Lär dig att söka efter poster

Anta att du har skapat en databas med hjälp av någon av mallarna som ingår i Microsoft Office Access 2007. Det kanske är en Kontakter-databas, och du har importerat kontaktinformation från Microsoft Office Outlook 2007. Rätt vad det är har du tillräckligt med data så att det krävs mer än en snabb blick på databladet för att hitta en viss post.

Du kan söka efter poster på fyra sätt:

  • Navigera    Att flytta mellan poster, i allmänhet en i taget, i en tabell eller vy.

 Obs!   En vy är ett databasobjekt som visar information som lagras i tabeller. Formulär, frågor och rapporter kan vara vyer.

Alla Office Access 2007-mallar innehåller frågor som du kan använda direkt. Du kan också skapa egna frågor så att du kan fokusera på vissa poster och besvara specifika frågeställningar.

I den här artikeln förklaras vilka metoder som du kan använda för att navigera, söka efter och filtrera poster. Här finns också ett exempel på hur du hittar specifika poster och länkar till andra hjälpartiklar där det finns mer ingående information om hur du använder frågor.

Vad vill du göra?


Navigera genom poster

Du kan navigera (bläddra) genom poster på flera sätt. Genom att trycka på TABB flyttar du genom posterna en i taget. När du öppnar en tabell eller vy i databladsvyn (Datablad: En vy som används för att visa data från en tabell, ett formulär, en fråga, en vy eller en lagrad procedur i rader och kolumner. I vyn Datablad kan du redigera fält, lägga till och ta bort data samt göra sökningar.), kan du använda postnavigeringsknapparna när du flyttar genom posterna. De flesta formulär innehåller postnavigeringsknappar. I Office Access 2007-mallarna innehåller vissa formulär rutan Gå till där du kan välja en post utifrån vilka data som finns i nyckelfälten.

Använda postnavigeringsknappar

Du kan navigera från post till post med hjälp av postnavigeringsknappar. Beroende på vilken av dessa knappar du trycker på, flyttar du till den första, föregående, nästa, sista eller till en ny post.

Navigeringsknappar

Bildtext 1 Första posten
Bildtext 2 Föregående post
Bildtext 3 Aktuell post
Bildtext 4 Nästa post
Bildtext 5 Sista posten
Bildtext 6 Ny (tom) post
Bildtext 7 Filterindikator
Bildtext 8 Sökruta

När du klickar i rutan Aktuell post kan du skriva ett postnummer och sedan trycka på RETUR för att flytta till den posten. Postnummer räknas i tur och ordning från början på formuläret eller databladet. De motsvarar inte några fältvärden.

Filterindikatorn visar om ett filter används. Om inget filter används eller om alla filter har rensats, visas Inget filter. Klicka på den här knappen när Filtrerad visas om du vill ta bort filtret. När Ofiltrerad visas klickar du på knappen om du vill använda det senast använda filtret.

När du skriver text i rutan Sök markeras det första matchande värdet i realtid allt eftersom du skriver varje tecken. Tack vare den här funktionen kan du snabbt söka efter en post med ett matchande värde.

Markera en post med hjälp av rutan Gå till

Med rutan Gå till kan du välja en viss post i en listruta. Du hittar den i databaser som har skapats utifrån en Access-mall – vanligtvis i detaljformulär som visar information om personer, till exempel formuläret Kontaktinformation i databaser som baseras på mallen Kontakter. Rutan Gå till finns ibland också i andra formulär, till exempel formuläret Projekt och uppgifter i databaser som baseras på mallen Marknadsföringsprojekt.

Om ett formulär innehåller rutan Gå till finns den i den övre vänstra delen i formuläret och ser ut ungefär som i bilden nedan:

Rutan Gå till

Använda rutan Gå till

  1. Klicka på pilen i kanten på rutan.
  2. Markera en post i listrutan.

 Obs!   Om du känner till de första tecknen i posten som du vill flytta till, skriver du dem i rutan Gå till. Då går det snabbare att hitta posten.

I rutan Gå till visas tillräckligt med data för att unikt identifiera varje post. När du väljer en post i listan visas resten av postens data i formulärets huvudområde.

Överst på sidan Överst på sidan

Söka efter vissa poster

Med hjälp av fliken Sök i dialogrutan Sök och ersätt kan du söka efter vissa poster. Du kan söka i ett visst fält eller i hela tabellen eller vyn.

 Obs!   Det går bara att använda dialogrutan Sök och ersätt om tabellen eller vyn innehåller data. Detta gäller även om det inte finns några synliga poster då ett filter används.

Söka efter poster    

  1. Öppna tabellen eller vyn där du vill söka.
  2. Klicka i fältet som du vill söka i.
  3. Klicka på Sök i gruppen Sök på fliken Start eller tryck på CTRL+F.

eller

Kortkommando  Tryck på CTRL+F.

Dialogrutan Sök och ersätt visas med fliken Sök markerad.

  1. Skriv värdet som du vill söka efter i rutan Sök efter. Detta är sökvillkoret.
  2. Du kan också använda listan Leta i om du vill byta fält att söka i, eller söka i hela den underliggande tabellen.
  3. Du kan också klicka på Del av fält i listan Matcha. Då får du den bredast möjliga sökningen.

Listan Matcha representerar jämförelseoperatorn. Elementet Del av fält motsvarar "innehåller" och resulterar i en matchning när villkoret finns i valfri del av fältet som du söker i.

  1. Markera Alla i listan Sök och sedan på Sök nästa.
  2. Klicka på Avbryt i dialogrutan Sök och ersätt när elementet som du söker efter är markerat. Då stängs dialogrutan.

Mer information om hur du använder dialogrutan Sök och ersätt finns i artikeln Ändra data med hjälp av dialogrutan Sök och ersätt.

Överst på sidan Överst på sidan

Filtrera poster

Du kan använda ett filter om du vill begränsa de poster som visas till enbart de som matchar villkoret. Om du använder ett filter blir det enklare att hitta önskade poster. Om du till exempel snabbt vill begränsa posterna som visas, högerklickar du i ett fält vars värde du vill matcha och väljer sedan något av alternativen Lika med, Inte lika med, Innehåller eller Innehåller inte längst ned på snabbmenyn.

Använda ett filter som baseras på en markering

  1. Öppna en tabell eller ett formulär.
  2. Kontrollera att tabellen eller formuläret inte redan är filtrerat genom att klicka på Avancerat i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data och sedan klicka på Ta bort alla filter, om det kommandot är tillgängligt.
  3. Navigera till posten som innehåller värdet du vill använda i filtret och klicka sedan i fältet. Om du vill filtrera utifrån en del av en markering, markerar du de tecken som du vill använda.
  4. Klicka på Markering och klicka sedan på det filter du vill använda i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start.

eller

Högerklicka i fältet och markera sedan något av alternativen Lika med, Inte lika med, Innehåller eller Innehåller inte längst ned på snabbmenyn.

  1. Upprepa steg 3 och 4 ovan om du vill filtrera andra fält utifrån en markering.

Om du vill ta reda på mer om andra former av filtrering använder du kommandona i gruppen Sortera och filtrera på fliken Start.

Mer information om hur du använder filter finns i artikeln Filter: Begränsa antalet poster i en vy.

Överst på sidan Överst på sidan

Söka efter poster genom att använda en fråga

De metoder som du kan använda för att söka efter och filtrera poster är mycket användbara när du söker efter vissa poster. Men ibland kanske du vill utföra samma sök- eller filtreringsåtgärd flera gånger. I stället för att återskapa stegen i sökningen eller filtreringen varje gång, skapar du en fråga.

Olika typer av information lagras som olika typer av data. Till exempel födelsedagar lagras som datum-/tidsdata, medan namn lagras som textdata. När du använder en fråga för att söka eller filtrera, använder du villkor som baseras på den typ av data du söker efter.

Ibland går det inte att hitta en viss post som du vet finns. Det kan inträffa om du visar poster i ett formulär eller en fråga som inte visar vissa poster på grund av värdet i ett visst fält. I till exempel mallen Ärenden visar formuläret Ärendelista inte de ärenden vars status är "Avslutat", eftersom posterna hämtas från en fråga som utelämnar dessa fall. Om du vill visa avslutade ärenden, kan du söka efter dem i tabellen Ärenden eller formuläret Ärendeinformation, använda rapporten Avslutade ärenden eller skapa en fråga som visar avslutade ärenden. I följande exempel visas hur du använder en fråga när du söker efter poster.

Anta att du använder en databas som har skapats med Access 2007-mallen Ärenden för att följa upp ärenden. Tabellen Ärenden innehåller ett fält, med namnet Status, som anger om ett visst ärende är aktivt, löst eller avslutat. Du kan skapa en fråga som visar de ärenden vars status är Avslutat genom att följa stegen nedan:

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.
  1. Dubbelklicka på Ärenden i dialogrutan Visa tabell och klicka på Stäng.
  2. Dubbelklicka i frågedesignern på asterisken (*) i tabellen Ärenden. Då visar frågan alla fält från posterna som returneras.

Ärenden.* visas i den första kolumnen i rutnätet, i raden Fält. Detta anger att alla fält från tabellen Ärenden ska returneras.

  1. Dubbelklicka på Status i tabellen Ärenden i frågedesignern.

Status visas i den andra kolumnen i rutnätet, i raden Fält.

  1. Avmarkera kryssrutan i raden Visa i den andra kolumnen i rutnätet. Då visar inte frågan fältet Status.

Om du inte avmarkerar kryssrutan Visa i kolumnen Status, visas kolumnen Status två gånger i frågeresultatet.

  1. Skriv ="Avslutat" i den andra kolumnen i rutnätet, i raden Villkor. Detta är sökvillkoret. På det här sättet ser du till att frågan bara returnerar de poster där värdet på Status är "Avslutat".

 Obs!   I det här exemplet används bara ett sökvillkor. Du kan använda många sökvillkor genom att lägga till villkor för flera fält, och genom att använda raden eller och de extra raderna under eller.

Frågan är klar att köra, och ser ut ungefär så här:

Frågerutnät

  1. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

 Obs!   Såvida du inte redan har börjat följa upp ärenden och därför har data i tabellen Ärenden – och har angett status för minst ett ärende till "Avslutat" – returneras inga resultat. Du kan emellertid spara frågan och använda den senare.

  1. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S. Skriv namnet på frågan i dialogrutan Spara som, till exempel Avslutade ärenden, och klicka på OK.

Nu har du en fråga som visar ärenden vars status är Avslutat.

Mer information om hur du skapar frågor som gör det enklare att söka efter poster finns i artiklarna Skapa en enkel urvalsfråga och Skapa en fråga som baseras på flera tabeller.

Mer information om sök- och filtervillkor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2007