Komma igång med Access 2007

Du kan komma igång med Microsoft Office Access 2007 på flera sätt, beroende på om du använder Access för första gången, flyttar data från en annan databas eller ett kalkylprogram till Access eller uppgraderar från en tidigare version av Access. I den här artikeln tas frågor upp som kan uppstå i dessa situationer.

Vad vill du göra?


Börja använda Access för första gången

Office Access 2007 innehåller en rad förbättringar som gör det enklare än någonsin att skapa en databas. Användare som har skapat databaser i Access tidigare, kommer att uppskatta hur dessa nya och förbättrade funktioner gör det snabbare att skapa databaser.

När du startar Office Access 2007 är den första skärmen som visas skärmen Komma igång med Microsoft Office Access (såvida du inte startade Access genom att dubbelklicka på en viss Access-databasfil, för då öppnas databasen i stället). Skärmen Komma igång med Microsoft Office Access är utgångspunkten när du skapar en ny databas, öppnar en befintlig databas eller visar innehåll från Microsoft Office Online.



Skapa en databas med hjälp av en mall

I Access finns en mängd mallar som gör att det går snabbare att skapa en databas. En mall är en färdig databas som innehåller alla tabeller, frågor (fråga: En fråga om informationen som lagras i tabellerna, eller en begäran om att utföra en åtgärd på informationen. En fråga kan hämta data från flera tabeller och utgöra datakällan för ett formulär eller en rapport.), formulär och rapporter som behövs för en viss uppgift. Det finns t.ex. mallar för att spåra ärenden, hantera kontakter eller hålla ordning på utgifter. Vissa mallar innehåller ett par exempelposter som visar hur de ska användas. Malldatabaser kan användas som de är, eller så kan du anpassa dem efter behov.

  1. Starta Access om det inte redan körs.

Om en databas redan är öppen visar du skärmen Komma igång med Microsoft Office Access på följande sätt:

  • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Stäng databas.Bild av knapp

Skärmen Komma igång med Microsoft Office Access

  1. Ett antal mallar visas under Aktuella Online-mallar på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access och det finns ännu fler om du klickar på någon av kategorierna under Mallkategorier på vänster sida i Access-fönstret. Du kan också hämta fler från Microsoft Office-webbplatsen (mer information finns i nästa stycke, Hämta en mall från Microsoft Office Online).
  2. Klicka på mallen som du vill använda.
  3. På skärmen till höger om Access-fönstret visas ett förlag på filnamn till databasen i rutan Filnamn. Du kan redigera filnamnet och ange en annan mapp. Om du vill kan du i stället skapa databasen och länka den till en Windows SharePoint Services 3.0-webbplats.
  4. Klicka på Skapa (eller klicka på Hämta om du vill ha en Office Online-mall).

Databasen skapas och öppnas. Ett formulär visas där du ska registrera data.

 Obs!   Om mallen innehåller exempeldata tar du bort de olika posterna så här:

  • Klicka på raden som innehåller posten du vill ta bort. (Radrubriken utgörs av rutan eller fältet till vänster om posten.)
  • Klicka på Ta bort i gruppen Poster på fliken Start.Bild av knapp
  1. Börja registrera data genom att klicka i den första tomma cellen i formuläret och börja skriv. När du har registrerat några poster kan du använda navigeringsfönstret för att kontrollera om det finns några andra formulär eller rapporter som du kan använda.

Hämta en mall från Microsoft Office Online

Om det inte finns någon mall som passar på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access går du till webbplatsen för Office Online där det finns ett större urval.

  1. Starta Access om det inte redan körs.

Om en databas redan är öppen visar du skärmen Komma igång med Microsoft Office Access på följande sätt:

  • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Stäng databas.Bild av knapp
  1. Klicka på Mallar under Mer på Office Online nästan längst ned på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access.

Webbplatsen Office Online öppnas i ett nytt webbläsarfönster.

  1. Sök efter och hämta mallen som du vill ha med hjälp av sökverktygen på webbplatsen Office Online.
  2. När du har hämtat mallen lagras den nya databasen i någon av följande mappar:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\användare\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\användare\Mina dokument

Nästa gång som du vill arbeta med databasen öppnar du den i Access eller Utforskaren i Windows från den platsen.

Högst upp

Skapa en databas från början

Om ingen av mallarna passar, eller om du har data i ett annat program som du vill importera till Access, kanske du tycker att det är bättre att skapa en databas från början. För de flesta tillämpningar ska du utföra en eller båda av följande åtgärder:

  • Skapa nya tabeller och registrera, klistra in eller importera sedan data i dessa tabeller.
  • Importera data från andra källor, vilket skapar nya tabeller.

Om du vill lära dig mer om att planera och designa en databas, eller att skapa relationer, formulär, rapporter eller frågor följer du länkarna under Se även i den här artikeln.

Skapa en tom databas

  1. Starta Access.
  2. Klicka på Tom databas på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access.

Knappen Tom databas

  1. Skriv ett filnamn i rutan Filnamn på skärmen Tom databas. Om du inte anger något filnamnstillägg, läggs ett till automatiskt. Standardplatsen för filen är någon av följande.
    • Microsoft Windows Vista    c:\Users\användare\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\användare\Mina dokument

Om du vill ändra platsen klickar du på BläddraBild av knapp bredvid rutan Filnamn, bläddrar till och väljer den nya platsen och klickar sedan på OK.

  1. Klicka på Skapa.

Databasen skapas och sedan öppnas en tom tabell (med namnet Tabell1) i databladsvyn (Datablad: En vy som används för att visa data från en tabell, ett formulär, en fråga, en vy eller en lagrad procedur i rader och kolumner. I vyn Datablad kan du redigera fält, lägga till och ta bort data samt göra sökningar.).

  1. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Lägg till nytt fält.

En ny, tom tabell i en ny databas

Du lägger till data genom att börja skriva – eller så klistrar in du in data från en annan källa på det sätt som beskrivs i stycket Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell senare i den här artikeln.

 Obs! 

  • Att registrera data i databladsvyn fungerar på ungefär samma sätt som i ett Excel-kalkylblad. Den främsta begränsningen är att data måste registreras i löpande rader och kolumner, med början vid det övre vänstra hörnet på databladet. Du ska inte försöka att formatera informationen genom att ta med tomma rader eller kolumner så som du gör i ett Excel-kalkylblad, eftersom det bara tar upp plats i tabellen. Tabellen ska bara innehålla informationen. All visuell presentation av dessa data görs i formulären och rapporterna som du utformar senare.
  • Tabellstrukturen skapas medan du registrerar informationen. Varje gång som du lägger till en ny kolumn i tabellen, definieras ett nytt fält. Fältets datatyp (datatyp: De fältegenskaper som bestämmer vilken typ av data som kan finnas i fältet. Datatyperna är Boolesk, Heltal, Lång, Valuta, Enkel, Dubbel, Datum, Sträng och Variant (standardvärde).) konfigureras automatiskt utifrån vilken typ av data som du anger. Om du t.ex. har en kolumn där du har skrivit enbart datumvärden, konfigureras datatypen för det fältet till Datum/tid. Om du senare försöker att ange något annat än ett datumvärde (t.ex. ett namn eller ett telefonnummer) i det fältet, visas ett meddelande om att värdet inte passar kolumnens datatyp. När så är möjligt ska du planera tabellen så att varje kolumn innehåller samma typ av data, oavsett om det är text, datum, tal eller någon annan typ. Detta gör det mycket enklare att skapa frågor, formulär och rapporter som väljer ut enbart de data du vill ha.
  • Mer information om hur du arbetar med datablad finns i artikeln Öppna ett tomt datablad.

Om du för tillfället inte vill registrera någon information klickar du på StängBild av knapp .

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av verktygen i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

Bild av menyfliksområdet i Access

Klicka på Tabell om du vill skapa en tom tabell i databladsvyn. I databladsvyn kan du börja registrera data direkt och låta Access skapa tabellstrukturen automatiskt allteftersom, eller så kan du använda designvyn (Design: En vy som används för att visa design för följande databasobjekt: tabeller, frågor, formulär, rapporter och makron. I Design kan du skapa nya databasobjekt och ändra utformningen av befintliga objekt.) där du först skapar tabellstrukturen och sedan växla till databladsvyn där du registrerar data. Oavsett vilken vy du börjar i kan du alltid växla tillbaka till den andra med hjälp av vyknapparna i statusfältet i Access-fönstret.

Infoga en tabell med början i databladsvyn    I databladsvyn kan du registrera data direkt, och låta Access skapa tabellstrukturen automatiskt i bakgrunden. Fältnamnen tilldelas i nummerordning (Fält1, Fält2 o.s.v.) och fältens datatyp baseras på vilka data som du registrerar.

  1. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa.Bild av knapp
  1. Tabellen skapas och markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Lägg till nytt fält.

 Obs!   Om kolumnen Lägg till nytt fält inte visas kanske du arbetar i designvyn i stället för i databladsvyn. Du växlar till databladsvyn genom att dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret. Du uppmanas att ange ett namn på den nya tabellen och sedan öppnas databladsvyn.

  1. Klicka på Nytt fält i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.Bild av knapp

Skärmen Fältmallar visas med en lista över vanliga fälttyper. Om du drar någon av dessa fält till databladet läggs ett fält med det namnet till och dess egenskaper anges till lämpliga värden för den typen av fält. Du kan ändra dessa egenskaper senare. Du måste dra fältet till ett område i databladet som innehåller data. Ett lodrätt infogningsfält visas som anger var fältet kommer att placeras.

  1. Du lägger till data genom att börja skriva i den första tomma cellen – eller så klistrar du in data från en annan källa, vilket beskrivs senare i den här artikeln.
    • Om du vill byta namn på en kolumn (ett fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan ett nytt namn. Du bör ge varje fält ett beskrivande namn så att det blir enklare att avgöra vad fältet innehåller när det visas i fönstret Fältlista.
    • Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på kolumnrubriken och dra den till önskad plats. Du kan också markera flera sammanhängande kolumner och dra allihop till en ny plats.

Infoga en tabell, med början i designvyn    I designvyn skapar du först tabellens struktur. Därefter växlar du till databladsvyn där du registrerar data, eller så registrerar du data genom att använda någon annan metod, t.ex. klistra in eller lägga till.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa.Bild av knapp
  1. För vart och ett av fälten i tabellen skriver du ett namn i kolumnen Fältnamn och väljer sedan en datatyp i listan Datatyp.

 Obs!   Om kolumnerna Fältnamn och Datatyp inte visas kanske du arbetar i databladsvyn i stället för i designvyn. Du växlar till designvyn genom att klicka på Design i statusfältet i Access-fönstret. Du uppmanas att ange ett namn på den nya tabellen och sedan öppnas designvyn.

  1. Om du vill kan du ange en beskrivning av respektive fält i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen som du anger visas i statusfältet när insättningspunkten finns i det fältet, och används som statusfältstext för alla kontroller som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista till ett formulär eller en rapport, och för alla kontroller som skapas för fältet med formulär- eller rapportguiden.
  2. När du har lagt till alla fälten sparar du tabellen.
    • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Spara eller tryck på CTRL+S.
  1. Du kan när som helst börja registrera data genom att växla till databladsvyn, klicka i den första tomma cellen och skriva. Du kan också klistra in data från en annan källa, vilket beskrivs i nästa stycke.

Om du efter att ha registrerat data vill lägga till ett eller flera fält i tabellen, kan du antingen börja skriva i kolumnen Lägg till nytt fält i databladsvyn, eller så lägger du till nya fält med hjälp av kommandona i gruppen Fält och kolumner på fliken Datablad.

Mer information om hur du skapar tabeller, och även använder tabellmallar, finns i artikeln Skapa tabeller i en databas.

Högst upp

Klistra in data från en annan datakälla i en Access-tabell

Om informationen lagras i ett annat program, t.ex. Office Excel 2007, kan du kopiera och klistra in den i en Access-tabell. Detta fungerar bäst om informationen redan avgränsas i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om informationen finns i ett ordbehandlingsprogram, bör du avgränsa datakolumnerna med tabbtecken eller konvertera data till en tabell i ordbehandlingsprogrammet innan du kopierar dem. Om informationen måste redigeras eller ändras på annat sätt (t.ex. namn som ska delas upp i förnamn och efternamn), bör du göra detta innan du kopierar informationen, speciellt om du är ovan vid Access.

När du klistrar in data i en tom tabell, anges datatypen automatiskt för varje fält utifrån vilken typ av data som finns där. Om t.ex. ett inklistrat fält inte innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid på det fältet. Om det inklistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej", används datatypen Ja/nej på fältet.

Fälten namnges automatiskt utifrån vad som finns i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ nästa rad, bestäms det att den först raden innehåller data och allmänna fältnamn (F1, F2 och så vidare) används. Om den första raden med inklistrade data raden inte påminner om det som finns i de övriga raderna, bestäms det att den första raden innehåller fältnamnet. Fälten namnges enligt detta och den första raden används inte som datarad.

Om allmänna fältnamn tilldelas ska du ändra namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Gör så här:

  1. Spara tabellen.
    • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Spara eller tryck på CTRL+S.
  1. Dubbelklicka i databladsvyn på respektive kolumnrubrik och skriv sedan ett giltigt fältnamn för varje kolumn. Det kanske verkar som om du skriver över data, men kolumnrubrikraden innehåller fältnamnen, inte data.
  2. Spara tabellen igen.

 Obs!   Du kan också byta namn på fälten genom att växla till designvyn och sedan redigera fältnamnen där. Om du vill växla till designvyn högerklickar du på tabellen i navigeringsfönstret och klickar sedan på Design. Om du vill växla tillbaka till databladsvyn dubbelklickar du på tabellen i navigeringsfönstret.

Högst upp

Importera data från en annan källa

Du kanske har data som har samlats in i ett annat program och vill importera dem till Access. Eller så kanske du arbetar tillsammans med andra som lagrar sina data i ett annat program, och du vill kunna arbeta med deras data i Access. Oavsett vilket så är det enkelt att importera data till Access från andra program. Du kan importera data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista och från en mängd andra källor. Hur du går tillväga skiljer sig mellan de olika källorna, men med följande anvisningar kommer du snabbt igång:

  1. Klicka på kommandot för den typ av fil som du importerar från i gruppen Importera på fliken Externa data.

Bild av menyfliksområdet i Access

Om du t.ex. importerar data från ett Excel-kalkylblad ska du klicka på Excel. Om rätt programtyp inte visas klickar du på Mer.

 Obs!   Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera kanske du behöver starta programmet där du från början skapade informationen, och sedan använda det programmet för att spara informationen i ett vanligt filformat (till exempel en avgränsad textfil (avgränsad textfil: En fil som innehåller data, där individuella fältvärden avgränsas med ett tecken, till exempel semikolon eller tabb.)) innan du importerar data till Access.

  1. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data om du vill söka efter källdatafilen eller skriv den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.
  2. Klicka på önskat alternativ under Ange hur och var data i den aktuella databasen ska lagras. Du kan skapa en ny tabell genom att använda de importerade data, lägga till data i en befintlig tabell eller skapa en länkad tabell som upprätthåller en länk till datakällan.
  3. Klicka på OK.

Guiden Importera startar.

  1. Följ anvisningarna i guiden Importera. Exakt hur du ska göra är beroende av vilka import- eller länkalternativ som du har valt.
  2. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Du får en fråga om du vill spara uppgifterna om importåtgärden som du har utfört.

  • Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen, klickar du på Spara importsteg och anger sedan uppgifterna.

Du kan sedan återskapa importåtgärden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data, klicka på importspecifikationen och sedan klicka på Kör.

  • Om du inte vill spara uppgifterna om åtgärden klickar du på Stäng.

Informationen importeras till en ny tabell och därefter visas tabellen under Tabell i navigeringsfönstret.

Om du vill lära dig mer om hur du importerar data till Access följer du länkarna under Se även i den här artikeln.

Högst upp

Öppna en befintlig Access-databas

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Öppna.
  1. Klicka på en genväg i dialogrutan Öppna – eller klicka i rutan Leta i på enheten eller mappen som innehåller databasen du ska använda.
  2. Dubbelklicka på mapparna i mapplistan tills den mapp som innehåller databasen har öppnats.
  3. Gör något av följande när du hittar databasen:
    • Om du vill öppna databasen i standardläge dubbelklickar du på den.
    • Om du vill öppna databasen för delad åtkomst i en miljö för flera användare (nätverksdatabas (delad databas): En databas som tillåter att flera användare kommer åt och kan ändra samma datauppsättning samtidigt.) så att du både du och andra användare kan läsa och skriva till databasen samtidigt, klickar du på Öppna.
    • Om du vill öppna databasen med skrivskyddad åtkomst, så att du kan visa den men inte redigera den, klickar du först på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna med skrivskydd.
    • Om du vill öppna databasen med exklusiv åtkomst, så att ingen annan kan öppna den medan den är öppen, klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och väljer Öppna exklusivt.
    • Om du vill öppna databasen med skrivskydd klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och klickar sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd. Andra användare kan fortfarande öppna databasen men den är skrivskyddad.

Om du inte hittar databasen som du vill öppna    

  1. Klicka på genvägen Den här datorn i dialogrutan Öppna – eller klicka på Den här datorn i rutan Leta i.
  2. Högerklicka i listan över enheter på den enhet där du tror att databasen finns och klicka sedan på Sök.
  3. Ange sökvillkor och tryck på RETUR för att börja söka efter databasen.
  4. Om databasen hittas öppnar du den genom att dubbelklicka på den i dialogrutan Sökresultat.
  5. Eftersom du startade sökningen från dialogrutan Öppna måste du klicka på Avbryt i den dialogrutan innan databasen kan öppnas.

 Obs!   Du kan öppna datafiler i externa filformat av typen dBASE, Paradox, Microsoft Exchange och Excel direkt, liksom alla ODBC-datakällor (ODBC-datakälla: De data och den information som behövs för att komma åt dessa data från sådana program och databaser som kan använda ODBC-protokollet (Open Database Connectivity).), exempelvis Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. En ny Access-databas skapas automatiskt i samma mapp som datafilen, och länkar till varje tabell i den externa databasen läggs till.

VisaTips!

  • Om du vill öppna någon av de senast öppnade databaserna klickar du på filnamnet i listan Öppna tidigare databas på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access. Databasen öppnas med samma inställningar som användes då du senast öppnade den. Om listan över senast använda filer inte visas klickar du på Microsoft Office-knappenBild av knapp och sedan på Access-alternativ. Dialogrutan Access-alternativ visas. Klicka på kategorin Avancerat och markera sedan kryssrutan Lista med senast använda filer under Visa. (Du kan också välja numret på databasen bland de nyligen använda filerna i listan, upp till nio stycken.)
  • Om du öppnar en databas genom att klicka på Microsoft Office-knappenBild av knapp och sedan använda kommandot Öppna, kan du visa en lista med genvägar till databaser som du har använt tidigare genom att klicka på Senast använda dokument i dialogrutan Öppna.

Högst upp


Överst på sidan Överst på sidan

Importera data från ett kalkylprogram eller annat program

Om du har arbetat med andra databas- och kalkylbladsprogram känner du säkert till hur dessa program fungerar och vad databaser används till. Access skiljer sig dock från andra databasprogram genom att du kan skapa relationsdatabaser (relationsdatabas: En typ av databas som lagrar information i tabeller. I den används matchande värden från två tabeller för att relatera data i den ena tabellen till data i den andra tabellen. I en relationsdatabas lagrar du vanligtvis en viss typ av data en gång.). Dessutom kan du använda Access med andra databasprogram, t.ex. SQL Server.

I det här avsnittet


Importera ett Excel-kalkylblad till Access

Många börjar med att utforska Access efter att först ha skapat en lista i Excel. Excel passar utmärkt att börja med, men allt eftersom listan växer blir den allt svårare att strukturera och uppdatera. Det blir då logiskt att flytta listan till Access.

En databastabell påminner till strukturen om ett kalkylblad, eftersom data lagras i rader och kolumner. Därför är det ganska enkelt att importera ett kalkylblad till en databastabell. Den stora skillnaden mellan att lagra data i ett kalkylblad och i en databas består i hur data struktureras. Att importera hela kalkylbladet som en ny tabell i databasen löser inte problemen med att strukturera och uppdatera data, speciellt inte om kalkylbladet innehåller redundanta data. För att kunna lösa dessa problem måste du dela in kalkylbladsinformationen i olika tabeller med likartade data. Mer information om hur du strukturerar data i tabeller finns i artikeln Grundläggande databasdesign

I Access finns guiden Tabellanalys som hjälper dig med detta. När du har importerat data till en tabell, får du hjälp av guiden med att dela upp tabellen i flera olika tabeller, där var och en innehåller data som inte finns som dubbletter i andra tabeller. Guiden skapar också de relationer som behövs mellan tabellerna. Mer information om relationer finns i Relationer i en databas i den här artikeln.

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny Office Access 2007-databas

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Nytt.
  1. Skriv ett namn på den nya databasen i rutan Filnamn och klicka på Skapa.
  2. Stäng Tabell1.

När du ombeds att spara ändringarna i designen av Tabell1 klickar du på Nej.

  1. Klicka på Excel i gruppen Importera på fliken Externa data.Bild av knapp
  1. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data.
  2. Leta reda på filen i dialogrutan Öppna.
  3. Markera filen och klicka på Öppna.
  4. Kontrollera att alternativet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen är markerat i dialogrutan Hämta externa data.
  5. Klicka på OK.

Guiden Importera kalkylblad startar och du får några frågor om dina data.

  1. Följ anvisningarna och navigera genom sidorna genom att klicka på Nästa eller Bakåt. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

 Obs!   Du får en fråga om du vill spara uppgifterna om importåtgärden som du har utfört. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen, klickar du på Ja och anger sedan uppgifterna. Du kan på ett enkelt sätt sedan återskapa åtgärden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data. Om du inte vill spara uppgifterna om åtgärden klickar du på Stäng.

Informationen importeras till en ny tabell och därefter visas den i Alla tabeller i navigeringsfönstret.

Strukturera data med guiden Tabellanalys

När informationen har importerats till en Access-tabell, kan du snabbt identifiera de data som förekommer flera gånger med hjälp av guiden Tabellanalys. Med denna kan du på ett enkelt sätt strukturera dubblettdata i olika tabeller, så att de lagras på det mest effektiva sättet. Den ursprungliga tabellen sparas som en säkerhetskopia och sedan skapas nya tabeller som du kan använda som grund i databastillämpningar.

  1. Öppna Access-databasen som innehåller tabellen du vill analysera.
  2. Klicka på Analysera tabell i gruppen Analyserapå fliken Databasverktyg.

Guiden Tabellanalys startar.

Om du inte har arbetat med normalisering tidigare, finns det två introduktionssidor i guiden med en kort självstudiekurs – med exempel som du visar genom att klicka på en knapp. Om introduktionssidorna inte visas utan i stället en kryssruta med namnet Visa introduktion, markerar du kryssrutan och klickar på Bakåt två gånger så att introduktionen visas. Om du inte vill visa introduktionssidorna igen efter att du har gått igenom dem, avmarkerar du den här kryssrutan.

  1. Markera tabellen som du vill analysera på sidan som inleds med meningen Vilken tabell innehåller fält med värden som upprepas i flera poster? och klicka på Nästa.
  2. Du kan låta guiden bestämma vilka fält som ska ingå i vilka tabeller, eller så kan du göra det själv. Om du följer guidens förslag kan du ändå ändra tabellayouten på nästa sida i guiden.

 Obs!   Om du låter guiden bestämma vilka fält som ska placeras i vilka tabeller kanske dessa val inte alltid passar för dina data, speciellt om det inte finns så mycket data att arbeta med. Du bör noga gå igenom guidens resultat. Å andra sida kanske guiden föreslår en effektivare struktur än vad du tänkt på själv, så det kan vara bra att i alla fall testa guidens förslag en gång. Om du inte gillar det, det kan du ändra strukturen på fälten manuellt och du kan alltid klicka på Bakåt och ordna alla fälten själv.

  1. Klicka på Nästa. På den här sidan anger du vilka tabeller som innehåller vilka fält. Om du väljer att låta guiden bestämma, visas flera tabeller anslutna med relationslinjer. Annars skapas bara en tabell som innehåller alla fälten. I båda fallen kan du göra ändringar på den här sidan.
    • Du kan dra fälten från en tabell till ett tomt område på sidan om du vill skapa en ny tabell som innehåller dessa fält. Du ombeds ange ett tabellnamn.
    • Du kan dra fälten från en tabell till en annan om du tror att de lagras mer effektivt där.
    • De flesta tabeller får ett ID- eller GUID-fält. Om du vill lära dig mer om ID-fält klickar du på Tips i guidens övre högra hörn.
    • Klicka på Ångra om du ångrar ändringen.
    • Om du vill byta namn på en tabell dubbelklickar du på namnlisten, skriver det nya namnet och klickar sedan på OK.
  2. När fälten är ordnade på det sätt som du vill ha dem klickar du på Nästa.
  3. Om guiden hittar poster med mycket likartade värden, identifieras dessa värden som möjliga typografiska fel och en skärm visas där du bekräftar vad som ska åtgärdas. Rulla genom listan och leta reda på alla poster som har värden i kolumnen Korrigering och klicka på lämpligt element i den nedrullningsbara listan. Markera (Låt stå) om du inte vill att guiden ska ändra värdet. Klicka på Nästa när du är klar.
  4. Då får en fråga om du vill skapa en fråga som påminner om den ursprungliga tabellen. Om du redan har inbyggda formulär och rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen, kan det vara bra att skapa en sådan fråga. Om du väljer Ja, skapa frågan får den ursprungliga tabellen ett nytt namn genom att "_gammal" läggs till tabellnamnet, och sedan får den nya frågan ett namn utifrån namnet på den ursprungliga tabellen. Formulären och rapporterna som var baserade på tabellen använder nu frågan för sina data, och de fortsätter att fungera som tidigare.
  5. Klicka på Slutför.

Guiden skapar de nya tabellerna efter anvisningarna och sedan öppnas de. Stäng dem när du har granskat resultatet.

Högst upp

Arbeta med data från andra program

Office Access 2007 innehåller flera funktioner som du använder när du vill arbeta med data som lagras i andra program.

  • Skapa en ny Access-databas som länkas till data i ett annat filformat    Med hjälp av Access kan du öppna en fil i ett annat format, t.ex. text, dBASE eller ett kalkylblad. Access-databasen och fillänkningen skapas automatiskt.
    1. Starta Access.
    2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Öppna.
  1. Klicka på den typ av fil som du vill öppna i den nedrullningsbara listan Filformat som finns i dialogrutan Öppna. Om du är osäker på filtypen klickar du på Alla filer (*.*).
  2. Om det behövs bläddrar du till mappen som innehåller filen som du vill öppna. När du hittar filen öppnar du den genom att dubbelklicka på den.
  3. Följ anvisningarna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.
  • Importera eller länka data till en befintlig Access-databas    Du kan antingen importera data från andra källor och program till Access-tabeller så att data placeras i Access-filen, eller länka till data från Access så att data finns kvar i den ursprungliga filen (utanför Access-filen).

Importera eller länka data

  1. Klicka på det format som data lagras i gruppen Importera på fliken Externa data.

Du kan importera eller länka data från följande format:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Textfiler
  • XML-filer
  • ODBC-databaser
  • HTML-dokument
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

Dialogrutan Hämta externa data öppnas.

  1. Följ instruktionerna i dialogrutan.

Data importeras eller länkas till databasen. För de flesta format måste du ange var data ska placeras och sedan välja hur dessa data ska lagras i databasen.

Högst upp


Överst på sidan Överst på sidan

Använda en tidigare version av databasen i flera versioner av Access

Om Access-databasen eller Access-projektet har skapats i Access 2000 eller senare kan du använda databasen eller projektet i den version av Access databasen eller projektet skapades i eller en senare version – även om filen är säkerställd. Access 2000-filer kan t.ex. användas i Access 2000 t.o.m. Office Access 2007 och Access 2002–2003-filer kan användas i Access 2002–2003 t.o.m. Office Access 2007.

Ibland kanske du vill behålla informationen i en tidigare version av Access, men har användare med en senare version av programmet som vill länka till den här informationen men ändå utnyttja fördelarna med funktionerna i den senare versionen. Lösningen är att skapa en ny klientdatabas i den senare versionen (som innehåller formulär, rapporter, frågor och makron men inga tabeller) och länka den till tabellerna i den tidigare versionen. Använd någon av följande procedurer, beroende på om databasen finns i en fil eller redan är uppdelad i ett klient-serverprogram (klient/server-applikation: Ett databasprogram som innehåller en serverdatabasfil som innehåller tabeller och kopior av en klientdatabasfil som innehåller alla andra databasobjekt med länkar till servertabeller.).



Använda en Access-databas som består av en fil i olika versioner av Access

Om alla tabeller, formulär och andra objekt i Access-databasen lagras i en MDB-fil, och om du vill använda flera versioner av Access kan du skapa en klientdatabas i en senare version och länka den till den ursprungliga filen. Användare som har tidigare versioner av Access kan fortfarande använda den ursprungliga databasen. Användare som har den senare versionen kan använda den nya klientdatabasen för att länka till samma data.

  1. Använd följande procedur om du vill konvertera databasen till något av de tre senaste formaten: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med det här kommandot bevaras den ursprungliga databasen i sitt ursprungliga format och en kopia skapas i det format som du anger.
    • Stäng Access-filen. Om filen är en databas för flera användare och finns på en server eller i en delad mapp, kontrollerar du först att ingen annan har databasen öppen.
    • Starta Access 2007.
    • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Öppna.
  • Bläddra till platsen där filen som ska konverteras finns och dubbelklicka på den.

 Obs!   Om dialogrutan Utökning av databas visas, med en fråga om du vill utöka databasen, klickar du på Nej.

  • Om ett formulär öppnas när du startar databasen stänger du det.
  • Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp, peka på pilen bredvid Spara som och klicka sedan på det filformat som du vill konvertera till under Spara databaser i annat format.
  • Skriv ett namn på den nya databasen i dialogrutan Spara som.

 Obs!   Om du inte tänker spara den nya databasen på en annan plats, måste den ha ett annat namn än den ursprungliga databasen. Det är vanligtvis bäst att använda ett annat namn, så att du lätt kan skilja på klientdatabasen och serverdatabasen. Om du konverterar till formatet Access 2007 ändras emellertid filnamnstillägget från MDB till ACCDB, så att du kan använda samma filnamn.

  • Klicka på Spara.
  1. Dela den konverterade databasen i ett klient-serverprogram på följande sätt:
    • Klicka på Åtkomst (bara tabeller) i gruppen Flytta data på fliken Databasverktyg.Bild av knapp
  • Klicka på Dela databasen i dialogrutan Databasdelning.
  • Skriv ett namn på klientdatabasen och klicka på Dela.
  1. Ta bort serverdatabasen som har skapats med verktyget Databasdelning – var försiktig så att du inte tar bort den ursprungliga databasen.
  2. Länka den nya klientdatabasen till tabellerna i den ursprungliga databasen: Klicka på Länkhanteraren i gruppen Databasverktyg på fliken Databasverktyg.Bild av knapp
  1. Klicka på Markera alla och markera sedan kryssrutan Fråga alltid efter ny placering.
  2. Klicka på OK, bläddra till databasen från den tidigare versionen och dubbelklicka sedan på den.

Om allt går som det ska, visas ett meddelande om att alla valda länkade tabeller har uppdaterats.

Du kan nu utöka den nya klientdatabasen så att den stöder nya funktioner för användare som har uppgraderat till Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Användare av tidigare versioner kan fortsätta att använda databasen med den tidigare versionen.

Om du vill kan du också konvertera den nya klientdatabasen till ytterligare en version. Om till exempel den ursprungliga databasen är i Access 2000-format, kan du skapa en Access 2002-2003-klientdatabas för användare med den versionen och en Access 2007-klientdatabas för användare som har den versionen. Båda klientversionerna kan länka till data i Access 2000-filen.

Högst upp

Använda ett klient/serverprogram i flera versioner av Access

Om din Access-databas redan är ett klient/server-program (klient/server-applikation: Ett databasprogram som innehåller en serverdatabasfil som innehåller tabeller och kopior av en klientdatabasfil som innehåller alla andra databasobjekt med länkar till servertabeller.) behöver du bara konvertera klientdelen till Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007-filformat. Serverdatabasen behöver inte ändras.

I följande procedur visas hur du konverterar klientdatabasen till något av de tre senaste formaten med kommandot Spara databas som: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med det här kommandot bevaras den ursprungliga databasen i sitt ursprungliga format och en kopia skapas i det format som du anger.

  1. Stäng klientdatabasen. Om filen är en Access-databas för flera användare och finns på en server eller i en delad mapp kontrollerar du först att ingen annan har databasen öppen.
  2. Starta Access 2007.
  3. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Öppna.
  1. Bläddra till platsen där klientdatabasen som ska konverteras finns och dubbelklicka på den.

 Obs!   Om dialogrutan Utökning av databas visas, med en fråga om du vill utöka databasen, klickar du på Nej.

  1. Om ett formulär visas när du öppnar databasen stänger du det.
  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp, peka på pilen bredvid Spara som och klicka sedan på det filformat som du vill konvertera till under Spara databaser i annat format.
  1. Skriv ett namn på den nya databasen i dialogrutan Spara som.
  2. Klicka på Spara.

Du kan nu utöka den nya klientdatabasen så att den stöder nya funktioner för användare som har uppgraderat till Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007.

Högst upp


Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2007