Korišćenje objedinjavanja pošte za slanje personalizovanih e-poruka na spisak e-adresa

Pomoću objedinjavanja e-pošte svaka e-poruka predstavlja zasebnu pošiljku u kojoj je svaka osoba jedini primalac te poruke. Ovaj postupak se razlikuje od slanja e-poruke grupi primalaca ili skrivanja primalaca pomoću nevidljive kopije (bcc) poruke.

Objedinjavanje e-pošte možete koristiti i za slanje personalizovane e-pošte primaocima sa spiska adresa. Svaka poruka sadrži istu vrstu informacija, ali je sadržaj svake poruke ipak jedinstven. Na primer, u e-pošti za klijente svaka poruka se može personalizovati tako da se svakom klijentu obraća po imenu. Jedinstvene informacije u svakoj poruci potiču iz stavki u datoteci sa podacima.

 Napomene 

• Na računaru morate imati instaliran MAPI-kompatibilan program za e-poštu. Mogućnosti Outlook MAPI-a (programski interfejs aplikacije za razmenu poruka) omogućava deljenje informacija između programa Microsoft Office Word i Microsoft Office Outlook prilikom slanja objedinjene e-pošte.
• Morate da koristite iste verzije programa Outlook i Word. Ako koristite Microsoft Office Word 2007, morate da koristite i Microsoft Office Outlook 2007.
• Nije moguće dodati primaoce u red „Cc“ (kopija poruke). Kada objedinite poštu, nećete biti u mogućnosti da poruke šaljete dodatnim primaocima. Svaki primalac će primiti kopiju poruke ukoliko je njegova adresa upisana u polje „Za“.

Objedinjavanje pošte obuhvata sledeće opšte korake:

1. Podešavanje e-poruke. Glavni dokument sadrži tekst i grafiku koji su isti za svaku e-poruku. Na primer, logotip preduzeća ili telo poruke.
2. Povezivanje dokumenta e-poruke sa spiskom adresa. Prilikom objedinjavanja pošte, Word kao izvor podataka koristi spisak adresa. U pitanju je datoteka sa e-adresama na koje će poruke biti poslate.
3. Precizno podešavanje liste primalaca ili stavki. Word će kreirati poruku za svaku e-adresu sa spiska adresa. Ako želite da kreirate poruke koje će biti poslate samo na određene e-adrese, možete odabrati koje adrese ili zapise želite da uključite.
4. Dodavanje čuvara mesta, odnosno polja za objedinjavanje pošte, dokumentu e-poruke. Kada izvršite objedinjavanje pošte, polja za objedinjavanje pošte popunjavaju se informacijama sa spiska adresa.
5. Pregled i dovršavanje objedinjavanja. Možete da svaku poruku pregledate pre nego što ih sve zajedno pošaljete.

Za izvršavanje objedinjavanja pošte koristite komande na kartici Pošiljke.

Podešavanje glavnog dokumenta e-poruke

1. Pokrenite Word.
2. Prazan dokument se podrazumevano otvara. Nemojte ga zatvarati. Ako to učinite, komande u sledećem koraku neće biti dostupne.
3. Na kartici Pošiljke, u grupi Započinjanje objedinjavanja pošte kliknite na dugme Započni objedinjavanje pošte.
4. Izaberite opciju E-poruke.

Nastavak objedinjavanja pošte

Ako morate da prekinete postupak objedinjavanja pošte, glavni dokument e-poruke možete da sačuvate i objedinjavanje nastavite kasnije. Word zadržava informacije o izvoru podataka i poljima.

1. Kada budete spremni da nastavite sa objedinjavanjem, otvorite dokument.

Word prikazuje poruku u kojoj se od vas traži da potvrdite da li želite da otvorite dokument, što će pokrenuti SQL komandu.

2. Budući da je ovaj dokument povezan sa izvorom podataka, a vi želite da preuzmete podatke, kliknite na dugme Da. Ako biste otvarali dokument za koji niste znali da je povezan sa izvorom podataka, mogli biste da kliknete na dugme Ne da biste sprečili potencijalno zlonamerni pristup podacima.

Pojavljuje se tekst dokumenta, zajedno sa svim poljima koja ste umetnuli.

3. Izaberite karticu Pošiljke i nastavite sa radom.

Vrh stranice

Povezivanje dokumenta e-poruke sa spiskom adresa

Da biste informacije objedinili u glavni dokument e-poruke, dokument morate da povežete sa spiskom adresa, odnosno izvorom podataka ili sa datotekom sa podacima. Ukoliko već nemate datoteku sa podacima, možete da je kreirate u toku procesa objedinjavanja pošte.

 Napomena   Uverite se da datoteka sa podacima sadrži kolonu za e-adresu i da je ta kolona označena u redu zaglavlja kao „E-adresa“. Ta kolona će vam biti potrebna u nastavku procesa.

Izbor datoteke sa podacima

1. Na kartici Pošiljke, u grupi Započinjanje objedinjavanja pošte izaberite stavku Izbor primalaca.

2. Uradite nešto od sledećeg:
• Korišćenje Outlook kontakata    Ako želite da koristite spisak kontakata u programu Microsoft Outlook, izaberite stavku Izaberi kontakte iz programa Outlook.

 Važno   Više informacija o korišćenju spiska kontakata potražite u članku Saveti za rad sa Microsoft Outlook spiskom kontakata.

• Korišćenje postojeće datoteke izvora podataka    Ako imate Microsoft Excel radni list, Microsoft Access bazu podataka ili neki drugi tip datoteke sa podacima, izaberite opciju Koristi postojeću listu, a zatim pronađite datoteku u dijalogu Izbor izvora podataka.

U programu Excel možete izabrati podatke iz bilo kog radnog lista ili imenovanog opsega u radnoj svesci. U programu Access podatke možete izabrati iz bilo koje tabele ili upita (upit: sredstvo za pronalaženje svih zapisa uskladištenih u izvoru podataka koji odgovaraju skupu zadatih kriterijuma. Upiti mogu da sadrže operatore, navodnike, džoker znakove i zagrade kako bi vam pomogli u traženju.) definisanog u bazi podataka.

 Važno   Savete za oblikovanje podataka u Excel radnom listu za objedinjavanje pošte potražite u članku Saveti za oblikovanje podataka u programu Excel.

Za drugi tip datoteke sa podacima izaberite datoteku u dijalogu Izbor izvora podataka. Ako datoteka nije navedena, izaberite odgovarajući tip datoteke ili izaberite stavku Sve datoteke u polju Datoteke tipa. Prilikom objedinjavanja pošte možete koristiti sledeće tipove datoteka sa podacima:

• Datoteke iz jednorednih programa baza podataka zasnovanih na datotekama za koje ste instalirali dobavljač OLE DB (OLE DB: komponenta arhitekture baze podataka koja obezbeđuje efikasan pristup preko mreže i Interneta mnogih tipovima izvora podataka, uključujući i relacione podatke, datoteke pošte i unakrsne tabele.) usluga ili ODBC (ODBC: standardni način za razmenu podataka između baza podataka i programa. ODBC upravljački programi za pristup spoljnim podacima koriste standardni jezik SQL – Structured Query Language (struktuirani jezik za upite). ODBC – Open Database Connectivity (otvoreno povezivanje baza podataka)) upravljački program (više njih se isporučuje uz sistem Microsoft Office 2010).
• HTML datoteka sa samo jednom tabelom. Prvi red tabele mora da sadrži imena kolona, a ostali redovi moraju da sadrže podatke.
• Microsoft Word dokument. Dokument treba da sadrži jednu tabelu. Prvi red tabele mora da sadrži naslove, a ostali redovi moraju da sadrže zapise koje želite da objedinite.
• Svaka tekstualna datoteka koja ima polja podataka (polje podataka: kategorija informacija koja odgovara jednoj koloni informacija u izvoru podataka. Ime svakog polja podataka je navedeno u prvom redu (red zaglavlja) izvora podataka. „PoštanskiBroj“ i „Prezime“ su primeri imena polja podataka.) razdvojena (ili razgraničena) tabulatorskim znacima ili zarezima i zapise podataka (zapis podataka: potpun skup povezanih informacija koje odgovaraju jednom redu informacija u izvoru podataka. Primer za zapis podataka je skup informacija u vezi sa jednim klijentom na listi slanja.) razdvojene oznakama pasusa.

• Kreiranje nove datoteke sa podacima u programu Word    Ako još nemate datoteku sa podacima, izaberite stavku Kucanje nove liste, a zatim koristite obrazac koji će se otvoriti da biste kreirali listu. Lista će se sačuvati kao datoteka baze podataka (.mdb) koju možete ponovo da upotrebite. Više informacija potražite u odeljku Kucanje nove liste.

 Napomena   Ako ste instalirali Microsoft Office 2010 (tj. niste instalirali samo program Word 2010), možete da koristite i Microsoft Query za pravljenje upita (upit: sredstvo za pronalaženje svih zapisa uskladištenih u izvoru podataka koji odgovaraju skupu zadatih kriterijuma. Upiti mogu da sadrže operatore, navodnike, džoker znakove i zagrade kako bi vam pomogli u traženju.) i da željene podatke preuzmete iz spoljnog izvora podataka (spoljni izvor podataka: izvor podataka sa onim podacima kojima korisnik želi da pristupi. Na primer, Microsoft Excel lista ili Microsoft Access baza podataka.).

Ako ste spremni da nastavite, pređite na sledeći korak.

Ukoliko vam je potrebno više informacija, nastavite da čitate.

Saveti za rad sa spiskom kontakata u programu Microsoft Office Outlook

Povezivanje sa fasciklom „Kontakti“ u programu Outlook obično je jednostavan proces, ali ponekad možete naići na problem. Evo rešenja za uobičajene probleme na koje možete da naiđete:

• Ne mogu da pronađem fasciklu „Kontakti“ u programu Outlook da bih se povezao sa njom.
• Primam poruku o grešci u vezi sa klijentima pošte i tabelama.
• Ne mogu da se povežem sa fasciklom „Kontakti“ Outlook u fascikli „Javne fascikle“.

Ne mogu da pronađem fasciklu „Kontakti“ u programu Outlook

Možda će biti potrebno da u programu Outlook uključite svojstvo Prikaži ovu fasciklu kao adresar za e-poštu ili da promenite svoj korisnički profil u programu Outlook.

Uključivanje svojstva „Prikaži ovu fasciklu kao adresar za e-poštu“

1. U programu Microsoft Outlook izaberite karticu Kontakti.
2. Desnim tasterom miša kliknite na fasciklu Kontakti koja sadrži informacije koje želite da koristite za objedinjavanje pošte, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva.
3. Na kartici Outlook adresar proverite da li je potvrđen izbor u polju za potvrdu Prikaži ovu fasciklu kao adresar za e-poštu, a zatim kliknite na dugme U redu.

Povratak na Outlook savete

Promena korisničkog profila u programu Outlook

Korisnički profil u programu Outlook predstavlja grupu naloga e-pošte i adresara. Obično vam je potreban samo jedan profil – ali ako računar delite sa drugim osobama ili koristite različite adresare u različite svrhe, možete da podesite više profila. Ako pri pokretanju objedinjavanja pošte koristite profil koji ne sadrži fasciklu „Kontakti“ koju želite da koristite, ona neće biti dostupna.

Da biste prešli na korišćenje drugog korisničkog profila, ponovo pokrenite Outlook. Kada budete upitani o profilu, odaberite profil koji uključuje fasciklu „Kontakti“ koju želite da koristite za objedinjavanje pošte.

Ako ne budete upitani o profilu, a znate da ih imate više, možete da podesite Outlook da vas upita. Da biste to uradili:

1. Izađite iz programa Outlook.
2. Na kontrolnoj tabli izaberite stavku Korisnički nalozi i izaberite stavku Pošta.
3. Kliknite na dugme Prikaži profile.
4. Izaberite opciju Upitaj koji će se profil koristiti, a zatim kliknite na dugme U redu da biste svaki put kada pokrenete Outlook bili upitani da izaberete profil.

Povratak na Outlook savete

Dobijam poruke o grešci u vezi sa klijentima pošte i tabelama

Ako pokušate da se povežete sa fasciklom „Kontakti“ tokom objedinjavanja pošte u programu Word, a Outlook nije podešen kao podrazumevani program za e-poštu u programu Windows Internet Explorer, dobićete sledeću poruku o grešci:

„Ne postoji podrazumevani klijent pošte ili trenutni klijent pošte ne može da ispuni zahtev za razmenu poruka. Pokrenite Microsoft Office Outlook i podesite ga kao podrazumevani klijent e-pošte.“

Da biste izbegli pojavljivanje ove poruke u toku objedinjavanja pošte, uradite sledeće:

1. Izaberite karticu Datoteka.
2. Kliknite na dugme Opcije.
3. U okviru Opcije pokretanja potvrdite izbor u polju za potvrdu Neka Outlook bude podrazumevani program za e-poštu, kontakte i kalendar i kliknite na dugme U redu.

Ponovo pokrenite Word, otvorite dokument za objedinjavanje pošte i povežite se sa fasciklom „Kontakti“ u programu Outlook.

Povratak na Outlook savete

Ne mogu da se povežem sa fasciklom „Kontakti“ u programu Outlook u fascikli „Javne fascikle“

Ako započnete objedinjavanje pošte u programu Word i pokušate da se povežete sa Outlook fasciklom „Kontakti“ u fascikli Javne fascikle, pojavljuje se sledeća poruka o grešci:

„Nije moguće dovršiti ovu operaciju zbog otkazivanja mašine dijaloga ili baze podataka. Pokušajte ponovo kasnije.“

Ako pokušate ponovo kasnije, dobićete istu poruku o grešci.

Da biste koristili fasciklu „Kontakti“ u javnim fasciklama kao datoteku sa podacima za objedinjavanje pošte, morate da započnete objedinjavanje pošte iz programa Outlook.

Povratak na Outlook savete

Saveti za oblikovanje podataka u programu Excel

Ako je vaša datoteka sa podacima zapravo Excel radni list koji sadrži procente, vrednosti valuta ili poštanske brojeve, možete da zadržite numeričko oblikovanje podataka pomoću dinamičke razmene podataka da biste se iz programa Word povezali sa radnim listom programa Excel. Na primer, možete da se uverite da petocifreni poštanski broj 07865 iz datoteke sa podacima neće biti prikazan kao broj 7865 (bez prve nule).

Pre povezivanja sa radnim listom, u programu Word uradite sledeće:

1. Izaberite karticu Datoteka.
2. Kliknite na dugme Opcije.
3. Izaberite stavku Više opcija.
4. Pomerite se do odeljka Opšte i potvrdite izbor u polju za potvrdu Potvrdi pretvaranje formata datoteke prilikom otvaranja.
5. Kliknite na dugme U redu.
6. Kada je otvoren glavni dokument za objedinjavanje pošte, na kartici Pošiljke, u grupi Započinjanje objedinjavanja pošte izaberite stavku Izbor primalaca, a zatim stavku Koristi postojeću listu.
7. U dijalogu Izbor izvora podataka pronađite Excel radni list i kliknite dvaput na njega.
8. U dijalogu Potvrda izvora podataka izaberite stavku MS Excel radni listovi pomoću DDE (*.xls), a zatim kliknite na dugme U redu. Ako ne vidite stavku MS Excel radni listovi pomoću DDE (*.xls), potvrdite izbor u polju za potvrdu Prikaži sve.
9. U dijalogu Microsoft Excel, u polju Imenovani opseg ili opseg ćelija izaberite opseg ćelije ili radni list koji sadrži informacije koje želite da objedinite, a zatim kliknite na dugme U redu.

 Napomena   Kada se povežete sa radnim listom, možete da opozovete izbor u polju za potvrdu Potvrdi konverziju pri otvaranju i tako sprečite da budete upitani svaki put kada otvorite datoteku sa podacima.

Kucanje nove liste

1. Da biste kreirali listu u programu Word, izaberite stavku Kucanje nove liste.
2. U dijalogu Novi spisak adresa otkucajte informacije za prvu adresu ili zapis koji želite da uključite u objedinjavanje pošte.

Ako želite da dodate ili uklonite kolone, kliknite na dugme Prilagodi kolone i unesite željene promene.

3. Kada otkucate sve informacije za prvi zapis, kliknite na dugme Nova stavka, a zatim otkucajte informacije za sledeći zapis. Nastavite dok ne otkucate informacije za sve zapise koje želite da uključite.
4. Kada je nova lista dovršena, kliknite na dugme U redu.
5. U dijalogu Čuvanje spiska adresa otkucajte ime za novi spisak, a zatim kliknite na dugme Sačuvaj.

Vrh stranice

Precizno podešavanje liste primalaca ili stavki

Kada se povežete sa određenom datotekom sa podacima, možda nećete želeti da u glavnom dokumentu objedinite informacije iz svih zapisa (ili redova) u toj datoteci sa podacima.

Ako planirate da koristite celu listu, možete preći na sledeći korak.

Da biste suzili obim liste primalaca ili koristili podskup stavki iz datoteke sa podacima, uradite sledeće:

1. Na kartici Pošiljke, u grupi Započinjanje objedinjavanja pošte kliknite na dugme Uredi listu primalaca.

2. U dijalogu Primaoci objedinjene pošte uradite nešto od sledećeg:
• Izbor pojedinačnih zapisa    Ovaj metod je najkorisniji ako je lista kratka. Potvrdite izbor u poljima za potvrdu pored primalaca koje želite da uključite, a opozovite izbor u poljima za potvrdu pored primalaca koje želite da izuzmete.
  
  Ako znate da u objedinjavanje želite da uključite samo nekoliko zapisa, možete da opozovete izbor u polju za potvrdu u redu zaglavlja, a zatim izaberete samo željene zapise. Slično tome, ako želite da uključite veći deo stavki sa liste, potvrdite izbor u polju za potvrdu u redu zaglavlja, a zatim opozovite izbor u poljima za potvrdu pored zapisa koje ne želite da uključite.
  
• Sortiranje zapisa    Kliknite na naslov kolone za stavku po kojoj želite da izvršite sortiranje. Lista se sortira rastućim abecednim redosledom (od A do Ž). Ponovo kliknite na naslov kolone da biste listu sortirali opadajućim abecednim redosledom (od Ž do A).
  
  Ako želite složenije sortiranje, u okviru Pročistite listu primalaca izaberite stavku Sortiraj, a zatim u dijalogu Filtriranje i sortiranje, na kartici Sortiranje zapisa izaberite željene opcije sortiranja. Na primer, ovaj tip sortiranja možete koristiti ako želite da adrese primalaca budu navedene abecednim redom po prezimenu u okviru svakog poštanskog broja i da se poštanski brojevi navode numeričkim redosledom.
  
• Filtriranje zapisa    Ovo je korisno ako lista sadrži zapise za koje znate da ne želite da ih pregledate ili uključite u objedinjavanje. Kada filtrirate listu, možete potvrditi ili opozvati izbor u poljima za potvrdu da biste uključili odnosno izuzeli zapise.

Uradite sledeće da biste filtrirali zapise:

1. U okviru Pročistite listu primalaca izaberite stavku Filtriranje.
2. U dijalogu Filtriranje i sortiranje, na kartici Filtriranje zapisa odaberite kriterijume koje želite da koristite za filtriranje.

Na primer, da biste generisali oznake samo za adrese koje navode Australiju kao zemlju/region, sa liste Polje izaberite stavku Zemlja ili region, sa liste Poređenje izaberite stavku Jednako je i otkucajte „Australija“ ili izaberite stavku Australija sa liste Uporedi sa.

3. Kliknite na dugme I ili Ili i odaberite dodatne kriterijume da biste preciznije podesili filtriranje.

Na primer, da biste generisali e-poruke samo za preduzeća u Minhenu, filtrirajte zapise čije polje Grad sadrži reč Minhen i čije polje Ime preduzeća nije prazno. Ako koristite dugme Ili umesto dugmeta I u ovom filteru, objedinjavanje pošte će uključiti sve adrese u Minhenu, kao i sve adrese koje sadrže ime preduzeća, bez obzira na grad.

• Dodavanje primalaca    Da biste dodali primaoce na listu, uradite sledeće:
1. U okviru Izvor podataka izaberite ime svoje datoteke sa podacima.
2. Kliknite na dugme Uredi.
3. U dijalogu Uredi izvor podataka izaberite stavku Novi unos i otkucajte informacije o primaocu.

 Savet   U zavisnosti od tipa izvora podataka koji koristite, neki procesi možda neće biti dostupni. Ukoliko je moguće, uverite se da je vaša datoteka sa podacima dovršena pre nego što je povežete sa glavnim dokumentom.

 Napomena   Ako ste instalirali softver za proveru valjanosti adrese, u dijalogu Primaoci objedinjene pošte možete izabrati stavku Proveri valjanost adresa da biste proverili valjanost adresa primalaca.

Vrh stranice

Dodavanje čuvara mesta, odnosno polja, u dokument e-poruke

Kada glavni dokument e-poruke povežete sa spiskom adresa, spremni ste da otkucate tekst poruke i dodate čuvare mesta na mesta na kojima će se u svakoj poruci pojaviti jedinstvene informacije.

Ako ne nameravate da dodajete personalizovane informacije, kao što je red za pozdrav, u svaku poruku, otkucajte tekst poruke i pređite na Pregled i dovršavanje objedinjavanja.

Ako želite da saznate više o načinu na koji funkcionišu polja za objedinjavanje pošte, nastavite da čitate.

Čuvari mesta, kao što su e-adresa i pozdrav, nazivaju se „polja za objedinjavanje pošte“. Polja u programu Word odgovaraju naslovima kolona u izabranoj datoteci sa podacima.

---

---

Ukoliko u glavni dokument e-poruke umetnete neko polje, vi označavate mesto na kom će se pojaviti određena kategorija informacija, poput imena ili adrese.

 Napomena   Kada u glavni dokument e-poruke umetnete polje za objedinjavanje pošte, ime polja će se uvek naći između ševrona (« »). Ti ševroni se ne pojavljuju u konačnim e-porukama, već samo pomažu da razlikujete polja u glavnom dokumentu od običnog teksta.

Šta se događa pri objedinjavanju

Prilikom objedinjavanja, informacije iz prvog reda datoteke sa podacima će zameniti polja u glavnom dokumentu e-poruke i tako kreirati prvu e-poruku. Informacije iz drugog reda datoteke sa podacima će zameniti polja u glavnom dokumentu e-poruke i tako kreirati drugu e-poruku itd.

Rad sa poljima: primeri

Svaki naslov kolone iz datoteke sa podacima možete da dodate u glavni dokument e-poruke u vidu polja. To će vam dati fleksibilnost prilikom kreiranja e-poruka. Na primer:

• Pretpostavimo da želite da pošaljete e-poruku lokalnim radnjama kako biste ih obavestili da će biti uvrštene u godišnji gradski vodič. Ako vaša datoteka sa podacima sadrži kolonu Preduzeće sa nazivima svih radnji koje želite da kontaktirate, možete da umetnete polje „Preduzeće“ umesto da pojedinačno unosite ime svake od njih.
• Zamislite da kupcima na svaka tri meseca šaljete e-poruke kojima ih obaveštavate o novim proizvodima i posebnim pogodnostima. U datoteku sa podacima možete da dodate kolonu LičnaBeleška i u nju unesete beleške poput „Gospođice Maletić, novi vidžet predstavlja upravo ono što ste tražili.“ da biste ove poruke prilagodili tako da se odnose na najbolje kupce. Postavljanjem polja „LičneBeleške“ u glavni dokument, ove beleške možete da prikažete na dnu određenih dokumenata.

Možete da kombinujete polja i odvajate ih znakovima interpunkcije. Na primer, da biste umetnuli ime i prezime neke osobe, polja u glavnom dokumentu e-poruke možete podesiti na sledeći način:

«Ime» «Prezime»

Za stvari koje često koristite, kao što su adresni blokovi i redovi za pozdrav, Word obezbeđuje složena polja koja grupišu nekoliko polja. Na primer, polje „Red za pozdrav“ može da sadrži neka polja za ime, u zavisnosti od odabranog oslovljavanja.

Možete da prilagodite sadržaj bilo kog od ovih složenih polja. Na primer, možete poželeti da u adresi izaberete formalni oblik imena (g. Đorđe Rajković ml.). Za pozdravljanje možete da koristite „Za“ umesto „Dragi“.

Mapiranje polja za objedinjavanje pošte u datoteci sa podacima

Da biste obezbedili da Word može u datoteci sa podacima pronaći kolonu koja odgovara svakom elementu adrese ili pozdrava, možda ćete morati da mapirate polja za objedinjavanje pošte u programu Word kao kolone u datoteci sa podacima.

Za mapiranje polja treba da na kartici Pošiljke, u grupi Pisanje i umetanje polja kliknete na dugme Podudarna polja.

Otvara se dijalog Upoređivanje polja.

Elementi adrese i pozdrava navedeni su sa leve strane. Naslovi kolona iz datoteke sa podacima navedeni su sa desne strane.

Word traži kolonu koja se podudara sa svakim elementom pojedinačno. Na slici je prikazano da je Word automatski pronašao podudaranje kolone datoteke sa podacima Porodično ime sa poljem Prezime. Ali Word ne uspeva da pronađe podudaranje drugih elemenata. Na primer, koristeći ovu datoteku sa podacima, Word ne može da pronađe podudaranje kolone Ime.

Sa liste na desnoj strani možete da izaberete kolonu iz datoteke sa podacima koja se podudara sa elementom na levoj strani. Na slici, kolona Ime sada se podudara sa poljem Ime. U redu je da se Počasna titula, Jedinstveni identifikator i Srednje ime ne poklapaju. Nije potrebno da se u dokumentu objedinjavanja pošte iskoristi svako polje. Ako dodate polje koje ne sadrži podatke datoteke sa podacima, ono će se u objedinjenom dokumentu pojaviti kao prazni čuvar mesta – obično prazan red ili skriveno polje.

Kucanje sadržaja i dodavanje čuvara mesta ili polja

1. U glavnom dokumentu e-poruke otkucajte neki sadržaj koji želite da prikažete u svakoj e-poruci.
2. Kliknite na mesto gde želite da umetnete polje.
3. Koristite grupu Pisanje i umetanje polja na kartici Pošiljke.

4. Dodajte nešto od sledećeg:

Red za pozdrav

Pojedinačna polja

Prilagođena polja iz Outlook kontakata

 Napomene 

• Ne možete da ručno otkucate znakove polja za objedinjavanje («« »») ili da koristite komandu Simbol koja se nalazi u meniju Umetanje. Morate da objedinite poštu.
• Ako se polje za objedinjavanje nađe u zagradi, na primer { MERGEFIELD Grad }, to znači da Word umesto rezultata polja (rezultati polja: tekst ili grafika koja se umeće u dokument kada Microsoft Word sledi instrukcije polja. Kada štampate dokument ili sakrivate kodove polja, rezultati polja zamenjuju njegove kodove.) prikazuje kodove polja (kôd polja: tekst čuvara mesta koji pokazuje gde će se određene informacije iz izvora podataka pojaviti; elementi u polju koji daju rezultat polja. Kôd polja sadrži znakove polja, tip polja i instrukcije.). To neće uticati na objedinjavanje, ali ako želite da umesto kodova budu prikazani rezultati, kliknite desnim tasterom miša na kôd polja, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Uključi/isključi kodove polja.

Oblikovanje objedinjenih podataka

Programi za rad sa bazama podataka i unakrsnim tabelama poput programa Access i Excel skladište informacije koje upisujete u ćelije kao neobrađene podatke. Oblikovanje koje primenjujete u programima Access ili Excel, kao što su fontovi i boje, neće biti uskladišteno sa neobrađenim podacima. Kada u Word dokument objedinjujete informacije iz datoteke sa podacima, vi zapravo objedinjujete neobrađene podatke bez primenjenog oblikovanja.

Dodavanje oblikovanja

1. Izaberite polje za objedinjavanje pošte. Uverite se da izbor uključuje ševrone (« ») između kojih se nalazi polje.
2. Na kartici Početak, u grupi Font primenite željeno oblikovanje. Odnosno, izaberite pokretanje dijaloga Font za više opcija.

Vrh stranice

Pregled i dovršavanje objedinjavanja

Kada dodate polja u glavni dokument e-pošte, spremni ste da pregledate rezultate objedinjavanja. Ako ste zadovoljni rezultatom, možete da dovršite objedinjavanje.

Pregled objedinjavanja

Pre nego što dovršite objedinjavanje u mogućnosti ste da pregledate e-poruke i napravite izmene.

Da biste pregledali, na kartici Pošiljke, u grupi Pregledaj rezultate uradite nešto od sledećeg:

• Izaberite stavku Pregledaj rezultate.
• Prelistajte svaku e-poruku pomoću dugmadi Sledeći zapis i Prethodni zapis u grupi Pregledaj rezultate.
• Pregledajte određeni dokument tako što ćete kliknuti na dugme Pronađi primaoca.

 Napomena   Na kartici Pošiljke, u grupi Početak objedinjavanja pošte izaberite stavku Uredi listu primalaca da biste otvorili dijalog Primaoci objedinjene pošte u kome možete da filtrirate listu ili obrišete primaoce ako uočite zapise koje ne želite da uključite.

Dovršavanje objedinjavanja

Ako mislite da će biti potrebno da glavni dokument e-poruke ponovo koristite, možete ga sačuvati pre nego što pošaljete konačne e-poruke.

Čuvanje glavnog dokumenta e-poruke

Imajte u vidu da su e-poruke koje šaljete odvojene od glavnog dokumenta e-poruke. Preporučuje se da sačuvate glavni dokument e-poruke ako želite da ga koristite prilikom narednog objedinjavanja.

Kada sačuvate glavni dokument e-poruke, biće sačuvana i njegova veza sa datotekom sa podacima. Sledeći put kada otvorite glavni dokument e-poruke, bićete upitani da odaberete da li želite da ponovo objedinite informacije iz datoteke sa podacima u glavnom dokumentu e-poruke.

• Ako kliknete na dugme Da, dokument će se otvoriti i prikazati informacije iz prvog objedinjenog zapisa.
• Ako kliknete na dugme Ne, veza između glavnog dokumenta e-poruke i datoteke sa podacima će se prekinuti. Glavni dokument e-poruke će postati običan Word dokument. Umesto polja pojaviće se jedinstvene informacije iz prvog zapisa.

Slanje e-poruka

1. Na kartici Pošiljke kliknite na dugme Završi i objedini, a zatim kliknite na dugme Pošalji e-poruke.

2. U polju Za izaberite ime polja u kojem je uskladištena e-adresa primaoca.
3. U polju Red za temu otkucajte temu poruke.
4. U polju Format pošte izaberite stavke HTML ili Čisti tekst da biste dokument poslali kao telo e-poruke ili kliknite na dugme Prilog da biste dokument poslali kao prilog.

 Napomena   Ako dokument šaljete u vidu e-poruke sa čistim tekstom, e-poruka neće sadržati oblikovanje teksta ili slike.

Vrh stranice