Exportera data till Word

Du kan exportera data från en Microsoft Office Access 2007-databas till ett Microsoft Office Word 2007-dokument med hjälp av Exportguiden. I den här artikeln beskrivs hur du använder Exportguiden och hur du sparar exportinställningarna som en specifikation för framtida bruk.

Artikelinnehåll


Överst på sidan Överst på sidan

Exportera data till Word: grunder

Du kan exportera en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport till Office Word 2007. När du exporterar ett objekt med Exportguiden skapar Office Access 2007 en kopia av objektets data i en Microsoft Word-fil i RTF-format (*.rtf). För tabeller, frågor och formulär visas de synliga fälten och posterna som en tabell i Word-dokumentet. När du exporterar en rapport, exporteras data och layout och guiden försöker att göra Word-dokumentet så likt rapporten som möjligt.

  • Starta åtgärden från Access    När du ska exportera data från Access till Word måste du arbeta i Access. Det finns ingen funktion i Word som gör att du kan importera data från en Access-databas. Du kan inte spara en Access-databas eller -tabell som Word-dokument med kommandot Spara som i Access.
  • Objekt du kan exportera    Du kan exportera en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport. Du kan även exportera enbart posterna som har valts i en vy. Det går inte att exportera makron och moduler. När du exporterar ett formulär eller ett datablad som innehåller underformulär eller underdatablad, exporteras bara huvudformuläret eller -databladet. Du måste upprepa exportåtgärden för varje underformulär och underdatablad som du vill visa i Word. När du exporterar en rapport exporteras däremot underformulären och underrapporterna som ingår i rapporten.
  • Resultat från åtgärden    Exportguiden exporterar alltid formaterade data. Det innebär att bara de fält och poster som visas i ett objekt eller en vy exporteras tillsammans med inställningarna för visningsformatet. Kolumner och poster som döljs, på grund av filterinställningar, exporteras inte. När det gäller rapporter bevaras också layouten när rapporten exporteras.
  • Sammanfoga med ett befintligt dokument    När du exporterar från Access till ett Word-dokument exporteras alltid informationen till en ny Word-fil. Om du vill att data ska infogas i ett befintligt Word-dokument måste du först exportera dem från Access till ett nytt Word-dokument och sedan kopiera data från det nya Word-dokumentet och klistra in dem i det befintliga dokumentet. Du kan också kopiera rader direkt från en Access-tabell, -fråga, -formulär eller -rapport och sedan klistra in dem i det befintliga dokumentet.

Överst på sidan Överst på sidan

Exportera data till Word

Så här exporterar du data till ett Word-dokument:

  • Förbered källdata för exporten. Du ska bland annat se till att data inte innehåller några fel och bestämma om du ska exportera vissa eller alla data i källtabellen.
  • Kör Exportguiden.
  • Du kan också spara inställningarna som en exportspecifikation för framtida bruk.

I anvisningarna i de följande styckena beskrivs hur du utför båda typer av åtgärder.

Förbered inför exporten

  1. Öppna källdatabasen.
  2. Markera i navigeringsfönstret det objekt som innehåller informationen du vill exportera.

Du kan exportera en tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport.

  1. Gå igenom källdata och kontrollera att de inte innehåller några felindikatorer (gröna trekanter) eller felvärden, t.ex. #OGILTIGT!.

Se till att du har korrigerat alla problem innan du exporterar informationen till Word. Annars kommer sådana värden att ersättas med ett null (Null: Ett värde som du kan ange i ett fält eller använda i uttryck och frågor för att markera saknade eller okända data. I Visual Basic indikerar nyckelordet Null värdet Null. Vissa fält, till exempel primärnyckelfält, får inte innehålla ett Null-värde.)-värde.

  1. Om målfilen i Word redan finns och är öppen, stänger du den innan du fortsätter. Du får ett meddelande i guiden innan du skriver över dokumentfilen.

 Obs!   Det går inte att lägga till data i ett befintligt Word-dokument.

  1. Om du bara vill exportera en del av en tabell, en fråga eller ett formulär öppnar du objektet i databasen och väljer önskade poster.

Exportera data

  1. Klicka på Word i gruppen Exportera på fliken Externa data.Bild av knapp

 Obs!   Exportera-kommandona är bara tillgängliga när databasen är öppen.

  1. Ange namnet på målfilen i Exportguiden.
  2. Guiden exporterar alltid formaterade data. Om du vill visa Word-dokumentet när exportåtgärden är klar, markerar du kryssrutan Öppna målfilen efter att exportåtgärden slutfört.
  3. Om du har valt posterna som du vill exportera innan exportåtgärden inleds, markerar du kryssrutan Exportera endast markerade poster. Om du vill exportera alla poster i vyn ska du emellertid inte markera kryssrutan.

 Obs!   Den här kryssrutan kan inte användas (nedtonad) om inga poster är markerade.

  1. Klicka på OK.
  2. Om måldokumentet redan finns uppmanas du att klicka på Ja så att filen skrivs över. Klicka på Nej om du vill ändra namnet på målfilen och klicka sedan på OK igen.

Informationen exporteras och måldokumentet öppnas i Word, beroende på vilka exportalternativ som du har angett i guiden. På den sista sidan i guiden visas också åtgärdens status.

Spara exportinställningarna

  1. Markera kryssrutan Spara exportsteg på den sista sidan i Exportguiden.

Fler kontroller visas.

  1. Skriv ett namn på exportspecifikationen i rutan Spara som.
  2. Du kan också skriva en beskrivning i rutan Beskrivning.
  3. Klicka på Spara export.

eller

Om du vill köra åtgärden med jämna mellanrum, t.ex. varje vecka eller månad, markerar du kryssrutan Skapa Outlook-uppgift och klickar på Spara export. Då skapas en Microsoft Office Outlook 2007-uppgift så att du kan köra specifikationen genom att klicka på en knapp.

Om du inte skapar någon Outlook-uppgift sparas specifikationen. Om du väljer att skapa en Outlook-uppgift visas dialogrutan Exportera -namn - Uppgift. Gå till nästa steg om du vill ha information om hur du använder den dialogrutan.

 Obs!   Om Outlook inte är installerat visas ett felmeddelande när du klickar på Spara export. Om Outlook inte är konfigurerat på rätt sätt, öppnas konfigurationsguiden i Outlook. Konfigurera Outlook genom att följa anvisningarna i guiden.

Skapa en Outlook-uppgift

  1. I dialogrutan Exportera-namn - Uppgift i Outlook går du igenom och ändrar uppgiftsinställningarna, t.ex. Förfallodatum och Påminnelse.

Klicka på Återkommande om du vill skapa en återkommande uppgift. I bilden nedan visas schemaläggaren med några vanliga inställningar:

Schemaläggaren i Outlook

Information om hur du schemalägger uppgifter i Outlook finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.

  1. Klicka på Spara och stäng när du är klar med inställningarna.

Kör en sparad uppgift

  1. Klicka på Uppgifter i navigeringsfönstret i Outlook och dubbelklicka sedan på uppgiften som du vill köra.
  2. Klicka på Starta exportenBild av knapp i gruppen Microsoft Office Access på fliken Uppgift.
  3. Öppna textfilen och kontrollera innehållet.

Nästa avsnitt innehåller information om felsökning för saknade eller felaktiga värden.

Överst på sidan Överst på sidan

Förstå hur objekt exporteras från Access till Word

I tabellen nedan beskrivs hur olika objekt och värden exporteras från Access till Word. Den kan vara till hjälp om du måste ta reda på vad som har gått fel om exportåtgärden inte fungerar.

Element Vid exporten
Fältnamn När du exporterar en tabell, en fråga eller ett formulär placeras fältnamnen i tabellens första rad i Word-dokumentet. När du exporterar en rapport varierar placeringen av fältnamnen i Word utifrån rapportens layout.
Flervärdesfält Ett fält i Access som har stöd för flera värden exporteras till en enda kolumn i Word. Värdena avgränsas med komma (,).
Bilder, objekt och bifogade filer Grafiska element – logotyper, data, innehåll i OLE-objektfält och bifogade filer som ingår i datakällan – exporteras inte.
Diagram Microsoft Graph-objekt exporteras inte.
Uttryck Uttryck exporteras inte till Word-dokumentet. Det är bara resultatet från uttrycken som exporteras.
Underformulär och underdatablad När du exporterar ett formulär eller ett datablad är det bara huvudformuläret eller huvuddatabladet som exporteras. Du måste upprepa exportåtgärden för alla underformulär och underdatablad.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2007