Använda en tabell eller fråga som datakälla för kopplade dokument

Du kan koppla dokument genom att använda guiden Koppla dokument i Microsoft Word. Den här guiden kan du också öppna från Microsoft Office Access 2007 och med den konfigurerar du en dokumentkoppling som använder en tabell eller fråga i en Access-databas som datakälla för standardbrev, e-postmeddelanden, adressetiketter, kuvert eller kataloger.

I det här avsnittet beskrivs hur du startar guiden Koppla dokument från Access och skapar en direkt länk mellan en tabell eller fråga och ett Microsoft Office Word 2007-dokument. Här beskrivs också hur du skriver brev. Steg-för-steg-information om hur du kopplar dokument finns i hjälpen till Office Word 2007.

Använda en tabell eller fråga som datakälla

  1. Öppna källdatabasen och välj i navigeringsfönstret tabellen eller frågan som du vill använda som datakälla i kopplingen.
  2. Klicka på MerBild av knapp i gruppen Exportera på fliken Externa data och sedan på Koppla med Microsoft Office WordBild av knapp.

Microsoft Word-guiden Koppla dokument startar.

  1. Välj om du vill skapa länken i ett befintligt dokument eller i ett nytt dokument och klicka på OK.
  2. Om du väljer att länka till ett befintligt dokument letar du reda på och väljer filen i dialogrutan Markera Microsoft Word-dokument och klickar sedan på Öppna.

Word startar. Beroende på vad du har valt öppnas antingen det dokument som du har valt eller ett nytt dokument i Word.

  1. Klicka på Brev under Välj dokumenttyp i fönstret Koppla och klicka på Nästa: Startdokument för att gå vidare till steg 2.
  2. Klicka på Nästa: Välj mottagare i steg 2.

I steg 3 skapar du en länk mellan datakällan i Access och Word-dokumentet. Eftersom du har startat guiden från Access skapas den här länken automatiskt. Observera att Använd en befintlig lista är valt under Välj mottagare och att namnet på datakällan visas under Använd en befintlig lista.

Datakälla för kopplat dokument

  1. Klicka på Redigera mottagarlista om du vill anpassa innehållet i tabellen eller frågan.

Redigera mottagarlista

Du kan filtrera, sortera och verifiera innehållet. Fortsätt genom att klicka på OK.

  1. Klicka på Nästa: Skriv brevet för att fortsätta. Följ resten av anvisningarna i fönstret Koppla och klicka på Nästa: Slutför koppling av dokument i steg 5.

Andra sätt att använda en tabell eller fråga som datakälla

Du kan ange en tabell eller fråga som datakälla på flera sätt. Du kan till exempel exportera tabellen eller frågan från Access till en ODBC-databas, en Microsoft Office Excel 2007-fil, textfil eller ett annat filformat som är kompatibelt med Word och sedan länka den resulterande filen med hjälp av Word-guiden Koppla dokument.

  1. Om du inte redan har exporterat tabellen eller frågan gör du det. Välj tabellen eller frågan som du vill använda i navigeringsfönstret, klicka på önskat format i gruppen Exportera på fliken Externa data och följ sedan anvisningarna.
  2. Om fönstret Koppla inte visas i Word klickar du på pilen under Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klicka på Steg för steg-guiden Koppla dokument. Fönstret Koppla visas.
  3. Klicka på Bläddra eller Redigera mottagarlista under Använd en befintlig lista i steg 3 i fönstret Koppla.
  4. Ange i dialogrutan Välj datakälla den datafil som du har skapat i Access och klicka sedan på Öppna.
  5. Följ anvisningarna i de dialogrutor som visas. Gå igenom och anpassa innehållet i filen i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Du kan filtrera, sortera och verifiera innehållet innan du fortsätter.
  6. Klicka på OK och sedan på Nästa: Skriv brevet i fönstret Koppla. Mer information om hur du anpassar dokumentkopplingen finns i hjälpen till Word.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Access 2007