Kreiranje i štampanje koverti za masovno slanje pošte

Kada za masovno slanje pošte na vašu listu adresa želite da upotrebite koverte, možete koristiti objedinjavanje pošte da biste kreirali grupu koverti. Svaka koverta sadrži po jednu adresu iz vaše liste.

Proces objedinjavanja pošte zahteva sledeće sveobuhvatne korake:

  1. Podešavanje koverte. Raspored koverti podešavate samo jedanput, za sve koverte u objedinjavanju pošte. U procesu objedinjavanja pošte, dokument koji se za ovo koristi naziva se glavni dokument. U glavnom dokumentu koverte možete podesiti i proizvoljan sadržaj koji želite da se ponavlja na svakoj nalepnici, poput povratne adrese, logotipa kompanije i tekst šablona.
  2. Povezivanje koverti sa listom adresa. Vaša lista adresa predstavlja izvor podataka koji Microsoft Office Word koristi pri objedinjavanju pošte. To je datoteka koja sadrži adrese koje treba odštampati na kovertama.
  3. Filtriranje liste primalaca. Word kreira kovertu za svaku adresu iz vaše liste slanja. Ako želite da kreirate koverte samo za određene adrese u vašoj listi slanja, možete da izaberete željene adrese ili zapise koje želite da upotrebite.
  4. Dodavanje čuvara mesta, koji se još nazivaju i poljima za objedinjavanje pošte, kovertama. Kada izvršite objedinjavanje pošte, polja za objedinjavanje pošte popunjavaju se informacijama iz vaše liste adresa.
  5. Pregled i dovršavanje objedinjavanja pošte. Svaku kovertu možete pregledati pre nego što odštampate ili pošaljete čitav skup.

Za objedinjavanje pošte koristite komande na kartici Pošiljke.

 Savet   Objedinjavanje pošte možete da izvršite i koristeći okno zadataka (okno zadataka: prozor u okviru Office programa koji nudi najčešće korišćene komande. Njegova lokacija i male dimenzije omogućavaju da koristite ove komande u toku rada sa datotekama.)Objedinjavanje pošte, koje vas korak po korak vodi kroz proces. Da biste koristili okno zadataka, na kartici Pošiljke, u grupi Početak objedinjavanja pošte kliknite na dugme Započni objedinjavanje pošte, a zatim izaberite stavku Čarobnjak za objedinjavanje korak po korak. U 1. koraku tog procesa, u grupi Izbor tipa dokumenta izaberite opciju Koverte.

Slika glavne trake programa Word

Podešavanje koverte

Ako želite da se na kovertama nađe i povratna adresa, to možete da podesite pre nego što počnete rad sa glavnim dokumentom koverte. Preporučuje se i da pokušate da odštampate nekoliko probnih koverti da biste proverili da li su opcije štampanja ispravno podešene za vaš štampač.

Podešavanje povratne adrese

  1. Pokrenite Word.
  2. Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Opcije programa Word.
  1. Izaberite stavku Više opcija.
  2. Pomerite se nadole i u odeljku Opšte postavke upišite povratnu adresu u polje Poštanska adresa.

Word skladišti adresu tako da možete da je koristite kada god poželite da umetnete povratnu adresu u dokument.

  1. Kliknite na dugme U redu.

Provera opcija štampanja

Pre nego što na pogrešan način odštampate grupu koverti, možete da proverite da li su opcije štampača ispravno podešene.

  1. Na kartici Pošiljke, u grupi Kreiranje izaberite stavku Koverte.

Slika glavne trake programa Word

  1. Kliknite na dugme Opcije, a zatim izaberite karticu Opcije koverti.
  2. Iz liste Veličina koverte izaberite stavku koja odgovara veličini vaših koverti.

Ako se nijedna ponuđena stavka ne podudara sa veličinom izabrane koverte, pomerite pokazivač do dna liste, izaberite stavku Prilagodi veličinu, a zatim u polja Širina i Visina upišite dimenzije koverte.

  1. Izaberite karticu Opcije štampanja.

Upravljački program za štampač šalje informacije programu Word o tome na koji način kovertu treba ubaciti u štampač. Ove informacije će biti prikazane u dijalogu Opcije koverte, na kartici Opcije štampanja.


Kartica „Opcije štampanja“ dijaloga „Opcije koverti“

Oblačić 1 Metod ubacivanja papira određuje poziciju koverte (desno, sredina, levo), kao i to da li u štampač ulazi najpre duža ili kraća ivica.
Oblačić 2 Koverta može biti okrenuta licem nagore ili licem nadole. Lice je strana na kojoj se nalazi odštampana adresa.
Oblačić 3 Ako prvo ulazi kraća ivica, možda ćete morati da okrenete kovertu kako tekst ne bi bio odštampan naopako na licu koverte.

Koverta na slici dole je postavljena na desnu stranu, licem nadole, sa otvorom na vrhu i kraćom ivicom koja prva ulazi u štampač, u skladu sa postavkama izabranim u dijalogu prikazanom na slici iznad.

Štampač prilikom ubacivanja koverte u njega

Gornje slike su preuzete sa lokacije Obuka na lokaciji Microsoft Office Online.

  1. Postavite kovertu na način prikazan u dijalogu.
  2. Kliknite na dugme U redu.
  3. Upišite neki probni tekst u polje Adresa primaoca, a zatim kliknite na dugme Odštampaj da biste odštampali kovertu.
  4. Proverite da li je koverta ispravno odštampana.
  5. Ako koverta nije ispravno odštampana, postupite na neki od sledećih načina:
    • Ukoliko su vam dostupne, pogledajte informacije o štampaču da biste saznali koji je ispravan način da koverte ubacite u štampač.
    • Ažurirajte upravljački program štampača.
    • Vratite se na karticu Opcije štampanja u dijalogu Opcije koverti i prilagodite opcije štampanja. Ponovo odštampajte kovertu. Ponavljajte ovaj proces sve dok ne otkrijete koja podešavanja opcija za štampanje daju željene rezultate.
  6. Kada ispravno odštampate probnu kovertu, u dijalogu Opcije koverti, Opcije štampanja zabeležite postavke na kartici da biste kasnije tokom objedinjavanja pošte mogli da ih kopirate.

Rad sa glavnim dokumentom koverte

  1. Pokrenite Word.

Po podrazumevanim postavkama otvoriće se prazan dokument. Nemojte ga zatvarati. Ako to učinite, komande u sledećem koraku neće biti dostupne.

  1. Na kartici Pisma i pošiljke, u grupi Započni objedinjavanje pošte izaberite stavku Započni objedinjavanje pošte.

Slika glavne trake programa Word

  1. Izaberite stavku Koverte.
  2. U dijalogu Opcije koverti izaberite karticu Opcije koverti, a zatim sa liste Veličina koverte izaberite stavku koja se podudara sa veličinom vaših koverti.

Ako se nijedan od izbora ne podudara sa veličinom izabrane koverte, pomerite se do dna liste, izaberite stavku Prilagodi veličinu, a zatim upišite dimenzije koverte u polja Širina i Visina.

  1. Izvršite sva željena prilagođavanja oblikovanja u odeljcima Adresa primaoca i Povratna adresa. Rezultate vaših postavki rasporeda možete da vidite u dijalogu, u odeljku Pregled.
  2. Ako se nakon provere postavki za štampanje ispostavi da je postavke potrebno prilagoditi, kliknite na karticu Opcije štampanja, a zatim izvršite neophodna prilagođavanja.
  3. Kada završite, kliknite na dugme U redu.

Word kreira dokument u kojem se veličina stranica podešava prema utvrđenim dimenzijama koverte. Ako u programu Word imate podešenu povratnu adresu, ona će biti prikazana na stranici u okviru. U drugom praznom okviru će se nalaziti adresa primaoca. Da biste videli granicu okvira, kliknite u telo koverte, na ono mesto gde očekujete da se pojavi adresa primaoca.

Nastavljanje objedinjavanja pošte

Ako je potrebno da prekinete sa objedinjavanjem pošte, možete sačuvati glavni dokument koverte i kasnije nastaviti sa objedinjavanjem. Word će sačuvati izvor podataka i informacije o polju. Ako ste koristili okno zadataka Objedinjavanje pošte, Word će vas, kada nastavite sa objedinjavanjem, vratiti na mesto u oknu zadataka do koga ste došli.

  1. Kada budete spremni da nastavite objedinjavanje pošte, otvorite dokument.

Word će prikazati poruku kojom će vas upitati da potvrdite da li želite da otvorite dokument i tako pokrenete SQL komandu.

  1. Zbog činjenice da je dokument povezan sa izvorom podataka i da želite da preuzmete podatke, kliknite na dugme Da. Ako otvarate dokument za koji niste znali da je povezan sa izvorom podataka, možete da kliknete na dugme Ne i tako sprečite da dođe do potencijalno zlonamernog pristupa podacima.

Biće prikazan tekst dokumenta zajedno sa poljima koja ste umetnuli.

  1. Izaberite karticu Pošiljke i nastavite sa radom.

Vrh stranice Vrh stranice

Povezivanje koverti sa listom adresa

Da biste objedinili informacije u koverte, morate da povežete koverte sa listom adresa koja se naziva i izvorom podataka ili datotekom sa podacima. Ako još nemate datoteku sa podacima, možete da je kreirate u toku procesa objedinjavanja pošte.

Izbor datoteke sa podacima

  1. Na kartici Pisma i pošiljke, u grupi Započni objedinjavanje pošte izaberite stavku Izbor primalaca.

Slika glavne trake programa Word

  1. Postupite na neki od sledećih načina:
    • Izaberite stavku Izaberi kontakte iz programa Outlook ukoliko želite da koristite listu „Kontakti“ programa Microsoft Office Outlook.

PrikažiSaveti za rad sa listom „Kontakti“ u programu Microsoft Office Outlook

Povezivanje sa fasciklom „Kontakti“ u programu Outlook obično je jednostavan proces, ali ponekad možete naići na problem. Evo rešenja za uobičajene probleme na koje možete da naiđete:

Ne mogu da pronađem fasciklu „Kontakti“ u programu Outlook

Možda će biti potrebno da uključite svojstvo Prikaži ovu fasciklu kao adresar za e-poštu u programu Microsoft Office Outlook ili da promenite svoj korisnički profil u programu Outlook.

Uključivanje svojstva Prikaži ovu fasciklu kao adresar za e-poštu

  1. U programu Microsoft Office Outlook, u meniju Idi izaberite stavku Kontakti.
  2. Desnim tasterom miša kliknite na fasciklu Kontakti koja sadrži informacije koje želite da koristite u objedinjavanju pošte, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva.
    Svojstva fascikle „Kontakti“ u programu Outlook
  3. Na kartici Outlook adresar proverite da li je potvrđen izbor Prikaži ovu fasciklu kao adresar za e-poštu, a zatim kliknite na dugme U redu.

Povratak na savete za Outlook

Promena korisničkog profila u programu Outlook

Korisnički profil u programu Microsoft Office Outlook predstavlja grupu naloga e-pošte i adresarâ. Obično vam je potreban samo jedan profil – ali ako računar delite sa drugim osobama ili koristite različite adresare u različite svrhe, možete da podesite više profila. Ako pri pokretanju objedinjavanja pošte koristite profil koji ne sadrži fasciklu „Kontakti“ koju želite da koristite, ona neće biti dostupna.

Da biste se prebacili na drugi korisnički profil, ponovo pokrenite Outlook. Kada budete upitani o profilu, odaberite profil koji sadrži fasciklu „Kontakti“ koju želite da koristite u objedinjavanju pošte.

Ako ne budete upitani o profilu, a znate da imate više profila, možda ćete želeti da podesite Outlook da vas ubuduće upita. Evo kako to možete da uradite:

  1. Izađite iz programa Outlook.
  2. Na kontrolnoj tabli prebacite se na klasični prikaz, a zatim kliknite na ikonu Pošta.
  3. Kliknite na dugme Prikaz profila.
  4. Da biste bili upitani da izaberete profil svaki put kada pokrenete Outlook, izaberite opciju Upitaj koji će se profil koristiti, a zatim kliknite na dugme U redu.


Povratak na savete za Outlook

Dobijam poruke o grešci u vezi s klijentima pošte i tabelama

Ako pokušate da se povežete sa fasciklom „Kontakti“ tokom objedinjavanja pošte u programu Word, a Outlook nije podešen kao podrazumevani program e-pošte u programu Microsoft Internet Explorer, dobićete sledeću poruku o grešci:

„Ne postoji podrazumevani klijent pošte ili trenutni klijent pošte ne može da ispuni zahtev za razmenu poruka. Pokrenite Microsoft Office Outlook i podesite ga da bude podrazumevani klijent e-pošte.“

Postupite na sledeći način da biste izbegli da dobijate ovu poruku u toku objedinjavanja pošte:

  1. Izađite iz programa Word.
  2. U programu Internet Explorer, u meniju Alatke izaberite stavku Internet opcije, a zatim karticu Programi.
  3. U listi E-pošta izaberite stavku Microsoft Office Outlook, a zatim kliknite na dugme U redu.

Ponovo pokrenite program Word, otvorite dokument za objedinjavanje pošte i povežite se sa fasciklom „Kontakti“ u programu Outlook.


Povratak na savete za Outlook

Ne mogu da se povežem sa Outlook fasciklom za kontakte u javnim fasciklama

Ako započnete objedinjavanje pošte u programu Word i pokušate da se povežete sa Outlook fasciklom za kontakte u javnim fasciklama, pojaviće se poruka sa sledećim tekstom:

„Ova operacija ne može biti dovršena zbog otkazivanja mašine dijaloga ili baze podataka. Pokušajte ponovo kasnije.“

Ako pokušate ponovo kasnije, dobićete istu poruku.

Da biste fasciklu za kontakte u javnim fasciklama koristili kao datoteku sa podacima za objedinjavanje pošte, objedinjavanje pošte morate da započnete u programu Microsoft Office Outlook.

Povratak na savete za Outlook

Želim da koristim adresar programa Outlook Express kao fasciklu za kontakte

Tokom objedinjavanja ne možete da se direktno povežete sa ovim tipom adresara. Umesto toga, izvezite adresar programa Outlook Express kao tekstualnu datoteku u .csv formatu, a zatim se povežite sa njom u tom obliku.

Izvoz adresara programa Outlook Express

  1. Pokrenite Outlook Express.
  2. U meniju Datoteka postavite pokazivač na stavku Izvoz, a zatim izaberite stavku Adresar.
  3. U dijalogu Alatke za izvoz adresara izaberite stavku Text file (comma separated values), a zatim kliknite na dugme Izvezi.
  4. U polje Sačuvaj izvezenu datoteku kao upišite željeno ime izvezene datoteke, a zatim kliknite na dugme Pregledaj.
  5. U dijalogu Sačuvaj kao, u listi Sačuvaj u odaberite gde želite da sačuvate datoteku, a zatim kliknite na dugme Sačuvaj. Zgodno je sačuvati datoteke sa podacima u fasciklu Moji izvori podataka u fascikli Moji dokumenti. To je mesto gde Word prvo traži datoteke sa podacima kada ih tokom objedinjavanja potražite.
  6. Kliknite na dugme Dalje. Potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored polja koja želite da izvezete, a zatim kliknite na dugme Završi.

 Napomena   Kada budete odlučivali koja ćete polja izvesti, razmislite o tipskim pismima, e-porukama ili nalepnicama koje planirate da kreirate objedinjavanjem pošte. Na primer, ako u objedinjene dokumente nikada ne stavljate nadimke ili lične Web lokacije, nemojte da izvozite ta polja.

  1. Kada dobijete poruku da je procedura izvoza dovršena, kliknite na dugme U redu.
  2. Kliknite na dugme Zatvori, a zatim izađite iz programa Outlook Express da biste zatvorili dijalog Alatke za izvoz adresara.

Kada se vratite u Word, započnete proces objedinjavanja pošte i dođete do koraka kada treba da se povežete sa datotekom sa podacima, izaberite opciju Iskoristi postojeću listu, potražite i locirajte .csv datoteku koju ste upravo izvezli. Pre nego što se datoteka otvori, bićete upitani da izaberete koji znak za razdvajanje će razdvojiti jednu kolonu od druge u listi adresa. Izaberite stavku Zarez, a zatim kliknite na dugme U redu.


Povratak na savete za Outlook

  • Ako imate Microsoft Office Excel radni list, Microsoft Office Access bazu podataka ili neki drugi tip datoteke sa podacima, izaberite opciju Iskoristi postojeću listu, a zatim locirajte datoteku u dijalogu Izbor izvora podataka.

Za Office Excel možete da izaberete podatke sa bilo kog radnog lista ili imenovanog opsega u radnoj svesci. Za Office Access možete da izaberete podatke sa bilo koje tabele ili upit (upit: sredstvo za pronalaženje svih zapisa uskladištenih u izvoru podataka koji odgovaraju skupu zadatih kriterijuma. Upiti mogu da sadrže operatore, navodnike, džoker znakove i zagrade kako bi vam pomogli u traženju.) koji je definisan u bazi podataka. Za drugi tip datoteke sa podacima izaberite datoteku u dijalogu Izbor izvora podataka. Ako se datoteka ne nalazi na listi, izaberite odgovarajući tip datoteke ili u polju Datoteke tipa izaberite opciju Sve datoteke. Za objedinjavanje pošte možete da koristite sledeće tipove datoteka sa podacima:

PrikažiSaveti za oblikovanje podataka u programu Office Excel

Ako je vaša datoteka sa podacima zapravo Office Excel radni list koji sadrži procente, vrednosti valuta ili poštanske brojeve, možete da očuvate numeričko oblikovanje podataka pomoću dinamičke razmene podataka (DDE) da biste se iz programa Word povezali sa Excel radnim listom. Na primer, možete postići da petocifreni poštanski broj 07865 iz datoteke s podacima ne bude prikazan kao broj 7865 (bez prve nule).

U programu Word postupite na sledeći način pre povezivanja sa radnim listom:

  1. Kliknite na dugme Microsoft Office Slika dugmeta, a zatim izaberite stavku Opcije programa Word.
  1. Izaberite stavku Više opcija.
  2. Pomerite se do odeljka Opšte i potvrdite izbor Potvrdi pretvaranje formata datoteke prilikom otvaranja.
  3. Kliknite na dugme U redu.
  4. Kada je otvoren glavni dokument objedinjene pošte, na kartici Pošiljke, u odeljku Početak objedinjavanja pošte izaberite stavku Izaberi pošiljaoce, a potom stavku Koristi postojeću listu.
  5. Pronađite Excel radni list u dijalogu Izbor izvora podataka i dvaput kliknite na njega.
  6. U dijalogu Potvrda izvora podataka izaberite stavku MS Excel radni listovi pomoću DDE (*.xls), a zatim kliknite na dugme U redu.

 Napomena   Potvrdite izbor Prikaži sve ako ne vidite stavku MS Excel radni listovi pomoću DDE (*.xls).

  1. U dijalogu Microsoft Office Excel, u polju Imenovani opseg ili opseg ćelija izaberite opseg ćelije ili radni list koji sadrži informacije koje želite da objedinite, a zatim kliknite na dugme U redu.

 Napomena   Nakon što se povežete sa radnim listom, možete da isključite opciju Potvrdi pretvaranje formata datoteke prilikom otvaranja i tako sprečite da budete upitani svaki put kada otvorite datoteku sa podacima.

  • Ako još nemate datoteku sa podacima, izaberite stavku $$$Otkucaj novu listu, a zatim za kreiranje liste iskoristite obrazac koji će se otvoriti. Lista će biti sačuvana kao datoteka baze podataka (.mdb) koju možete ponovo da upotrebite.

 Napomena   Ako ste instalirali sistem Microsoft Office 2007 (umesto da instalirate samo program Office Word 2007), možete da koristite program Microsoft Query da biste napravili upit (upit: sredstvo za pronalaženje svih zapisa uskladištenih u izvoru podataka koji odgovaraju skupu zadatih kriterijuma. Upiti mogu da sadrže operatore, navodnike, džoker znakove i zagrade kako bi vam pomogli u traženju.) i preuzeli željene podatke iz spoljnog izvora podataka (spoljni izvor podataka: izvor podataka sa onim podacima kojima korisnik želi da pristupi. Na primer, Microsoft Excel lista ili Microsoft Access baza podataka.).

Vrh stranice Vrh stranice

Filtriranje liste primalaca

Kada se povežete sa određenom datotekom sa podacima, možda nećete želeti da informacije iz svih zapisa u datoteci objedinite sa podacima u kovertama.

Postupite na sledeći način da biste suzili listu primalaca ili koristili podskup stavki u datoteci sa podacima:

  1. Na kartici Pisma i pošiljke, u grupi Počni objedinjavanje pošte izaberite stavku Uredi listu primalaca.

Slika glavne trake programa Word

  1. U dijalogu Primaoci objedinjene pošte postupite na neki od sledećih načina:
  • Izbor pojedinačnih zapisa    Ovaj metod je najkorisniji ako je lista kratka. Potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored imena primalaca koje želite da uključite i opozovite izbor u poljima za potvrdu pored imena primalaca koje želite da isključite.

Ako znate da želite da objedinjavanjem obuhvatite samo nekoliko zapisa, možete da opozovete izbor u polju u redu zaglavlja, a da zatim izaberete samo one koje želite. Slično tome, ako želite da obuhvatite veći deo liste, potvrdite izbor u polju za potvrdu u redu zaglavlja, a zatim opozovite izbor u poljima za potvrdu koji odgovaraju zapisima koje ne želite da obuhvatite.

  • Sortiranje zapisa    Kliknite na naslov kolone stavke po kojoj želite da sortirate. Lista će se sortirati po rastućem abecednom redosledu (od A do Ž). Kliknite ponovo na naslov kolone da biste listu sortirali po opadajućem abecednom redosledu (Ž do A).

Ako želite složenije sortiranje, u grupi Pročistite listu primalaca kliknite na hipervezu Sortiraj i u dijalogu Filtriranje i sortiranje, na kartici Sortiranje zapisa odaberite prioritete za sortiranje. Na primer, možete da koristite ovaj tip sortiranja ako želite da adrese primalaca budu sortirane po abecednom redosledu njihovih prezimena unutar istog poštanskog broja, a da poštanski brojevi budu prikazani sortirani po brojevima.

  • Filtriranje zapisa    Ova opcija je korisna u slučaju da lista sadrži zapise za koje znate da ne želite da ih vidite ili uključite u objedinjavanje. Nakon filtriranja liste možete da potvrdite ili opozovete izbor u poljima za potvrdu da biste uključili ili isključili zapise.

Postupite na sledeći način da biste filtrirali zapise:

  1. U grupi Pročistite listu primalaca kliknite na hipervezu Filtriranje.
  2. U dijalogu Filtriranje i sortiranje, na kartici Filtriranje zapisa odaberite kriterijum koji želite da koristite za filtriranje.

Na primer, da biste kreirali koverte samo za adrese u kojima je kao država/region navedena Australija, u listi Polje izaberite stavku Zemlja ili region, u listi Poređenje stavku Jednako je i u listi Uporedi sa stavku Australija.

  1. Da biste dodatno suzili obim pretrage, kliknite na dugme I ili dugme Ili, a zatim odaberite dodatne kriterijume.

Na primer, da biste kreirali koverte samo za kompanije u Minhenu, filtrirajte one zapise u čijem polju Grad se nalazi tekst Minhen i čije polje Ime kompanije nije prazno. Ako koristite dugme Ili umesto dugmeta I u ovom filteru, objedinjavanje pošte će uključiti sve adrese u Minhenu kao i sve adrese koje sadrže ime kompanije, bez obzira na grad.

 Napomena   Ako ste instalirali softver za proveru valjanosti adrese, u dijalogu Primaoci objedinjene pošte možete izabrati stavku Proveri adrese da biste proverili adrese primalaca.

Vrh stranice Vrh stranice

Dodavanje čuvara mesta, koji se nazivaju poljima za objedinjavanje pošte, kovertama

Nakon povezivanja koverti sa listom adresa, spremni ste za dodavanje čuvara mesta koji ukazuju na to gde će se pojaviti adrese na svakoj koverti. Možete i da dodate sadržaj koji želite da se ponavlja na svakoj nalepnici, poput slike ili vaše povratne adrese.

Čuvari mesta za adrese nazivaju se poljima za objedinjavanje pošte. Polja u programu Word odgovaraju naslovima kolona u datoteci sa podacima koju odaberete.


Datoteka sa podacima sa kolonama (kategorijama) i redovima (zapisima)

Oblačić 1 Kolone u datoteci sa podacima predstavljaju kategorije informacija. Polja koja dodajete kovertama su čuvari mesta za te kategorije.
Oblačić 2 Redovi u datoteci sa podacima predstavljaju zapise informacija. Word pri objedinjavanju pošte kreira kovertu za svaki zapis.

Stavljajući polje u prvobitnu kovertu koju ste podesili (glavni dokument koverte), vi zapravo pokazujete da želite da se na tom mestu pojavi određena kategorija informacija, poput imena ili adrese.

Polja umetnuta u kovertu

 Napomena   Kada umetnete polje za objedinjavanje pošte u glavni dokument koverte, ime polja će se uvek naći između ševrona (« »). Ti ševroni se ne pojavljuju u krajnjim verzijama koverti, već samo pomažu da razlikujete polja u glavnom dokumentu koverte od običnog teksta.

Šta se događa pri objedinjavanju?

Kada se izvršava objedinjavanje, informacije iz prvog reda u datoteci sa podacima zameniće polja i tako kreirati prvu kovertu. Informacije iz drugog reda u datoteci sa podacima zameniće polja i kreiraju drugu kovertu, i tako dalje.

Objedinjavanje informacija iz datoteke sa podacima u kovertu

Rad sa poljima: Primeri

Koverti u vidu polja možete dodati bilo koji naslov kolone iz vaše datoteke sa podacima. To vam daje fleksibilnost pri dizajniranju koverti. Na primer, ako je vaša lista slanja rezervisana za pretplatnike vašeg biltena, a vaša datoteka sa podacima sadrži kolonu „RokVaženja“ u kojoj se skladište datumi kada ističe rok važenja svake pretplate. Ako polje „RokVaženja“ stavite u glavni dokument koverte pre nego što započnete objedinjavanje pošte, svaki pretplatnik će na svojoj koverti videti kada ističe rok važenja pretplate.

Polja možete kombinovati i razdvajati ih znakovima interpunkcije. Na primer, da biste kreirali adresu, polja u glavnom dokumentu koverte možete podesiti na sledeći način:

«Ime» «Prezime»

«Ulica i broj»

«Poštanski broj» «Grad», «Država»

Za stvari koje koristite često, poput adresnih blokova i redova za pozdrav, Word nudi složena polja u koja možete grupisati određeni broj polja. Na primer, polje „Adresni blok“ je kombinacija nekoliko polja, uključujući ime, prezime, ulicu i broj, grad i poštanski broj.

Elementi u polju „Adresni blok“

Možete da prilagodite sadržaj bilo kog od ovih složenih polja. Na primer, možete poželeti da u adresi izaberete formalni oblik imena (g. Đorđe Rajković ml.). Za pozdravljanje možete da koristite „Za“ umesto „Dragi“.

Mapiranje polja za objedinjavanje pošte u datoteku sa podacima

Da biste se uverili da Word može da u datoteci sa podacima pronađe kolonu koja odgovara svakom elementu adrese, možda će biti neophodno da polja za objedinjavanje pošte u programu Word mapirate kao kolone u datoteci sa podacima.

Da biste mapirali polja, na kartici Pošiljke, u grupi Pisanje i umetanje polja kliknite na dugme Podudarna polja.

Slika glavne trake programa Word

Otvoriće se dijalog Poređenje polja.

Dijalog „Poređenje polja“

Elementi adrese nalaze se na listi levo. Naslovi kolona iz datoteke sa podacima nalaze se na desnoj strani.

Word traži kolonu koja se podudara sa svakim elementom. Na slici, Word je automatski pronašao podudaranje kolone Prezime iz datoteke sa podacima sa kolonom Prezime. Ali Word ne može da pronađe podudaranje drugih elemenata. Iz ove datoteke sa podacima, na primer, Word ne može da pronađe podudaranje s kolonom Ime.

Sa liste na desnoj strani možete da izaberete kolonu iz datoteke sa podacima koja se podudara sa elementom na levoj strani. Na slici, kolona Ime sada se podudara sa kolonom Ime. U redu je da nema poklapanja za polja Počasna titula, Jedinstveni identifikator i Srednje ime. Nije potrebno da se u koverti objedinjavanja pošte iskoristi svako polje. Ako dodate polje koje ne sadrži podatke datoteke sa podacima, ono će u objedinjenom dokumentu biti prikazano kao prazni čuvar mesta – obično prazna linija ili skriveno polje.

Dijalog „Poređenje polja“

Kucanje sadržaja i dodavanje polja

Prvobitnoj koverti koju ste podesili (glavnom dokumentu koverte) možete dodati tekst šablona i slike. Ovi elementi će biti na isti način prikazani na svim kovertama koje se objedinjavaju. Na primer, ako do sada u programu Word niste podesili povratnu adresu koja se može više puta koristiti, možete uključiti logotip kompanije ili vašu povratnu adresu.

Dodavanje sadržaja

  1. Postavite kursor na mesto na koje želite da umetnete sadržaj.
  2. Ako u programu Word niste do sada podesili povratnu adresu, kliknite u oblast povratne adrese na koverti da biste je dodali. Pojaviće se ivica okvira. Upišite povratnu adresu u okvir.
  3. Da biste dodali sliku, kliknite na povratnu adresu ili na adresu primaoca ili dvaput kliknite izvan oblasti adresa. Zatim, na kartici Umetanje, u grupi Ilustracije kliknite na dugme Slika. Pronađite sliku i dvaput kliknite na nju. Ako je potrebno da promenite veličinu slike, izaberite je, a zatim držite pritisnut taster SHIFT dok prevlačite ugaoni regulator veličine. Prevlačenjem ugaonog regulatora veličine zadržava se odnos širina/visina. Da biste odredili položaj slike, kliknite desnim tasterom miša na nju, na priručnom meniju postavite pokazivač na stavku Ograđivanje teksta, a zatim izaberite bilo koji način preloma osim Uravnato sa tekstom.

Dodavanje polja

  1. Kliknite na oblast adrese primaoca u prvobitnoj koverti koju ste podesili (glavnom dokumentu koverte).

Pojaviće se ivica okvira.

  1. Koristite grupu Pisanje i umetanje polja na kartici Pošiljke.

Slika glavne trake programa Word

  1. Dodajte bilo koji od sledećih elemenata:

PrikažiAdresni blok sa imenom, adresom i drugim informacijama

  1. Kliknite na dugme Adresni blok.
  2. U dijalogu Umetanje adresnog bloka izaberite elemente adrese koje želite da uključite i željene formate, a zatim kliknite na dugme U redu.
  3. Ako se pojavi dijalog Poređenje polja, Word možda nije bio u mogućnosti da pronađe neke od informacija potrebnih za adresni blok. Kliknite na strelicu pored stavke (ne odgovara), a zatim u listi s izvorima podataka izaberite stavku koja odgovara traženom polju za objedinjavanje pošte.

PrikažiPojedinačna polja

Informacije možete da umećete i iz pojedinačnih polja, poput imena, broja telefona ili iznosa donacije sa liste donatora. Kliknite na strelicu na dugmetu Umetni polje za objedinjavanje, a zatim izaberite ime polja da biste glavnom dokumentu koverte brzo dodali to polje iz datoteke sa podacima.

Za više opcija za umetanje pojedinačnih polja u dokument, postupite na sledeći način:

  1. Na kartici Pisma i pošiljke, u grupi Zapiši i umetni polja izaberite stavku Umetni polje za objedinjavanje.
  1. U dijalogu Umetanje polja za objedinjavanje postupite na sledeći način:
    • Izaberite opciju Polja adrese da biste izabrali polja adrese koja će automatski odgovarati poljima iz izvora podataka, čak i u slučaju da polja izvora podataka nemaju ista imena kao i vaša polja.
    • Izaberite opciju Polja baze podataka da biste izabrali polja koja će uvek uzimati podatke direktno iz kolone u datoteci sa podacima.
  2. U okviru Polja izaberite polje koje želite.
  3. Kliknite na dugme Umetni, a zatim na dugme Zatvori.
  4. Ako se pojavi dijalog Poređenje polja, Word možda nije bio u mogućnosti da pronađe neke od informacija potrebnih za adresni blok. Kliknite na strelicu pored stavke (ne odgovara), a zatim iz liste s izvorima podataka izaberite stavku koja odgovara traženom polju za objedinjavanje pošte.

 Napomena   Ako iz liste Polja baze podataka umetnete polje i kasnije se prebacite na izvor podataka koji ne sadrži kolonu sa istim imenom, Word neće biti u stanju da informacije iz tog polja umetne u objedinjeni dokument.

PrikažiPrilagođena polja iz liste „Kontakti“ programa Office Outlook

Jedini način na koji možete u vaš glavni dokument uključiti prilagođena polja za kontakte je da objedinjavanje pošte započnete iz programa Microsoft Office Outlook. Prvo podesite prikaz kontakata tako da obuhvati polja koja želite da koristite u objedinjavanju. Zatim započnite objedinjavanje pošte. Nakon što izaberete željene postavke, Word će se automatski pokrenuti i moći ćete da dovršite objedinjavanje.

Podešavanje prikaza kontakata koji uključuje prilagođena polja

  1. U oknu za kontakte programa Outlook, u meniju Prikaz postavite pokazivač na stavku Trenutni prikaz, a zatim izaberite stavku lista telefona.
  2. Kliknite desnim tasterom miša na naslov kolone, a zatim iz priručnog menija izaberite stavku Birač polja.
  3. Iz liste Birač polja, koja se nalazi pri vrhu dijaloga, izaberite stavku Korisnički definisana polja u fascikli.
  4. Prevucite polje koje dodajete iz dijaloga u naslove kolona. Korišćenjem male crvene strelice moći ćete da postavite polje na željenu lokaciju.
    Prevlačenje prilagođenog polja iz birača polja u prikaz fascikle „Kontakti“

 Napomena   Možete da dodate novo polje u dijalog Birač polja tako što ćete kliknuti na dugme Novo koje se nalazi pri dnu.

  1. Kada prikazu dodate sva prilagođena polja, zatvorite dijalog Birač polja.
  2. Da biste uklonili polje koje ne želite da uključite u objedinjavanje pošte, u prikazu „lista telefona“, u naslovu kolone izaberite ime polja i prevucite ga sa naslova kolone.

Pokretanje objedinjavanja pošte iz programa Outlook

  1. U fascikli „Kontakti“ programa Outlook, u meniju Alatke izaberite stavku Objedini poštu.
  2. U fascikli „Kontakti“ programa Outlook izaberite pojedinačne kontakte tako što ćete držati pritisnut taster SHIFT i izabrati opseg ili tako što ćete držati pritisnut taster CTRL i izabrati pojedinačne kontakte. Ako želite da obuhvatite sve kontakte koji su trenutno vidljivi u prikazu, nemojte da izaberete nijedan od kontakata.
  3. U meniju Alatke izaberite stavku Objedini poštu.
  4. Ako ste izabrali da u objedinjavanje pošte uključite pojedinačne kontakte, izaberite opciju Samo izabrani kontakti. Ako želite da obuhvatite sve kontakte koji su trenutno vidljivi u prikazu, izaberite opciju Svi kontakti u trenutnom prikazu.
  5. Ako ste podesili prikaz „lista telefona“ da prikazuje tačno ona polja koja želite da koristite pri objedinjavanju pošte, izaberite opciju Polja kontakta u trenutnom prikazu. U suprotnom, izaberite opciju Sva polja kontakta da biste sva polja kontakta učinili dostupnim pri objedinjavanju pošte.
  6. Ako želite da kreirate novi glavni dokument za objedinjavanje pošte, izaberite opciju Novi dokument. U suprotnom, izaberite opciju Postojeći dokument, a zatim kliknite na dugme Potraži da biste pronašli dokument koji ćete upotrebiti kao glavni dokument.
  7. Ako želite da sačuvate izabrane kontakte i kako biste ih kasnije ponovo koristili, potvrdite izbor Trajna datoteka, a zatim kliknite na dugme Potraži da biste sačuvali datoteku. Podaci će biti sačuvani u Word dokumentu kao podaci razgraničeni zarezom.
  8. Izaberite stavku Koverte.
  9. Kliknite na dugme U redu. Kada se dokument otvori u programu Word, na kartici Pošiljke, u grupi Pisanje i umetanje polja kliknite na strelicu na dugmetu Umetni polje za objedinjavanje, a zatim izaberite polje koje želite da dodate glavnom dokumentu koverte.

 Napomene 

Oblikovanje objedinjenih podataka

Programi za rad sa bazama podataka i unakrsnim tabelama poput programa Microsoft Office Access i Microsoft Office Excel skladište informacije koje upisujete u ćelije kao neobrađene podatke. Oblikovanje koje primenjujete u programima Access ili Excel, kao što su fontovi i boje, neće biti uskladišteno sa neobrađenim podacima. Kada u Word dokument objedinjujete informacije iz datoteke sa podacima, vi zapravo objedinjujete neobrađene podatke bez primenjenog oblikovanja.

Izaberite polje za objedinjavanje pošte i oblikujte ga na isti način kao što biste oblikovali bilo koji tekst da biste oblikovali podatke u dokumentu. Proverite da li izbor uključuje ševrone (« ») koji okružuju polje.

Vrh stranice Vrh stranice

Pregled i dovršavanje objedinjavanja

Nakon što prvobitnoj koverti koju ste podesili (glavnom dokumentu koverte) dodate polja, možete da pregledate rezultate objedinjavanja pošte. Kada budete zadovoljni pregledom, možete da dovršite objedinjavanje pošte.

Pregled objedinjavanja

Možete da pregledate koverte i načinite promene pre nego što zaista dovršite objedinjavanje pošte.

Postupite na neki od sledećih načina na kartici Pošiljke, u grupi Pregled rezultata da biste izvršili pregled:

Slika glavne trake programa Word

  • Izaberite stavku Pregled rezultata.
  • Prelistajte svaku kovertu tako što ćete u grupi Pregled rezultata kliknuti na dugmad Sledeći zapis i Prethodni zapis.
  • Pregledajte određeni dokument tako što ćete kliknuti na dugme Pronađi primaoca.

 Napomena   Na kartici Pošiljke, u grupi Početak objedinjavanja pošte izaberite stavku Uredi listu primalaca da biste otvorili dijalog Primaoci objedinjene pošte iz kojeg možete da filtrirate listu ili brišete primaoce ako uočite zapise koje ne želite da uključite.

Slika glavne trake programa Word

Dovršavanje objedinjavanja

Koverte možete da odštampate ili da ih pojedinačno izmenite. Možete da odštampate ili promenite sve koverte ili samo jedan njihov podskup.

Štampanje koverti

  1. Na kartici Pošiljke, u grupi Završetak izaberite stavku Završi i objedini, a zatim izaberite opciju Štampaj dokumente.

Slika glavne trake programa Word

  1. Izaberite da li želite da odštampate čitav skup koverti, samo onu koja je trenutno vidljiva ili podskup nekog skupa koverti koji određujete tako što precizirate broj zapisa.

Menjanje pojedinačnih koverti

  1. Na kartici Pošiljke, u grupi Završetak izaberite stavku Završi i objedini, a zatim izaberite opciju Uredi dokumente pojedinačno.

Slika glavne trake programa Word

  1. Izaberite da li želite da uredite čitav skup koverti, samo onu koja je trenutno vidljiva ili podskup nekog skupa koverti koji određujete tako što precizirate broj zapisa. Word u jednoj datoteci čuva sve kopije koje želite da uredite, sa prelomom stranice između svake koverte.

Čuvanje glavnog dokumenta koverte

Imajte u vidu da su koverte koje čuvate odvojene od prvobitne koverte koju ste postavili (glavni dokument koverte). Preporučuje se da sačuvate glavni dokument koverte ukoliko planirate da ga koristite za novo objedinjavanje pošte.

Kada sačuvate glavni dokument koverte, biće sačuvana i njegova veza sa datotekom sa podacima. Sledeći put kada otvorite glavni dokument koverte, bićete upitani da odaberete da li želite da sa glavnim dokumentom koverte ponovo objedinite informacije iz datoteke sa podacima.

  • Ako kliknete na dugme Da, dokument će se otvoriti i sadržaće informacije iz prvog objedinjenog zapisa.
  • Ako kliknete na dugme Ne, veza između glavnog dokumenta koverte i datoteke sa podacima će se prekinuti. Glavni dokument koverte će postati standardni Word dokument. Polja će biti zamenjena jedinstvenim informacijama iz prvog zapisa.

Vrh stranice Vrh stranice

 
 
Primenljivo na:
Word 2007