Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Om du och medarbetarna på din avdelning eller i din arbetsgrupp kommunicerar och samarbetar med hjälp av Windows SharePoint Services 2.0 eller senare, kanske det finns tillfällen då data i en Access-databas måste göras tillgängliga på en eller flera SharePoint-webbplatser.

Om du behöver flytta vissa Microsoft Office Access 2007-data till en SharePoint-webbplats tillfälligt eller permanent, kan du exportera informationen från Access-databasen till webbplatsen. När du exporterar data skapas en kopia av den tabell eller det frågeobjekt som har valts i Access. Kopian sparas som en lista. Det är viktigt att komma ihåg att listan inte uppdateras med ändringar som görs i källtabellen eller frågan efter exporten.

Om du inte är så van vid Windows SharePoint Services och vill lära dig mer, besöker du hemsidan för Windows SharePoint Services. Följ länken under Se även i den här artikeln.

---

• Vanliga scenarier för dataexport till en SharePoint-webbplats
• Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats
• Hur Windows SharePoint Services-datatyper mappas till Access-datatyper

---

Vanliga scenarier för dataexport till en SharePoint-webbplats

Det kan finnas flera anledningar till att exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats, till exempel:

• Du har precis börjat använda Windows SharePoint Services och inser att det blir enklare för alla om vissa databastabeller också är tillgängliga i form av SharePoint-listor. Om du vill dela data med dina medarbetare är det ofta enklare att använda SharePoint-listor än att arbeta i en databas. För nybörjare kan det också vara enklare att använda och redigera listor. Dessutom kan du dra nytta av flera Windows SharePoint Services 3.0-funktioner: Du kan få meddelanden om ändringar som har gjorts i listorna, tilldela och samordna uppgifter som är kopplade till en lista och arbeta offline.
• Du vill att data ska delas mellan Access och en SharePoint-webbplats kontinuerligt, men just nu finns informationen bara i Access. Om du vill visa och redigera den senaste informationen i Access eller från SharePoint-webbplatsen bör du börja med att exportera informationen till en lista och sedan skapa en länk till listan från Access-databasen.
• I Access-databasen skapar du dags- eller veckorapporter genom att använda frågor. Du vill att resultatet ska skickas till en viss webbplats regelbundet. Om Microsoft Office Outlook 2007 är installerat kan du utöka exportfunktionen, så att frågeresultaten skickas till webbplatsen med jämna mellanrum.

Det här avsnittet innehåller instruktioner om hur du exporterar data till Windows SharePoint Services som en lista. Information om hur du länkar till en SharePoint-lista från Access finns i Importera från eller länka till en SharePoint-lista.

Överst på sidan

Exportera en tabell eller fråga till en SharePoint-webbplats

Det enklaste sättet att exportera data till en SharePoint-webbplats är att köra Exportguiden. När du har gjort det kan du spara inställningarna – den information som du anger när du kör guiden – som en exportspecifikation. Du kan sedan köra exportåtgärden igen utan att behöva ange samma information en gång till. I anvisningarna i det här avsnittet förklaras hur du förbereder exporten, exporterar data och sparar inställningarna som en specifikation.

Förbereda åtgärden

1. Leta reda på den databas som innehåller tabellen eller frågan som ska exporteras.

Om du exporterar en fråga, exporteras frågeresultatet som listobjekt och kolumner. Det går inte att exportera formulär och rapporter.

 Obs!   Du kan bara exportera ett objekt i taget.

2. Leta reda på den SharePoint-webbplats där listan ska skapas.

En giltig webbplatsadress inleds med http:// följt av namnet på servern och avslutas med sökvägen till en viss plats på servern. Det här är ett exempel på en giltig adress:

http://adatum/AnalysisTeam

3. Kontrollera att du har behörigheter för att skapa listor på SharePoint-webbplatsen. Kontakta serveradministratören om du är säker på vilken behörighet du har.

Vid exporten skapas en ny lista. Den tilldelas samma namn som källobjektet i Access. Om en befintlig lista på SharePoint-webbplatsen har samma namn blir du ombedd att ange ett annat namn för den nya listan.

 Obs!   Det går inte att skriva över eller lägga till data i en befintlig lista.

4. Granska fälten i källtabellen eller källfrågan.

I följande tabell beskrivs hur olika element importeras och om ytterligare moment måste utföras i specifika fall.

5. Öppna källdatabasen om den inte redan är öppen, och gå sedan vidare till följande steg.

Exportera data

1. Klicka på SharePoint-lista i gruppen Exportera på fliken Externa data.

Exportguiden startar.

2. Skriv adressen till målwebbplatsen i rutan Ange en SharePoint-webbplats.
3. Skriv namnet på den nya listan i rutan Ange namnet på den nya SharePoint-listan.

Om källobjektet i databasen redan har samma namn som en lista på SharePoint-webbplatsen, anger du ett nytt namn för källobjektet.

4. Du kan också ange en beskrivning av den nya listan i rutan Beskrivning, och sedan markera kryssrutan Öppna listan vid slutförande.
5. Starta exporten genom att klicka på OK.
6. En lista skapas på SharePoint-webbplatsen och sedan visas åtgärdens status på den sista sidan i guiden. När exportåtgärden är klar, kan du stänga guiden eller spara exportstegen som en specifikation.

Under åtgärden väljs också rätt datatyp för varje kolumn i Windows SharePoint Services, utifrån motsvarande källfält. En lista som anger hur datatyperna i Access och Windows SharePoint Services avbildas till varandra när du exporterar data, och vilka fältinställningar som exporteras för varje datatyp, finns i avsnittet Hur Windows SharePoint Services-datatyper mappas till Access-datatyper, senare i den här artikeln.

Spara specifikationen

1. Markera kryssrutan Spara exportsteg på den sista sidan i guiden.

Fler kontroller visas.

2. Skriv ett namn på exportspecifikationen i rutan Spara som.

Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.

3. Om du vill utföra åtgärden med jämna mellanrum, till exempel varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift.

Med den Office Outlook 2007-uppgift som skapas kan du köra specifikationen vid ett senare tillfälle.

4. Klicka på Spara export.

Konfigurera Outlook-uppgiften

Om du har markerat kryssrutan Skapa Outlook-uppgift i proceduren ovan, startar Outlook och en ny uppgift visas. Konfigurera uppgiften genom att följa anvisningarna nedan.

 Obs!   Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande. Om Outlook inte har konfigurerats med rätt inställningar, startas guiden Starta Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

1. I fönstret Exportera-namn - Uppgift i Outlook går du igenom och ändrar uppgiftsinställningarna, t.ex. Förfallodatum och Påminnelse.

Klicka på Återkommande om du vill skapa en återkommande uppgift. I bilden nedan visas schemaläggaren med några vanliga inställningar:

Information om hur du schemalägger uppgifter i Outlook finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.

2. Klicka på Spara och stäng när du är klar med inställningarna.

Kör en sparad uppgift

1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.
2. Klicka på Starta exporten i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.
3. Navigera till SharePoint-webbplatsen och öppna sedan den nya listan.

Kontrollera att alla fält och poster har exporterats som de ska och att allt stämmer.

Med Windows SharePoint Services väljs rätt datatyp för varje kolumn, enligt motsvarande källfält. I nästa avsnitt finns en lista med information om hur Access-datatyper mappas till SharePoint Services-datatyper när du exporterar. Listan innehåller också information om vilka fältinställningar som exporteras för varje datatyp.

Överst på sidan

Hur Windows SharePoint Services-datatyper mappas till Access-datatyper

I följande tabell beskrivs hur datatypen för den exporterade listans kolumner fastställs i Access när du exporterar en tabell eller fråga.

Överst på sidan