Introduktion till rapporter i Access

Med rapporter kan du visa, formatera och sammanfatta information i en Microsoft Access-databas. Du kan till exempel skapa en enkel rapport med telefonnummer för alla dina kontakter eller en sammanfattningsrapport över försäljningen i olika regioner under olika tidsperioder.

Den här artikeln innehåller en översikt över rapporter i Access. Du lär dig också grunderna i hur du skapar en rapport och hur du sorterar, grupperar och sammanfattar data samt hur du förhandsgranskar och skriver ut rapporten.

 Anteckning    Informationen i den här artikeln gäller endast Access-skrivbordsdatabaser.

I den här artikeln:


Översikt

Vad kan du göra med en rapport?

En rapport är ett databasobjekt som är praktiskt om du vill presentera informationen i databasen för att göra något av följande:

  • Visa eller distribuera en sammanfattning av data.
  • Arkivera ögonblicksbilder av data.
  • Visa information om enskilda poster.
  • Skapa etiketter.

Rapportens delar

Det går att skapa ”obundna” rapporter som inte visar data. I den här artikeln antar vi emellertid att en artikel är bunden till en datakälla, t.ex. en tabell eller fråga. En rapports design är indelad i avsnitt som visas i designvyn. Om du förstår hur varje avsnitt fungerar blir det lättare att skapa bra rapporter. Hur ett resultat beräknas i Access beror exempelvis på i vilket avsnitt du lägger till en beräknad kontroll. Följande lista är en sammanfattning av de olika avsnittstyperna och hur de används:

Avsnitt Hur avsnittet visas när det skrivs ut Var avsnittet kan användas
Rapporthuvud I början av rapporten. Använd rapporthuvudet för information som vanligtvis visas på ett försättsblad, till exempel en logotyp, en rubrik eller ett datum. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i rapporthuvudet, beräknas summan för hela rapporten. Rapporthuvudet skrivs ut före sidhuvudet.
Sidhuvud Överst på varje sida. Använd ett sidhuvud om du vill upprepa rapportrubriken på varje sida.
Grupphuvud I början av varje ny grupp med poster. Använd grupphuvudet om du vill skriva ut gruppnamnet. I en rapport som till exempel är grupperad efter produkt, använder du grupphuvudet om du vill skriva ut produktnamnet. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i grupphuvudet, gäller summan för den aktuella gruppen. Du kan använda flera grupphuvudavsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer som du har lagt till. Mer information om hur du skapar grupphuvuden och gruppfötter finns i avsnittet Lägga till gruppering, sortering och summering.
Detalj Visas en gång för varje rad i datakällan. Här placerar du kontrollerna som utgör själva rapportinnehållet.
Gruppfot I slutet av varje grupp med poster. Använd en gruppfot om du vill skriva ut sammanfattningsinformation för en grupp. Du kan använda flera gruppfotavsnitt i en rapport, beroende på hur många grupperingsnivåer som du har lagt till.
Sidfot Sist på varje sida. Använd en sidfot om du vill skriva ut sidnummer eller information för varje sida.
Rapportfot

Sist i rapporten.

 Anteckning    I designvyn visas rapportfoten under sidfoten. Men i alla andra vyer (t.ex. i layoutvyn eller när rapporten skrivs ut eller förhandsgranskas) visas däremot rapportfoten ovanför sidfoten, precis efter den sista gruppfoten eller detaljraden på den sista sidan.

Använd en rapportfot om du vill skriva ut rapportsummor eller annan sammanfattningsinformation för hela rapporten.

Du kommer att märka att det är mycket lättare att skapa meningsfulla rapporter om din databas har en väl utformad tabellstruktur och välplanerade relationer. En introduktion till hur du planerar och designar en databas finns i artikeln Grundläggande databasdesign.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en rapport

Du kan skapa rapporter för en Access-skrivbordsdatabas genom att följa stegen nedan.

Steg 1: Välj en datakälla

Datakällan för en rapport kan vara en tabell, en namngiven fråga eller en inbäddad fråga. Datakällan måste innehålla alla rader och kolumner med de data som du vill visa på rapporten.

  • Om de data som du vill använda finns i en befintlig tabell eller fråga väljer du tabellen eller frågan i navigeringsfönstret och fortsätter sedan till Steg 2.
  • Om datakällan inte redan finns gör du något av följande:
    • Fortsätt till Steg 2 och använd verktyget Tom rapport

eller

  • Skapa tabellen eller tabellerna eller frågan med de data som du vill använda. Välj frågan eller tabellen i navigeringsfönstret och fortsätt till Steg 2.

Steg 2: Välj ett rapportverktyg

Rapportverktygen finns i gruppen Rapporter på fliken Skapa i menyfliksområdet. I följande tabell beskrivs de olika verktygen:

Verktyg Beskrivning

Rapport

Skapar en enkel tabellrapport med alla fält i den datakälla som valdes i navigeringsfönstret.

Rapportdesign

Öppnar en tom rapport i designvyn, där du kan lägga de fält och kontroller som du vill använda.

Tom rapport

Öppnar en tom rapport i layoutvyn och visar fältlistan som du kan lägga till fält i rapporten från.

Rapportguiden

Visar en guide med flera steg där du kan ange fält, grupperings- och sorteringsnivåer samt layoutalternativ.

Etiketter

Visar en guide där du kan välja standardetikettstorlekar eller anpassade etikettstorlekar samt vilka fält som ska visas och hur de ska sorteras.

Steg 3: Skapa rapporten

  1. Klicka på knappen för det verktyg du vill använda. Om en guide visas följer du stegen i guiden och klickar på Slutför på den sista sidan.
    Access visar rapporten i layoutvyn.
  2. Formatera rapporten tills du är nöjd med resultatet:
  • Ändra storlek på fält och etiketter genom att markera dem och sedan dra kanterna tills de har önskad storlek.
  • Flytta ett fält genom att markera det (och dess etikett, om sådan finns) och dra det sedan till den nya platsen.
  • Högerklicka på ett fält och använd kommandona i snabbmenyn om du vill sammanfoga eller dela celler, ta bort eller välja fält och utföra andra formateringsåtgärder.

Dessutom kan du använda de funktioner som beskrivs i följande avsnitt för att göra din rapport mer attraktiv och lättläst.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till gruppering, sortering och summering

Det snabbaste sättet att lägga till gruppering, sortering eller summor i en rapport i en skrivbordsdatabas är att högerklicka på det fält som du vill använda gruppering, sortering eller summa för och sedan klicka på önskat kommando på snabbmenyn.

Du kan också lägga till gruppering, sortering eller summering med hjälp av rutan Gruppera, sortera och summera medan rapporten är öppen i layoutvyn eller designvyn:

  1. Om rutan Gruppera, sortera och summera inte redan är öppen klickar du på Gruppera och sortera i gruppen Gruppera, sortera och summera på fliken Design.
  2. Klicka på Lägg till en grupp eller Lägg till en sortering och markera sedan det fält som du vill gruppera eller sortera.
  3. Klicka på Mer på en rad för gruppering eller sortering om du vill ange fler alternativ och lägga till summor.

Mer detaljerad information om gruppering, sortering och summering ges i artikeln Skapa en grupperad rapport eller sammanfattningsrapport.

Överst på sidan Överst på sidan

Framhäva data med villkorsstyrd formatering

Access innehåller verktyg som du kan använda för att framhäva data i en rapport. Du kan lägga till regler för villkorsstyrd formatering för varje kontroll eller grupp med kontroller. I klientrapporter kan du även lägga till datastaplar för att jämföra data.

Så här lägger du till villkorsstyrd formatering till kontroller:

  1. Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Layoutvy.
  2. Markera kontrollerna och klicka på Villkorsstyrd formatering i gruppen Villkorsstyrd formatering på fliken Format.

 Tips    Om du vill markera flera kontroller håller du ned Ctrl och klickar på kontrollerna.

  1. I dialogrutan Regelhanteraren för villkorsstyrd formatering klickar du på Ny regel.
  2. I dialogrutan Ny formateringsregel väljer du ett värde under Välj en regeltyp:
  • Om du vill skapa en regel tillämpas för varje post var för sig ska du välja Kontrollera värden i den aktuella posten eller använd ett uttryck.
  • Om du vill skapa en regel som jämför poster med varandra genom att använda datastaplar klickar du på Jämför med andra poster.
  1. Ange regeln under Redigera regelbeskrivningen som anger när och vilken formateringen som ska tillämpas och klicka på OK.
  2. Om du vill skapa en till regel för samma kontroll eller uppsättning med kontroller upprepar du anvisningarna från steg 4.

Överst på sidan Överst på sidan

Anpassa färg och teckensnitt

Prova ett apptema om du vill anpassa färgen och teckensnitten.

  1. Öppna en rapport i layoutvyn genom att högerklicka på den i navigeringsfönstret och sedan klicka på Layoutvy.
  2. Klicka på Teman på fliken Design under Verktyg för rapportlayout och placera muspekaren över varje tema i galleriet så visas en förhandsgranskning. Klicka på ett tema som du vill använda och spara rapporten.
  3. Använd gallerierna Färger eller Teckensnitt om du vill ange färger eller teckensnitt separat.


Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till en logotyp eller bakgrundsbild   

Du kan lägga till en logotyp eller bakgrundsbild i en rapport. Om du uppdaterar bilden görs uppdateringen automatiskt på alla ställen där bilden används i databasen.

Så här lägger du till eller tar bort en bild:

  1. Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Layoutvy.
  2. Klicka på den plats i rapporten där du vill lägga till bilden och klicka sedan på Logotyp i gruppen Sidhuvud/sidfot på fliken Design.
  3. Bläddra till bilden och klicka på Öppna. Bilden läggs till i rapporten.
  4. Om du vill ta bort bilden högerklickar du på bilden och klickar på Ta bort på snabbmenyn.

Så här lägger du till en bakgrundsbild:

  1. Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Layoutvy.
  2. Klicka på Bakgrundsbild i gruppen Bakgrund på fliken Format.
  3. Välj en bild i listan Bildgalleri eller klicka på Bläddra, välj en bild och klicka på OK.

Överst på sidan Överst på sidan

Förhandsgranska och skriva ut en rapport

Förhandsgranska en rapport

  1. Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Förhandsgranska. Du kan använda kommandona på fliken Förhandsgranska om du vill göra något av följande:
  • Skriva ut rapporten
  • Ändra sidstorlek eller layout
  • Zooma in eller ut, eller visa flera sidor åt gången
  • Uppdatera data i rapporten
  • Exportera rapporten till ett annat filformat
  1. Klicka på Stäng förhandsgranskning

Skriva ut en rapport

Så här skriver du ut en rapport utan att förhandsgranska den:

  • Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka på Skriv ut. Rapporten skickas till standardskrivaren.

 Anteckning    Om du väljer rapporten i navigeringsfönstret och väljer Skriv ut på fliken Arkiv kan du välja fler utskriftsalternativ, t.ex. antal sidor och kopior, och ange en skrivare.

  • Om du vill öppna en dialogruta där du kan välja skrivare, ange antal kopior och andra alternativ klickar du på Skriv ut.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2013