Bygga en Access-databas att dela på webben

Du kan använda Access 2010 och Access Services, som är en ny komponent i SharePoint, för att skapa webbdatabastillämpningar. Du kan då göra följande:

  • Säkerställa och hantera åtkomst till dina data
  • Dela data inom en organisation eller via Internet

     Obs!    Ett användarkonto krävs för att använda webbdatabasen. Anonym åtkomst stöds inte.

  • Skapa databasprogram som kan användas utan Access

I den här artikeln ges en översikt över hur du utformar webbdatabaser med Access. En introduktion till utformning av lokala databaser finns i artikeln Skapa en ny databas på en enskild dator och Grundläggande databasdesign.

I den här artikeln


Översikt

Access 2010 och Access Services (en tilläggskomponent i SharePoint) ger dig möjlighet att skapa databaser som du kan använda på webben. Du utformar och publicerar en webbdatabas genom att använda Access 2010 och SharePoint, och de som har ett SharePoint-konto kan använda webbdatabasen i en webbläsare.

Så här fungerar det

När du publicerar en webbdatabas skapar Access Services en SharePoint-webbplats som innehåller databasen. Alla databasens objekt och data flyttas till SharePoint-listor på webbplatsen. I följande videoklipp beskrivs hur du gör detta.

Efter att du har publicerat kan SharePoint-besökare använda din databas baserat på sina behörigheter för SharePoint-platsen.

  • Fullständig behörighet    Du kan ändra data och göra designändringar.
  • Delta    Du kan ändra data, men du får inte göra designändringar.
  • Läsa    Du får läsa data men du får inte göra ändringar.

Du kan öppna webbdatabasen i Access, ändra design och sedan synkronisera dina ändringar – vilket innebär att de sparas till SharePoint-webbplatsen. I följande videoklipp beskrivs hur du gör designändringar efter att du har publicerat webbdatabasen.

Du kan också lägga webbdatabasen offline, använda offlineversionen och sedan synkronisera data- och designändringar när du lägger tillbaka databasen online.

 Obs!   Om du vill bygga en webbdatabas måste du ha fullständig behörighet på den SharePoint-webbplats där du vill publicera den. Mer information om SharePoint-behörigheter finns i avsnittet Se även.

Formulär och rapporter körs i webbläsaren

Formulär, rapporter och de flesta makron körs i webbläsaren. Access kan då uppdatera data på skärmen utan att behöva göra om hela sidan.

Du kan skapa ett formulär för att hjälpa användarna att navigera i ditt program. En ny kontroll, navigeringskontrollen, gör det enkelt att lägga till vanliga webbnavigeringsknappar till ett formulär för att åstadkomma detta.

 Obs!   Navigeringsfönstret (den funktion du använder i Access för att bläddra bland objekten i en databas) finns inte i en webbläsare.

Data lagras i SharePoint-listor

Alla dina tabeller blir SharePoint-listor och posterna blir listobjekt. På så sätt kan du använda SharePoint-behörigheter för att kontrollera åtkomsten till din webbdatabas. Dessutom kan du dra nytta av andra SharePoint-funktioner.

Säkerhet   Anslutningssträngen för länkade tabeller är okrypterad, vilket även gäller användarnamn och lösenord om informationen sparades (och länkmålet har stöd för användarkonton). Om en databas innehåller en länk till en SharePoint-lista och länken innehåller användarnamn och lösenord kan en illvillig användare ändra vilken lista som ska vara mål för länken med hjälp av de sparade autentiseringsuppgifterna. Även om autentiseringsuppgifterna inte sparas tillsammans med anslutningssträngen kan en illvillig användare ändra behörigheterna på SharePoint-webbplatsen med hjälp från en medarbetare som redan har tillräcklig behörighet. Var försiktig när du delar kopior av en databas som innehåller länkar till listor i en publicerad webbdatabas.

Frågor och datamakron körs på servern

All SQL-bearbetning görs på servern. Detta förbättrar nätverksprestanda genom att trafiken begränsas till resultatuppsättningar.

Intranät eller Internet

Du kan publicera till din egen SharePoint-server på intranätet eller på Internet. Microsoft erbjuder en SharePoint-lösning mot Internet som hanteras av Microsoft.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en webbdatabas

I det här avsnittet beskrivs de viktigaste nya funktionerna, och du får information om de grundläggande åtgärder du behöver utföra för att skapa en webbdatabas.

I det här avsnittet


Innan du börjar

Det finns några saker du bör göra innan du börjar bygga din webbdatabas. Det finns dessutom skillnader i utformning mellan webbdatabaser och lokala databaser som du bör känna till, särskilt om du är en erfaren Access-utvecklare.

  • Bestäm syftet med databasen    Gör en tydlig plan så att du kan fatta bra beslut när du arbetar fram detaljerna i utformningen.
  • Hitta och strukturera informationen    Du kan inte använda länkade tabeller i en webbdatabas. Data som du vill använda som inte har sitt ursprung i databasen måste importeras innan du kan publicera. Om du organiserar dina data innan du börjar med utformningen kan du slippa ändra designen för att anpassa den till oväntade dataegenskaper.
  • Bestäm dig för på vilken SharePoint-webbplats du kommer att göra publiceringen    Du kan inte publicera utan SharePoint. Om du vill testa din utformning i en webbläsare medan du gör den (detta är en bra idé) måste du publicera den först.
  • Planera säkerheten    Du kan använda säkerhetsfunktionerna i SharePoint för att kontrollera åtkomsten till din webbdatabas. Planera säkerheten tidigt så att du kan bygga in den i din utformning.

Skillnader i utformning mellan lokala databaser och webbdatabaser

Vissa databasfunktioner som du kan använda i en lokal databas är inte tillgängliga med Access Services. Däremot finns det nya funktioner som ger ett motsvarande stöd även i webbdatabaser.

I tabellen nedan visas de endast lokala funktionerna samt den nya funktion som stöder samma situation.

Scenario Endast lokal funktion Ny funktion
Utforma databasobjekt Designvyn Förbättrad databladsvy; Layoutvy
Granska sammanfattningsdata, till exempel summor, genomsnitt och grupper Gruppfunktioner Datamakron; grupperingfunktioner i rapporter
Programmeringshändelser VBA Makron och datamakron, ny makroutformningsmetod med IntelliSense
Navigera till ett databasobjekt Navigeringsfönster, menyformulär Navigeringskontroll eller annat formelement

 Viktigt!   Du kan skapa många klientobjekt i en webbdatabas som inte kan användas direkt i en webbläsare. Däremot är objekten en del av webbdatabasen och kan användas i Access 2010 på datorn. Användare som har Access installerat kan öppna webbdatabasen i Access och sedan använda de klientobjekt som du publicerat. Det här är ett effektivt sätt att dela en databas och öppnar också nya möjligheter för samarbete över webben. SharePoint hanterar eventuella samtidighetsproblem.

Endast lokala funktioner utan motsvarighet i Access Services

 Obs!   Följande lista är inte exklusiv

  • Unionsfrågor
  • Korsfrågor
  • Överlappande kontroller i formulär
  • Tabellrelationer
  • Villkorsstyrd formatering
  • Diverse makroåtgärder och uttryck

Använda en mall

När du har fastställt vad ditt program måste kunna göra bör du överväga om det skulle fungera att använda en databasmall. Databasmallar är förkonstruerade program som du kan använda som de är eller ändra så att de passar för dina behov.

Du kan granska de tillgängliga mallarna på fliken Nytt i Backstage-vyn. Mer information om de mallar som levereras med Access 2010 finns i artikeln Välja och använda en Access-mall.

Komma igång med en tom webbdatabas

  • Klicka på Nytt på fliken Arkiv.

Fliken Nytt på vyn Backstage

När du klickar på fliken Arkiv öppnas vyn Backstage, som är en ny del av gränssnittet i Access. Vyn innehåller kommandon som gäller för en hel databas, till exempel Publicera till SharePoint.

På vyn backstage innehåller fliken Nytt kommandon för att skapa en databas.

Funktionerna på fliken Nytt i vyn Backstage

Bildtext 1 Klicka på Tom webbdatabas under Tillgängliga mallar.
Bildtext 2 Titta på det namn som föreslås i rutan Filnamn och på den sökväg till databasfilen som visas strax nedanför. Du kan ändra filnamnet genom att skriva i rutan Filnamn.
Bildtext 3 Om du vill ändra sökvägen klickar du på mappikonen bredvid rutan Filnamn för att leta efter en plats där din databasfil ska placeras.
Bildtext 4 Klicka på Skapa. Din nya webbdatabas öppnas och en ny tom tabell visas.

Utforma en webbtabell

 Obs!   Du använder databladsvyn för att utforma en webbtabell.

När du för första gången skapar en tom webbdatabas skapas en ny tabell som öppnas i vyn Datablad. Du kan använda kommandona på fliken Fält och på fliken Tabell för att lägga till fält, index, verifieringsuttryck och datamakron – en ny funktion som gör att du kan ändra data baserat på händelser.

När du har redigerat och använt den nya tabellen vill du antagligen skapa fler tabeller.

Skapa en ny webbtabell

Med din nya webbdatabas öppen:

  • Klicka på Tabell i gruppen Tabeller på fliken Skapa.

När du först skapar en tabell har den ett enda fält: ett Räknare (Räknare, datatyp: I en Microsoft Access-databas avses en fältdatatyp som automatiskt sparar ett unikt nummer för varje post när den läggs till i en tabell. Tre typer av nummer kan skapas: löpande, slumpmässiga och Replikerings-ID.)-ID-fält. Du kan lägga till nya fält för att lagra de informationsobjekt som krävs för den aktuella typen av tabell. Du kanske till exempel vill lägga till ett fält som lagrar det datum då du börjar följa upp något.

Lägga till ett fält från fältgalleriet

Du kan välja mellan olika förformaterade fält och lägga till dem i din tabell genom att använda fältgalleriet.

  • Klicka på den fälttyp du vill ha på fliken Fält i gruppen Lägg till och ta bort.

Lägga till ett fält genom att klicka i databladet

  1. Klicka på Klicka för att lägga till när tabellen är öppen och välj sedan en fälttyp.
  2. Ge fältet ett namn som återspeglar dess innehåll.

 Tips!   Dubbelklicka på fältnamnet om du vill ändra namn på ett befintligt fält.

  1. Upprepa åtgärden för varje fält du vill skapa.

Ändra fältegenskaper

Formatering och egenskaper avgör hur ett fält fungerar, till exempel vilka data som kan lagras i det. Du kan ändra dessa inställningar så att fältet fungerar som du vill.

  1. Markera det fält som har formatering och egenskaper som du vill ändra.
  2. Klicka på fliken Fält i menyfliksområdet.
  3. Använd kommandona i grupperna Formatering och Egenskaper för att ändra inställningarna.

Lägga till ett beräknat fält

Du kan lägga till ett fält som visar ett värde som beräknas baserat på andra data i samma tabell. Data från andra tabeller kan inte användas som utgångspunkt för beräknade data. Vissa uttryck stöds inte av beräknade fält.

  1. Klicka på Klicka för att lägga till när tabellen är öppen.
  2. Peka på Beräknat fält och klicka sedan på den datatyp du vill att fältet ska ha.

Uttrycksverktyget öppnas.

  1. Använd uttrycksverktyget för att skapa beräkningen för fältet. Kom ihåg att du bara kan använda andra fält från samma tabell som datakällor för beräkningen. Mer information om hur du använder uttrycksverktyget finns i artikeln Använda uttrycksverktyget.

Skapa dataverifieringsregler

Du kan använda ett uttryck för att verifiera indata för de flesta fält. Du kan också använda ett uttryck för att verifiera indata för en tabell, vilket kan vara användbart om du vill verifiera indata för ett fält som inte stöder verifiering eller om du vill verifiera fältindata baserat på värdet i andra fält i tabellen. En mer ingående förklaring till verifiering finns i artikeln Begränsa indata med ett verifieringsuttryck.

Du kan också ange det meddelande som visas när en verifiering förhindrar inmatning, det som kallas för ett verifieringsmeddelande.

Ange en verifieringsregel och ett verifieringsmeddelande för ett fält

  1. Markera det fält som du vill lägga till en verifieringsregel för.
  2. Klicka på fliken Fält i menyfliksområdet.
  3. Klicka på Verifiering och klicka sedan på Fältverifieringsregel i gruppen Fältverifiering.

Uttrycksverktyget öppnas.

  1. Använd uttrycksverktyget för att skapa din verifieringsregel. Mer information om hur du använder uttrycksverktyget finns i artikeln Använda Uttrycksverktyget.
  2. Klicka på Verifiering och klicka sedan på Fältverifieringsmeddelande i gruppen Fältverifiering.
  3. Skriv det meddelande som du vill ska visas när indata inte är giltiga och klicka sedan på OK.

Ange en verifieringsregel och ett verifieringsmeddelande för en post

Du kan använda en postverifieringsregel för att förhindra att poster dupliceras, eller för att kräva att vissa faktavillkor för posten är uppfyllda, till exempel att [Startdatum] är större än 1 januari 2010 och mindre än [Slutdatum]

  1. Öppna den tabell som du vill lägga till en verifieringsregel för.
  2. Klicka på fliken Fält i menyfliksområdet.
  3. Klicka på Fältverifiering i gruppen Verifiering och klicka sedan på Verifieringsuttryck för post.

Uttrycksverktyget öppnas.

  1. Använd uttrycksverktyget för att skapa din verifieringsregel. Mer information om hur du använder uttrycksverktyget finns i artikeln Använda Uttrycksverktyget.
  2. Klicka på Verifiering och sedan på Verifieringsmeddelande för post i gruppen Fältverifiering.
  3. Skriv det meddelande som du vill ska visas när indata inte är giltiga och klicka sedan på OK.

Skapa en relation mellan två webbtabeller

Om du vill skapa en relation i en webbdatabas använder du uppslagsguiden för att skapa ett uppslagsfält. Uppslagsfältet placeras i tabellen som är på N-sidan i relationen och hänvisar till tabellen som är på 1-sidan av relationen.

Skapa till uppslagsfält i databladsvyn

  1. Öppna den tabell du vill ha på relationens N-sida.
  2. Klicka på pilen intill Klicka för att lägga till och klicka sedan på Uppslag och relationer.
  3. Följ stegen i Uppslagsguiden och skapa uppslagsfältet.

Ändra ett uppslagsfält i databladsvyn

  1. Öppna den tabell som innehåller det uppslagsfält du behöver ändra.
  2. Gör något av följande:
    • Klicka på Ändra uppslag i gruppen Egenskaper på fliken Fält.
    • Högerklicka på uppslagsfältet och klicka sedan på Ändra uppslag
  3. Följ stegen i Uppslagsguiden.

Upprätthålla dataintegriteten genom att använda datamakron

Du kan implementera spridning av uppdateringar och borttagningar genom att använda datamakron. Du kan använda kommandon på fliken Tabell för att skapa inbäddade makron som ändrar data. I följande videoklipp visas grunderna i hur du gör.

Mer information om hur du skapar datamakron finns i artikeln Skapa ett datamakro.

Utforma en webbfråga

Du kan använda en fråga som datakälla för formulär och rapporter. Frågor körs på servern, vilket hjälper till att minimera nätverkstrafiken.

Anta till exempel att du använder en webbdatabas för att spåra bidrag till välgörande ändamål. Du vill se vem som donerade pengar under en visst evenemang. Du kan använda en fråga för att välja dessa data och förbereda dem för användning i formulär och rapporter.

 Obs!   Denna procedur använder mallen för bidrag till välgörenhet som ett exempel. Du kan följa med om du skapar en ny databas med hjälp av databasmallen för bidrag till välgörande ändamål.

  1. Klicka på Fråga i gruppen Frågor på fliken Skapa.
  2. Dubbelklicka i dialogrutan Visa tabell på varje tabell som du vill inkludera och klicka sedan på Stäng.

I det här exemplet dubbelklickar du på Beståndsdelar, Donationer, Händelse och Händelsedeltagare.

  1. Skapa nödvändiga kopplingar genom att dra fält från ett objekt till ett annat i frågedesignfönstret.

I detta exempel drar du ID-fältet från Beståndsdelar till fältet DonatorBeståndsdelID i Donationer och drar sedan fältet DonatorBeståndsdelID från Donationer till fältet BeståndsdelID i Händelsedeltagare.

  1. Lägg till de fält som du vill använda. Du kan dra fälten till rutnätet eller så kan du dubbelklicka på ett fält för att lägga till det.

I detta exempel lägger du till Händelse från tabellen Händelser, Donationsdatum från tabellen Donationer och Hälsning, Förnamn och Efternamn från tabellen Beståndsdelar.

  1. Lägg till alla kriterier som du vill tillämpa.

I detta exempel vill du begränsa Donationsdatum så att det hamnar mellan Startdatum och Slutdatum för evenemanget. I frågerutnätet, på raden Villkor skriver du under Donationsdatum >=[Startdatum] Och <=[Slutdatum].

Utforma ett webbformulär

Formulär är det huvudsakliga sättet att skriva in och redigera data i en webbdatabas, och de kan även vara användbara för att granska data. Formulär körs i webbläsaren, vilket ger optimala prestanda. När du öppnar ett formulär hämtar webbläsaren alla nödvändiga data från SharePoint Server. Du kan filtrera och sortera data i formuläret utan att du måste hämta data från servern på nytt.

 Tips!   För att få bästa prestanda bör du begränsa vilka poster som hämtas av dina huvudformulär och -rapporter.

  1. Välj en tabell eller fråga som ska användas som datakälla.

 Obs!   Om du vill skapa ett obundet formulär kan du hoppa över det här steget.

  1. På fliken Skapa i gruppen Formulär klickar du på någon av följande knappar:
    • Formulär    Skapa ett enkelt formulär som visar en post i taget, med det objekt som du valt som datakälla.

 Obs!   Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

  • Flera objekt    Skapa ett formulär som visar flera poster åt gången, med det objekt som du valt som datakälla.

 Obs!   Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

  • Tomt formulär    Skapa ett formulär som inte visar något.
  • Datablad    Skapa ett formulär som ser ut som och beter sig som ett datablad, med det objekt som du valt som datakälla.

 Obs!   Om du skapar ett obundet formulär är den här knappen inte tillgänglig.

Utforma en webbrapport

Rapporter är det huvudsakliga sättet att läsa och skriva ut data från en webbdatabas. Rapporter körs i webbläsaren, vilket ger optimala prestanda. När du öppnar en rapport hämtar webbläsaren alla nödvändiga data från SharePoint Server. Du kan filtrera och sortera data i rapporten utan att behöva hämta data från servern på nytt.

 Tips!   För att få bästa prestanda bör du begränsa vilka poster som hämtas av dina huvudformulär och -rapporter.

  1. Välj en tabell eller fråga som ska användas som datakälla.
  2. På fliken Skapa i gruppen Rapporter klickar du på någon av följande knappar:
    • Rapport    Skapa en grundläggande rapport, med det objekt som du valt som datakälla.
    • Tom rapport    Skapa en rapport som inte visar något.

Utforma ett navigeringsformulär och ange det som standardformuläret som visas vid start

Användarna behöver kunna navigera i ditt program. Kom ihåg att navigeringsfönstret inte finns i en webbläsare. Du måste göra det möjligt för användarna att hantera dina databasobjekt. Du kan skapa ett navigeringsformulär och ange att det ska visas när någon öppnar ditt program i en webbläsare. Dessutom: Om du inte anger ett formulär som ska visas när programmet startar öppnas inget formulär, vilket gör det svårt att använda programmet.

 Tips!   Det kan vara lämpligt att vänta till sist med att skapa navigeringsformuläret, så att du kan lägga till alla dina objekt till formuläret när du skapar det.

  1. Klicka på fliken Skapa i menyfliksområdet.
  2. Klicka på Navigering i gruppen Formulär och välj sedan en navigeringslayout i listan.
  3. Om du vill lägga till ett objekt drar du det från navigeringsfönstret till navigeringskontrollen.

 Obs!   Du kan bara lägga till formulär och rapporter till en navigeringskontroll.

  1. Lägg till andra kontroller som du vill använda i navigeringsformulärets huvuddel. Du kanske till exempel vill göra det möjligt att söka i alla formulär genom att lägga till ett par kontroller till navigeringsformuläret.
Ange navigeringsformuläret som standardwebbformulär
  1. Klicka på Alternativ under Hjälp på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Aktuell databas i dialogrutan Access-alternativ.
  1. Klicka på Webbvisningsformulär under Programalternativ och välj sedan önskat formulär i listan.

 Obs!    Du behöver inte välja ditt navigeringsformulär som webbvisningsformulär. Du kan ange valfritt webbformulär.

Överst på sidan Överst på sidan

Publicera och synkronisera ändringar i programmet

Publicera en webbdatabas

 Obs!    Du kan titta på ett videoklipp om hur du gör detta i avsnittet Översikt.

  1. Klicka på Spara och publicera på fliken Arkiv och klicka sedan på Publicera till Access Services.
  2. Klicka på Kör kompatibilitetskontroll.
    Knappen Kör kompatibilitetskontroll i Backstage-vyn i Access
    Kompatibilitetskontrollen hjälper dig att se till att databasen publiceras ordentligt. Om några problem upptäcks bör du åtgärda dessa innan du publicerar den.

     Obs!    Om några problem upptäcks loggas de i en tabell med namnet Webbkompatibilitetsproblem i Access. Varje rad i tabellen innehåller en länk till information om felsökning.

  3. Fyll i följande under Publicera till Access Services:
  • I rutan Server-URL anger du webbadressen för den SharePoint-server där du vill publicera databasen. Till exempel http://Contoso/.
  • I rutan Webbplatsnamn skriver du ett namn för din webbdatabas. Detta namn och namnet i rutan Server-URL bildar tillsammans din tillämpnings fullständiga webbadress. Om din server-URL till exempel är http://Contoso/ och om webbplatsnamnet är Support blir webbadressen http://Contoso/Support.
  1. Klicka på Publicera till Access Services.

Synkronisera en webbdatabas

När du gör designändringar eller tar en databas offline kommer du så småningom att vilja synkronisera. Synkronisering löser skillnaderna mellan den databasfil du har på datorn och den på SharePoint-platsen.

 Obs!    Du kan titta på ett videoklipp om hur du gör detta i avsnittet Översikt.

  1. Öppna webbdatabasen i Access och gör dina designändringar.
  2. När du är klar klickar du på fliken Arkiv och sedan på Synkronisera allt.
    Knappen Synkronisera allt i Backstage-vyn i Access

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2010, SharePoint Server 2010