påverkas av varandra. På samma sätt kan du utveckla och distribuera en ny version av klientdatabasen utan att störa åtkomsten till de data som lagras i serverdatabasen.

Steg-för-steg instruktioner och mer information om hur du kan dela en databas finns i artikeln Dela upp en databas.

 Överst på sidan

Dela med dig av en databas genom att använda en nätverksmapp

Det enklaste sättet att dela med dig av en databas är att lägga ut den i en delad nätverksmapp. Även om detta är den enklaste metoden så är det också den mest begränsade. Innan du använder den här metoden bör du se till att alla av följande villkor uppfylls:

• Endast ett par personer förväntas använda databasen samtidigt.
• Det finns inga PM-fält i databasen. Och om det finns det så kommer de inte att uppdateras samtidigt av olika användare.
• Användarna har inget behov av att skräddarsy databasens design.

 Obs!   Denna metod är mindre säker än andra metoder för databasdelning eftersom alla användare har tillgång till en komplett kopia av databasfilen varvid risken för obehörig åtkomst ökar.

Dela med dig av en databas genom att använda en nätverksmapp

1. Skapa en delad nätverksmapp om det inte redan finns en sådan.

   Om du behöver hjälp med detta steg använder du hjälpsystemet i operativsystemet på den dator som du vill använda för att dela med dig av din databas. Om den delade mappen ligger på en nätverksserver kan du behöva be nätverksadministratören om hjälp.

2. Försäkra dig om att Access är inställt på att öppnas i delat läge på alla användares datorer. Programmet öppnas i det här läget som standard men du bör göra en kontroll för att försäkra dig om att det verkligen gör det . Om en användare öppnar databasen i exklusivt läge kommer det att störa de andra användarnas användning av informationen. Utför följande kontroll på alla datorer:
   1. Starta Access.
   2. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Access-alternativ.
   3. Klicka på Avancerat i rutan till vänster i dialogrutan Access-alternativ.
   4. Gå till rutan till höger i dialogrutan Access-alternativ och bläddra ner till avsnittet Avancerat. Markera Delat under rubriken Öppna databaser.
   5. Klicka på OK och stäng sedan Access.
3. Kopiera databasfilen till den delade mappen. När du har kopierat filen måste du se till att filattributen är inställda på att tillåta skrivning och läsning till databasfilen. Användarna måste ha skriv- och läsbehörighet om de vill använda databasen.
4. Skapa en genväg till databasfilen på alla användares datorer.

   När du anger sökvägen till databasfilen i genvägens Mål-egenskap bör du använda en UNC-adress istället för bokstaven för en mappad enhet. Du kan till exempel använda \\datornamn\delad.accdb istället för F:\exempel.accdb.

    Obs!   Det här steget kan även utföras av användarna själva.

 Överst på sidan

Dela med dig av en databas genom att använda en SharePoint-webbplats

Access är på flera sätt integrerat med Windows SharePoint Services. En av fördelarna är att alla data är centralt placerade och du kan också använda SharePoint-funktioner för att hjälpa till att hantera programtillgången och för att göra data tillgängliga via en webbläsare. En översikt över SharePoint-integreringen finns i artikeln Introduktion till att integrera data mellan Access och en SharePoint-webbplats.

Om du vill dela med dig av en databas med hjälp av SharePoint kan du antingen publicera databasen eller flytta tabellerna till SharePoint-listorna och sedan länka till dem från Access-databasen.

Publicera en databas på en SharePoint-webbplats

När du publicerar en Microsoft Office Access 2007-databas på en Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-webbplats kan andra personer på ditt företag också arbeta med databasen. Du kan dela med dig av tabellerna med andra som använder SharePoint-webbplatsen medan du fortsätter att använda Access som klientdatabas för formulären, rapporterna och frågorna. Om även andra användare har Access installerat kan du också göra frågorna, formulären och rapporterna tillgängliga för dem i form av vyer.

Om SharePoint-webbplatsen till exempel innehåller listor som håller ordning på ämnen som rör kundtjänst och andra som används för lagring av uppgifter om personalen kan du skapa en databas i Access som en klientdel för dessa listor. Du kan skapa Access-frågor för att analysera ämnena samt Access-rapporter för att formatera och publicera skrivna rapporter inför ett av gruppens statusmöten. Om de andra personerna har Access på sina datorer kan du skapa Access-frågor och rapporterna blir tillgängliga på Visa-menyn för SharePoint-listan. När de andra personerna ser listan på SharePoint-webbplatsen kan de söka efter och öppna frågorna, rapporterna och andra Access-objekt genom att klicka på Visa-menyn. Om de andra personerna inte har Access kan de ändå använda informationen i listan med hjälp av SharePoint-vyerna.

När du publicerar en databas på en SharePoint-webbplats för första gången ger Access dig en lista över webbservrar som gör det enklare för dig att komma till den plats där du vill publicera databasen, till exempel ett dokumentbibliotek. När du har publicerat databasen kommer Access ihåg platsen så att du inte behöver leta efter servern varje gång du ska publicera eventuella ändringar.

Publiceringen av databaser på en SharePoint-webbplats är endast möjlig om databasfilen har sparats i formatet Office Access 2007.

Mer information om hur du publicerar en databas på en SharePoint-webbplats finns i artikeln Publicera en databas på en SharePoint-webbplats.

Flytta dina data till SharePoint-listor och länka till dem

Med denna metod kan varje användare göra ändringar i sin egen databaskopia eftersom informationen är delad via SharePoint-webbplatsen. Även om du inte får lika många fördelar som om du skulle ha publicerat databasen på en SharePoint-webbplats så är det ändå praktiskt med centralt placerade data. Med den här metoden får du samma fördelar som med en uppdelad databas. Men eftersom informationen ligger i SharePoint-listor kan du dessutom göra informationen tillgänglig i nätverket med hjälp av SharePoint-funktionerna.

Denna metod består huvudsakligen av tre steg:

1. Flytta informationen till SharePoint-listorna.
2. Skapa länkar till dessa listor.
3. Distribuera databasfilen.

Använd Guiden Flytta till SharePoint-webbplats när du vill genomföra de första två stegen och de kommunikationsmedel som du har tillgång till när du vill genomföra det sista steget.

Använda Guiden Flytta till SharePoint-webbplats

1. Klicka på Flytta till SharePoint i gruppen SharePoint-listor på fliken Externa data.

    Obs!   Detta alternativ är endast tillgängligt om databasen har sparats i formatet Office Access 2007.

2. Följ instruktionerna i guiden Flytta till SharePoint-webbplats, och ange platsen där SharePoint-webbplatsen ligger.

   Om du vill avbryta processen klickar du på Stopp.

3. På guidens sista sida markerar du kryssrutan Visa detaljer om du vill få mer information om migreringen.

   Den här sidan i guiden beskriver vilka tabeller som har länkats till listor och ger information om en plats för säkerhetskopiering samt webbadressen till din databas. Här visas också en varning om några problem uppstod under migreringen och information om en loggtabell där du kan se ytterligare detaljer om problemen.

4. Klicka på Slutför när guiden är klar.

   Om guiden visar en varning bör du granska loggtabellen och vidta de åtgärder som krävs för att garantera att informationen migreras på ett korrekt sätt. Om vissa fält till exempel inte kan flyttas eller inte kan konverteras till en annan datatyp som är kompatibel med en SharePoint-lista.

 Obs!   Om du vill visa listorna på SharePoint-webbplatsen klickar du på Listor på Snabbstartfältet eller på Visa allt webbplatsinnehåll. Du kanske måste uppdatera sidan i webbläsaren. Om du vill att listan ska visas på Snabbstartfältet på SharePoint-webbplatsen eller om du vill ändra andra inställningar, som att aktivera versioner som ska spåras, kan du ändra listinställningarna på SharePoint-webbplatsen. Läs Hjälpen på SharePoint-webbplatsen om du vill få mer information.

Mer information om hur du kan flytta data till SharePoint-listor finns i artikeln Flytta tabellerna i en Access-databas till en SharePoint-webbplats och länka till dem.

 Överst på sidan

Använda Access med en databasserver

Du kan använda Access med en databasserverprodukt, till exempel SQL Server, när du vill dela med dig av din databas. Den här metoden ger dig många fördelar men kräver extra programvara , en databasserverprodukt.

Fördelar med att dela med dig av en databas med hjälp av en databasserver

• Höga prestanda och skalbarhet  I många fall ger en databasserver bättre prestanda än en fristående databasfil i Access. Många databasserverprodukter har också stöd för väldigt stora databaser med terabytekapacitet vilket är cirka 500 gånger större än den nuvarande maxstorleken för en Access-databas (två gigabyte). Databasserverprodukter arbetar normalt väldigt effektivt genom att behandla frågor parallellt (med hjälp av multipla, ursprungliga trådar inom en och samma process för att hantera användarförfrågningar) samt minimera behovet av extra minne när fler användare läggs till.
• Ökad tillgänglighet  De flesta databasserverprodukter låter dig säkerhetskopiera databasen medan den används. Med andra ord behöver du inte tvinga användarna att avsluta sitt arbete och stänga databasen när du vill säkerhetskopiera databasen. Dessutom hanterar databasserverprodukterna normalt samtidig redigering och postlåsning på ett väldigt effektivt sätt.
• Förbättrad säkerhet  Ingen databas i världen kan göras hundraprocentigt säker. Men databasserverprodukterna har ett kraftfullt säkerhetssystem som hjälper till att skydda dina data mot obehörig åtkomst. De flesta databasserverprodukter erbjuder kontobaserat skydd vilket gör att du kan bestämma vem som ska kunna se vilka tabeller. Även om någon obehörig skulle få åtkomst till Access klientdel så kan denna person inte använda informationen tack vare det kontobaserade skyddet.
• Automatisk återställning  Om ett systemfel skulle uppstå (som en operativsystemkrasch eller ett strömavbrott), har vissa databasserverprodukter en automatisk återställningsmekanism som återställer databasen till dess senaste fungerande tillstånd på bara ett par minuter, utan att databasadministratören behöver ingripa.
• Serverbaserad behandling  Genom att använda Access i en klient-/serverkonfiguration kan du hjälpa till att minska nätverkstrafiken genom att behandla databasfrågor på servern innan resultatet skickas till klienten. Att låta servern utföra behandlingen är oftast effektivare, särskilt om du arbetar med stora datamängder.

Grundläggande instruktioner för användning av Access med en databasserver

Exakt vilka åtgärder som måste utföras när du vill använda Access med en databasserver beror på vilken databasserverprodukt som används men de grundläggande åtgärderna är alltid samma:

1. Flytta informationen från tabellerna i en Access-databas till tabellerna på databasservern.
2. Länka till databasserverns tabeller inifrån databasfilen i Access.
3. Skapa användarkonton på databasservern.
4. Distribuera Access-databasfilen.
5. Installera drivrutiner till databasen på alla användares datorer om så krävs.

Mer specifik information om hur du använder Access med SQL Server finns i avsnittet Flytta Access-data till en SQL Server-databas med hjälp av Utvidgningsguiden(På engelska).

 Överst på sidan