Introduktion till formulär

Ett formulär är ett databasobjekt som du kan använda för att skapa ett användargränssnitt för ett databasprogram. Ett "bundet" formulär är ett formulär som är direkt kopplat till en datakälla som en tabell eller en fråga. Det kan användas för att ange, redigera eller visa data från den aktuella datakällan. Du kan också skapa ett "obundet" formulär som inte är direkt kopplat till en datakälla, men som ändå innehåller kommandoknappar, etiketter eller andra kontroller som behövs i programmet.

Den här artikeln handlar främst om bundna formulär. Du kan använda bundna formulär när du vill kontrollera åtkomst till data, till exempel vilka fält eller rader med data som ska visas. Vissa användare kanske bara behöver se några av fälten i en tabell med många fält. Genom att förse användarna med ett formulär som bara innehåller de fält som de behöver, blir det enklare för dem att använda databasen. Du kan också lägga till kommandoknappar och andra funktioner i ett formulär om du vill automatisera vanligt förekommande åtgärder.

Tänk dig bundna formulär som fönster genom vilka andra kan se och komma åt din databas. Med ett effektivt formulär går det snabbare att använda databasen, eftersom användarna inte behöver söka efter det som de behöver. Ett visuellt tilltalande formulär gör det också smidigare och mer effektivt att arbeta med databasen och förhindrar dessutom att felaktiga data anges.

 Obs!   I den här artikeln förutsätts det att du redan har skapat en tabell (eller en fråga som baseras på en eller flera tabeller) och att du vill skapa ett formulär där det går att visa eller redigera data. Om du vill ha mer information om tabeller och frågor följer du länkarna under avsnittet Se även i den här artikeln.

Artikelinnehåll


Skapa ett formulär med verktyget Formulär

Använd verktyget Formulär när du vill skapa ett formulär med ett enda musklick. När du använder det här verktyget placeras alla fält från den underliggande datakällan i formuläret. Du kan börja använda det nya formuläret direkt, eller ändra det i layout- eller designvyn efter behov.

Så här skapar du ett nytt formulär med verktyget Formulär

  1. Klicka i navigeringsfönstret på den tabell eller fråga som innehåller de data som du vill visa i formuläret.
  2. Klicka på Formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa.

Formuläret skapas och visas i layoutvyn. I layoutvyn kan du göra designändringar i formuläret samtidigt som data visas. Du kan till exempel ändra storlek på textrutorna så att informationen får plats, om det behövs.

Om det finns en enskild tabell som har en 1:N-relation med tabellen eller frågan som används för att skapa formuläret, läggs ett datablad till i formuläret som baseras på den relaterade tabellen eller frågan. Om du till exempel skapar ett enkelt formulär som baseras på tabellen Anställda, och det finns en 1:N-relation definierad mellan tabellen Anställda och tabellen Order, visar underdatabladet alla poster i tabellen Order som är aktuella för tabellen Anställda. Du kan ta bort databladet från formuläret om du inte tycker att du behöver det. Om det finns flera tabeller som har en 1:N-relation med tabellen som har använts för att skapa formuläret, läggs inga datablad till i formuläret.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa ett delat formulär med verktyget Delat formulär

 Obs!   Du kan lägga till ett delat formulär i en webbdatabas, men om du vill köra formuläret i en webbdatabas måste du först öppna den databasen i Access (formuläret kan med andra ord inte köras i en webbläsare). Mer information om webbdatabaser finns i artikeln Skapa en databas att dela med andra på nätet.

Med ett delat formulär kan två vyer av data visas samtidigt – en formulärvy och en databladsvy.

Ett delat formulär skiljer sig från en kombination med formulär/underformulär genom att de två vyerna är kopplade till samma datakälla och alltid är synkroniserade med varandra. Om du markerar ett fält i en del av formuläret, markeras samma fält i den andra delen av formuläret. Du kan lägga till, redigera eller ta bort data från båda delarna (förutsatt att datakällan kan uppdateras och att du inte har konfigurerat formuläret så att de här åtgärderna inte kan utföras).

Genom att arbeta med delade formulär kan du dra nytta av båda formulärtyperna i ett enskilt formulär. Du kan till exempel använda databladsdelen i formuläret om du snabbt vill hitta en post och sedan använda formulärdelen för att visa eller redigera posten.

Så här skapar du ett delat formulär med verktyget Delat formulär

  1. Klicka i navigeringsfönstret på den tabell eller fråga som innehåller de data som du vill visa i formuläret. Du kan också öppna tabellen eller frågan i databladsvyn.
  2. Klicka på Delat formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa.

Formuläret skapas och visas i layoutvyn. I layoutvyn kan du göra designändringar i formuläret samtidigt som data visas. Du kan till exempel ändra storlek på textrutorna så att informationen får plats, om det behövs. Mer information om formulärvyer finns i avsnittet Förstå layoutvyn och designvyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa ett formulär som visar flera poster med verktyget Flera objekt

När du skapar ett formulär med verktyget Formulär visar formuläret som skapas en enskild post i taget. Om du vill ha ett formulär som visar flera poster men som är mer anpassningsbart än ett datablad, använder du verktyget Flera objekt.

  1. Klicka i navigeringsfönstret på den tabell eller fråga som innehåller de data som du vill visa i formuläret.
  2. Klicka på Fler formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa och klicka sedan på Flera objekt.

Formuläret skapas och visas i layoutvyn. I layoutvyn kan du göra designändringar i formuläret samtidigt som data visas. Du kan till exempel ändra storlek på textrutorna så att informationen får plats. Mer information om formulärvyer finns i avsnittet Förstå layoutvyn och designvyn.

När du använder verktyget Flera objekt påminner det formulär som skapas om ett datablad. Informationen ordnas i rader och kolumner och flera poster visas samtidigt. Med de formulär som skapas med verktyget Flera objekt får du fler anpassningsalternativ än ett datablad, till exempel möjligheten att lägga till grafiska element, knappar och andra kontroller. Mer information om hur du anpassar formulär finns i avsnitten Finjustera formuläret i layoutvyn och Finjustera formuläret i designvyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa ett formulär med Formulärguiden

Om du mer noggrant vill välja vilka fält som ska visas i formuläret använder du Formulärguiden i stället för de olika verktygen som nämns ovan. Du kan också ange hur data ska grupperas och sorteras samt använda fält från flera tabeller eller frågor, förutsatt att du har angett relationerna mellan tabellerna och frågorna i förväg. Om du vill ha mer information om hur du skapar relationer följer du länkarna under avsnittet Se även i den här artikeln.

  1. Klicka på Design i gruppen Formulär på fliken Skapa.
  2. Följ anvisningarna på sidorna i Formulärguiden.

 Obs!   Om du vill ta med fält från flera tabeller och frågor klickar du inte på Nästa eller Slutför när du har valt fält från den första tabellen eller frågan på första sidan i Formulärguiden. Upprepa i stället stegen för att välja en tabell eller fråga och klicka på de övriga fält som du vill ta med i formuläret. Fortsätt sedan genom att klicka på Nästa eller Slutför.

  1. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa ett formulär med verktyget Tomt formulär

Om guiden eller verktygen inte uppfyller dina behov kan du använda verktyget Tomt formulär för att skapa ett formulär. På det här sättet kan du snabbt skapa ett formulär om du till exempel bara tänker placera ett fåtal fält i formuläret.

  1. Klicka på Tomt formulär i gruppen Formulär på fliken Skapa.

Ett tomt formulär öppnas i layoutvyn och fönstret Fältlista visas.

  1. I fönstret Fältlista klickar du på plustecknet (+) bredvid den eller de tabeller som innehåller de fält som du vill ta med i formuläret.
  2. Om du vill lägga till ett fält i formuläret dubbelklickar du på det eller drar det till formuläret.

 Obs! 

  • När det första fältet har lagts till kan du lägga till flera fält samtidigt genom att hålla CTRL nedtryckt, klicka på fler fält och sedan dra dem samtidigt till formuläret.
  • Ordningen på tabellerna i fönstret Fältlista kan ändras beroende på vilken del av formuläret som är markerat. Om det fält som du vill lägga till inte visas kan du prova med att markera någon annan del av formuläret och sedan försöka lägga till fältet igen.
  1. Använd verktygen i gruppen Sidhuvud/sidfot på fliken Design om du vill lägga till logotyp, rubrik eller datum och tid i formuläret.
  2. Använd verktygen i gruppen Kontroller på fliken Design om du vill lägga till en större variation av kontroller i formuläret.

Du kan få ett något större antal kontroller att välja mellan om du växlar till designvyn genom att högerklicka i formuläret och sedan klicka på Designvy.

De kontroller som du lägger till i designvyn är kanske inte kompatibla med funktionen Publicera på webben. Om du tänker publicera formuläret på webben kan du endast använda de funktioner som är tillgängliga i layoutvyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Förstå layoutvyn och designvyn

Layoutvyn    Layoutvyn är den mest intuitiva vyn för ändring av formulär, och den kan användas för praktiskt taget alla de ändringar som du skulle vilja göra i ett formulär i Access. Om du skapar en databas genom att klicka på Tom webbdatabas i Microsoft Backstage-vyn, då är layoutvyn den enda vy som är tillgänglig för utformning av formulär.

I layoutvyn är det just det formuläret som körs. Därför kan du se dina data praktiskt taget som de kommer att visas när du använder formuläret. Men du kan också ändra formulärets utformning i denna vy. Eftersom data visas medan du redigerar formuläret, blir det enklare att ange storlek på kontroller eller utföra andra åtgärder som påverkar formulärets utseende och användbarhet.

Om du skapar en vanlig stationär databas (i motsats till en webbdatabas) och du vill utföra en åtgärd som inte kan göras i layoutvyn, då kan du växla till designvyn. I vissa situationer visar Access ett meddelande om att du måste växla till designvyn innan du kan göra en viss ändring.

Designvyn    I designvyn får du en mer detaljerad vy över formulärets struktur. Du kan visa avsnitten med sidhuvud, information och sidfot i formuläret. Formuläret körs inte på riktigt när det visas i designvyn, så du kan inte se den underliggande informationen när du gör designändringarna. Det finns emellertid vissa uppgifter som du kan utföra enklare i designvyn än i layoutvyn. Du kan:

  • Välja mellan fler olika kontroller att lägga till i formuläret, till exempel bundna objektfält, sidbrytningar och diagram.
  • Redigera textrutekontrollens källa i själva textrutan, utan att använda egenskapslistan.
  • Ändra storlek på formulärkontroller, till exempel formulärhuvudet eller informationsavsnittet.
  • Ändra vissa formuläregenskaper som inte går att ändra i layoutvyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Finjustera formuläret i layoutvyn

När du har skapat ett formulär kan du enkelt finjustera designen i layoutvyn. Genom att utgå från faktiska formulärdata kan du ordna om kontrollerna och justera storleken på dem. Du kan placera nya kontroller i formuläret och ange egenskaper för formuläret och kontrollerna i det.

Du växlar till layoutvyn genom att högerklicka på formulärnamnet i navigeringsfönstret och sedan klicka på Layout.

Formuläret visas i layoutvyn.

Använd egenskapslistan om du vill ändra egenskaperna för formuläret och kontrollerna och avsnitten i det. Du visar egenskapslistan genom att trycka på F4.

Använd fönstret Fältlista om du vill lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i formulärdesignen. Så här visar du fönstret Fältlista:

  • Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.

Kortkommando  Tryck på ALT+F8.

Du kan sedan dra fälten direkt från fönstret Fältlista till formuläret.

  • Om du vill lägga till ett enstaka fält dubbelklickar du på det eller drar det från fönstret Fältlista till det avsnitt i formuläret där det ska visas.
  • Om du vill lägga till flera fält samtidigt håller du CTRL nedtryckt och klickar på de önskade fälten. Dra sedan de markerade fälten till formuläret.

Överst på sidan Överst på sidan

Finjustera formuläret i designvyn

För lokala databaser kan du finjustera formulärets design i designvyn. Du kan lägga till nya kontroller och fält i formuläret genom att lägga till dem i rutnätet. Via egenskapslistan kommer du åt ett stort antal egenskaper som du kan anpassa formuläret med.

Du växlar till designvyn genom att högerklicka på formulärnamnet i navigeringsfönstret och sedan klicka på Designvy.

 Obs!   Designvyn är inte tillgänglig när du arbetar med en webbdatabas.

Formuläret visas i designvyn.

Använd egenskapslistan om du vill ändra egenskaperna för formuläret och kontrollerna och avsnitten i det. Du visar egenskapslistan genom att trycka på F4.

Använd fönstret Fältlista om du vill lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i formulärdesignen. Så här visar du fönstret Fältlista:

  • Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.

Kortkommando  Tryck på ALT+F8.

Du kan sedan dra fälten direkt från fönstret Fältlista till formuläret.

  • Om du vill lägga till ett enstaka fält dubbelklickar du på det eller drar det från fönstret Fältlista till det avsnitt i formuläret där det ska visas.
  • Om du vill lägga till flera fält samtidigt håller du CTRL nedtryckt och klickar på de önskade fälten. Dra sedan de markerade fälten till formuläret.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2010