Introduktion till tabeller

När du använder en databas sparas data i tabeller – ämnesbaserade listor som innehåller data indelade i poster. Du kan till exempel skapa en tabell med namnet Kontakter om du vill spara en lista med namn, e-postadresser och telefonnummer.

Den här artikeln ger en översikt över tabeller i Microsoft Access 2010 och beskriver nya tabellfunktioner som lagts till eller tabellfunktioner som tagits bort. Här beskrivs också hur du skapar en tabell, hur du lägger till fält i en tabell, hur du anger en primärnyckel (primärnyckel: Ett eller flera fält (kolumner) vars värden unikt identifierar varje post i en tabell. En primärnyckel tillåter inte Null-värden och måste alltid ha ett unikt index. Primärnyckeln används för att ange en relation mellan en tabell och sekundärnycklar i andra tabeller.) för en tabell och hur du anger fält- och tabellegenskaper.

Du bör börja utformningen av en databas med att planera alla dess tabeller och bestämma hur de ska vara relaterade till varandra. Skapa sedan tabeller utifrån dina behov och planera vilka tabeller som krävs. En introduktion till hur du planerar och designar en databas finns i artikeln Grundläggande databasdesign och i länkarna under rubriken Se även.

 Anteckning   Designvyn är inte tillgänglig för webbtabeller. Du kan i stället använda de designelement som nu ingår i databladsvyn. Mer information om hur du utformar en webbdatabas finns i artikeln Skapa en databas att dela med andra på nätet.

I den här artikeln


Översikt

En tabell är ett databasobjekt som du använder för att lagra data för ett visst ämne, till exempel anställda eller produkter. En tabell består av poster och fält.

Varje fält innehåller uppgifter om en förekomst av tabellens ämne, till exempel en viss anställd. En post kallas även för en rad eller en instans.

Varje fält innehåller uppgifter om en aspekt av tabellens ämne, till exempel förnamn eller e-postadress. Ett fält kallas även ofta en kolumn eller ett attribut.

En post består av fältvärden, till exempel Contoso, Ltd. eller namn@example.com. Ett fältvärde kallas även för ett faktum.

En kundtabell som visar en layout med poster och fält

Bildtext 1 En post
Bildtext 2 Ett fält
Bildtext 3 Ett fältvärde

En databas kan innehålla många tabeller, där var och en innehåller information om olika ämnen. Varje tabell kan innehålla många fält med olika datatyper, som till exempel text, tal, datum och länkar.

Externa data

Du kan länka till en mängd externa datakällor, som till exempel andra databaser, textfiler och Excel-arbetsböcker. När du länkar till externa data kan Access använda länken som om den vore en tabell. Beroende på den externa datakällan och hur du skapar länken kan du redigera data i den länkade tabellen och skapa relationer som inkluderar den länkade tabellen. Däremot kan du inte ändra utformningen av externa data med hjälp av länken.

Egenskaper för tabeller och fält

Tabeller och fält har egenskaper som du kan ange för att kontrollera deras kännetecken eller funktionssätt.

Egenskapssidor för tabeller och fält

En tabell öppnas i designvyn.
Bildtext 1 Tabellegenskaper
Bildtext 2 Fältegenskaper

I en Access-databas är tabellegenskaper attribut för en tabell som påverkar dess utseende eller funktionssätt. Tabellegenskaper anges i tabellens egenskapssida, i designvyn. Du kan till exempel använda tabellegenskapen Standardvy för att ange hur tabellen ska visas som standard.

En fältegenskap gäller för ett visst fält i en tabell och definierar en av fältets egenskaper eller en aspekt av fältets funktionssätt. Du kan ange några fältegenskaper i databladsvyn (Datablad: En vy som används för att visa data från en tabell, ett formulär, en fråga, en vy eller en lagrad procedur i rader och kolumner. I vyn Datablad kan du redigera fält, lägga till och ta bort data samt göra sökningar.). Du kan även ange en fältegenskap i designvyn i rutan Fältegenskaper.

Datatyper

Varje område har en datatyp. Ett fälts datatyp anger vilken typ av data som fältet kan innehålla, som t.ex. stora mängder text eller bifogade filer.

Datatypsinställning

En datatyp är en fältegenskap, men den skiljer sig från andra fältegenskaper på följande sätt:

  • Du anger datatypen för ett fält i tabellrutnätet, inte i rutan Fältegenskaper.
  • Ett fälts datatyp bestämmer vilka andra egenskaper fältet har.
  • Du måste ange ett fälts datatyp när du skapar fältet.

 Anteckning   Du kan skapa ett nytt fält i Access genom att skriva in data i en ny kolumn i databladsvyn. När du skapar ett fält genom att skriva in data i databladsvyn tilldelar Access automatiskt en datatyp för fältet, baserat på det värde som du anger. Om ingen annan datatyp kan vara trolig baserat på det du skriver anger Access datatypen till text. Om så behövs kan du ändra datatypen med hjälp av menyfliksområdet som ingår i nya Microsoft Office Fluent-användargränssnittet.

VisaExempel på automatisk identifiering av datatyper

I tabellen nedan beskrivs hur datatyper identifieras automatiskt i databladsvyn.

Om du anger: Skapar Office Access 2007 ett fält med datatypen:
John Text

http://www.contoso.com

Du kan använda valfritt giltigt prefix för Internetprotokoll. Exempel på giltiga prefix är http://, https:// och mailto:.

Hyperlänk
1 Nummer, Långt heltal
50 000 Nummer, Långt heltal
50 000,99 Nummer, Dubbel
50 000,389 Nummer, Dubbel

12/67

De datum- och tidsformat som kan identifieras är de som anges i de nationella inställningarna.

Datum/tid
31 december 2006 Datum/tid
10:50:23 Datum/tid
10:50 Datum/tid
17:50:00 Datum/tid

12,50 kr

Valutasymbolen är den som används i de nationella inställningarna.

Valuta
21,75 Nummer, Dubbel
123,00 % Nummer, Dubbel
3,46E+03 Nummer, Dubbel

Tabellrelationer

Även om varje tabell lagrar data om olika ämnen lagrar tabeller i en databas vanligtvis data om ämnen som är relaterade till varandra. Exempelvis kan en databas innehålla:

  • En kundtabell med företagets kunder och deras adresser.
  • En produkttabell med de produkter som företaget säljer, inklusive priser och bilder för varje artikel.
  • En ordertabell som håller ordning på kundbeställningar.

Eftersom du sparar data om olika ämnen i olika tabeller behöver du något sätt att sammanlänka data så att du lätt kan kombinera relaterade data från dessa separata tabeller. För att sammanlänka data som sparas i olika tabeller skapar du relationer. En relation är ett logiskt samband mellan två tabeller som anger vilka fält som tabellerna har gemensamt.

Nycklar

Fält som ingår i en tabells relation kallas för nycklar. En nyckel består vanligtvis av ett fält, men kan bestå av mer än ett fält. Det finns två typer av nycklar:

  • Primärnyckel    En tabell kan endast ha en primär nyckel. En primär nyckel består av ett eller flera fält som unikt identifierar varje post som du sparar i tabellen. Ofta finns det ett unikt identifieringsnummer (t.ex. ett ID-nummer, ett serienummer eller en kod) som fungerar som primär nyckel. Du kanske till exempel har en Kundtabell där varje kund har ett unikt kundnummer. Kund-ID är den primära nyckeln i tabellen Kunder. När en primär nyckel innehåller mer än ett fält består det oftast av redan befintliga fält som tillsammans ger unika värden. Till exempel kan du använda en kombination av efternamn, förnamn och födelsedatum som primär nyckel för en tabell om personer.
  • Extern nyckel    En tabell kan också ha en eller flera externa nycklar. En extern nyckel innehåller värden som motsvarar värden i den primära nyckeln för en annan tabell. Du kan till exempel ha en tabell som heter Order, där varje order har ett kundnummer som motsvarar en post i tabellen Kunder. Fältet Kund-ID är en extern nyckel i tabellen Order.

Förhållandet mellan värden i nyckelfält utgör grunden för en tabellrelation. Du använder tabellrelationer för att kombinera data från relaterade tabeller. Anta till exempel att du har en tabell som heter Kunder och en tabell som heter Order. I tabellen Kunder är varje post identifierad med hjälp av primärnyckelfältet ID.

För att associera varje order med en viss kund lägger du till ett externt nyckelfält i tabellen Order som är länkat till fältet ID i tabellen Kunder. Sedan skapar du en relation mellan de båda nycklarna. När du lägger till en post i tabellen Order använder du ett värde för kund-ID som hämtas från tabellen Kunder. Närhelst du vill visa information om kunden för en order använder du relationen för att fastställa vilka data i tabellen Kunder som hör ihop med vilka poster i tabellen Order.

En tabellrelation visas i fönstret Relationer

En tabellrelation visas i fönstret Relationer.
Bildtext 1 En primär nyckel, vilket visas med nyckelikonen vid fältnamnet.
Bildtext 2 En extern nyckel – notera att ingen nyckelikon visas.

Fördelar med att använda relationer

Genom att hålla data åtskilda i relaterade tabeller får man följande fördelar:

  • Konsekvens    Eftersom varje data endast registreras en gång (i en enda tabell) är det mindre risk för oklarheter eller inkonsekvens. Kundens namn sparas till exempel endast en gång, i en tabell med kunder, snarare än att spara det flera gånger (och eventuellt inkonsekvent) i en tabell som innehåller orderdata.
  • Effektivitet    Registrering av data på ett enda ställe innebär att du använder mindre diskutrymme. Dessutom tillhandahåller mindre tabeller informationen snabbare än stora tabeller. Och om du inte använder separata tabeller för olika ämnen kommer dina tabeller att innehålla nullvärden (avsaknad av data) och redundans, vilket kan slösa på utrymmet och ge sämre prestanda.
  • Begriplighet    Utformningen av en databas är enklare att förstå om dess ämnen är ordentligt indelade i tabeller.

 Tips   Planera dina tabeller med relationer i åtanke. Du kan använda Uppslagsguiden för att skapa ett externt nyckelfält om den tabell som innehåller motsvarande primära nyckel redan finns. Uppslagsguiden skapar relationen åt dig.

Överst på sidan Överst på sidan

Tabellspecifikationer

I Access 2010 har en tabell följande praktiska begränsningar:

Attribut Maximalt
Antal tecken i ett tabellnamn 64
Antal tecken i ett fältnamn 64
Antal fält i en tabell 255
Antal öppna tabeller 2048 (den här begränsningen gäller även för tabeller som öppnas internt i Access)
Tabellstorlek 2 GB, minus det utrymme som behövs för systemets objekt
Antal tecken i ett textfält 255
Antal tecken i ett PM-fält 65 535 tecken vid inmatning av data via användargränssnittet,
2 GB tecken vid inmatning av data programmässigt
Storleken på ett OLE-objektfält 1 GB
Antal index i en tabell 32
Antal fält i ett index 10
Antal tecken i ett verifieringsmeddelande 255
Antal tecken i en verifieringsregel 2 048
Antal tecken i en tabell- eller fältbeskrivning 255
Antal tecken i en post (förutom PM-fält och OLE-objektfält) när egenskapen UnicodeCompression för fälten är inställd på Ja 4 000
Antal tecken i inställningsvärdet för en fältegenskap 255

Överst på sidan Överst på sidan

Nyheter

Skillnader från Access 2007

At skapa en tabell i Access 2010 går till på ungefär samma sätt som att skapa en tabell i Access 2007. Men i Access 2010 finns det några nya funktioner som gäller för tabeller:

  • Datamakron    Du kan nu koppla makron till händelser i tabeller, vilket gör att du kan utföra specifika åtgärder varje gång en post ändras, läggs till eller raderas. Dessa makron kan till exempel användas för att verifiera data eller för att utföra en beräkning.
  • Datatypen beräknade data    Med denna nya datatyp kan du skapa ett fält som baseras på en beräkning av andra fält i samma tabell. Du kan till exempel skapa fältet Radsumma, som innehåller produkten av fältet Kvantitet och fältet Pris. Om du då sedan uppdaterar antingen fältet Kvantitet eller Pris så uppdateras även fältet Radsumma automatiskt.
  • Webbtjänstanslutning    Förutom att länka till externa datakällor (till exempel Excel-arbetsböcker och SharePoint-listor) kan du nu ansluta till data på webbplatser med webbtjänstgränssnitt. Du kan till exempel länka till data på webbplatsen för en onlinebutik och sedan skapa ett eget program för att visa produkter eller för att göra beställningar.
  • Tabell- och fältmallar ersätts av modeller    I Access 2007 infördes tabellmallar och fältmallar. Tabellmallar var tomma tabeller som du kunde använda för att skapa nya tabeller, skapade för att vara kompatibla med följande inbyggda listor i Windows SharePoint Services:
    • Kontakter
    • Uppgifter
    • Ärenden
    • Händelser
    • Tillgångar

I Access 2010 använder du modeller när du vill lägga till färdiga delar till din databas. Modeller kan innehålla tabeller och kan även ta med andra typer av databasobjekt, som till exempel frågor och formulär.

 Anteckning   Det här avsnittet förklarar inte modeller. Mer information ges under rubriken Se även.

Skillnader från Access 2003

  • Modeller har ersatt Tabellguiden    I tidigare versioner av Access än 2007 användes Tabellguiden för att snabbt skapa en tabell genom att svara på några frågor. I Access 2007 ersattes Tabellguiden med tabell- och fältmallar. I Access 2010 ersätts tabell- och fältmallar av modeller.

 Anteckning   Det här avsnittet förklarar inte modeller. Mer information ges under rubriken Se även.

  • Skapa databaser    Du kan nu skapa och ändra tabeller och fält medan du arbetar i databladsvyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en ny tabell

Skapa en ny tabell om du har en ny datakälla som inte hör hemma i någon av dina befintliga tabeller.

Du kan skapa en tabell genom att skapa en ny databas, genom att infoga en tabell i en befintlig databas eller genom att importera eller länka till en tabell från en annan datakälla – t.ex. en Microsoft Office Excel-arbetsbok, ett Microsoft Office Word-dokument, en textfil, en webbtjänst eller en annan databas. När du skapar en ny tom databas infogas en ny tom tabell automatiskt. Du kan sedan börja definiera fälten genom att registrera information.

Vad vill du göra?


Skapa en ny tabell i en ny databas

  1. Klicka på Nytt på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.
  2. Skriv ett namn på den nya databasen i rutan Filnamn.
  3. Klicka på mappikonen om du vill välja någon en annan plats för databasen.
  4. Klicka på Skapa.

Den nya databasen öppnas och en ny tabell med namnet Tabell1 skapas och öppnas i databladsvyn.

Skapa en ny tabell i en befintlig databas

  1. Peka på Öppna på fliken Arkiv och gör sedan något av följande:
    • Om databasen som du vill använda visas under Senast använda databaser klickar du på databasen i den listan.

- eller -

  • Om databasen inte visas under Senast använda databaser under Öppna dokument klickar du på önskat alternativ.
  1. Markera önskad databas i dialogrutan Öppna och klicka sedan på Öppna.
  2. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

En ny tabell infogas i databasen och tabellen öppnas i databladsvyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en tabell genom att importera eller länka

Du kan skapa en tabell genom att importera eller länka till data som lagras någon annanstans. Du kan importera eller länka till data i ett Excel-kalkylblad, en Windows SharePoint Services-lista, en XML-fil, en annan Access-databas, en Microsoft Office Outlook-mapp med mera.

När du importerar data skapar du en kopia av dessa data i en ny tabell i den aktuella databasen. Senare ändringar av källdata kommer inte att ha någon effekt på importerade data och ändringar av importerade data påverkar inte källdata. När du har anslutit till en datakälla och importerat data därifrån kan du sedan använda dessa importerade data utan att ansluta till källan. Du kan ändra designen för en importerad tabell.

När du länkar till data skapar du en länkad tabell i den aktuella databasen som utgör en aktiv länk till den befintliga information som är lagrad någon annanstans. När du ändrar data i en länkade tabellen ändrar du samma data i källan. När data ändras i källan kommer den förändringar att visas i den länkade tabellen. Du måste kunna ansluta till datakällan när du använder en länkad tabell. Du kan inte ändra designen för en länkad tabell.

 Anteckning   Du kan inte redigera data i ett Excel-kalkylblad med hjälp av en länkad tabell. Du kan i stället importera källdata till en Access-databas och sedan länka till den databasen från Excel. Mer information om hur du länkar data från Access till Excel finns i direkthjälpen för Excel eller bland länkarna under rubriken Se även.

Skapa en ny tabell genom att importera eller länka till externa data

  1. Klicka på en av de tillgängliga datakällorna i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.
  2. Följ anvisningarna i de dialogrutor som visas vid varje steg.

Den nya tabellen skapas och visas i navigeringsfönstret i Access.

 Tips   Du kan också importera eller länka till en SharePoint-lista med ett kommando på fliken Skapa.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda en SharePoint-webbplats för att skapa en tabell

Du kan skapa en tabell i databasen som importerar från eller länkar till en SharePoint-lista. Du kan också skapa en ny SharePoint-lista med hjälp av en fördefinierad mall. De fördefinierade mallarna i Access 2010 inkluderar Kontakter, Uppgifter, Ärenden och Händelser.

  1. Klicka på SharePoint-listor i gruppen Tabeller på fliken Skapa.
  1. Gör något av följande:
  1. Klicka på Kontakter, Uppgifter, Ärenden eller Händelser.
  1. Ange URL:en till den SharePoint-webbplats där du vill skapa listan i dialogrutan Skapa ny lista.
  1. Ange ett namn på den nya listan och en beskrivning för den i rutorna Ange namnet på den nya listan respektive Beskrivning.
  1. Markera kryssrutan Öppna listan vid slutförande (markerad som standard) om du vill öppna den länkade tabellen när den har skapats.

  1. Klicka på Egen.
  1. Ange URL:en till den SharePoint-webbplats där du vill skapa listan i dialogrutan Skapa ny lista.
  1. Ange ett namn på den nya listan och en beskrivning för den i rutorna Ange namnet på den nya listan respektive Beskrivning.
  1. Markera kryssrutan Öppna listan vid slutförande (markerad som standard) om du vill öppna den länkade tabellen när den har skapats.

  1. Klicka på Befintlig SharePoint-lista.
  2. Skriv i dialogrutan Hämta externa data URL-adressen för den SharePoint-webbplats som innehåller de data som du vill importera.
  3. Klicka på Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen och sedan på Nästa.
  4. Markera kryssrutan vid varje SharePoint-lista som du vill importera.

  1. Klicka på Befintlig SharePoint-lista.
  2. Skriv i dialogrutan Hämta externa data - SharePoint-webbplats URL-adressen för den SharePoint-webbplats som innehåller listan som du vill länka till.
  3. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på Nästa.
  4. Markera kryssrutan vid varje SharePoint-lista som du vill länka till.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda en webbtjänst för att skapa en tabell

Du kan skapa en tabell i databasen som ansluter till data på en webbplats som har ett webbtjänstgränssnitt.

 Anteckning   Webbtjänsttabeller är skrivskyddade.

  1. På fliken Externa data klickar du i gruppen Importera och länkaMer och sedan på Datatjänster.
  2. Om den anslutning som du vill använda redan har installerats går du vidare till steg 5. Annars fortsätter du med nästa steg.
  3. Klicka på Installera ny anslutning.
  4. Välj den anslutningsfil som du vill använda och klicka sedan på OK.
  5. I dialogrutan Skapa en länk till webbservicedata expanderar du den anslutning som du vill använda.
  6. Välj den tabell som du vill länka till.

Fälten visas till höger i dialogrutan i Access.

  1. Du kan också ange ett namn för den länkade tabellen i rutan Ange länknamn. Access kommer att använda det namnet för den länkade tabellen i navigeringsfönstret.
  2. Klicka på OK.

Den länkade tabellen skapas i Access.

Överst på sidan Överst på sidan

Ange en tabells primärnyckel

Du bör ange en primärnyckel för en tabell för att få följande fördelar:

  • Access skapar automatiskt ett index för primärnyckeln, vilket kan ge bättre prestanda för databasen.
  • Access ser till att alla poster har ett värde i primärnyckelfältet.
  • Access ser till att varje värde i nyckelfältet är unikt. Unika värden är avgörande eftersom det annars inte finns något sätt att säkert urskilja en särskild post från andra poster.

När du skapar en ny tabell i databladsvyn skapas automatiskt en primärnyckel och den tilldelas fältnamnet ID och datatypen Räknare.

I designvyn kan du ändra eller ta bort primärnyckeln, eller ange primär nyckel för en tabell som inte redan har någon primär nyckel.

Bestämma vilka fält som ska användas som primärnyckel

Ibland kanske du redan har data som du vill använda som primärnyckel. Exempelvis har du sannolikt redan personnumret registrerat för dina anställda. Om du skapar en tabell för att spåra information om den anställde kanske du väljer att använda det befintliga personnumret som primärnyckel för tabellen. Eller det kanske finns ett ID-nummer som endast är unikt i kombination med avdelnings-ID, vilket kräver att du använder båda dessa fält tillsammans som primärnyckel. En god kandidat som primärnyckel har följande egenskaper:

  • Varje post har ett unikt värde för fältet eller kombinationen av fält.
  • Fältet eller kombinationen av fält är aldrig tomt eller null – det finns alltid ett värde.
  • Värdena ändras inte.

Om inga lämpliga data finns för användning som primärnyckel kan du skapa ett nytt fält för primärnyckeln. När du skapar ett nytt fält som ska användas som primärnyckel anger du fältets datatyp till Räknare för att se till att den motsvarar de tre kraven som ges ovan.

Ange eller ändra en primärnyckel

  1. Välj den tabell vars primärnyckel du vill ange eller ändra.
  2. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.
  3. I tabellrutnätet markerar du det fält eller de fält som du vill använda som primärnyckel.

När du vill markera ett fält klickar du på radväljaren (radväljare: En liten ruta eller rad som du klickar i för att markera en hel rad i en tabell eller vid makrodesign, eller när du sorterar och grupperar poster i rapportdesign.) för önskat fält.

Om du vill markera flera fält håller du ned CTRL och klickar sedan på radväljaren för varje fält.

  1. Klicka på Primärnyckel i gruppen Verktyg på fliken Design.

Gruppen Verktyg på fliken Design

En nyckelindikator visas till vänster om fältet eller fälten som du anger som primärnyckel.

Ta bort primärnyckeln

  1. Välj den tabell vars primärnyckel du vill ta bort.
  2. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.
  3. Klicka på radväljaren (radväljare: En liten ruta eller rad som du klickar i för att markera en hel rad i en tabell eller vid makrodesign, eller när du sorterar och grupperar poster i rapportdesign.) för den aktuella primärnyckeln. Om primärnyckeln består av flera fält håller du ned CTRL och klickar på radväljaren för varje fält.
  4. Klicka på Primärnyckel i gruppen Verktyg på fliken Design.

Gruppen Verktyg på fliken Design

Nyckelindikatorn tas bort från fältet eller fälten som tidigare användes som primärnyckel.

 Anteckning   När du sparar en ny tabell utan att ange någon primärnyckel, uppmanas du att skapa en. Om du väljer Ja skapas ett ID-fält med datatypen Räknare som tillhandahåller ett unikt värde för varje post. Om tabellen redan innehåller ett fält av typen Räknare, används det fältet som primärnyckel. Om du klickar på Nej lägger Access inte till något fält och ingen primärnyckel anges..

Överst på sidan Överst på sidan

Ange en tabells egenskaper

Du kan ange egenskaper som gäller för en hel tabell eller hela poster.

  1. Välj den tabell vars egenskaper du vill ange.
  2. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.
  3. Klicka på Egenskapssida i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

Visa/dölj gruppen på fliken Design

Tabellens egenskapssida visas.

  1. På egenskapssidan klickar du på fliken Allmänt.
  2. Klicka i rutan till vänster om den egenskap som du vill ange och skriv sedan in en inställning för egenskapen.

VisaTillgängliga tabellegenskaper

Använd denna tabellegenskap Om du vill
Visa vyer på SharePoint-webbplatser

Ange om vyer som baseras på tabellen kan visas på en SharePoint-webbplats.

 Anteckning   Effekterna av denna inställning beror på inställningen för databasegenskapen Visa alla vyer på SharePoint-webbplatsen.

Mer information finns under Se även.

Utökat underdatablad Visa alla underdatablad när du öppnar tabellen.
Underdatabladshöjd

Gör något av följande:

  • Om du vill att underdatabladsfönstret ska expanderas så att det visar alla rader lämnar du denna egenskap inställd på 0 ".
  • Om du vill ange en bestämd höjd på underdatabladet anger du önskad höjd i tum.
Orientering Ange vyns orientering, utifrån om språket skrivs från vänster till höger eller från höger till vänster.
Beskrivning Ange en beskrivning för tabellen. Denna text kommer att visas i tabellens knappbeskrivning.
Standardvy Ange datablad, pivottabell eller pivotdiagram som standardvy när du öppnar tabellen.
Verifieringsuttryck Skriv in ett uttryck som måste vara sant för att du ska kunna lägga till eller ändra en post.
Verifieringstext Skriv ett meddelande som visas när en post bryter mot uttrycket i Verifieringsuttrycket.
Filter Definiera villkor som visar enbart matchande rader i databladsvyn.
Ordna efter Välja ett eller flera fält om du vill ange standardsorteringsordning för rader i databladsvyn.
Underdatabladsnamn Ange om ett underdatablad ska visas i databladsvyn och, om så är fallet, vilken tabell eller fråga som ska tillhandahålla raderna i underdatabladet.
Länka underordnade fält Visa en lista över de fält i tabellen eller frågan som används för underdatabladet och som matchar egenskapen Länka huvudfält som har angivits för tabellen.
Länka huvudfält Visa en lista över de fält i tabellen som matchar egenskapen Länka underordnade fält som har angivits för tabellen.
Filtrera vid inläsning Automatiskt använda filterkriterierna i egenskapen Filter (genom att ange denna till Ja) när tabellen öppnas i databladsvyn.
Ordna vid inläsning Automatiskt använda filterkriterierna i egenskapen Ordna vid (genom att ange denna till Ja) när tabellen öppnas i databladsvyn.

 Tips   Om du vill ha mer utrymme för att skriva eller redigera en inställning i egenskapsrutan kan du öppna rutan Zooma genom att trycka på SKIFT+F2. Om du anger egenskapen Verifieringsuttryck till ett uttryck och vill ha hjälp med att skapa det klickar du på Bild av knapp bredvid egenskapsrutan Verifieringsuttryck så att uttrycksverktyget visas.

  1. Spara ändringarna genom att trycka på CTRL+S.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till ett fält i en tabell

Du sparar varje bit av data som du vill kunna spåra i ett fält. I en tabell över kontakter kan du till exempel skapa fält för Efternamn, Förnamn, Telefonnummer och Adress. I en tabell över produkter du fälten Produktnamn, Artikelnummer och Pris.

Innan du väljer fält ska du försöka dela upp informationen i så små delar som möjligt. Det är mycket enklare att kombinera data senare än det är att dela upp dem ytterligare. I stället för ett enda fält för Namn bör du till exempel skapa separata fält för Efternamn och Förnamn. Sedan kan du enkelt söka eller sortera efter förnamn, efternamn eller båda. Om du planerar att rapportera, sortera, söka efter eller beräkna någon visst information ska du placera denna information i ett fält för sig. Mer information om hur du skapar en databas och fält finns bland länkarna under rubriken Se även.

När du har skapat ett fält kan du även ange fältegenskaper för att kontrollera dess utseende och beteende.

Lägg till ett fält genom att skriva in data

När du skapar en ny tabell eller öppnar en befintlig tabell i databladsvyn kan du lägga till ett fält i tabellen genom att skriva in data i kolumnen Lägg till nytt fält i databladet.

Datablad med kolumnen Lägg till nytt fält

Bildtext 1 Skriva in data i kolumnen Lägg till nytt fält.
  1. Skapa eller öppna en tabell databladsvyn.

 Anteckning   Mer information om hur du skapar en tabell finns i avsnittet Skapa en ny tabell.

  1. I kolumnen Lägg till nytt fält anger du namnet på det fält som du vill skapa.

Använd ett beskrivande namn så att fältet är enklare att identifiera.

  1. Skriv in data i det nya fältet.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa ett beräknat fält

Du skapar ett beräknat fält i designvyn.

  1. Öppna tabellen där du vill skapa ett beräknat fält i designvyn.
  2. I den första tomma raden i tabellrutnätet, under Fältnamn, skriver du ett namn för det beräknade fältet.
  3. Under Datatyp väljer du Beräknat.

Uttrycksverktyget öppnas.

  1. Ange den beräkning som du vill utföra i Uttrycksverktyget. Om tabellen till exempel har Fält1 och Fält2 och du vill skapa ett beräknat fält (Fält3) som är lika med värdet av Fält1 dividerat med värdet av Fält2 så skriver du [Fält1]/[Fält2] i Uttrycksverktyget.

Mer information om uttryck finns i artikeln Introduktion till uttryck.

  1. När du du har angett värdena klickar du på OK.

 Tips   Det är en god idé att växla till databladsvyn för att kontrollera att det beräknade fältet fungerar så som du vill.

Överst på sidan Överst på sidan

Ange egenskaper för ett fält

När du har skapat ett fält kan du även ange fältegenskaper för att kontrollera dess utseende och beteende.

Genom att ange fältegenskaper kan du till exempel:

  • Bestämma hur informationen ska visas i ett fält
  • Förhindra felaktig inskrivning i ett fält
  • Ange standardvärden för ett fält
  • Göra så att sökning och sortering går snabbare för ett fält

Du kan ange några av de tillgängliga fältegenskaperna i databladsvyn. Men om du vill få tillgång till och använda hela listan med fältegenskaper måste du däremot använda designvyn.

Ange fältegenskaper i databladsvyn

Du kan byta namn på ett fält, ändra dess datatyp, ändra dess Format och ändra några av de tillgängliga fältegenskaperna i databladsvyn.

Öppna en tabell i databladsvyn

  1. Högerklicka i navigeringsfönstret på den tabell som du vill öppna.
  2. Klicka på Databladsvy på snabbmenyn.

Byta namn på ett fält

När du skapar ett fält genom att skriva in data i databladsvyn tilldelar Access automatiskt ett standardnamn för fältet. Access tilldelar namnet Fält1 för det första nya fältet, Fält2 för andra nya fältet och så vidare. Som standard används namnet för ett fält som dess etikett där fältet visas, till exempel som en kolumnrubrik i ett datablad. Det rekommenderas att ändra namnen till mer beskrivande fältnamn för att göra dem enklare att använda när du visar eller redigerar poster.

  1. Högerklicka på rubriken för det fält som du vill byta namn på (till exempel Fält1).
  2. Klicka på Byt namn på kolumn på snabbmenyn.
  3. Ange det nya namnet i fältrubriken.

Fältnamn kan bestå av högst 64 tecken (bokstäver och siffror), inklusive blanksteg.

Ändra datatyp för ett fält

När du skapar ett fält genom att skriva in data i databladsvyn undersöker Access dessa data för att fastställa lämplig datatyp för fältet. Om du till exempel anger 1/1/2006 känner Access igen det som ett datum och anger datatypen för det fältet till Datum/tid. Om Access inte kan avgöra någon bestämd datatyp anges datatypen till Text som standard.

Datatypen för fältet avgör vilka andra fältegenskaper du kan ange. Du kan till exempel endast ange egenskapen Lägg endast till för ett fält som har datatypen Hyperlänk eller PM.

Det kan finnas tillfällen då du manuellt vill ändra fältets datatyp. Antag till exempel att du har rumsnummer som liknar datum, till exempel 10/2001. Om du anger 10/2001 i ett nytt fält i databladsvyn väljer den automatiska datatypsfunktionen Datum/tid som datatyp för fältet. Eftersom rumsnummer är etiketter, och inte datum, ska de använda datatypen Text. Gör så här om du vill ändra datatypen för ett fält:

  1. Klicka på fliken Datablad.
  2. Välj önskad datatyp i listan Datatyp i gruppen Datatyp och formatering.

Bild av menyfliksområdet i Access

VisaTillgängliga datatyper

Datatyp Använd för att lagra Storlek
Text

Alfanumeriska tecken

Använd för text eller för tal som inte används i beräkningar (exempelvis ett produkt-ID). Ett numeriskt värde som lagras som text kan sorteras och filtreras mer logiskt, men går inte att använda enkelt i beräkningar.

Upp till 255 tecken.
PM

Alfanumeriska tecken (innehåller fler än 255 tecken) eller text i RTF-format.

Används för text som innehåller fler än 255 tecken och för text i RTF-format. Anteckningar, längre beskrivningar och paragrafer i RTF-format, exempelvis fetstilt eller kursiv, är bra exempel på hur ett PM-fält kan användas.

Upp till 1 gigabyte med tecken eller 2 gigabyte med lagringsutrymme (2 byte per tecken), varav du kan visa 65 535 tecken i en kontroll.
Tal

Numeriska värden (heltal eller decimaltal).

Används för att lagra tal som används i beräkningar, förutom monetära värden (använd datatypen Valuta för monetära värden).

1, 2, 4 eller 8 byte, eller 16 byte när de används för replikerings-ID.
Datum/tid

Datum och tider.

Används för att lagra värden för datum/tid. Observera att varje värde som lagras innehåller både en datumkomponent och en tidskomponent.

8 byte.
Valuta

Monetära värden.

Används för att lagra monetära värden (valuta).

8 byte.
Räknare

Ett unikt numeriskt värde som Access automatiskt infogar när en post läggs till.

Används för att generera unika värden som kan användas som en primär nyckel. Observera att värden för Räknare-fält kan ökas sekventiellt eller med ett visst värde, eller tilldelas slumpvis.

4 eller 16 byte när det används för replikerings-ID.
Ja/Nej

Booleska värden (ja/nej).

Du kan använda något av tre format: Ja/Nej, Sant/Falskt eller På/Av.

1 bit (8 bitar = 1 byte).
OLE-objekt

OLE-objekt eller andra binära data.

Används för att lagra OLE-objekt från andra Microsoft Windows-program.

Upp till 1 gigabyte.
Bilaga

Bilder, binära filer, Office-filer.

Den här datatypen lämpar sig för lagring av digitala bilder och alla typer av binära filer.

Två gigabyte för komprimerade bilagor. För okomprimerade bilagor cirka 700 kB, beroende på hur mycket bilagan kan komprimeras.
Hyperlänk

Hyperlänkar.

Används för att lagra hyperlänkar för att ge åtkomst med enkelklickning till webbsidor via en URL (Uniform Resource Locator) eller filer via ett namn i UNC-format (Universal Naming Convention). Du kan även länka till Access-objekt som finns lagrade i en databas.

Upp till 1 gigabyte med tecken eller 2 gigabyte med lagringsutrymme (2 byte per tecken), varav 65 535 tecken kan visas i en kontroll.
Uppslagsguiden

Ingen egentlig datatyp. Startar i stället Uppslagsguiden.

Används för att starta Uppslagsguiden så att du kan skapa ett fält med en kombinationsruta som används för att slå upp ett värde i en annan tabell, fråga eller lista med värden.

Tabell- eller frågebaserad: Storleken på den bundna kolumnen.

Värdebaserad: Storleken på Text-fältet som används för att lagra värdet.

 Anteckning   Den maximala storleken på en Access-databasfil är 2 gigabyte.

Tips om datatyper
  • För optimal prestanda bör du använda den mest tillämpliga inställningen för Fältstorlek när du skapar ett fält av typen Text eller Nummer. Om du till exempel förväntar dig att lagra postnummer med en förutsägbar längd ska du ange den längden för fältets storlek. Du kan ange fältets storlek genom att skriva ett värde i egenskapsrutan Fältstorlek. Mer information finns i avsnittet Ange andra fältegenskaper.
  • För telefonnummer, artikelnummer och andra nummer som du inte tänker använda för matematiska beräkningar bör du välja datatypen Text i stället för datatypen Nummer. Ett numeriskt värde som lagras som text kan sorteras och filtreras på ett mer logiskt sätt.

Ändra format för ett fält

Förutom att fastställa datatypen för ett nytt fält kan Access även ange egenskapen Format för fältet, beroende på vad du skriver. Om du till exempel skriver in 10:50 FM, anger Access datatypen till Datum/tid och egenskapen Format till Medellångt tidsformat. Om du vill ändra fältets egenskap Format manuellt gör du följande:

  1. I menyfliksområdet klickar du på fliken Datablad.
  2. I listan Format i gruppen Datatyp och formatering anger du önskat format.

 Anteckning   Listan Format kanske inte är tillgänglig för vissa fält (till exempel för fältet Text), beroende på vilken datatyp som används för fältet.

Ange andra fältegenskaper

  1. I databladsvyn klickar du på det fält som du vill ange egenskapen för.
  2. På fliken Datablad i gruppen Datatyp och formatering väljer du önskade egenskaper.

Bild av menyfliksområdet i Access

Överst på sidan Överst på sidan

Ange fältegenskaper i designvyn

Du kan ställa in alla fältegenskaper medan du arbetar med en tabell i designläge. I designvyn anger du datatyp för ett fält i tabellrutnätet och anger andra egenskaper i rutan Fältegenskaper.

Öppna en tabell i designvyn

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen.
  2. Klicka på Designvy på snabbmenyn.

Ändra datatyp för ett fält

  1. Hitta det fält vars fältstorlek du vill ändra i tabellrutnätet.
  2. I kolumnen Datatyp väljer du en datatyp från listan.

VisaTillgängliga datatyper

Datatyp Använd för att lagra Storlek
Text

Alfanumeriska tecken

Använd för text eller för tal som inte används i beräkningar (exempelvis ett produkt-ID). Ett numeriskt värde som lagras som text kan sorteras och filtreras mer logiskt, men går inte att använda enkelt i beräkningar.

Upp till 255 tecken.
PM

Alfanumeriska tecken (innehåller fler än 255 tecken) eller text i RTF-format.

Används för text som innehåller fler än 255 tecken och för text i RTF-format. Anteckningar, längre beskrivningar och paragrafer i RTF-format, exempelvis fetstilt eller kursiv, är bra exempel på hur ett PM-fält kan användas.

Upp till 1 gigabyte med tecken eller 2 gigabyte med lagringsutrymme (2 byte per tecken), varav du kan visa 65 535 tecken i en kontroll.
Tal

Numeriska värden (heltal eller decimaltal).

Används för att lagra tal som används i beräkningar, förutom monetära värden (använd datatypen Valuta för monetära värden).

1, 2, 4 eller 8 byte, eller 16 byte när de används för replikerings-ID.
Datum/tid

Datum och tider.

Används för att lagra värden för datum/tid. Observera att varje värde som lagras innehåller både en datumkomponent och en tidskomponent.

8 byte.
Valuta

Monetära värden.

Används för att lagra monetära värden (valuta).

8 byte.
Räknare

Ett unikt numeriskt värde som Access automatiskt infogar när en post läggs till.

Används för att generera unika värden som kan användas som en primär nyckel. Observera att värden för Räknare-fält kan ökas sekventiellt eller med ett visst värde, eller tilldelas slumpvis.

4 eller 16 byte när det används för replikerings-ID.
Ja/Nej

Booleska värden (ja/nej).

Du kan använda något av tre format: Ja/Nej, Sant/Falskt eller På/Av.

1 bit (8 bitar = 1 byte).
OLE-objekt

OLE-objekt eller andra binära data.

Används för att lagra OLE-objekt från andra Microsoft Windows-program.

Upp till 1 gigabyte.
Bilaga

Bilder, binära filer, Office-filer.

Den här datatypen lämpar sig för lagring av digitala bilder och alla typer av binära filer.

Två gigabyte för komprimerade bilagor. För okomprimerade bilagor cirka 700 kB, beroende på hur mycket bilagan kan komprimeras.
Hyperlänk

Hyperlänkar.

Används för att lagra hyperlänkar för att ge åtkomst med enkelklickning till webbsidor via en URL (Uniform Resource Locator) eller filer via ett namn i UNC-format (Universal Naming Convention). Du kan även länka till Access-objekt som finns lagrade i en databas.

Upp till 1 gigabyte med tecken eller 2 gigabyte med lagringsutrymme (2 byte per tecken), varav 65 535 tecken kan visas i en kontroll.
Uppslagsguiden

Ingen egentlig datatyp. Startar i stället Uppslagsguiden.

Används för att starta Uppslagsguiden så att du kan skapa ett fält med en kombinationsruta som används för att slå upp ett värde i en annan tabell, fråga eller lista med värden.

Tabell- eller frågebaserad: Storleken på den bundna kolumnen.

Värdebaserad: Storleken på Text-fältet som används för att lagra värdet.

 Anteckning   Den maximala storleken på en Access-databasfil är 2 gigabyte.

Tips om datatyper
  • För telefonnummer, artikelnummer och andra nummer som du inte tänker använda för matematiska beräkningar bör du välja datatypen Text i stället för datatypen Nummer. Ett numeriskt värde som lagras som text kan sorteras och filtreras på ett mer logiskt sätt, men kan inte användas på något enkelt sätt i beräkningar.
  • När det gäller datatyperna Text och Tal kan du ange fältstorleken eller datatypen mer exakt genom att ange ett värde i egenskapsrutan FieldSize.

Ange andra fältegenskaper

  1. I tabellrutnätet markerar du det fält som du vill ange egenskaper för. Access visar egenskaperna för detta fält i rutan Fältegenskaper.

 Anteckning   Det är fältets datatyp som avgör vilka egenskaper du kan ange.

  1. I rutan Fältegenskaper anger du önskade inställningar för varje egenskap, eller tryck på F6 och använd sedan piltangenterna för att välja önskad egenskap.

VisaVilka fältegenskaper är tillgängliga?

 Anteckning   Inte alla egenskaper är tillgängliga för varje fält. Ett fälts datatyp avgör vilka egenskaper det har.

Fältegenskap Beskrivning
Fältstorlek

Ange maxvärdet för de data som lagras som datatypen Text, Tal eller Räknare.

 Tips   För bästa prestanda bör du alltid ange minsta nödvändiga värde för Fältstorlek.

Format Ange hur fältet ska se ut som standard när det visas och skrivs ut.
Decimaler Ange antalet decimaler som ska användas för visning av tal.
Nya värden Ange om ett Räknare-fält ska ökas eller tilldelas ett slumpmässigt värde när en ny post läggs till.
Indatamask Visa tecken som hjälper till vid datainmatning. Mer information om hur du skapar och använder en indatamask ges under rubriken Se även.
Titel Ange den text som visas som standard i etiketter för formulär, rapporter och frågor.
Standardvärde Tilldela automatiskt ett standardvärde till ett fält när nya poster läggs till.
Verifieringsuttryck Ange ett uttryck som måste vara sant när du lägger till eller ändrar värdet i det här fältet.
Verifieringstext Ange ett meddelande som visas när ett värde bryter mot uttrycket i egenskapen Verifieringsuttryck.
Obligatoriskt Ange att data är obligatoriska i ett fält.
Tillåt nollängd Tillåt inmatning (genom att ange värdet Ja) av en nollängdssträng ("") i ett Text- eller PM-fält.
Indexerad Gör åtkomsten till data i fältet snabbare genom att skapa och använda ett index.
Unicode-komprimering Komprimera text som lagras i fältet när en liten mängd text lagras (< 4 096 tecken).
IME-läge Kontrollera konvertering av tecken i östasiatiska versioner av Windows.
Konverteringsläge för IME Kontrollera konvertering av tecken i östasiatiska versioner av Windows.
Åtgärdsetiketter Koppla en åtgärdsetikett (smartkoder: Data som identifierats och betecknats som en viss typ. Till exempel är ett personnamn eller namnet på en mottagare av ett e-postmeddelande i Microsoft Outlook en typ av data som kan identifieras och betecknas med en smartkod.) till fältet.
Lägg endast till Spåra värdehistoriken för fältet (genom att ange den här egenskapen till Ja).
Textformat Välj värdet RTF för egenskapen om du vill spara text som HTML och tillåta formatering. Välj värdet Oformaterad text för egenskapen om du vill spara enbart oformaterad text.
Textjustering Ange standardjusteringen av text i en kontroll.
  1. Tryck på SKIFT+F2 så att rutan Zooma visas om du vill ha mer utrymme att ange eller redigera en inställning för egenskapen i egenskapsrutan.

 Tips   Om du anger en indatamask eller ett verifieringsuttryck och vill ha hjälp med att skapa indatamasken eller verifieringsuttrycket, klickar du på Bild av knapp bredvid egenskapsrutan så visas lämpligt verktyg.

  1. Spara ändringarna genom att trycka på CTRL+S.

Mer information om datatyper och fältegenskaper finns i avsnittet Se även.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2010