Introduktion till tabeller

Tabellerna utgör en väsentlig del av databaserna, eftersom det är där som all information (alla data) samlas. En företagsdatabas kan till exempel innehålla en kontakttabell där leverantörernas namn, e-postadresser och telefonnummer finns sparade. Den här artikeln är tänkt att ge dig en översikt över tabellerna i Access. Innan du sätter igång och skapar tabeller bör du tänka över vilka krav du har och fundera ut vilka tabeller som du verkligen behöver. Vill du få reda på hur du planerar och utformar databaser finns det en introduktion i artikeln Grundläggande databasdesign.

I den här artikeln


Översikt

En relationsdatabas som Access innehåller för det mesta flera relaterade tabeller. Om databasen är välutformad innehåller varje tabell data om ett visst ämne, till exempel anställda eller produkter. En tabell består av poster (rader) och fält (kolumner). Fälten kan i sin tur innehålla olika typer av data, till exempel text, siffror, datum och hyperlänkar.

En kundtabell som visar en layout med poster och fält

Bildtext 1 En post
: Innehåller specifika data som information om en viss anställd eller produkt.
Bildtext 2 Ett fält
: Innehåller uppgifter om en aspekt av tabellens ämne, t.ex. förnamn eller e-postadress.
Bildtext 3 Ett fältvärde
: Varje post har ett fältvärde, t.ex. Contoso, Ltd. eller namn@example.com.

Egenskaper för tabeller och fält

Egenskaperna och funktionerna hos tabeller och fält styrs av deras egenskaper. En tabells egenskaper anges på tabellens egenskapssida. Du kan t.ex ange hur tabellen ska visas som standard med hjälp av egenskapen Standardvy. Egenskapen för ett fält definierar en aspekt på fältets funktion. Du kan även ange fältegenskaper i designvyn i fönstret Fältegenskaper. Alla fält har en datatyp som definierar vilken typ av information som lagras i fältet. Flera textrader eller valuta är t.ex. datatyper.

Tabellrelationer

Även om alla tabeller i en databas innehåller data om särskilda ämnen, innehåller tabeller i relationsdatabaser data om relaterade ämnen. En databas kan t.ex. innehålla:

  • En kundtabell med företagets kunder och deras adresser.
  • En produkttabell med de produkter som företaget säljer, inklusive priser och bilder för varje artikel.
  • En ordertabell som håller ordning på kundbeställningar.

Du skapar relationer när du vill koppla data som lagras i olika tabeller. En relation är ett logiskt samband mellan två tabeller som har ett gemensamt fält.

Nycklar

Fält som ingår i en tabells relation kallas för nycklar. En nyckel består vanligtvis av ett fält, men kan bestå av mer än ett fält. Det finns två typer av nycklar:

  •    Primär nyckel: En tabell kan endast ha en primär nyckel. En primär nyckel består av ett eller flera fält som unikt identifierar varje post som lagras i tabellen. I Access skapas automatiskt ett unikt ID-nummer som fungerar som primär nyckel. Mer information finns i Lägga till eller ändra en tabells primärnyckel.
  •    Sekundär nyckel: En tabell kan också ha en eller flera sekundära nycklar. En sekundär nyckel innehåller värden som motsvarar värden i en annan tabells primära nyckel. Du kan till exempel ha en tabell som heter Order, där varje order har ett kundnummer som motsvarar en post i tabellen Kunder. Fältet Kund-ID är en sekundär nyckel i tabellen Order.

Förhållandet mellan värden i nyckelfält utgör grunden för en tabellrelation. Du använder tabellrelationer för att kombinera data från relaterade tabeller. Anta till exempel att du har en tabell som heter Kunder och en tabell som heter Order. I tabellen Kunder är varje post identifierad med hjälp av primärnyckelfältet ID.

För att associera varje order med en viss kund lägger du till ett externt nyckelfält i tabellen Order som är länkat till fältet ID i tabellen Kunder. Sedan skapar du en relation mellan de båda nycklarna. När du lägger till en post i tabellen Order använder du ett värde för kund-ID som hämtas från tabellen Kunder. Närhelst du vill visa information om kunden för en order använder du relationen för att fastställa vilka data i tabellen Kunder som hör ihop med vilka poster i tabellen Order.

En tabellrelation visas i fönstret Relationer

En tabellrelation som visas i fönstret Relationer.
Bildtext 1 En primär nyckel visas med nyckelikonen vid fältnamnet.
Bildtext 2 En extern nyckel – notera att ingen nyckelikon visas.

Fördelar med att använda relationer

Genom att hålla data åtskilda i relaterade tabeller får man följande fördelar:

  • Konsekvens    Eftersom varje data endast registreras en gång (i en enda tabell) är det mindre risk för oklarheter eller inkonsekvens. Kundens namn sparas till exempel endast en gång, i en tabell med kunder, snarare än att spara det flera gånger (och eventuellt inkonsekvent) i en tabell som innehåller orderdata.
  • Effektivitet    Registrering av data på ett enda ställe innebär att du använder mindre diskutrymme. Dessutom tillhandahåller mindre tabeller informationen snabbare än stora tabeller. Och om du inte använder separata tabeller för olika ämnen kommer dina tabeller att innehålla nullvärden (avsaknad av data) och redundans, vilket kan slösa på utrymmet och ge sämre prestanda.
  • Begriplighet    Utformningen av en databas är enklare att förstå om dess ämnen är ordentligt indelade i tabeller.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till en tabell i en skrivbordsdatabas

Skapa en ny tabell om du har en ny datakälla som inte passar i någon av de befintliga tabellerna. Du kan lägga till en tabell i en Access-databas på flera sätt, t.ex. genom att skapa en ny databas, infoga en tabell i en befintlig databas eller genom att importera eller länka till en tabell från en annan datakälla – t.ex. en Microsoft Excel-arbetsbok, ett Microsoft Word-dokument, en textfil, en webbtjänst eller en annan databas. När du skapar en ny tom databas infogas en ny tom tabell automatiskt. Du kan sedan börja definiera fälten genom att mata in data i tabellen.

Mer information om hur du lägger till ett fält i en stationär databas finns i artikeln Lägga till ett fält i en tabell.

Skapa en ny tabell i en ny stationär databas

  1. Klicka på Nytt > Tom skrivbordsdatabas på fliken Arkiv.
  2. Skriv ett namn på den nya databasen i rutan Filnamn.
  3. Klicka på mappikonen om du vill spara databasen på en annan plats.
  4. Klicka på Skapa.

Den nya databasen öppnas, med en ny tabell med namnet Tabell1. Ändra namnet så att det speglar den datatyp som lagras i tabellen.

Skapa en ny tabell i en befintlig databas

  1. Klicka på Arkiv > Öppna och klicka på den aktuella databasen i listan under Senaste. Om databasen inte finns med i listan kan du välja något av bläddringsalternativen och leta reda på den.
  2. Klicka på Tabell på fliken Skapa.

En ny tabell läggs till och öppnas i databladsvyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Externa data

Du kan länka till en mängd externa datakällor, som till exempel andra databaser, textfiler och Excel-arbetsböcker. När du länkar till externa data kan Access använda länken som om den vore en tabell. Beroende på den externa datakällan och hur du skapar länken kan du redigera data i den länkade tabellen och skapa relationer som inkluderar den länkade tabellen. Däremot kan du inte ändra utformningen av externa data med hjälp av länken.

Skapa en tabell genom att importera eller länka

Du kan skapa en tabell genom att importera data eller länka till data som lagras på någon annan plats. Du kan bland annat importera eller länka till data i Excel-kalkylblad, Windows SharePoint Services-listor, XML-filer, andra Access-databaser och Microsoft Outlook-mappar.

När du importerar data skapar du en kopia av dessa data i en ny tabell i den aktuella databasen. Senare ändringar av källdata kommer inte att ha någon effekt på importerade data och ändringar av importerade data påverkar inte källdata. När du har anslutit till en datakälla och importerat data därifrån kan du sedan använda dessa importerade data utan att ansluta till källan. Du kan ändra designen för en importerad tabell.

När du länkar till data skapar du en länkad tabell i den aktuella databasen som utgör en aktiv länk till den befintliga information som är lagrad någon annanstans. När du ändrar data i en länkade tabellen ändrar du samma data i källan. När data ändras i källan kommer den förändringar att visas i den länkade tabellen. Du måste kunna ansluta till datakällan när du använder en länkad tabell. Du kan inte ändra designen för en länkad tabell.

 Anteckning    Du kan inte redigera data i ett Excel-kalkylblad med hjälp av en länkad tabell. I stället kan du importera källdata till en Access-databas och sedan länka till den databasen från Excel. Mer information om hur du länkar data från Access till Excel finns i direkthjälpen för Excel.

Skapa en ny tabell genom att importera eller länka till externa data

  1. Klicka på en av de tillgängliga datakällorna i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.
  2. Följ anvisningarna i de dialogrutor som visas vid varje steg.

Den nya tabellen skapas och visas i navigeringsfönstret i Access.

 Tips    Du kan även importera eller länka till en SharePoint-lista. Mer information finns i Importera från eller länka data till en SharePoint-lista.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda en SharePoint-webbplats för att skapa en tabell

Du kan skapa en tabell i databasen som importerar från eller länkar till en SharePoint-lista. Du kan också skapa en ny SharePoint-lista med hjälp av en fördefinierad mall.

  1. Klicka på SharePoint-listor på fliken Skapa och gör sedan något av följande:
  1. Klicka på Kontakter, Uppgifter, Ärenden eller Händelser.
  2. Skriv URL:en för SharePoint-webbplatsen där listan ska skapas i dialogrutan Skapa ny lista.
  3. Ange ett namn på den nya listan och en beskrivning för den i rutorna Ange namnet på den nya listan respektive Beskrivning.
  1. Markera kryssrutan Öppna listan vid slutförande (markerad som standard) om du vill öppna den länkade tabellen när den har skapats.

  1. Klicka på Egen. Ange URL:en till den SharePoint-webbplats där du vill skapa listan i dialogrutan Skapa ny lista.
  1. Skriv ett namn på den nya listan och en beskrivning av den i rutorna Ange namnet på den nya listan och Beskrivning.
  2. Om du vill öppna den länkade tabellen när den har skapats markerar du kryssrutan Öppna listan vid slutförande (markerad som standard).

  1. Klicka på Befintlig SharePoint-lista.
  2. Skriv i dialogrutan Hämta externa data URL-adressen för den SharePoint-webbplats som innehåller de data som du vill importera.
  3. Klicka på Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen och sedan på Nästa.
  4. Markera kryssrutan vid varje SharePoint-lista som du vill importera.

  1. Klicka på Befintlig SharePoint-lista.
  2. Skriv i dialogrutan Hämta externa data - SharePoint-webbplats URL-adressen för den SharePoint-webbplats som innehåller listan som du vill länka till.
  3. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på Nästa.
  4. Markera kryssrutan vid varje SharePoint-lista som du vill länka till.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda en webbtjänst för att skapa en tabell

Du kan skapa en tabell i databasen som ansluter till data på en webbplats som har ett webbtjänstgränssnitt.

 Anteckning    Webbtjänsttabeller är skrivskyddade.

  1. På fliken Externa data klickar du i gruppen Importera och länkaMer och sedan på Datatjänster.
  2. Om den anslutning som du vill använda redan har installerats går du vidare till steg 5. Annars fortsätter du med nästa steg.
  3. Klicka på Installera ny anslutning.
  4. Välj den anslutningsfil som du vill använda och klicka sedan på OK.
  5. I dialogrutan Skapa en länk till webbservicedata expanderar du den anslutning som du vill använda.
  6. Markera tabellen som du vill länka till. Fälten visas till höger i dialogrutan i Access.
  7. Du kan också ange ett namn för den länkade tabellen i rutan Ange länknamn. Access kommer att använda det namnet för den länkade tabellen i navigeringsfönstret.
  8. Klicka på OK. Den länkade tabellen skapas i Access.

Överst på sidan Överst på sidan

Ange tabellegenskaper i en stationär databas

Du kan ange egenskaper som gäller för en hel tabell eller hela poster.

  1. Välj den tabell vars egenskaper du vill ange.
  2. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.
  3. Klicka på Egenskapssida i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

Gruppen Visa/dölj på fliken Design.

  1. På egenskapssidan klickar du på fliken Allmänt.
  2. Klicka på rutan till vänster om den egenskap som du vill ställa in, och ange sedan en inställning för egenskapen. Om du vill se en lista över alla tabellegenskaper klickar du på tillgängliga tabellegenskaper.
  3. Spara ändringarna genom att trycka på Ctrl+S.
Använd denna tabellegenskap Om du vill
Visa vyer på SharePoint-webbplatser

Ange om vyer som baseras på tabellen kan visas på en SharePoint-webbplats.

 Anteckning   Effekterna av denna inställning beror på inställningen för databasegenskapen Visa alla vyer på SharePoint-webbplatsen.

Mer information finns under Se även.

Utökat underdatablad Visa alla underdatablad när du öppnar tabellen.
Underdatabladshöjd

Gör något av följande:

  • Om du vill att underdatabladsfönstret ska expanderas så att det visar alla rader lämnar du denna egenskap inställd på 0 ".
  • Om du vill ange en bestämd höjd på underdatabladet anger du önskad höjd i tum.
Orientering Ange vyns orientering, utifrån om språket skrivs från vänster till höger eller från höger till vänster.
Beskrivning Ange en beskrivning för tabellen. Denna text kommer att visas i tabellens knappbeskrivning.
Standardvy Ange datablad, pivottabell eller pivotdiagram som standardvy när du öppnar tabellen.
Verifieringsuttryck Skriv in ett uttryck som måste vara sant för att du ska kunna lägga till eller ändra en post.
Verifieringstext Skriv ett meddelande som visas när en post bryter mot uttrycket i Verifieringsuttrycket.
Filter Definiera villkor som visar enbart matchande rader i databladsvyn.
Ordna efter Välja ett eller flera fält om du vill ange standardsorteringsordning för rader i databladsvyn.
Underdatabladsnamn Ange om ett underdatablad ska visas i databladsvyn och, om så är fallet, vilken tabell eller fråga som ska tillhandahålla raderna i underdatabladet.
Länka underordnade fält Visa en lista över de fält i tabellen eller frågan som används för underdatabladet och som matchar egenskapen Länka huvudfält som har angivits för tabellen.
Länka huvudfält Visa en lista över de fält i tabellen som matchar egenskapen Länka underordnade fält som har angivits för tabellen.
Filtrera vid inläsning Automatiskt använda filterkriterierna i egenskapen Filter (genom att ange denna till Ja) när tabellen öppnas i databladsvyn.
Ordna vid inläsning Automatiskt använda filterkriterierna i egenskapen Ordna vid (genom att ange denna till Ja) när tabellen öppnas i databladsvyn.

 Tips   Om du vill ha mer utrymme för att skriva eller redigera en inställning i egenskapsrutan kan du öppna rutan Zooma genom att trycka på Skift+F2. Om du anger egenskapen Verifieringsuttryck till ett uttryck och vill ha hjälp med att skapa det, klickar du på Bild på knapp bredvid egenskapsrutan Verifieringsuttryck så att Uttrycksverktyget visas.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till ett fält i en tabell i en stationär databas

Du sparar varje bit av data som du vill kunna spåra i ett fält. I en tabell över kontakter kan du till exempel skapa fält för Efternamn, Förnamn, Telefonnummer och Adress. I en tabell över produkter du fälten Produktnamn, Artikelnummer och Pris.

Innan du väljer fält ska du försöka dela upp informationen i så små delar som möjligt. Det är mycket enklare att kombinera data senare än det är att dela upp dem ytterligare. I stället för ett enda fält för Namn bör du till exempel skapa separata fält för Efternamn och Förnamn. Sedan kan du enkelt söka eller sortera efter förnamn, efternamn eller båda. Om du planerar att rapportera, sortera, söka efter eller beräkna någon visst information ska du placera denna information i ett fält för sig. Mer information om hur du skapar en databas och fält finns bland länkarna under rubriken Se även.

När du har skapat ett fält kan du även ange fältegenskaper för att kontrollera dess utseende och beteende.

Du kan skapa ett nytt fält i Access genom att mata in data i en ny kolumn i databladsvyn. När du skapar ett fält genom att skriva in data i databladsvyn tilldelas automatiskt en datatyp för fältet, baserat på det värde som du anger. Om ingen annan datatyp kan vara troligt baserat på det du skriver anges datatypen till text i Access, men du kan ändra datatypen.

Lägg till ett fält genom att skriva in data

När du skapar en ny tabell eller öppnar en befintlig tabell i databladsvyn kan du lägga till ett fält i tabellen genom att skriva in data i kolumnen Lägg till nytt fält i databladet.

Datablad med kolumnen Lägg till nytt fält

Bildtext 1 Skriva in data i den tomma kolumnen Lägg till nytt fält.

Så här lägger du till ett nytt fält:

  1. Skapa eller öppna en tabell databladsvyn.
  2. Ange namnet på fältet som du vill skapa i kolumnen Lägg till nytt fält. Använd ett beskrivande namn så att fältet är enklare att identifiera.
  3. Skriv in data i det nya fältet.

Överst på sidan Överst på sidan

Ange egenskaper för ett fält

När du har skapat ett fält kan du även ange fältegenskaper för att kontrollera dess utseende och beteende.

Genom att ange fältegenskaper kan du till exempel:

  • Bestämma hur informationen ska visas i ett fält
  • Förhindra felaktig inskrivning i ett fält
  • Ange standardvärden för ett fält
  • Göra så att sökning och sortering går snabbare för ett fält

Du kan ange några av de tillgängliga fältegenskaperna i databladsvyn. Men om du vill få tillgång till och använda hela listan med fältegenskaper måste du däremot använda designvyn.

Ange fältegenskaper i databladsvyn

Du kan byta namn på ett fält och ändra dess datatyp och Format, samt ändra vissa av de tillgängliga fältegenskaperna i databladsvyn.

  • Så här öppnar du en tabell i databladsvyn:    Högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Databladsvy på snabbmenyn.
  • Så byter du namn på ett fält:    När du skapar ett fält genom att skriva in data i databladsvyn tilldelas fältet automatiskt ett standardnamn i Access. Namnet Fält1 tilldelas för det första nya fältet, Fält2 för andra nya fältet och så vidare. Som standard används ett fälts namn som dess etikett där fältet visas, t.ex. som en kolumnrubrik i ett datablad. Du bör ändra namnen till mer beskrivande fältnamn för att göra dem enklare att använda när du visar eller redigerar poster.
  1. Högerklicka på rubriken för det fält som du vill byta namn på (till exempel Fält1).
  2. Klicka på Byt namn på kolumn på snabbmenyn.
  3. Ange det nya namnet i fältrubriken.

Fältnamn kan bestå av högst 64 tecken (bokstäver och siffror), inklusive blanksteg.

Ändra datatyp för ett fält

När du skapar ett fält genom att skriva in data i databladsvyn undersöker Access dessa data för att fastställa lämplig datatyp för fältet. Om du till exempel anger 1/1/2006 känner Access igen det som ett datum och anger datatypen för det fältet till Datum/tid. Om Access inte kan avgöra någon bestämd datatyp anges datatypen till Text som standard.

Datatypen för fältet avgör vilka andra fältegenskaper du kan ange. Du kan till exempel endast ange egenskapen Lägg endast till för ett fält som har datatypen Hyperlänk eller PM.

Det kan finnas tillfällen då du manuellt vill ändra fältets datatyp. Antag till exempel att du har rumsnummer som liknar datum, till exempel 10/2001. Om du anger 10/2001 i ett nytt fält i databladsvyn väljer den automatiska datatypsfunktionen Datum/tid som datatyp för fältet. Eftersom rumsnummer är etiketter, och inte datum, ska de använda datatypen Text. Gör så här om du vill ändra datatypen för ett fält:

  1. Klicka på fliken Datablad.
  2. Välj önskad datatyp i listan Datatyp i gruppen Datatyp och formatering.

Bild av menyfliksområdet i Access

Ändra format för ett fält

Förutom att fastställa datatypen för ett nytt fält kan Access även ange egenskapen Format för fältet, beroende på vad du skriver. Om du till exempel skriver in 10:50 FM, anger Access datatypen till Datum/tid och egenskapen Format till Medellångt tidsformat. Om du vill ändra fältets egenskap Format manuellt gör du följande:

  1. I menyfliksområdet klickar du på fliken Datablad.
  2. I listan Format i gruppen Datatyp och formatering anger du önskat format.

 Anteckning    Listan Format kanske inte är tillgänglig för vissa fält (till exempel för fältet Text), beroende på vilken datatyp som används för fältet.

Ange andra fältegenskaper

  1. I databladsvyn klickar du på det fält som du vill ange egenskapen för.
  2. På fliken Datablad i gruppen Datatyp och formatering väljer du önskade egenskaper.

Bild av menyfliksområdet i Access

Överst på sidan Överst på sidan

Ange fältegenskaper

Du kan ange en fältegenskap genom att öppna tabellen i designvy.

  • Så här öppnar du tabellen i designvyn   : Högerklicka på tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Designvy på snabbmenyn.
  • Så här ändrar du ett fälts datatyp   : Leta reda på namnet på det fält vars datatyp du vill ange. Klicka på fältet Datatyp och välj sedan en datatyp i listan.
  • Så här anger du andra fältegenskaper   Markera det fält som du vill ange egenskaper för i tabellrutnätet. Ange önskade inställningar för varje egenskap i fönstret Fältegenskaper. Spara ändringarna genom att trycka på Ctrl+S.

 Anteckning    Fältets datatyp avgör vilka egenskaper du kan ange.

Överst på sidan Överst på sidan

Tabeller i Access-appar

Access-klienten innehåller funktioner för att skapa och ändra tabeller som ska lagras i SQL Server. All information som behövs för att det ska gå att skapa och underhålla tabeller och egenskaper, som indatamasker, uppslagsinformation och formatering, lagras i en systemtabell (Access.ColumnProperties) i användardatabasen. Få reda på mer i artikeln Skapa ett Access-program

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2013