Basuppgifter för en Access 2013-skrivbordsdatabas

Med hjälp av Access-databaser kan du lagra och spåra i stort sett vilken information som helst, till exempel lageruppgifter, kontakter och affärsprocesser. Nu ska vi gå igenom hur du kan göra för att skapa en Access-skrivbordsdatabas och lägga till data i den, och sedan ska du få reda på hur du anpassar och använder den nya databasen.

 Anteckning    Om du är mer intresserad av den nya typen av webbaserade Access-appar bör du ta dig en titt på hur du skapar en Access-app och läsa mer om basuppgifterna för Access-apparna.

Få reda på mer om de nya funktioner som finns tillgängliga i artikeln Nyheter i Access 2013.

Välj en mall

Access-mallar innehåller inbyggda tabeller, frågor, formulär och rapporter som du kan använda direkt. När du startar Access kommer du att se en rad olika mallar som du kan välja mellan, och du kan dessutom söka efter fler online.

Vy över mallar på startskärmen

  1. Klicka på Arkiv > Nytt i Access.
  2. Välj en skrivbordsdatabasmall och ange ett namn för databasen under Filnamn. (Om ingen av mallarna passar kan du söka efter fler i rutan Sök efter onlinemallar .)
  3. Du kan antingen använda den standardplats som visas nedanför rutan Filnamn, eller också klicka på mappikonen och välja en annan plats.
  4. Klicka på Skapa.

Skapa en skrivbordsdatabas utifrån en mall

Beroende på mallen kan du behöva göra något av följande för att komma igång:

  • Gör så här om dialogrutan Logga in visas med en tom användarlista i Access:
  1. Klicka på Ny användare.
  2. Fyll i formuläret Användarinformation.
  3. Klicka på Spara och sedan Stäng.
  4. Välj det användarnamn du just angivit och klicka sedan på Logga in.
  • Om en säkerhetsvarning visas i meddelandefältet och du litar på mallens källa klickar du på Aktivera innehåll. Du kan eventuellt behöva logga in på databasen igen.

Mer information finns på skapa en Access-skrivbordsdatabas med en mall.

Skapa en databas utan mall

Om ingen av mallarna passar dina behov kan du starta med en tom skrivbordsdatabas.

  1. Klicka på Nytt > Tom skrivbordsdatabas i Access.
  2. Skriv in namnet på din databas i rutan Filnamn.
  3. Du kan antingen använda den standardplats som visas nedanför rutanFilnamn, eller också klicka på mappikonen och välja en annan plats.
  4. Klicka på Skapa.

Lägg till en tabell

I en databas lagras informationen i flera relaterade tabeller. Så här skapar du en tabell:

  1. När du öppnar databasen för första gången kommer du att se en tom tabell i databladsvyn, där du kan lägga till data. Om du vill lägga till fler tabeller klickar du på fliken Skapa > Tabell. Du kan antingen skriva in data i de tomma fälten (cellerna) eller också klistra in data från andra källor, till exempel från en Excel-arbetsbok.
  2. Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver in det nya namnet.

 Tips    Om du ger kolumnerna namn som speglar deras innehåll kan du lättare förstå vad de olika fälten innehåller, utan att behöva titta på själva innehållet.

  1. Klicka på Arkiv> Spara.
  • Lägg till flera fält genom att ange antal i kolumnen Klicka för att lägga till.
  • Flytta en kolumn genom att klicka på kolumnrubriken och dra den sedan dit du vill ha den. Du kan även välja angränsande kolumner och dra alla samtidigt till en ny plats.

For more, see Introduktion till tabeller.

Kopiera och klistra in data

Du kan kopiera och klistra in data från andra program, som Excel och Word, i en Access-tabell. Det är lättast om alla data ligger i olika kolumner. Om uppgifterna finns i ett ordbehandlingsprogram som Word kan du antingen använda taggar för att separera kolumnerna eller konvertera uppgifterna till ett tabellformat innan du kopierar dem.

  1. Om du behöver redigera uppgifterna, till exempel dela upp fullständiga namn i för- och efternamn, gör du det direkt i källprogrammet.
  2. Öppna källprogrammet och kopiera uppgifterna (Ctrl + C).
  3. Öppna den aktuella Access-tabellen, gå till databladsvyn och klistra in uppgifterna (Ctrl + V).
  4. Dubbelklicka på en kolumnrubrik i taget och skriv in ett namn som speglar innehållet.
  5. Klicka på Arkiv > Spara och ge din nya tabell ett namn.

 Anteckning    I Access bestäms datatypen för ett fält utifrån vilken typ av information som du klistrar in i den första raden i respektive kolumn. Se med andra ord till att uppgifterna i de efterföljande raderna är av samma slag som uppgifterna i den första raden.

Importera eller länka till data

Du kan antingen importera data från andra källor eller också länka till uppgifterna från Access, utan att flytta informationen från den plats där den är lagrad. Att länka till uppgifterna kan vara praktiskt om det är många olika användare som uppdaterar informationen, och du vill vara säker på att det alltid är den senaste versionen som visas. Det är också ett bra alternativ om du vill spara lagringsutrymme. Du kan välja mellan att länka till och importera data för de allra flesta format.

Alternativ på fliken Externa data

Det tillvägagångssättet skiljer sig en aning åt beroende på datakällan, men med de här instruktionerna kommer du igång:

  1. Klicka på det dataformat som du vill importera från eller länka till på fliken Externa data. Klicka på Mer om du inte kan se rätt format.

 Anteckning    Om du ändå inte kan hitta rätt format kan du behöva exportera uppgifterna till ett filformat som stöds av Access (till exempel till en avgränsad textfil (avgränsad textfil: En fil som innehåller data, där individuella fältvärden avgränsas med ett tecken, till exempel semikolon eller tabb.)).

  1. Följ instruktionerna i dialogrutan Hämta externa data.

När du länkar till data finns vissa format bara tillgängliga som skrivskyddade format. Du kan importera eller länka till data från de här externa källorna:

Importera Länk
Microsoft Excel Ja Ja
(skrivskyddad)
Microsoft Access Ja Ja
ODBC-databaser, som en SQL-server Ja Ja
Text eller filer med kommaseparerade värden (CSV) Ja Ja
(lägg endast till nya poster)
SharePoint-lista Ja Ja
XML Ja
Datatjänster Ja
(skrivskyddad)
HTML-dokument Ja Ja
Outlook-mapp Ja Ja

Mer information finns i Importera data till en Access-databas och Importera data från en Access-databas.

Organisera data med tabellanalys

Du kan använda tabellanalysguiden för att snabbt identifiera överflödig data. I guiden får du ett förslag på hur du på ett enkelt sätt kan organisera informationen i separata tabeller. Access sparar originaltabellen som en kopia.

  1. Öppna Access-databasen som innehåller den tabell som du vill analysera.
  2. Klicka på Databasverktyg > Analysera tabell.

De första två sidorna i guiden innehåller en kort introduktion med exempel. Om du vill visa introduktionen markerar du kryssrutan Visa introduktion och klickar sedan på Tillbaka två gånger. Om du inte vill se introduktionssidorna igen avmarkerar du kryssrutan.

Överst på sidan Överst på sidan

Nästa steg

Hur du går vidare med designprocessen beror på vad du vill göra, men vi rekommenderar att du skapar frågor, formulär, rapporter och makron. Läs mer i de här artiklarna:

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2013