Importera eller länka till data i en textfil

Du kan överföra data från en textfil till Microsoft Office Access 2007 på två sätt. Om du vill ha en datakopia som går att redigera i Access importerar du filen till en ny eller befintlig tabell genom att använda guiden Textimport. Om du bara vill visa den senaste källinformationen i Access, så att du kan använda kraftfulla fråge- och rapporteringsfunktioner, skapar du en länk till textfilen. Det gör du med guiden Koppla text i Access.

Den här artikeln innehåller instruktioner om hur du importerar eller länkar till en textfil genom att använda guiderna.

Artikelinnehåll


Om textfiler och format som stöds

En textfil innehåller oformaterade läsbara tecken, till exempel bokstäver och siffror, och särskilda tecken, som tabb-, radmatnings- och vagnreturtecken. Access har stöd för filnamnstilläggen .txt, .csv, .asc och .tab.

Om du vill använda en textfil som källfil för en import eller länkning, måste textfilens innehåll vara strukturerat så att import- och länkningsguiderna kan dela upp det i ett antal poster (rader) som innehåller en uppsättning fält (kolumner). Textfiler som har en sådan struktur är antingen:

  • Avgränsade filer    I en avgränsad fil visas varje post på en egen rad, och fälten avgränsas med ett tecken, en så kallad avgränsare. Avgränsaren är ett valfritt tecken, till exempel tabbtecken, semikolon, komma och blanksteg, som inte ingår i fältvärdena. Nedan finns ett exempel på kommaavgränsad text.
1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep
13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Filer med fast bredd     I en fil med fast bredd visas varje post på en egen rad, och varje fält har samma bredd för alla poster. Det innebär att det första fältet i varje post alltid är till exempel sju tecken långt, det andra fältet i varje post alltid är till exempel 12 tecken långt och så vidare. Om värdena i ett fält har olika längd för varje post fylls teckenpositionerna med avslutande blanksteg för värden som är kortare än fältets maximala teckenlängd. Nedan finns ett exempel på text med fast bredd.
1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
12  Company M   Andre      Ludick         Purchasing Rep   
13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   

Överst på sidan Överst på sidan

Importera data från en textfil

Om du vill spara en textfils innehåll i en Access-databas kan du importera innehållet till en ny tabell eller lägga till informationen i en befintlig tabell. Du kan visa och redigera den importerade informationen. Källfilens innehåll ändras inte om du ändrar informationen i Access.

När du importerar kan du ange hur källfilen är strukturerad och om du vill skapa en ny tabell eller lägga till informationen i en befintlig tabell.

 Tips!   Om du är ovan vid att arbeta med tabeller och inte känner till hur en databas är strukturerad läser du artiklarna Skapa tabeller i en databas och Grundläggande databasdesign.

När informationen har importerats kan du välja att spara importåtgärdens inställningar i en specifikation. Med importspecifikationen kan du upprepa åtgärden senare, utan att behöva gå igenom guiden Textimport.

Vanliga scenarier för import av en textfil till Access

Vanligtvis importerar du textdata till Access av följande anledningar:

  • Vissa data har ett format som inte stöds i Access, och du vill använda dem i en av dina databaser. Då kan du exportera informationen till en textfil, som du sedan importerar till en Access-tabell.
  • Du hanterar information i Access, men med jämna mellanrum får du information i textfiler från användare av ett annat program. Du importerar data med jämna mellanrum och vill effektivisera importprocessen.

 Obs!   När du öppnar en textfil i Access (klicka på Microsoft Office-knappenBild av knapp, klicka på Öppna och ändra Filformat i dialogrutan Öppna till Alla filer och markera sedan textfilen) startar guiden Koppla text, där du kan skapa en länk till textfilen i stället för att importera innehållet. Att länka en fil är inte detsamma som att importera dess innehåll. Mer information om länkning finns i artikeln Länka till en textfil senare i den här artikeln.

Förbereda källfilen

  1. Öppna källfilen i en textredigerare, till exempel Anteckningar.

 Obs!   Det går bara att importera en fil åt gången. Om du vill importera flera filer måste importåtgärden upprepas för varje fil.

  1. Granska källfilens innehåll och korrigera filen enligt instruktionerna i följande tabell.
Element Beskrivning
Avgränsad eller fast bredd Kontrollera att ett och samma format används i hela filen. Identifiera avgränsaren om filen är avgränsad. Om filen har fasta fältbredder, kontrollera att varje fält har samma bredd för alla poster.
Textavgränsare

Vissa avgränsade filer kan innehålla fältvärden som omges av enkla eller dubbla citattecken:

  • "Pernille Halberg",25,05.04.2006,"New York"
  • "Daniel Brunner",27,2000,"Chicago"

De tecken som omsluter ett fältvärde kallas för textavgränsare. Textavgränsarna är inte obligatoriska, men de är viktiga om något av följande gäller:

  • Fältavgränsaren visas som en del av fältvärdet. Om till exempel kommatecken används som fältavgränsare och New York, Chicago är ett giltigt fältvärde måste värdet omges av avgränsare, så här: "New York, Chicago".
  • Du vill att värden som inte är textvärden, till exempel 0452934 och 0034539, ska hanteras som textvärden och att de ska sparas i textfält.

När du importerar kan du ange om filen innehåller avgränsare och vilket tecken som i så fall används som avgränsare.

Kontrollera att en och samma textavgränsare används i hela filen och att bara textvärden omges av avgränsare.

Antal fält Antalet källfält får inte överskrida 255. Det går inte att ha fler än 255 fält i en Access-tabell.
Hoppa över poster och värden

Redigera källfilen innan du startar importen, om du bara vill importera en del av textfilen.

Om du lägger till data i en ny tabell kan du hoppa över fält, men det går inte om du lägger till innehållet i en befintlig tabell. Om du lägger till data i en befintlig tabell måste källinformationens struktur överensstämma med måltabellens struktur. Det innebär att källinformationen måste ha samma antal kolumner som måltabellen och att källinformationens datatyper måste motsvara måltabellens datatyper.

Tomma rader och fält Ta bort alla onödiga och tomma rader i filen. Om det finns tomma fält kan du försöka lägga till data som saknas. Om du vill lägga till poster i en befintlig tabell, kontrollera att motsvarande tabellfält har stöd för null-värden. Null-värden godkänns i fält där Nej har angetts för fältegenskapen Obligatorisk och där null-värden inte förhindras av egenskapsinställningen Verifieringsuttryck.
Okända tecken Granska och ta bort extratecken, till exempel tabb-, radmatnings- och vagnreturtecken.
Datatyper

Undvik importfel genom att kontrollera att alla källfält innehåller samma typ av data på varje rad. I Access kontrolleras filens 25 första rader för bestämning av tabellfältens datatyp. Vi rekommenderar att du kontrollerar att de 25 första raderna innehåller värden av samma datatyp för varje fält. Kontrollera också att värden som inte är textvärden, men som ska hanteras som text, omges av enkla eller dubbla citattecken.

Om källfilen innehåller blandade värden på raderna efter rad 25 kanske de blandade värdena hoppas över eller konverteras felaktigt. Information om felsökning finns i stycket Felsöka saknade eller felaktiga värden senare i den här artikeln.

Fältnamn

Om en avgränsad textfil inte innehåller fältnamn rekommenderar vi att du infogar fältnamn på den första raden. När du importerar kan du ange att den första radens värden ska hanteras som fältnamn i Access. Om du importerar textfiler med fast bredd går det inte att ange att den första radens värden ska användas som fältnamn.

 Obs!   Om du lägger till en avgränsad textfil i en befintlig tabell bör du kontrollera att namnet på varje kolumn överensstämmer exakt med motsvarande fälts namn. Om namnen inte överensstämmer misslyckas importen. Du visar fältnamnen genom att öppna måltabellen i designvyn.

  1. Stäng källfilen om den är öppen. Om källfilen är öppen kan datakonverteringen under importen misslyckas.

Starta importen i Access

  1. Öppna den Access-databas där den importerade informationen ska lagras.

Om du inte vill lagra data i en befintlig databas skapar du en tom databas.

VisaHur skapar jag en tom databas?

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Nytt.

  1. Innan du börjar importera ska du bestämma om du vill lagra data i en ny eller befintlig tabell.
    • Skapa en ny tabell    Om du väljer att lagra informationen i en ny tabell skapas en Access-tabell, där den importerade informationen sparas. Om det redan finns en tabell med det angivna namnet skrivs den befintliga tabellens innehåll över med den importerade informationen.
    • Lägga till i en befintlig tabell    Om du lägger till data i en befintlig tabell, läggs data till i den angivna tabellen under importen.

Kom ihåg att det vanligaste felet som inträffar vid tilläggsåtgärder beror på att källinformationen inte överensstämmer med måltabellens struktur och fältinställningar. Sådana fel undviker du genom att öppna tabellen i designvyn och kontrollera följande:

  • Första raden    Om den första raden i källtextfilen inte innehåller fältnamn, kontrollera att varje kolumns position och datatyp överensstämmer med motsvarande tabellfält. Om en avgränsad textfils första rad innehåller kolumnrubriker behöver kolumnordningen inte motsvara fältordningen, men varje kolumns namn och datatyp måste överensstämma exakt med motsvarande fälts namn och datatyp. Om du importerar textfiler med fast bredd går det inte att ange att informationen på textfilens första rad ska användas som fältnamn.
  • Saknade fält eller extrafält    Om ett eller flera fält saknas i måltabellen måste de läggas till innan du startar importen. Tabellfält som inte finns i källfilen behöver däremot inte tas bort från måltabellen om fälten har stöd för null-värden.

 Tips!   Null-värden godkänns i fält där Nej har angetts för fältegenskapen Obligatorisk och där null-värden inte förhindras av egenskapsinställningen Verifieringsuttryck.

  • Primärnyckel    Om tabellen har ett primärnyckelfält måste källfilen ha en kolumn där värdena är kompatibla med primärnyckelfältet. Dessutom måste de importerade nyckelvärdena vara unika. Om en importerad post innehåller ett primärnyckelvärde som redan finns i måltabellen visas ett felmeddelande under importen. Du måste redigera datakällan så att den innehåller unika nyckelvärden och sedan starta importåtgärden igen.
  • Indexerade fält    Om Ja (inga dubbletter) har angetts för egenskapen Indexerat för ett fält i tabellen, måste motsvarande kolumn i textfilen innehålla unika värden.
  1. Klicka på Textfil i gruppen Importera på fliken Externa data.Bild av knapp

 Obs!   Kommandona under Importera är bara tillgängliga när databasen är öppen.

  1. Skriv källfilens namn i rutan Filnamn i dialogrutan Hämta externa data - Textfil.
  2. Ange hur du vill lagra importerade data.
    • Om du vill lagra data i en ny tabell väljer du Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen. Senare ombeds du namnge den här tabellen.
    • Om du vill lägga till data i en befintlig tabell väljer du Lägg till en kopia av posterna i tabellen och markerar sedan en tabell i listrutan.

 Obs!   Information om hur du länkar till datakällan genom att skapa en länkad tabell finns i stycket Länka till en textfil senare i den här artikeln.

  1. Klicka på OK.

I Access avläses filen för bestämning av hur innehållet ska struktureras. Om en avgränsare används för fältavgränsning bör du kontrollera att alternativet Avgränsat har markerats. Om filen innehåller fasta fältbredder kontrollerar du att alternativet Med fast bredd har markerats. Läs föregående stycke, Förbereda källfilen, om du är osäker på om filens fält avgränsas eller om fasta kolumnbredder används.

 Obs!   Eventuella förekomster av tabbtecken eller andra specialtecken i källfilen visas som små rutor mellan datakolumnerna i guiden Textimport.

  1. Klicka på Nästa.

Informationen som visas i guiden beror på om alternativet Avgränsat eller alternativet Med fast bredd har valts.

VisaAvgränsat

Välj eller ange det tecken som avgränsar fältvärdena. Om textavgränsare används i filen väljer du ett dubbelt citattecken (") eller ett enkelt citattecken (') i rutan Textavgränsare. Markera kryssrutan Första raden innehåller fältnamn om källfilens första rad innehåller fältnamn. Klicka sedan på Nästa.

VisaFast bredd

Filens innehåll visas i guiden. Om informationen har en kolumnstruktur infogas lodräta linjer för avgränsning av fälten. Granska den föreslagna strukturen. Om det behövs kan du lägga till, ta bort eller flytta linjerna genom att följa instruktionerna på guidesidan. Klicka sedan på Nästa.

  1. Fortsätt med steg 12 om du valde att lägga till data. Om du importerar data till en ny tabell klickar du på Nästa. Nu bör du granska fältegenskaperna.

 Obs!   Guidesidan där du kan ange information om fälten som du importerar visas inte om du lägger till poster i en befintlig tabell.

  1. Klicka på en kolumn nere på guidesidan för att visa motsvarande fälts egenskaper. Kontrollera och ändra eventuellt målfältets namn och datatyp.

I Access kontrolleras de 25 första raderna i varje kolumn för bestämning av en standarddatatyp för motsvarande fält. Om de 25 första raderna innehåller olika typer av värden, till exempel text och tal, föreslås en datatyp som är kompatibel med alla eller de flesta kolumnvärden, vilket oftast gäller för datatypen Text. Du kan välja en annan datatyp, men kom ihåg att värden som inte är kompatibla med den valda datatypen förbises eller konverteras felaktigt. Mer information om hur du korrigerar saknade eller felaktiga värden finns i stycket Felsöka saknade eller felaktiga värden senare i den här artikeln.

  1. Ange Ja för Indexerat om du vill skapa ett index för fältet. Om du vill hoppa över en källkolumn helt markerar du kryssrutan Ingen import av fält (Hoppa över). Klicka sedan på Nästa.
  2. Om posterna ska läggas till i en ny tabell blir du ombedd att ange en primärnyckel för tabellen. Om du markerar Låt Access tilldela en primärnyckel läggs ett fält av typen Räknare till som måltabellens första fält, och där infogas unika ID-nummer från 1 och uppåt. Klicka på Nästa.

 Obs!   Guidesidan där du kan ange information om fälten som du importerar visas inte om du lägger till poster i en befintlig tabell.

  1. Guidens sista sida visas i Access. Ange i rutan Importera till tabell ett namn för tabellen om du importerar poster till en ny tabell. Om en befintlig tabell har det namn som anges blir du ombedd att ange om det befintliga innehållet i tabellen ska skrivas över. Klicka på Ja för att fortsätta eller på Nej om du vill ge måltabellen ett annat namn.

VisaVad används knappen Avancerat till?

Om du klickar på knappen Avancerat i guiden Textimport kan du skapa eller öppna en importspecifikation i ett format som har använts i föregående Access-versioner. Om du inte vill använda importspecifikationer från tidigare Access-versioner i Office Access 2007 rekommenderar vi att knappen Avancerat inte används. Om du vill spara inställningarna för den aktuella importåtgärden bör du i stället utföra instruktionerna i steg 13 till 20. Importspecifikationer som har skapats i föregående versioner av Access är inte kompatibla med specifikationer som har skapats i Office Access 2007.


  1. Importera data genom att klicka på Slutför.

Informationen importeras till Access. Om data importeras visas en dialogruta med statusinformation. Om importen misslyckas visas felmeddelandet Ett fel uppstod vid försök att importera filen.

  1. Öppna måltabellen i databladsvyn. Jämför informationen i tabellen med den i källfilen, och kontrollera att allt stämmer.

Spara importinställningarna som en specifikation

  1. Markera kryssrutan Spara importsteg på den sista sidan i Importguiden.

Fler kontroller visas.

  1. Skriv ett namn på importspecifikationen i rutan Spara som.
  2. Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.
  3. Klicka på Spara import.

eller

Om du vill köra åtgärden med jämna mellanrum, t.ex. varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift och klickar på Spara import. Då skapas en Microsoft Office Outlook 2007-uppgift så att du kan köra specifikationen genom att klicka på en knapp.

Om du inte skapar någon Office Outlook 2007-uppgift sparas specifikationen. Om du väljer att skapa en Outlook-uppgift visas dialogrutan Importera -namn - Uppgift. Gå till nästa steg om du vill ha information om hur du använder den dialogrutan.

 Obs!   Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande när du klickar på Spara import. Om Outlook inte är konfigurerat på rätt sätt, öppnas konfigurationsguiden i Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

Skapa en Outlook-uppgift

  1. I dialogrutan Importera-namn - Uppgift i Outlook går du igenom och ändrar uppgiftsinställningarna, t.ex. Förfallodatum och Påminnelse.

Klicka på Återkommande om du vill skapa en återkommande uppgift. I bilden nedan visas schemaläggaren med några vanliga inställningar:

Schemaläggaren i Outlook

Information om hur du schemalägger uppgifter i Outlook finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.

  1. Klicka på Spara och stäng.

Kör en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.
  2. Klicka på Starta importenBild av knapp i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.
  3. Öppna tabellen och kontrollera innehållet.

Nästa avsnitt innehåller information om felsökning för saknade eller felaktiga värden.

Överst på sidan Överst på sidan

Felsöka saknade eller felaktiga värden i en importerad tabell

Importåtgärden har misslyckats om meddelandet Ett fel uppstod vid försök att importera filen visas. I annat fall visas en sida där du kan välja att spara inställningarna för åtgärden, vilket innebär att alla eller vissa data har importerats. I statusmeddelandet anges också namnet på en felloggtabell, där eventuella importfel beskrivs.

Även om statusmeddelandet om den slutförda åtgärden visas bör du kontrollera att tabellens innehåll och struktur stämmer, så att du inte börjar använda en felaktig tabell.

Öppna måltabellen i databladsvyn och kontrollera att alla data har lagts till i tabellen. Därefter bör du öppna tabellen i designvyn, och kontrollera fältens datatyper och andra inställningar.

I tabellen nedan beskrivs vad du ska göra för att korrigera saknade eller felaktiga värden.

 Tips!   Om du upptäcker att bara ett fåtal värden saknas när du felsöker kan du lägga till värdena direkt i tabellen i databladsvyn. Om du däremot upptäcker att hela kolumner eller ett stort antal värden saknas eller har importerats felaktigt bör problemet korrigeras i källfilen. När du tror att alla problem har åtgärdats upprepar du importen.

Problem Lösning
Värdena -1 och 0 Om källfilen har ett fält som bara innehåller Sant- och Falskt-värden eller bara Ja- och Nej-värden, och du har valt datatypen Ja/Nej för fältet, visas värdena -1 och 0 i tabellen. Öppna tabellen i designvyn och ange Ja/Nej eller Sant/Falskt för egenskapen Format.
Flervärdesfält Access har inte stöd för import av flervärdesfält. En lista med värden hanteras som ett enda värde och placeras i ett textfält, avgränsade med semikolon.
Trunkerade data Om data trunkeras i en kolumn kan du prova med att öka kolumnbredden i databladsvyn. Om inte det hjälper att öka bredden kan problemet bero på att datatypen Långt heltal har angetts för ett numeriskt fält, trots att datatypen Dubbel borde ha angetts.
Data saknas i primärnyckelfält eller indexerade fält Poster som importeras kan innehålla dubblettvärden som inte går att lagra i måltabellens primärnyckelfält eller i fält där Ja (inga dubbletter) har angetts för egenskapen Indexerat i Access-databasen. Ta bort dubblettvärden i källfilen och utför sedan importen igen.
Null-värden

Om du öppnar tabellen i databladsvyn kanske du upptäcker att det finns tomma fält. Så här minimerar du eller tar bort alla förekomster av null-värden i tabellen:

  • Om de 25 första källradernas värden har olika datatyper öppnar du källfilen och ändrar ordning på raderna, så att de 25 första raderna bara innehåller värden av samma typ. Utför sedan importen igen.
  • Infoga enkla eller dubbla citattecken runt alla värden som inte är textvärden, men som ska lagras som textvärden.
  • Välj rätt datatyp för varje fält när du importerar. Om fel datatyp väljs kanske null-värden eller felaktiga värden infogas i hela kolumnen.

Det är också en god idé att granska felloggtabellen på den sista sidan i guiden i databladsvyn. Loggtabellen har tre fält: Fel, Fält och Rad. Varje rad innehåller information om ett visst fel, och med hjälp av innehållet i fältet Fel kan du felsöka problemet.

VisaFullständig lista med felsträngar och felsökningstips

Fel Beskrivning
Trunkerat fält Ett värde i filen är längre än vad som har angetts med värdet i egenskapen Fältstorlek för fältet.
Typkonverteringsfel Ett värde i textfilen eller kalkylbladet har en datatyp som inte passar i fältet. Värdet kanske saknas eller inte visas som det ska i målfältet. Vid posterna i den föregående tabellen finns mer information om hur du felsöker problemet.
Felaktiga nycklar Postens primärnyckelvärde är en dubblett – det vill säga det finns redan i tabellen.
Felaktigt verifieringsuttryck Ett värde uppfyller inte det uttryck som har angetts i egenskapen Verifieringsuttryck för fältet eller tabellen.
Null i obligatoriskt fält Värdet Null tillåts inte i fältet eftersom egenskapen Obligatorisk har angetts till Ja.
Null-värde i Räknare-fält Den information du importerar innehåller ett null-värde som du försökte lägga till i ett fält av typen Räknare.
Post inte läsbar

Ett textvärde innehåller ett textavgränsningstecken (vanligtvis dubbla citattecken). Om ett värde innehåller ett avgränsningstecken måste detta upprepas två gånger i textfilen, t ex:

"10 - 3,5-tums disketter/låda"


Överst på sidan Överst på sidan

Länka till en textfil

Med länkning kan du ansluta till data i en annan fil, utan att importera den. Därmed kan du visa den senaste informationen i både det ursprungliga programmet och i Access-filen, utan att behöva skapa och hantera en kopia i Access. Om du inte vill kopiera textfilens innehåll till Access-databasen, men ändå kunna köra frågor och skapa rapporter som baseras på textfilens innehåll, kan du länka till textfilen i stället för att importera den.

Om du länkar till en textfil skapas en ny Access-tabell som är länkad till källfilen. Ändringar som du gör i källfilen visas i den länkade tabellen. Däremot går det inte att redigera innehållet i Access-tabellen. Om du vill ändra informationen eller dess struktur måste det göras i källfilen.

Vanliga scenarier för länkning till en textfil från Access

  • Du använder ett program där informationen levereras i textformat, men du vill använda informationen för analys och rapportering i andra program, varav ett är Access.
  • Data som du vill bearbeta hanteras av en annan avdelning eller arbetsgrupp. Du vill kunna visa den allra senaste informationen, utan att behöva hantera en egen kopia av den.

Om det här är första gången som du länkar till en textfil

  • När du länkar till en textfil skapas en ny tabell i Access. Det är en så kallad länkad tabell. I den visas källfilens data, men i själva verket lagras inte informationen i databasen.
  • Det går inte att länka en textfil till en befintlig tabell i databasen. Det går alltså inte att lägga till data i en befintlig tabell genom att utföra en länkning.
  • En databas kan innehålla flera länkade tabeller.
  • Om du ändrar informationen i källfilen visas ändringarna automatiskt i den länkade tabellen. Den länkade tabellens innehåll och struktur är dock skrivskyddade i Access.
  • När du öppnar en textfil i Access skapas en tom Access-databas och guiden Koppla text startas automatiskt.

Så här länkar du till en textfil

  1. Leta reda på textfilen och öppna den i ett ordbehandlingsprogram, till exempel Word eller Anteckningar.

Observera att det bara går att länka till en textfil åt gången. Om du vill länka till flera textfiler måste länkningsåtgärden upprepas för varje textfil.

  1. Granska källfilens innehåll och korrigera filen enligt instruktionerna i följande tabell:
Element Beskrivning
Avgränsad eller fast bredd Kontrollera att ett och samma format används i hela filen. Identifiera avgränsningstecknet om filen är avgränsad. Om filen har fasta fältbredder, kontrollera att varje fält har samma bredd för alla poster.
Textavgränsare

Vissa avgränsade filer kan innehålla fältvärden som omges av enkla eller dubbla citattecken:

"Pernille Halberg",25,05.04.2001,"New York"

"Daniel Brunner",27,2000,"Chicago"

De tecken som omsluter ett fältvärde kallas för textavgränsare. Textavgränsarna är inte obligatoriska, men de är viktiga om:

  • Fältavgränsaren visas som en del av fältvärdet. Om till exempel kommatecken används som fältavgränsare och New York, Chicago är ett giltigt fältvärde måste värdet omges av avgränsare, så här: "New York, Chicago".
  • Du vill att värden som inte är textvärden, till exempel 0452934 och 0034539, ska hanteras som textvärden och att de ska sparas i textfält.

När du länkar kan du ange om filen innehåller avgränsare och vilket tecken som i så fall används som avgränsare.

Kontrollera att en och samma textavgränsare används i hela filen och att bara textvärden omges av avgränsare.

Antal fält Antalet källfält får inte överskrida 255. Det går inte att ha fler än 255 fält i en Access-tabell.
Hoppa över poster och fält Det går att hoppa över vissa fält, men inte poster.
Tomma rader och fält Ta bort onödiga och tomma rader i filen. Om det finns tomma fält kan du försöka lägga till data som saknas i källfilen.
Okända tecken Granska och ta bort extratecken, till exempel tabb-, radmatnings- och vagnreturtecken.
Datatyper

Undvik länkningsfel genom att kontrollera att alla källfält innehåller samma typ av data på varje rad. I Access kontrolleras filens 25 första rader för bestämning av tabellfältens datatyper. Vi rekommenderar att du kontrollerar att de 25 första källraderna innehåller värden av samma typ för alla fält. Du bör också kontrollera att värden som inte är textvärden, men som ska hanteras som textvärden, omges av enkla eller dubbla citattecken.

Om källfilen innehåller blandade värden på raderna efter rad 25 kanske felvärden eller felaktigt konverterade värden visas. Information om felsökning finns i stycket Felsöka #NUM!-värden och felaktiga värden i en länkad tabell senare i den här artikeln.

Fältnamn Om en avgränsad fil inte innehåller fältnamn rekommenderar vi att du infogar fältnamn på den första raden. När du länkar kan du ange att den första radens värden ska användas som fältnamn i Access. Om du importerar textfiler med fast kolumnbredd går det emellertid inte att ange att den första radens data ska användas som fältnamn.
  1. Stäng källfilen om den är öppen.
  2. Öppna databasen där du vill skapa länken. Kontrollera att databasen inte är skrivskyddad, och att du har behörigheter för att ändra i databasen.

Om du inte vill lagra länken i en befintlig databas skapar du en tom databas.

VisaHur skapar jag en tom databas?

Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Nytt.

  1. Klicka på Textfil i gruppen Importera på fliken Externa data.Bild av knapp

 Obs!   Kommandona under Importera är bara tillgängliga när databasen är öppen.

  1. I rutan Filnamn i dialogrutan Hämta externa data - Textfil anger du namnet på den textfil som innehåller information som du vill länka till.
  2. Klicka på Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell och klicka sedan på OK.

Guiden Koppla text startar. Med den utför du länkningen.

  1. I Access avläses filens innehåll för bestämning av filens struktur. Om en avgränsare används för fältavgränsning bör du kontrollera att alternativet Avgränsat är markerat. Om filen innehåller fält med fasta bredder kontrollerar du att alternativet Med fast bredd är markerat.
  2. Klicka på Nästa.
  3. Innehållet på nästa sida i guiden beror på om du valde alternativet för avgränsade fält eller alternativet för fält med fasta bredder.

Avgränsade filer     Välj eller ange det tecken som används för avgränsning av fältvärdena. Om textavgränsare används i filen väljer du dubbelt citattecken (") eller enkelt citattecken (') i rutan Textavgränsare. Markera kryssrutan Första raden innehåller fältnamn om källfilens första rad innehåller fältnamn. Klicka sedan på Nästa.

Filer med fast fältbredd    I guiden visas filens innehåll. Om informationen har en kolumnstruktur infogas lodräta linjer för avgränsning av fälten. Granska den föreslagna strukturen. Om det behövs kan du lägga till, ta bort eller flytta linjerna genom att följa instruktionerna på guidesidan. Klicka sedan på Nästa.

  1. På nästa sida i guiden visas fältegenskaperna. Klicka på en kolumn nere på guidesidan för att visa motsvarande fältegenskaper. Kontrollera och ändra eventuellt målfältets namn och datatyp.

I Access kontrolleras de 25 första raderna i varje kolumn för bestämning av vilken standarddatatyp som ska föreslås för motsvarande fält. Om de 25 första raderna innehåller olika typer av värden, till exempel både text och tal, föreslås en datatyp som är kompatibel med alla eller de flesta kolumnvärden. Det gäller oftast för datatypen Text. Du kan välja en annan datatyp, men kom ihåg att värden som inte är kompatibla med den valda datatypen resulterar i felvärden eller felaktigt konverterade värden. Mer information finns i nästa stycke, Felsöka #NUM!-värden och felaktiga värden i en länkad tabell.

VisaVad används knappen Avancerat till?

Om du klickar på knappen Avancerat i guiden Textimport kan du skapa eller öppna en länkningsspecifikation i ett format som har använts i föregående Access-versioner. I Office Access 2007 går det inte att spara länkningsspecifikationer, som du kan med import- och exportspecifikationer. Om du vill spara information för en länkningsspecifikation klickar du på knappen Avancerat, anger inställningarna och klickar sedan på Spara som.

  1. Klicka på Nästa.
  2. Ange ett namn på den länkade tabellen och klicka på Slutför på den sista sidan i guiden. Om det redan finns en tabell som har det aktuella namnet blir du ombedd att ange om den befintliga tabellen ska skrivas över. Klicka på Ja om tabellen ska skrivas över. Klicka på Nej om du vill ange ett annat tabellnamn.

Den länkade tabellen skapas i Access. Om åtgärden lyckas visas meddelandet Tabellen har länkats. Öppna den länkade tabellen och kontrollera att informationen i fälten stämmer.

Överst på sidan Överst på sidan

Felsöka #NUM!-värden och felaktiga värden i en länkad tabell

Du bör öppna tabellen i databladsvyn och kontrollera att informationen i raderna och kolumnerna stämmer, även om meddelandet Tabellen har länkats visas.

Om du hittar fel eller felaktiga data i tabellen, vidtar du någon av åtgärderna som beskrivs i tabellen nedan. Utför sedan länkningsåtgärden igen. Kom ihåg att det inte går att lägga till värden direkt i den länkade tabellen, eftersom den är skrivskyddad.

Problem Lösning
Värdena -1 och 0 Om källfilen har ett fält som bara innehåller Sant- eller Falskt-värden eller bara Ja- och Nej-värden, och du har valt datatypen Ja/Nej för fältet, visas värdena -1 och 0 i tabellen. Öppna tabellen i designvyn och ange Sant/Falskt eller Ja/Nej för egenskapen Format.
Flervärdesfält Access har inte stöd för flera värden i ett fält om du importerar data till en ny tabell. En lista med värden hanteras som ett enda värde och placeras i ett textfält, avgränsade med semikolon.
Trunkerade data Om data trunkeras i en kolumn kan du prova med att öka kolumnbredden i databladsvyn. Om inte det hjälper att öka bredden kan problemet bero på att datatypen Långt heltal har angetts för ett numeriskt fält, trots att datatypen Dubbel borde ha angetts.
#NUM!

Om du öppnar tabellen i databladsvyn kanske du upptäcker att vissa fält innehåller #NUM!-värden i stället för verkliga värden. Så här minimerar du eller tar bort alla förekomster av null-värden i tabellen:

  • Infoga enkla eller dubbla citattecken runt alla värden som inte är textvärden, men som ska lagras som textvärden.
  • Välj rätt datatyp för varje fält när du länkar. Om fel datatyp väljs kanske bara #NUM!-värden infogas på alla rader.

I följande tabell beskrivs situationer då #NUM!-värden infogas i fälten:

Om de saknade värdena är av typen... Och målfältet har typen ... Bör du...
Text Numerisk eller Datum Ersätta alla textvärden med värden som överensstämmer med målfältets datatyp och sedan utföra länkningen igen.
Datum Numerisk Byta alla datumvärden mot numeriska värden och utföra länkningen igen.
Numerisk Datum Byta alla numeriska värden mot datumvärden och utföra länkningen igen.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2007