Grundläggande uppgifter i Access 2010

Komma igång med Office 2010 Här följer exempel på några grundläggande uppgifter som du kan utföra för att lära dig använda Microsoft Access 2010.

 


I den här artikeln


Vad är Access?

Access 2010 är ett verktyg för design och distribution av databastillämpningar som du använder för att hålla reda på viktig information. Du kan spara dina data på datorn eller publicera dem på webben – så att andra kan använda din databas med en webbläsare.

Många personer börjar använda Access när det program de använder för att hålla reda på någonting blir mer och mer otillräckligt för uppgiften. Anta att du till exempel arbetar med att planera evenemang och att du behöver ett sätt att hålla reda på alla detaljer som krävs för att dina evenemang ska fungera problemfritt. Om du använder ett ordbehandlingsprogram eller ett kalkylblad för att organisera informationen är det lätt hänt att du får problem med att samma uppgifter finns på flera ställen, eller att informationen är inkonsekvent. Ett alternativ är att använda programvara för tidsplanering till den här uppgiften, men det kan vara svårt att hantera ekonomiska data i ett tidsplaneringssystem.

Relationsdatabaser i Access

Ibland behöver du en relationsdatabas för att hålla reda på informationen – ett datamagasin där dina data har brutits ned i mindre delar (som kallas tabeller) på ett sådant sätt att risken för redundant information elimineras. Tabeller är sedan kopplade till varandra i relationer som bygger på gemensamma informationsbitar (som kallas fält). Till exempel kan en databas med information om evenemangsplanering innehålla en tabell med information om kunder, en tabell med information om leverantörer och en tabell med information om evenemangen. Tabellen med information om evenemangen kan ha ett fält som kopplar tabellen till kundtabellen, och ett annat fält som kopplar den till leverantörstabellen. På det sättet uppdateras informationen automatiskt, om en leverantör till exempel byter telefonnummer behöver du bara ändra den informationsbiten på ett ställe och inte i alla evenemang där leverantören är inblandad.

Access är ett verktyg som du använder för att snabbt och enkelt utveckla lösningar med relationsdatabaser som hjälper dig att hålla reda på information. Du kan skapa en databas som hjälper att hålla reda på i princip vilken information som helst, till exempel inventarielistor, jobbkontakter eller affärsprocesser. I Access ingår dessutom ett stort antal mallar som du kan använda för att hålla reda på olika typer av information, vilket gör det ännu enklare för nybörjaren att komma igång.

När du startar Access

När du startar Access 2010 är vyn Microsoft Office Backstage det första som visas. Här kan du få information om den aktuella databasen, skapa en ny databas, öppna en befintlig databas och visa aktuellt innehåll från Office.com.

Vyn Backstage i Access 2010

I vyn Backstage finns också många andra kommandon som du använder för att justera, underhålla eller dela dina databaser. Kommandon i vyn Backstage gäller oftast hela databaser och inte enskilda objekt inuti databaserna.

 Obs!   Du kan närsomhelst öppna vyn Backstage genom att klicka på fliken Arkiv.

Överst på sidan Överst på sidan

Hitta och använda en mall

I Access finns en mängd mallar som gör att det går snabbare att skapa en databas. En mall är en färdig databas som innehåller alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som behövs för en viss uppgift. Det finns t.ex. mallar för att spåra ärenden, hantera kontakter eller hålla ordning på utgifter. Vissa mallar innehåller ett par exempelposter som visar hur de ska användas. Malldatabaser kan användas som de är, eller så kan du anpassa dem efter behov.

Så här hittar och använder du en mall för din databas:

  1. Klicka på Ny på fliken Arkiv.
  2. Gör något av följande under Tillgängliga mallar:
  • Om du vill återanvända en mall som du nyligen använt klickar du på Senaste mallar och markerar den mall du vill använda.
  • Om du vill använda en mall som du redan har installerat klickar du på Mina mallar och markerar den mall du vill använda.
  • Om du vill hitta en mall på Office.com klickar du på en mallkategori under Mallar på Office.com, väljer den mall du vill använda och klickar sedan på Hämta. Då hämtas mallen från Office.com till din dator.

 Obs!    Du kan också söka efter mallar på Office.com inifrån Access. I rutan Sök efter mallar på Office.com skriver du in en eller fler söktermer och klickar sedan på pilknappen för att söka.

  1. Du kan också klicka på mappikonen intill rutan Filnamn och bläddra till den plats där du vill skapa databasen. Om du inte anger en specifik plats skapar Access databasen på den förvalda plats som visas under rutan Filnamn.
  2. Klicka på Skapa.

Databasen skapas och öppnas i Access.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en databas från början

 Obs!   Om du vill ha en mer ingående introduktion till koncepten bakom användningen av Access innan du skapar en databas finns det i artikeln Grundläggande databasdesign.

Om ingen av mallarna passar, eller om du har data i ett annat program som du vill använda i Access, kan det vara bättre att skapa databasen helt från grunden. I Access 2010 kan du välja mellan två alternativ: en vanlig skrivbordsdatabas eller en webbdatabas.

 Obs!   Mer information om webbdatabaser finns i artikeln Bygga en databas att dela på webben.

Så här gör du om du vill skapa en ny databas:

  1. Starta Access.
  2. Klicka på Tom databas eller Tom webbdatabas på fliken Nytt i vyn Backstage.

 Viktigt!   Det alternativ du väljer här avgör vilka funktioner som finns tillgängliga i databasen. Skrivbordsdatabaser kan inte publiceras på webben, och webbdatabaser saknar stöd för många av skrivbordsdatabasens funktioner, till exempel summeringsfrågor.

  1. Skriv databasens namn till höger i rutan Filnamn.

Om du vill ändra plats där filen ska skapas klickar du på Bläddra Bild av knapp bredvid rutan Filnamn, bläddrar till den nya platsen och markerar den. Klicka sedan på OK.

  1. Klicka på Skapa.

Databasen skapas och sedan öppnas en tom tabell (med namnet Tabell1) i databladsvyn (Datablad: En vy som används för att visa data från en tabell, ett formulär, en fråga, en vy eller en lagrad procedur i rader och kolumner. I vyn Datablad kan du redigera fält, lägga till och ta bort data samt göra sökningar.).

  1. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till i den nya tabellen.

Om du vill lägga till data börjar du skriva – eller klistrar in data från en annan källa – enligt beskrivningen i avsnittetKlistra in data från en annan datakälla i en Access-tabell, längre ned i den här artikeln.

 Obs! 

  • Att registrera data i databladsvyn fungerar på ungefär samma sätt som i ett Excel-kalkylblad. Den främsta begränsningen är att data måste registreras i löpande rader och kolumner, med början vid det övre vänstra hörnet på databladet. Du ska inte försöka att formatera informationen genom att ta med tomma rader eller kolumner så som du gör i ett Excel-kalkylblad, eftersom det bara tar upp plats i tabellen. Tabellen ska bara innehålla informationen. All visuell presentation av dessa data görs i formulären och rapporterna som du utformar senare.
  • Tabellstrukturen skapas samtidigt som du skriver in uppgifterna i databasen. Varje gång du lägger till en ny kolumn i databladet definieras ett nytt fält i tabellen. Fältets datatyp (datatyp: De fältegenskaper som bestämmer vilken typ av data som kan finnas i fältet. Datatyperna är Boolesk, Heltal, Lång, Valuta, Enkel, Dubbel, Datum, Sträng och Variant (standardvärde).) konfigureras automatiskt utifrån vilken typ av data du anger. Om du till exempel har en kolumn där du har skrivit enbart datumvärden, konfigureras datatypen för det fältet till Datum/tid. Om du senare försöker ange något annat än ett datumvärde (till exempel ett namn eller ett telefonnummer) i det fältet, visas ett meddelande om att värdet inte passar kolumnens datatyp. När så är möjligt ska du planera tabellen så att varje kolumn innehåller samma typ av data, oavsett om det är text, datum, tal eller någon annan typ. Detta gör det mycket enklare att skapa frågor, formulär och rapporter som väljer ut enbart de data du vill ha.

Om du inte vill skriva in data just nu klickar du på Stäng Bild av knapp.

 Obs!   Tabell1 tas bort om du stänger utan att spara.

Överst på sidan Överst på sidan

Öppna en befintlig Access-databas

 Tips!   Om du snabbt vill öppna någon av de databaser som du har öppnat senast klickar du på Senaste på fliken Arkiv och sedan på filnamnet.

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.
  2. Klicka på en genväg i dialogrutan Öppna – eller klicka i rutan Leta i på enheten eller mappen som innehåller databasen du ska använda.
  3. Dubbelklicka på mapparna i mapplistan tills den mapp som innehåller databasen har öppnats.
  4. Gör något av följande när du hittar databasen:
  • Om du vill öppna databasen i standardläge dubbelklickar du på den.
  • Om du vill öppna databasen för delad åtkomst i en miljö för flera användare (nätverksdatabas (delad databas): En databas som tillåter att flera användare kommer åt och kan ändra samma datauppsättning samtidigt.) så att du både du och andra användare kan läsa och skriva till databasen samtidigt, klickar du på Öppna.
  • Om du vill öppna databasen med skrivskyddad åtkomst, så att du kan visa den men inte redigera den, klickar du först på pilen bredvid knappen Öppna och sedan på Öppna med skrivskydd.
  • Om du vill öppna databasen med exklusiv åtkomst, så att ingen annan kan öppna den medan den är öppen, klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och väljer Öppna exklusivt.
  • Om du vill öppna databasen med skrivskydd klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och klickar sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd. Andra användare kan fortfarande öppna databasen men den är skrivskyddad.

Om du inte hittar databasen som du vill öppna    

  1. Klicka på genvägen Den här datorn i dialogrutan Öppna – eller klicka på Den här datorn i rutan Leta i.
  2. Högerklicka i listan över enheter på den enhet där du tror att databasen finns och klicka sedan på Sök.
  3. Ange sökvillkor och tryck på RETUR för att börja söka efter databasen.
  4. Om databasen hittas öppnar du den genom att dubbelklicka på den i dialogrutan Sökresultat.

 Obs!   Eftersom du startade sökningen från dialogrutan Öppna måste du klicka på Avbryt i den dialogrutan innan databasen kan öppnas.

Du kan direkt öppna en datafil i ett externt filformat (exempelvis dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan också direkt öppna en ODBC-datakälla (ODBC-datakälla: De data och den information som behövs för att komma åt dessa data från sådana program och databaser som kan använda ODBC-protokollet (Open Database Connectivity).), exempelvis Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. I Access skapas automatiskt en ny Access-databas i samma mapp som datafilen, och länkar läggs till i samtliga tabeller i den externa databasen.

Överst på sidan Överst på sidan

Komma igång med din nya databas

Beroende på vilken mall du använder kan du behöva göra ett par saker innan du kan komma igång med den nya databasen:

  • Om dialogrutan Logga in visas med en tom lista över användare gör du så här för att komma igång:
  1. Klicka på Ny användare.
  2. Fyll i formuläret Användarinformation.
  3. Klicka på Spara och stäng.
  4. Välj det användarnamn du just skapade och klicka sedan på Logga in.
  • Om ett tomt datablad visas i Access kan du börja skriva in informationen direkt i databladet. Du kan också klicka på andra knappar och flikar för att utforska databasens innehåll.
  • Om sidan Komma igång visas kan du klicka på länkar på den sidan för att lära dig mer om databasen, eller på andra knappar och flikar för att utforska databasens innehåll.
  • Om meddelandet Säkerhetsvarning visas i meddelandefältet, och om du litar på mallens källa, klickar du på Aktivera innehåll. Om databasen kräver inloggning måste du logga in en gång till.

För skrivbordsdatabaser och webbdatabaser börjar du också med något av följande steg:

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till en tabell

Du kan lägga till nya tabeller i en befintlig databas med hjälp av verktygen i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

Gruppen Tabeller på fliken Skapa

 Obs!   I en webbdatabas är endast kommandot Tabell tillgängligt i gruppen Tabeller.

Oavsett vilken vy du börjar i kan du alltid växla tillbaka till den andra med hjälp av vyknapparna i statusfältet i Access-fönstret.

Skapa en tom tabell i databladsvyn    I databladsvyn kan du ange data direkt och låta Access bygga tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamnen tilldelas i nummerordning (Fält1, Fält2 o.s.v.) och fältens datatyp baseras på vilka data du registrerar.

  1. Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa Bild av knapp.
  2. Tabellen skapas och markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka för att lägga till.
  3. Du lägger till data genom att börja skriva i den första tomma cellen – eller så klistrar du in data från en annan källa, vilket beskrivs senare i den här artikeln.
  • Om du vill byta namn på en kolumn (ett fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan ett nytt namn.

 Tips!   Om du ger fälten beskrivande namn blir det lättare att avgöra vad fältet innehåller utan att du behöver visa informationen i tabellen.

  • Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på kolumnrubriken och dra den till önskad plats. Du kan också markera flera sammanhängande kolumner och dra allihop till en ny plats.

Om du vill lägga till fler fält i tabellen kan du börja skriva i kolumnen Klicka för att lägga till i databladsvyn, eller också kan du lägga till nya fält med kommandona i gruppen Lägg till och ta bort på fliken Fält.

Skapa en tabell från designvyn    I designvyn skapar du först den nya tabellens struktur. Därefter växlar du till databladsvyn där du registrerar data, eller så registrerar du data genom att använda någon annan metod, till exempel med ett formulär.

 Obs!   Designvyn är inte tillgänglig för tabellerna i en webbdatabas.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa Bild av knapp.
  2. För vart och ett av fälten i tabellen skriver du ett namn i kolumnen Fältnamn och väljer sedan en datatyp i listan Datatyp.
  3. Du kan ange information om fälten i kolumnen Beskrivning. Beskrivningen som du anger visas i statusfältet när insättningspunkten finns i det fältet, och används som statusfältstext för alla kontroller som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista till ett formulär eller en rapport, och för alla kontroller som skapas för fältet med formulär- eller rapportguiden.
  4. När du har lagt till alla fälten sparar du tabellen:
    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.
  5. Du kan när som helst börja registrera data genom att växla till databladsvyn, klicka i den första tomma cellen och skriva. Du kan också klistra in data från en annan källa, vilket beskrivs i nästa stycke.

Skapa en tabell från en SharePoint-lista    Med SharePoint-listor kan även personer som inte har tillgång till Access arbeta med dina data. Dessutom lagras listdata på en server, vilket i allmänhet ger ett bättre skydd mot dataförluster än filer som lagras på en vanlig dator. Du kan antingen börja med en ny lista eller koppla tabellen till en befintlig lista. Du måste ha tillräcklig behörighet till den SharePoint-plats där listan ska skapas. Behörigheten är beroende av den aktuella platsen, så kontakta din SharePoint-administratör om du vill veta mer om vilka alternativ du kan välja mellan.

 Obs!   Den här funktionen är inte tillgänglig i en webbdatabas.

  1. Klicka på SharePoint-listor i gruppen Tabeller på fliken Skapa.
  2. Du kan använda någon av listmallarna när du skapar en standardlista, till exempel Kontakter eller Händelser.

Du kan också välja att skapa en egen lista, eller att länka till eller importera en befintlig lista. Klicka på det alternativ du vill använda.

  1. Om du väljer någon av listmallarna eller om du skapar en egen lista, öppnas dialogrutan Skapa ny lista som hjälper dig genom processen. Om du väljer att använda en befintlig lista öppnas dialogrutan Hämta externa data.

Mer information om tabeller finns i artikeln Introduktion till tabeller.

Överst på sidan Överst på sidan

Klistra in data från en annan datakälla i en Access-tabell

Om informationen lagras i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in dina data i en Access-tabell. Detta fungerar bäst om informationen redan är avgränsad i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om dina data finns i ett ordbehandlingsprogram, bör du först avgränsa kolumnerna med tabbtecken eller konvertera informationen till en tabell i ordbehandlingsprogrammet, och först därefter kopiera den. Om informationen måste redigeras eller ändras på annat sätt (till exempel namn som ska delas upp i förnamn och efternamn), bör du göra detta innan du kopierar informationen, speciellt om du är ovan vid Access.

När du klistrar in data i en tom tabell, anges datatypen automatiskt för varje fält utifrån vilken typ av data som finns där. Om t.ex. ett inklistrat fält inte innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid på det fältet. Om det inklistrade fältet bara innehåller orden "ja" och "nej", används datatypen Ja/nej på fältet.

Fälten namnges automatiskt utifrån vad som finns i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ nästa rad, bestäms det att den först raden innehåller data och allmänna fältnamn (Fält1, Fält2 och så vidare) används. Om den första raden med inklistrade data raden inte påminner om det som finns i de övriga raderna, bestäms det att den första raden innehåller fältnamnet. Fälten namnges enligt detta och den första raden används inte som datarad.

Om allmänna fältnamn tilldelas ska du ändra namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förvirring. Gör så här:

  1. Spara tabellen genom att klicka på Spara på fiken Arkiv.
  1. Dubbelklicka i databladsvyn på respektive kolumnrubrik och skriv sedan ett fältnamn för kolumnen.
  2. Spara tabellen igen.

Överst på sidan Överst på sidan

Importera eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som har samlats in i ett annat program och behöver importera informationen till Access. Du kanske arbetar tillsammans med personer som har information i ett annat format, och som du vill arbeta med i Access. Eller så har du flera olika datakällor och behöver ett sätt att sammanställa informationen för vidare analys.

Det är enkelt att importera data till Access från andra program. Du kan hämta data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista och från en mängd andra källor. Hur du går till väga skiljer sig något åt beroende på vilken datakälla du arbetar med, men med följande anvisningar kommer du snabbt igång:

  1. Klicka på kommandot för den typ av fil som du importerar från i gruppen Importera och länka på fliken Externa data.

Om du t.ex. importerar data från ett Excel-kalkylblad ska du klicka på Excel. Om rätt programtyp inte visas klickar du på Mer.

 Obs!   Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera och länka kanske du behöver starta programmet där du från början skapade informationen, och sedan använda det programmet för att spara dina data i ett filformat som stöds i Access (till exempel en avgränsad textfil (avgränsad textfil: En fil som innehåller data, där individuella fältvärden avgränsas med ett tecken, till exempel semikolon eller tabb.)) och sedan importera eller länka informationen i Access.

  1. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data om du vill söka efter källdatafilen eller skriv den fullständiga sökvägen till källdatafilen i rutan Filnamn.
  2. Klicka på önskat alternativ under Ange hur och var data i den aktuella databasen ska lagras. Du kan skapa en ny tabell genom att använda den importerade informationen eller genom att skapa en länkad tabell som är kopplad till datakällan.
  3. Klicka på OK.

Beroende på vilket alternativ du väljer öppnas dialogrutan Länka objekt eller Importera objekt.

  1. Följ anvisningarna i dialogrutan. Exakt hur du gör är beroende av vilka import- eller länkalternativ som du har valt.
  2. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Om du har valt att importera informationen får du en fråga om du vill spara inställningarna för den importåtgärd som du har utfört.

  1. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen, klickar du på Spara importsteg och anger sedan uppgifterna.

Du kan sedan återskapa importåtgärden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data, klicka på importspecifikationen och sedan klicka på Kör.

  1. Om du inte vill spara uppgifterna om åtgärden klickar du på Stäng.

Informationen importeras till en ny tabell och därefter visas tabellen under Tabeller i navigeringsfönstret.

Om du vill lära dig mer om hur du importerar data till Access följer du länkarna under Se även i den här artikeln.

Överst på sidan Överst på sidan

Nästa steg

Hur du fortsätter med databasens design beror på vad du ska använda den till, men antagligen ska du skapa frågor, rapporter, formulär och makron. Den här artikeln innehåller inte information om hur du skapar ytterligare databasobjekt.

Mer information finns i följande artiklar:

Överst på sidan Överst på sidan

Importera data från ett kalkylprogram eller annat program

Om du har arbetat med andra databas- och kalkylbladsprogram känner du säkert till hur dessa program fungerar och vad databaser används till. Access skiljer sig däremot från andra databasprogram genom att du kan skapa relationsdatabaser (relationsdatabas: En typ av databas som lagrar information i tabeller. I den används matchande värden från två tabeller för att relatera data i den ena tabellen till data i den andra tabellen. I en relationsdatabas lagrar du vanligtvis en viss typ av data en gång.), och skiljer sig från de flesta kalkylbladsprogram genom att du kan skapa sofistikerade frågor, formulär och rapporter med färdiga verktyg. Dessutom kan du använda Access med andra databasprogram, till exempel SQL Server.

Importera ett Excel-kalkylblad till Access

Många börjar med att utforska Access efter att först ha skapat en lista i Excel. Excel passar utmärkt att börja med, men allt eftersom listan växer blir den allt svårare att strukturera och uppdatera. Det blir då logiskt att flytta listan till Access.

En databastabell påminner till strukturen om ett kalkylblad, eftersom data lagras i rader och kolumner. Därför är det ganska enkelt att importera ett kalkylblad till en databastabell. Den stora skillnaden mellan att lagra data i ett kalkylblad och i en databas består i hur dessa data struktureras. Att importera hela kalkylbladet som en ny tabell i databasen löser inte problemen med att strukturera och uppdatera data, speciellt inte om kalkylbladet innehåller redundanta data. För att kunna lösa dessa problem måste du dela in kalkylbladsinformationen i olika tabeller med likartade data. Mer information om hur du strukturerar data i tabeller finns i artikeln Grundläggande databasdesign

I Access finns guiden Tabellanalys som hjälper dig med detta. När du har importerat data till en tabell, får du hjälp av guiden med att dela upp tabellen i flera olika tabeller, där var och en innehåller data som inte finns som dubbletter i andra tabeller. Guiden skapar också de relationer som behövs mellan tabellerna.

Överst på sidan Överst på sidan

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny databas

  1. Klicka på Nytt på fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.
  2. Skriv ett namn på den nya databasen i rutan Filnamn och klicka på Skapa.

Den nya databasen öppnas och en ny tom tabell skapas med namnet Tabell1.

  1. Stäng Tabell1.

När du ombeds att spara ändringarna i designen av Tabell1 klickar du på Nej.

  1. Klicka på Excel i gruppen Importera och länka på fliken Externa data. Bild av knapp
  2. Klicka på Bläddra i dialogrutan Hämta externa data.
  3. Leta reda på filen i dialogrutan Öppna.
  4. Markera filen och klicka sedan på Öppna.
  5. Kontrollera att alternativet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen är markerat i dialogrutan Hämta externa data.
  6. Klicka på OK.

Guiden Importera kalkylblad startar och du får några frågor om dina data.

  1. Följ anvisningarna och navigera genom sidorna genom att klicka på Nästa eller Bakåt. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

 Obs!   Du får en fråga om du vill spara uppgifterna om importåtgärden som du har utfört. Om du tror att du kommer att utföra samma importåtgärd igen, klickar du på Ja och anger sedan uppgifterna. Du kan på ett enkelt sätt sedan återskapa åtgärden genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa data. Om du inte vill spara uppgifterna om åtgärden klickar du på Stäng.

Informationen importeras till en ny tabell och därefter visas den i Alla tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan Överst på sidan

Strukturera data med guiden Tabellanalys

När informationen har importerats till en Access-tabell, kan du snabbt identifiera redundanta data med hjälp av guiden Tabellanalys. Med denna kan du på ett enkelt sätt strukturera data i olika tabeller, så att de lagras på det mest effektiva sättet. Den ursprungliga tabellen sparas som en säkerhetskopia och sedan skapas nya tabeller som du kan använda som grund i databastillämpningar.

  1. Öppna Access-databasen som innehåller tabellen du vill analysera.
  2. Klicka på Analysera tabell i gruppen Analysera på fliken Databasverktyg.

Guiden Tabellanalys startar.

De två första sidorna i guiden innehåller kort självstudiekurs – med exempel som du visar genom att trycka på en knapp. Om introduktionssidorna inte visas utan i stället en kryssruta med namnet Visa introduktion, markerar du kryssrutan och klickar på Bakåt två gånger så att introduktionen visas. Om du inte vill visa introduktionssidorna igen efter att du har gått igenom dem, avmarkerar du kryssrutan Visa introduktion.

  1. Markera den tabell som du vill analysera på sidan Vilken tabell innehåller fält med värden som upprepas i flera poster? och klicka sedan på Nästa.
  2. Du kan låta guiden bestämma vilka fält som ska ingå i vilka tabeller, eller så kan du göra det själv. Om du följer guidens förslag kan du ändå ändra tabellayouten på nästa sida i guiden.

 Obs!   Om du låter guiden bestämma vilka fält som ska placeras i vilka tabeller kanske dessa val inte alltid passar för dina data, speciellt om det inte finns så mycket data att arbeta med. Du bör noga gå igenom guidens resultat. Å andra sida kanske guiden föreslår en effektivare struktur än vad du tänkt på själv, så det kan vara bra att i alla fall testa guidens förslag en gång. Om du inte gillar det, det kan du ändra strukturen på fälten manuellt och du kan alltid klicka på Bakåt och ordna alla fälten själv.

  1. Klicka på Nästa. På den här sidan anger du vilka tabeller som innehåller vilka fält. Om du väljer att låta guiden bestämma, visas flera tabeller anslutna med relationslinjer. Annars skapas bara en tabell som innehåller alla fälten. I båda fallen kan du göra ändringar på den här sidan.
  • Du kan dra fälten från en tabell till ett tomt område på sidan om du vill skapa en ny tabell som innehåller dessa fält. Du ombeds ange ett tabellnamn.
  • Du kan dra fälten från en tabell till en annan om du tror att de lagras mer effektivt där.
  • De flesta tabeller får ett ID- eller GUID-fält. Om du vill lära dig mer om ID-fält klickar du på Tips i guidens övre högra hörn.
  • Klicka på Ångra om du ångrar ändringen.
  • Om du vill byta namn på en tabell dubbelklickar du på namnlisten, skriver det nya namnet och klickar sedan på OK.
  1. När fälten är ordnade på det sätt som du vill ha dem klickar du på Nästa.
  2. Om guiden hittar poster med mycket likartade värden, identifieras dessa värden som möjliga typografiska fel och en skärm visas där du bekräftar vad som ska åtgärdas. Rulla genom listan och leta reda på alla poster som har värden i kolumnen Korrigering och klicka på lämpligt element i den nedrullningsbara listan. Markera (Låt stå) om du inte vill att guiden ska ändra värdet. Klicka på Nästa när du är klar.
  3. Då får en fråga om du vill skapa en fråga som påminner om den ursprungliga tabellen. Om du redan har inbyggda formulär och rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen, kan det vara bra att skapa en sådan fråga. Om du väljer Ja, skapa frågan får den ursprungliga tabellen ett nytt namn genom att "_gammal" läggs till tabellnamnet, och sedan får den nya frågan ett namn utifrån namnet på den ursprungliga tabellen. Formulären och rapporterna som var baserade på tabellen använder nu frågan för sina data, och de fortsätter att fungera som tidigare.
  4. Klicka på Slutför.

Guiden skapar de nya tabellerna efter anvisningarna och sedan öppnas de. Stäng dem när du har granskat resultatet.

Överst på sidan Överst på sidan

Arbeta med data från andra program

Access 2010 innehåller flera funktioner som du använder när du vill arbeta med data som lagras i andra program.

Skapa en ny Access-databas som länkas till data i ett annat filformat    Med hjälp av Access kan du öppna en fil i ett annat format, t.ex. text, dBASE eller ett kalkylblad. Access-databasen och fillänkningen skapas automatiskt.

  1. Starta Access.
  2. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.
  3. Klicka på den typ av fil som du vill öppna i listan som finns i dialogrutan Öppna. Om du är osäker på filtypen klickar du på Alla filer (*.*).
  4. Om det behövs bläddrar du till mappen som innehåller filen som du vill öppna. När du hittar filen öppnar du den genom att dubbelklicka på den.
  5. Följ anvisningarna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Importera eller länka data till en befintlig Access-databas    Du kan antingen importera data från andra källor och program till Access-tabeller så att data placeras i Access-filen, eller länka till data från Access så att data finns kvar i den ursprungliga filen (utanför Access-filen).

  1. Klicka på det format som dina data lagras i på fliken Externa data i gruppen Importera och länka.

Du kan importera eller länka data från följande källor:

  • Excel    Du kan hämta data från en arbetsbok eller ett namngivet området i ett Excel-kalkylblad. Varje kalkylblad eller område måste importeras eller länkas separat.
  • Access    Den här funktionen kan vara praktisk när du behöver skapa en avgränsning mellan processen och dina data genom att skapa en delad databas. Metoden innebär att du använder en databas för alla formulär, rapporter och makron,och dina data i en annan databas. Du kan då utveckla databasens objekt utan att det påverkar slutanvändarnas arbete. Du kan också kombinera data från många olika Access-databaser i en databas, vilket gör det enklare att sammanställa data från olika avdelningar eller affärspartner.
  • ODBC-databas    Många program har stöd för det här formatet, inklusive databasservrar. Med det här formatet kan du skapa centraliserade databaser där du kan sammanställa information från flera olika system.
  • Textfil    Du kan ansluta till en enkel textfil och kan till och med använda Access för att redigera informationen i textfilen. På det sättet kan data från Access användas i många olika program.
  • XML-fil    Det här formatet är också kompatibelt med många andra program, till exempel vissa webbservrar.
  • SharePoint-lista    Med det här formatet kan dina data användas med en webbläsare, det vanligaste sättet att arbeta med SharePoint-listor.
  • Datatjänster    Du kan ansluta till webbdatatjänster som ditt företag levererar.
  • HTML-dokument    
  • Outlook-mapp    Du kan ansluta till Outlook-mappar och på ett enkelt sätt integrera din kontaktinformation med dina övriga data.
  • dBase-fil    dBase är ett vanligt förekommande databassystem som stöds av Access

Dialogrutan Hämta externa data öppnas.

  1. Följ instruktionerna i dialogrutan.

Data importeras eller länkas till databasen. För de flesta format måste du ange var data ska placeras och sedan välja hur dessa data ska lagras i databasen.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda en tidigare version av databasen i flera versioner av Access

Om Access-databasen eller Access-projektet har skapats i Access 2000 eller senare kan du använda databasen eller projektet i den version av Access där databasen eller projektet skapades eller i en senare version – även om filen är säkerställd. Du kan till exempel använda Access 2000-filer i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 och Access 2010.

Ibland kanske du vill behålla informationen i en tidigare version av Access, men har användare med en senare version av programmet som vill länka till den här informationen men ändå utnyttja fördelarna med funktionerna i den senare versionen. Lösningen är att skapa en ny klientdatabas i den senare versionen (som innehåller formulär, rapporter, frågor och makron men inga tabeller) och länka den till tabellerna i den tidigare versionen. Använd någon av följande procedurer, beroende på om databasen finns i en fil eller redan är uppdelad i klient-serverprogram (klient/server-applikation: Ett databasprogram som innehåller en serverdatabasfil som innehåller tabeller och kopior av en klientdatabasfil som innehåller alla andra databasobjekt med länkar till servertabeller.).

Använda en Access-databasfil i flera olika versioner av Access

Om alla tabeller, formulär och andra objekt i en databas från en tidigare Access-version lagras i en enda fil, och du vill använda databasen i flera olika versioner av Access, kan du skapa en ny klientdatabas i en senare version och länka den till den ursprungliga databasfilen. Användare som har tidigare versioner av Access kan fortfarande använda den ursprungliga databasen. Användare som har den senare versionen kan använda den nya klientdatabasen för att länka till samma data. Om du måste hantera flera olika versioner av Access kan du skapa flera klientdatabaser.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 1: Skapa en kopia av den befintliga databasen och spara den i ett nytt format

Använd följande procedur om du vill konvertera databasen till något av de tre senaste formaten: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med det här kommandot bevaras den ursprungliga databasen i sitt ursprungliga format och en kopia skapas i det format du anger.

  1. Stäng Access-filen. Om filen är en databas för flera användare och finns på en server eller i en delad mapp, kontrollerar du först att ingen annan har databasen öppen.
  2. Starta Access 2010.
  3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.
  4. Bläddra till den fil som ska konverteras och öppna den genom att dubbelklicka på den.

 Obs!   Om dialogrutan Utökning av databas visas, med en fråga om du vill utöka databasen, klickar du på Nej.

  1. Om ett formulär öppnas när du startar databasen stänger du det.
  2. Klicka på Spara databas som på fliken Arkiv.
  3. Skriv ett namn på den nya databasen i dialogrutan Spara som.

 Obs!   Om du inte ska spara den nya databasen på en annan plats, måste den ha ett annat namn än den ursprungliga databasen. Det är vanligtvis bäst att använda ett annat namn, så att du lätt kan skilja på klientdatabasen och serverdatabasen. Men om du konverterar till formatet Access 2007 ändras filnamnstillägget från MDB till ACCDB, därför kan du använda samma filnamn.

  1. Klicka på Spara.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 2: Dela den kopierade databasen och använda den ursprungliga filen som serverdatabas

Dela den konverterade databasen på följande sätt:

  • Klicka på Access-databas på fliken Databasverktyg i gruppen Flytta data.Bild av knapp
  • Klicka på Dela databasen i dialogrutan Databasdelning.

 Obs!   Du kan skapa en säkerhetskopiera om du vill, men du kan också återskapa kopian genom att använda den ursprungliga databasen.

  • Skriv ett namn på serverdatabasen och klicka på Dela.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 3: Ansluta den nya klientdatabasen till den ursprungliga databasen.

  1. Ta bort serverdatabasen som har skapats med verktyget Databasdelning – var försiktig så att du inte tar bort den ursprungliga databasen.
  2. Länka den nya klientdatabasen till tabellerna i den ursprungliga databasen genom att klicka på Länkhanteraren i gruppen Importera och länka på fliken Externa data. Bild av knapp
  3. Klicka på Markera alla och markera sedan kryssrutan Fråga alltid efter ny placering.
  4. Klicka på OK, bläddra till databasen från den tidigare versionen och dubbelklicka sedan på den.

Om allt går som det ska, visas ett meddelande om att alla valda länkade tabeller har uppdaterats.

Du kan nu utveckla den nya klientdatabasen så att den stöder nya funktioner för användare som har uppgraderat till de nyare versionerna av Access. Användare av tidigare versioner kan fortsätta att använda databasen med den tidigare versionen.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda ett klient-serverprogram i flera versioner av Access

Om din Access-databas redan är ett klient-serverprogram (klient/server-applikation: Ett databasprogram som innehåller en serverdatabasfil som innehåller tabeller och kopior av en klientdatabasfil som innehåller alla andra databasobjekt med länkar till servertabeller.) kan du konvertera klientdelen till det nyare filformatet. Serverdatabasen behöver inte ändras.

I följande procedur visas hur du använder kommandot Spara databas som när du vill konvertera klientdatabasen till något av de tre senaste formaten: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med det här kommandot bevaras den ursprungliga databasen i sitt ursprungliga format och en kopia skapas i det format som du anger.

  1. Stäng klientdatabasen. Om filen är en Access-databas för flera användare och finns på en server eller i en delad mapp kontrollerar du först att ingen annan har databasen öppen.
  2. Starta Access 2010.
  3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.
  4. Bläddra till platsen där klientdatabasen finns och dubbelklicka på den.

 Obs!   Om dialogrutan Utökning av databas visas, med en fråga om du vill utöka databasen, klickar du på Nej.

  1. Om ett formulär visas när du öppnar databasen stänger du det.
  2. Klicka på Spara databas som på fliken Arkiv.
  3. Skriv ett namn på den nya databasen i dialogrutan Spara som.
  4. Klicka på Spara.

Du kan nu utöka den nya klientdatabasen så att den stöder nya funktioner.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2010