Importera eller länka till en Excel-arbetsbok

Du kan importera data från en Excel-arbetsbok till Access på flera sätt. Du kan kopiera data från ett öppet kalkylblad och sedan klistra in det i ett Access-kalkylblad, importera ett kalkylblad till en ny eller befintlig tabell eller länka data till ett kalkylblad från en Access-databas.

Det här avsnittet innehåller utförliga instruktioner om hur du importerar eller länkar till Excel-data från Access.


 Anteckningar 

  • Den här artikeln gäller inte för Access 2013-program. Mer information finns i Importera data till en Access-databas.
  • Du kan inte importera data medan du kör en Access 2010-webbdatabas i en webbläsare. Om du vill importera data till webbdatabasen måste du först öppna den i Access.
  • Länkade tabeller är inte kompatibla med Access 2010-webbdatabaser. Om du vill använda externa data i en webbdatabas måste du importera data i stället för att länka till dem. Mer information om webbdatabaser finns i Skapa en databas att dela med andra på nätet.
Vad vill du göra?


Förstå hur data importeras från Excel

Om du vill spara ett eller flera Excel-kalkylblads information i Access kan du importera kalkylbladens innehåll till en ny eller befintlig Access-databas. När du importerar informationen till Access kopieras den till en ny eller befintlig tabell, utan att det ursprungliga Excel-kalkylbladet ändras.

Vanliga scenarier för import av Excel-data till Access

  • Du är en van Excel-användare, men nu vill du gå vidare och börja hantera information i Access. Därför vill du överföra informationen från Excel-kalkylblad till en eller flera nya Access-databaser.
  • Du och dina medarbetare använder Access, men ibland tar ni emot Excel-data som måste läggas till i Access-databaserna. Därför vill du importera Excel-kalkylbladen till databasen.
  • Du hanterar data i Access, men de veckorapporter som dina medarbetare ger dig är Excel-arbetsböcker. Du vill effektivisera importprocessen genom att säkerställa att informationen importeras till din databas vid en viss tidpunkt varje vecka.

Om det här är första gången som du importerar data från Excel

  • Det går inte att spara en Excel-arbetsbok som en Access-databas. Excel har inga funktioner för att skapa Access-databaser från Excel-data.
  • När du öppnar en Excel-arbetsbok i Access (ändra alternativet i Filformat i dialogrutan Öppna till Microsoft Office Excel-filer och välj en fil) importeras inte arbetsbokens data till Access. I stället skapas en länk till arbetsboken. Att länka till en arbetsbok är inte detsamma som att importera ett kalkylblad till en databas. Mer information om länkning finns i avsnittet Länka till data i Excel senare i den här artikeln.

Överst på sidan Överst på sidan

Importera data från Excel

I anvisningarna i det här avsnittet förklaras hur du förbereder och kör en importåtgärd, och hur du sparar importinställningarna som en specifikation du kan använda senare. Kom ihåg att du bara kan importera data från ett kalkylblad i taget. Du kan inte importera alla data från en hel arbetsbok på en gång.

Förbereda kalkylbladet

  1. Leta reda på källfilen och välj det kalkylblad som innehåller den information som ska importeras till Access. Om bara en del av kalkylbladets information ska importeras kan du definiera ett namngivet område för de celler som ska importeras.

    Definiera ett namngivet område (valfritt)   
  1. Växla till Excel och öppna kalkylbladet som har de data du vill importera.
  2. Markera området med celler som innehåller de data du vill importera.
  3. Högerklicka i det markerade området och klicka sedan på Namnge ett område eller Definiera namn.
  4. Ange ett namn för området i rutan Namn i dialogrutan Nytt namn och klicka sedan på OK.

Kom ihåg att det bara går att importera ett kalkylblad åt gången. Om du vill importera data från flera kalkylblad måste importåtgärden upprepas för varje kalkylblad.

  1. Granska källinformationen och vidta åtgärder enligt följande tabell.
Element Beskrivning
Antal kolumner Antalet källkolumner för import får inte överstiga än 255, eftersom Access har stöd för högst 255 fält i en tabell.
Hoppa över kolumner och rader

Det är en bra metod att i källkalkylbladet eller det namngivna området bara inkludera de rader och kolumner som ska importeras.

Rader    Det går inte att filtrera eller hoppa över rader under importen.

Kolumner    Det går inte att hoppa över kolumner under importen om du väljer att lägga till data i en befintlig tabell.

Tabellformat Kontrollera att cellerna är i tabellformat. Om kalkylbladet eller det namngivna området innehåller sammanfogade celler placeras cellens innehåll i det fält som motsvarar kolumnen längst till vänster. Övriga fält lämnas tomma.
Tomma kolumner, rader och celler Ta bort alla onödiga och tomma kolumner och rader i kalkylbladet eller området. Om kalkylbladet eller området innehåller tomma celler kan du försöka lägga till saknade data i dem. Om du vill lägga till poster i en befintlig tabell, kontrollera att motsvarande fält i tabellen har stöd för null-värden (saknade eller okända värden). Null-värden godkänns i fält där Nej har angetts för fältegenskapen Obligatorisk och där null-värden inte förhindras av egenskapsinställningen Verifieringsuttryck.
Felvärden Om kalkylbladet eller området har celler som innehåller felaktiga värden, till exempel #NUM och #DIV, bör du korrigera värdena innan du startar importen. Om ett källkalkylblad eller källområde innehåller felaktiga värden infogas null-värden i motsvarande tabellfält i Access. Mer information om hur du korrigerar dessa fel finns i avsnittet Felsöka saknade eller felaktiga värden, senare i den här artikeln.
Datatyp

Undvik importfel genom att kontrollera att alla källkolumner innehåller samma typ av data i alla rader. Datatypen för de åtta första källraderna kontrolleras för bestämning av tabellfältens datatyp. Vi rekommenderar att du kontrollerar att de åtta första källraderna innehåller värden av samma datatyp för alla kolumner. Annars kanske Access inte tilldelar rätt datatyp för kolumnen.

Det är också en god idé att formatera alla källkolumner i Excel genom att tilldela dem ett visst dataformat innan du startar importen. Formatering rekommenderas särskilt om en kolumn innehåller värden av skilda datatyper. I ett kalkylblad kanske till exempel kolumnen FlygNr innehåller både numeriska värden och text, som 871, AA90 eller 171. Så här undviker du saknade eller felaktiga värden:

  1. Högerklicka i kolumnhuvudet och klicka sedan på Formatera celler.
  2. Välj ett format under Kategori på fliken Tal. För kolumnen FlygNr skulle det vara lämpligt att välja Text.
  3. Klicka på OK.

Om källkolumnen är formaterad, men ändå innehåller blandade värden i raderna efter den åttonde raden, kanske värden hoppas över eller konverteras felaktigt vid importen. Information om felsökning finns i stycket Felsöka saknade eller felaktiga värden.

Första raden

Om informationen på kalkylbladets eller det namngivna områdets första rad är kolumnnamn kan du ange att de ska användas som fältnamn. Om det inte finns kolumnnamn i källkalkylbladet rekommenderar vi att du lägger till det före importen.

 Anteckning   Om du vill lägga till data i en befintlig tabell bör du kontrollera att varje kolumns namn överensstämmer exakt med motsvarande fälts namn. Om namnen inte överensstämmer misslyckas importen. Du visar fältnamnen genom att öppna tabellen i designvyn i Access.

  1. Stäng källarbetsboken om den är öppen. Om källfilen är öppen kan datakonverteringen under importen misslyckas.

Förbereda måldatabasen

  1. Öppna den Access-databas där den importerade informationen ska lagras. Kontrollera att databasen inte är skrivskyddad och att du har behörigheter för att ändra i databasen.

eller

Om du inte vill lagra data i en befintlig databas skapar du en tom databas. Gör så här:.

Klicka på fliken Arkiv, klicka på Nytt och klicka sedan på Tom databas eller Tom webdatabas.

 Anteckning   Mer information om webbdatabaser finns i artikeln Skapa en databas att dela med andra på nätet.

  1. Innan du börjar importera ska du bestämma om du vill lagra data i en ny eller befintlig tabell.

Skapa en ny tabell    Om du väljer att lagra informationen i en ny tabell skapas en Access-tabell, där den importerade informationen sparas. Om det redan finns en tabell med det angivna namnet skrivs den befintliga tabellens innehåll över med den importerade informationen.

Lägga till i en befintlig tabell    Om du väljer att lägga till informationen i en befintlig tabell läggs Excel-kalkylbladets rader till i den angivna tabellen.

Kom ihåg att det vanligaste felet som inträffar vid tilläggsåtgärder beror på att källinformationen inte överensstämmer med måltabellens struktur och fältinställningar. Sådana fel undviker du genom att öppna måltabellen i designvyn och kontrollera följande:

  • Första raden    Om den första raden i källkalkylbladet eller det namngivna området inte innehåller kolumnrubriker, kontrollera att varje kolumns position och datatyp överensstämmer med motsvarande fält i tabellen. Om den första raden innehåller kolumnrubriker behöver kolumnordningen inte motsvara fältordningen, men namnet och datatypen för varje kolumn i källkalkylbladet måste överensstämma exakt med motsvarande fälts namn och datatyp.
  • Saknade fält eller extrafält    Om ett eller flera fält i källkalkylbladet saknas i måltabellen måste de läggas till innan du startar importen. Fält som inte finns i källan behöver däremot inte tas bort från tabellen om fälten har stöd för null-värden.

 Tips   Fält har stöd för null-värden om Nej har angetts för fältegenskapen Obligatorisk och om null-värden inte förhindras av egenskapsinställningen Verifieringsuttryck.

  • Primärnyckel    Om tabellen har ett primärnyckelfält måste källkalkylbladet eller källområdet ha en kolumn där värdena är kompatibla med primärnyckelfältet. Dessutom måste de importerade nyckelvärdena vara unika. Om en importerad post innehåller ett primärnyckelvärde som redan finns i måltabellen, visas ett felmeddelande under importen.
  • Indexerade fält    Om Ja (inga dubbletter) har angetts för egenskapen Indexerat för ett fält i tabellen, måste motsvarande kolumn in källkalkylbladet eller källområdet innehålla unika värden.

Gå till nästa steg och kör importåtgärden.

Starta importåtgärden

  1. På fliken Externa data i gruppen Importera och länka klickar du på Excel.

 Anteckning   Fliken Externa data är bara tillgänglig om en databas är öppen.

  1. I dialogrutan Hämta externa data - Excel-kalkylblad i rutan Filnamn anger du namnet på den Excel-fil som innehåller de data som ska importeras.

eller

Klicka på Bläddra och leta reda på filen som du vill importera i dialogrutan Öppna.

  1. Ange hur du vill lagra importerade data.

Om du vill lagra data i en ny tabell väljer du Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen. Senare ombeds du namnge den här tabellen.

Om du vill lägga till data i en befintlig tabell väljer du Lägg till en kopia av posterna i tabellen och markerar en tabell i listrutan. Det här alternativet är inte tillgängligt om databasen inte innehåller några tabeller.

 Anteckning   Information om hur du länkar till datakällan genom att skapa en länkad tabell finns i Länka till data i Excel senare i den här artikeln.

  1. Klicka på OK.

Guiden Importera kalkylblad startar. Med den utför du importen. Gå till nästa steg.

Använda guiden Importera kalkylblad

  1. På den första sidan i guiden väljer du det kalkylblad som innehåller de data som ska importeras. Klicka sedan på Nästa.
  2. På den andra sidan i guiden klickar du på Visa blad eller Visa namngivet område, markerar kalkylbladet eller det namngivna området som du vill importera och klickar på Nästa.
  3. Om den första raden i källkalkylbladet eller källområdet innehåller fältnamn markerar du Första raden innehåller kolumnrubriker. Klicka på Nästa.

Om du importerar data till en ny tabell används kolumnrubrikerna som fältnamn i tabellen. Du kan ändra namnen under importen eller när den har slutförts. Om du lägger till data i en befintlig tabell bör du kontrollera att kolumnrubrikerna överensstämmer exakt med fältnamnen i måltabellen.

Fortsätt med steg 6 om du lägger till data i en befintlig tabell. Om du lägger till data i en ny tabell utför du resten av stegen.

  1. Du blir ombedd att granska fältegenskaperna. Klicka på en kolumn nere på sidan för att visa motsvarande fältegenskaper. Du kan också göra något av följande:
    • Kontrollera och ändra eventuellt målfältets namn och datatyp.

I Access kontrolleras de åtta första radernas datatyp för bestämning av motsvarande fälts datatyp. Om de första åtta raderna i kalkylbladets kolumn innehåller olika typer av värden, till exempel text och tal, föreslås en datatyp som är kompatibel med alla värden kolumnen, vilket oftast gäller för datatypen Text. Du kan välja en annan datatyp, men kom ihåg att värden som inte är kompatibla med den valda datatypen förbises eller konverteras felaktigt under importen. Mer information om hur du korrigerar saknade eller felaktiga värden finns i avsnittet Felsöka saknade eller felaktiga värden senare i den här artikeln.

  • Ange Ja för Indexerat om du vill skapa ett index för fältet.
  • Om du vill hoppa över en källkolumn helt markerar du kryssrutan Ingen import av fält (Hoppa över).

Klicka på Nästa när du har valt alternativen.

  1. På nästa skärm anger du en primärnyckel för tabellen. Om du markerar Låt Access tilldela en primärnyckel läggs ett fält av typen Räknare till som måltabellens första fält, och där infogas unika ID-värden från 1 och uppåt. Klicka på Nästa.
  2. På den sista skärmen i guiden anger du ett namn för måltabellen. Ange namnet i rutan Importera till tabell. Om en befintlig tabell har det namn som du anger visas ett meddelande där du väljer om den befintliga tabellens innehåll ska skrivas över. Klicka på Ja för att fortsätta eller på Nej om du vill tilldela måltabellen något annat namn. Importera sedan informationen genom att klicka på Slutför.

Om informationen eller en del av den importerades till Access, visas importåtgärdens status på en ny sida i guiden. Där kan du välja att spara åtgärdens inställningar i en specifikation som du kan använda för andra importer. Om importen misslyckades visas meddelandet Ett fel uppstod vid försök att importera filen.

  1. Klicka på Ja om du vill spara uppgifterna om åtgärden för framtida bruk. Genom att spara uppgifterna kan du upprepa åtgärden vid senare tillfällen, utan att använda guiden.

Spara importinställningarna som en specifikation

  1. Skriv ett namn på importspecifikationen i rutan Spara som. Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.
  2. Om du vill utföra åtgärden med jämna mellanrum, till exempel varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift. Då skapas en Outlook-uppgift så att du kan köra specifikationen vid ett senare tillfälle.
  3. Klicka på Spara import.

Om du inte markerade kryssrutan Skapa Outlook-uppgift i steg 2 behöver du inte göra något mer. Om du markerade kryssrutan öppnar Access en Outlook-uppgift. Fortsätt med steg 4 och 5.

 Anteckning   Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande. Om Outlook inte är konfigurerat som det ska, öppnas startguiden i Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

  1. I Outlook går du igenom och ändrar uppgiftsinställningarna, till exempel Förfallodatum och Påminnelse.

Klicka på Återkommande om du vill skapa en återkommande uppgift och ange önskade alternativ.

  1. Klicka på Spara och stäng.

Köra en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.
  2. Klicka på Kör import på fliken Aktivitet i gruppen Microsoft Access och klicka sedan på OK för att bekräfta.
  3. Öppna måltabellen i databladsvyn. Kontrollera att informationen stämmer. Det gör du genom att jämföra informationen i tabellen med den i källkalkylbladet.

Om du upptäcker att det saknas data eller att det finns felaktiga data kan du använda felsökningsinformationen i nästa stycke.

Köra en sparad import

  1. Klicka på Sparade importer i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.
  2. Klicka på den sparade import som du vill köra i dialogrutan Hantera dataaktiviteter och klicka sedan på Kör.

Överst på sidan Överst på sidan

Felsöka saknade eller felaktiga värden

Importåtgärden har misslyckats om meddelandet Ett fel uppstod vid försök att importera filen visas. I annat fall visas en dialogruta där du kan välja att spara inställningarna för åtgärden, vilket innebär att alla eller vissa data har importerats. I statusmeddelandet anges också namnet på en felloggtabell, där eventuella importfel beskrivs.

 Viktigt   Även om statusmeddelandet om en slutförd åtgärd visas bör du kontrollera att tabellens innehåll och struktur stämmer så att du inte börjar använda en felaktig tabell.

  • Öppna måltabellen i databladsvyn och kontrollera att alla data har lagts till i tabellen.
  • Öppna tabellen i designvyn och kontrollera fältens datatyper och andra inställningar.

I tabellen nedan beskrivs vad du ska göra för att korrigera saknade eller felaktiga värden.

 Tips   Om du upptäcker att bara några värden saknas när du felsöker resultatet kan du lägga till värdena manuellt i tabellen. Om du däremot upptäcker att hela kolumner eller många värden saknas eller är felaktiga bör du korrigera problemet i källfilen. Upprepa importåtgärden när du har korrigerat alla kända problem.

Problem Lösning
Grafiska element Det går inte att importera grafiska element, till exempel logotyper, diagram och bilder. Lägg till dem manuellt i databasen när du har slutfört importåtgärden.
Beräknade värden Resultatet av beräkningar i kolumner eller celler importeras, men inte den underliggande beräkningsformeln. När du importerar kan du ange en datatyp som är kompatibel med beräkningsresultatet, till exempel datatypen Tal.
SANT eller FALSKT och värdena -1 eller 0 Om källkalkylbladet eller källområdet har en kolumn som bara innehåller SANT- och FALSKT-värden, skapas fältet Ja/Nej för den aktuella kolumnen. I fältet infogas värdena -1 och 0. Om källkalkylbladet har en kolumn som bara innehåller värdena -1 och 0, skapas däremot ett numeriskt fält. Du kan undvika problemet genom att ändra fältets datatyp till Ja/Nej när du importerar.
Flervärdesfält Om du importerar data till en ny eller befintlig tabell har Access inte stöd för flera värden i ett fält, även om källkolumnen innehåller en lista med värden som avgränsas med semikolon (;). Listan med värden behandlas som ett enda värde och placeras i ett textfält.
Trunkerade data Om data trunkeras i en kolumn i Access-tabellen kan du prova med att öka kolumnens bredd i databladsvyn. Om inte det hjälper är informationen i den numeriska Excel-kolumnen för lång i förhållande till målfältets storlek i Access. Exempel: För målfältet i Access-databasen kanske Byte har angetts för egenskapen Fältstorlek, medan källinformationen innehåller ett värde som är högre än 255. Korrigera värdena i källfilen och gör om importen.
Visningsformat

Egenskapen Format kanske måste anges för vissa fält i designvyn, om värdena ska visas med rätt format i databladsvyn. Exempel:

  • I ett Ja/Nej-fält visas -1 eller 0 i databladsvyn när importen har slutförts. Det kan du korrigera genom att ange Ja/Nej för fältegenskapen Format efter importen. Då visas kryssrutor i stället.
  • Långa och medellånga datum kanske visas som korta datum i Access. Det korrigerar du genom att öppna måltabellen i designvyn i Access och sedan ange Långt datum eller Medellångt datum för fältegenskapen Format.

 Anteckning   Om källkalkylbladet innehåller RTF-formatering, till exempel fet, understruken eller kursiv text, importeras texten utan formatering.

Dubblettvärden (nyckelfel) Poster som importeras kan innehålla dubblettvärden som inte går att lagra i måltabellens primärnyckelfält eller i fält där Ja (inga dubbletter) har angetts för egenskapen Indexerat. Ta bort dubblettvärden i källfilen och utför sedan importen igen.
Datumvärden som har förskjutits fyra år

Datumfälten som importeras från ett Excel-kalkylblad är förskjutna med fyra år. I Excel för Windows används 1900-datumsystemet, där serienumren går från 1 till 65 380, vilket motsvarar datumen 1 januari 1900–31 december 2078. I Excel för Macintosh används däremot 1904-datumsystemet, där serienumren går från 0 till 63 918, vilket motsvarar datumen 1 januari 1904–31 december 2078.

Ändra Excel-arbetsbokens datumsystem innan du importerar informationen eller utför en uppdateringsfråga med uttrycket [datumfältnamn] + 1462 efter det att du har lagt till informationen.

Null-värden

Efter importen kanske ett meddelande om borttagna eller förlorade data visas eller också kanske du själv upptäcker att det saknas data när du öppnar tabellen i databladsvyn. Om källkolumnerna i Excel inte är formaterade eller om de åtta första raderna innehåller värden av olika datatyper, öppnar du källkalkylbladet och gör följande:

  • Formatera källkolumnerna.
  • Flytta raderna, så att de åtta första raderna i varje kolumn innehåller värden av samma datatyp.
  • Välj rätt datatyp för varje fält när du importerar. Om fel datatyp väljs kanske null-värden eller felaktiga värden infogas i hela kolumnen när importen har slutförts.

Med nedanstående åtgärder kan du förhindra att null-värden infogas. I följande tabell beskrivs situationer då null-värden infogas:

De saknade värdena är av typen... Vid import till... Och målfältet har typen... Lös så här...
Text En ny tabell Datum Ersätt alla textvärden med datumvärden och importera sedan igen.
Text En befintlig tabell Numerisk eller Datum Ersätt alla textvärden med värden som överensstämmer med målfältets datatyp. Utför sedan importen igen.
Datumvärden har ersatts av numeriska värden

I följande situationer kan till synes slumpmässiga femsiffriga tal visas i stället för de verkliga datumvärdena:

  • Källkolumnen i kalkylbladet innehåller bara numeriska värden på de åtta första raderna, men på efterföljande rader finns det några datumvärden. Datumvärdena konverteras inte som de ska.
  • Källkolumnen innehåller datumvärden på vissa av de åtta första raderna och du försökte importera kolumnen till ett numeriskt fält. De aktuella datumvärdena konverteras inte som de ska.

Undvik problemet genom att byta datumvärdena mot numeriska värden i källkolumnen. Utför sedan importen igen.

Om en kolumn som mestadels innehåller datumvärden även innehåller flera textvärden kan det hända att alla datumvärden visas som femsiffriga slumptal. Det undviker du genom att byta textvärdena mot datumvärden och sedan importera igen.

Numeriska värden har ersatts av datumvärden

I följande situationer kan slumpmässiga datumvärden visas i stället för de verkliga numeriska värdena:

  • Källkolumnen innehåller bara datumvärden på de åtta första raderna, men på efterföljande rader finns det några numeriska värden. De aktuella numeriska värdena konverteras inte som de ska.
  • Källkolumnen innehåller numeriska värden på vissa av de första åtta raderna och du försökte importera kolumnen till ett datumfält. De aktuella numeriska värdena konverteras inte som de ska.

Undvik problemet genom att byta de numeriska värdena mot datumvärden i källkolumnen och utför sedan importen igen.

Det är också en god idé att granska felloggtabellen (som nämns på den sista sidan i guiden) i databladsvyn. Loggtabellen har tre fält: Fel, Fält och Rad. Varje rad innehåller information om ett visst fel, och med hjälp av innehållet i fältet Fel kan du felsöka problemet.

Lista med felsträngar och felsökningstips
Fel Beskrivning
Trunkerat fält Ett värde i filen är längre än vad som har angetts i egenskapen Fältstorlek för fältet.
Typkonverteringsfel Ett värde i kalkylbladet har en datatyp som inte passar i fältet. Värdet kanske saknas eller inte visas som det ska i målfältet. I den föregående tabellen finns mer information om hur du felsöker problemet.
Felaktiga nycklar Postens primärnyckelvärde är en dubblett – det finns redan i tabellen.
Felaktigt verifieringsuttryck Ett värde uppfyller inte uttrycket som angetts i egenskapen Verifieringsuttryck för fältet eller tabellen.
Null i obligatoriskt fält Värdet Null tillåts inte i fältet eftersom egenskapen Obligatorisk har angetts till Ja.
Null-värde i Räknare-fält Den information som du importerar innehåller ett null-värde som du försökte lägga till i ett fält av typen Räknare.
Post inte läsbar

Ett textvärde innehåller ett textavgränsningstecken (vanligtvis dubbla citattecken). Om ett värde innehåller ett avgränsningstecken måste detta upprepas två gånger i textfilen, t ex:

4 1/2"" diameter

Överst på sidan Överst på sidan

Länka till data i Excel

Genom att länka en Access-databas till data i ett annat program, kan du använda fråge- och rapporteringsverktygen i Access utan att behöva ha en kopia av Excel-data i databasen.

Om du länkar till ett Excel-kalkylblad eller ett namngivet område skapas en ny Access-tabell som är länkad till källcellerna. Ändringar som du gör i källcellerna visas i den länkade tabellen. Däremot går det inte att ändra innehållet i den länkade tabellen i Access. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data måste det göras i källfilen.

Vanliga scenarier för länkning till ett Excel-kalkylblad från Access

Vanligtvis ska du länka till ett Excel-kalkylblad (i stället för att importera) av följande anledningar:

  • Du vill behålla informationen i Excel-kalkylblad, men kunna tillämpa de kraftfulla fråge- och rapporteringsfunktionerna på informationen i Access.
  • Du och dina medarbetare använder Access, men data från externa källor finns i Excel-kalkylblad. Du vill slippa hantera kopior av den externa informationen, men ändå kunna arbeta med informationen i Access.

Om det här är första gången som du länkar till ett Excel-kalkylblad

  • Det går inte att skapa en länk till en Access-databas från Excel.
  • När du länkar till en Excel-fil skapas en ny tabell i Access. Det är en så kallad länkad tabell. I den visas källkalkylbladets eller det namngivna områdets data, men i själva verket lagras inte informationen i den aktuella databasen.
  • Det går inte att länka Excel-data till en befintlig tabell i databasen. Det går alltså inte att lägga till data i en befintlig tabell genom att utföra en länkning.
  • En databas kan innehålla flera länkade tabeller.
  • Om du ändrar informationen i Excel, visas ändringarna automatiskt i den länkade tabellen. Den länkade tabellens innehåll och struktur är dock skrivskyddade i Access.
  • Om du öppnar en Excel-arbetsbok i Access (ändra alternativet Filformat till Microsoft Excel i dialogrutan Öppna och välj den fil som ska öppnas) skapas en tom databas i Access. Därefter startas guiden Länka kalkylblad.

Förbereda Excel-data

  1. Leta reda på den Excel-fil och välj det kalkylblad eller område som innehåller de data som du vill länka till. Om inte hela kalkylbladet ska länkas bör du överväga att definiera ett namngivet område för de celler som ska länkas.

    Skapa ett namngivet område i in Excel (ett valfritt alternativ som kan vara användbart om du endast vill länka till vissa data i kalkylbladet)   
  1. Växla till Excel och visa kalkylbladet där du vill definiera ett namngivet område.
  2. Markera området med celler som innehåller de data du vill länka till.
  3. Högerklicka i det markerade området och klicka sedan på Namnge ett område eller Definiera namn.
  4. Ange ett namn för området i rutan Namn i dialogrutan Nytt namn och klicka sedan på OK.

Observera att det bara går att länka till ett kalkylblad eller område åt gången. Om du vill länka till data på olika platser i en arbetsbok måste länkningsåtgärden utföras för varje kalkylblad eller område.

  1. Granska källinformationen och vidta åtgärder enligt följande tabell:
Element Beskrivning
Tabellformat Kontrollera att cellerna är i tabellformat. Om området innehåller sammanfogade celler placeras cellens innehåll i det fält som motsvarar kolumnen längst till vänster. Övriga fält lämnas tomma.
Hoppa över kolumner och rader Det går inte att hoppa över källkolumner och källrader när du länkar. Däremot kan du dölja fält och filtrera poster genom att öppna den länkade tabellen i databladsvyn när informationen har importerats till Access.
Antal kolumner Antalet källkolumner får inte vara högre än 255, eftersom Access inte har stöd för fler än 255 fält i en tabell.
Tomma kolumner, rader och celler Ta bort alla onödiga tomma kolumner och rader i kalkylbladet eller området i Excel. Försök lägga till saknade data, om det finns tomma celler.
Felvärden Om det finns felaktiga värden i kalkylbladets eller områdets celler bör du korrigera värdena innan du startar importåtgärden. Om källkalkylbladet eller källområdet innehåller felvärden, infogas null-värden i motsvarande fält i tabellen.
Datatyp

Det går inte att ändra datatypen eller storleken för den länkade tabellens fält. Kontrollera att alla kolumner innehåller information av en viss datatyp, innan du startar länkningsåtgärden.

Vi rekommenderar att du formaterar kolumner där värdena har olika datatyp. I ett kalkylblad kanske till exempel kolumnen FlygNr innehåller både numeriska värden och text, som 871, AA90 eller 171. Så här undviker du saknade eller felaktiga värden:

  1. Högerklicka i kolumnen och klicka sedan på Formatera celler.
  2. Välj ett format under Kategori på fliken Tal.
  3. Klicka på OK.
Första raden När du länkar kan du ange att informationen på kalkylbladets eller det namngivna områdets första rad ska användas som fältnamn, om den första raden innehåller kolumnnamn. Om det inte finns några kolumnnamn i kalkylbladet, eller om ett visst kolumnnamn inte överensstämmer med Access-villkoren för fältnamn, tilldelas fälten giltiga namn.
  1. Stäng källfilen om den är öppen.

Förbered måldatabasen

  1. Öppna den databas där du vill skapa länken. Kontrollera att databasen inte är skrivskyddad och att du har rätt behörighet för att ändra i databasen.
  2. Om du inte vill spara länken i en befintlig databas skapar du en tom databas: Klicka på fliken Arkiv, klicka på Nytt och klicka sedan på Tom databas eller Tom webdatabas.
  3. Mer information om webbdatabaser finns i Skapa en databas att dela med andra på nätet.

Nu kan du börja med länkningsåtgärden.

Skapa länken

  1. På fliken Externa data i gruppen Importera och länka klickar du på Excel.

 Anteckning   Fliken Externa data är bara tillgänglig om en databas är öppen.

  1. Ange källfilens namn i rutan Filnamn i dialogrutan Hämta externa data - Excel-kalkylblad.
  2. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på OK.

Guiden Länka kalkylblad startas och hjälper dig genom länkningsprocessen.

  1. På den första sidan i guiden markerar du ett kalkylblad eller ett namngivet område och klickar på Nästa.
  2. Om den första raden i källkalkylbladet eller källområdet innehåller fältnamn markerar du Första raden innehåller kolumnrubriker. Då används kolumnrubrikerna som fältnamn i tabellen. Kolumnnamn som innehåller specialtecken kan inte användas som fältnamn i Access. Om källan innehåller sådana namn visas ett felmeddelande om att fältet tilldelas ett giltigt namn. Fortsätt genom att klicka på OK.
  3. Ange ett namn för den länkade tabellen och klicka på sedan Slutför på den sista sidan i guiden. Om det redan finns en tabell med det aktuella namnet blir du ombedd att ange om den befintliga tabellen eller frågan ska skrivas över. Klicka på Ja om tabellen eller frågan ska skrivas över. Klicka på Nej om du vill ange ett nytt filnamn.

Den länkade tabellen skapas i Access. Om åtgärden lyckas visas meddelandet Tabellen har länkats. Öppna den länkade tabellen och kontrollera att informationen i fälten stämmer.

Om du hittar felvärden eller felaktiga data måste källinformationen felsökas. Nästa avsnitt innehåller mer information om hur du felsöker källvärden eller felaktiga värden.

Överst på sidan Överst på sidan

Felsöka #NUM!-värden och andra felaktiga värden i en länkad tabell

Även om meddelandet Tabellen har länkats visas bör du öppna tabellen i databladsvyn och kontrollera att informationen i raderna och kolumnerna stämmer.

Om du hittar fel eller felaktiga data i tabellen, vidtar du någon av åtgärderna som beskrivs i tabellen nedan. Utför sedan länkningsåtgärden igen. Kom ihåg att det inte går att lägga till värden direkt i den länkade tabellen, eftersom den är skrivskyddad.

Problem Lösning
Grafiska element I Access går det inte att länka till Excel-kalkylbladets grafiska element, till exempel logotyper, diagram och bilder.
Visningsformat Egenskapen Format kanske måste anges för vissa fält i designvyn om värdena ska visas med rätt format i databladsvyn.
Beräknade värden Resultatet av beräkningar i kolumner eller celler visas i motsvarande fält, men det går inte att visa formeln (eller uttrycket) i Access.
Trunkerade textvärden Öka kolumnens bredd i databladsvyn. Om värdet trunkeras ändå kan det bero på att det är längre än 255 tecken. Eftersom Access bara har stöd för länkning till de första 255 tecknen, bör du importera informationen i stället för att länka den.
Meddelande om spillfel i numeriskt fält Informationen i den länkade tabellen verkar stämma, men om du kör en fråga mot tabellen visas ett meddelande om ett spillfel i ett numeriskt fält. Det kan bero på att datatypen för ett fält i den länkade tabellen inte överensstämmer med det lagrade värdet i det aktuella fältet.
SANT eller FALSKT och värdena -1 eller 0 Om källkalkylbladet eller källområdet har en kolumn som bara innehåller SANT- eller FALSKT-värden, skapas ett Ja/Nej-fält för den aktuella kolumnen. Om källkalkylbladet eller källområdet har en kolumn som bara innehåller värdena -1 eller 0, skapas i stället ett numeriskt fält för kolumnen. Det går inte att ändra det numeriska fältets datatyp i tabellen. Se till att källkolumnerna innehåller SANT- eller FALSKT-värden om du vill ha ett Ja/Nej-fält i den länkade tabellen.
Flervärdesfält Access har inte stöd för flera värden i ett fält, även om källkolumnen innehåller en lista med värden som avgränsas med semikolon (;). Listan med värden behandlas som ett enda värde och placeras i ett textfält.
#NUM!

I följande situationer visas felvärdet #NUM! i stället för fältets verkliga information:

  • Om det finns ett fåtal numeriska värden eller datumvärden i en kolumn som mestadels innehåller textvärden, importeras inte de numeriska värdena och datumvärdena.
  • Om det finns ett fåtal textvärden i en kolumn som mestadels innehåller numeriska värden, importeras inte textvärdena.
  • Om det finns ett fåtal textvärden i en kolumn som mestadels innehåller datumvärden, importeras inte textvärdena.

Så här minimerar du antalet förekomster av null-värden i tabellen:

  1. Kontrollera att källkolumnen inte innehåller värden av olika datatyper.
  2. Formatera kolumnerna i Excel-kalkylbladet.
  3. Välj rätt datatyp för varje fält när du länkar. Om fel datatyp väljs kanske #NUM! infogas på alla rader i den nya kolumnen.
Numeriska värden i stället för datumvärden Om ett till synes slumpmässigt femsiffrigt tal visas i ett fält, kontrollera om källkolumnen mestadels innehåller numeriska värden, men även några datumvärden. Datumvärden i numeriska kolumner konverteras felaktigt till tal. Byt datumvärden mot numeriska värden och utför länkningen igen.
Datumvärden i stället för numeriska värden Om ett till synes slumpmässigt datumvärde visas i ett fält, kontrollera om källkolumnen mestadels innehåller datumvärden, men också några numeriska värden. Numeriska värden i datumkolumner konverteras felaktigt till datum. Byt numeriska värden mot datumvärden och utför länkningen igen.


Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2013, Access 2010